Dienst Uitvoering Onderwijs Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Dienst Uitvoering Onderwijs Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Belastingdienst
Convenant
voor de gegevensuitwisseling tussen de Dienst Uitvoering Onderwijs en de Belastingdienst
Versie 1.3 DEFINITIEF
Datum 18 december 2020
Partijen:
De Belastingdienst, onderdeel van het Ministerie van Financiën, handelend in de hoedanigheid van bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de Staat der Nederlanden, rechtsgeldig vertegenwoordigd door Drs X.X.X.X. Vlaskamp RE/RA, algemeen directeur Particulieren;
en
De Dienst Uitvoering Onderwijs (hierna te noemen: de DUO), onderdeel van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (hierna te noemen: het Ministerie van OCW), handelend in de hoedanigheid van bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de Staat der Nederlanden rechtsgeldig vertegenwoordigd door Xx. X. Xxxxx-Xxxxxxxxxx MGM, directeur DUO, Registers en examens;
hierna gezamenlijk te noemen "partijen" en individueel te noemen "partij".
Overwegen het volgende,
• dat de DUO mede verantwoordelijk is voor de uitvoering van de Wet Studiefinanciering 2000 (hierna te noemen: WSF2000), de Wet tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten (hierna te noemen: WTOS), Het Landelijk Register Kinderopvang en het Personeels Register Kinderopvang, alsmede de Wet inburgering;
• dat de Belastingdienst tot taak heeft het heffen en innen van rijksbelastingen en premies en hierover actuele gegevens bezit. Voor de beoordeling of ingediende aangiften juist zijn, wordt gebruik gemaakt van contra-informatie van derden;
• dat op grond van de artikelen 9.6 van de WSF2000 en artikel 9.5 van de WTOS en artikel 6.2 lid 1 onderdeel b van het Besluit inburgering is de Belastingdienst verplicht gegevens aan de DUO te verstrekken die ter uitvoering van deze wetten noodzakelijk zijn;
• dat de Belastingdienst op grond van artikel 55 Algemene wet inzake rijksbelastingen (hierna te noemen: AWR) en artikel 38 Algemene wet inkomensafhankelijke regelingen (hierna te noemen: AWIR) gegevens en inlichtingen kosteloos kunnen opvragen ter uitvoering van voornoemde wet.
• dat partijen bij de uitvoering van hun onderscheiden taken wederzijds afhankelijk zijn van de levering van actuele, juiste en volledige gegevens en daarmee samenhangende dienstverlening;
• dat partijen met dit convenant afspraken maken over de gegevensuitwisseling die noodzakelijk is voor de uitvoering van de aan hen opgedragen wettelijke taken.
Spreken het volgende af,
Artikel 1. Overeengekomen prestatie
De Belastingdienst en de Dienst Uitvoering Onderwijs wisselen de diensten uit zoals beschreven en nader gespecificeerd in bijlagen die zijn benoemd in artikel 13 van dit convenant.
Artikel 2. Voorwerp van het convenant
Tussen partijen worden ter uitvoering van wettelijk opgedragen taken op structurele basis gegevens uitgewisseld. Daarnaast kunnen op incidentele basis gegevens worden uitgewisseld. Partijen maken afspraken die passen binnen de daarvoor geldende wettelijke kaders. Zij houden rekening met de wettelijke rechtsbescherming van derden, in het bijzonder de geheimhoudingsplicht en de bescherming van persoonsgegevens, zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna te noemen: AVG) en aanverwante wetten.
Artikel 3. Afspraken, taken en verantwoordelijkheden
1. De DUO gebruikt de gegevens uitsluitend voor de regelingen waarvoor het over een wettelijke taak beschikt namens het Ministerie van OCW en het Ministerie van SZW.
2. De Belastingdienst gebruikt de gegevens bij de beoordeling van een juiste heffing en inning van (rijks)belastingen, de heffing en inning van premies voor sociale en zorgverzekeringen en het uitvoeren van de toeslagenregelingen.
Artikel 4. Gegevensuitwisseling
1. In het kader van dit convenant worden gegevens, waaronder persoonsgegevens, verwerkt. Partijen maken hierover zodanige afspraken in de TAP, PvL of IBAR zodat wordt voldaan aan de eisen die de van toepassing zijnde wet- en regelgeving daitraan stelt.
2. De uitgewisselde gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt zoals beschreven in dit convenant.
3. Het doorleveren of overdragen, dan wel ter beschikking stellen van de uitgewisselde gegevens aan andere (externe) partijen mag en kan alléén plaatsvinden als daarvoor een rechtmatige rechtsgrond aanwezig is en daartoe (vooraf) door de leverende partij uitdrukkelijk S€hriftelijke toestemming is gegeven.
4. Partijen zullen de uitgewisselde gegevens niet langer bewaren dan in het kader van de uitvoering van wettelijke taken strikt noodzakelijk is en met inachtneming van de eisen gesteld in de Archiefwet 1995 en termijnen vastgelegd in de desbetreffende selectielijsten.
5. Partijen verplichten zich jegens elkaar om bij constatering van fouten in de gegevensuitwisseling, zoals bedoeld in dit convenant, elkaar daarvan zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen.
6. Indien er sprake is van foutieve gegevensuitwisseling waardoor verkeerde informatie aan burgers en/of bedrijven is verstrekt, zullen partijen de wijze van
extern communiceren en de inhoud van het betreffende bericht onderling afstemmen.
7. Bij constatering van fouten zetten beide partijen zich maximaal in om deze te herstellen en de correcte gegevens uit te wisselen. Een en ander conform de normen die daarvoor worden gehanteerd in de TAP, PvL of IBAR.
8. Indien sprake is van een situatie waarbij tijdelijk niet kan worden voldaan aan de gegevensuitwisseling bedoeld in dit convenant, zal de meest gerede partij daarvan onmiddellijk mededeling doen aan de andere partij en hem van de ontwikkelingen op de hoogte houden.
9. Partijen houden elkaar op de hoogte van de verstoorde gegevensuitwisseling en over de voortgang van de oplossing van de verstoring. De wijze van communicatie is vastgelegd in de TAP, PvL of IBAR.
Artikel s. Beveiliging
1. Partijen verplichten zich jegens elkaar om alle noodzakelijk te nemen voorzorgsmaatregelen te treffen om de uitgewisselde gegevens vertrouwelijk, met de gepaste geheimhouding en conform het doel waarvoor ze zijn verstrekt, te behandelen.
2. Partijen zullen binnen hun organisatie de noodzakelijke maatregelen nemen om de uitgewisselde gegevens te beschermen tegen het risico van verlies, ongeautoriseerde wijziging, vernietiging en aanmaak en tegen inzage door onbevoegden. Normatiek en gespecificeerde methodes worden vastgelegd in de TAP, PvL of IBAR.
3. Functionarissen die kennis kunnen nemen van de uitgewisselde gegevens of die deelnemen aan gezamenlijk ingestelde onderzoeken of acties, gebruiken gegevens uitsluitend ter vervulling van de publiekrechtelijke taak van de betrokken instellingen respectievelijk organen.
4. Partijen dragen er zorg voor dat bedoelde functionarissen informatie over een persoon of zaken van personen of lichamen niet verder bekendmaken dan noodzakelijk is ter uitvoering van de publiekrechtelijke taak van de instellingen. Uitgezonderd hiervan is de informatieoverdracht waartoe een wettelijke verplichting bestaat.
5. Op verzoek van de leverende partij maakt de afnemende partij aannemelijk dat voldaan wordt aan de voorwaarden van gegevensbeveiliging, gegevensgebruik en geheimhouding.
Artikel 6. Inbreuk in verband met Persoonsgegevens (Datalek)
1. Partijen informeren elkaar zonder onredelijke vertraging, zodra een partij kennis heeft genomen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, overeenkomstig hetgeen daarover is vastgelegd in de AVG.
2. Partijen informeren elkaar ook na een melding op grond van het eerste lid over ontwikkelingen betreffende de inbreuk in verband met persoonsgegevens.
3. Partijen dragen elk de gevolgen in verband met de melding aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit.
Artikel 7. Financiële verplichtingen
1. Partijen komen overeen dat de kosten en de benodigde inzet van mensen en middelen ter inrichting en uitvoering van dit convenant gezamenlijk worden gedragen in de zin dat elke de partij de kosten draagt die verbonden zijn aan zijn eigen proces.
2. Partijen voorzien ieder voor zich in apparatuur, programmatuur en faciliteiten vereist voor het op doelmatige en rechtmatige wijze verwerken van gegevens.
Artikel 8. Samenwerking en Communicatie
1. Partijen zijn verplicht tot het betrachten van vertrouwelijkheid van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van de wederpartij of uit andere bron hebben verkregen en tot naleving van de ter zake geldende wetten en regelingen.
2. De plicht tot het betrachten van vertrouwelijkheid van partijen, kan alleen worden doorbroken wanneer een wettelijk voorschrift verplicht om gegevens te verstrekken, dan wel de uitvoering van de Overeenkomst of een van de Functionarissen voor Gegevensbescherming van partijen de noodzaak tot mededeling heeft aangegeven.
3. Indien één der partijen een verzoek ontvangt in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur of de AVG dat mede betrekking heeft op informatie verkregen van de andere partij, vindt afdoening van dat verzoek, voor zover betrekking hebbend op die informatie, plaats in overeenstemming met die andere partij.
4. Over voorlichtingsactiviteiten en contacten met de media over dit convenant en bijbehorende afspraken wordt steeds tijdig vooraf overleg gevoerd met de daartoe geëigende directie(s) voor voorlichting en communicatie van het betreffende Ministerie(s).
Artikel 9. Evaluatie
1. De samenwerking tussen de partijen wordt in formele zin vorm gegeven door een ten minste één maal per jaar te houden Directeurenoverleg en vier maal per jaar te houden Inrichtingsoverleg tussen de partijen. Eventuele problemen worden voorgelegd in Inrichtingsoverleg.
2. Deze structurele overleggen staan niet in de weg aan (ad hoc) overleggen tussen partijen. Indien nodig kunnen partijen in aanvulling hierop besluiten andere overlegverbanden en momenten in het leven te roepen. Bijvoorbeeld voor de operationele zaken in een uitvoering overleg tussen de productspecialisten.
Artikel 10. Wijziging
1. Elke partij kan de andere partij(en) schriftelijk verzoeken het convenant te wijzigen. De wijziging behoeft de schriftelijke instemming van alle partijen.
2. Partijen treden in overleg binnen 4 weken nadat een partij de wens tot wijziging van het convenant aan de andere partij schriftelijke heeft meegedeeld.
3. De wijziging en de verklaring(en) tot instemming worden in het convenant opgenomen, waarna het convenant opnieuw wordt vastgesteld.
Artikel 11. Escalatieregeling
1. Indien er een geschil ontstaat tussen partijen over dit convenant, trachten partijen binnen een redelijke termijn in onderling overleg tot een oplossing te komen.
2. Geschilbeslechting geschiedt uitsluitend in onderling overleg.
3. Er is sprake van een geschil indien tenminste één partij hierover schriftelijk bericht.
Artikel 12. Opzegging
Beëindiging van het convenant is mogelijk indien een van de partijen haar voornemen daartoe schriftelijk meedeelt aan de andere partij(en) onder opgaaf van de redenen van haar wens tot beëindiging. De opzegging gaat in drie maanden na de schriftelijke mededeling.
Artikel 13. Bijlagen
1. Service Afspraken (SA); bijlage bij dit convenant waarin de door partijen gewenste praktische afspraken over de gegevensuitwisseling en samenwerking worden vastgelegd.
2. Technische Afspraken en Procedures (TAP); bijlage bij dit convenant waarin de voor de uitwisseling noodzakelijke technische en gedetailleerde beschrijvingen van de gegevensuitleveringen zijn gespecificeerd, alsmede procedurebeschrijvingen.
3. Programma van Levering (PvL): bijlage bij dit convenant waarin de voor de uitwisseling noodzakelijke technische en gedetailleerde beschrijvingen van de gegevensuitleveringen zijn gespecificeerd, alsmede procedurebeschrijvingen.
4. Informatie en Bron Analyse Rapport (IBAR): bijlage bij dit convenant waarin de voor de uitwisseling noodzakelijke technische en gedetailleerde beschrijvingen van de gegevensuitleveringen zijn gespecificeerd, alsmede procedurebeschrijvingen.
5. Partijen dragen ervoor zorg dat de beheerders van de in het eerste tot en met
vierde lid genoemde bijlagen deze documenten jaarlijks beoordelen. Noodzakelijke aanpassingen in de documenten of de processen die voortkomen uit deze jaarlijkse beoordeling worden uiterlijk binnen een periode van drie maanden na de jaarlijkse beoordeling doorgevoerd in de bijlagen.
6. De aldus gewijzigde bijlagen maken vanaf het moment van inwerkingtreding van de bijlage eveneens integraal onderdeel uit van het convenant. In de bijlage wordt een verwijzing naar dit convenant opgenomen.
Artikel 14. Geheimhouding
Partijen verbinden zich over en weer, de in het kader van (de uitvoering van) deze overeenkomst uitgewisselde dan wel uit te wisselen informatie geheim te houden en deze noch geheel noch gedeeltelijk aan enige derde bekend te maken, behoudens voor zover een verplichting tot openbaarmaking voortvloeit uit de wet of een rechterlijke uitspraak.
Artikel 15. Inwerkingtreding en looptijd
Dit convenant treedt in werking met ingang van de dag van ondertekening door partijen en werkt terug tot en met 28 maart 2018.
Artikel 16. Publicatie
De tekst van het convenant wordt gepubliceerd op de website van de Belastingdienst en DUO.
Opdrachtgevers en ondertekening
Opdrachtgever Dienst Uitvoering Onderwijs
Opdrachtgever Belastingdienst
Ondertekening
Overeengekomen en in tweevoud ondertekend:
Dienst Uitvoering Onderwijs, Belastingdienst,
Naam:
Functie: Directeur Registers en Examens
Naam: Functie: Algemeen directeur Particulieren
Plaats:
Datum:
Gegevens organisatie
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Dienst Uitvoering Onderwijs
Plaats: Datum: