OVEREENKOMST VAN BEWAARGEVING VAN ARCHIEF

OVEREENKOMST VAN BEWAARGEVING VAN ARCHIEF

Tussen : de h./mevr.

……………………………………………………………………………..., hierna de bewaargever genoemd, enerzijds.

en : het Studie- en Documentatiecentrum Oorlog en Hedendaagse Maatschappij (CEGESOMA), Xxxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx; hierna het CEGESOMA genoemd; vertegenwoordigd door Xxxx Xxx Xxxxxxxxx, directeur, anderzijds.

WORDT HET VOLGENDE OVEREENGEKOMEN :

Art. 1 : De bewaargever geeft het archief waarvan hij de eigenaar is in originele vorm in bewaring aan het CEGESOMA met een beknopte beschrijving ervan in bijlage bij onderhavige akte. Gezien de bewaargever voor deze gewone bewaargeving geen kosten moet betalen, zal het CEGESOMA geen verantwoordelijkheid dragen voor schadevergoedingen, verliezen en/of onkosten door de bewaargever met betrekking tot de archiefbescheiden aangegaan.

Art. 2 : De bewaargeving loopt over een periode van 10 / 20 / 30 jaar (schrappen wat niet past) vanaf de ondertekening van de overeenkomst.

Indien de bewaargever de overeenkomst niet zes maanden voor het verstrijken ervan per aangetekende brief opzegt, wordt de bewaargeving automatisch verlengd met dezelfde periode als hiervoor aangegeven.

Art. 3 : De in art. 1 vermelde archiefbescheiden zullen bewaard worden in de gebouwen van het CEGESOMA, Xxxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx (of Belgradostraat 15A, 1190 Vorst)

onder de benaming ……………………………………………………………………..

Art. 4 : De in art. 1 vermelde archiefbescheiden zullen aanvaard worden in de staat waarin ze zich bevinden; al naar gelang van de mogelijkheden kunnen de niet-geordende archiefbescheiden geïnventariseerd worden.

Art. 5 : Zo nodig neemt het CEGESOMA de kosten op zich voor het transport, de materiële bewaring, de ordening en de inventarisatie van het in bewaring gegeven archiefbestand.

Art. 6 : Raadpleging

De bewaargever bevestigt dat hij het recht heeft het CEGESOMA te machtigen de in art. 1 vermelde archiefbescheiden beschikbaar te stellen aan of te laten consulteren door het publiek. Meer bepaald : (schrappen wat niet past)

(1) De in art. 1 vermelde archiefbescheiden zullen door het publiek geraadpleegd kunnen worden volgens de in het CEGESOMA geldende voorwaarden en reglementen.

(2) De in art. 1 vermelde archiefbescheiden zullen door het publiek geraadpleegd kunnen worden volgens de in het CEGESOMA geldende voorwaarden en reglementen, met uitzondering van de archiefbescheiden vermeld in de lijst in bijlage, waarvan de beschikbaarstelling onderworpen is aan de schriftelijke toestemming van

de bewaargever / die kunnen niet geconsulteerd worden gedurende een periode van

……. jaar.

(3) De in art. 1 vermelde archiefbescheiden kunnen enkel geconsulteerd worden door de onderzoekers van het CEGESOMA.

(4) In de gevallen (1) en (2) geeft de bewaargever de toestemming/niet de toestemming voor een eventuele volledige of gedeeltelijke beschikbaarstelling van zijn archief op het internet.

De voorwaarden betreffende de beschikbaarstelling zijn van toepassing op alle soorten stukken, zowel op de originelen als op kopieën ervan.

Art. 7 : De in art. 1 vermelde archiefbescheiden kunnen enkel worden gebruikt in overeenstemming met de opdracht van het CEGESOMA en met de bepalingen in de wetgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en het auteursrecht, waarvan verondersteld wordt dat ze door de bewaargever gekend en nageleefd zijn.

Art. 8 : De bewaargever heeft het recht de in art. 1 vermelde archiefstukken te consulteren of ze, mits ondertekening van een ontvangstbewijs, voor een periode van maximum vier weken te ontlenen.

Art. 9 : Reproductievoorwaarden

De bewaargever bevestigt dat hij het recht heeft het CEGESOMA te machtigen tot de reproductie van de in art. 1 vermelde archiefbescheiden. Meer bepaald : (schrappen wat niet past)

(1) De bewaargever geeft de blijvende toestemming de in bewaring gegeven archiefbescheiden te reproduceren.

(2) De bewaargever geeft de blijvende toestemming de in bewaring gegeven archiefbescheiden te reproduceren, behalve die vermeld in de lijst in bijlage, waarvoor de schriftelijke toestemming van de bewaargever vereist is.

(3) Voor elke reproductie, om welke reden dan ook, is de schriftelijke toestemming van de bewaargever vereist.

Voor zover van toepassing behoudt de bewaargever de auteursrechten op de in art. 1 vermelde archiefbescheiden / staat de bewaargever de auteursrechten op de in art. 1 vermelde archiefbescheiden af aan het CEGESOMA (schrappen wat niet past).

Art. 10 : Voor elk gebruik in een tentoonstelling van de in art. 1 vermelde archiefbescheiden is de schriftelijke toelating van de bewaargever vereist.

Art. 11 : De bewaargever machtigt het CEGESOMA om de toestemmingen zoals voorzien in de art. 6, 9 en 10 zelf te geven als hij niet binnen de drie maanden kan antwoorden.

Art. 12 : Indien de bewaargever het nodig acht onderhavige overeenkomst op te heffen, moet hij het CEGESOMA daarvan via een aangetekende brief op de hoogte brengen. De opzegging treedt pas in voege na afloop van een termijn van zes maanden te rekenen vanaf de ontvangstdatum van de aangetekende brief. Het overbrengen van het archief naar de door de bewaargever aangeduide plaats gebeurt op diens kosten. Aan de bewaargever zal dan decharge verleend worden.

Art. 13 : In geval van terugname, zoals vermeld in art. 12, kan de bewaargever ertoe gehouden worden de kosten voor de materiële bewaring en de voor de verwerking aan het CEGESOMA terug te betalen. Het CEGESOMA kan bovendien een deel van of alle teruggegeven archiefbescheiden laten digitaliseren of fotokopiëren.

Art. 14 : Fotografische reproducties (door digitalisering, microfilmen of op een andere wijze) van de in art. 1 vermelde archiefbescheiden, gemaakt door of op kosten van het CEGESOMA blijven eigendom ervan; de raadpleging van die reproducties blijft onderworpen aan de in art. 6 vermelde voorwaarden. Dat geldt eveneens voor de gemaakte digitale of papieren kopieën in geval van de opzegging van de overeenkomst.

Art. 15 : (facultatief)

De bewaargever bepaalt dat de door hem aan het CEGESOMA in bewaring gegeven archiefbescheiden, die het onderwerp vormen van onderhavige overeenkomst, na verloop van ….. jaar eigendom worden van het CEGESOMA en deel gaan uitmaken van de collecties van het CEGESOMA, voor zover de bewaargeving niet eerder werd opgezegd.

Art. 16 : Onderhavige akte is onderworpen aan en opgesteld volgens het Belgisch recht. Elk geschil met betrekking tot het afsluiten, de rechtsgeldigheid, de uitvoering en/of de ontbinding van deze overeenkomst vallen, bij ontstentenis van een minnelijke regeling, onder de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel.

Gedaan te ……………………….., op ………………….. 201.. .

In twee exemplaren opgemaakt; elke partij verklaart één exemplaar te hebben ontvangen.

………………………… …………………………….

Xx. Xxxx Xxx Xxxxxxxxx Directeur

De bewaargever Xx. Xxxxxxx Xxxxxxx

Hoofd sector Documentatie