REGELS ARTIESTEN/OPTREDENS/ENTERTAINMENT LOCATIES CLAUS

REGELS ARTIESTEN/OPTREDENS/ENTERTAINMENT LOCATIES XXXXX

Voor ingehuurde derden, zoals artiesten, entertainment, technici en facilitaire medewerkers gelden bij de locaties van Xxxxx onderstaande regels ten behoeve van een goede samenwerking en een optimaal product. Indien een Opdrachtgever zelf ‘derden’ inhuurt, dient de Opdrachtgever deze partijen

hiervan schriftelijk op de hoogte te stellen en er zorg voor te dragen dat zij hiermee akkoord gaan. De Opdrachtgever is verantwoordelijk namens deze partijen jegens de Opdrachtnemer en/of de locatie.

Locatie

Dit betreffen de bedrijven ‘Claus’ en ‘Courtyard by Marriott’. Deze regels gelden ook op andere locaties van Xxxxx of indien een bedrijf van Xxxxx de opdrachtnemer is op een locatie van derden.

Opdrachtgever

De persoon, het bedrijf of de organisatie die aan de Locatie de opdracht heeft gegeven voor een evenement. Indien de Opdrachtgever een bedrijf of tussenpersoon heeft ingehuurd voor de organisatie of een ceremoniemeester heeft aangewezen, dan dienen deze zich ook aan deze regels te conformeren. De Opdrachtgever is hiervoor verantwoordelijk.

Opdrachtnemer

Het bedrijf van Xxxxx dat als Opdrachtnemer de opdracht voor de Opdrachtgever uitvoert.

Ingehuurde derden

Alle door de Opdrachtgever of door de Locatie ingehuurde medewerkers, niet zijnde vaste of parttime medewerkers van de Locatie. Dit betreft o.a. artiesten, entertainment, sprekers, technici, facilitaire medewerkers, beveiliging, EHBO en chauffeurs, alsook (organisatie)bureaus, ceremoniemeesters en andere evenementbegeleiders in opdracht van de Opdrachtgever of de Locatie.

Melding vooraf

Voor alle optredens ingehuurd door de Opdrachtgever zelf moet vooraf schriftelijk toestemming

worden gevraagd bij de salesafdeling van de Locatie(s). Indien dit niet gebeurt, heeft de Locatie het recht om een optreden alsnog te weigeren. Voor de daaruit voor de Opdrachtgever voortvloeiende schade is de Opdrachtnemer niet aansprakelijk. Het is belangrijk dat de Locatie vooraf op de hoogte

wordt gesteld, zodat de Locatie hier rekening mee kan houden en derden kan opvangen, zoals artiesten en technici.

Het management van de Locatie bepaalt

Opdrachtgevers en Ingehuurde derden dienen onmiddellijk en zonder discussie gehoor aan te geven aan opdrachten van een leidinggevende en andere medewerkers van de Locatie. Dit betreft ook start- en eindtijden van optredens, het geluidsniveau, soort muziek, parkeren, opruimen, enzovoorts.

Kleedkamer en wensen artiesten

Artiesten hebben in principe een kleedkamer nodig. De meeste artiesten vinden het geen probleem om een kleedkamer te delen, andere artiesten hebben specifieke wensen. Dit moet vooraf overlegd

worden met salesafdeling van de Locatie. De Locatie brengt aan de Opdrachtgever kosten voor een kleedkamer en andere voorzieningen in rekening.

Verblijf in de Locatie buiten de showtijden

Tijdens evenementen mogen ingehuurde derden zich buiten de showtijden niet in gastenruimtes vertoeven. Wel achter het podium, de coulisse, in de kleedkamer of een andere ruimte (indien door de Locatie toegewezen).

Alcohol

Het is voor ingehuurde derden niet toegestaan om alcohol te nuttigen voor of tijdens een optreden om de Locatie. Na het optreden is in overleg met de eindverantwoordelijke van de Locatie één alcoholisch drankje per persoon toegestaan.

Eten

Het is voor ingehuurde derden niet toegestaan om ‘mee te eten’ met de gasten, tenzij dit vooraf

uitdrukkelijk is toegestaan door de organisator en in overleg met de Locatie. De Locatie brengt kosten voor de catering van de artiesten in rekening.

Roken

Roken op de Locatie waar ook gasten komen, is niet toegestaan voor ingehuurde derden. De rooklocatie voor ingehuurde derden dient bepaald te worden in overleg met de Duty Manager.

Kleding

Gepaste kleding voor de technici is vereist. Meestal is dit zwarte kleding.

Opbouwen/afbouwen

Dit geschiedt altijd in overleg met en na toestemming door de Locatie. Er dient altijd minimaal 48 uur van tevoren een draaiboek te worden aangeleverd met de op- en afbouwtijden die gepland staan.

Buiten de tijden van het evenement en tevens buiten de normale openingstijden worden extra kosten in rekening gebracht.

Begeleiding en advies diensten derden en gebruik aanwezige techniek

Voor begeleiding en/of technisch advies bij de hierboven genoemde diensten van derden kunnen door Opdrachtnemer kosten in rekening gebracht worden. Indien gebruik gemaakt wordt van aanwezige

techniek, is ook assistentie nodig door medewerkers van de Locatie. Hiervoor kunnen ook kosten in rekening gebracht worden.

Schade

Indien er schade is ontstaan in het pand door de Opdrachtgever of de door de Opdrachtgever ingehuurde derden, dient dit ten allen tijde vergoed te worden door de Opdrachtgever.

Podium

Een podium is essentieel voor een goed optreden. Bespreek vooraf welk podium u nodig heeft; hoe groot het podium dient te zijn, hoe hoog het podium moet zijn en wat hiervan de kosten zijn.

Licht/geluid

Goed geluid en een goede uitlichting van de artiest(en) is essentieel voor een goed optreden. In overleg met de Locatie kan er gebruik gemaakt worden van de geluidsinstallatie en verlichting die aanwezig is. Vaak hebben artiesten zelf geluid en/of extra verlichting in hun pakket. Indien er extra geluid en/of verlichting ingehuurd moet worden, kan de Opdrachtnemer dit verzorgen. Extra geluid en/of verlichting is alleen toegestaan via de vaste leveranciers van de Locatie.

Parkeren artiest(en) en andere ingehuurde derden

Bij de Locatie is eigen gratis parkeergelegenheid beschikbaar tijdens een evenement. In overleg kan er een plek gereserveerd worden voor artiesten.

Parkeren materiaalwagen

Dit dient altijd in overleg met en na toestemming door de Locatie te gebeuren. Dit dient ook altijd benoemd te worden in het draaiboek. Materiaalwagens mogen nooit de doorgang belemmeren en ‘in het zicht’ staan.

Behoefte elektra

Indien de capaciteit van de Locatie niet afdoende is, kan de Opdrachtnemer extra voorzieningen voor de Opdrachtgever inhuren. Indien de Opdrachtgever hier zelf voor zorgt, mag dat alleen bij een door de Opdrachtnemer goedgekeurde partij en onder begeleiding van de Technische Dienst van de Locatie.

TIPS VOOR ALS U ZELF ENTERTAINMENT BOEKT

• Zorg dat u een optreden van de artiest gezien heeft voordat u boekt. Denk niet (alleen) aan uw eigen smaak, denk vooral aan de gasten en de doelstelling van de avond.

• Amateurartiesten kunnen enorm leuk zijn in de sportkantine, bij bekenden, maar op een echt evenement in een grote(re) zaal optreden is echt iets anders.

• Zorg dat de artiest weet waar hij/zij gaat optreden, voor wie, hoeveel mensen, wat de grootte van de zaal is, wat de aanwezige apparatuur is, enzovoorts.

• Xxxx het contract van de artiest goed, stel vragen, ga niet akkoord met onmogelijke clausules en onderhandel daar waar nodig. Een bekende annuleringsclausule is die van het ‘tv-optreden in het voordeel van de carrière van de artiest’. Ook over een dergelijke clausule kunt u onderhandelen.

• Vergeet niet een bedankje in de vorm van bijvoorbeeld een bloemetje voor de artiest of spreker.

• Regel het aankondigen en afkondigen van de artiest goed.

• Check wat er meegenomen wordt aan eigen licht en geluid. Een optreden zonder geluid kan niet, maar zonder licht wordt het ook een fiasco.

• Dj’s draaien (tenzij anders afgesproken) altijd via de installatie van de Locatie waar zij zijn geboekt. Beschikt u niet over de in het contract vermelde apparatuur, huur deze dan bij een erkend verhuurbedrijf of neem tijdig contact op, zodat de juiste spullen alsnog kunnen worden ingehuurd.

• Is er beveiliging nodig?

• Bij de zogeheten tape-acts (veelal 1 x 30 minuten) wordt het geluid in de regel 30 minuten voor aanvang van het optreden geïnstalleerd. Direct na het optreden wordt de set afgebouwd. In sommige gevallen kan dit bezwaar opleveren, bijvoorbeeld omdat het programma hierdoor verstoord wordt. Het eerder dan wel later afbouwen is (tegen betaling van een vergoeding) meestal mogelijk. Dit wordt in de regel omschreven als wachttijd.