Bijlage 3 Declaratieprotocol

Looptijd

Deze bijlage gaat in op 1 januari 2022 en loopt tot en met december 2022.

Akkoordverklaring

Ondergetekende verklaart zich als gerechtigd vertegenwoordiger van opdrachtnemer akkoord met deze bijlage, wat onderdeel uitmaakt van de contractering in Negometrix voor de volgende tenders:

• Jeugdhulp Zuid-Limburg tendernummer

• Begeleiding Jeugdhulp Zuid-Limburg tendernummer

• Wmo Maastricht-Heuvelland tendernummer

• Wmo Beschermd Wonen Maastricht-Heuvelland en Westelijke Mijnstreek tendernummer

Inhoudsopgave

1. Inleiding 5

1.1 Toepassing 5

1.2 Beschikking 5

1.3 ZorgNed 6

1.4 Hulpmiddelen 6

1.5 Gebruik Verzoek om wijziging (317-bericht) 6

2. Jeugd 7

2.1 Werkwijze verzoek om toewijzing specifiek (315-bericht) 9

2.1.1 Antwoordbericht (319-bericht) 11

2.1.2 Werkwijze verzoek om toewijzing specifiek (315-bericht) – Alternatieve Route/GI 13

2.1.3 Werkwijze retourbericht (316-bericht) 13

2.1.4 Verlengingsproces 13

2.2 Werkwijze toewijzing specifiek (301-bericht) 14

2.2.1 Werkwijze retourbericht (302-bericht) 14

2.2.2 Intrekken en inkorten 14

2.2.3 Op- en afschalen 15

2.2.4 Aanpassen van een toewijzing (301-bericht) door een (nieuwe) toewijzing 15

2.3 Werkwijze start zorg (305-bericht) 15

2.3.1 Definitie van het moment van de start van de zorg 16

2.4 Werkwijze stop zorg (307-bericht) 16

2.4.1 Werkwijze retourberichten (306- en 308-berichten) 16

2.5 Tijdelijk stoppen van de levering 16

2.5.1 Definitie van het tijdelijk stoppen van de levering 17

2.6 Werkwijzen bij declareren van geleverde jeugdhulp vóór en vanaf 1 januari 2021 17

2.6.1 Werkwijze bij declareren van geleverde jeugdhulp vóór 1 januari 2021 17

2.6.2 Werkwijze declaratiebericht retour voor geleverde jeugdhulp vóór 1 januari 2021 (304D- bericht) 18

2.6.3 Werkwijze correcties op declaraties voor geleverde jeugdhulp vóór 1 januari 2021 18

2.6.4 Werkwijze bij declareren van geleverde jeugdhulp en uitgevoerd vanaf 1 januari 2021 18

2.6.5 Werkwijze declaratiebericht retour voor geleverde jeugdhulp vanaf 1 januari 2021 (325- bericht) 19

2.6.6 Werkwijze correcties op declaraties voor geleverde jeugdhulp vanaf 1 januari 2021 19

2.6.7 Geen jeugdhulp geleverd bij etmaal- en uurgefinancierde producten 19

2.6.8 Verrekening 19

2.6.9 Maximale declaratietermijn 19

3. Wmo en Wmo Beschermd Wonen 20

3.1 Werkwijze toewijzing specifiek (301-bericht) 21

3.1.1 Werkwijze toewijzing retour (302-bericht) 21

3.1.2 Op- en afschalen 21

3.1.3 Herindicatieproces 21

3.1.4 Intrekken en inkorten 21

3.1.5 Aanpassen van een toewijzing (301-bericht) door een (nieuwe) toewijzing 22

3.2 Werkwijze start zorg (305-bericht) 22

3.2.1 Definitie van het moment van de start van de zorg 22

3.3 Werkwijze stop zorg (307-bericht) 23

3.3.1 Werkwijze retourberichten (306- en 308-berichten) 23

3.4 Tijdelijk stoppen van de levering 23

3.4.1 Definitie van het tijdelijk stoppen van de levering 23

3.5 Werkwijze bij declareren van ondersteuning vóór en vanaf 1 januari 2021 23

3.5.1 Werkwijze bij declareren van geleverde ondersteuning vóór 1 januari 2021 24

3.5.2 Werkwijze declaratiebericht retour voor geleverde ondersteuning vóór 1 januari 2021 (304D-bericht) 24

3.5.3 Werkwijze declaratiebericht retour voor geleverde ondersteuning vóór 1 januari 2021 (304D-bericht) 25

3.5.4 Werkwijze bij declareren van geleverde ondersteuning vanaf 1 januari 2021 25

3.5.5 Werkwijze declaratiebericht retour voor geleverde ondersteuning en uitgevoerd vanaf 1 januari 2021 (325-bericht) 25

3.5.6 Werkwijze correcties op declaraties voor geleverde ondersteuning vanaf 1 januari 2021 26

3.5.7 Laatste maand 26

3.5.8 Verrekening 26

3.5.9 Maximale declaratietermijn 27

4. Bijzondere onderwerpen 28

4.1 Woonplaatsbeginsel 28

4.2 Het gezinsplan 28

4.3 Abonnementstarief Wmo 28

4.4 Afsprakenkaart 28

4.5 Verzamelfactuur 28

4.6 Controleprotocol 29

4.6.1 Jeugdwet (artikel 18 DVO Begeleiding Jeugd resp. artikel 17 DVO Jeugdhulp Overig)29 4.6.2 Wmo (artikel 17 DVO Wmo resp. Wmo BW) 29

4.7 Geschillenbeslechting 29

4.8 Cliënten zonder BSN en cliënten die geheim moeten blijven 30

4.8.1 Pasgeboren en ongeboren kinderen 30

4.8.2 Administratief proces ingeval van geen of geheim BSN 30

5. Voorbeelden 31

5.1 Opeenvolgende arrangementen binnen dezelfde hoofdgroep (sextant) 31

5.2 Tussentijds op- en afschalen 31

5.2.1 Arrangementen met een sextant indeling 31

5.2.2 Behandeling Individueel Start 31

5.2.3. Van Behandeling Individueel Kort naar Lang 32

5.2.4 Van Behandeling Individueel Laag naar Midden en/of Hoog 33

5.3 Stop-(her)Start Zorg 34

5.4 Stop Zorg 34

5.5 Overlijden 34

5.6 Verhuizing 35

Traject 35

Etmaal 35

Maand (voor de Wmo begeleiding-gemeenten) 36

Overzicht contactpersonen 38

Wijzigingsbeheer

Dit document is aan wijziging onderhevig. De laatste versie zal steeds gepubliceerd worden op de website van Jeugdhulp Zuid-Limburg (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx).

Versie	Wijzigingen (beknopt)	Geldig per datum
1.0	Gepubliceerd op Negometrix	1-1-2020
1.1	Aanpassingen naar aanleiding van de Nota van Inlichtingen.	1-1-2020
1.2	Aanpassingen naar aanleiding van de versies 1.1.1. van de SAP en vraagverheldering bij het Ketenbureau.	1-1-2020
1.3	Hoofdstuk 6 verwijderd.	1-1-2020
1.4	• Aanpassingen naar aanleiding van de versies 1.1.1. van de SAP en vraagverheldering bij het Ketenbureau; • Opmerkingen van de werkgroep uniforme toekenningsinstructie; • Input naar aanleiding van de gestuurde enquête naar aanbieders; en • § 3.5.1. Laatste maand, onderdeel 2.	1-1-2020
1.5	Aanpassingen naar aanleiding van een vraag van de virtuele OT over de declarabiliteit van de laatste maand in relatie tot de migratie naar de Wlz.	1-12-2020
2.0	Aanpassingen naar aanleiding van de versies 3.0.1 van de SAP van het Ketenbureau.	1-1-2021
2.1	Aanpassingen naar aanleiding van de Nota van Inlichtingen van de contracteringstenders, zoals genoemd op pagina 1.	1-1-2021
2.2	• Geen gebruik 317-berichten (§ 1.5); • Geen 315-berichten voor eerste aanvragen bij de gemeente (§ 2.1 sub 1); • Alle geldige producten in een toewijzing (§ 2.1 sub 4 en § 3.1 sub 4); • Aanpassingsmogelijkheden van een 301-bericht door een 301-bericht (§ 2.2.4 en § 3.1.5); • Aanpassingen n.a.v. vraagverheldering; • Onderbreking van hulpverlening bij opeenvolging (§ 5.1) Wijzigingen zijn geel gearceerd.	1-1-2021

1. Inleiding

Dit protocol heeft tot doel eenduidigheid en duidelijkheid te bieden in de administratieve en financiële verwerking van zorg verleend binnen de kaders van de Wet maatschappelijke ondersteuning en de Jeugdwet. Het protocol is erop gericht om voor alle partijen de uitvoering van de administraties zo efficiënt mogelijk af te handelen. Aansluiting is derhalve ook gezocht bij de Standaard Administratieprotocollen van het Ketenbureau i-Sociaal Domein, die na een brede consultatie en met intensieve betrokkenheid van vertegenwoordigers van aanbieders, gemeenten en softwareleveranciers zijn opgesteld door het Ketenbureau. Dit protocol zal op enkele onderdelen de diversiteit in de standaarden beperken teneinde de administratieve lasten verder terug te dringen.

Over het algemeen geldt daarbij dat de aanbieder geen voorbehoud maakt ten aanzien van BTW. Bovendien declareert de aanbieder alleen jeugdhulp dan wel ondersteuning, waartoe hij opdracht heeft gekregen – dat kan blijken uit het onderliggende plan – en die feitelijk is geleverd.

Dit protocol is geschreven op enig moment en refereert aan de stand van de administraties en landelijke iStandaarden van dat moment. Het is mogelijk dat in de loop der tijd bepaalde aspecten van de administraties wijzigen of dat de landelijke iStandaarden wijzigen. Als dit het geval is, wordt dit protocol aangepast en worden betrokkenen hierover tijdig geïnformeerd. De vigerende versie van het protocol zal steeds vindbaar zijn op de website Jeugdhulp Zuid-Limburg en naar betrokken worden gestuurd.

Dit protocol gaat uit van de iStandaarden iWmo 3.0 en iJw 3.0 die op 1 januari 2021 van kracht worden.

Het protocol heeft als uitgangspunt dat conform de landelijke iStandaarden wordt gewerkt.

In dit protocol worden de toewijzingsprocessen en de daaraan gekoppelde declaratieprocessen beschreven in het kader van de Jeugdwet en de Wmo. Daarnaast wordt een aantal bijzondere onderwerpen toegelicht die gerelateerd zijn aan de administratieve verwerking van jeugdhulp en ondersteuning. Tot slot wordt een aantal voorbeelden gegeven van hoe de toewijzingsprocessen en de bijzondere onderwerpen zich in de praktijk kunnen gaan manifesteren.

Het toepassingsgebied van het Declaratieprotocol kan worden teruggevonden in het artikel ‘Voorwerp en toepassingsgebieden van de DVO’.

In dit protocol wordt diverse malen gesproken over ‘reageren binnen een aantal (werk)dagen na ontvangst’. Het moment van ontvangst is het moment dat een bericht klaar staat bij het GGK of Vecozo. Bij geautomatiseerde verbindingen komt het bericht direct binnen en is de dag van ontvangst ook daadwerkelijk de dag dat de gemeente of aanbieder het bericht heeft ontvangen.

1.1 Toepassing

Het tijdstip van verzending van een hierna te noemen bericht bepaalt het van toepassing zijnde protocol. De ingangsdatum van een toewijzing (301-bericht) bepaalt de van toepassing zijnde productcodetabel.

Voorbeeld

Als op 1 juli 2020 een toewijzing (301-bericht) wordt verstuurd door de gemeente naar een aanbieder, die een ingangsdatum van 1 juli 2019 heeft, dan zijn het protocol van het kalenderjaar 2020 van toepassing en de productcodetabel van het kalenderjaar 2019 van toepassing.

1.2 Beschikking

Voor de Wmo 2015 wordt de cliënt met een (persoonsgebonden) beschikking in kennis gesteld over het besluit dat sprake is van recht op ondersteuning. Vanuit de Jeugdwet is het verzenden van de beschikking optioneel, maar wel altijd opvraagbaar door de jeugdige.

1.3 ZorgNed

ZorgNed is een administratiesysteem op basis waarvan het Inkoopteam declaraties goed- en afkeurt. Dit hoeft niet altijd overeen te komen met de administratie van de aanbieder (bijv. bij afgekeurde berichten etc.).

ZorgNed kan worden gebruikt voor het raadplegen van toewijzingen, regieberichten en declaraties. De precieze reden van afkeuring van een declaratie of (technische) afkeur van berichten (zoals 305-en 307- berichten) kunnen dus via ZorgNed worden achterhaald.

Een gratis account voor ZorgNed kan worden aangevraagd door een e-mail te sturen naar XxxxXxx@xxxxxxxxxx.xx .

1.4 Hulpmiddelen

Op de website Jeugdhulp Zuid-Limburg kunnen handleidingen, instructies en overige hulpmiddelen worden teruggevonden ten behoeve van het gebruik van het berichtenverkeer, ZorgNed en ZilliZ. De volgende documenten kunnen daar onder anderen worden gedownload:

- handleiding 305 (startzorg);

- handleiding 307 (stopzorg); en

- handleiding 303 Credit (ZilliZ).

1.5 Gebruik Verzoek om wijziging (317-bericht)

In afwijking van de SAP van het Ketenbureau i-Sociaal Domein wordt het verzoek om wijziging (317- bericht) niet gehanteerd. Voor aanbieders betekent dit zij geen verzoek om wijzigingen (317-berichten) naar de gemeenten dienen te sturen. Als aanbieders die berichten toch sturen, dan worden die berichten afgewezen door de gemeenten door middel van het antwoordbericht (319-bericht) met de retourcode “past niet binnen contract”;

2. Jeugd

Dit hoofdstuk beschrijft de wijze waarop het toewijzingsproces in het kader van de Jeugdwet ten behoeve van de deelnemende gemeenten verloopt en welke stappen de betrokkenen daarin moeten nemen. Verder staan in dit hoofdstuk de afspraken over de verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van de toewijzingen. Hierbij wordt uitgegaan van een inspanningsgerichte en outputgerichte uitvoeringsvariant die gebaseerd zijn op de arrangementsbeschrijvingen zoals vermeld in bijlage 1. Enerzijds – in het geval van de inspanningsgerichte uitvoeringsvariant – maken de gemeentelijke toegang en de aanbieder duidelijke afspraken over de levering van een specifiek product dan wel dienst in een afgesproken tijdseenheid. In de toewijzing is dan opgenomen welke product geleverd moet worden en wat het maximale volume in tijdseenheden is. Dit betreft etmaal- dan wel uurgefinancierde producten. Anderzijds – in het geval van de outputgerichte uitvoeringsvariant – maken de gemeentelijke toegang en de aanbieder duidelijke afspraken over de te behalen output. De manier waarop deze output wordt behaald, is niet vastgelegd. In de toewijzing wordt in een dergelijk geval een product toegewezen. Dit betreft outputgefinancierde producten (zoals trajecten).

Ten behoeve van de Jeugdwet wordt specifiek toegewezen, waarbij de velden ‘productcategorie’, ‘productcode’, ‘volume’, ‘eenheid’ en ‘frequentie’ in elk geval gevuld worden.

Uit onderstaande tabel kunnen de ‘productcategorie’, ‘productcode’, ‘volume’, ‘eenheid’ en ‘frequentie’ worden afgeleid.

Productcategorie	Betekenis	Product	Product- code	Volume	Eenheid	Frequentie
45	Jeugdhulp ambulant	Regio Betrokken (aanbieder al betrokken bij zorgverlening)	92100	1	Stuks (Code: 82)	Totaal binnen geldigheidsduur beschikking (Code: 6)
45	Jeugdhulp ambulant	Regio Onafhankelijk (externe partij wordt betrokken)	92200	1	Stuks (Code: 82)	Totaal binnen geldigheidsduur beschikking (Code: 6)
49	Activiteiten in het preventief justitieel kader	Regie ter voorkoming maatregel (door Gecertificeerde Instelling)	92300	1	Stuks (Code: 82)	Totaal binnen geldigheidsduur beschikking (Code: 6)
45	Jeugdhulp ambulant	BOR Vrijwillig	51400	1	Stuks (Code: 82)	Totaal binnen geldigheidsduur beschikking (Code: 6)
45	Jeugdhulp ambulant	BOR Rechtbank	51500	1	Stuks (Code: 82)	Totaal binnen geldigheidsduur beschikking (Code: 6)
45	Jeugdhulp ambulant	Begeleiding Individueel	84110 t/m 84320	1	Stuks (Code: 82)	Totaal binnen geldigheidsduur beschikking (Code: 6)
45	Jeugdhulp ambulant	Begeleiding Individueel Maatwerk	84410	Te bepalen in onderling overleg	Uur (Code: 04)	Totaal binnen geldigheidsduur beschikking (Code: 6)
45	Jeugdhulp ambulant	Begeleiding Groep	85110 t/m 85320	1	Stuks (Code: 82)	Totaal binnen geldigheidsduur beschikking (Code: 6)
45	Jeugdhulp ambulant	Behandeling Individueel	83100 t/m 83400	1	Stuks (Code: 82)	Totaal binnen geldigheidsduur beschikking (Code: 6)

45	Jeugdhulp ambulant	Behandeling Groep	80110 t/m 80320	1	Stuks (Code: 82)	Totaal binnen geldigheidsduur beschikking (Code: 6)
45	Jeugdhulp ambulant	Dyslexie Diagnose	34100	1	Stuks (Code: 82)	Totaal binnen geldigheidsduur beschikking (Code: 6)
45	Jeugdhulp ambulant	Dyslexie Behandeling	40100	1	Stuks (Code: 82)	Totaal binnen geldigheidsduur beschikking (Code: 6)
44	Jeugdhulp verblijf (excl. behandeling)	Pleegzorg Regulier	35100	Te bepalen in onderling overleg	Etmaal (Code: 14)	Per week (Code: 2)
44	Jeugdhulp verblijf (excl. behandeling)	Pleegzorg LVB	35200	Te bepalen in onderling overleg	Etmaal (Code: 14)	Per week (Code: 2)
43	Jeugdhulp verblijf (incl. behandeling)	Logeren	62100	Te bepalen in onderling overleg	Etmaal (Code: 14)	Totaal binnen geldigheidsduur beschikking (Code: 6)
44	Jeugdhulp verblijf (excl. behandeling)	Xxxxxxxxxxxx	00000	Xx bepalen in onderling overleg	Etmaal (Code: 14)	Per week (Code: 2)
44	Jeugdhulp verblijf (excl. behandeling)	Verblijf Zelfstandigheid	61210	Te bepalen in onderling overleg	Etmaal (Code: 14)	Per week (Code: 2)
44	Jeugdhulp verblijf (excl. behandeling)	Verblijf Ontwikkelingsgericht	61220	Te bepalen in onderling overleg	Etmaal (Code: 14)	Per week (Code: 2)
44	Jeugdhulp verblijf (excl. behandeling)	Verblijf Intensief Specialistisch	61230	Te bepalen in onderling overleg	Etmaal (Code: 14)	Per week (Code: 2)
44	Jeugdhulp verblijf (excl. behandeling)	Verblijf Zeer Intensieve Verblijfszorg	61240	Te bepalen in onderling overleg	Etmaal (Code: 14)	Per week (Code: 2)
45	Jeugdhulp ambulant	Consultatie HBO- niveau	90100	Te bepalen in onderling overleg	Uur (Code: 04)	Totaal binnen geldigheidsduur beschikking (Code: 6)
45	Jeugdhulp ambulant	Consultatie WO- niveau	90200	Te bepalen in onderling overleg	Uur (Code: 04)	Totaal binnen geldigheidsduur beschikking (Code: 6)
45	Jeugdhulp ambulant	Consultatie WO+- niveau	90300	Te bepalen in onderling overleg	Uur (Code: 04)	Totaal binnen geldigheidsduur beschikking (Code: 6)

2.1 Werkwijze verzoek om toewijzing specifiek (315-bericht)

1. Het indienen van een verzoek om toewijzing (315-bericht) is verplicht bij een wettelijke verwijzer, niet-gemeentelijke verwijzer. De aanbieder mag geen verzoek om toewijzing (315-berichten) sturen naar de gemeente wanneer sprake is van een eerste aanvraag voor jeugdhulp, die is/wordt ingediend bij de gemeente;

2. Bij een verwijzing door een huisarts, jeugdarts, medisch specialist of gecertificeerde instelling moet de aanbieder per verzoek om toewijzing (315-bericht) in het bezit zijn van een verwijzing afgegeven door de verwijzer aan de cliënt;

3. De aanbieder stuurt binnen 5 werkdagen na de beoordeling van de aanvraag bij de gemeente van een cliënt dan wel de intake een verzoek om toewijzing (315-bericht), waarin is aangegeven welke jeugdhulp nodig is. Indien deze periode onvoldoende tijd biedt om met voldoende zekerheid vast te stellen dat het juiste product wordt aangevraagd, wordt in het kader van de administratieve lastenverlichting de periode verlengd naar 8 weken, waarvan de voornoemde 5 werkdagen onderdeel uitmaken;

4. Het veld ‘productcategorie’ wordt gevuld met de juiste categorie;

5. De velden ‘productcode’, ‘eenheid’, ‘volume’ en ‘frequentie’ worden gevuld, met inachtneming van de bovenstaande tabel;

6. Het veld ‘toewijzingsstartdatum’ wordt gevuld. Het veld ‘toewijzingseinddatum’ wordt altijd gevuld, rekeninghoudend met de termijn passend bij het betreffende product uit bijlage 1;

7. Het veld ‘type verwijzer’ en overige verplichte velden conform iStandaarden worden gevuld; en

8. Als de verwijzer een huisarts, jeugdarts, gecertificeerde instelling of medisch specialist is, dan vult de aanbieder de AGB-code van de verwijzer in als “Zorgverlenerscode”. Als de verwijzer een rechter, officier van justitie of functionaris van de justitiële jeugdinrichting is, dan vult de aanbieder de naam van de verwijzer in.

De aanbieder toetst op de volgende aspecten vóórdat een verzoek om toewijzing (315-bericht) wordt gestuurd naar de gemeente:

- volledigheid van het bericht (door de vermelding van de technische aspecten, zijnde de bovenstaande velden);

- gecontracteerde gemeente en contract;

- woonplaatsbeginsel. Met andere woorden, is de gemeente waar het verzoek om toewijzing (315-bericht) naar is gestuurd, financieel verantwoordelijk?

- stapeling van producten en andere bedrijfsregels uit de iStandaarden. Het stapelen van zorg betekent dat voor één cliënt hetzelfde product meerdere keren wordt aangevraagd bij dezelfde aanbieder voor (gedeeltelijk) dezelfde periode. Hetzelfde product betekent dezelfde productcode dan wel een product uit dezelfde productgroep. Het stapelen van zorg is vanuit de iStandaarden niet toegestaan;

De aanbieder neemt bij twijfel bij de toetsing van de voornoemde aspecten contact op met de gemeente (buiten het berichtenverkeer om).

De gemeentelijke toegang voert op het verzoek om toewijzing (315-bericht) een eerste beoordeling uit op de volgende aspecten:

- volledigheid van het bericht (door de vermelding van de technische aspecten, zijnde de bovenstaande velden);

- woonplaatsbeginsel. Met andere woorden, is de gemeente waar het verzoek om toewijzing (315-bericht) naar is gestuurd, financieel verantwoordelijk?

- naam, adres en woonplaatsgegevens;

- gecontracteerde aanbieder en contract;

- de leeftijd van de cliënt;

- zorginhoudelijk akkoord, bijvoorbeeld als sprake is van samenloop1 (betreft de controle op multiproblem situaties in verband met het afstemmen van de zorgverlening). Van samenloop is sprake wanneer een cliënt (eventueel systeem van de cliënt) meerdere zorgproducten op basis van verschillende productcodes ontvangt in een gelijktijdige periode. Het controleren van samenloop wordt aangegrepen voor de afstemming van de zorgverlening aan een jeugdige (en eventueel het systeem). De inkoopregio heeft afgesproken dat bij samenloop het gezinsplan als document voor nadere afstemming wordt gehanteerd. Bij samenloop waarbij een GI is betrokken, wordt de bepaling (in combinatie met het gezinsplan) als document voor nadere afstemming gehanteerd. De gemeentelijke toegang controleert het aspect “samenloop” wanneer sprake is van een eerste verwijzing op grond van een verwijzing vanuit de alternatieve route;

- verwijzing van een GI. Ingeval van een verwijzing van een GI, toetst de gemeentelijke toegang het verzoek om toewijzing (315-bericht) volgens het protocol dat tussen het college van de gemeente en de GI is afgesproken.2 Het protocol beschrijft de wijze van overleggen tussen het college van de gemeente en de GI. Dit betreft bijvoorbeeld de informatiedeling en het overleggen van de bepaling van de GI. Dit geldt echter niet indien het bieden van jeugdhulp direct voortvloeit uit een strafrechtelijke beslissing (in de zin van artikel 3.5 Jeugdwet).

Naast de aspecten zoals hierboven genoemd, wordt door de gemeentelijke toegang geen aanvullende controle op het verzoek om toewijzing (315-bericht) uitgevoerd.

De doorlooptijd van deze eerste beoordeling is 5 werkdagen. De gemeente bepaalt dan per aangevraagd product dat:

- het verzoek akkoord is en het product wordt toegewezen. De gemeente stuurt een toewijzing (301-bericht);

- het verzoek niet akkoord is op basis van de uitgevoerde controles en het product wordt afgewezen. De gemeente stuurt een antwoordbericht (319-bericht) met een afwijzing met de bijbehorende reden, met inachtneming van paragraaf 2.1.1. Bij afwijzing vanwege het woonplaatsbeginsel geeft de gemeente de financieel verantwoordelijke gemeente mee met het antwoordbericht (319-bericht) en moet de aanbieder bij de juiste gemeente een verzoek om toewijzing (315-bericht) indienen; of

- de aanvraag in onderzoek wordt genomen en de gemeente meer tijd nodig heeft. De aanbieder ontvangt een antwoordbericht (319-bericht) met het antwoord “Aanvraag in onderzoek”. De gemeente zal zo snel mogelijk (binnen maximaal 8 weken na dagtekening van het verzoek om toewijzing (315-bericht)) het onderzoek afronden en de aanbieder informeren. De gemeente informeert de aanbieder door het sturen van een toewijzingsbericht of een antwoordbericht (319-bericht) met de juiste code voor de afwijzing. De onderzoektijd zal niet gebruikt worden het verzoek om toewijzing (315-bericht) te controleren op aspecten die geautomatiseerd verwerkt kunnen worden (zoals de technische velden van het bericht en de aanwezigheid van een contract).

De gemeente kan een verzoek om toewijzing (315-bericht) van de aanbieder afwijzen vanwege het woonplaatsbeginsel als de gemeente zelf niet (financieel) verantwoordelijk is:

- de gemeente stuurt dan een antwoordbericht (319-bericht) naar de aanbieder met de code ‘Verzoek afgewezen’, reden ‘Woonplaatsbeginsel’ én de gemeentecode van de gemeente die volgens het college verantwoordelijk is; en

- de gemeente overlegt met de, volgens het college, verantwoordelijke gemeente.

1 De controle op het aspect “samenloop” beperkt zich tot de controle of sprake is van samenloop en als daarvan sprake is, welke invloed de voorzieningen op andere niveaus heeft op het onderhavige verzoek om toewijzing (315-bericht). In het kader van deze controle kijkt men niet naar de achterliggende problematiek van de voorzieningen op andere niveaus.

2 De afspraken van de gemeenten met de gecertificeerde instellingen kunnen worden teruggevonden op de website van Jeugdhulp Zuid-Limburg, waaronder ook het werkproces inzake de bepaling jeugdhulp.

2.1.1 Antwoordbericht (319-bericht)

Het antwoordbericht (319-bericht) verschaft de aanbieder informatie over de verwerking van het verzoek om toewijzing (315-bericht) en het verzoek om wijziging (317-bericht) door de gemeente door middel van één van de volgende retourcodes:

- geen contract;

- past niet binnen contract (ingeval van verzoek om wijziging (317-bericht);

- andere gemeente;

- stapeling;

- zorginhoudelijke afkeur;

- woonplaatsbeginsel; en

- leeftijdsgrens is bereikt.

2.1.2 Werkwijze verzoek om toewijzing specifiek (315-bericht) – Alternatieve Route/GI

1. In aanvulling op het hierboven vermelde, stuurt de aanbieder een verzoek om toewijzing (315- bericht) op het moment dat het gezinsplan gereed is, doch uiterlijk 8 weken na het eerste contact met de burger dan wel diens wettelijk vertegenwoordiger(s), indien de burger is verwezen door een huisarts, jeugdarts, de medisch specialist of een gecertificeerde instelling. Het veld ‘commentaar’ mag dan worden gevuld met de woorden ‘alternatieve route’;

2. De ‘toewijzingsstartdatum’ van de toewijzing (301-bericht) kan niet eerder liggen dan 8 weken vóór ontvangst van het verzoek om toewijzing (315-bericht). Als in het 315-bericht een latere datum wordt genoemd als het moment van de start van de zorg, is die datum de ‘toewijzingsstartdatum’ van het 301-bericht;

3. De aanbieder kan kiezen om het product “Behandeling Start”, zoals beschreven in bijlage 1, als volgt in te zetten door:

a. een verzoek om toewijzing (315-bericht) te sturen voor het product “Behandeling Start”, waarna dienovereenkomstig een toewijzing (301-bericht) voor dit product naar de aanbieder wordt gestuurd door de gemeente en wellicht later een hoger “Behandeling Individueel” product wordt verzocht. Als een hoger “Behandeling Individueel” product wordt verzocht en toegewezen, wordt het product “Behandeling Start” ingetrokken en indien van toepassing gecrediteerd door de aanbieder;

b. een verzoek om toewijzing (315-bericht) te sturen binnen 8 weken na het moment van de start van de zorg. Het verzoek om toewijzing (315-bericht) wordt pas gestuurd als het gezinsplan gereed is. De toewijzing van de “Behandeling Individueel” producten vindt plaats door middel van het toewijzen met de datum die als ‘toewijzingsstartdatum’ in het verzoek om toewijzing (315-bericht) door de aanbieder is aangegeven. Indien de aanbieder de toewijzing (301-bericht) meer dan 8 weken na het verzenden van het verzoek om toewijzing (315-bericht) wil laten ingaan, dan overtreedt de aanbieder dit protocol.

2.1.3 Werkwijze retourbericht (316-bericht)

De gemeente stuurt binnen 3 werkdagen een retourbericht (316-bericht). Het 316-bericht is een technische ontvangstbevestiging waaraan geen rechten kunnen worden ontleend. Het geeft daarnaast geen garantie dat de aanbieder een 301-bericht ontvangt.

2.1.4 Verlengingsproces

1. Als de gestelde doelstellingen niet in de eerder overeengekomen toegewezen periode bereikt kunnen worden en een verlenging is gewenst, dan stuurt de aanbieder uiterlijk 8 weken vóór het verlopen van de toewijzing, een verzoek om toewijzing (315-bericht) waarbij het veld ‘commentaar’ mag worden gevuld met het woord ‘verlenging’ ter herkenning voor de gemeentelijke toegang;

2. Als bij een verzoek voor een verlenging (315-bericht) gelijktijdig sprake is van een op- of afschaling ten opzichte van de huidige toewijzing (301-bericht), dan mag het veld ‘commentaar’ worden gevuld met de woorden ‘verlenging + opschalen’ respectievelijk ‘verlenging + afschalen’;

3. Bij een verzoek voor een verlenging (315-bericht) kijkt de gemeentelijke toegang terug naar het moment van de start van de zorg en wordt toegewezen op basis van het eerdere startmoment plus de standaard looptijd. De ‘toewijzingseinddatum’ van de oude toewijzing (301-bericht) wordt dan aangepast op basis van het moment van de start van de zorg waardoor de looptijd wordt verlengd; en

4. De einddatum van het stopbericht (307-bericht) dient aan te sluiten op de ingangsdatum van de nieuwe toewijzing (301-bericht). Als sprake is van overlap, dan moet ofwel de einddatum van het stopbericht (307-bericht) ofwel de ingangsdatum van de nieuwe toewijzing (301-bericht) worden aangepast.

2.2 Werkwijze toewijzing specifiek (301-bericht)

1. Voor het toewijzen van zorg stuurt de gemeentelijke toegang een toewijzingsbericht (301- bericht) naar de aanbieder. Als de toewijzing volgt op een verzoek om toewijzing (315-bericht), controleert de gemeentelijke toegang op de aspecten – zoals genoemd in paragraaf 2.1 – en stuurt de gemeentelijke toegang het 301-bericht binnen 5 werkdagen na ontvangst van het 315- bericht. Als de gemeentelijke toegang het verzoek om toewijzing niet wil honoreren of wil afwijken van het verzoek (vanwege de controle op bovenvermelde aspecten), wordt daarvoor het antwoordbericht (319-bericht) met bijbehorende reden gestuurd naar de aanbieder.

2. De velden “productcategorie”, ”productcode”, ”eenheid”, “volume”, “frequentie”, “toewijzingsstartdatum” en “toewijzingseinddatum” worden gevuld, het een en ander overeenkomstig de voormelde tabel;

3. Het bij de aanbieder aanwezig zijn van een geldige toewijzing (301-bericht) is een voorwaarde voor het mogen declareren van de jeugdhulp;

4. De toewijzing (301-bericht) bevat alle op aanmaakdatum geldige producten/arrangementen voor de betreffende aanbieder; en

5. Een kort arrangement wordt alleen toegewezen indien verwacht wordt dat de cliënt ook daadwerkelijk kort jeugdhulp nodig heeft en niet als tussentijdse evaluatie.

2.2.1 Werkwijze retourbericht (302-bericht)

1. De aanbieder verstuurt binnen 3 werkdagen na ontvangst van een toewijzing (301-bericht) een retourbericht (302-bericht). Het 302-bericht is enkel een technische ontvangstbevestiging waaraan geen inhoudelijke rechten kunnen worden ontleend;

2. Het versturen van dit retourbericht verschaft belangrijke informatie voor de gemeente, die gebruikt kan worden in haar contact met de burger; en

3. Als de aanbieder de toewijzing (301-bericht) niet kan of wil accepteren, neemt hij buiten het berichtenverkeer contact op met de gemeentelijke toegang. De toewijzing (301-bericht) moet dan ingetrokken worden door de gemeente.

2.2.2 Intrekken en inkorten

1. Een toewijzing (301-bericht) kan alleen ingetrokken worden als de gemeente een gewijzigde toewijzing (301-bericht stuurt naar de aanbieder, waarbij de einddatum in de toewijzing (301- bericht) gelijk is aan de ‘toewijzingsingangsdatum’. De toepasselijke reden wijziging wordt meegegeven in de toewijzing (301-bericht);

2. Als de gemeente constateert dat een toegewezen product niet geleverd hoeft te worden, wordt de toewijzing voor dit product in overleg met de aanbieder ingetrokken. Daarmee wordt de opdracht voor de aanbieder beëindigd. Als de gemeente constateert dat een toegewezen etmaalgefinancierd product niet meer hoeft te worden geleverd, wordt de toewijzing voor dit product in overleg met de aanbieder ingekort;

3. Als een lang arrangement aangepast kan worden naar een kort arrangement of vice versa, hebben de aanbieder en de gemeente hierover buiten het berichtenverkeer om contact en wordt dit dienovereenkomstig in overleg aangepast, afhankelijk van de geleverde jeugdhulp;

4. Onder inkorten wordt het aanpassen van de gewenste einddatum in de toewijzing (301-bericht) verstaan zodat de toegewezen periode wordt verkort. De toepasselijke reden wijziging wordt meegegeven in de toewijzing (301-bericht). Als de toewijzing (301-bericht) wordt ingekort en inmiddels goedgekeurde declaratieregels zouden daardoor buiten de toewijzingsperiode vallen, dan crediteert de aanbieder de desbetreffende declaratieregels; en

5. De gemeentelijke toegang dient het overleg met de aanbieder aan te kunnen tonen, waaruit blijkt dat de toewijzing met wederzijdse instemming wordt ingetrokken dan wel ingekort.

2.2.3 Op- en afschalen

1. Als de zorgvraag van de cliënt structureel zwaarder of lichter, zowel in intensiteit als in complexiteit, wordt binnen een lopende toewijzing, past de aanbieder in overleg met de gemeentelijke toegang de indicatie aan. Als de gemeentelijke toegang op basis van de haar bereikte signalen constateert dat de zorgvraag van de cliënt zwaarder of lichter wordt, neemt de gemeentelijke toegang contact op met de aanbieder teneinde samen te beoordelen of het bestaande product op- dan wel afgeschaald wordt;

2. Afhankelijk van de resterende looptijd wordt samen met de gemeentelijke toegang bekeken of de lopende toewijzing omgezet moet worden of dat een nieuw product het lopende product opvolgt;

3. De aanbieder verstuurt een verzoek om toewijzing (315-bericht) voor een op- of afschaling, waarbij het veld ‘commentaar’ met het woord ‘opschalen’ respectievelijk ‘afschalen’ mag worden gevuld; en

4. Als het verzoek om toewijzing (315-bericht) voor een op- of afschaling wordt gehonoreerd en het oorspronkelijke product wordt vervangen, dan wordt de oorspronkelijke toewijzing (301- bericht) ingetrokken en wordt een nieuwe toewijzing (301-bericht) gestuurd door de gemeentelijke toegang. Als de aanbieder op de oorspronkelijke toewijzing heeft gedeclareerd, dan crediteert de aanbieder de declaratieregel(s) die betrekking heeft (hebben) op de oorspronkelijke toewijzing.

2.2.4 Aanpassen van een toewijzing (301-bericht) door een (nieuwe) toewijzing3

1. Een afgegeven toewijzing (301-bericht) mag aangepast worden, waarbij de aanpassing met een (nieuwe) toewijzing (301-bericht) moet worden doorgegeven;

2. De volgende aanpassingen in de einddatum van de toewijzing (301-bericht) zijn toegestaan: a. inkorten; het aanpassen van de einddatum zodat de (geldigheids)periode korter wordt; b. oprekken; het aanpassen van de einddatum zodat de (geldigheids)periode langer

wordt;

c. intrekken; het aanpassen van de einddatum zodat deze gelijk is aan de ingangsdatum van de toewijzing (301-bericht). Daarbij wordt de “Reden Wijziging” gevuld met “Administratieve correctie”. Een administratieve correctie betekent dat de toewijzing als niet verzonden beschouwd moet worden. Deze toewijzingen (301-berichten) worden niet gezien als geldige toewijzing.

3. Als de toewijzing (301-bericht) de frequentie “Totaal binnen geldigheidsduur beschikking (Code: 6)” heeft, dan mag het volume worden aangepast.

2.3 Werkwijze start zorg (305-bericht)

1. De aanbieder verstuurt binnen 5 werkdagen na de start van de gecontracteerde jeugdhulp een start zorgbericht (305-bericht), waarin de begindatum van het moment van de start van de zorg wordt vermeld. Indien een 301-bericht met terugwerkende kracht wordt verstuurd door de gemeentelijke toegang, verstuurt de aanbieder binnen 5 werkdagen na ontvangst van het 301- bericht een startbericht (305-bericht);

2. Bij een startbericht (305-bericht) hoort altijd een stopbericht (307-bericht). Zonder startbericht kan niet gestopt worden;

3. Bij een toewijzing (301-bericht) is maximaal één startbericht (305-bericht) actueel;

4. De velden die noodzakelijk zijn voor de koppeling van het 305-bericht met het 301-bericht worden gevuld, zijnde in ieder geval de ‘productcategorie’, ‘productcode’, ‘toewijzingsnummer’, ‘toewijzingsingangsdatum’ en ‘begindatum’. De ‘toewijzingsingangsdatum’ is de ingangsdatum van de toewijzing (301-bericht) en de ‘begindatum’ is de datum van het moment van de start van de zorg. Als één van deze velden fout is ingevuld, dan wordt het 305-bericht afgekeurd;

5. De begindatum van het startbericht (305-bericht) mag alleen op of na de ingangsdatum van de toewijzing (301-bericht) liggen, nooit eerder;

6. Het correct door de aanbieder verstuurde startbericht (305-bericht) is een voorwaarde voor het mogen declareren van de jeugdhulp;

iStandaarden, bedrijfsregel OP033x1.

7. Indien een startbericht (305-bericht) gecorrigeerd moet worden (omdat bijvoorbeeld een verkeerde ‘begindatum’ is vermeld in het startbericht), dan trekt de aanbieder het eerder gestuurde startbericht in door opnieuw het startbericht (met gelijke inhoud) te sturen met de status aanlevering “Verwijderen aanlevering”. Van deze intrekking ontvangt de aanbieder een retourbericht (306-bericht) van de gemeente. De aanbieder stuurt een (nieuw) startbericht (305- bericht) (met bijvoorbeeld een juiste ‘begindatum’). Van de ontvangst van dit startbericht (305- bericht) stuurt de gemeente ook een retourbericht (306-bericht) naar de aanbieder.

2.3.1 Definitie van het moment van de start van de zorg

Onder het moment van de start van de zorg wordt verstaan het moment waarop opdrachtnemer voor het eerst in het kader van de dienstverlening, zoals opgenomen in bijlage 1, contact heeft met de burger dan wel met diens wettelijk vertegenwoordiger, waarbij wordt gewerkt aan de doelstellingen uit het gezinsplan. Dit impliceert dat het gezinsplan dan gereed is. Dit contact kan face-to-face, telefonisch dan wel elektronisch plaatsvinden. Bij geestelijke gezondheidsbehandelingen geldt dat onder het moment van de start van de zorg wordt verstaan, de aanvang van de diagnosefase.

2.4 Werkwijze stop zorg (307-bericht)

1. De aanbieder verstuurt binnen 5 werkdagen na het feitelijk beëindigen van de jeugdhulpverlening een stopbericht (307-bericht) met de reden van beëindiging. Indien een 301- bericht met terugwerkende kracht wordt verstuurd door de gemeentelijke toegang, verstuurt de aanbieder binnen 5 werkdagen na ontvangst van het 301-bericht een stop zorgbericht (307- bericht);

2. De gemeente kan een nieuwe toewijzing (301-bericht) sturen met een aangepaste einddatum (naar aanleiding van het stopbericht (307-bericht). Dit mogen de gemeenten bepalen.

3. Bij iedere toewijzing (301-bericht) en startbericht (305-bericht) hoort een stopbericht (307- bericht), ook als dat gebeurt op de geplande einddatum van de toewijzing (301-bericht), ongeacht toewijzingen (301-berichten) ten behoeve van een verlenging;

4. De velden die noodzakelijk zijn voor de koppeling van het 307-bericht met het 301-bericht en het 305-bericht worden gevuld, zijnde in ieder geval de “productcategorie”, “productcode”, “toewijzingsnummer”, “toewijzingsingangsdatum”, “begindatum” en “einddatum”. Als één van deze velden fout is ingevuld, dan wordt het 307-bericht afgekeurd. De ‘einddatum’ mag bijvoorbeeld niet later zijn dan de ‘toewijzingseinddatum’ van het 301-bericht;

5. De einddatum van het stopbericht (307-bericht) mag alleen vóór of op de einddatum van de toewijzing (301-bericht) liggen, nooit later;

6. Als de toewijzing wordt gestopt door de aanbieder door middel van een stopbericht (307- bericht), wordt, indien van toepassing, het product vanwege deze stop omgezet van een Lang arrangement naar een Kort arrangement. Sub 5. van paragraaf 2.2.2. (Intrekken en inkorten) is niet van toepassing op een dergelijke omzetting.

7. Indien een stopbericht (307-bericht) gecorrigeerd moet worden (omdat bijvoorbeeld dit niet had moeten gebeuren), dan trekt de aanbieder het eerder gestuurde stopbericht in door opnieuw het stopbericht (met gelijke inhoud) te sturen met de status aanlevering “Verwijderen aanlevering”. Van deze intrekking ontvangt de aanbieder een retourbericht (308-bericht) van de gemeente; en

8. Na verzending van het stopbericht (307-bericht) blijft de toewijzing (301-bericht) rechtmatig tot de einddatum van de toewijzing (301-bericht). Zolang de einddatum van de toewijzing (301- bericht) niet is verstreken, kan de aanbieder het stopbericht (307-bericht) verwijderen als blijkt dat de jeugdhulpverlening door moet gaan tot aan de einddatum van de toewijzing (301-bericht).

2.4.1 Werkwijze retourberichten (306- en 308-berichten)

De gemeentelijke toegang verstuurt binnen 3 werkdagen na ontvangst van een start- en stopbericht een retourbericht (306-of 308-bericht).

2.5 Tijdelijk stoppen van de levering

Jeugdhulp kan tussentijds stoppen. Dit wordt kenbaar gemaakt door het versturen van een stopbericht (307-bericht) met als reden “Levering is tijdelijk beëindigd” binnen 10 werkdagen na afloop van de betreffende kalendermaand. Zodra de jeugdhulp weer start, stuurt de aanbieder opnieuw een startbericht (305-bericht) en daaropvolgend – wanneer de jeugdhulp definitief gestopt is – een stopbericht (307-bericht).

2.5.1 Definitie van het tijdelijk stoppen van de levering

Onder het tijdelijk stoppen van de levering wordt verstaan een voorlopige onderbreking van de jeugdhulpverlening van langer dan zes weken (in verband met bijvoorbeeld de zomervakantie), maar waarbij de levering weer zal worden hervat na de voornoemde onderbreking.

2.6 Werkwijzen bij declareren van geleverde jeugdhulp vóór en vanaf 1 januari 2021 Deze paragraaf beschrijft de werkwijzen bij het declareren van de geleverde (en uitgevoerde) jeugdhulp van vóór en vanaf 1 januari 2021.

Alle jeugdhulp die is of wordt geleverd vanaf 1 januari 2021 worden gedeclareerd overeenkomstig de werkwijze gedeclareerd, zoals beschreven in paragrafen 2.6.4. tot en met 2.6.5. Alle jeugdhulp die is geleverd vóór 1 januari 2021 worden overeenkomstig de werkwijze gedeclareerd, zoals beschreven in paragrafen 2.6.1. tot en met 2.6.3. Ook correcties op declaraties van jeugdhulp geleverd vóór 1 januari 2021 worden afgewikkeld met 303D-berichten. Bij het indienen van declaraties met 303D-berichten wordt een declaratieperiode van vóór 1 januari 2021 vermeld.

2.6.1 Werkwijze bij declareren van geleverde jeugdhulp vóór 1 januari 2021

1. De aanbieder declareert maandelijks na afloop van een kalendermaand, via een 303D-bericht. Dit doet de aanbieder uiterlijk in de daaropvolgende maand;

2. 303F-berichten worden afgekeurd door de gemeente;

3. De aanbieder declareert in dezelfde eenheid als waarin de jeugdhulp is toegewezen, het een en ander overeenkomstig de voormelde tabel;

4. De aanbieder declareert in batches per maand per gemeente. Een 303D-bericht kan declaratieregels van één of meerdere cliënten bevatten;

5. Een 303D-bericht bevat een declaratienummer die per 303D-bericht en wettelijk domein (Wmo 2015 of Jeugdwet) uniek is voor de aanbieder;

6. De aanbieder vult in het 303D-bericht een declaratieperiode in, die ligt vóór 1 januari 2021.

7. De aanbieder declareert uitsluitend hetgeen is overeengekomen met de gemeente en niet in meerdere termijnen. 303D-berichten ten behoeve van deelbetalingen en 303D-berichten met tarieven lager dan het overeengekomen tarief worden afgekeurd;

8. Het in rekening te brengen tarief is het gecontracteerde tarief zoals opgenomen in bijlage 1, dat ieder kalenderjaar kan wijzigen. Voor outputgefinancierde producten (zoals trajecten) is het tarief van toepassing dat betrekking heeft op het kalenderjaar van de ingangsdatum van de toewijzing (301-bericht). Voor etmaal- en uurgefinancierde producten is het tarief van

toepassing dat betrekking heeft op het kalenderjaar van de levering4 oftewel de periode waarover zorg geleverd en gedeclareerd wordt; en

9. De producten waarop het degressief tarief van toepassing is, kunnen worden teruggevonden in bijlage 1. De aanbieder declareert niet aan de hand van het degressief tarief. Dit wordt naderhand verrekend middels een tussentijdse en/of eindafrekening.5

2.6.2 Werkwijze declaratiebericht retour voor geleverde jeugdhulp vóór 1 januari 2021 (304D-bericht)

1. De gemeente verstuurt binnen 20 werkdagen, na de ontvangstdatum van het 303D-bericht, een retourbericht (304D) waarin aangegeven wordt of de declaratie is goedgekeurd en, als een declaratieregel is afgekeurd, de reden van afkeuring6; en

2. De gemeente betaalt goedgekeurde declaratieregels binnen 30 dagen na het versturen van het retourbericht (304D-bericht).

2.6.3 Werkwijze correcties op declaraties voor geleverde jeugdhulp vóór 1 januari 2021

1. De aanbieder dient correcties op afgekeurde declaratieregels in, in dezelfde of direct opvolgende declaratieperiode;

2. De aanbieder dient correcties op goedgekeurde declaratieregels zo snel mogelijk in, doch uiterlijk 2 maanden na goedkeuring;

3. Als een toewijzing (301-bericht) wordt ingekort of ingetrokken en de aanbieder heeft al op de betreffende toewijzing gedeclareerd, dan crediteert de aanbieder de daarop betrekking hebbende declaratieregels;

4. De velden die noodzakelijk zijn voor de koppeling van het oorspronkelijke 303D-bericht met het 303D-bericht van de creditering worden gevuld met in ieder geval de volgende kenmerken:

- de inhoud van de goedgekeurde declaratieregel (met dezelfde declaratieperiode, toewijzingsnummer, productcategorie, etc.), waarbij deze declaratieregel is aangemerkt als credit;

- een nieuw Referentienummer;

- het VorigReferentieNummer van de goedgekeurde declaratieregel7; en

5. Ten aanzien van de creditering door middel van een 303D-bericht zijn paragrafen 2.6.1 en 2.6.2. van toepassing;

2.6.4 Werkwijze bij declareren van geleverde jeugdhulp en uitgevoerd vanaf 1 januari 2021

1. De aanbieder declareert maandelijks na afloop van een kalendermaand, via een declaratiebericht (323-bericht). Dit doet de aanbieder uiterlijk in de daaropvolgende maand;

2. De aanbieder declareert in dezelfde eenheid als waarin de jeugdhulp is toegewezen, het een en ander overeenkomstig de voormelde tabel;

3. De aanbieder declareert in batches per maand per gemeente;

4. Een declaratiebericht (323-bericht) bevat een declaratienummer die per declaratiebericht (323- bericht) en wettelijk domein (Wmo 2015 of Jeugdwet) uniek is voor de aanbieder;

5. De aanbieder declareert uitsluitend hetgeen is overeengekomen met de gemeente en niet in meerdere termijnen. Declaratieberichten (323-berichten) ten behoeve van deelbetalingen en declaratieberichten met tarieven lager dan het overeengekomen tarief worden afgekeurd;

6. Het in rekening te brengen tarief is het gecontracteerde tarief zoals opgenomen in bijlage 1, dat ieder kalenderjaar kan wijzigen. Voor outputgefinancierde producten (zoals trajecten) is het tarief van toepassing dat betrekking heeft op het kalenderjaar van de ingangsdatum van de toewijzing (301-bericht). Voor etmaal- en uurgefinancierde producten is het tarief van toepassing dat betrekking heeft op het kalenderjaar van de levering8 oftewel de periode waarover zorg geleverd en gedeclareerd wordt; en

7. De producten waarop het degressieve tarief van toepassing is, kunnen worden teruggevonden in bijlage 1. De aanbieder declareert niet aan de hand van het degressieve tarief. Dit wordt naderhand verrekend middels een tussentijdse en/of eindafrekening.9

4 De aanbieder controleert de te hanteren tarieven, rekeninghoudend met de tarieven van voorgaande kalenderjaren.

5 De aanbieder houdt rekening met eventuele nog te verrekenen bedragen en dient deze te verwerken in zijn jaarrekening.

6 De precieze reden van afkeuring kan worden geraadpleegd in ZorgNed door de aanbieder. Als het 303D-bericht in ZorgNed de status “Beoordeeld” heeft, dan is nog geen 304D-bericht gestuurd.

7 Dit referentienummer is terug te vinden in ZorgNed als kenmerk van de bijbehorende declaratie.

8 De aanbieder controleert de te hanteren tarieven, rekeninghoudend met de tarieven van voorgaande kalenderjaren.

9 De aanbieder houdt rekening met eventuele nog te verrekenen bedragen en dient deze te verwerken in zijn jaarrekening.

2.6.5 Werkwijze declaratiebericht retour voor geleverde jeugdhulp vanaf 1 januari 2021 (325-bericht)

1. De gemeente verstuurt binnen 10 werkdagen, na de ontvangstdatum van het declaratiebericht (323-bericht), een retourbericht (325-bericht) waarin het volgende is aangegeven:

- het declaratie identificatienummer van de aanbieder;

- het totaal gedeclareerde bedrag;

- het totaal goedgekeurde bedrag; en

- als declaratieregels zijn afgekeurd, de reden van afkeuring10;

2. De gemeente keurt een declaratieregel alleen 100% goed of 100% af.

3. De gemeente betaalt goedgekeurde declaratieregels binnen 30 dagen na de ontvangstdatum van het declaratiebericht (323-bericht).

2.6.6 Werkwijze correcties op declaraties voor geleverde jeugdhulp vanaf 1 januari 2021

1. De aanbieder dient correcties op afgekeurde declaratieregels in, in dezelfde of direct opvolgende declaratieperiode; en

2. De aanbieder dient correcties op goedgekeurde declaratieregels zo snel mogelijk in, doch uiterlijk 2 maanden na goedkeuring.

4. De velden die noodzakelijk zijn voor de koppeling van het oorspronkelijke 323-bericht met het 323-bericht van de creditering worden gevuld met in ieder geval de volgende kenmerken:

- de inhoud van de goedgekeurde declaratieregel (met dezelfde declaratieperiode, toewijzingsnummer, productcategorie, etc.), waarbij deze declaratieregel is aangemerkt als credit;

- een nieuw Referentienummer;

- het VorigReferentieNummer van de goedgekeurde declaratieregel;

5. Ten aanzien van de creditering door middel van een 323-bericht zijn paragrafen 2.6.4 en 2.6.5. van toepassing;

2.6.7 Geen jeugdhulp geleverd bij etmaal- en uurgefinancierde producten

Als gedurende een etmaal geen overnachting heeft plaatsgevonden dan wel een uur geen jeugdhulp is geleverd, dan mag de aanbieder ten behoeve van dat etmaal respectievelijk uur geen jeugdhulp declareren. Dit is niet van toepassing op de producten “Gezinshuizen”, “Pleegzorg” en “Pleegzorg LVB”.

2.6.8 Verrekening

1. Verrekening of een terugvordering kan plaatsvinden ingevolge het artikel inzake de boete van de DVO, het artikel inzake de informatievoorziening van de DVO, wanneer een toewijzing (301- bericht) ingetrokken dan wel artikel 19 lid 7 DVO Jeugd resp. artikel 20 lid 6 DVO Begeleiding Jeugd;

2. Mits een creditering goedgekeurd wordt, wordt de creditering verrekend met de goedgekeurde declaratieregels van de declaratieberichten van de aanbieder. Creditnota’s hoeven niet te worden voldaan door middel van een banktransactie aan de gemeente, tenzij de opdrachtgever hiertoe opdracht geeft;

3. Verrekening vindt plaats met de door de opdrachtgever verschuldigde toekomstige betalingen aan de aanbieder op grond van de DVO en haar bijlagen, ook indien de aanbieder niet crediteert.

2.6.9 Maximale declaratietermijn

In afwijking van artikel 3:307 lid 1 Burgerlijk Wetboek heeft de aanbieder binnen 6 maanden na beëindiging van de ondersteuning op de einddatum zoals vermeld in het stopbericht (307-bericht) dan wel het verlopen van de toewijzing (301-bericht), de op die toewijzing betrekking hebbende declaratie(s) ingediend. Na deze periode is declareren niet toegestaan.

10 De precieze reden van afkeuring kan worden geraadpleegd in ZorgNed door de aanbieder.

3. Wmo en Wmo Beschermd Wonen

Dit hoofdstuk beschrijft de wijze waarop het toewijzingsproces in het kader van de Wmo en Wmo Beschermd Wonen ten behoeve van de deelnemende gemeenten verloopt en welke stappen de betrokkenen daarin moeten nemen. Verder staan in dit hoofdstuk de afspraken over de verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van de toewijzingen. Hierbij wordt uitgegaan van een outputgerichte uitvoeringsvariant die gebaseerd is op de arrangementsbeschrijvingen zoals vermeld in bijlage 1.

Ten behoeve van de Wmo en Wmo Beschermd Wonen wordt specifiek toegewezen, waarbij de velden ‘productcategorie’, ‘productcode’, ‘volume’, ‘eenheid’ en ‘frequentie’ gevuld worden.

Uit onderstaande tabel kunnen de ‘productcategorie’, ‘productcode’, ‘volume’, ‘eenheid’ en ‘frequentie’ worden afgeleid.

Productcategorie	Betekenis	Product	Product- code	Volume	Eenheid	Frequentie
02	Begeleiding	Begeleiding Individueel	21510 t/m 21750	1	Stuks (Code: 82)	Per maand (Code: 4)
07	Dagbesteding	Begeleiding Groep	71510 t/m 71740	1	Stuks (Code: 82)	Per maand (Code: 4)
04	Kortdurend Verblijf	Kortdurend Verblijf	41510	Te bepalen in onderling overleg	Etmaal (Code: 14)	Totaal binnen geldigheidsduur beschikking (Code: 6)
08	Vervoersdiensten	Rolstoelvervoer	75510	Te bepalen in onderling overleg	Etmaal (Code: 14)	Per week (Code: 2)
15	Beschermd wonen	Toeslag Licht (tijdelijk van 18550 naar 16550)	17550	1	Stuks (Code: 82)	Per maand (Code: 4)
15	Beschermd wonen	Beschermd Wonen Licht	16550	1	Stuks (Code: 82)	Per maand (Code: 4)
15	Beschermd wonen	Toeslag Basis (tijdelijk van 16550 naar 14550)	15550	1	Stuks (Code: 82)	Per maand (Code: 4)
15	Beschermd wonen	Beschermd Wonen Basis	14550	1	Stuks (Code: 82)	Per maand (Code: 4)
03	Persoonlijke verzorging	Toeslag Verpleging (alleen voor 16550 en 14550)	13550	1	Stuks (Code: 82)	Per maand (Code: 4)
18	Overige beschermd wonen en opvang	Dagbesteding Beschermd Wonen	19550	1	Stuks (Code: 82)	Per maand (Code: 4)
18	Overige beschermd wonen en opvang	Beschermd Wonen zonder Verblijf	18550	1	Stuks (Code: 82)	Per maand (Code: 4)
02	Begeleiding	Consultatie HBO-niveau	20100	Te bepalen in onderling overleg	Uur (Code: 04)	Totaal binnen geldigheidsduur beschikking (Code: 6)
02	Begeleiding	Consultatie WO- niveau	20200	Te bepalen in onderling overleg	Uur (Code: 04)	Totaal binnen geldigheidsduur beschikking (Code: 6)

Het verzoek om toewijzing (315-bericht) wordt niet gehanteerd in het administratieve proces voor de Wmo en Wmo Beschermd Wonen.

De gemeente beoordeelt de hulpvraag van de burger op basis van het proces zoals dit is vastgelegd in de Verordening maatschappelijke ondersteuning van de gemeente.

3.1 Werkwijze toewijzing specifiek (301-bericht)

1. Voor het toewijzen van ondersteuning stuurt de gemeente een toewijzingsbericht (301-bericht) naar de aanbieder;

2. Bij specifiek toewijzen worden de ‘productcategorie’, ‘productcode’, ‘eenheid’, ‘volume’, ‘frequentie’, ‘toewijzingsstartdatum’ en ‘toewijzingseinddatum’ gevuld, het een en ander overeenkomstig de voormelde tabel;

3. Het bij de aanbieder aanwezig zijn van een geldige toewijzing (301-bericht) is een voorwaarde voor het mogen declareren van de geleverde ondersteuning; en

4. De toewijzing (301-bericht) bevat alle op aanmaakdatum geldige producten/arrangementen voor de betreffende aanbieder.

3.1.1 Werkwijze toewijzing retour (302-bericht)

2. Het versturen van dit retourbericht is belangrijke informatie voor de gemeente, die gebruikt kan worden in haar contact met de burger; en

3. Als de aanbieder de opdracht niet kan of wil accepteren, neemt hij buiten het berichtenverkeer contact op met de gemeentelijke toegang.

3.1.2 Op- en afschalen

Als de zorgvraag van de cliënt structureel zwaarder of lichter wordt binnen een lopende toewijzing, past de aanbieder in overleg met de gemeentelijke toegang de indicatie aan. Als de gemeentelijke toegang op basis van de haar bereikte signalen constateert dat de zorgvraag van de cliënt zwaarder of lichter wordt, neemt de gemeentelijke toegang contact op met de aanbieder teneinde samen te beoordelen of het bestaande product op- dan wel afgeschaald wordt;

3.1.3 Herindicatieproces11

Als de beschikking van de burger verloopt, neemt de gemeente contact op met de burger. De gemeente start het herindicatieproces binnen 8 weken vóór het verlopen van de beschikking van de burger. De aanbieder stemt vóór het verlopen van een verlenging met cliënten die een verlenging nodig hebben af of contact is met de gemeente over de verlenging. Indien twee weken vóór het verlopen van de lopende beschikking, er geen nieuwe beschikking is voor een cliënt die een verlenging nodig zegt te hebben, zal de gemeente op eerste verzoek van de aanbieder met de aanbieder in overleg treden en ambtshalve voor één maand toewijzen om de gevraagde verlenging af te handelen.

3.1.4 Intrekken en inkorten

1. Een eerder afgegeven toewijzing (301-bericht) kan alleen ingetrokken worden dan wel vervallen door een gewijzigde toewijzing (301-bericht) te versturen waarbij de einddatum in de toewijzing gelijk is aan de ‘toewijzingsingangsdatum’. De toepasselijke reden wijziging wordt meegegeven in de toewijzing (301-bericht);

2. Als de gemeente constateert dat een toegewezen product niet meer geleverd hoeft te worden, wordt de toewijzing voor dit product in overleg met de aanbieder ingetrokken. Daarmee wordt de opdracht voor de aanbieder beëindigd; en

3. Onder inkorten wordt het aanpassen van de gewenste einddatum in de toewijzing (301-bericht) zodat de toegewezen periode wordt verkort. De toepasselijke reden wijziging wordt meegegeven in de toewijzing (301-bericht). Als de toewijzing (301-bericht) wordt ingekort en inmiddels goedgekeurde declaratieregels zouden daardoor buiten de toewijzingsperiode vallen, dan crediteert de aanbieder de desbetreffende declaratieregels.

11 De gemeenten Xxxxxxxxxx xx Xxxxxxxxxx xxx xx Xxxx hebben in het voorjaar van 2019 besloten zonder einddatum ondersteuning toe te wijzen.

3.1.5 Aanpassen van een toewijzing (301-bericht) door een (nieuwe) toewijzing 12

1. Een afgegeven toewijzing (301-bericht) mag aangepast worden, waarbij de aanpassing met een (nieuwe) toewijzing (301-bericht) moet worden doorgegeven;

wordt;

3.2 Werkwijze start zorg (305-bericht)

1. De aanbieder verstuurt binnen 5 werkdagen na de start van de gecontracteerde ondersteuning een start zorgbericht (305-bericht), waarin de begindatum van het moment van de start van de zorg wordt vermeld. Indien een 301-bericht met terugwerkende kracht wordt verstuurd door de gemeentelijke toegang, verstuurt de aanbieder binnen 5 werkdagen na ontvangst van het 301- bericht een startbericht (305-bericht);

2. Bij ieder startbericht (305-bericht) hoort altijd een stopbericht. Zonder startbericht kan niet gestopt worden;

3. Bij een toewijzing (301-bericht) is maximaal één startbericht (305-bericht) actueel;

4. De velden die noodzakelijk zijn voor de koppeling van het 305-bericht met het 301-bericht worden gevuld, zijnde in ieder geval de “productcategorie”, “productcode”, “toewijzingsnummer”, “toewijzingsingangsdatum” en “begindatum”. Als één van deze velden fout is ingevuld, dan wordt het 305-bericht afgekeurd;

5. De begindatum van het startbericht (305-bericht) mag alleen op of na de ingangsdatum van de toewijzing (301-bericht) liggen, nooit eerder;

6. Het correct door de aanbieder verstuurde startbericht (305-bericht) is een voorwaarde voor het mogen declareren van de geleverde ondersteuning; en

3.2.1 Definitie van het moment van de start van de zorg

Onder het moment van de start van de zorg wordt verstaan het moment waarop een directe hulpverlener van de aanbieder voor het eerst in het kader van de dienstverlening, zoals opgenomen in bijlage 1, face- to-face contact heeft met de burger, waarbij wordt gewerkt aan de doelstellingen uit het ondersteuningsplan.

iStandaarden, bedrijfsregel OP033x1.

3.3 Werkwijze stop zorg (307-bericht)

1. De aanbieder verstuurt binnen 5 werkdagen na het feitelijk beëindigen van de ondersteuning een stopbericht (307-bericht) met de reden van beëindiging. Indien een 301-bericht met terugwerkende kracht wordt verstuurd door de gemeentelijke toegang, verstuurt de aanbieder binnen 5 werkdagen na ontvangst van het 301-bericht een stop zorgbericht (307-bericht);

2. Bij een toewijzing (301-bericht) en startbericht (305-bericht) hoort een stopbericht (307-bericht), ook als dat gebeurt op de geplande einddatum van de toewijzing (301-bericht), ongeacht toewijzingen (301-berichten) ten behoeve van een verlenging;

3. De gemeente kan een nieuwe toewijzing (301-bericht) sturen met een aangepaste einddatum (naar aanleiding van het stopbericht (307-bericht). Dit mogen de gemeenten bepalen.

4. De velden die noodzakelijk zijn voor de koppeling van het 307-bericht met het 301-bericht en het 305-bericht worden gevuld, zijnde in ieder geval de “productcategorie”, “productcode”, “beschikkingsnummer”, “toewijzingsnummer”, “toewijzingsingangsdatum”, “begindatum” en “einddatum”. Als één van deze velden fout is ingevuld, dan wordt het 307-bericht afgekeurd;

5. De einddatum van het stopbericht (307-bericht) mag alleen vóór of op de einddatum van de toewijzing (301-bericht) liggen, nooit later

6. Indien een stopbericht (307-bericht) gecorrigeerd moet worden (omdat bijvoorbeeld dit niet had moeten gebeuren), dan trekt de aanbieder het eerder gestuurde stopbericht in door opnieuw het stopbericht (met gelijke inhoud) te sturen met de status aanlevering “Verwijderen aanlevering”. Van deze intrekking ontvangt de aanbieder een retourbericht (308-bericht) van de gemeente; en

7. Na verzending van het stopbericht (307-bericht) blijft de toewijzing (301-bericht) rechtmatig tot de einddatum van de toewijzing (301-bericht). Zolang de einddatum van de toewijzing (301- bericht) niet is verstreken, kan de aanbieder het stopbericht (307-bericht) verwijderen als blijkt dat de ondersteuning door moet gaan tot aan de einddatum van de toewijzing (301-berich).

3.3.1 Werkwijze retourberichten (306- en 308-berichten)

De gemeente verstuurt binnen 3 werkdagen na ontvangst van een start- en stopbericht een retourbericht (306-of 308-bericht).

3.4 Tijdelijk stoppen van de levering

Ondersteuning kan tussentijds stoppen. Dit wordt kenbaar gemaakt door het versturen van een stopbericht (307-bericht) met als reden “Levering is tijdelijk beëindigd” binnen 10 werkdagen na afloop van de betreffende kalendermaand, waarin de datum wordt aangegeven waarop de cliënt feitelijk tijdelijk is gestopt. Zodra de ondersteuning weer start, stuurt de aanbieder opnieuw een startbericht (305- bericht) en daaropvolgend – wanneer de ondersteuning definitief gestopt is – een stopbericht (307- bericht).

3.4.1 Definitie van het tijdelijk stoppen van de levering

Onder het tijdelijk stoppen van de levering wordt verstaan een voorlopige onderbreking van de levering van de maatschappelijke ondersteuning dan wel beschermd wonen van langer dan één volledige kalendermaand, maar waarbij de levering weer zal worden hervat na de voornoemde onderbreking.

3.5 Werkwijze bij declareren van ondersteuning vóór en vanaf 1 januari 2021

Deze paragraaf beschrijft de werkwijzen bij het declareren van de geleverde (en uitgevoerde) ondersteuning van vóór en vanaf 1 januari 2021.

Alle ondersteuning die is of wordt geleverd vanaf 1 januari 2021 worden gedeclareerd overeenkomstig de werkwijze gedeclareerd, zoals beschreven in paragrafen 3.5.4. tot en met 3.5.6. Alle ondersteuning die is geleverd vóór 1 januari 2021 worden overeenkomstig de werkwijze gedeclareerd, zoals beschreven in paragrafen 3.5.1. tot en met 3.5.3. Ook correcties op declaraties van ondersteuning geleverd vóór 1 januari 2021 worden afgewikkeld met 303D-berichten. Bij het indienen van declaraties met 303D-berichten wordt een declaratieperiode van vóór 1 januari 2021 vermeld.

3.5.1 Werkwijze bij declareren van geleverde ondersteuning vóór 1 januari 2021

1. Als gedurende een kalendermaand geen ondersteuning is geleverd aan een cliënt (binnen een lopende toewijzing), dan mag de aanbieder ten behoeve van die kalendermaand geen ondersteuning declareren;

2. 303F-berichten worden afgekeurd door de gemeente;

3. De aanbieder declareert maandelijks na afloop van een kalendermaand, via een 303D-bericht. Dit doet de aanbieder uiterlijk in de daaropvolgende maand;

4. De aanbieder declareert in dezelfde eenheid als waarin de ondersteuning is toegewezen, het een en ander overeenkomstig de voormelde tabel;

5. De aanbieder declareert in batches per maand per gemeente. Een 303D-bericht kan declaratieregels van één of meerdere cliënten bevatten;

6. Een 303D-bericht bevat een declaratienummer die per 303D-bericht en wettelijk domein (Wmo 2015 of Jeugdwet) uniek is voor de aanbieder;

7. De aanbieder vult in het 303D-bericht een declaratieperiode in, die ligt vóór 1 januari 2021;

8. De aanbieder declareert uitsluitend hetgeen is overeengekomen met de gemeente en niet in meerdere termijnen. 303D-berichten ten behoeve van deelbetalingen en 303D-berichten met tarieven lager dan het overeengekomen tarief worden afgekeurd;

9. Het in rekening te brengen tarief is het gecontracteerde tarief zoals opgenomen in bijlage 1, dat ieder kalenderjaar kan wijzigen. Voor etmaal- en maandgefinancierde producten is het tarief van toepassing dat betrekking heeft op het kalenderjaar van de levering13 oftewel de periode waarover zorg geleverd en gedeclareerd wordt; en

10. De producten waarop het degressief tarief van toepassing is, kunnen worden teruggevonden in bijlage 1. De aanbieder declareert niet aan de hand van het degressief tarief. Dit wordt naderhand verrekend middels een tussentijdse en/of eindafrekening.14

3.5.2 Werkwijze declaratiebericht retour voor geleverde ondersteuning vóór 1 januari 2021 (304D-bericht)

2. De gemeente betaalt goedgekeurde declaratieregels binnen 30 dagen na het versturen van het retourbericht (304D-bericht).

13 De aanbieder controleert de te hanteren tarieven, rekeninghoudend met de tarieven van voorgaande kalenderjaren. 14 De aanbieder houdt rekening met eventuele nog te verrekenen bedragen en deze te verwerken in zijn jaarrekening. 15 De precieze reden van afkeuring kan worden geraadpleegd in ZorgNed door de aanbieder.

3.5.3 Werkwijze declaratiebericht retour voor geleverde ondersteuning vóór 1 januari 2021 (304D-bericht)

1. De aanbieder dient correcties op afgekeurde declaratieregels in, in dezelfde of direct opvolgende declaratieperiode;

2. De aanbieder dient correcties op goedgekeurde declaratieregels zo snel mogelijk in, doch uiterlijk 2 maanden na goedkeuring;

4. De velden die noodzakelijk zijn voor de koppeling van het oorspronkelijke 303D-bericht met het 303D-bericht van de creditering worden gevuld met in ieder geval de volgende kenmerken:

- de inhoud van de goedgekeurde declaratieregel (met dezelfde declaratieperiode, toewijzingsnummer, productcategorie, etc.), waarbij deze declaratieregel is aangemerkt als credit;

- een nieuw Referentienummer;

- het VorigReferentieNummer van de goedgekeurde declaratieregel; en

5. Ten aanzien van de creditering door middel van een 303D-bericht zijn paragrafen 3.5.1 en 3.5.2. van toepassing;

3.5.4 Werkwijze bij declareren van geleverde ondersteuning vanaf 1 januari 2021

2. De aanbieder declareert maandelijks na afloop van een kalendermaand, via een declaratiebericht (323-bericht). Dit doet de aanbieder uiterlijk in de daaropvolgende maand;

3. De aanbieder declareert in dezelfde eenheid als waarin de ondersteuning is toegewezen, het een en ander overeenkomstig de voormelde tabel;

4. De aanbieder declareert in batches per maand per gemeente;

5. Een declaratiebericht (323-bericht) bevat een declaratienummer die per declaratiebericht (323- bericht) en wettelijk domein (Wmo 2015 of Jeugdwet) uniek is voor de aanbieder;

6. De aanbieder declareert uitsluitend hetgeen is overeengekomen met de gemeente en niet in meerdere termijnen. Declaratieberichten (323-berichten) ten behoeve van deelbetalingen en 303D-berichten met tarieven lager dan het overeengekomen tarief worden afgekeurd;

7. Het in rekening te brengen tarief is het gecontracteerde tarief zoals opgenomen in bijlage 1, dat ieder kalenderjaar kan wijzigen. Voor outputgefinancierde producten (zoals trajecten) is het tarief van toepassing dat betrekking heeft op de ingangsdatum van de toewijzing. Voor etmaal- en uurgefinancierde producten is het tarief van toepassing dat betrekking heeft op het kalenderjaar van de levering16 oftewel de periode waarover zorg geleverd en gedeclareerd wordt; en

8. De producten waarop het degressief tarief van toepassing is, kunnen worden teruggevonden in bijlage 1. De aanbieder declareert niet aan de hand van het degressief tarief. Dit wordt naderhand verrekend middels een tussentijdse en/of eindafrekening.17

3.5.5 Werkwijze declaratiebericht retour voor geleverde ondersteuning en uitgevoerd vanaf 1 januari 2021 (325-bericht)

1. De gemeente verstuurt binnen 10 werkdagen, na de ontvangstdatum van het declaratiebericht (323-bericht), een retourbericht (325-bericht) waarin het volgende is aangegeven:

- het declaratie identificatienummer van de aanbieder;

- het totaal gedeclareerde bedrag;

- het totaal goedgekeurde bedrag; en

- als declaratieregels zijn afgekeurd, de reden van afkeuring18;

2. De gemeente keurt een declaratieregel alleen 100% goed of 100% af.

3. De gemeente betaalt goedgekeurde declaratieregels binnen 30 dagen na de ontvangstdatum van het declaratiebericht (323-bericht).

16 De aanbieder controleert de te hanteren tarieven, rekeninghoudend met de tarieven van voorgaande kalenderjaren.

17 De aanbieder houdt rekening met eventuele nog te verrekenen bedragen en dient deze te verwerken in zijn jaarrekening.

18 De precieze reden van afkeuring kan worden geraadpleegd in ZorgNed door de aanbieder.

3.5.6 Werkwijze correcties op declaraties voor geleverde ondersteuning vanaf 1 januari 2021

1. De aanbieder dient correcties op afgekeurde declaratieregels in, in dezelfde of direct opvolgende declaratieperiode; en

2. De aanbieder dient correcties op goedgekeurde declaratieregels zo snel mogelijk in, doch uiterlijk 2 maanden na goedkeuring.

4. De velden die noodzakelijk zijn voor de koppeling van het oorspronkelijke 323-bericht met het 323-bericht van de creditering worden gevuld met in ieder geval de volgende kenmerken:

- de inhoud van de goedgekeurde declaratieregel, waarbij deze declaratieregel is aangemerkt als credit;

- een nieuw Referentienummer;

- het VorigReferentieNummer van de goedgekeurde declaratieregel;

5. Ten aanzien van de creditering door middel van een 323-bericht zijn paragrafen 2.6.4 en 2.6.5. van toepassing;

3.5.7 Laatste maand

1. De maand waarin de ondersteuning is gestart, anders gezegd de maand waarin de begindatum van het startbericht (305-bericht) valt, is volledig declarabel, ongeacht de begindatum in het startbericht (305-bericht);

2. De maand waarin de ondersteuning is beëindigd, is niet declarabel. Dit is niet van toepassing:

a. wanneer aansluitend een Wmo- dan wel Wmo Beschermd Wonen-product, zoals vermeld in bijlage 1, aan dezelfde aanbieder wordt toegewezen en de aanbieder voor het betreffende product een startbericht (305-bericht) heeft gestuurd. Als geen aansluitende toewijzing naar dezelfde aanbieder is gestuurd, dan is sprake van de laatste maand; of

b. wanneer xxxxxxxx die tot en met 31 december 2020 actief zijn aangemeld vanwege de Wlz- migratie bij het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) en aan hen een aansluitende Wlz- indicatie is toegewezen. Als een cliënt niet actief is aangemeld tot en met 31 december 2020, dan is sprake van de laatste maand en is deze niet declarabel.

3. De maand waarin de ondersteuning tijdelijk is beëindigd, zoals beschreven in paragraaf 3.4, is declarabel.

4. Als in één kalendermaand twee Wmo-producten zijn toegewezen, waarvan één wordt gestart en één wordt gestopt gedurende die kalendermaand, mag alleen het Wmo-product dat wordt gestart, worden gedeclareerd.

3.5.8 Verrekening

1. Verrekening of een terugvordering kan plaatsvinden ingevolge artikel 8 lid 3 van de DVO, artikel 18 lid 4 van de DVO dan wel wanneer een toewijzing (301-bericht) ingetrokken;

2. Als een toewijzing (301-bericht) wordt ingekort of ingetrokken en de aanbieder heeft al op de betreffende toewijzing gedeclareerd, dan crediteert de aanbieder de daarop betrekking hebbende declaratieregels;

3. Verrekening vindt plaats met de door de opdrachtgever verschuldigde toekomstige betalingen aan de aanbieder op grond van de DVO en haar bijlagen.

4. Ten aanzien van de creditering door middel van een 303D-bericht zijn paragrafen 3.5 en 3.5.2. van toepassing;

4. Mits een creditering goedgekeurd, wordt de creditering verrekend met de goedgekeurde declaratieregels van declaratieberichten van de aanbieder. Creditnota’s hoeven niet te worden voldaan door middel van een banktransactie aan de gemeente, tenzij de opdrachtgever hiertoe opdracht geeft; en

5. Verrekening vindt plaats met de door de opdrachtgever verschuldigde toekomstige betalingen aan de aanbieder op grond van de DVO en haar bijlagen, ook indien de aanbieder niet crediteert.

3.5.9 Maximale declaratietermijn

4. Bijzondere onderwerpen

Dit hoofdstuk beschrijft een aantal bijzondere onderwerpen die gerelateerd zijn aan de administratieve verwerking van jeugdhulp en ondersteuning.

4.1 Woonplaatsbeginsel

Per 1 januari 2022 is het nieuwe woonplaatsbeginsel voor de Jeugdwet van kracht. Dit protocol volgt

de werkwijze zoals vastgelegd in het stappenplan woonplaatsbeginsel en het (nieuwe) J42-convenant

‘woonplaatsbeginsel’. Dit convenant is verplicht voor alle betrokken partijen.

4.2 Het gezinsplan

De werkwijze 1G1P1R en het gezinsplan (als communicatiemiddel) vormen de pijlers voor het integraal werken. Deze pijlers zijn aan verandering onderhevig.

Als meer informatie omtrent de werkwijze 1G1P1R, het gezinsplan en de beschikbare hulpmiddelen gewenst is, kan de website van Jeugdhulp Zuid-Limburg worden geraadpleegd.

4.3 Abonnementstarief Wmo

Het niet versturen van een start- en stopberichten (305- en 307-berichten) in het kader van Wmo en Wmo Beschermd Wonen kan impact hebben op het incasseren van het abonnementstarief bij de cliënt in de desbetreffende maand. De gemeente bepaalt op basis van deze informatie het start- of stopmoment voor de inning van het abonnementstarief bij de cliënt en communiceert hierover met het CAK door middel van de bijbehorende (iEb-)berichtenstandaard.

4.4 Afsprakenkaart

In het kader van het verminderen van de administratieve lasten is het van belang dat keuzes met betrekking tot productspecificaties op een overzichtelijke wijze gedeeld worden met zorgaanbieders. De afsprakenkaart biedt hiervoor een oplossing, het is een gestructureerde en gestandaardiseerde beschrijving van productspecificaties.

Ondanks de Standaard Administratieprotocollen (hierna: SAP) van het Ketenbureau i-Sociaal Domein kan een gemeente of inkoopregio nog vele keuzes maken bij het opstellen van hun contracten. Om de gemeenten te helpen met het maken van deze keuzes en om voor zorgaanbieders begrijpelijke contracten te faciliteren werkt het Ketenbureau i-Sociaal Domein aan de afsprakenkaart.

De afsprakenkaart zal integraal onderdeel van het Declaratieprotocol worden. Het project afsprakenkaart is nu nog een pilot.

Als meer informatie omtrent de pilot afsprakenkaart gewenst is, kan de website van het Ketenbureau i- Sociaal Domein worden geraadpleegd.

De volgende onderwerpen zullen (mogelijk) onderdeel worden van de afsprakenkaart:

- het in afstemming laten vervallen van een toewijzing (301-bericht) als niet binnen een afgesproken periode een start zorg-bericht (305-bericht) is gestuurd; en

- een declaratiekalender waarop aangegeven is wanneer declaraties voor welke periode verwacht worden en wanneer deze verwerkt en betaalbaar gesteld worden. De opdrachtgever verwerkt de ingediende 303D-berichten op weekbasis.

4.5 Verzamelfactuur

Vanwege het gebruik van het 303D-bericht – dat wettelijk niet als factuur geldt – is het noodzakelijk om een verzamelfactuur in te dienen. Na afloop van het boekjaar stuurt de aanbieder een verzamelfactuur naar het Inkoopteam Sociaal Domein in Maastricht middels Negometrix. Deze factuur dient het totaalbedrag te bevatten van de afzonderlijke goedgekeurde declaraties van het desbetreffende boekjaar. Specifieke instructies worden aan het eind van het boekjaar gecommuniceerd aan de aanbieders als onderdeel van de instructies voor de jaarafsluiting.

4.6 Controleprotocol

Het onderstaande betreft een nadere invulling van het artikel van de DVO inzake ‘Monitoring’.

Het advies met betrekking tot omzetgrens/controledrempel van de VNG (€ 125.000,- per gemeente) kan niet gevolgd worden omdat de regio Zuid-Limburg veel kleine aanbieders contracteert. De gezamenlijke omzet van deze kleinere aanbieders is van een materiële omvang voor kleinere gemeenten. Naar aanleiding van de fusie van de gemeenten Nuth, Schinnen en Onderbanken en het streven naar administratieve lastenverlichting is de controledrempel voor de regio herzien.

Voor de verschillende wetten (Jeugdwet en Wmo) zijn verschillende controledrempels bepaald. De omzet in het kader van de Jeugdwet en de Wmo hoeft dus niet meer getotaliseerd te worden, maar wordt los van elkaar bezien. Vanwege de verschillen in controledrempels per wet kan het voorkomen dat een aanbieder twee bestuurdersverklaringen (één per wet) dient aan te leveren indien hij per wet beneden de gestelde controledrempels blijft. Tevens kan het voorkomen dat op beide wetten een controleverklaring op de productieverantwoording moet worden aangeleverd dan wel op maar één (1) van beide wetten.

4.6.1 Jeugdwet (artikel 18 DVO Begeleiding Jeugd resp. artikel 17 DVO Jeugdhulp Overig) De aanbieder die een Jeugdwet omzet realiseert van meer dan € 300.000,- in de regio Zuid-Limburg, op getotaliseerde gecontracteerde zorg die onder de verschillende DVO’s Jeugd valt, levert een controleverklaring aan conform het landelijke “Accountantsprotocol en Productieverantwoording Jeugdwet” van het betreffende jaar. Aanbieders met een lagere omzet leveren een bestuurdersverklaring aan. De omzet op het product ‘Gezinshuizen’ telt niet mee voor de controledrempel aangezien de etmalen in het kader van dit product ongeacht aanwezigheid worden vergoed.

4.6.2 Wmo (artikel 17 DVO Wmo resp. Wmo BW)

De aanbieder die een Wmo omzet realiseert van meer dan € 125.000,- in de regio Zuid-Limburg, op getotaliseerde gecontracteerde zorg die onder de verschillende DVO’s Wmo valt, levert een controleverklaring aan conform het landelijke “Accountantsprotocol en Productieverantwoording Wmo” van het betreffende jaar. Aanbieders met een lagere omzet leveren een bestuurdersverklaring aan.

4.7 Geschillenbeslechting

Alle geschillen tussen de gemeentelijke toegang en de aanbieder die naar aanleiding van gevallen ontstaan, waarin dit protocol niet voorziet, worden zoveel als mogelijk in onderling overleg tussen de gemeentelijke toegang en de aanbieder opgelost. Mocht dit overleg geen oplossing tussen partijen teweegbrengen, dan zullen geschillen worden beslist door de opdrachtgever.

Als de aanbieder in gebreke blijft bij de naleving van dit protocol, dan zullen geen toewijzingen (301- berichten) met terugwerkende kracht worden verstuurd. Als de gemeente in gebreke blijft bij de naleving van dit protocol, dan verlengt de gemeente de lopende toewijzing om een aangesloten toewijzingsperiode te garanderen.

4.8 Cliënten zonder BSN en cliënten die geheim moeten blijven

In sommige gevallen komt het voor dat cliënten zonder BSN (denk bijvoorbeeld aan jeugdige asielzoekers) jeugdhulp of ondersteuning ontvangen. Ook kan het voorkomen dat cliënten waarvan het BSN geheim moet blijven (bijvoorbeeld ingeval van loverboyproblematiek) jeugdhulp of ondersteuning ontvangen. Gebruik van het berichtenverkeer zonder BSN is niet mogelijk. Derhalve zijn maatwerkafspraken nodig die administratieve lasten beperken en de toegang borgen.

4.8.1 Pasgeboren en ongeboren kinderen

In dit geval wordt de jeugdhulp aan de moeder toegewezen. De jeugdhulp kan dan verleend worden. Het moment dat de jeugdige een BSN-nummer heeft, kan de jeugdhulp worden overgedragen.

4.8.2 Administratief proces ingeval van geen of geheim BSN

In het geval van cliënten zonder BSN en cliënten waarvan het BSN geheim moet blijven, is het gebruik van het berichtenverkeer vanwege deze reden niet mogelijk. Deze paragraaf beschrijft via welke stappen het administratieve en financiële proces dan vorm krijgt.

1. Ingeval van een verwijzing vanuit een wettelijke verwijzer, informeert de aanbieder de verantwoordelijke gemeente via een beveiligde e-mail of per post. De volgende gegevens worden door de aanbieder hierin opgenomen:

o aanbieder (AGB-code, IBAN-nummer, KvK-nummer);

o de gemeente en gemeentecode;

o de geboortedatum van de cliënt (niet voor geheime cliënten);

o het geslacht van de cliënt (niet voor geheime cliënten);

o de naam van de cliënt (niet voor geheime cliënten);

o de wettelijke vertegenwoordiging van de cliënt (niet voor geheime cliënten);

o eventueel het interne cliëntnummer wat de aanbieder gebruikt voor de aanmelding en dat alleen door de aanbieder aan de cliënt gekoppeld kan worden;

o de naam van de verwijzer;

o de code van de soort verwijzer;

o de startdatum en de beoogde einddatum;

o het product (op basis van bijlage 1);

o de omvang (volume, eenheid en frequentie); en

o de contactgegevens van de aanbieder.

2. De gemeente stuurt binnen 5 werkdagen een ontvangstbevestiging (via beveiligde e-mail of post) zodat duidelijk is dat de e-mail of het poststuk in goede orde is ontvangen. Hierin worden de contactgegevens van de gemeente vastgelegd;

3. De aanbieder en de gemeente maken in overleg nadere afspraken over het te volgen traject;

4. Declaratie vanuit de aanbieder vindt na afloop van de maand waarin zorg is geleverd plaats via beveiligde e-mail of per post en bevat de volgende gegevens voor zover dat de veiligheid van de cliënt niet schaadt:

o aanbieder (AGB-code, IBAN-nummer, KvK-nummer);

o de gemeente en gemeentecode;

o de geboortedatum van de cliënt (niet voor geheime cliënten);

o het geslacht van de cliënt (niet voor geheime cliënten);

o de naam van de cliënt (niet voor geheime cliënten);

o de wettelijke vertegenwoordiging van de cliënt (niet voor geheime cliënten);

o eventueel het interne cliëntnummer wat de aanbieder gebruikt voor de aanmelding en dat alleen door de aanbieder aan de cliënt gekoppeld kan worden;

o periode waarover de factuur wordt gestuurd;

o het product (op basis van bijlage 1);

o productperiode (begin- en einddatum); en

o het factuurbedrag (op basis van bijlage 1).

5. Voorbeelden

In dit hoofdstuk wordt een aantal voorbeelden ter verduidelijking gegeven van hoe de toewijzingsprocessen en de bijzondere onderwerpen zich in de praktijk kunnen gaan manifesteren.

5.1 Opeenvolgende arrangementen binnen dezelfde hoofdgroep (sextant)

De behandelduur van een arrangement Behandeling Individueel Kort (83110, 83210 en 83310) is maximaal 6 maanden. Een arrangement Behandeling Individueel Kort kan niet binnen 12 maanden worden opgevolgd door een nieuw arrangement Behandeling Individueel Kort, tenzij sprake is van een tijdelijke onderbreking van de hulpverlening, waarbij na de onderbreking sprake is van een nieuwe aanvraag. In de hoofdregel geldt dus dat het arrangement Behandeling Individueel Kort omgezet wordt naar het arrangement Behandeling Individueel Lang (83120,83220 en 83320), tenzij de uitzonderingsregel van toepassing is.

Een afgerond arrangement Xxxx opgevolgd door een arrangement Xxxx is in theorie mogelijk, maar zal in de praktijk niet vaak voorkomen. Immers, gedurende het arrangement Kort moet duidelijk worden tijdens de looptijd van de huidige toewijzing (301-bericht) dat het arrangement Kort tussentijds omgezet moet worden naar een arrangement Lang.

5.2 Tussentijds op- en afschalen

In gehanteerde voorbeelden wordt het arrangement ‘Behandeling Individueel’ gebruikt. Deze methodiek geldt voor alle arrangementen Jeugd.

5.2.1 Arrangementen met een sextant indeling

Het is mogelijk de zorg van een cliënt binnen een arrangement op- of af te schalen. Als de omstandigheden wijzigen kan, in overleg met de gemeentelijke toegang, een cliënt worden ingedeeld in een ander subarrangement. Afhankelijk van de resterende behandelduur wordt samen met de gemeentelijke toegang bekeken of het huidige arrangement omgezet moet worden, of dat een nieuw arrangement het huidige arrangement opvolgt.

5.2.2 Behandeling Individueel Start

Vanaf 2019 kan een zorgaanbieder kiezen voor het inzetten van een “start arrangement” bij onduidelijkheid over het toe te kennen arrangement dan wel voor een aanvraag na afronding gezinsplan.

Het arrangement Behandeling Individueel Start is in te zetten bij een toewijzing via de alternatieve route als er nog geen overleg is geweest met toegang over de arrangementsindeling.

Er wordt geadviseerd eerst met toegang te schakelen over de indeling. Het arrangement Behandeling individueel Start kan ook ingezet worden door de gemeentelijke toegang. Het zal dan gaan om korte behandelingen of diagnoses. Binnen één arrangement is het niet mogelijk om meerdere (sub)arrangementen bij één aanbieder tegelijkertijd in te zetten. Indien al gestart is met het arrangement Behandeling Individueel Start, en de definitieve indeling pas gedurende de behandeling duidelijk wordt, moet het arrangement Behandeling Individueel Start omgezet worden naar een ander arrangement. Indien het arrangement vanaf de start het correcte arrangement is, dan hoeft er niets omgezet worden.

Voorbeeld 1

Gemeente geeft na een verzoek om toewijzing een toewijzing af voor het arrangement behandeling start vanaf 01-01-2022. Aansluitend vraagt de zorgaanbieder in april om een toewijzing voor het arrangement Behandeling Individueel Kort Laag.

Er zijn 2 opties:

1) Start op laten volgen door Behandeling Individueel Kort Laag;

2) Start vervangen door Behandeling Individueel Kort Laag; (met startdatum 01-01-2022). Voordat de aanbieder vraagt om toewijzing van een ander arrangement levert deze al 3 maanden zorg. Het lijkt erop dat Start gebruikt is als diagnose of als korte behandeling. Start kan dan opgevolgd worden door een vervolgbehandeling. Als achteraf blijkt dat het start arrangement niet het juiste arrangement was dan kan dit vervangen worden door een andere variant uit het sextant. Hiervoor is een intrekking van het startarrangement noodzakelijk gevolgd door de creditering van de aanbieder indien declaratie reeds heeft plaatsgevonden.

Voorbeeld 2

Cliënt wordt via de alternatieve route doorverwezen. Zorgaanbieder stuurt een JW315-bericht (verzoek om toewijzing) naar de gemeente voor het arrangement Behandeling Individueel Start. Op dat moment is er nog geen contact geweest met de gemeentelijke toegang zodat de indeling in het arrangement Behandeling Individueel nog niet bekend is. Gemeente stuurt een JW301-bericht (toewijzing) voor het arrangement Behandeling Individueel Start. Zorgaanbieder stuurt een JW305-bericht op het moment dat de zorg start. In de maand volgend op de maand waarop de zorg is gestart stuurt de zorgaanbieder een JW303-bericht (declaratie).

Op basis van het gezinsplan wordt 1 maand na het JW303-bericht geconcludeerd dat een ander arrangement nodig is: 83110. Zorgaanbieder neemt contact op met de gemeente en na akkoord van gemeenten wordt arrangement 83100 omgezet naar 83110.Gemeente stuurt de zorgaanbieder een nieuw JW301-bericht (toewijzing) voor het arrangement 83110. De originele toewijzing op arrangement 83100 wordt ingetrokken en er wordt een nieuwe toewijzing gestuurd voor het nieuwe arrangement. De startdatum van het originele arrangement wordt de startdatum van het nieuwe arrangement. Zorgaanbieder stuurt vervolgens wederom een JW305-bericht (start zorg). In de maand volgend op de maand waarop de zorg is gestart stuurt zorgaanbieder een JW303-bericht (declaratie). Omdat zorgaanbieder de betaling voor arrangement 83100 al heeft ontvangen moet dit bedrag eerst door de zorgaanbieder gecrediteerd worden. Aanbieder stuurt hiervoor een JW303-bericht (declaratie)voor een creditbedrag ter hoogte van de eerdere declaratie. Aanbieder stuurt vervolgens een JW303-bericht (declaratie) voor een bedrag dat hoort bij arrangement 83110. Bij einde zorg stuurt de zorgaanbieder een JW307-bericht (einde zorg).

Om administratieve handelingen te voorkomen adviseren wij eerst met toegang te schakelen alvorens direct te starten met het arrangement Behandeling Individueel Start. De toegang kan dan direct het juiste arrangement toewijzen.

5.2.3. Van Behandeling Individueel Kort naar Lang

Gemeente stuurt de zorgaanbieder een nieuw JW301-bericht (toewijzing) voor het arrangement Xxxx. De originele toewijzing op arrangement Kort wordt ingetrokken en er wordt een nieuwe toewijzing gestuurd voor het nieuwe arrangement. De startdatum van het originele arrangement wordt de startdatum van het nieuwe arrangement. Zorgaanbieder stuurt vervolgens wederom een JW305-bericht (start zorg). In de maand volgend op de maand waarop de zorg is gestart stuurt zorgaanbieder een 303- bericht (declaratie). Omdat zorgaanbieder de betaling voor arrangement al heeft ontvangen moet dit bedrag eerst door de zorgaanbieder gecrediteerd worden. Aanbieder stuurt hiervoor een JW303-bericht (declaratie) met een creditbedrag. Aanbieder stuurt vervolgens een JW303-bericht (declaratie) voor het bedrag dat van toepassing is conform de nieuwe toekenning. Bij einde zorg stuurt de zorgaanbieder een JW307-bericht (einde zorg).

Een arrangement Xxxx opgevolgd door een arrangement Xxxx is wel mogelijk. Het arrangement Kort kan na afloop van het arrangement Lang worden ingezet indien er bijvoorbeeld restzorg nodig is. Dit zijn 2 gescheiden arrangementen waarbij van omzetting geen sprake is. Een afgerond arrangement Xxxx opgevolgd door een arrangement Xxxx is in theorie mogelijk, maar zal in de praktijk niet vaak voorkomen. Immers, gedurende het arrangement Kort moet duidelijk worden dat het arrangement Kort tussentijds omgezet moet worden naar een arrangement Lang.

5.2.4 Van Behandeling Individueel Laag naar Midden en/of Hoog

In bepaalde situaties is het nodig om op of af te schalen qua complexiteit/intensiteit (Hoog-Midden- Laag). Hierbij kan onderscheid gemaakt worden in tussentijdse omzetting van het arrangement en opvolging van een arrangement met een ander arrangement (restzorg).

Voorbeeld 1

Cliënt is ingedeeld in arrangement 83310 (Behandeling Individueel Kort Hoog). Gedurende de behandeling blijkt de complexiteit van de problematiek lager te zijn. Cliënt hoort volgens zorgaanbieder en gemeentelijke toegang thuis in arrangement 83210 (Behandeling Individueel Kort Midden). Arrangement moet tussentijds omgezet worden van 83310 naar 83210 door middel van een intrekking van het eerder afgegeven JW301-bericht op 83310 en een nieuw met terugwerkende kracht toegekend JW301-bericht voor 83210. Indien er al gedeclareerd en betaald is dient de aanbieder het reeds gedeclareerde bedrag te crediteren met een JW303-bericht.

Voorbeeld 2

Cliënt is ingedeeld in arrangement 83210 (Behandeling Individueel Kort Midden). Gedurende de behandeling blijkt de complexiteit van de problematiek hoger te zijn. Cliënt hoort volgens zorgaanbieder en gemeentelijke toegang thuis in arrangement 83310 (Behandeling Individueel Kort Hoog).

Arrangement moet tussentijds omgezet worden van 83210 naar 83310 door middel van een intrekking van het eerder afgegeven JW301-bericht op 83210 en een nieuw met terugwerkende toegekend JW301-bericht voor 83310. Indien er al gedeclareerd en betaald is dient de aanbieder het reeds gedeclareerde bedrag te crediteren met een JW303-bericht. U dient steeds geheel te crediteren en geen verschillen te declareren.

Voorbeeld 3

Cliënt is ingedeeld in arrangement 83320 (Behandeling Individueel Lang Hoog). Behandeling is afgerond. Zorgaanbieder en gemeentelijke toegang komen tot de conclusie dat cliënt nog restzorg nodig heeft en opvolgend aan het arrangement 83320 wordt besloten het arrangement 83210 in te zetten (Behandeling Individueel Kort Midden). Er volgt een opvolgende toekenning door middel van een JW301-bericht voor 83210.

Voorbeeld 4

Cliënt is ingedeeld in arrangement 83110 (Behandeling Individueel Kort Laag). Behandeling is na 6 maanden afgerond. Zorgaanbieder en gemeentelijke toegang komen tot de conclusie dat cliënt nog 6 maanden zorg nodig heeft. Een arrangement Xxxx binnen 12 maanden opgevolgd door een arrangement Xxxx wordt altijd omgezet naar een arrangement Xxxx. Arrangement 83110 moet omgezet worden naar 83120 door middel van een intrekking van het eerder afgegeven JW301-bericht en een nieuw met terugwerkende kracht toegekend JW301-bericht voor 83120. De startdatum van het nieuwe arrangement wordt gelijkgesteld met de startdatum van het arrangement dat wordt vervangen. Indien er al gedeclareerd is dient de aanbieder het reeds gedeclareerde bedrag te crediteren met een JW303- bericht.

Voorbeeld 5

Cliënt is ingedeeld in arrangement 83120 (Behandeling Individueel Lang Laag). Behandeling is na 12 maanden afgerond. Zorgaanbieder en gemeentelijke toegang komen tot de conclusie dat cliënt nog 3 maanden zorg nodig heeft via arrangement 83110 (restzorg). Arrangement 83120 wordt opgevolgd door arrangement 83110. Er volgt een opvolgende toekenning door middel van een JW301-bericht voor 83110.

5.3 Stop-(her)Start Zorg

Voorbeeld herstarten arrangement bij dezelfde aanbieder binnen dezelfde arrangementsperiode

Cliënt woont in Kerkrade (conform woonplaatsbeginsel = gemeente Kerkrade betaalt de zorg). Cliënt heeft behandeling Individueel ontvangen gedurende de periode 1 februari 2020 t/m 1 juni 2020 op een toekenning lang (12 maanden, looptijd tot 31 januari 2022). Zorg is door aanbieder A geleverd. Stel prijs van dit arrangement is in 2020 € 5.000. 1 juni wordt de cliënt uit zorg gemeld (JW307). Op 1 september meldt de cliënt zich weer bij de gemeente Kerkrade – hij heeft een terugval gehad en de zorg moet weer opgestart worden. Er wordt gekozen om deze te laten invullen door de originele aanbieder A.

Aanbieder A dient de zorg te leveren tot en met 31 januari 2022 (einde looptijd originele arrangement) binnen de reeds gedane vergoeding.

Indien er opnieuw wordt opgestart binnen de lopende periode mag er geen nieuwe JW301 worden aangevraagd. Indien binnen de looptijd van een afgesloten arrangement (uit-zorg bericht (Jw307) is al verstuurd) de zorg alsnog wordt hervat, dient de zorgaanbieder het Inkoopteam Sociaal Domein hiervan te berichten per e-mail met hiervan melding te maken “zorg weer opgestart binnen lopende toekenning” de gegevens:

• BSN-nummer

• Arrangementscode

• AGB-code

• Gemeentenaam

• Stopdatum

De aanbieder A mag declareren: € 5.000 bij gemeente Kerkrade over de gehele periode 1 februari 2021 tot en met 31 januari 2022.

Bovenstaande methodiek geldt zowel voor korte als voor lange arrangementen.

5.4 Stop Zorg

Voorbeeld bij opname in een verpleeghuis of ziekenhuis

Cliënt woont in Stein (conform woonplaatsbeginsel = gemeente Stein betaalt de zorg). Cliënt heeft sinds 3 januari 2020 het arrangement behandeling Individueel bij aanbieder A, met een overeengekomen tarief van € 5.000.

Op 1 mei 2020 wordt cliënt opgenomen in een verpleeghuis. De behandeling Individueel bij aanbieder A komt daarmee te vervallen.

De aanbieder A mag gehele arrangementtarief declareren: € 5.000 bij gemeente Stein.

5.5 Overlijden

Voorbeeld bij overlijden binnen kalenderjaar

Cliënt woont in Beek (conform woonplaatsbeginsel = gemeente Beek betaalt de zorg). Cliënt heeft behandeling Individueel sinds 1 oktober 2020. Stel prijs van dit arrangement is € 5.000 in 2020. De begeleiding stopt door overlijden cliënt per 2 december 2020. Indien de geleverde looptijd aanleiding geeft om van een lang arrangement naar een kort arrangement om te zetten zal de toegang dit in overleg met de aanbieder aanpassen. De gemeente trekt het lange arrangement in en kent een kort arrangement toe. De aanbieder crediteert het eerder ontvangen bedrag en declareert een kort arrangement.

5.6 Verhuizing

Wij conformeren ons aan het convenant jeugd, alle voorbeelden zijn in de geest van het convenant opgesteld. Het convenant houdt in er bij cliënten bij verhuizing géén voortijdige herindicatie plaatsvindt en dat er geen tarief herziening plaatsvindt.

Via de stuurgroep zijn de volgende afspraken gemaakt met bettrekking tot verhuizingen:

- Voor arrangementen en outputfinancieringen binnen de regio wordt niet verrekend en vindt betaling geheel plaats door de zendende gemeente. Indien mogelijk wordt de zorg bij de bestaande zorgaanbieder gecontinueerd;

o Indien van aanbieder wordt gewisseld zal, indien de geleverde looptijd aanleiding geeft om van een lang arrangement naar een kort arrangement om te zetten, de toegang dit in overleg met de aanbieder aanpassen;

- Voor arrangementen en outputfinancieringen buiten de regio is het convenant Jeugd van toepassing.

Afhankelijk van het arrangement en de daarbij behorende eenheid gelden er aparte regels ten aanzien van de vergoeding van de zorg van een cliënt, die verhuisd is binnen de regio dan wel buiten de regio gedurende het ontvangen van de zorg. Van de volgende drie eenheden is sprake binnen de huidige arrangementensystematiek:

- traject;

- etmaal; en

- maand.

Aan de hand van voorbeelden per eenheid zal worden uitgelegd hoe de financiering rondom de

verhuizing binnen de regio vorm dient te worden gegeven.

Traject

Het woonplaatsbeginsel voor de cliënt is Meerssen. De gemeente Meerssen heeft individuele begeleiding voor de periode van 1 juni 2021 tot en met 31 mei 2022 toegekend aan de cliënt bij zorgaanbieder X. Aan het individueel begeleidingsarrangement is een trajectprijs gekoppeld, van € 6000,-. Het woonplaatsbeginsel wijzigt per 1 oktober 2020 naar de gemeente Sittard-Geleen en de cliënt blijft individuele begeleiding ontvangen bij zorgaanbieder X.

Zorgaanbieder X mag dan € 6.000,- declareren bij de gemeente Meerssen voor de gehele periode van 1 juni 2021 tot en met 31 mei 2022. Na afloop van het individuele begeleidingsarrangement op 31 mei 2022 kan de gemeente Sittard-Geleen, afhankelijk van de zorgbehoefte van de cliënt, een nieuwe toekenning afgeven, op basis waarvan zorgaanbieder X mag declareren over de zorg geleverd na 1 juni 2022. Aangezien de nieuwe toekenning is afgegeven door de gemeente Sittard-Geleen, dient zorgaanbieder X te declareren bij de gemeente Sittard-Geleen.

Indien vanwege de verhuizing (per 1 oktober) naar de gemeente Sittard-Geleen de individuele begeleiding niet meer geboden zal worden door zorgaanbieder X, maar door zorgaanbieder Y, dan mag zorgaanbieder X declareren bij de gemeente Meerssen. Indien van aanbieder wordt gewisseld zal, indien de geleverde looptijd aanleiding geeft om van een lang arrangement naar een kort arrangement om te zetten, de toegang dit in overleg met de aanbieder aanpassen.

De gemeente trekt het lange arrangement in en kent een kort arrangement toe. De aanbieder crediteert het eerder ontvangen bedrag en declareert een kort arrangement.

Door Sittard-Geleen dient een nieuw arrangement af gegeven te worden.

Etmaal

Het woonplaatsbeginsel voor de cliënt is Meerssen. De gemeente Meerssen heeft verblijf voor de periode van 1 juni 2020 tot en met 31 mei 2022 toegekend aan de cliënt bij zorgaanbieder X. Aan het verblijfsarrangement is een etmaalprijs gekoppeld, van € 200,-. Het woonplaatsbeginsel wijzigt per 1 oktober naar de gemeente Sittard-Geleen en de cliënt blijft verblijf ontvangen bij zorgaanbieder X.

Zorgaanbieder X mag dan het aantal etmalen declareren voor de tijd dat het woonplaatsbeginsel voor de cliënt ligt in de gemeente Meerssen, namelijk van 1 juni 2020 tot 1 oktober 2020. De gemeente Sittard-Geleen dient een toekenning af te geven voor het overige aantal etmalen tot en met 31 mei 2020. Zorgaanbieder X mag dan het overige aantal etmalen declareren voor de tijd dat de gemeente Sittard- Geleen conform woonplaatsbeginsel verantwoordelijk is voor de cliënt, namelijk van 1 oktober 2020 tot en met 31 mei 2022.

Stel de cliënt uit het bovenstaande voorbeeld heeft ook nog een behandeling groep hoog lang. Voor dit arrangement geldt dat de gemeente Meerssen verantwoordelijk blijft tot aan de periode van aflopen beschikking.

Maand (voor de Wmo begeleiding-gemeenten)

Wanneer de cliënt verhuist naar een andere gemeente, wordt de nieuwe gemeente verantwoordelijk voor de maatschappelijke ondersteuning aan de cliënt in het kader van de Wmo 2015. De oude gemeente kan de eerder gestuurde toewijzing (301-bericht) inkorten door een toewijzing (301-bericht) te sturen met een aangepaste einddatum. In het belang van de cliënt kan het noodzakelijk zijn wanneer de toewijzing (301-bericht) ingekort en wanneer een eventuele nieuwe toewijzing (301-bericht) volgt van de nieuwe gemeente.

Voorbeeld

De cliënt woont in Meerssen. De gemeente Meerssen heeft groepsbegeleiding voor de periode van 1 juni 2021 tot en met 31 mei 2022 toegekend aan de cliënt bij zorgaanbieder X. Aan het groepsbegeleidingsarrangement is een maandprijs gekoppeld, van € 200,-. De cliënt is verhuisd per 1 oktober naar de gemeente Maastricht en blijft verblijf ontvangen bij zorgaanbieder X.

Zorgaanbieder X mag dan het aantal maanden declareren voor de tijd dat de cliënt woonachtig is in de gemeente Meerssen, namelijk van 1 juni 2021 tot 1 oktober 2021. De gemeente Maastricht dient een toekenning af te geven voor het overige aantal maanden tot en met 31 mei 2022. Zorgaanbieder X mag dan het overige aantal maanden declareren voor de tijd dat de cliënt woonachtig is in de gemeente Maastricht, namelijk van 1 oktober 2021 tot en met 31 mei 2022.

Na afloop van het verblijfsarrangement op 31 mei 2022 kan de gemeente Maastricht, afhankelijk van de zorgbehoefte van de cliënt, een nieuwe toekenning afgeven, op basis waarvan zorgaanbieder X mag declareren over de zorg geleverd na 1 juni 2022. Aangezien de nieuwe toekenning is afgegeven door de gemeente Maastricht, dient zorgaanbieder X te declareren bij de gemeente Maastricht.

Let op! Het bovenstaande is niet van toepassing op:

- Beschermd Wonen-indicaties, aangezien deze worden afgegeven en bekostigd door de centrumgemeente Maastricht (voor Maastricht-Heuvelland en de Westelijke Mijnstreek);

- De ambulante jeugdzorg van de gemeente Brunssum. De gemeente Brunssum heeft dit zelfstandig ingekocht. Indien een cliënt verhuist naar de gemeente Brunssum en (bijvoorbeeld) bij de gemeente Maastricht een individueel begeleidingsarrangement had, dan wordt dit gekwalificeerd als een verhuizing buiten de regio. Voor alle overige arrangementen (zoals verblijf), geldt dat het een verhuizing binnen de regio zou betreffen.

- De ambulante jeugdzorg van de gemeenten Heerlen, Landgraaf en Voerendaal. De gemeenten Heerlen, Landgraaf en Voerendaal hebben de ambulante zorg zelfstandig ingekocht. Indien een cliënt verhuist naar de gemeenten Heerlen, Landgraaf en Voerendaal en (bijvoorbeeld) bij de gemeente Maastricht een individueel begeleidingsarrangement had, dan wordt dit gekwalificeerd als een verhuizing buiten de regio. Voor alle overige niet ambulante producten (zoals verblijf), geldt dat het een verhuizing binnen de regio zou betreffen;

- Dyslexiezorg voor de gemeente Sittard-Geleen. De gemeente Sittard-Geleen heeft de dyslexie zorg zelfstandig ingekocht. Indien een cliënt verhuist naar de gemeente Sittard-Geleen en (bijvoorbeeld) bij de gemeente Maastricht een dyslexie arrangement had, dan wordt dit gekwalificeerd als een verhuizing buiten de regio. Voor alle overige ambulante en niet ambulante producten, geldt dat het een verhuizing binnen de regio zou betreffen.

Welke eenheid bij welk product hoort, kan achterhaald worden door middel van de productcodetabel op de website van het Sociaal Domein Maastricht-Heuvelland.

Verhuizingen buiten de regio

Voorbeeld bij verhuizing buiten de regio - arrangementen

Onder “buiten de regio” wordt verstaan:

- Jeugd Verblijf: buiten de zestien Zuid-Limburgse gemeenten;

- Jeugd Ambulant: buiten de zestien Zuid-Limburgse gemeentenen naar Brunssum, Heerlen, Landgraaf en Voerendaal;

- Jeugd Ambulant dyslexie: buiten de zestien Zuid-Limburgse gemeenten en naar Sittard-Geleen.

Cliënt woont in Valkenburg (conform woonplaatsbeginsel = gemeente Valkenburg betaalt de zorg). Cliënt heeft behandeling Individueel voor de periode 1 juni 2021 t/m 31 mei 2022 ontvangen. Stel prijs van dit arrangement bij aanbieder A is € 5.000 in 2020.

De cliënt verhuist per 1 oktober naar een gemeente X in Noord-Holland (conform woonplaatsbeginsel

= gemeente X betaalt de zorg). Per 1 oktober neemt aanbieder B de begeleiding over.

Indien de geleverde looptijd aanleiding geeft om van een lang arrangement naar een kort arrangement om te zetten zal de toegang dit in overleg met de aanbieder aanpassen. De gemeente trekt het lange arrangement in en kent een kort arrangement toe.

De aanbieder A crediteert het eerder ontvangen bedrag en declareert een kort arrangement. Aanbieder B declareert conform contract met gemeente X.

De cliënt verhuist per 1 oktober naar gemeente Heerlen (conform woonplaatsbeginsel = gemeente Heerlen betaalt de zorg). Per 1 oktober neemt de partij B aan wie de zorg is gegund de begeleiding over. Indien de geleverde looptijd aanleiding geeft om van een lang arrangement naar een kort arrangement om te zetten zal de toegang dit in overleg met de aanbieder aanpassen. De gemeente trekt het lange arrangement in en kent een kort arrangement toe.

De aanbieder A crediteert het eerder ontvangen bedrag en declareert een kort arrangement. Partij B declareert conform contract met gemeente Heerlen.

Cliënt woont in Valkenburg (conform woonplaatsbeginsel = gemeente Valkenburg betaalt de zorg). Cliënt heeft een dyslexie product voor de periode 1 juni 2021 t/m 31 mei 2022 ontvangen. Stel prijs van dit arrangement bij aanbieder A is € 3.000 in 2020.

De cliënt verhuist per 1 oktober 2020 naar gemeente Sittard-Geleen. De cliënt blijft in zorg bij aanbieder

A. De aanbieder A mag declareren: € 3.000 bij gemeente Valkenburg.

De cliënt verhuist per 1 oktober 2020 naar gemeente Sittard-Geleen. De cliënt gaat in zorg bij de partij aan wie de dyslexiezorg door Xxxxxxx-Xxxxxx gegund is.

De aanbieder A mag declareren: € 3.000. De aanbieder aan wie de dyslexie zorg gegund is door Xxxxxxx- Xxxxxx declareert conform contractvoorwaarden Sittard-Geleen.

Overzicht contactpersonen

Jeugd

Onderwerp	Naam	Telefoonnummer	Telefonische bereikbaarheid	E-mailadres
Inkoop	Inkoopteam Sociaal Domein Zuid- Limburg	043-350 4080	Maandag t/m vrijdag	xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
Declaraties en	Inkoopteam	043-350 4080	Maandag t/m	xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
betalingen	Sociaal		vrijdag
	Domein Zuid-
	Limburg
Financiële	Inkoopteam	043-350 4080	Maandag t/m	xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
verantwoording	Sociaal		vrijdag
en controle	Domein Zuid-
	Limburg

Wmo

Onderwerp

Naam

Telefoonnummer

Telefonische bereikbaarheid

E-mailadres

Inkoop

Inkoopteam Sociaal

Domein Zuid- Limburg

043-350 4080

Maandag t/m vrijdag

xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx

Declaraties en betalingen

Gemeenten Xxxxxxxxxx xx

Xxxxxxxxxx xxx xx Xxxx

Inkoopteam Sociaal Domein Zuid- Limburg

043-350 4080

Maandag t/m vrijdag

xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx

Wmo Beschermd Wonen

Onderwerp	Naam	Telefoonnummer	Telefonische bereikbaarheid	E-mailadres
Inkoop	Inkoopteam Sociaal Domein Zuid- Limburg	043-350 4080	Maandag t/m vrijdag	xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
Declaraties en	Inkoopteam	043-350 4080	Maandag t/m	xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
betalingen	Sociaal		vrijdag
	Domein Zuid-
	Limburg
Financiële	Inkoopteam	043-350 4080	Maandag t/m	xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
verantwoording	Sociaal		vrijdag
en controle	Domein Zuid-
	Limburg

Document Metadata

Table of Contents

Bijlage 3 Declaratieprotocol

Document Metadata