Communicatiemedewerker

Communicatiemedewerker

Doel

Verzorgen van activiteiten op het gebied van communicatie en/of voorlichting voor de instelling of onderdelen daarvan, aan verschillende in- en externe doelgroepen binnen de beleids- en besluitvormingskaders, teneinde een bijdrage te leveren aan de realisatie van communicatiebeleid en

-doelstellingen.

Context

Rapporteert aan/ontvangt hiërarchische richtlijnen van een van de volgende functionarissen:

• Directeur bedrijfsvoering

• Directeur dienst

• Afdelingshoofd

• Teamleider

VSNU 1 UFO/INDELINGSINSTRUMENT FUNCTIEFAMILIE PR, VOORLICHTING EN COMMUNICATIE – COMMUNICATIEMEDEWERKER - VERSIE 2.0 – JANUARI 2005

RESULTAATGEBIEDEN
Kernactiviteit		Kader	Resultaat	Activiteiten
1 Beleidsondersteuning
Verrichten van beleidsondersteunende werkzaamheden		Communicatiebeleid	Tijdige beschikbaarheid van beleidsinformatie en -voorstellen	• Verzamelen, analyseren en interpreteren van relevante informatie, ken- en stuurgetallen, e.d. • Volgen van in- en externe ontwikkelingen op het vakgebied • Uitwerken van specifieke vragen • Opstellen van notities • Deelnemen aan afdelingsoverleg
2	Acquisitie
Verwerven van nieuwe of aanvullende opdrachten op het gebied van de uitvoering van communicatietrajecten in een concurrerende omgeving		Beleid van de dienst en/of afdeling	Voldoende werk en/of inkomsten voor de dienst en/of afdeling	• Leggen en onderhouden van contacten met (potentiële) opdrachtgevers • Volgen van in- en externe ontwikkelingen die aanvullende projecten noodzakelijk maken • Schrijven van (project)voorstellen en offertes en deze presenteren en bespreken met de (potentiële) opdrachtgever(s) • Zorgdragen voor goede public relations
3	Uitvoeringsplannen
Begeleiden en ondersteunen van opdrachtgevers bij het opzetten van uitvoeringsplannen voor communicatietrajecten		Wensen en eisen opdrachtgevers Budget	Tijdige beschikbaarheid van uitvoeringsplannen, programma’s en draaiboeken	• Verzamelen, analyseren en beoordelen van voor de communicatie noodzakelijke informatie • Adviseren over de in te zetten communicatiemix, media en communicatieuitingen, rekening houdend met de aard van de uit te dragen boodschappen en de aard en samenstelling van de doelgroep(en) • Opstellen van uitvoeringsprogramma’s en draaiboeken • Bewaken van budgetten en zonodig hierover overleggen met opdrachtgever • Eventueel organiseren van aanvullende of parallelle programma's en activiteiten voor specifieke deelnemersgroepen
4 Uitvoering communicatietrajecten
(Doen) organiseren van de logistiek en faciliteiten ten behoeve van communicatietrajecten		Uitvoeringsplannen Draaiboeken Budget	Bevordering van efficiënte en effectieve realisatie van communicatietrajecten	• Regelen van benodigde in- en externe faciliteiten zoals accommodatie en transport, restauratieve verzorging en technische faciliteiten • Regelen van de plaatsing van advertenties, verzorgen van de distributie en verzending van informatiemateriaal • Bewaken van planning en budget • Opstellen van uitnodigingen, benaderen van sprekers voor onder andere congressen • Op de dag van uitvoering verlenen van ondersteunende diensten zoals ontvangen en te woord staan van deelnemers, verstrekken van documentatie, e.d.
5 Communicatie-uitingen
(Doen) vormgeven en produceren van in- en externe communicatie- uitingen		Budget Communicatieplannen	Tijdig opgeleverde communicatie-uitingen tegen optimale kosten	• (Laten) opstellen/redigeren van (digitale) brochures, advertenties, persberichten, congresmappen, e.d. • Selecteren van externe uitvoerders (auteurs, vormgevers, drukkers) en maken van afspraken over prijs, kwaliteit en overige eisen • Laten vervaardigen van reclame- en promotiemateriaal • Beoordelen van de kwaliteit van in- of extern geproduceerde communicatie-uitingen • Bewaken van de huisstijl

RESULTAATGEBIEDEN
Kernactiviteit		Kader	Resultaat	Activiteiten
6 Informatieoverdracht en voorlichting
Verzorgen van mondelinge informatieoverdracht ten behoeve van in- en externe doelgroepen/geïnteresseerden		Bestaand voorlichtingsmateriaal Duidelijk afgebakende en eenduidig samengestelde doelgroepen Communicatiedoelstellingen	Juist en tijdig geïnformeerde doelgroepen en individuen	• Beantwoorden (schriftelijk/mondeling) van individuele vragen • Verstrekken van informatie aan vertegenwoordigers van de media of specifieke doelgroepen • Verzorgen van presentaties
7	Evaluatie
Periodiek meten van de klanttevredenheid en naar aanleiding hiervan komen tot verbeteringen in aanbod of werkwijze		Standaardvragenlijst Format voor rapportage	Verbeterde dienstverlening Stimulering klantenbinding	• (Laten) ontwikkelen en up-to-date houden van een standaardvragenlijst • Periodiek uitzetten van de vragenlijst en (laten) verwerken van de resultaten • Terugkoppelen van resultaten naar communicatieadviseurs enerzijds en direct leidinggevende anderzijds • Doen van suggesties voor verbeteringen en hierover afspraken maken met vertalers/redacteuren/tolken
8 Administratieve ondersteuning
Uitvoeren van administratief- ondersteunende werkzaamheden		Administratieve procedures en formats	Tijdige en accurate verslaglegging van en inzicht in informatie	• Registreren/inschrijven van deelnemers van congressen, symposia, e.d. • Aanleggen en onderhouden van databestanden zoals mailingbestanden • Bijhouden van betalingen door deelnemers • Archiveren en documenteren van folders, promotiemateriaal, programma's, e.d. • Verzorgen van op de werkzaamheden betrekking hebbende correspondentie
9	Projecten
Aansturen van dan wel participeren in projecten		Opdrachtspecificaties Eigen discipline/vakgebied	Efficiënt en effectief gerealiseerde projectdoelstellingen	• Participeren in projectvergaderingen • Bijdragen aan/ uitvoeren van aan het project gerelateerde werkzaamheden • Formuleren van projectdoelstellingen en opzetten van een projectstructuur en -planning • Aansturen en coördineren van de projectuitvoering • Communiceren over en draagvlak creëren voor het project • Verslag uitbrengen van de voortgang van projectuitvoering en evalueren van de eindresultaten na afgesproken periode(s) • Zorgdragen voor afstemming van het project met andere werkterreinen
10 Coördinatie werkuitvoering (variant)
Coördineren van de door medewerkers van de afdeling uit te voeren werkzaamheden		Bevoegdheden en richtlijnen	Bevordering van doelmatige, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige werkuitvoering	• Informeren van medewerkers over de te realiseren doelstellingen en resultaten • Geven van aanwijzingen en instructies over te volgen werkwijzen en procedures • (Laten) maken van roosters en afstemmen van vrije dagen • Medebeoordelen van resultaten en toezien op en bevorderen van een kwalitatief en kwantitatief juiste voortgang van werkzaamheden • Oplossen of doorgeven van problemen welke niet door medewerkers zelf kunnen of mogen worden opgelost

Indelingscriteria Communicatiemedewerker

Functieniveau

Communicatiemedewerker 1

Communicatiemedewerker 2

Communicatiemedewerker 3

Indelingscriteria

Planning en uitvoering communicatietrajecten

Communicatieuitingen

Adviseren over en samen met interne opdrachtgevers vormgeven en opzetten van in of extern gerichte, nieuwe, overwegend kleinschalige communicatietrajecten (seminars, studiedagen).

In overleg met direct leidinggevende en/of opdrachtgevers plannen, budgetteren en (laten) organiseren van nieuwe kleinschalige communicatietrajecten.

zie Communicatiemedewerker 2

Adviseren van interne opdrachtgevers over de mogelijkheden voor het opzetten van in- of extern gerichte communicatietrajecten.

Op basis van verkregen opdrachten voorbereiden, organiseren en begeleiden van de uitvoering van kleinschalige communicatietrajecten.

(Laten) vervaardigen en/of organiseren van de uitbesteding van communicatiematerialen.

Uitvoeren van werkzaamheden op logistiek- organisatorisch en secretarieel-administratief gebied ter ondersteuning van de realisatie van communicatietrajecten.

Vervaardigen of volgens contract begeleiden van de uitbesteding van communicatiematerialen.

Informatieoverdracht

en voorlichting

Coördinatie werkuitvoering

Geven van voorlichting op een specifiek aandachtsgebied (onderzoek, onderwijs, bestuur en beleid) aan een of meer qua aard overeenkomstige in- of externe doelgroepen.

Coördineren van de door medewerkers uit te voeren werkzaamheden.

Geven van voorlichting over producten en diensten (studieprogramma's, studiefaciliteiten) van de instelling of faculteit(en) ten behoeve van individueel geïnteresseerden binnen of buiten de instelling/faculteit(en).

Coördineren van de door medewerkers uit te voeren werkzaamheden.

Beantwoorden van standaardvragen (schriftelijk/mondeling) van individueel geïnteresseerden binnen of buiten de instelling/faculteit(en) over producten en diensten van de instelling of faculteit(en).

niet van toepassing

Indelingsregels Communicatiemedewerker

• Communicatiemedewerker 3 is van toepassing indien tenminste aan alle criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Communicatiemedewerker 3

• Communicatiemedewerker 2 is van toepassing indien aan tenminste 2 van de 4 criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Communicatiemedewerker 2, waarbij in ieder geval wordt voldaan aan het criterium ‘Planning en uitvoering communicatietrajecten’ of ‘Informatieoverdracht en voorlichting’ zoals omschreven bij Communicatiemedewerker 2

• Communicatiemedewerker 1 is van toepassing indien aan tenminste 2 van de 4 criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Communicatiemedewerker 1, waarbij in ieder geval wordt voldaan aan het criterium ‘Planning en uitvoering communicatietrajecten’ of ‘Informatieoverdracht en voorlichting’ zoals omschreven bij Communicatiemedewerker 1