Samen werken we aan het verminderen van de administratieve lasten

In het kader van het project Contractstandaarden wordt gewerkt aan de ontwikkeling van contractstandaarden voor de inkoop van maatschappelijke ondersteuning (Wmo) via aanbestedingstrajecten en open house. De notitie geeft uitleg over de aanpak en de scope van het project, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen kernbedingen, niet-kernbedingen en algemene voorwaarden. Kernbedingen bevatten essentiële prestatie-informatie, terwijl niet-kernbedingen (randvoorwaarden) en algemene voorwaarden worden verdeeld over verschillende delen van de contractstandaard. Het doel is om flexibiliteit te bieden aan gemeenten bij het inkopen van maatschappelijke ondersteuning, rekening houdend met lokale behoeften en beleidsvrijheid. De contractstandaarden bevatten ook bepalingen voor landelijke afspraken tussen gemeenten en zorgverleners. Daarnaast wordt het onderscheid tussen contractstandaarden en standaardcontracten, zoals gebruikt in de Wet langdurige zorg, verduidelijkt. Het document wijst op de mogelijkheid om facultatieve bepalingen op te nemen in het geval van landelijk afgestemde randvoorwaarden. Het algemene deel bevat verplichte bepalingen voor alle gemeenten en zorgaanbieders bij het contracteren van maatschappelijke ondersteuning.

Het project Contractstandaarden heeft als doel de diversiteit in voorwaarden in overeenkomsten voor maatschappelijke ondersteuning te verminderen door middel van standaardisatie. Het richt zich op 'wederkerige overeenkomsten' tussen gemeenten en zorgaanbieders, waarbij betaling en levering van maatschappelijke ondersteuning centraal staan. Deze overeenkomsten, als 'rechtshandelingen', worden juridisch vastgelegd en bestaan uit kernbedingen (essentiële prestaties zoals soort maatschappelijke ondersteuning, kwaliteit en prijs), niet-kernbedingen (specifieke randvoorwaarden) en optionele algemene voorwaarden. Kernbedingen zijn onmisbaar voor de totstandkoming van de overeenkomst, terwijl algemene voorwaarden opgesteld zijn voor hergebruik in verschillende overeenkomsten. Randvoorwaarden zijn bedingen die niet tot de kern behoren maar specifiek zijn voor de betreffende overeenkomst. Het project richt zich niet op standaardisatie van kernbedingen en algemene voorwaarden, maar wel op randvoorwaarden. Het benadrukt dat het niet beoogt de bestaande algemene inkoopvoorwaarden (bijvoorbeeld de AIV VNG) te vervangen, tenzij expliciet vermeld.

Het project Contractstandaarden beoogt de identificatie, standaardisatie en waar mogelijk normalisatie van randvoorwaarden in overeenkomsten tussen gemeenten en zorgaanbieders voor de levering en uitvoering van maatschappelijke ondersteuning. Randvoorwaarden betreffen afspraken over de wijze van ondersteuning, zoals bekostiging, doelgroepen, verantwoording en contractmanagement. Het project past het Pareto-principe toe om 80% van de administratieve lasten te verminderen door 20% van de randvoorwaarden te standaardiseren. De inhoudelijke focus omvat diensten (bijv. Hulp in de Huishouding, Begeleiding), leveringen van hulpmiddelen en Wmo-vervoer. Woningaanpassingen vallen buiten de Wmo-contracten. Het voorbeeld van een indexeringsclausule illustreert het doel van standaardisatie om administratieve lasten te verminderen en beleidsvrijheid te behouden.

Het project Contractstandaarden richt zich op het verminderen van diversiteit in afspraken tussen gemeenten en zorgaanbieders over randvoorwaarden (niet-kernbedingen) voor de levering van zorg, wat leidt tot vermijdbare administratieve lasten voor zorgaanbieders. Diversiteit ontstaat door de beleidsvrijheid van gemeenten bij het bepalen van randvoorwaarden, die niet de kern van de afspraken raakt maar wel extra administratieve lasten veroorzaakt. Administratieve lasten worden gedefinieerd als kosten die partijen buiten de Rijksoverheid maken om te voldoen aan verplichtingen van andere partijen, zoals gemeenten. Het project ontwikkelt als het ware branche- specifieke algemene voorwaarden door randvoorwaarden te standaardiseren. Beleidsruimte van gemeenten wordt beoordeeld aan de hand van factoren zoals het vaststellen van beleidsdoelen, gebondenheid aan regels, en vrijheid in samenwerking. Op een schaal van 1-10 is de formele beleidsvrijheid voor maatschappelijke ondersteuning redelijk beperkt (score van 4), waardoor het project focust op randvoorwaarden en kernbedingen buiten de scope plaatst. Grensgevallen worden extra besproken met betrokken partijen.

Het project Contractstandaarden gebruikt de opbouw en methodiek van de contractstandaarden jeugd. Deze aanpak, bekend om zijn herkenbaarheid en succes, resulteert in een standaard inkoopdocument en contractstandaard voor diensten en leveringen. Voor het aanbesteden van diensten zijn er diverse procedures, waaronder de vereenvoudigde procedure en de SAS- procedure, terwijl voor Wmo-hulpmiddelen een Europese aanbestedingsprocedure geldt. De contractstandaard voor maatschappelijke ondersteuning omvat tekstblokken waar gemeenten vrij in kunnen vullen, blokken met voorgeschreven tekst waaruit gekozen kan worden, en vaststaande tekstblokken, waardoor het voorziet in een flexibele aanpak die is afgestemd op de beleidsruimte van gemeenten. De inkoopdocumentstandaard, gebaseerd op de SAS-procedure, bevat tekstblokken met variabele invulling door gemeenten, waardoor het zowel flexibiliteit als standaardisatie biedt. Deze standaardisatie beoogt administratieve lasten te verminderen en de aanpak wordt in overleg met de Begeleidingsgroep en andere betrokken partijen verder verfijnd.

1. Inleiding

Wat we bedoelen met een ‘contractstandaard’

Deze notitie beoogt te voorzien in een toelichting op de aanpak ter uitvoering van het project Contractstandaarden. In dit project worden contractstandaarden ontwikkeld voor overeenkomsten en inkoopdocumenten, voor de ‘inkoop’ van maatschappelijke ondersteuning (Wmo) via (Europese) aanbestedingstrajecten en open house. Daarbij wordt rekening gehouden met de drie uitvoeringsvarianten (inspanningsgericht, taakgericht en outputgericht) en wordt de scope van het project beschreven. In het project contractstandaarden wordt onderscheid gemaakt tussen kernbedingen, niet-kernbedingen (randvoorwaarden) en algemene voorwaarden 1. Deze notitie beoogt duidelijkheid te bieden over de inhoud van deze begrippen en het afwegingskader. Tot slot wordt ingegaan op de vraag welke onderdelen wel of niet tot de scope van de opdracht behoren.

Het begrip contractstandaarden zou eenvoudig kunnen worden verward met het begrip standaardcontract. Een standaardcontract, ook wel modelovereenkomst genoemd, is een standaardovereenkomst die veelvuldig wordt overgenomen of waaraan bepaalde bedrijfstakken zich plegen te houden, omdat anders telkens het wiel moet worden uitgevonden. Denk aan model huurovereenkomsten voor bedrijfsruimten of voor softwarelicenties. Twee voorbeelden die laten zien dat voor heel verschillende onderwerpen heel verschillende standaardcontracten beschikbaar worden gesteld. Die verschillen gelden ook bij het inkopen en contracteren voor maatschappelijke ondersteuning. Dat diversiteit in contracten extra lasten oplevert betekent uiteraard niet dat standaardisatie voor alle diversiteit een oplossing kan zijn. Immers, is elke gemeente verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wmo, reden waarom elke gemeente de ruimte heeft gekregen om lokaal, regionaal of op een andere schaal, passend beleid te voeren en daarvoor contracten te sluiten met zorgaanbieders maatschappelijke ondersteuning (hierna: aanbieders).

Eén maat die iedereen past, kan dus ook om deze reden niet aan de orde zijn.

Voor wat dan wel mogelijk is hebben we gekeken naar de wijze van contracteren door de zorgkantoren in het kader van de Wet langdurige zorg. Contracten in dit domein hebben voor veel aanbieders een herkenbare structuur (zie toelichting in paragraaf 5). De contracten bestaan uit drie delen. Bij nadere verkenning bleek verder dat die structuur de verschillende beleidsmatige en sturingsbehoeften van gemeenten, de verschillen in het aanbod en gewenste vormen van samenwerking met aanbieders goed kan faciliteren (deel 1). Daarnaast is het maken van individuele afspraken en eensluidende afspraken met meerdere partijen en op basis van dit geheel aangaan van passende overeenkomsten voor de inkoop van maatschappelijke ondersteuning (deel 1). Tot slot bieden deel 2 en 3 de mogelijkheid om landelijke afspraken (deel 3) tussen gemeenten en alle zorgverleners (deel 2) vast te leggen.

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

1 De algemene voorwaarden vallen niet binnen de scope van het project. Met algemene voorwaarden doelen we op bepalingen die niet specifiek zijn geschreven voor één overeenkomst. In de contractstandaarden worden de algemene inkoopvoorwaarden van de VNG als uitgangspunt genomen. Indien daarvan wordt afgeweken wordt dit uitdrukkelijk vermeld in de contractstandaarden voor de overeenkomst.

In de contractstandaarden wordt - zoals gezegd - onderscheid gemaakt tussen kernbedingen, niet- kernbedingen en algemene voorwaarden. Een kernbeding geeft de kern van prestaties weer. Het betreft zoals de ‘essentialia’ van de overeenkomst. De gekozen structuur voor de contractstandaard voorziet in de mogelijkheid voor gemeenten om voor alle benodigde en/of gewenste vormen van hulp, de kwaliteitseisen, de in te zetten deskundigheid en methodiek waaraan de hulp moet voldoen en de daarvoor te betalen prijs en/of het tarief te beschrijven.

Dit zogenaamde ‘kernbeding’ is onderwerp van het eerste deel van de contractstandaard. Dit deel biedt de vrijheid voor de gemeente om binnen de kaders van de Wmo in te kopen die voorziet in de lokale behoeften, bij de aanbieder die de gemeente daarvoor wenst te contracteren. Dit deel betreft dus alleen de afspraken tussen de gemeente en een individuele aanbieder en niet de afspraken met alle te contracteren aanbieders.

In de contractstandaarden zijn er ook standaarden ontwikkeld voor de zogenaamde ‘niet-kern- bedingen’. Dit betreft randvoorwaarden die specifiek zien op de betreffende overeenkomst (bijvoorbeeld - doch niet uitsluitend - voorwaarden over bekostiging en verantwoording). De zogenaamde niet-kernbedingen zijn ondergebracht van het tweede deel en derde deel van de contractstandaard (zie voor een juridische toelichting paragraaf 2).

Daarop ziet het tweede deel van de contractstandaard waarin de gemeente afspraken voor één of meer vormen van maatschappelijke ondersteuning vastlegt, die gelden voor alle daarvoor gecontracteerde zorgaanbieders. Ook hier hebben gemeenten en aanbieders de vrijheid om zelf binnen de kaders van de Wmo, maatschappelijke ondersteuning in te kopen die voorziet in de lokale behoeften, bij de zorgaanbieder die de gemeente daarvoor wenst te contracteren. Bij de niet-kernbedingen wordt een onderscheid gemaakt tussen gemeente- of regio specifieke randvoorwaarden en randvoorwaarden die landelijk kunnen worden afgestemd. De eerste vallen buiten de scope van de opdracht. Randvoorwaarden die landelijk kunnen worden afgestemd en waarbij beleidsvrijheid een minder belangrijke rol speelt vallen wel onder de scope van dit project. Daarvoor heeft het ketenbureau zelf aan de hand van literatuur een afwegingskader ontwikkeld (zie toelichting paragraaf 3). Hierin wordt rekening gehouden met de beleidsvrijheid van gemeenten en de administratieve lasten.

Bij de randvoorwaarden die landelijk kunnen worden afgestemd, krijgen de gemeenten de keuze om de niet-kernbedingen die de beleidsvrijheid van de gemeente raken al dan niet te gebruiken (paragraaf 4 geeft een toelichting). Voor deze onderwerpen geldt daarnaast dan wel dat áls zij daarover afspraken willen maken, dat dient te gebeuren door gebruik te maken van een standaardbepaling. Voorbeelden van zo’n facultatief op te nemen bepaling is de mogelijkheid om de overeenkomst tussentijds te wijzigen en het desgewenst hanteren van een budgetplafond dat geldt voor alle aanbieders. Dit laatste voorbeeld is daarmee te onderscheiden van een budgetplafond dat voor een individuele aanbieder zou kunnen gelden en dat daarmee in het eerste deel van deze contractstandaard thuishoort.

Naast de onderwerpen die een plaats krijgen in het eerste en tweede deel van de contractstandaard zijn er onderwerpen die worden opgenomen in het derde, ‘algemeen deel’.

De bepalingen in dit deel zijn verplicht voor alle gemeenten en alle zorgaanbieders bij het contracteren van maatschappelijke ondersteuning. Met andere woorden het is niet de bedoeling dat partijen gaan afwijken van deze bepalingen, ook niet door daarover afspraken te maken in het eerste en/of het tweede deel van de overeenkomst. Denk hierbij aan bepalingen die zien op het verstrekken van informatie aan de gemeente mits deze verstrekking niet leidt tot vermijdbare administratieve lasten of een bepaling over het gebruik van het landelijk berichtenverkeer passend bij het bekostigingsmodel van de betreffende uitvoeringsvariant of aan bepalingen die gaan over declaratie en betaling of die gaan over duur en einde van de overeenkomst, enzovoort.

Bij de afweging om bepaalde artikelen wel of niet in een bepaald deel van de contract standaard op te nemen is een belangrijke rol toebedeeld aan de begeleidingsgroep en de internetconsultatierondes. Hoe dit proces precies verloopt is opgenomen in het plan van aanpak.

Inkoopdocumentstandaard

De fase van contractering volgt op een van de uitgevoerde inkoopprocedures (Europese aanbesteding met - en zonder voorselectie, meervoudig onderhands, enkelvoudig onderhands, open house). Deze stap gaat vooraf aan de contractering. De afspraken die in de contractstandaarden voor overeenkomsten worden gemaakt over kernbedingen, niet-kernbedingen (randvoorwaarden) en algemene voorwaarden hebben dan ook een rechtstreekse relatie met de onderwerpen die worden beschreven in de inkoopdocumenten. Hierbij geldt hetzelfde afwegingskader als voor de contractstandaard voor de overeenkomst. In paragraaf 5.3 wordt dit onderwerp toegelicht.

2. Contractstandaarden: juridisch perspectief

Het project Contractstandaarden is gericht op het verminderen van diversiteit in voorwaarden in overeenkomsten voor maatschappelijke ondersteuning, door middel van standaardisatie. Om te kunnen bepalen wat er is te standaardiseren, zijn definities nodig. Wat is bijvoorbeeld een overeenkomst?

Uit het Burgerlijk Wetboek en de overeenkomsten die gemeenten en zorgaanbieders sluiten in de

praktijk, volgt dat de overeenkomsten waarin standaardisatie moet plaatsvinden ‘wederkerige

overeenkomsten’ zijn.2 Gemeenten en zorgaanbieders spreken in overeenkomsten het volgende af:

- De gemeenten betalen een prijs voor de levering van maatschappelijke ondersteuning en krijgen daarmee recht op levering van die producten;

- De zorgaanbieders leveren maatschappelijke ondersteuning voor een prijs te betalen door de gemeente en krijgen daarmee recht op betaling van die prijs.

De wederkerige overeenkomsten (verder: overeenkomsten) die gemeenten en zorgaanbieders sluiten zijn ‘rechtshandelingen’. Met deze rechtshandelingen beogen gemeenten en zorgaanbieders juridisch hun wederzijdse verbintenissen vast te leggen en daarmee juridisch afdwingbaar te maken (vordering van nakoming mogelijk te maken).

2 Art. 6:213 lid 1 jo. 6:261 lid 1 BW.

Elke overeenkomst bestaat vervolgens uit drie onderdelen:

1. Kernbedingen;

2. Niet-kernbedingen (of: randvoorwaarden specifiek voor de overeenkomst);

3. Optioneel: Algemene voorwaarden (voorwaarden te gebruiken in elke overeenkomst).

Ad. 1: Kernbedingen

Een kernbeding geeft de kern van prestaties weer en zijn - ook in deze contractstandaard - nauw verbonden aan de beleidsruimte van de gemeenteHet betreft zoals dat heet de ‘essentialia’ van de overeenkomst. Als kernbeding zijn te beschouwen die bedingen die als zij zouden ontbreken de overeenkomst onvoldoende bepaalbaar maken. De overeenkomst komt dan niet tot stand.3 De parlementaire geschiedenis noemt als voorbeelden van kernbedingen onder andere de te betalen prijs, vaststelling van het loon en/of van de daarvoor te verrichten dienst(en). Kernbedingen in overeenkomsten voor maatschappelijke ondersteuning bestaan dus – in ieder geval - uit de te betalen prijs en de te leveren ondersteuning.

Ad. 3: Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden zijn bedingen ‘die zijn opgesteld om in een aantal overeenkomsten te worden opgenomen’, niet zijnde kernbedingen.4 Een voorbeeld is de set algemene

inkoopvoorwaarden waar gemeenten vaak naar verwijzen in hun overeenkomsten met aanbieders voor maatschappelijke ondersteuning. Deze algemene inkoopvoorwaarden gebruiken zij ook voor andere overeenkomsten, bijvoorbeeld voor de levering van kantoormeubilair of de inhuur van externen.

Ad 2. Randvoorwaarden (of: niet-kernbedingen)

Resteren nog de bedingen die geen kernbedingen zijn, maar die ook geen algemene voorwaarden zijn. Dit zijn bedingen die dus niet tot de kern van de prestaties behoren. Ook zonder deze bedingen, komt nog steeds een overeenkomst tot stand. Ze zijn echter alleen bruikbaar in deze specifieke overeenkomsten, dus tussen gemeenten en zorgaanbieders die afspraken maken over de levering van maatschappelijke ondersteuning.

Stel dat een gemeente en een zorgaanbieder een specifiek te betalen prijs overeenkomen voor een specifiek te leveren type van ondersteuning. Daarnaast maken zij afspraken over de bekostigingsvariant (dit betreft nadrukkelijk niet de prijs of het tarief), de wijze van verantwoorden, de inzet van eHealth indien mogelijk, samenwerking, et cetera en leggen deze in aanvullende bedingen vast. Deze aanvullende bedingen zijn geen kernbedingen, want ook zonder de aanvullende bedingen is (al) sprake van een overeenkomst.5 Zij vormen echter ook geen algemene voorwaarden, want de bedingen zijn specifiek voor deze overeenkomst opgesteld.

3 Art. 6:227 BW.

4 Art. 6:231 sub a BW.

5 Tenzij bijvoorbeeld ‘samenwerking’ als duidelijk en begrijpelijk onderdeel(!) is geformuleerd van het specifieke type jeugdzorg; in dat geval is het onderdeel van het kernbeding.

Het project Contractstandaarden richt zich niet op de kernbedingen. Het standaardiseren van maatschappelijke ondersteuning en de (hoogte van de) prijs en die gemeenten en zorgaanbieders afspreken, valt buiten de reikwijdte van het project. Uiteraard is dit wel mogelijk, bijvoorbeeld door landelijk tarieven te bepalen voor landelijk vast te stellen ‘inspanningen’, ‘output’ of ‘taken’. Maar zoals gezegd houdt dit project zich daar niet mee bezig.

Het project Contractstandaarden richt zich ook niet op algemene voorwaarden, althans niet op generieke algemene voorwaarden. Dat wil zeggen, gemeenten verklaren vaak hun eigen algemene inkoopvoorwaarden van toepassing op de overeenkomsten voor maatschappelijke ondersteuning. Dit zijn doorgaans (maar niet altijd) de VNG Algemene inkoopvoorwaarden (verder te noemen: AIV VNG). Het project contractstandaarden gaat uit ervan uit dat de AIV VNG van toepassing zijn. Het is niet de bedoeling met het project Contractstandaardisatie deze generieke algemene inkoopvoorwaarden te vervangen. Daar waar wordt afgeweken van de AIV VNG wordt concreet vermeld.

3. Contractstandaarden: scope

Het project Contractstandaarden is dus gericht op het identificeren, standaardiseren van de vorm en waar mogelijk normeren van de inhoud, van randvoorwaarden6 en is specifiek bedoeld voor een

bepaalde overeenkomst die gemeenten en zorgaanbieders aangaan voor de levering en uitvoering van maatschappelijke ondersteuning.

Met randvoorwaarden bedoelen we afspraken of bedingen die richting geven aan de wijze waarop aanbieders de ondersteuning leveren.

Randvoorwaarden gaan bijvoorbeeld - maar niet uitsluitend - over bekostiging, doelgroepen, toegangsmanagement, verantwoording en contractmanagement. Gebleken is dat deze randvoorwaarden in de praktijk zorgen voor hoge administratieve lasten. Met de aanpak passen we het

Figuur 1: Focus op randvoorwaarden

Pareto-principe7 toe en beogen daarmee 80 procent van de lasten te verminderen door het standaardiseren

van 20 procent van randvoorwaarden. Eventuele mogelijkheden tot standaardisatie van randvoorwaarden die betrekking hebben op innovatie, samenwerking, bouwen aan vertrouwen en dergelijke plaatsen we vooralsnog buiten de scope van dit project.

6 De hier bedoelde randvoorwaarden, in de literatuur ook wel aangeduid als ‘niet-kernbedingen’ worden in dit project onderscheiden van de

‘kernbedingen’. Een kernbeding betreft de essentie van de afspraak en wordt gedefinieerd als de prijs die wordt betaald voor een eenheid in te zetten deskundigheid, methodiek, dienst of product tegen bepaalde kwalitatieve voorwaarden. Ook de algemene voorwaarden vallen niet binnen de scope van het project. Met algemene voorwaarden doelen we op bepalingen die niet specifiek zijn geschreven voor één overeenkomst en die afspraken regelen over bijvoorbeeld opzegging, ontbinding en overmacht.

7 xxxxx://xx.xxxxxxxxx.xxx/xxxx/Xxxxxx-xxxxxxxx

De inhoudelijke scope van de standaardiseren producten richten zich op:

1. De ‘diensten’ , waarbij gedacht wordt aan percelen zoals bijvoorbeeld Hulp in de Huishouding, Begeleidingzowel individueel als in de groep , Beschermd Wonen en het Wmo vervoer) en bezien wordt of

2. De ‘leveringen’ van hulpmiddelen onder dezelfde contractstandaarden kunnen vallen of dat hier een apart contract voor nodig is (bijvoorbeeld roerende woonvoorzieningen en rolstoelen).

De ‘werken’ (woningaanpassingen) zijn geen onderdeel van de Wmo contracten. Hier gaat het veelal om specifieke afspraken met woningcorporaties of lokale aannemers waarbij de contractstandaarden naar verwachting niet bijdragen aan het verminderen van de administratieve lasten.

Een verdere verfijning en inventarisatie is wenselijk - vanuit de praktijk - om te beoordelen of er nog onderwerpen missen.

Voorbeeld: indexeringsclausule

Gemeenten zijn na de wetswijziging maatschappelijk verantwoord inkopen maatschappelijke ondersteuning en jeugdzorg verplicht redelijke tarieven te hanteren in overeenkomsten. Onderdeel daarvan is het opnemen van een indexeringsclausule 8. In de wetgeving is echter niet voorgeschreven hoe die clausule eruit moet zien. Dit leidt in de praktijk tot verschillende indexeringsclausules qua inhoud, zoals percentages, tijdstip van indexeren en grondslag van de indexering. De Wmo schrijft voor dat gemeenten bij verordening regels moeten stellen ‘ter

waarborging van een goede’ verhouding tussen prijs voor de levering en eisen die gesteld worden.

De administratieve last voor wat betreft dit voorbeeld kan bestaan uit:

1) Gemeenten die bij nieuwe overeenkomsten elke keer opnieuw moeten bedenken hoe zij indexeren en welke clausule zij daarvoor opstellen, waarbij zij rekening moeten houden met landelijke ontwikkelingen op het gebied van wetgeving en jurisprudentie en de eigen begroting;

2) Zorgaanbieders die in inkooptrajecten moeten vaststellen welke indexeringsclausule een gemeente gebruikt en wat voor gevolgen deze heeft voor de eigen financiële positie;

3) Zorgaanbieders die in hun contractmanagement steeds moeten nagaan of gemeenten waarmee zij contracten hebben wel (tijdig en inhoudelijk) indexeren volgens de clausule in de overeenkomst.

De hiermee verbonden administratieve last is op te lossen door een standaardbeding voor indexeringen op te stellen. Gemeenten en zorgaanbieders weten dan, dat als zij contracteren, hoe en wanneer indexering van de prijsstelling plaatsvindt. Het standaardiseren van dit beding raakt aan de beleidsvrijheid van gemeenten. Hoewel gemeenten verplicht zijn om redelijke tarieven te hanteren inclusief een indexeringsclausule, zijn gemeenten bij het ontbreken van een standaard, vrij om zelf te bepalen hoe die indexering eruit ziet. Standaardisatie betekent dat zij voor een deel invloed kwijt raken op de financiële ontwikkeling van een prijsstelling (de precieze indexering is vooraf nooit te voorspellen).

8 Uitvoeringsbesluit WMO 2015, art. 5.4, lid 3, sub e

4. Beleidsvrijheid en administratieve lasten

Uit de voorbeelden blijkt dat er een relatie is tussen de beleidsvrijheid van gemeenten en de praktijk die aantoont dat dit leidt tot diversiteit in afspraken naar vorm en inhoud, over de randvoorwaarden voor de levering en uitvoering van zorg, in gemeenten. De diversiteit waar in het project contractstandaarden op wordt gedoeld is de diversiteit die niet de kern(bedingen) van de afspraken tussen gemeenten en zorgaanbieders raakt, maar die wel als gevolg van diversiteit in randvoorwaarden, leidt tot extra en daarmee vermijdbare administratieve lasten voor zorgaanbieders. Hoe deze begrippen worden gedefinieerd en hoe ze in dit project een rol spelen wordt hierna toegelicht.

4.1 Administratieve lasten Administratieve lasten omschrijven we als alle kosten die burgers, professionals of bedrijven moeten maken om bij de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 te voldoen aan (informatie)verplichtingen van partijen anders dan de Rijksoverheid, zoals gemeenten, verzekeraars en zorgkantoren. Het betreft het verzamelen, bewerken, registreren, bewaren en ter beschikking stellen van

Figuur 2: Berekening kosten regeldruk, bron ministerie van EZK

informatie, maar ook de kosten die gemaakt worden om te voldoen aan normen, standaarden, gedragscodes en alle overige eisen gericht op het borgen van doelen gesteld door de betreffende partij. Met het standaardiseren van de randvoorwaarden ontwikkelt het project in feite ‘branche- specifieke’ algemene voorwaarden.

4.2 Beleidsvrijheid

Beleidsvrijheid gaat over de mogelijkheden van gemeenten om zelf te kunnen beslissen over de inzet van hun middelen. Hoewel er geen absoluut objectieve maat voor het vaststellen voor de mate van beleidsvrijheid bestaat kan wel inzicht worden verkregen in de factoren die dit (mede) bepalen, zoals de mate waarin de gemeente:

1) vrij is om zelf haar beleidsdoelen vast te stellen;

2) vrij is de daarmee verbonden taken vast te stellen;

3) gebonden is aan regels over besluitvorming;

4) zelf aanvullende regels kan stellen;

5) gehouden is te voldoen aan uitvoeringsvoorschriften;

6) vrij is te kiezen in de samenwerking;

7) is onderworpen aan toezicht;

8) in staat is te de inkomsten en uitgaven te beïnvloeden

Figuur 3: Dimensies en gradaties van beleidsvrijheid, bron Raad voor het Openbaar Bestuur

Per factor kan de uitkomst variëren van geheel vrij, wenselijk, dwingend tot verplicht. Door de taken aan de hand van deze termen te scoren ontstaat een indicatie van de mate van formele beleidsvrijheid. Dit resulteert in een glijdende schaal van het geheel gebonden zijn bij het stellen en uitvoeren van de beleidsdoelen, een beperkte mate van vrijheid, het gedeeltelijk vrij zijn tot het nagenoeg geheel vrij zijn.

Op een schaal van 1-10 (1 is geen en 10 is maximale beleidsvrijheid) leidt dit voor de formele beleidsvrijheid op de voor het beleidsterrein Maatschappelijke ondersteuning tot een score van 4. Ter vergelijking scoort Inkomen en participatie indicatief een 2, beleidsterrein

Jeugd een 3 en Cultuur en ontspanning een 9. De mate van beleidsvrijheid van gemeenten op het beleidsterrein voor maatschappelijke ondersteuning is dus redelijk beperkt. Dit is de reden om bij het standaardiseren de focus te leggen op de randvoorwaarden in contracten en de kernbedingen (in te kopen producten en diensten, vereiste kwaliteit en prijs) in de afbakening en daarmee buiten de scope van het project contractstandaarden te plaatsen. Soms is echter sprake van een grenssituatie. Waar deze grensgevallen zich voordoen, zullen de voor- en nadelen van standaardisatie extra aandacht behoeven en zal daarover met alle betrokken partijen het gesprek worden gevoerd.

5. Contractstandaarden: opbouw en methodiek

Bij de aanpak van de standaardisatie van randvoorwaarden maken we gebruik van de opbouw en methodiek, ontwikkeld door de zorgkantoren in de Wet langdurige zorg (Wlz). Achtergrond van deze keuze is dat deze werkwijze goed aansluit bij de gemeentelijke beleidsruimte in de Wmo.

Voordelen zijn verder de herkenbaarheid voor aanbieders die eveneens actief zijn in de Wlz en ook dat deze opbouw en methodiek sinds enige jaren succesvol wordt toegepast. Er vinden dan ook veel minder rechtszaken plaats over de inkoop van WLZ dan in van de Wmo. De zorgkantoren hebben voor specifieke randvoorwaarden (de niet-kernbedingen) een landelijke standaard afgesproken waarvan zij niet afwijken. Naast deze landelijke standaard is een format afgesproken waarbinnen zorgkantoren eigen afspraken mogen maken met zorgaanbieders. Het project contractstandaarden voorziet uiteindelijk in de oplevering van een standaard inkoopdocumentstandaard en een contractstandaard voor maatschappelijke ondersteuning voor de onderdelen ‘diensten’ en ‘leveringen’.

5.1 Wat wordt er opgeleverd?

Voor het aanbesteden van ‘diensten’ kan gebruik gemaakt worden van de vereenvoudigde procedure met grotendeels zelf in te richten aanbestedingsprocedure, de aanbestedingsprocedure voor sociale eb specifieke diensten, de SAS-procedure,

Een aanbesteding voor Wmo-hulpmiddelen valt niet onder SAS-regime. Wmo hulpmiddelen zijn geen dienst, maar een levering. Ook geldt een lagere Europese drempelwaarde (EUR 215.000 excl. BTW in 2023). Boven deze drempel moeten gemeenten, als zij een overheidsdienst willen plaatsen, gebruik maken van een ‘normale’ Europese aanbestedingsprocedure. Zij kunnen er ook net als bij

‘diensten’ overigens voor kiezen een toelatingsprocedure te gebruiken.

Voor diensten:

1. Overeenkomst maatschappelijke ondersteuning na een SAS procedure (met en zonder EMVI)

2. Overeenkomst maatschappelijke ondersteuning na een toelatingsprocedure

3. Inkoopdocument SAS procedure met EMVI

4. Inkoopdocument SAS procedure zonder EMVI

5. Inkoopdocument toelatingsprocedure Voor hulpmiddelen:

6. Overeenkomst hulpmiddelen na een Europese aanbestedingsprocedure

7. Overeenkomst hulpmiddelen na een toelatingsprocedure

8. Inkoopdocument Europese aanbestedingsprocedure

9. Inkoopdocument toelatingsprocedure

5.2 Contractstandaard maatschappelijke ondersteuning

De contractstandaard bestaat uit 3 delen, die hieronder - in concept - worden beschreven en toegelicht. LET WEL: alle onderwerpen worden besproken met de Begeleidingsgroep en in meerdere consultatierondes. Hierdoor kunnen bepalingen nog wijzigen of zelfs vervallen. Ook kunnen bepalingen worden toegevoegd.

Deel 1: Gemeente en één aanbieder

Inhoud

Toelichting

Deel 1.A: Algemene gegevens

- Partijen bij de overeenkomst

- Categorieën van maatschappelijke ondersteuning

- Overwegingen

- Wet- en regelgeving

- Structuur van de overeenkomst en de bijlagen

- Ingangsdatum, looptijd, verleningsopties

- Ondertekening

Deel 1.B.: Specifieke afspraken (1:1) tussen de gemeente en één zorgaanbieder

- Samenwerking

Dit deel van de overeenkomst betreft uitsluitend een voorgeschreven format, maar is geen inhoudelijke standaard.

Hierin leggen de gemeente en één zorgaanbieder het kernbeding vast (inspanning/resultaat, specifieke kwaliteitseisen, prijsstelling).

Daarnaast kunnen de gemeente en één zorgaanbieder in dit deel gebruik maken van de beleidsvrije ruimte door aanvullende afspraken te maken over bijvoorbeeld samenwerking, innovatie en pilots.

- Innovatie

- Pilots

- ….

Deel 2: Gemeente en alle aanbieders

Inhoud

Toelichting

Deel 2: Gemeente gebonden deel

- Levering

- Niet nakoming

- Kwaliteitsrapportages

- Productieafspraak

- Nadere doelmatigheidseisen

- Social return on investment (SROI)

- Toetreding nieuwe aanbieder (vrije toetreding)

- Toetreding nieuwe zorgaanbieder (beperkte toetreding)

- Bestedingsruimte (omvang vastgelegd in deel 1b)

- …

Dit deel van de overeenkomst betreft een voorgeschreven format dat is bedoeld voor afspraken tussen één gemeente en alle te contracteren zorgaanbieders.

Het betreft de beleidsvrije ruimte die is bestemd voor aanvullende afspraken over bijvoorbeeld samenwerking, innovatie en pilots.

Ook kan sprake zijn facultatieve onderwerpen waarvoor geldt, dat als (!) de gemeente en zorgaanbieders bepaalde afspraken willen maken, sprake is van een verplichte standaard.

Deel 3: Algemeen deel

Inhoud

Toelichting

Deel 3: Algemeen deel relevant voor maatschappelijke ondersteuning verbijzonderd naar uitvoeringsvariant

Intentie en afbakening

- Doel overeenkomst

- Verantwoorde ondersteuning

- Evenwichtige uitvoering

- Redelijkheid en billijkheid

- Begrippen en bronvermeldingen

Hoofdstuk 1: Levering van maatschappelijke ondersteuning

Inspanningsgericht, Outputgericht en Taakgericht

- Voorschriften toewijzing maatschappelijke ondersteuning

- Gevolgen bevindingen IGJ

- Vertrouwenspersoon

- Bijhouden gegevens in CRM-systeem

- Indexering

Dit deel van de overeenkomst bevat naast een voorgeschreven format, ook landelijke standaarden.

Alle gemeenten en zorgaanbieders moeten deel 3 gebruiken bij hun inkoop en zij kunnen daarvan niet afwijken (ook niet in deel 1 en deel 2 van de overeenkomst).

Hoewel de wet dus beleidsvrije ruimte biedt op onderdelen die deel 3 regelt, spreken gemeenten en zorgaanbieders met elkaar landelijk af deze ruimte in te vullen zoals opgenomen in deel 3 en daarvan niet af te wijken.

Voorbeeld: declarabele tijd

1) De voor zorgaanbieder voor het leveren van een product declarabele tijd bestaat uit cliënt-contacttijd, indirect cliëntgebonden tijd en groepscontacttijd.

Overige tijd is niet declarabel. In de Verwijzing is

Inhoud

Toelichting

- Continuïteit van aanbod

- Wachttijden

- Cliëntenstop door zorgaanbieder

- Zorgweigering en -beëindiging

- Wijziging hulpbehoefte

- Onderaanneming

Hoofdstuk 2: Informatievoorziening, overleg en uitwisseling gegevens

- Informatievoorziening aan de Gemeente

Hoofdstuk 3: iWmo

- iWmo (alleen inspannings- en outputgerichte varianten)

Hoofdstuk 4: Declaratie en betaling

- Onverschuldigde betaling

- Declaratie en betaling van geleverde ondersteuning

- Uitgangspunten voor betaling

Hoofdstuk 5: Fraude, niet nakoming en geschillen

- UBO (Ultimate Benificial Owner)

- Fraude

- Niet Nakoming

Hoofdstuk 6: Duur en einde overeenkomst

- Duur en einde overeenkomst

- Overdracht van rechten en fusie

- Financiële verantwoordelijkheid

Hoofdstuk 7: Slotbepalingen

- Algemene slotbepalingen

- Vrijwaring

- Wijziging van omstandigheden

- Inbreuk

rekening gehouden met een gemiddelde omvang indirect cliëntgebonden tijd. In de Verwijzing is rekening gehouden met de omvang van direct en indirect cliëntgebonden tijd.

2) Cliëntcontacttijd is tijd die begeleidend en/of behandelend personeel van de zorgaanbieder besteedt aan de directe interactie met een client en/of zijn/haar (gezins-)systeem en sociaal netwerk (overige gezins-/familieleden, verwijzers en overige betrokken hulpverleners). Het contact vindt plaats in het kader van het persoonlijk plan. Partijen rekenen tot dit contact in ieder geval: face-to-face, telefonisch of via elektronisch contact (zoals beeldbellen, chat en berichten) indien ingezet als begeleidings-

/behandelcomponent (eHealth).

3) Indirect cliëntgebonden is tijd die begeleidend en/of behandelend personeel van de zorgaanbieder besteedt aan een client en/of zijn/haar (gezins-

)systeem en sociaal netwerk (overige gezins-

/familieleden, verwijzers en overige betrokken (hulpverleners) in het kader van de levering van een product aan de client. Partijen rekenen hiertoe in ieder geval: voorbereidingstijd, verslaglegging, casus gebonden overleg, schrijven van brief of email, reistijd werk-werk. Voor producten waar verblijf van

toepassing is én producten met tijdseenheid ‘dagdeel’ dient de zorgaanbieder rekening te houden met alle indirect cliëntgebonden tijd binnen de tijdseenheid. Als voorbeeld: een dagdeel van 4 uren bestaat dus uit het totaal van directe en indirecte cliëntgebonden tijd.

4) Groepscontacttijd is de totale tijd die begeleidend en/of behandelend personeel van de zorgaanbieder aanwezig is op een groep, gedeeld door het aantal cliënten dat aan de groep deelneemt. Per client declareert de zorgaanbieder naar rato van ingezette groepscontacttijd.

5) Niet-cliëntgebonden tijd is tijd die begeleidend en/of behandelend personeel van de zorgaanbieder niet besteedt aan de client. Partijen rekenen hier in ieder geval toe: organisatieoverleg, beleidsmatig

overleg, reflectie/intervisie.

5.3 Inhoud van de inkoopdocumentstandaard

Voor het vaststellen van de standaarden voor het inkoopdocument gelden dezelfde uitgangspunten als bij het vaststellen van de standaarden voor de standaard voor de overeenkomst zoals beschreven in deze toelichting. De inkoopdocumentstandaard is gebaseerd op een Europese aanbestedingsprocedure voor sociale en andere specifieke diensten (SAS). Dit is een voor gemeenten voorgeschreven aanbestedingsprocedure (art. 2.38 Aanbestedingswet 2012), tenzij de gemeenteraad anders beslist.

De inhoudsopgave van de inkoopdocumentstandaard ziet er als volgt uit:

Inhoudsopgave inkoopdocumentstandaard

1 Aanbestedende dienst

1.1 Aanbestedende dienst

1.2 Contactpersonen en -gegevens

1.3 Algemene informatie

2 Beschrijving opdracht

2.1 Uitgangspunten, doelstellingen en voorzieningen

2.1.1 Algemene beleidsuitgangspunten

2.1.2 [Alleen voor Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang) Xxxx voor opdrachtgeverschap

2.1.3 Inkoopdoelstelling(en)

2.1.4 Omschrijving en afbakening in te kopen voorzieningen

2.2 Toeleiding van cliënten naar de voorzieningen

2.3 Monitoring, sturing, toezicht en leren

2.4 Bekostiging

2.4.1 Uitvoeringsvariant

2.4.2 Berekening [tarieven/taakgericht budget]

2.4.3 Declaratie

2.5 Overeenkomst en algemene voorwaarden

2.5.1 Type overeenkomst

2.5.2 Algemene voorwaarden

2.5.3 Looptijd

3 Aanbestedingsvoorwaarden

3.1 Inleiding

3.2 Algemeen

3.3 Uitsluitingsgronden

3.4 Geschiktheidseisen

3.5 (Optioneel:) Selectiecriteria

4 Gunningscriteria

5 Procedure voor aanmelding en beoordeling

5.1 Procedure

5.2 Procedurevoorschriften

5.3 Beoordeling van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming en inschrijvingen

5.3.1 Stap 1: Controle op uitsluitingsgronden

5.3.2 Stap 2: Controle op geschiktheidseisen

Inhoudsopgave inkoopdocumentstandaard

5.3.3 Stap 3: Controle op akkoord uitvoeringseisen

5.3.4 (Optioneel:) Stap 4: Beoordeling selectiecriteria

5.3.5 (Optioneel:) Stap 5: Afstemming contractvoorwaarden

5.3.6 Stap 6: Beoordeling gunningscriteria

5.3.7 Beoordelingscommissie

5.3.8 Planning

5.4 Aanmelden als hoofdaannemer, combinatie of groepsonderneming

5.4.1 Hoofdaannemer

5.4.2 Combinatie

5.4.3 Groepsonderneming

5.5 Vragen over de procedure en de documenten

5.5.1 Vertrouwelijkheid

5.6 Klachten en rechtsgang

5.6.1 Klachten

5.6.2 Rechtsgang

Bijlage 1:

Aan te leveren documenten/bewijsmiddelen

Document Metadata

Table of Contents

Samen werken we aan het verminderen van de administratieve lasten

Document Metadata