Auteursrechterlijke overeenkomst

Opdat de Universiteit Hasselt uw eindverhandeling wereldwijd kan reproduceren, vertalen en distribueren is uw akkoord voor deze overeenkomst noodzakelijk. Gelieve de tijd te nemen om deze overeenkomst door te nemen, de gevraagde informatie in te vullen (en de overeenkomst te ondertekenen en af te geven).

Ik/wij verlenen het wereldwijde auteursrecht voor de ingediende eindverhandeling met

Titel: Een kwantitatieve en kwalitatieve analyse van het verenigingslandschap in Sint-Truiden

Richting: master in de toegepaste economische wetenschappen - beleidsmanagement Jaar: 2008 in alle mogelijke mediaformaten, - bestaande en in de toekomst te ontwikkelen - , aan de Universiteit Hasselt.

Niet tegenstaand deze toekenning van het auteursrecht aan de Universiteit Hasselt behoud ik als auteur het recht om de eindverhandeling, - in zijn geheel of gedeeltelijk -, vrij te reproduceren, (her)publiceren of distribueren zonder de toelating te moeten verkrijgen van de Universiteit Hasselt.

Ik bevestig dat de eindverhandeling mijn origineel werk is, en dat ik het recht heb om de rechten te verlenen die in deze overeenkomst worden beschreven. Ik verklaar tevens dat de eindverhandeling, naar mijn weten, het auteursrecht van anderen niet overtreedt.

Ik verklaar tevens dat ik voor het materiaal in de eindverhandeling dat beschermd wordt door het auteursrecht, de nodige toelatingen heb verkregen zodat ik deze ook aan de Universiteit Hasselt kan overdragen en dat dit duidelijk in de tekst en inhoud van de eindverhandeling werd genotificeerd.

Universiteit Hasselt zal mij als auteur(s) van de eindverhandeling identificeren en zal geen wijzigingen aanbrengen aan de eindverhandeling, uitgezonderd deze toegelaten door deze overeenkomst.

Ik ga akkoord,

XXXXXXXX, Xxxxxxx XXXXXXXXX, Xxxxx Datum: 5.11.2008

Een hwantitatieve en hwalitatieve analyse van het verenigingslandschap in Sint.Truiden

Xxxxxxx Xxxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxxx

promotor :

Xxxx. xx. Xxx XXXXX

Eindverhandeling voorgedragen tot het bekomen van de graad master in de toegepaste economische wetenschappen beleidsmanagement

Voorwoord

Deze eindverhandeling vormt het sluitstuk van onze opleiding Toegepaste economische wetenschappen aan de Universiteit Hasselt. Het gaf ons voldoening al onze vaardigheden en kennis te benutten in deze scriptie.

Een eindverhandeling komt nooit tot stand door het werk van 1 persoon of zoals in dit geval door 2 personen. Daarom willen we iedereen bedanken die heeft bijgedragen aan deze eindverhandeling. We hebben heel wat hulp nodig gehad voor het schrijven van deze eindverhandeling, heel wat mensen hebben ons geholpen om de nodige informatie te vergaren en de nodige steun geboden.

In de eerste plaats willen we vooral onze promotor Prof. Dr. Xxxxx Xxxxx-Xxxxxxxxxx bedanken en onze co-promotor Xxx. Xxxxxx Xxxxxx voor hun kritische bedenkingen en feedback. Vervolgens willen we de vzw’s en feitelijke verenigingen van de stad Sint- Truiden voor hun bereidwillige deelname aan de enquêtes. Verder willen we ook schepen Xxxxxx Xxxxxxx en accountant Xxxxxx Xxxxxxxx bedanken voor hun medewerking.

Samenvatting

In het eerste hoofdstuk van deze eindverhandeling beschrijven we de probleemstelling. We verduidelijken in het kort het probleem en lichten de centrale onderzoeksvraag en deelvragen toe. In het tweede hoofdstuk beschrijven we het conceptueel model en het onderzoeksopzet en proces.

De wet van 27 juni 1921 waarbij men aan de verenigingen zonder winstoogmerk en aan instellingen van openbaar nut een rechtspersoonlijkheid verleende, werd gewijzigd door de wet van 2 mei 2002 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen. Deze wetswijziging bracht heel wat veranderingen met zich mee. Men heeft getracht de transparantie en modernisatie van de wet te verbeteren.

Het derde hoofdstuk van dit onderzoek zal over de boekhouding van verenigingen met betrekking tot de nieuwe vzw -wetgeving gaan. Door middel van een literatuurstudie worden de boekhoudkundige regels van verenigingen uiteengezet. Vervolgens worden in hoofdstuk vier de resultaten van de enquête, die werd afgenomen in verschillende verenigingen in Limburg, in verband met de boekhouding uiteen gezet.

De kleine vzw’s moeten voortaan hun verrichtingen inschrijven in een dagboek van ontvangsten en uitgaven, volgens een minimum opgelegd model. De kleine vzw’s zullen ook voor het eerst hun jaarrekening moeten neerleggen bij de griffie van de rechtbank van koophandel. De grote vzw’s zijn nu verplicht een dubbele boekhouding te voeren, zij zijn verplicht hun jaarrekening jaarlijks neer te leggen bij de nationale bank van België.

Voor het voeren van de boekhouding hebben vooral kleine vzw’s het moeilijk met het feit dat er niet voldoende personen met genoeg financiële achtergrond in hun vereniging aanwezig zijn. Het probleem is dat er te veel regels tegelijkertijd zijn. Deze regels neigen te vaak naar bureaucratie en administratieve overlast vooral voor kleine en niet zwaar geprofessionaliseerde verenigingen. De wetgever zou het beschikken van een attest van bedrijfsbeheer kunnen verplichten aan de vzw’s. Op die manier zal de boekhouding steeds accurater en overzichtelijker verlopen indien men niet wil uitbesteden aan een externe accountant.

We gaan eveneens dieper in op Vzw’s die wegens de aard van hun activiteit onderworpen zijn aan speciale regels, zoals bijvoorbeeld de situatie in het katholiek onderwijs. De VZW- wet legt aan elke vzw-schoolbestuur de verplichting op tot het voeren van een boekhouding. De vernieuwde VZW-wetgeving van 2 mei 2002 legt aan de VZW’s van het gesubsidieerd onderwijs nieuwe boekhoudverplichtingen op, en dit met ingang vanaf 1 januari 2006.

In het tweede deel van ons onderzoek wordt de volledige enquête geanalyseerd en worden de verschillen en gelijkenissen binnen de verenigingen van Sint -Truiden besproken. Enkele interessante resultaten worden ook hier verder uitgediept.

Inhoudsopgave

Voorwoord Samenvatting

Hoofdstuk 1:Probleemstelling . - 12 –

1.1 Praktijkprobleem………………………………………………………………………………………………….- 12 -

1.2 Onderzoeksprobleem............................................................................... - 14 -

1.3 Onderzoeksopzet en onderzoeksproces...................................................... - 14 -

Hoofdstuk 2: Conceptueel model ....................................................................... - 16 -

2.1 Omschrijving van de onderzoekseenheden ................................................. - 16 -

2.2 Opbouw van de vragenlijst....................................................................... - 16 -

2.3 Dataverwerking en feitelijke steekproef ..................................................... - 16 -

Hoofdstuk 3: Boekhoudkundige verplichtingen .................................................... - 18 - 3.1 Inleiding ................................................................................................ - 18 -

3.2 Toepassingsgebied.................................................................................. - 19 -

3.3 Boekhoudkundige verplichtingen voor de kleine vzw ................................... - 21 - 3.3.1 Uitleg criteria kleine vzw.................................................................... - 21 - 3.3.2 Vereenvoudigde boekhouding............................................................. - 22 - 3.3.2.1 Begroting .................................................................................. - 23 - 3.3.2.2 Het ongesplitst dagboek .............................................................. - 26 - 3.3.2.3 De inventaris ............................................................................. - 28 - 3.3.2.4 De jaarrekening ......................................................................... - 31 -

3.4 Boekhoudkundige verplichtingen voor grote en zeer grote vzw’s ................... - 36 - 3.4.1 Voorschriften boekhoudmethode ........................................................ - 38 - 3.4.2 Jaarrekening van grote en zeer grote vzw’s ........................................ - 40 - 3.4.2.1 Resultatenrekening ..................................................................... - 40 - 3.4.2.2 Sociale balans ............................................................................ - 41 -

3.4.2.3 Neerlegging en publicatie van de jaarrekening ............................... - 42 - 3.4.2.4 De commissaris .......................................................................... - 43 -

3.5 Vzw’s die wegens de aard van hun activiteit onderworpen

zijn aan speciale regels ....................................................................... - 44 -

3.6 Sancties wegens de niet-naleving van de boekhoudkundige verplichtingen .... - 48 -

3.7 Vergelijking feitelijke verenigingen en vzw’s . - 49 -

3.7.1 Rechtspersoonlijkheid ....................................................................... - 50 -

3.7.2 Aansprakelijkheid ............................................................................. - 50 -

3.7.3 Bezittingen van de vereniging ............................................................ - 51 -

3.7.4 Organisatie van de vereniging ............................................................ - 51 -

3.7.5 Verplichtingen van de vereniging ...................................................... - 51 - 3.8 BTW bij vzw’s......................................................................................... - 52 -

3.9 Vennootschappen versus verenigingen zonder winstoogmerk ....................... - 53 -

3.10 Evaluatie van de boekhoudkundige verplichtingen in functie van ........................

het type van vzw ............................................................................ - 56 -

Hoofdstuk 4: Verwerking en analyse van de gegevens van de boekhoudkundige verplichtingen ................................................................................................. - 58 -

4.1 Verenigingen zonder winstoogmerk........................................................... - 58 - 4.1.1 Algemeen ........................................................................................ - 58 -

4.1.1.1 Begroting .................................................................................. - 58 -

4.1.1.2 Dagboek.................................................................................... - 59 -

4.1.1.3 Inventaris.................................................................................. - 60 -

4.1.1.4 Jaarrekening .............................................................................. - 61 -

4.1.2 Conclusies en aanbevelingen algemene boekhoudkundige bepalingen ..... - 63 - 4.1.2.1 Begroting .................................................................................. - 63 - 4.1.2.2 Het ongesplitst dagboek .............................................................. - 63 - 4.1.2.3 Inventaris.................................................................................. - 65 - 4.1.2.4 Jaarrekening .............................................................................. - 66 - 4.1.3 Xxxxx vzw ........................................................................................ - 66 -

4.1.4 Conclusies en aanbevelingen betreffende het soort vzw......................... - 71 - 4.1.5 Voeren van de boekhouding ............................................................... - 72 -

4.1.6 Conclusies en aanbevelingen betreffende het voeren van ..............................

de boekhouding ......................................................................... - 81 -

4.2 Feitelijke verenigingen ............................................................................ - 84 -

4.3 Vergelijking van de resultaten van de vzw met deze van ....................................

de feitelijke verenigingen .................................................................... - 88 -

4.3.1 Xxxxx boekhouding…………………………………………………………………………………- 88 -

4.3.2 Voeren van de boekhouding ............................................................... - 89 -

Hoofdstuk 5: Verwerking en analyse van de gegevens van verenigingen waarvan de hoofdzetel is gelegen in Sint-Truiden . - 92 -

5.1 Verenigingen zonder winstoogmerk........................................................... - 92 -

5.1.1 De identiteitskaart van de vereniging .................................................. - 92 -

5.1.1.1 Sector van de vereniging ............................................................. - 94 -

5.1.1.2 Situatieschets ............................................................................ - 94 -

5.1.2 Structuur en doel van de vereniging ................................................... - 95 -

5.1.3 Administratieve verplichtingen ......................................................... - 102 -

5.1.3.1 De aanvraagformulieren Ι en ΙΙ voor neerlegging documenten ....... - 102 - 5.1.3.2 Statutenwijziging...................................................................... - 105 - 5.1.3.3 Huishoudelijk reglement ............................................................ - 105 - 5.1.4 Werking ........................................................................................ - 106 - 5.1.5 Inkomstenbelasting ........................................................................ - 108 - 5.1.5.1 Inkomsten ............................................................................... - 108 -

5.1.5.2 Verhouding van de inkomsten met het doel van de vzw. ............... - 110 - 5.1.5.3 Belastingsstelsel vzw ................................................................ - 111 - 5.1.6 Andere fiscale verplichtingen............................................................ - 113 - 5.1.6.1 BTW ....................................................................................... - 113 - 5.1.6.2 Financiering ............................................................................. - 114 - 5.1.6.3 Subsidies................................................................................. - 115 - 5.1.7 Vrijwilligers .................................................................................... - 116 - 5.1.8 Nieuwe VZW-wetgeving van 2002..................................................... - 120 -

5.1.9 Conclusies en aanbevelingen betreffende verenigingen zonder

winstoogmerk gelegen te Sint-Truiden………………………………………………..- 121 - 5.2 Feitelijke verenigingen .......................................................................... - 123 -

5.2.1 De identiteitskaart van de verenigingen............................................. - 123 - 5.2.1.1 Sector ..................................................................................... - 123 -

5.2.1.2 Situatieschets .......................................................................... - 124 -

5.2.2 Structuur en doel van de vereniging ................................................. - 125 - 5.2.2.1 Structuur................................................................................. - 125 -

5.2.2.2 Doel........................................................................................ - 126 -

5.2.3 Administratieve handelingen ............................................................ - 129 -

5.2.3.1 Statuten .................................................................................. - 129 -

5.2.3.2 Huishoudelijk reglement ............................................................ - 130 -

5.2.4 Werking en aansprakelijkheid........................................................... - 130 -

5.2.5 Inkomstenbelasting . - 131 -

5.2.5.1 Inkomsten ............................................................................... - 131 -

5.2.5.2 Verhouding van inkomsten tot het doel van de vereniging ............. - 133 - 5.2.5.3 Belastingsstelsel....................................................................... - 133 -

5.2.6 Andere fiscale verplichtingen en financiering ...................................... - 135 - 5.2.6.1 Financiering ............................................................................. - 135 - 5.2.6.2 Subsidies................................................................................. - 136 - 5.2.7 Speciaal voor de feitelijke vereniging ................................................ - 137 -

Lijst van geraadpleegde werken Bijlagen

Lijst figuren

4.1: Soort vzw’s die in 2007 geen dagboek opstelde ............................................ - 64 - 4.2: Organisatie boekhouding bij vzw’s die geen dagboek opstelde in 2007 ............ - 65 - 4.3: Soort boekhouding.................................................................................... - 66 -

4.4: Soort vzw………………………………………………………………………………………………………………..- 67-

4.5: Balanstotalen ........................................................................................... - 69 -

4.6: Ontvangsten ............................................................................................ - 70 -

4.7: Organisatie boekhouding van kleine vzw’s die aan dubbel boekhouding doen ... - 71 - 4.8: Mensen met financiële achtergrond voor het voeren van de boekhouding......... - 72 - 4.9: Organisatie boekhouding ........................................................................... - 73 -

4.10: Controle indien die boekhouding door de penningmeester wordt gevoerd ....... - 74 - 4.11: Controle boekhouding.............................................................................. - 76 -

4.12: Extra kosten inzake boekhoudkundige verplichtingen sinds de nieuwe vzw- wetgeving ................................................................................................ - 77 -

4.13: Ondervonden extra kosten inzake boekhoudkundige verplichtingen ............... - 78 - 4.14: Extra boekhoudkundige kosten ................................................................. - 79 -

4.15: Soort boekhouding bij feitelijke verenigingen.............................................. - 84 - 4.16: Mensen met genoeg financiële achtergrond voor het voeren van de boekhouding bij feitelijke verenigingen ............................................................................... - 85 -

4.17: Organisatie bij feitelijke verenigingen ........................................................ - 86 - 4.18: controle van de boekhouding bij feitelijke verenigingen ............................... - 87 - 4.19: Vergelijking boekhouding VZW met FV....................................................... - 88 -

4.20: Vergelijking voeren van de boekhouding VZW met FV . - 89 -

4.21: Vergelijking organisatie boekhouding VZW met FV ...................................... - 90 -

4.22: Vergelijking controle boekhouding VZW met FV .......................................... - 91 -

5.1: Aansprakelijkheid vzw’s ............................................................................. - 93 -

5.2: Bijkomende economische activiteiten vzw’s .................................................. - 96 - 5.3: Organisatie bijkomende economische activiteiten vzw’s ................................. - 97 - 5.4: Reden voor het organiseren van bijkomende economische activiteiten vzw’s .... - 98 - 5.5: Voortbestaan vereniging vzw’s ................................................................... - 99 -

5.6: Bijkomende economische activiteiten bij vzw’s die meerdere keren per week activiteiten eigen aan de vereniging organiseren ......................................... - 100 -

5.7: Verhouding van kosten die winst opbrengen ten opzichte van de kosten van de gewone werking vzw’s ............................................................................. - 101 -

5.8: Kennis aanvraagformulieren vzw’s ............................................................ - 102 -

5.9: Punten waar vzw’s terecht kunnen met vragen ivm aanvraagformulieren....... - 104 - 5.10: Verschil bevoegdheden RvB en het Dagelijks Bestuur vzw’s........................ - 107 - 5.11: Onroerende goederen vzw’s ................................................................... - 108 -

5.12: Jaarlijkse winst uit economische activiteiten vzw’s..................................... - 109 - 5.13: Inkomstenbelasting vzw’s ...................................................................... - 111 -

5.14: Duidelijkheid vzw wetgeving ivm belastingen............................................ - 112 - 5.15: BTW-nummer vzw’s .............................................................................. - 113 -

5.16: Vrijwilligersvergoeding …………………………………………………………………………….- 119 - 5.17: Sectoren FV ......................................................................................... - 124 -

5.18: Structuur FV......................................................................................... - 125 -

5.19: Bijkomende economische activiteiten FV .................................................. - 126 -

5.20: Bijkomende economische activiteiten FV .................................................. - 128 - 5.21: Verhouding van de kosten van bijkomende economische activiteiten tov de gewone werkingskosten FV .................................................................................. - 129 -

5.22: Jaarlijkse winst uit economische activiteiten FV......................................... - 132 -

5.23: Duidelijkheid wit in verband met belastingen FV ....................................... - 134 -

Lijst tabellen

3.1: Voorbeeld van een jaarbegroting volgens de methodiek van de staat van ontvangsten en uitgaven bij vzw’s . - 24 -

3.2: Voorbeeld van een analytische begroting voor een vzw ................................. - 26 -

3.3: Genormaliseerd minimaal model van ongesplitst dagboek .............................. - 28 - 3.4: Voorbeeld van een inventaris ..................................................................... - 30 -

3.5: Staat van uitgaven en ontvangsten volgens genormaliseerd schema ............... - 32 - 3.6: Staat van vermogen volgens genormaliseerd minimumschema....................... - 35 - 3.7: Boekhouding en verplichting in functie van type vzw ..................................... - 57 -

4.1: Begroting................................................................................................. - 59 -

4.2: Dagboek .................................................................................................. - 60 -

4.3: Inventaris ................................................................................................ - 61 -

4.4: Jaarrekening ............................................................................................ - 62 -

4.5: Jaarrekening opgesteld in 2007 .................................................................. - 62 -

4.6: Jaarrekening niet opgesteld in 2007 ............................................................ - 62 -

4.7: Soort boekhouding bij kleine vzw’s ............................................................. - 67 -

4.8: Soort boekhouding bij grote vzw’s .............................................................. - 68 -

5.1: Huishoudelijk reglement vzw’s.................................................................. - 106 -

5.2: Verdeling winst van de vzw’s.................................................................... - 110 -

5.3: Financiering vzw’s................................................................................... - 114 -

5.4: Subsidies vzw’s ...................................................................................... - 115 -

5.5: Vrijwilligers ............................................................................................ - 116 -

5.6: Evaluatie nieuwe vzw-wetgeving............................................................... - 120 -

5.7: Bestemming gemaakte winst.................................................................... - 133 -

5.8: Financieringsvormen FV........................................................................... - 135 -

5.9: Subsidies ............................................................................................... - 136 -

5.10: Financiële verbintenissen/kenmerken van de feitelijke verenigingen ............ - 138 -

Bijlagen

Bijlage 1: Kleine vzw’s (boekhoudkundig gezien) Bijlage 2: Grote vzw’s (boekhoudkundig gezien) Bijlage 3: Zeer grote vzw’s (boekhoudkundig gezien)

Bijlage 4: Geen idee welk soort vzw boekhoudkundig gezien Bijlage 5: Enquête vzw

Bijlage 6: Enquête feitelijke vereniging

Hoofdstuk 1: ·Probleemstelling

In het eerste hoofdstuk beginnen we met het praktijkprobleem te bespreken. Vervolgens worden het onderzoeksprobleem, onderzoeksopzet en onderzoeksproces toegelicht.

1.1 Praktijkprobleem

België is een land van zeer veel verenigingen. Binnen deze kleine, grote en zeer grote verenigingen zijn honderdduizenden leden, bestuurders, vrijwilligers en personeelsleden actief. Deze verenigingen zijn maatschappelijk en economisch zeer belangrijk. Zo vertegenwoordigen zij 5% van het Bruto Binnenlands Product en 9,6% van de werkgelegenheid.1

Overeenkomstig artikel 27 van de Belgische grondwet hebben de Belgen het recht zich te verenigen. In de ruime betekenis van het woord kan een vereniging dus worden omschreven als een vrijwillige groepering van mensen en middelen ter verwezenlijking van een gemeenschappelijk doel. In deze betekenis kan men dus spreken van zowel een handelsvennootschap als een vzw of feitelijke vereniging.2

De Koning Xxxxxxxxxxxxxxxxxx verstaat onder verenigingen alle instellingen zonder winstoogmerk (IZW’s).3 Met verenigingen in België worden dus de verenigingen zonder winstoogmerk (VZW), de Stichtingen van openbaar nut en de feitelijke verenigingen (FV) bedoeld.

Een vereniging zonder winstoogmerk is een groep natuurlijke personen of rechtspersonen die een belangloos doel nastreven. Of zoals staat beschreven in artikel 1 van de wet van

27 juni 1921: ‘ De vereniging zonder winstoogmerk is die, welke niet nijverheid- of

1 KONING BOUDEWIJNSTICHTING, Het verenigingleven in België, een kwantitatieve en kwalitatieve analyse, 2005

2 XXXXX, X., XX XXXXXXXX, X., XXXXXXXXXXX, D., VZW en stichting, Brugge, Die keure 2005, p.199

3 KONING BOUDEWIJNSTICHTING, Het verenigingleven in België, een kwantitatieve en kwalitatieve analyse, 2005

handelszaken drijft en welke niet tracht een stoffelijk voordeel aan haar leden te verschaffen.’ Een vennootschap streeft in tegenstelling van de vzw wel winst na.

De feitelijke vereniging, dus vereniging zonder rechtspersoonlijkheid, is een onbenoemd contract waarbij de contractanten overeenkomen om zonder winstoogmerk samen te werken met het oog op de realisatie van een gemeenschappelijk doel.4

De vzw verschilt van de feitelijke vereniging op het gebied van rechtspersoonlijkheid. De leden van een feitelijke vereniging kunnen persoonlijk aansprakelijk gesteld worden. De vzw beschikt over een rechtspersoonlijkheid die losstaat van haar leden.

Tot 2 mei 2002 werden de vzw’s gehouden aan de wet van 27 juni 1921, waarbij aan verenigingen zonder winstgevend doel en aan de instellingen van openbaar nut rechtspersoonlijkheid werd verleend.

De wet van 1921 is een groot succes geweest. Tot op heden werden er tal van vzw’s opgericht, het kunnen er ondertussen meer dan 100 000 zijn. Deze vzw’s kan men terug vinden in zeer uiteenlopende sectoren in onze samenleving. België is trouwens een van de landen met de hoogste dichtheid aan verenigingen met rechtspersoonlijkheid.5

De wet van 2 mei 2002 betreffende de nieuwe wetgeving voor verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen heeft een wijziging teweeg gebracht aan de wet van 27 juni 1921. Naast deze wet is de vzw nog onderworpen aan andere Koninklijke Besluiten, wetten en decreten.

Er heerst de indruk dat de steeds groter wordende wettelijke verplichtingen vele verenigingen en vrijwilligers afschrikt. Vaak zijn er niet genoeg mensen met voldoende specifieke kennis aanwezig in de verenigingen om deze in orde te krijgen met de wetgeving. Verenigingen willen zich niet bezig houden met formaliteiten maar ze willen

4 XXX XXXXX, X., XXXXXXXX, X., Het ABC van de VZW, Wevelgem, Fiscaal informatief BVBA, p 127

5 XXXXXXXXXXXX, X., Praktijkboek voor vzw’s, Antwerpen, Standaard uitgeverij 2005 p.19

zich kunnen concentreren op het doel en de taken die de vereniging in kwestie vooropstelde.

1.2 Onderzoeksprobleem

De bepalingen van de nieuwe VZW-wetgeving moeten worden nageleefd door de verenigingen. Dit is echter niet steeds vanzelfsprekend, aangezien er voor de vzw’s heel wat nieuwe verplichtingen werden opgesteld. Vooral op boekhoudkundig vlak zijn er heel wat veranderingen doorgevoerd. Tengevolge van bepaalde misbruiken besliste de wetgever het houden van een bepaalde boekhouding verplicht op te leggen aan vzw’s. Xxxxxxx was de boekhouding vrij terwijl nu de te voeren boekhouding afhankelijk is van de grootte van de vzw. Maar ook de feitelijke verenigingen moeten zich aan enkele wettelijke verplichtingen houden.

Wij hebben twee centrale onderzoeksvragen uitgewerkt, namelijk:

“Welke problemen ondervinden verenigingen in Limburg sinds de nieuwe wetgeving op boekhoudkundig vlak? “

“Welke problemen ondervinden verenigingen in Sint-Truiden sinds de nieuwe wetgeving?”

1.3 Onderzoeksopzet en onderzoeksproces

Wij zijn begonnen aan dit onderzoek door allereerst enkele inleidende lessen met betrekking tot het verenigingsleven bij te wonen onder leiding van Xxx. Xxxxxx Xxxxxx. Beknopt werden de boekhoudkundige aspecten, juridische aspecten, inkomstenbelasting, administratieve verplichtingen en een fiscaal overzicht met betrekking tot verenigingen uitgelegd. Ook werd de nieuwe vzw –wetgeving en de veranderingen die deze met zich meebrengt toegelicht. Per groep hebben we bovendien workshops uitgewerkt. Iedere workshop sneed een ander onderwerp aan waarmee verenigingen in aanraking komen. Hierna hebben we besloten ons toe te spitsen op de boekhouding binnen verenigingen zonder winstoogmerk en feitelijke verenigingen.

Om theorie met praktijk te kunnen vergelijken hebben wij een enquête opgesteld die de verschillende aspecten, onder andere boekhouding, inkomstenbelasting en administratie, waarmee de verenigingen te maken krijgen behandeld. Vervolgens werden verschillende Limburgse vzw’s en feitelijke verenigingen aan deze enquête onderworpen. De verschillende gemeenten waarin verenigingen bevraagd werden zijn Maaseik, Alken, Beringen, Bilzen, Hasselt, Leopoldsburg, Peer en Sint-Truiden. Wij hebben gekozen om de juridische, boekhoudkundige, fiscale en administratieve aspecten van verenigingen in Sint-Truiden uit te werken. De andere gemeenten worden behandeld door onze medestudenten.

Er werd ook een website “vereniging onder de loep” opgericht.6 Hier konden verenigingen terecht met hun vragen en problemen.

Het eerste deel van dit onderzoek zal dan ook gaan over de boekhouding van verenigingen met betrekking tot de nieuwe vzw -wetgeving. Door middel van een literatuurstudie hebben wij ons verdiept in de boekhoudkundige regels van verenigingen. Vervolgens hebben wij door middel van enquêtes verenigingen in Limburg onderworpen aan allerlei vragen in verband met hun boekhouding. De resultaten van deze enquêtes hebben wij verwerkt en hieruit zijn ons enkele knelpunten duidelijk geworden.

In het tweede deel van ons onderzoek wordt de volledige enquête geanalyseerd en worden de verschillen en gelijkenissen binnen de verenigingen van Sint-Truiden besproken. Enkele interessante resultaten worden dan ook verder uitgediept.

6 xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

Hoofdstuk 2 : Conceptueel model

2.1 Omschrijving van de onderzoekseenheden

Als onderzoekseenheden kiezen wij voor verenigingen, zowel de verenigingen zonder winstoogmerk als de feitelijke verenigingen. Wij hebben voor deze groep een geografische beperking toegepast. In het eerste deel van ons onderzoek leggen we ons toe op verschillende gemeenten in Limburg. De desbetreffende gemeenten zijn: Bilzen, Alken, Maaseik, Peer, Hasselt, Beringen, Leopoldsburg en Sint-Truiden. In het tweede deel van ons onderzoek richten we ons enkel op Sint-Truiden.

2.2 Opbouw van de vragenlijst

Wij hebben twee enquêtes opgesteld, één voor de verenigingen zonder winstoogmerk (vzw) en een ander voor de feitelijke verenigingen (FV). Bij beide enquêtes zijn we begonnen met een identiteitskaart van de vereniging, dit om natuurlijk een breder beeld te krijgen van de vereniging. Verder worden de structuur van de onderneming, de administratieve verplichtingen, de werking en aansprakelijkheid, de inkomstenbelasting, andere fiscale verplichtingen, de boekhouding, vrijwilligers en algemene vragen behandeld. Bij de enquête voor de feitelijke verenigingen komen ook nog enkele vragen aan bod die specifiek voor hen van toepassing zijn.

2.3 Dataverwerking en feitelijke steekproef

Wij zijn begonnen met een lijst samen te stellen van alle verenigingen die een zetel hebben in Sint–Truiden.7 Deze lijst van verenigingen hebben wij dan ingedeeld in vier grote groepen, namelijk sport, cultuur, jeugd en diverse. Wegens financiële redenen en om tijd te kunnen besparen hebben wij besloten om niet de volledige populatie te enquêteren. Vervolgens hebben wij voor een niet -toevalssteekproef gekozen, dit wil zeggen dat de waarschijnlijkheid van opname van elementen in de steekproef niet gelijk

7 STAD SINT-TRUIDEN, gids voor de stad Sint-Truiden, Sint-Truiden, Burgemeester Xxxxxx xxxxxxxxx, 2008

is. Wij hebben een accidentele steekproef toegepast op deze groepen zodat we de makkelijkst bereikbare onderzoekseenheden konden bevragen. Wij hebben onze enquête naar alle verenigingen gemaild waarvan we een emailadres konden vinden. Vervolgens zijn we gaan kijken of we per groep een evenredig aantal enquêtes hadden ontvangen. Dit was helaas niet het geval, van de groepen waar we nog niet genoeg enquêtes van hadden verzameld hebben we opnieuw een selectie gemaakt. Bij deze verenigingen zijn we langsgegaan en hebben we de enquête persoonlijk afgegeven. De meest voorkomende reden waarom verenigingen onze enquête niet invulde is omdat deze veel te lang was en de vragen redelijk moeilijk waren.

Hoofdstuk 3: Boekhoudkundige verplichtingen

3.1 Inleiding

De nieuwe boekhoudkundige verplichtingen die de wet van 2 mei 2002 met zich meebrengt zijn veel uitgebreider. Men wil de transparantie over wat er binnen de vereniging gebeurt op financieel en economisch gebied aanzienlijk vergroten, door het opleggen van een gedetailleerde boekhouding en het neerleggen van de jaarrekening. Men streeft zowel naar interne transparantie, ten aanzien van de leden, als naar externe transparantie ten aanzien van derden.

Tijdens de oude wetgeving moesten verenigingen aan weinig voldoen om in orde te zijn met de wettelijke verplichtingen. Door de nieuwe wetgeving verandert er veel. Kleine vzw’s en stichtingen moeten voortaan volgens een vereenvoudigde boekhouding hun boekhouding voeren. Deze vereenvoudigde boekhouding moet tenminste betrekking hebben op mutaties in contant geld of dit op de rekeningen. Dit alles moeten de kleine vzw’s en stichtingen doen volgens het model vastgelegd bij het koninklijk besluit van 26 juni 2003 betreffende de vereenvoudigde boekhouding van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, stichtingen en internationale verenigingen zonder winstoogmerk. De grote en zeer grote vzw’s daarentegen moeten hun boekhouding en jaarrekening voortaan voeren overeenkomstig de wet van 17 juli 1975 met betrekking tot de boekhouding van

8 K.B. van 26 juni 2003 betreffende de vereenvoudigde boekhouding van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, stichtingen en internationale verenigingen (B.S. 11 juli 2003). K.B. van 19 december 2003 betreffende de boekhoudverplichtingen en de openbaarmaking van de jaarrekening voor grote vzw’s, stichtingen en internationale vzw’s (B.S. 30 december 2003).

ondernemingen. Deze verplichtingen werden aangepast bij koninklijk besluit van 19 december 2003 betreffende de boekhoudkundige verplichtingen en de openbaarmaking van de jaarrekening van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen. Ook moeten zeer grote vzw’s hun boekhouding laten controleren door een commissaris. Er wordt nu dus een grotere inspanning verwacht van de vzw’s. Dit zal volgens ons tot gevolg kunnen hebben dat veel kleine vzw’s zichzelf zullen opdoeken of omvormen tot een feitelijke vereniging. Indien kleine vzw’s zich omvormen tot feitelijke verenigingen moeten ze niet aan al deze verplichtingen voldoen. Ook vzw’s die in het verleden ‘zwarte kassen’ hadden, zullen nu ophouden te bestaan. Bovendien kan de fiscus dankzij deze wet een beter zicht krijgen op de vzw’s die onder de vennootschapsbelasting vallen.

3.2 Toepassingsgebied

De verenigingen die onderworpen zijn aan de boekhoudreglementering zijn de verenigingen zonder winstoogmerk. Men verstaat hieronder de vereniging welke niet nijverheid- of handelszaken drijft en welke niet tracht een stoffelijk voordeel aan leden te verschaffen.9 Het gaat hier om zowel Belgische als buitenlandse verenigingen. Ook stichtingen zijn onderworpen aan de boekhoudreglementering van de wet van 27 juni 192110 en internationale verenigingen zonder winstoogmerk11.

De wetgever heeft beslist dat de te voeren boekhouding en de additionele verplichtingen afhangen van de grootte van de vzw. Men kan hier 3 categorieën onderscheiden namelijk; kleine, grote en zeer grootte vzw’s. Deze categorieën worden hieronder verder besproken. Men heeft in het parlement hier zeer lang over gedebatteerd, pas na veel discussie heeft men de criteria van de categorieën vastgelegd.

9 Artikel 1 Wet 27 juni 1921

10 Artikel 27 Wet 27 juni 1921

11 Artikel 46 Wet van 27 juni 1921

Een vzw wordt als klein beschouwd indien men op het einde van het boekjaar maximum een van de volgende drie criteria overschrijdt:

• een jaargemiddelde van vijf werknemers, uitgedrukt in voltijdse equivalenten Vrijwilligers, uitzendkrachten en het ter beschikking van de vereniging gesteld personeel komen niet in aanmerking voor de berekening.

• een balanstotaal van 1.000.000, - EUR

• een totaal aan ontvangsten, aan andere dan uitzonderlijke ontvangsten, van 250.000, - EUR exclusief BTW

Xxxxx vzw’s mogen een vereenvoudigde boekhouding voeren.

Een vzw wordt als groot beschouwd indien men op het einde van het boekjaar minstens twee van de onderstaande criteria heeft overschreden:12

• Vijf voltijdse werknemers, uitgedrukt in voltijdse equivalenten

• Balanstotaal van 1000 000 euro

• 250 000 euro ontvangsten, exclusief uitzonderlijke ontvangsten

De grote vzw is tevens onderworpen aan de dubbele boekhouding. En dus ook aan de boekhoudwet van 17 juli 1975. Ze moeten een jaarrekening opstellen, maar mogen een verkorte versie van de jaarrekening gebruiken.

Een vzw wordt als zeer groot beschouwd indien men op het einde van het boekjaar:13

- Ofwel minimum 100 voltijdse werknemers, uitgedrukt in voltijdse equivalenten

- Ofwel minimum twee van de volgende drie criteria overschrijden:

• vijftig voltijdse werknemers, uitgedrukt in voltijdse equivalenten

• balanstotaal van 3.125.000 euro

• 6.250.000 euro ontvangsten, exclusief uitzonderlijke ontvangsten en BTW

12 MATHËI.S. , De vzw stap voor stap, Brussel, Lexalis 2005, p.289

13 MATHËI.S. , De vzw stap voor stap, Brussel, Lexalis 2005, p.290

3.3 Boekhoudkundige verplichtingen voor de kleine vzw

Kleine VZW’s moeten een vereenvoudigde boekhouding voeren die betrekking heeft op de mutaties in contant geld of op de rekeningen14, overeenkomstig het model vastgelegd bij KB van 26 juni 2003. De boekhouding moet, volgens dit KB, aangepast zijn aan de aard en de omvang van de activiteiten van de VZW. Alle verrichtingen in contant geld of op de rekeningen worden onverwijld, getrouw en naar tijdsorde ingeschreven in een ongesplitst dagboek dat iedere kleine VZW verplicht bijhoudt. Geen enkele andere verrichting moet in de boekhouding opgenomen worden. Elke boeking moet gebeuren aan de hand van een gedagtekend verantwoordingsstuk.

De kleine vzw is deze die op de afsluitdatum van het boekjaar geen of hoogstens één van de volgende drie criteria bereikt15:

• een balanstotaal van 1.000.000, - EUR

• een totaal aan ontvangsten, aan andere dan uitzonderlijke ontvangsten, van 250.000, - EUR exclusief BTW

3.3.1 Uitleg criteria kleine vzw

Het eerste criteria van vijf voltijdse werknemers, uitgedrukt in voltijdsequivalent gaat over werknemers die zijn ingeschreven in het personeelsregister van de vzw op het einde van elke maand.16 Vrijwilligers, uitzendkrachten en zelfstandigen die diensten leveren aan de vzw, worden niet meegerekend om het aantal voltijdsequivalente werknemers van de vzw te berekenen.

14 Artikel 17, §2 Wet van 27 juni 1921

15 Artikel 17, §3 Wet van 27 juni 1921

16 Koninklijk besluit nr. 5 van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van sociale documenten

Het volgende criteria betreffende het balanstotaal van 1.000.000 euro kan men afleiden uit de staat van vermogen die jaarlijks ter gelegenheid van de inventaris dient op te maken, namelijk het totaal van de kolom bezittingen17.

Als laatste criteria staan we stil bij het totaal aan ontvangsten. Hieronder verstaat men het totaal van ontvangsten zoals blijkt uit de staat van ontvangsten en uitgaven onder aftrek van de uitzonderlijke ontvangsten. Het gaat hier om ontvangsten die voortkomen uit de normale werkingsactiviteiten van de vereniging. Enkele voorbeelden hiervan zijn ledengelden, ontvangen interesten uit beleggingen op de bank, inkomgelden van georganiseerde activiteiten, enz. Uitzonderlijke ontvangsten die niet afkomstig zijn uit de normale activiteiten van de vzw zoals verkoop van inboedel door vernieuwing behoren niet tot deze ontvangsten. De wet geeft hieromtrent echter geen duidelijke definitie

De normale duur van het boekjaar is 12 maanden. De start wordt vrij gekozen en dient niet samen te vallen met het kalenderjaar. Veel verenigingen kiezen toch voor het samenvallen met het kalenderjaar omdat men inzake rechtspersonenbelasting verplicht het kalenderjaar moet volgen. Is het boekjaar verschillend van 12 maanden, dan zal men voor het criterium van de ontvangsten (250.000, - EUR) een pro rata berekening uitvoeren.

Men mag ook geen rekening houden met BTW-ontvangsten.

3.3.2 Vereenvoudigde boekhouding

De kleine vzw’s voeren een vereenvoudigde boekhouding indien zij hier voor kiezen. Ze hebben echter ook de mogelijkheid om te kiezen voor een dubbele boekhouding. Uit een interview met een accountant18 bleek dat de meeste kleine vzw’s die beroep doen op een externe accountant, kiezen voor het systeem van dubbel boekhouden. Indien de raad van bestuur deze beslissing goedkeurt, zullen ze gedurende drie opeenvolgende jaren het principe van dubbele boekhouding moeten toepassen en deze keuze ook in hun

17 XX XXXXXX, X., XXXXXXXXXX, X.,XXX XXX XXXXXX, M., XXXXXX, X. , Vzw jaarrekeningzakboekje, Mechelen, Kluwer 2006, p.33

18 Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx

toelichting vermelden. Ze zijn echter niet gehouden aan dezelfde openbaarmakingverplichtingen als de grote en zeer grote vzw’s.

3.3.2.1 Begroting

Vzw’s zijn verplicht een begroting op te stellen in tegenstelling tot vennootschappen. Deze plicht bestaat zowel onder de oude als de nieuwe wetgeving. Deze verplichting geldt zowel voor kleine, grote als zeer grote vzw’s. De begroting kan beschouwd worden als een belangrijk beleidsdocument voor de algemene vergadering waarbinnen de raad van bestuur zijn geplande activiteiten kan uitvoeren. De raad van bestuur moet jaarlijks een begroting op stellen en deze laten goedkeuren door de algemene vergadering.19 Ze moeten dit doen zes maanden na de afsluiting van het vorige boekjaar. De vzw wet bepaalt echter nergens wat de begroting moet inhouden of hoe ze eruit moet zien. Ook werden er geen bepalingen betreffende dwingendheid bepaald.20 De wetgever heeft ook geen koppeling tussen de begroting en de boekhouding voorzien. Dit kan tot moeilijkheden leiden, want iedereen zal naar eigen goeddunken een begroting opstellen. We denken dan ook dat het beter zou zijn om hiervoor een algemene standaard op te stellen, dit zal evenzeer de mogelijke overgang van boekhouding van een kleine naar een grote vzw vergemakkelijken. De wetgever adviseert wel om met het oog op relevantie, duidelijkheid en vergelijkbaarheid van de informatie dat het aan te raden is dat de begroting op dezelfde wijze wordt opgesteld als de staten van de jaarrekening.21

In de begroting moet de raad van bestuur een predictie maken van de inkomsten en uitgaven van het volgende boekjaar. Het is dan ook de bedoeling dat de raad van bestuur zich probeert te houden aan de financiële lijnen die ze in de begroting opstelt. 22 Het lijkt ons logisch dat de men de goedkeuring van de begroting na de goedkeuring van jaarrekening aan de algemene vergadering voorlegt. Vaak is het dan ook zo dat het nieuwe boekjaar al begonnen is op het tijdstip dat de begroting wordt goedgekeurd.

19 Art. 17, § 1 Wet van 27 juni 1921

20 XXXXXXXXXXXX, X., Praktijkboek vzw’s, Antwerpen, Standaard uitgeverij 2005, p.937

21 XXXXXXX, X., Verplichtingen van een kleine vzw, procura reeks, Antwerpen, Garant 2005, p.169

22 XXXXXX, X. , De vzw stap voor stap, Brussel, Lexalis 2005, p.296

Voor het opstellen van de begroting bestaan er twee methodes:

De eerste methode is het baseren van de begroting op de boekhouding. Men noemt dit de ‘ methodiek van de staat van ontvangsten en uitgaven’ .23 De andere methode noemt men ‘ analytisch begroten’ of ‘ begroten per activiteit’.

Bij de methodiek van de staat van ontvangsten en uitgaven baseert men zich dus op de boekhouding. De staat van ontvangsten en uitgaven vormt een onderdeel van de jaarrekening. Deze methode heeft als voordeel dat men een goede vergelijking kan maken tussen de jaarrekening en de begroting. De jaarrekening geeft immers de werkelijke cijfers weer van het afgelopen boekjaar en de begroting een schatting van de cijfers van het komende boekjaar. Zo kan men ambities die de vereniging heeft evalueren. Een nadeel van deze methode is dat kleine verenigingen vaak hun activiteiten afzonderlijk evalueren, zowel inhoudelijk als financieel. Bij deze methode worden echter alle inkomsten en uitgaven volledig opgeteld. Dus de vereniging zal nog eens extra deze cijfers moeten afzonderen in het kader van een begrotingscontrole. Een voorbeeld van een begroting volgens de methodiek van de staat van ontvangsten en uitgaven per jaar ziet u hieronder.

Tabel 3.1: Voorbeeld van een jaarbegroting volgens de methodiek van de staat van ontvangsten en uitgaven bij vzw’s24

Uitgaven

Bedrag

in euro

Ontvangsten

Bedrag in

euro

Goederen en diensten Bezoldigingen

Diensten en diverse goederen

Andere uitgaven

Lidgelden

Schenkingen en legaten Subsidies

Andere ontvangsten

Totaal ( uitgaven)

Xxxxxx ( ontvangsten)

Men kan de begroting uiteraard uitbreiden met gedetailleerdere posten om beter overeen te stemmen met de activiteiten van de vzw. Voorbeelden van categorieën die men in de

23 XXXXXXXXXXXX, X., Praktijkboek vzw’s, Antwerpen, Standaard uitgeverij 2005, p.940

24 XXXXXXXXXXXX, X. , Praktijkboek voor vzw’s, Antwerpen, Standaard uitgeverij 2005 p.940

rechtsleer vindt zijn onder andere: sponsorgelden, verzekeringen, bankkosten, logistieke kosten, administratiekosten, toegangsgelden, loonkosten, onderhoud, e.d.m.25 Ook lijkt het ons wijselijk een post ivm onvoorzienbare ontvangsten en uitgaven aan te leggen, men moet echter wel opletten dat er duidelijk bepaald wordt wat hiervoor in aanmerking kan komen.

Als tweede methode bespreken we de methode van het analytisch begroten of het begroten per activiteit. Bij deze techniek heeft men dus niet het nadeel die men bij de vorige methode wel had. Hier bekomt men een duidelijk inzicht in de te verwachten kosten en uitgaven per activiteit, net als in de rendabiliteit en de financieringsbehoeftes van deze activiteiten. Een bijkomend voordeel is dat men voor het aanvragen van subsidies verplicht is de begroting per activiteit op te stellen.26 Het nadeel is echter dat men hier de begroting niet zo gemakkelijk met de jaarrekening kan vergelijken als bij de vorige methode.

25 XXX XXXXX, X., XXXXXX, J.P., XXXXXXXX, X., Vademecum voor de vzw, Antwerpen, Intersentia 2005, p.95

26 XXXXXX, X. , De vzw stap voor stap, Brussel, Lexalis 2005, p.298

Tabel 3.2: Voorbeeld van een analytische begroting voor een vzw 27

Begrotingsonderdeel	Activiteit 1	Activiteit 2	Activiteit 3	Activiteit 4	Totaal
Lidgelden Schenkingen en legaten Subsidies Andere ontvangsten
Totaal ontvangsten
Goederen en diensten Bezoldigingen Diensten/Div. goederen Andere uitgaven
Totaal uitgaven

Indien de raad van bestuur de begroting te buiten is gegaan, moeten zij dit bij gebrek aan voorafgaande goedkeuring van de algemene vergadering, toch nog voorleggen. Ook contractuele verplichtingen die niet voorzien waren in de begroting moeten nageleefd worden.

3.3.2.2 Het ongesplitst dagboek

De vereenvoudigde boekhouding bestaat uit een ongesplitst dagboek van ontvangsten en uitgaven. Het bevat tenminste mutaties in cash of in uitgaven en ontvangsten die op rekeningen worden ingeschreven.28

27 XXXXXXXXXXXX, X., Praktijkboek voor vzw’s, Antwerpen, Standaard uitgeverij 2005 p.942

28 Art 2 KB 26 juni 2003

Het dagboek bevat enkel verrichtingen die de volgende eigenschappen vertonen:

- mutaties van liquide ontvangsten en uitgaven

- mutaties van ontvangsten en uitgaven van zichtrekeningen vergelijkbaar met deze van de kas

- met uitsluiting van termijnrekeningen die op het einde van het boekjaar zich in inventaris bevinden

Alle andere mutaties dan hierboven beschreven dienen niet vernoemd te worden in het opgesplitste dagboek.

Er zijn ook een aantal eisen met betrekking tot de vorm van het dagboek. Zo dient elk blad genummerd en geïdentificeerd te worden door de naam van de vereniging in kwestie. De vereniging is tevens verplicht het dagboek gedurende tien jaar in originele staat te bewaren, te rekenen van 1 januari van jaar volgend op afsluiting ervan. Het dagboek moet naar tijdsorde bijgehouden worden en steeds ondertekend zijn door de vertegenwoordigers van de vereniging ten aanzien van derden die bij de vereniging in aanraking komen.29

Deze vereisten met betrekking tot het dagboek zorgen er niet voor dat de vereniging de boekhouding kan voeren met behulp van een spreadsheet of softwareprogramma. Computerlistings in het dagboek kleven is niet strijdig met artikel 3 van het Koninklijk Besluit van 26 juni 2003 zolang men het onveranderende karakter van de gegevens waarborgt. 30

Het model van het ongesplitst dagboek moet een minimale structuur hebben die werd vastgesteld in bijlage A van het KB van 26 juni 2003, een voorbeeld hiervan ziet u in tabel 3.3. Dit model is echter een minimumschema en kan steeds worden uitgebreid naar behoeve van de vereniging. In dit schema worden de uitgaven en ontvangsten opgedeeld in enkele speciale rubrieken. Voor de uitgaven heeft men de volgende rubrieken voorzien, namelijk goederen en diensten, bezoldigingen, diensten en diverse goederen en

29 Art. 3 KB 26 juni 2003

30 XXXXX, X., XX XXXXXXXX, X., XXXXXXXXXXX, D., VZW en stichting, Brugge, Die keure 2005, p.208

andere diensten. Voor de ontvangsten zijn er de rubrieken lidgeld, schenkingen en legaten, subsidies en andere ontvangsten.

Tabel 3.3: Genormaliseerd minimaal model van ongesplitst dagboek

3.3.2.3 De inventaris

De wetgever verplicht de kleine vzw elk jaar een inventaris op te stellen van bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van welke aard ook.31 De wetgever heeft omwille van verschillende redenen deze verplichting ook opgelegd aan kleine vzw’s. Men wil namelijk zo de transparantie vergroten en men wil de boekhoudkundige verantwoording niet beperken tot verrichtingen die betrekking hebben op veranderingen in contant geld of op rekeningen, maar evenzo de ontvangen giften en legaten die door de vzw ontvangen zijn, reflecteren.32 Dit is ook van belang voor het opstellen van een deel van de toelichting die bij de jaarrekening hoort, namelijk de staat van vermogen.

31 Art. 5 KB 26 juni 2003

32 XXXXX, X., XX XXXXXXXX, X., XXXXXXXXXXX, D., VZW en stichting, Brugge, Die keure 2005, p.210

Wil men inzicht krijgen in deze staat van vermogen zal men een volledige inventaris moeten opstellen.33

Als laatste reden heeft de wetgever de inventaris voor kleine vzw’s verplicht omdat men op deze manier kan controleren of de vzw wel daadwerkelijk klein is. Om te kijken of de vzw klein is, moet men de criteria zoals opgenomen in artikel 17§3 in de wet van 2 mei 2002, tot wijziging van de wet van 27 juni 1921, afpunten.

De inventaris moet minstens eenmaal per jaar worden opgemaakt, voorzichtig, oprecht en te goeder trouw.34 De kleine vzw is niet gehouden aan wettelijke waarderingsregels. De raad van bestuur van de vzw bepaalt zelf deze waarderingsregels. Ze moeten hierbij wel rekening houden met de specifieke kenmerken van de vzw die aan de grondslag van deze waarderingsregels zullen liggen.35 De raad van bestuur kan hierbij steunen op de regels vastgesteld voor de grote vzw’s. Deze zijn voor het voeren van hun boekhouding en het opstellen van de jaarrekening gehouden aan de boekhoudwet van 17 juli 1975 en het Koninklijk Besluit van 19 december 2003.

De raad van bestuur moet in ieder geval de waarderingsregels samenvatten in de toelichting van de jaarrekening. Deze samenvatting moet voldoende nauwkeurig zijn om de toegepaste waarderingsmethodes te kunnen beoordelen.36 Eveneens moeten deze waarderingsregels voor elk boekjaar hetzelfde zijn. Men kan deze regels eventueel aanpassen indien ze het oprecht, voorzichtig en te goeder trouw opmaken van de inventaris verhinderen.37 De waarderingsregels zelf moeten vanzelfsprekend ook oprecht, voorzichtig en te goeder trouw opgesteld worden.38 Uiteraard kan deze waarderingsbevoegdheid van de raad van bestuur er volgens ons toe leiden dat de vereniging haar activa gaat onderwaarderen om op die manier te ontsnappen aan de boekhoudkundige verplichtingen die aan grotere verenigingen worden opgelegd.

33 XXXXXXX, X., Verplichtingen van een kleine vzw, procura reeks, Antwerpen, Garant 2005, p.347

34 Art. 5 KB 26 juni 2003

35 Art. 6 KB 26 juni 2003

36 Art. 6 KB 26 juni 2003

37 Art. 7 KB 26 juni 2003

38 Art. 8 KB 26 juni 2003

De inventaris vormt in feite een staat van vermogen en de bestandsdelen daarvan op een bepaald tijdstip. Het is dus een opgave van alles wat op dat ogenblik deel uitmaakt van het vermogen van de vereniging.39 Over de inhoud van de inventaris kan men zich laten inspireren door de staat van vermogen die hier verder besproken zal worden. Belangrijk is wel dat alles in de inventaris wordt opgenomen, ook deze elementen die men een pro memorie- waarde geeft, of een nulwaarde.

Een inventaris zal er dan als volgt uitzien:

Tabel 3.4: Voorbeeld van een inventaris40

39 XXXXXXX, X., Verplichtingen van een kleine vzw, Procura reeks, Antwerpen, Garant 2005, p.227

40 MATHEÏ .S. , De vzw stap voor stap, Brussel, Lexalis 2005, p.314

3.3.2.4 De jaarrekening

A. Algemene beginselen

De jaarrekening bestaat uit 2 componenten namelijk de staat van ontvangsten en uitgaven en de toelichting.41 Deze twee componenten vormen een geheel. De jaarrekening moet worden opgesteld in euro, men moet een bedrag met decimalen steeds afronden. De jaarrekening moet eveneens oprecht, duidelijk en voorzichtig opgemaakt worden. Men geeft dus enkel de componenten op waarvan men zeker is en dit steeds in overeenstemming met de realiteit, er mag ook geen enkele aanleiding tot misverstanden aanwezig zijn. Deze principes gaan voor op de technische voorschriften die in het uitvoeringsbesluit zijn opgenomen met betrekking tot de jaarrekening.42

Deze jaarrekening moet men jaarlijks neerleggen ter griffie van de rechtbank van koophandel van het arrondissement waar de vzw haar maatschappelijke zetel heeft.43 Hierdoor krijgen derden een beter zicht op de financiële toestand waarin de vzw zich bevindt.

De raad van bestuur is verplicht om uiterlijk binnen zes maanden na het afsluiten van het boekjaar de jaarrekening ter goedkeuring aan de algemene vergadering voor te leggen.44 De algemene vergadering moet dan haar goedkeuring verlenen aan de gehele jaarrekening.

B. Staat van ontvangsten en uitgaven

De staat van uitgaven en ontvangsten is een officieel document dat jaarlijks dient neergelegd te worden ter griffie van de rechtbank van koophandel, aangezien het een onderdeel vormt van de jaarrekening van de vzw45.

41 Art. 9 KB 26 juni 2003

42 Art. 11 KB 26 juni 2003

43 Art. 26 novies §1 vzw wet

44 Art. 17 vzw wet

45 MATHEÏ.S. , De vzw stap voor stap, Brussel, Lexalis 2005, p.288

De staat van ontvangsten en uitgaven komt rechtstreeks voort uit het opgesplitst dagboek en bevat hetzelfde minimumschema. Deze moet op het einde van het boekjaar opgesteld worden aan de hand van de totalen van het ongesplitst dagboek. Deze voorstelling is eveneens genormaliseerd en opgenomen in het Koninklijk Besluit van 26 juni 2003 in bijlage B. Dit kan uiteraard weer worden aangepast aan de behoeften van de vereniging.46

Tabel 3.5: Staat van uitgaven en ontvangsten volgens genormaliseerd schema47

Uitgaven	Ontvangsten
Goederen en diensten	Lidgeld
Bezoldigingen	Schenkingen en legaten
Diensten en diverse goederen	Subsidies
Andere uitgaven	Andere ontvangsten
Totaal uitgaven	Totaal ontvangsten

Deze rubrieken zijn identiek aan die van het ongesplitst dagboek. We willen ook nog even benadrukken dat enige compensatie tussen ontvangsten en uitgaven verboden is.48 Men mag echter compensatie niet verwarren met schuldvergelijking.

C. Toelichting

De toelichting bevat de volgende onderdelen:

- De waarderingsregels met betrekking tot de inventaris, zoals vastgelegd door de raad van bestuur

- Aanpassingen aan de waarderingsregels: een vermelding van de wijzigingen, een verantwoording van de wijziging en een inschatting van de invloed van de wijzigingen

- Bijkomende informatie indien men zou afgeweken zijn van de technische voorschriften van het Koninklijk Besluit van 26 juni 2003, omdat hierdoor de jaarrekening niet meer oprecht, voorzichtig, te goeder trouw of duidelijk zou zijn.

- De staat van vermogen

46 Art. 12 KB 26 juni 2003

47 Minimumschema zoals opgenomen in bijlage B van het KB van 26 juni 2003

48 Art. 12 derde lid KB 26 juni 2003

- Rechten en plichten die niet in cijfers kunnen worden vertaald en daardoor niet opgenomen zijn in de staat van vermogen.

1. Waarderingsregels

We bespreken als eerst de waarderingsregels omdat zij nodig zijn om de volgende delen van de toelichting te bespreken. Zoals eerder vermeld is het de taak van de raad van bestuur om de waarderingsregels te formuleren. Het is logisch dat deze regels moeten leiden tot een getrouwe weergave van de bezittingen, schulden, rechten en verplichtingen van de vzw.

De waarderingsregels verduidelijken onder meer:

- De manier waarop men slijtage van vaste activa bepaalt

- Hoe men het risico van het niet inbaar zijn van vorderingen verwerkt

- De regels om bezittingen en schulden in geldwaarde uit te drukken telkens men de staat van vermogen moet opmaken

- Welke wisselkoersen men gebruikt in geval van internationaal geldverkeer

De manier waarop men de slijtage van vaste activa bepaalt kan men op verschillende manieren. Men kan de huidige aankoopwaarde bepalen van goederen die men gedurende het voorbije jaar heeft aangekocht of men kan de aankoopprijs verminderen met de afschrijvingen. Indien het onmogelijk is om de marktwaarde nog vast te stellen, geeft men best de voorkeur aan de gebruikswaarde. Met de gebruikswaarde bedoelt men de bijdrage die het actief bijdraagt aan de vzw. Meestal is dit de nettocontante waarde van toekomstige inkomstenstromen. Indien het ook onmogelijk is om de gebruikwaarde vast te stellen dan moet men het opnemen als een pro memorie opname in de staat van vermogen met gepaste vermelding in de toelichting.49 Dit kan het geval zijn wanneer het gaat om bijvoorbeeld erfgoederen verkregen uit een schenking.

Aangezien rechten en verplichtingen nog niet gerealiseerd zijn, kan men hier slechts een schatting doen van de waarde hiervan.

49 Art. 14 KB 26 juni 2003

2. Staat van vermogen

De staat van vermogen vloeit voort uit de inventaris. Bij opmaak van de inventaris heeft men alle bezittingen, schulden, vorderingen en verplichtingen van welke aard ook, weergegeven. De staat van vermogen geeft op datum van de afsluiting van het boekjaar stelselmatig de aard en het bedrag van het geheel van de bezittingen en de schulden van de vzw weer.50 Men dient ook de rechten en verplichtingen van de vzw hierin tot uitdrukking te brengen. Het is logisch dat deze rechten en verplichtingen enkel dienen opgenomen te worden indien zij een financiële invloed op de vzw zouden hebben.51

Vaak is het zo dat verenigingen ook goederen bezitten waar zij enkel in tijd en ruimte beperkte precaire rechten op hebben. Een voorbeeld hiervan kan een leasingovereenkomst zijn. Omwille hiervan is in het Koninklijk Besluit van 26 juni 2003 een passende onderverdeling opgenomen. Men neemt goederen die niet in volle eigendom zijn enkel op indien zij een financiële invloed hebben op de vereniging. Een voorbeeld van goederen die niet in volle eigendom van de vereniging zijn, zijn bijvoorbeeld goederen in vruchtgebruik of erfpacht. Indien nodig kan de raad van bestuur beslissen om in de toelichting bijkomende informatie verschaffen betreffende deze goederen die niet in volle eigendom zijn.

50 Art. 14 tweede lid KB 26 juni 2003

51 Art. 14 derde lid KB 26 juni 2003

Tabel 3.6: Staat van vermogen volgens genormaliseerd minimumschema

STAAT VAN VERMOGEN
BEZITTINGEN				SCHULDEN
Onroerende goederen - behorende tot volle eigendom - andere	de	vereniging	in	Financiële schulden
Machines - behorende tot volle eigendom - andere	de	vereniging	in	Schulden ten aanzien van leveranciers
Roerende goederen en rollend materieel - behorende tot de vereniging in volle eigendom - andere				Schulden ten aanzien van leden
Stocks				Fiscale, salariële en sociale schulden
Schuldvorderingen
Geldbeleggingen
Liquiditeiten
Andere activa				Andere schulden
RECHTEN				VERPLICHTINGEN
Beloofde subsidies				Hypotheken en hypotheekbeloften
Beloofde schenkingen				Gegeven waarborgen
Andere rechten				Andere verbintenissen

Rubricering staat van vermogen

De Staat van vermogen is opgedeeld in 2delen zoals blijkt uit figuur 5. Vervolgens is elk deel onderverdeeld in 2 hoofdrubrieken

Deel 1: Deel 2:

- Bezittingen - Rechten

- Schulden - Verplichtingen

3.4 Boekhoudkundige verplichtingen voor grote en zeer grote vzw’s

De vereenvoudigde boekhouding is niet voldoende uitgebreid voor grote en zeer grote verenigingen, volgens de wetgever.

Grote vzw’s en zeer grote vzw’s zijn verplicht een dubbele boekhouding te voeren conform de wet van 2 mei 2002 en het KB van 19 december 2003. De grote vzw’s maken de jaarrekening op volgens het verkort schema voor verenigingen en de zeer grote vzw’s maken de jaarrekening op volgens het volledig schema.

Grote en zeer grote vzw’s maken hun boekhouding en jaarrekening op in overeenstemming met de boekhoudwet van 17 juli 1975.52 Deze nieuwe wetgeving zal gevolgen hebben voor veel organisaties. Vroeger mochten ze het principe van dubbel boekhouden interpreteren. Nu zijn ze verplicht zich strikt aan de wettelijke boekhoudkundige verplichtingen te houden. De wetgever beoogde hiermee een duidelijker beeld te krijgen van de financiële toestand van deze vzw’s.

In hoeverre zij deze wet van 17 juli 1975 moeten volgen,wordt beschreven in de volgende passage uit het Koninklijk Besluit van 19 december 2003:

‘’Uit de artikelen 17§3 van de wet blijkt dat de verwijzing naar de bepalingen van de wet van 17 juli 1975 enkel tot doel heeft de regels aan te wijzen die de grote verenigingen en

52 Art. 17 Wet 27 juni 1921

stichtingen moeten naleven voor het voeren van hun boekhouding en het opstellen van hun jaarrekening, met sluiting van elk ander onderwerp.

Wat het voeren van de boekhouding betreft, is derhalve het eerste gevolg van die bepalingen het toepasselijk maken van de artikelen 2 tot 10 §1 van de wet van 17 juli 1975 op grote verenigingen en stichtingen, onder voorbehoud van aanpassingen vereist door de bijzondere aard van hun werkzaamheden en hun wettelijk statuut, en van de Koninklijke Besluiten van 12 september 1983 genomen ter uitvoering van de boekhoudwet ( koninklijk besluit tot uitvoering van de wet 17 juli 1975 en koninklijk besluit tot bepaling van de minimumindeling van een algemeen rekeningsstelsel ).

Met betrekking tot het opstellen van de jaarrekening onder voorbehoud van de aanpassingen vereist door de bijzondere aard van de werkzaamheden en het wettelijk statuut van de grote verenigingen en stichtingen, maken zij vervolgens artikel 10 van de wet van 17 juli 1975 van toepassing op genoemde instellingen vermits dat de rechtsgrond vormt van hun verplichtingen inzake de vorm en de inhoud van de jaarrekening die nader bepaald zijn in het besluit van 30 januari 2001 tot uitvoering van het wetboek van vennootschappen.

Uit wat voorafgaat en uit de specifieke bepalingen van de wet van 27 juni 1921 volgt dat de verwijzing naar de wet van 17 juli 1975 niet tot doel heeft de bepalingen inzake controle van de jaarrekening en openbaarmaking, vervat in het wetboek van vennootschappen en zijn uitvoeringbesluit van 30 januari 2001, toepasselijk te maken op de grote verenigingen en stichtingen.’’ 53

De verenigingen die reeds door een speciaal reglement of door een bijzondere wetgeving onderworpen zijn aan boekhoudkundige verplichtingen, moeten de boekhoudkundige verplichtingen van de wet van verenigingen en stichtingen niet volgen als hun boekhouding minstens gelijkwaardig is. De raad van bestuur beslist over deze gelijkwaardigheid. Een voorbeeld hiervan zijn de pensioenfondsen, zij zijn onderworpen aan de strenge boekhouding in overeenstemming met het K.B van 19 april 1991

53 Verslag aan de koning bij het KB 19 december 2004, B.S. 30 december 2004, 61931- 61932

betreffende de jaarrekeningen van private voorzorgsinstellingen onderworpen aan de wet van 9 juli 1975.54

De grote vzw is een vereniging zonder winstoogmerk die bij afsluiting van het boekjaar

ten minste twee van onderstaande criteria heeft overschreden:55

• Vijf voltijdse werknemers, uitgedrukt in voltijdse equivalenten

• Balanstotaal van 1.000.000 euro

• 250.000 euro ontvangsten, exclusief uitzonderlijke ontvangsten

De zeer grote vzw is een vereniging zonder winstoogmerk die bij afsluiting van het boekjaar onder de volgende voorwaarden valt:56

- Ofwel minimum 100 voltijdse werknemers, uitgedrukt in voltijdse equivalenten

- Ofwel minimum twee van de volgende drie criteria overschrijden:

• vijftig voltijdse werknemers, uitgedrukt in voltijdse equivalenten

• balanstotaal van 3.125.000 euro

• 6.250.000 euro ontvangsten, exclusief uitzonderlijke ontvangsten en BTW

3.4.1 Voorschriften boekhoudmethode

De boeken moeten op zulke wijze bijgehouden worden dat de materiële continuïteit ervan, evenals regelmatigheid en onveranderlijkheid van de boekingen gewaarborgd zijn.57 Deze continuïteit kan men verzekeren door registraties in een dagboek of hulpdagboek.

Alle boekingen moeten gebeuren in een ongesplitst dagboek of hulpdagboek. De boekingen moeten methodisch ingeschreven worden of overgebracht naar de daarvoor

54 Rechtskundig weekblad, 2002-2003, nr.25, 975

55 XXXXXX, X. , De vzw stap voor stap, Brussel, Lexalis 2005, p.289

56 XXXXXX, X. , De vzw stap voor stap, Brussel, Lexalis 2005, p.290

57 Art. 7, §1 Wet 17 juli 1975

bestemde rekeningen.58 Deze boekingen dienen periodiek te gebeuren, minimaal één keer per maand dienen de boekingen in hulpdagboeken overgeplaatst te worden naar een centraal dagboek.

Verenigingen mogen hun boekhouding ook volledig voeren met een geïnformatiseerd computersysteem. Deze elektronisch gevoerde boekhouding moet uiteraard voldoen aan de verplichtingen van de wet van 17 juli 1975.59 Deze verplichtingen houden onder meer in dat men de een passende boekhouding moet voeren rekening houdend met de aard van het bedrijf.60 Men dient een volledige boekhouding te voeren en het wettelijke stelsel van boeken te hanteren.61 Ook moeten de verenigingen gestructureerd te werk gaan en al hun boekingen correct nummeren.62

Met andere woorden moet de vereniging er dus voor zorgen dat de boekhouding in overeenstemming is met de wettelijke reglementeringen en bepalingen.

De vereniging moet betreffende het rekeningstelsel in overeenstemming zijn met de minimumindeling van rekeningsstelsel opgenomen in bijlage bij K.B.19 december 2003.63 Ook hier kan de vereniging aanpassingen doorvoeren die kenmerkend zijn aan de aard van de vereniging.

Verenigingen zijn verplicht hun boekhouding en bijhorende documenten gedurende tien jaar te bewaren. Deze periode is de periode vanaf de eerste januari van het jaar dat volgt op hun afsluiting.64 Om de objectiviteit van de boekhouding te kunnen garanderen, moet de vereniging iedere verrichting die in de boekhouding wordt opgenomen, kunnen verantwoorden door een intern of extern verantwoordingsstuk.65

00 XX XXXXXX, X., XXXXXXXXXX, X., VZW jaarrekeningboekje- boekhouding en jaarrekening van verenigingen en stichtingen, Mechelen, Kluwer 2006, p.51

59 Art. 2 van KB 25 januari 2005

60 Art. 2 van de wet van 17 juli 1975

61 Art. 3 en Art.4 van de wet van 17 juli 1975

62 Art. 7 en 8 van de wet van 17 juli 1975

63 Art .3 K.B 19 december 2003

64DE LEMBRE, E., XXXXXXXXXX, X., VZW jaarrekeningboekje- boekhouding en jaarrekening van verenigingen en stichtingen, Mechelen, Kluwer 2006, p.63

65 Beroepsinstituut van erkende boekhouders en fiscalisten

Net zoals de kleine vzw’s moeten de grote vzw’s en de zeer grote vzw’s op het einde van het boekjaar een inventaris opstellen. Ze moeten dit wederom voorzichtig en te goeder trouw doen. De inventaris bevat tenminste alle bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van welke aard ook, die betrekking hebben op de vereniging. De inventarisstukken dienen ingeschreven te worden in een boek. De stukken die wegens hun omvang bezwaarlijk kunnen worden overgeschreven, worden in dat boek samengevat en erbij gevoegd.66

De inventaris kan worden ingedeeld in 2 delen:

Men kan enerzijds spreken van het materiële aspect waarmee men de opname en activa en passiva bedoeld. Anderzijds is er het beoordelingsaspect, hierin wordt de waarde die aan de verschillende vermogensbestanddelen moet worden toegekend, vastgesteld. Ook de boeking van waardecorrecties, afschrijvingen en voorzieningen vindt men hier terug.67

3.4.2 Jaarrekening van grote en zeer grote vzw’s

De jaarrekening omvat een balans, resultatenrekening en een toelichting ( inclusief sociale balans) Al deze documenten vormen samen 1 geheel.68 Het doel van de jaarrekening is een beeld te geven van het vermogen, financiële positie en resultaat van de vereniging. De grote vzw’s stellen de jaarrekening op volgens een verkort schema, dit in tegenstelling tot de zeer grote vzw’s. De zeer grote vzw’s stellen hun jaarrekening op volgens volledig schema.

3.4.2.1 Resultatenrekening

Uit de resultatenrekening blijkt of de vereniging op een positieve of negatieve wijze haar werkingsjaar heeft afgesloten. Op basis van deze resultaten zal de raad van bestuur zich beraden over wat er met het resultaat zal gebeuren en dit ter bespreking en beslissing

66 Art. 9 van de wet van 17 juli 1975

67 XXX XXXXX, X., XXXXXX, J.P., XXXXXXXX, X., Vademecum voor de vzw, Antwerpen, Intersentia 2005, p.148

68 Art. 22 KB 30 januari 2001

aan de algemene vergadering voorleggen. Binnen de jaarrekening van de onderneming werd dit tot uitdrukking gebracht in de staat van de bestemming van het resultaat. Het

K.B. van 19 december 2003 voorziet deze staat echter niet. In het rekeningsstelsel voorziet men daarentegen wel in ‘ overboekingsrekeningen’ .

Rekeningen worden toegelicht in volgorde resultatenrekening volgens staffelmodel of in scrontovorm, dit is naar keuze van de vereniging.69 Opbrengsten en kosten die aan vorig boekjaar worden toegeschreven, worden onder bedrijfsopbrengsten of bedrijfskosten opgenomen. Wanneer dergelijke opbrengsten of kosten belangrijk zijn, wordt dit in de toelichting vermeld.70 Er moeten echter geen opmerkingen van fiscale aard opgenomen worden.

3.4.2.2 Sociale balans

De sociale balans moet elk jaar samen met de jaarrekening worden opgesteld. Elk jaar bepaalt de koning aanpassingen van op te nemen maatregelen t.a.v werkgelegenheid. De sociale balans maakt integraal deel uit van de jaarrekening, maar wordt opgenomen in de toelichting bij de jaarrekening. Ze moet worden opgesteld door alle verenigingen die de jaarrekening moeten publiceren, en een minimum van 20 werknemers tellen.71 Binnen de vereniging wordt de sociale balans opgesteld door de raad van bestuur. De commissaris moet deze stukken attesteren en eventueel opmerkingen maken over de verstrekte gegevens. De algemene vergadering geeft tenslotte haar goedkeuring.

Vermits de sociale balans deel uitmaakt van de jaarrekening gelden dezelfde regels voor bekendmaking. Rechtspersonen die geen jaarrekening moeten publiceren, moeten toch hun sociale balans neerleggen bij de balanscentrale van de Nationale bank van België binnen zeven maanden na afsluiting van het boekjaar.72

69 Art. 11, K.B. 19 december 2003

70 DE LEMBRE, E., XXXXXXXXXX, X., VZW jaarrekeningzakboekje- boekhouding en jaarrekening van verenigingen en stichtingen, Mechelen, Kluwer, 2005, p.180

71 XXX XXXXX, X., xXXXXX, J.P., Vademecum voor de vzw, Antwerpen, Intersentia, 2007, p.151

72 XXXXXXXXXXXX, X., Praktijkboek voor vzw’s, Antwerpen, Standaard uitgeverij 2005

De wetgever wil hierdoor enerzijds de regering inlichten omtrent de stand van zaken inzake tewerkstelling in Belgische ondernemingen en andere entiteiten. Zo kunnen ze nauwkeuriger het effect inschatten van verschillende tewerkstellingsbevorderende maatregelen en het beleid beter op vraag en aanbod inzake tewerkstelling afstemmen. Anderzijds biedt de sociale balans de mogelijkheid een instrument te zijn om de werkgelegenheid binnen de vereniging te evalueren.

De sociale balans bestaat uit vijf staten, namelijk: 73

- Staat van in personeelsregister opgenomen werknemers, plus gelijkaardige staat van uitzendkrachten en werknemers die ter beschikking zijn gesteld van de onderneming ( alleen voor jaarrekeningen opgesteld volgens volledig schema)

- Tabel van bewegingen van werknemers tijdens het boekjaar

- Gegevens over gebruik van maatregelen ter bevordering van tewerkstelling tijdens boekjaar

- Inlichtingen over opleidingen die werknemers volgen tijdens boekjaar

- Inlichtingen over activiteiten van vorming, begeleiding of mentorschap

3.4.2.3 Neerlegging en publicatie van de jaarrekening

Grote en zeer grote vzw’s moeten hun jaarrekening neerleggen binnen de dertig dagen na de goedkeuring door de algemene vergadering bij de Nationale bank van België.74 De nationale bank zorgt er dan vervolgens voor dat hun jaarrekening doorgezonden wordt naar de griffie van de rechtbank van eerste aanleg waar ze worden bijgehouden in hun dossier.75 De kost van deze neerlegging bedraagt 123,23 euro.76 Deze kosten bestaan uit de openbaarmakingkosten verschuldigd bij de nationale bank van België, de bijdrage in werkingskosten van de commissie voor boekhoudkundige normen en de BTW.77

73 DE LEMBRE, E., XXXXXXXXXX, X., VZW jaarrekeningzakboekje- boekhouding en jaarrekening van verenigingen en stichtingen, Mechelen, Kluwer, 2005, p 216

74 Art. 17, §6, wet van 2 mei 2002

75 Rechtskundig weekblad 2002-2003-nr.25, 977

76 xxx.xxx.xx, dit zijn de kosten voor 2008

77 xxx.xxx.xx

Ze moeten gelijktijdig ook een stuk met de naam en voornaam van de bestuurders en in voorkomend geval de naam van de commissarissen in functie neerleggen, net zoals het verslag van de commissaris indien dit het geval is.78 Ook de verenigingen die onderworpen zijn aan bijzondere regels inzake het voeren van hun boekhouding en het opstellen van hun jaarrekening, moeten deze neerleggen.

3.4.2.4 De commissaris

De zeer grote vzw’s zijn verplicht een commissaris aan te stellen voor het controleren van hun financiële toestand en hun jaarrekening volgens artikel 17, §5 van de nieuwe VZW-wet. De grote vzw’s hebben de mogelijkheid een commissaris aan te stellen.

In beide gevallen is het verplicht dat de commissaris lid is van het instituut der bedrijfsrevisoren.79 De algemene vergadering is bevoegd voor de benoeming van de commissaris.80 De commissaris is dus belast met de controle van de financiële toestand, de jaarrekening en van de regelmatigheid van de statuten.

De commissaris moet naar aanleiding van de jaarrekening een schriftelijk verslag opstellen. In dit verslag moet de commissaris vermelden:81

- Of men de boekhouding en de jaarrekening heeft opgesteld conform de wettelijke bepalingen

- Hoe de commissaris de controle heeft uitgevoerd en of hij alles verkregen heeft van de vereniging wat hij nodig had voor het opstellen van zijn verslag

- Of de jaarrekening in overeenstemming is met de werkelijke financiële situatie in de vereniging

- Of de commissaris overtredingen van de wet heeft vastgesteld

78 XXX XXXXX, X., XXXXXX, J.P., XXXXXXXX, X., Vademecum voor de vzw, Antwerpen, Intersentia 2005, p.152

79 Art. 17,§7 van de VZW-wet

80 Art. 17,§5 van de VZW-wet

81 XXXXX, X., XX XXXXXXXX, X., DESCHRIJVER, D., VZW en stichting, Brugge, Die keure 2005, p.270

Vzw’s die niet verplicht zijn een commissaris aan te stellen82 kunnen uiteraard steeds een externe accountant aanstellen voor het controleren van hun jaarrekening en hun boekhouding. Deze draagt dan wel niet de titel van commissaris.83

3.5 Vzw’s die wegens de aard van hun activiteit onderworpen zijn aan speciale regels

Om rekening te houden met het feit dat in diverse op federaal, gewestelijk of gemeenschapsniveau gereglementeerde sectoren, voor verenigingen en stichtingen specifieke boekhoudregels gelden, precies omdat zij tot die sectoren behoren, heeft de wetgever in de artikelen 17, §4, 37, §4 en 53, §4 bepaald dat de voorschriften die gelden voor de kleine, grote, en zeer grote verenigingen en stichtingen, niet van toepassing zijn op verenigingen en stichtingen die, gelet op de aard van hun hoofdactiviteit, onderworpen zijn aan bijzondere regels betreffende het houden van hun boekhouding en hun jaarrekening, voor zover zij minstens gelijkwaardig zijn aan die bepaald op grond van de wet. De gelijkwaardigheidsproblematiek speelt dus – althans in theorie – een rol voor zowel de kleine verenigingen en stichtingen, waarvoor een regeling van vereenvoudigde boekhouding geldt, als voor de grote en zeer grote VZW’s, IVZW’s en stichtingen.84

De CBN-werkgroep ”Not for profit & public sector accounting” heeft, zonder volledigheid te claimen, zowat 70 sectoren geïdentificeerd waarvoor bijzondere regels gelden voor het houden van de boekhouding en/of het opstellen van de jaarrekening. Deze wildgroei van bijzondere boekhoudkundige regelgevingen in de meest diverse activiteitsgebieden van het (gesubsidieerde) verenigingsleven is waarschijnlijk grotendeels toe te schrijven niet zozeer aan de intrinsieke “specificiteit” van de betrokken sectoren, maar aan de omstandigheid dat de wet van 27 juni 1921 gedurende meer dan 80 jaar géén of haast geen boekhoudkundige verplichtingen bepaalde ten aanzien van de verenigingen, zodat er géén gemeen recht inzake de boekhouding en de jaarrekening van VZW’s en

82 M.a.w grote en kleine vzw’s en stichtingen

83 Deze titel is voorbehouden aan bedrijfsrevisors

84 xxx.xxxxx.xx

stichtingen bestond. Het is pas met de wet van 2 mei 2002 en in het bijzonder met de uitvoeringsbesluiten van 26 juni 2003 en 19 december 2003 dat een gemeen recht inzake boekhouding en jaarrekening van verenigingen en stichtingen werd tot stand gebracht.

Noch de wetgever, noch de Regering hebben een lijst opgesteld van sectoren waar de problematiek van de gelijkwaardigheid rijst of waar de boekhoudkundige verplichtingen gelijkwaardig zijn aan de wettelijke regels. Het verslag aan de Koning dat het voornoemde Koninklijk Besluit van 19 december 2003 voorafgaat, zegt integendeel daarover het volgende “Het is bijgevolg de taak van de bestuursorganen van deze verenigingen en stichtingen om, aan de hand van de aanwijzingen geformuleerd door de Commissie voor boekhoudkundige normen, op hun verantwoordelijkheid en onder het toezicht van de optredende commissaris na te gaan of de bijzondere boekhoudkundige verplichtingen waaraan zij onderworpen zijn,

ten minste gelijkwaardig zijn aan die welke krachtens de wet van toepassing zouden zijn. Over het algemeen vloeit deze gelijkwaardigheid niet voort uit het loutere gegeven dat de vereniging of de stichting voor het verkrijgen van subsidies verplicht wordt boekhoudkundige inlichtingen te verschaffen aan de subsidiërende overheid."

De betrokken sectoren vindt men zowel op het federale, gewestelijke als gemeenschapsniveau terug. Ze hebben te maken met zeer gevarieerde bevoegdheden, zoals de gezondheidszorg (ziekenhuizen, interbedrijfsgeneeskundige diensten, gehandicaptenhulp …), de sociale secretariaten, de pensioenfondsen, het toerisme, de jeugdbijstand, de cultuur, de sociale hulpverlening, het onderwijs, de sport, de milieubescherming, de politieke partijen, enz.85

We gaan vervolgens even dieper in op de situatie in het katholiek onderwijs. De VZW-wet legt aan elke vzw-schoolbestuur de verplichting op tot het voeren van een boekhouding. De vernieuwde VZW-wetgeving van 2 mei 2002 legt aan de VZW’s van het gesubsidieerd onderwijs nieuwe boekhoudverplichtingen op, en dit met ingang vanaf 1 januari 2006. Voor de grote en zeer grote VZW’s inrichtende machten resulteert dit in de verplichting om van een kasboekhouding naar een dubbele boekhouding over te schakelen. Deze boekhoudkundige hervormingen hebben niet alleen een impact op de boekhoudkundige

85 xxx.xxxxx.xx

organisatie van de VZW, doch ook op de administratieve organisatie van de school in zijn geheel. Het valt niet te ontkennen dat de VZW’s van het vrijgesubsidieerd onderwijs voor een belangrijke vernieuwing en een niet eenvoudige opdracht staan. Sommige onder hen vallen niet onder de verplichting tot het voeren van een dubbele boekhouding en zijn dus gerechtigd een vereenvoudigde boekhouding te voeren.86

Gelet op de bijzondere aard en het specifieke karakter van de onderwijsactiviteiten van de VZW’s uit het vrij gesubsidieerd onderwijs, heeft het VSKO het initiatief genomen om een eigen specifieke boekhoudreglementering uit te werken voor de VZW’s van het katholiek onderwijs. Op basis van het decreet van 15 juli 2005 betreffende het onderwijs XV kreeg het VSKO de mogelijkheid om voor zijn vzw-schoolbesturen die voor het voeren van een vereenvoudigde boekhouding in aanmerking komen, een eigen model voor de vereenvoudigde boekhouding te ontwikkelen. Dit model is gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 7 april 2006.

Bij de opbouw van het VSKO-model voor de vereenvoudigde boekhouding is uitgegaan van:

• Het garanderen van de gelijkwaardigheid met de bepalingen van het KB van 26 juni 2003;

• Een rekeningenstelsel dat aansluit bij dat van de dubbele boekhouding;

• Transparantie in functie van de analyse van de diverse facetten van de schoolwerking;

• De vereisten van de nieuwe wijze van verificatie.

Een kleine vzw is onderworpen aan het voeren van een vereenvoudigde boekhouding. De "kleine" vzw is deze die op de afsluitdatum van het boekjaar of op basis van de raming vermeld in de criteria geen of hoogstens één van de volgende criteria bereikt:87

1. Een jaargemiddelde van vijf werknemers, uitgedrukt in voltijdse equivalenten. Iedereen waarmee de vzw schoolbestuur een arbeidsovereenkomst heeft komt hiervoor in aanmerking. De gesubsidieerde personeelsleden worden hierbij dus meegeteld. Vrijwilligers, uitzendkrachten en het ter beschikking van de vereniging gesteld personeel komen niet in aanmerking voor de berekening.

86 xxx.xxxxxxxx.Xx

87 xxx.xxxxx.xx

2. Een totaal aan ontvangsten, aan andere dan uitzonderlijke ontvangsten,

van 250.000,- EUR exclusief BTW. Het betreft dus alle ontvangsten voortvloeiende uit de normale werkingsactiviteiten zoals: werkingsmiddelen, leerlingenbijdragen, inschrijvingsgelden, internaatsgelden, ontvangsten uit nevenactiviteiten, ontvangen interesten uit de beleggingen op de bank, ...

Behoren niet tot de bedoelde ontvangsten: de weddentoelagen voor de gesubsidieerde personeelsleden, ontvangsten uit het verkrijgen van een lening, ontvangsten uit een legaat, investeringssubsidies.

3. Een balanstotaal van 1.000.000,- EUR. Gezien de "kleine" vereniging geen volledige boekhouding voert zal men zich dienen te steunen op de staat van het vermogen die men jaarlijks ter gelegenheid van de inventaris dient op te maken, nl. het totaal van de kolom "Bezittingen".

Schoolbesturen die de regels voor de vereenvoudigde boekhouding mogen toepassen, kunnen beslissen zich vrijwillig te onderwerpen aan de regels voor de dubbele boekhouding. Deze beslissing wordt vermeld en verantwoord in de toelichting bij de jaarrekening en geeft de belangrijkste gevolgen aan voor het schoolbestuur. Ingeval het schoolbestuur haar boekhouding na een termijn van minstens 3 jaar opnieuw wil voeren volgens het vereenvoudigd model, moet de genomen beslissing ook worden vermeld en verantwoord in de toelichting bij de jaarrekening met opgave van de belangrijkste gevolgen voor de vzw-schoolbestuur.

Vanaf het ogenblik dat de vzw op de afsluitdatum van het boekjaar minstens twee van de hiervoor vermelde criteria bereikt, is de vzw ertoe verplicht in het volgende boekjaar over te gaan van een vereenvoudigde boekhouding naar een dubbele boekhouding.88

Scholen zijn verplicht een dubbele boekhouding te voeren indien ze voldoen aan ten minste twee criteria van art17, §3 in de wet van 27 juni 1921. Uit artikel 5 van het VKSO- model DBHKO van 2008 staat dat de dubbele boekhouding, rekening houdend met de aard en de omvang van de instellingen, alle verrichtingen, bezittingen en

00 XXX XXXXX, X., XXXXXX, X.X., XXXXXXXX, X., Xxxxxxxxx voor de vzw, Antwerpen, Intersentia 2005, p 123

schulden, rechten en verplichtingen van welke aard ook omvat, betreffende de door de subsidiërende overheid verstrekte toelagen en de eigen middelen van elk schoolbestuur.

Wat betreft de openbaarmakingen van de nodige verantwoordingsstukken moet een onderscheid gemaakt worden. Voor de grote vzw’s en stichtingen van openbaar nut geldt de verplichting, zoals voor hun kleine soortgenoten, om hun jaarrekening jaarlijks neer te leggen in het dossier dat wordt bijgehouden op het ministerie van Justitie.89 De grote vzw’s en private stichtingen moeten hun jaarrekening echter neerleggen bij de nationale bank van België. De jaarrekeningen van grote vzw’s en stichtingen van openbaar nut kunnen dus niet worden opgevraagd bij de nationale bank van België, terwijl dit wel mogelijk is voor de grote vzw’s en private stichtingen. Het is ons niet duidelijk waarom de verplichting tot neerlegging bij de nationale bank niet geldt voor alle vzw’s, ongeacht hun omvang of aard. Dit is wel het geval voor vennootschappen. Het feit dat men kleine vzw’s niet extra wil belasten kunnen we niet echt als een argument beschouwen aangezien zij hun jaarrekening ook moeten neerleggen bij de griffie van de rechtbank van eerste aanleg of in het dossier bijgehouden op het ministerie van justitie. We denken dat een eenvormigheid in de toegang tot informatie in dit geval beter zou zijn.

3.6 Sancties wegens de niet-naleving van de boekhoudkundige verplichtingen

Hoewel er geen specifieke strafrechtelijke sanctie is voorzien in geval de vzw’s de boekhoudkundige verplichtingen niet naleven, moet er op worden gewezen dat de vzw die haar jaarrekening, vanaf haar oprichting of van de laatste tien boekjaren niet heeft neergelegd ter griffie bij de rechtbank van koophandel of in een dossier bij het Ministerie van justitie, geen machtiging kan ontvangen met het oog op het verkrijgen van schenkingen waarvan de waarde hoger is dan 100 000 euro.90

Vzw’s en stichtingen die gedurende drie opeenvolgende jaren hun jaarrekening niet hebben neergelegd ter griffie of in een dossier dat wordt bijgehouden op het Ministerie van justitie, kunnen worden ontbonden op verzoek van het openbaar ministerie of, voor

89 Rechtskundig weekblad, 2002-2003-nr.25-22 februari 2003, p 975

90 Art. 16, laatste lid, wet op verenigingen en stichtingen

de VZW, iedere belanghebbende.91 Deze nieuwe sanctie werd ingevoerd door de wet van

2 mei 2002. In de wet op vennootschappen is er een soortgelijke sanctie voor vennootschappen die slapen.92 De vordering tot ontbinding van de vzw voor het niet neerleggen van de jaarrekening gedurende drie jaren, is slechts ontvankelijk indien ze is ingesteld na het verstrijken van de termijn van dertien maanden te rekenen van het afsluiten van het boekjaar waarvoor geen jaarrekening is neergelegd.93 Indien een vzw bijvoorbeeld na twee opeenvolgende boekjaren pas opnieuw een jaarrekening neerlegt, kan de ontbinding niet worden gevorderd. Men kan dan beroep doen op een schending van de wet.94 De vordering tot ontbinding moet worden ingeleid voor de rechtbank van eerste aanleg.95 Indien de rechter de ontbinding uitspreekt zal hij een of meer vereffenaars aanstellen, die na de betaling van de schulden, en in overeenstemming met de statuten, de bestemming van het saldo van het actief vaststellen.96 De rechter kan de vereffening ook direct afsluiten, het kan immers zijn dat het echt om een slapende vzw gaat die geen enkele activiteit meer xxxxx.Xx dat geval is er ook geen reden om een vereffenaar aan te stellen.

Eveneens kan de niet-naleving van de boekhoudkundige en jaarrekeninggerechtelijke verplichtingen aanleiding geven tot een verzwaarde aansprakelijkheid van de bestuurders.97

3.7 Vergelijking feitelijke verenigingen en vzw’s

In dit onderdeel zullen we kort enkele verschilpunten tussen deze twee verenigingsvormen aanhalen. Een vzw kunnen we definiëren zoals beschreven in artikel 1 van de wet van 27 juni 1921: ‘ De vereniging zonder winstoogmerk is die, welke niet

91 Art. 18, eerste lid,4°, van de wet op verenigingen en stichtingen

92 Art. 182 X.Xxxx.

00 Art. 19bis van de wet op verenigingen en stichtingen

94 Art. 18, eerste lid, 3° van de wet op verenigingen en stichtingen

95 Art. 569,9°, gerechtelijk wetboek

96 Art. 19, eerste lid, wet op verenigingen en stichtingen

97 XXXXX, X., XX XXXXXXXX, X., XXXXXXXXXXX, D., VZW en stichting, Brugge, Die keure 2005, p244

nijverheid- of handelszaken drijft en welke niet tracht een stoffelijk voordeel aan haar leden te verschaffen.’

3.7.1 Rechtspersoonlijkheid

Een feitelijke vereniging heeft in tegenstelling tot een vzw geen rechtspersoonlijkheid. De leden van de vereniging kunnen afzonderlijk en individueel aansprakelijk worden gesteld. Een vzw heeft dus wel rechtspersoonlijkheid. Vanaf de dag dat bij de griffie van de rechtbank van koophandel de statuten neergelegd zijn, samen met de akten van benoeming van de bestuurders dan gaat de rechtspersoonlijkheid in. 99

3.7.2 Aansprakelijkheid

Bij een feitelijke vereniging zijn de leden individueel aansprakelijk voor de aangegane verbintenissen. Deze leden kunnen enkele individueel en in eigen naam optreden, dagvaarden en gedagvaard worden, behalve wanneer ze door het geheel van de leden gemandateerd zijn.100 Bij de vzw kan enkel de volledige vzw aansprakelijk worden gesteld, met als voorwaarde dat de rechtspersoonlijkheid tegenstelbaar is aan derden en dat de vzw beheerd wordt als een goede huisvader. De vzw kan dus in eigen naam en voor eigen rekening optreden, dagvaarden en gedagvaard worden. De leden van de vzw zijn niet persoonlijk gebonden in hun privé vermogen. Uiteraard is dit wel het geval bij een grove fout of nalatigheid.101

98 XXX XXXXX, X., XXXXXXXX, X., Het ABC van de VZW, Wevelgem, Fiscaal informatief BVBA, p 127

99 XXX XXXXX, X., XXXXXX, J.P., Vademecum voor de VZW, Antwerpen, Intersentia, 2007

100 VAN GERVEN, D., Handboek verenigingen, Kalmthout, Biblo, 2002

101 XXXXX, X., XX XXXXXXXX, X., XXXXXXXXXXX, D., VZW en stichting, Brugge, Die keure 2005

3.7.3 Bezittingen van de vereniging

De feitelijke vereniging heeft zelf geen bezittingen. Alle bezittingen zijn mede-eigendom van de leden. De vzw heeft in tegenstelling een eigen vermogen, afgebakend van het persoonlijk vermogen van de leden.

3.7.4 Organisatie van de vereniging

Voor de vzw is er een formele regeling omtrent de organisatie van de vzw. Enkele voorbeelden hiervan zijn de wettelijke bepalingen betreffende de algemene vergadering, raad van bestuur, ledenregister, .. . Bij de feitelijke verenigingen is er geen enkele wettelijke regeling betreffende de organisatie. Men kan dit naar eigen goeddunken bepalen.

3.7.5 Verplichtingen van de vereniging

Bij de feitelijke vereniging zijn er geen verplichtingen waar men aan moet voldoen. Bij de vzw zijn er vele verplichtingen. Enkele voorbeelden hiervan zijn: 102

- stichtingsvergadering

- neerleggen van de statuten

- ledenregister

- voeren van een boekhouding

- administratieve verplichtingen

- enz.

Vooral de boekhoudkundige en administratieve verplichtingen zijn zwaar voor de vzw’s. Dit weerhoudt volgens ons ook veel feitelijke verenigingen om de stap naar de vzw te zetten. Ondanks de rechtszekerheid die men bij de vzw heeft, weegt dit voor vele feitelijke verenigingen niet op tegen de verplichtingen die bij een vzw komen kijken.

102 XXXXXXX, X., Verplichtingen van een kleine vzw, Procura reeks, Antwerpen, Garant 2005,

3.8 BTW bij vzw’s

In dit onderdeel zullen we even kort ingaan op ‘ btw-plichtige vzw’s’ . Belasting over toegevoegde waard kunnen we definiëren als een omzetbelasting, met andere woorden het is een belasting die wordt geheven aan de verkoopzijde.103

We moeten even verduidelijken dat een btw-plichtige vzw een vzw is, die gehouden is btw-aangiften te doen en die bijgevolg ook een btw-identificatienummer heeft. Dit om duidelijk te stellen dat een vzw die geen btw-identificatienummer heeft, ook btw betaalt aan haar leveranciers, maar deze btw nergens kan aftrekken of recupereren. Een dergelijke vzw is dus een eindverbruiker net als een particulier.

Uit artikel 4 van het wetboek van belastingen over toegevoegde waarde, blijkt dat men belastingplichtig is als men in de uitoefening van een economische activiteit, geregeld en zelfstandig, met of zonder winstoogmerk, hoofdzakelijk of aanvullend, leveringen van goederen en diensten verricht, ongeacht op welke plaats de economische activiteit wordt uitgeoefend.

Niet elke handeling die door een vzw wordt gesteld valt onder de toepassing van de btw en is dus niet noodzakelijk als een belastbare handeling te beschouwen. Als belastbare handelingen worden beschouwd:

- levering van goederen en diensten: Deze zijn aan btw onderworpen op voorwaarde dat ze in België gebeuren en door een btw-belastingsplichtige worden verricht onder bezwarende titel.104

- intracommunautaire verwervingen: Deze zijn onderworpen aan btw op voorwaarde dat het gaat om verwervingen van goederen onder bezwarende titel en op voorwaarde dat ze in België geleverd worden door een btw- belastingsplichtige of een niet-btw- belastingplichtige rechtspersoon.105

000 XXX XXXXX, X., XXXXXX, X.X., Xxxxxxxxx voor de vzw, Antwerpen, Intersentia, 2007, p. 200

104 Art.2, W.BTW

105 Art.3 bis, W.BTW

- Invoer: Xxxx invoer van goederen in België en dit door om het even wie , is aan de BTW onderworpen.106

- Het spreekt uiteraard voor zich dat indien de vzw een btw-identificatienummer heeft en bijgevolg ook btw-aangiften zal moeten doen, de modellen van de dagboeken zullen moeten aangepast worden aan de vereisten gesteld door de btw-administratie.107

Voor de aankopen houdt dit in dat de volgende kolommen zullen moeten worden aangepast in het ongesplitst dagboek: “maatstaf van heffing”, “aftrekbare btw”, en “ niet-aftrekbare btw”. Ook zal de vzw een kolom moeten voorzien voor de vakken “ aankoop van goederen”, “diensten en diverse goederen” en investeringen, die respectievelijk overeenkomen met vakken 80,81 en 82 van de btw-aangifte.108

Voor de verkopen zal minstens een kolom “maatstaf van heffing” per btw-percentage moeten worden toegevoegd.

3.9 Vennootschappen versus verenigingen zonder winstoogmerk

In tegenstelling tot een vennootschap naar Belgisch recht, heeft een vereniging zonder winstoogmerk in de eerste plaats een ideële doelstelling en geen commerciële doelstelling. Dat wil niet zeggen dat een vereniging zonder winstoogmerk geen winst mag maken bij de uitvoering van haar maatschappelijk doel. Maar ze mag deze winst nooit uitkeren aan de leden van de vereniging. Dergelijke winsten mogen enkel gebruikt worden ter realisatie van het doel.

Het is belangrijk de verschillen te zien tussen vennootschappen en verenigingen. Deze verschillen zijn op diverse terreinen aanwezig. Hieronder volgt een overzicht.

106 Art.3, W.BTW

107 XXX XXXXX, X., XXXXXXXX, X., Het ABC van de VZW, Wevelgem, Fiscaal informatief BVBA, 2004, p 256

108 XXXXXXXXXXXX, X., Praktijkboek voor vzw’s, Antwerpen, Standaard uitgeverij 2005, p 1023

1. Winstoogmerk

De vennootschap geeft juridisch de mogelijkheid om winstoogmerk na te streven voor en in hoofde van vennoten. De vereniging streeft geen winstoogmerk na. Zij is er nooit op gericht om haar leden te verrijken en kan als dusdanig onmogelijk statutair bepalen dat zij winstoogmerk of vermogensvoordelen voor haar leden nastreeft. Zij kan hooguit een activiteit ontwikkelen die in het belang is van haar leden en hen dus ook direct of indirect tot voordeel strekt. Het gebrek aan en verbod op winstoogmerk in hoofde van de vereniging is essentieel voor verenigingen.

2. Het uitoefenen van een winstbeogende activiteit

Bij vennootschappen is het uitoefenen van een winstbeogende activiteit als hoofdactiviteit of als enige activiteit de algemene regel. Bij verenigingen is het uitoefenen van een winstbeogende activiteit als hoofdactiviteit of als enige activiteit verboden.

3. Boekhouding

A. Vennootschappen

Vennootschappen moeten een passende boekhouding voeren. Die kan verschillen naargelang de aard en de omvang van de onderneming.

Worden als zeer kleine ondernemingen beschouwd, de ondernemingen die cumulatief aan de volgende voorwaarden beantwoorden:

• het moet gaan om natuurlijke personen die koopman zijn, om vennootschappen onder firma of om gewone commanditaire vennootschappen;

• de omzet, exclusief BTW, over het laatste boekjaar mag niet meer bedragen dan

500.000 EUR.

Kleine en middelgrote vennootschappen zijn vennootschappen met rechtspersoonlijkheid, die voor het laatste afgesloten boekjaar niet meer dan 100 personen tewerkstellen (jaarlijks gemiddelde) en niet meer dan één van de volgende drempels overschrijden:

• jaargemiddelde personeelsbestand: 50 tewerkgestelden;

• jaaromzet exclusief BTW, 7.300.000 EUR;

• balanstotaal van 3.650.000 EUR.

Een onderneming wordt door het Wetboek van Vennootschappen als groot beschouwd indien:

• haar gemiddelde personeelsbestand op jaarbasis meer dan 100 bedraagt of zij meer dan één van de volgende drempels overschrijdt:

o jaargemiddelde van het personeelsbestand: 50;

o jaaromzet (exclusief BTW): 7.300.000 EUR;

o balanstotaal: 3.650.000 EUR.

De zeer kleine ondernemingen hebben de mogelijkheid een zgn. vereenvoudigde boekhouding te voeren voor zover alle verrichtingen zonder uitstel, getrouw, volledig en naar tijdsorde worden geregistreerd in tenminste drie dagboeken: een financieel dagboek, een inkoopboek en een verkoopboek. Deze ondernemingen zijn er tevens toe verplicht tenminste eens per jaar een inventaris op te maken van alle bezittingen, schulden en verplichtingen, maar ook van alle middelen aangewend voor de bedrijvigheid.

Indien de onderneming als kleine onderneming kan beschouwd worden, zal zij een verkorte jaarrekening kunnen indienen en moet zij geen beheersverslag opmaken.

Middelgrote en grote ondernemingen moeten een dubbele boekhouding voeren volgens het wettelijke schema, een jaarlijkse inventaris en een jaarrekening opmaken. De jaarrekening wordt voor onderzoek en ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene vergadering, die daartoe wordt bijeengeroepen. Binnen de 30 dagen na die goedkeuring moet ze worden neergelegd bij de Nationale Bank, die de inhoud ervan nagaat.

B. Vzw’s

Ook vzw’s moeten sinds het invoeren van de nieuwe VZW-wet een passende boekhouding voeren. Alle verenigingen zonder winstoogmerk die niet groot of zeer groot zijn worden als kleine vzw’s beschouwd.

Grote vzw’s zijn deze die twee van de drie criteria overschrijden:

• Jaarlijks vijf voltijdse werknemers in personeelsregister ingeschreven

• 250.000 EUR andere dan uitzonderlijke ontvangsten hebben, excl. BTW.

• Een balanstotaal van 1.00.000 EUR. Een vzw wordt als zeer groot beschouwd als

• Er minimum 100 voltijdse werknemers in het personeelsregister ingeschreven zijn of twee van de drie criteria overschreden worden:

o Jaarlijks vijf voltijdse werknemers in het personeelsregister ingeschreven zijn

o 6.250.000 EUR andere dan uitzonderlijke ontvangsten zijn, excl. BTW

o Een balanstotaal van 3.125.000 EUR

Kleine vzw’s mogen een eenvoudige boekhouding voeren tenzij zij vrijwillig kiezen voor een dubbele boekhouding. Zij dienen enkel de goedgekeurde jaarrekening neer te leggen op de griffie van de rechtbank van koophandel.

Grote vzw’s moeten een boekhouding voeren in overeenstemming met met de wet van

17 juli 1975. Grote vzw’s dienen hun jaarrekening naar het voorbeeld van de vennootschappen neer te leggen bij de balanscentrale van de Nationale bank van België, die dan een kopie van deze jaarrekening doorstuurt naar de griffie voor toevoeging aan het verenigingsdossier.

Zeer grote vzw’s moeten een boekhouding voeren in overeenstemming met met de wet van 17 juli 1975 en zij zijn verplicht deze te laten controleren door commissarissen. Zij zijn evenzeer verplicht hun jaarrekening neer te leggen gelijk grote vzw’s.

3.10 Evaluatie van de boekhoudkundige verplichtingen in functie van het type van vzw

Om de verschillende boekhoudkundige verplichtingen uit elkaar te houden in functie van het type vzw, vindt u in de onderstaande tabel een schematisch overzicht:

Tabel 3.7: Boekhouding en verplichting in functie van type vzw109

Verplichting	Kleine vzw’s	Grote vzw’s	Zeer grote vzw’s
Eenvoudige boekhouding	Ja	-	-
Eenvoudige jaarrekenig	Ja	-	-
Jaarrekening cfr.vennootschappen	-	Ja	Ja
Neerlegging jaarrekening griffie	Ja	Ja	Ja
Neerlegging jaarrekening bij nationale bank	-	Ja	Ja
Commissaris	-	-	Ja
Revisor bij ondernemingsraad	-	soms	soms
Sociale balans	soms	soms	soms

109COECKELBERGH, D., Praktijkboek voor vzw’s, Antwerpen, Standaard uitgeverij 2005, p.799

Hoofdstuk 4: Verwerking en analyse van de gegevens van de boekhoudkundige verplichtingen

4.1 Verenigingen zonder winstoogmerk

Deze analyse heeft betrekking op 137 verenigingen. 14 verenigingen uit Beringen, 19 Verenigingen uit Hasselt, 10 verenigingen uit Maaseik, 13 verenigingen uit Sint-Truiden, 26 verenigingen uit Peer, 14 verenigingen uit Alken, 16 verenigingen uit Leopoldsburg en 25 verenigingen uit Bilzen.

4.1.1 Algemeen

4.1.1.1 Begroting

In onze enquête hebben we getoetst of de vzw de wettelijke verplichtingen inzake begroting kent. 76 % van de verenigingen, die op deze vraag een antwoord hebben gegeven, kent de wettelijke regeling van de begroting. 24% kent deze wettelijke regeling niet. Bijna één op vier van de vzw’s is dus niet bekend met deze wettelijke verplichting om jaarlijks de begroting op te stellen. We denken dat dit te wijten is aan het feit dat er voor de begroting geen wettelijk model bestaat waar de verenigingen zich aan moeten houden, zij mogen vrij kiezen hoe ze de begroting opstellen. Ook zijn er vele kleine vzw’s met weinig uitgaven en ontvangsten die het nut hiervan niet inzien.

De respondenten die deze vraag hebben open gelaten waren waarschijnlijk niet op de hoogte of hun vereniging de wettelijke regeling van de begroting kent. De antwoordmogelijkheid “geen idee” was hier weggelaten en men kon dus enkel ja of nee aanduiden. We vermoeden dan ook dat dit de resultaten beïnvloed kan hebben.

Daarna hebben we de verenigingen gevraagd of ze de begroting opgesteld hebben in 2007. 69% van de verenigingen, die op deze vraag een antwoord hebben gegeven, stelden een begroting op in 2007. 23% stelde geen begroting op en 8% heeft geen idee of hun vereniging dit document in 2007 heeft opgesteld.

Tabel 4.1: Begroting

Kent uw vereniging de

wettelijke regeling?

Stelde uw vereniging dit

op in 2007?

Begroting

76% ja

24% nee

69% ja

23% nee

8% geen idee

4.1.1.2 Dagboek

Bij het toetsen naar de kennis van de verenigingen betreffende het dagboek hebben we eerst gevraagd of de verenigingen de wettelijke regeling rond het dagboek kenden.

68% van de respondenten die deze vraag invulde, antwoordde dat zij de wettelijke regeling van het dagboek kent. 32% van de verenigingen kent de wettelijke regeling van het dagboek niet. Uit deze resultaten kunnen we afleiden dat veel verenigingen niet voldoende op de hoogte zijn van de wettelijke verplichtingen van het dagboek.

Vervolgens hebben we getoetst of de verenigingen bekend waren met de opgelegde modellen. 60% van de respondenten die deze vraag beantwoord hebben kenden de opgelegde modellen van het dagboek. 40% kent de opgelegde modellen van dit document niet.

9% van de respondenten heeft op eerste vraag over het dagboek niet geantwoord en 15% van de respondenten heeft de tweede vraag over het dagboek niet ingevuld. Dit kan liggen aan het feit dat de antwoordmogelijkheid “geen idee” niet was opgenomen bij deze vragen.

Hierna hebben we aan de verenigingen gevraagd of ze hun dagboek hebben opgesteld. 58% van de verenigingen stelde in 2007 een dagboek op, 30% stelde dit document niet op en 12% heeft geen idee of hun vereniging een dagboek opstelde in 2007.

Tabel 4.2: Dagboek

Kent uw vereniging de wettelijke

regeling?

Kent uw vereniging de opgelegde

modellen?

Stelde uw

vereniging dit op in 2007?

Dagboek

68% ja

32% nee

60% ja

40% nee

58% ja

30% nee

12% geen idee

4.1.1.3 Inventaris

De wetgever heeft de vzw’s ook verplicht jaarlijks een inventaris op te stellen. Na bevraging of ze op de hoogte waren van de wettelijke verplichtingen betreffende de inventaris, zagen we dat 60% van de respondenten die deze vraag heeft ingevuld op de hoogte waren van de wettelijke regeling betreffende de inventaris. De overige 40% van de verenigingen kent deze wettelijke regeling niet. Ook hier zien we dat bijna de helft van de verenigingen niet voldoende op de hoogte is.

Vervolgens zijn we nagegaan of de verenigingen de modellen van de inventaris kent. Bij 45% van de verenigingen zijn de modellen van de inventaris gekend. Van de respondenten die op deze vraag geantwoord hebben dacht 55% dat hun vereniging de modellen van de inventaris niet kent.

Op de eerste vraag die handelde over de inventaris heeft 89% van de respondenten geantwoord. Op de tweede vraag heeft 87% geantwoord. De overige respondenten hebben waarschijnlijk niet op deze vragen geantwoord omdat zij niet wisten of hun vereniging de wettelijke regeling en modellen van de inventaris kent. Dit is te wijten aan de beperkte antwoordmogelijkheden bij deze vraag. De respondenten konden enkel “ja” of “nee” aanduiden.

Uit de resultaten kunnen we concluderen dat 40,5% van de verenigingen hun inventaris hebben opgesteld in 2007. 46% deed dit niet, en 13,5% weet niet of hun vereniging in 2007 een inventaris opstelde.

Tabel 4.3: Inventaris

Kent uw vereniging de wettelijke

regeling?

Kent uw vereniging de modellen?

Stelde uw

vereniging dit op in 2007?

Inventaris

60% ja

40% nee

45% ja

55% nee

40,5% ja

46% nee

13,5% geen idee

4.1.1.4 Jaarrekening

Vervolgens zijn we nagegaan of de verenigingen op de hoogte waren van de wettelijke verplichtingen van de jaarrekening. 86% van de ondervraagden die een antwoord hebben gegeven op deze vraag kennen de wettelijke regeling omtrent de jaarrekening. 14% van deze verenigingen kent deze dus niet.

Dan hebben we getoetst of de verenigingen op de hoogte waren van de opgelegde modellen van de jaarrekening. 77% van de respondenten denkt dat hun vereniging de opgelegde modellen van de jaarrekening kent. 23% denkt dat hun vereniging deze modellen niet kent. 9% van de respondenten gaven geen antwoord op de eerste twee vragen omtrent de jaarrekening. Dit kan te wijten zijn aan het feit dat de antwoordmogelijkheid “geen idee” was weggelaten. De respondenten konden enkel met “ja” of “nee” antwoorden.

Hierna hebben we de verenigingen gevraagd of ze hun jaarrekening hebben opgesteld in 2007. 82% van de verenigingen die op deze vraag antwoordden, hebben in 2007 een jaarrekening opgesteld. 11% deed dit niet en 7% van de ondervraagden heeft geen idee of hun vereniging een jaarrekening opstelde in 2007.

73% van de vzw’s heeft zijn jaarrekening neergelegd in 2007, 18% heeft dit niet gedaan en 9% van de respondenten heeft geen idee of hun vereniging een jaarrekening heeft neergelegd in 2007.

Tabel 4.4: Jaarrekening

Kent uw

vereniging de wettelijke regeling?

Kent uw

vereniging de opgelegde modellen?

Stelde uw vereniging dit op in 2007?

Heeft uw vereniging dit neergelegd in

2007?

Jaarrekening

86% ja

14% nee

77% ja

23% nee

82% ja

11% nee

7% geen idee

73% ja

18% nee

9% geen idee

84% van de verenigingen die een jaarrekening opstelde in 2007 heeft deze ook neergelegd. 10% heeft enkel een jaarrekening opgesteld maar niet neergelegd in 2007. En 6 % van de respondenten heeft geen idee of de vereniging de jaarrekening die werd opgesteld ook heeft neergelegd in 2007.

Tabel 4.5: Jaarrekening opgesteld in 2007

Neergelegd in 2007

Niet neergelegd in

2007

Geen idee

Jaarrekening

opgesteld in 2007

84%

10%

21% van de geënquêteerden antwoordden dat hun vereniging geen jaarrekening heeft opgesteld in 2007 maar deze wel neerlegde. Dit is volgens ons nogal onwaarschijnlijk. De 73% verenigingen die antwoordde dat ze hun jaarrekening neerlegde in 2007 worden dus overschat. Het aantal verenigingen dat hun jaarrekening neerlegde in 2007 zal dus heel wat minder zijn als 73%. 79% van de verenigingen stelde geen jaarrekening op en legde dit document ook niet neer in 2007.

Tabel 4.6: Jaarrekening niet opgesteld in 2007

Neergelegd in 2007

Niet neergelegd in

2007

Geen idee

Jaarrekening niet

opgesteld in 2007

21%

79%

4.1.2 Conclusies en aanbevelingen algemene boekhoudkundige bepalingen

4.1.2.1 Begroting

Uit de resultaten bleek dat een vierde van de verenigingen niet bekend was met de wettelijke regeling betreffende de begroting. Volgens ons kan dit te wijten zijn aan het feit dat wetgever geen opgelegd model voor de begroting heeft opgenomen in de wet. Ze hebben dus geen enkele vereiste inzake inhoud of vormgeving vastgelegd. We denken dan ook dat het duidelijker zou zijn voor de verenigingen indien de wetgever dit wel zou doen. Het lijkt ons het beste indien de wetgever de begroting dwingend zou opleggen volgens de methodiek van de staat van ontvangsten en uitgaven zoals eerder besproken. Hierdoor kunnen de verenigingen hun begroting gemakkelijker vergelijken met de jaarrekening en zo een beter overzicht krijgen of hun begroting accuraat was.

Ook hebben we opgemerkt dat in grote en zeer grote vzw’s het niet verplicht is dat de commissaris de begroting nakijkt, ook dit lijkt ons aangewezen. Het zal het inzicht in de financiële positie van de vereniging alleen maar vergroten.

Uit de resultaten bleek wel dat bijna 70% de begroting wel opstelt. Dit hoge aantal doet ons vermoeden dat het toch een nuttig beleidsinstrument is en dan ook de nodige aandacht van de wetgever verdient. De huidige wettelijke bepalingen zouden dan ook duidelijker en vollediger mogen zijn volgens ons.

4.1.2.2 Het ongesplitst dagboek

Uit de resultaten van de enquêtes bleek dat 30% van de verenigingen het ongesplitst dagboek niet heeft opgesteld in 2007. Dit is een volgens ons toch wel een groot aantal aangezien de wetgever in bijlage A van het KB van 26 juni 2003 een duidelijk en overzichtelijk minimumschema heeft opgenomen. We vermoeden dan ook dat het vooral kleine vzw’s zijn met weinig activiteiten die dagboek opstellen.

Na analyse blijkt dat 87% van de verenigingen die in 2007 geen dagboek opstelde kleine vzw’s zijn en 3% grote vzw’s. Van de zeer grote vzw’s die we ondervraagd hebben stelde

Verenigingen die in 2007 geen dagboek opstelde

100%

80%

60%

40%

20%

10%

87%

Soort vzw

iedereen een dagboek op. De overige 10% van de respondenten weet niet welk soort vzw hun vereniging is, maar ook zij stelden geen dagboek op in 2007.

	Kleine vzw	Grote vzw	geen idee
Soort vzw	87%	3%	10%

Fig. 4.1: Xxxxx xxx’x die in 2007 geen dagboek opstelde

We denken dat er voor deze zeer kleine vzw’s misschien een aparte categorie kan worden gecreëerd zodat zij niet te zwaar belast worden met deze boekhoudkundige verplichtingen. Voor deze categorie ‘ zeer kleine vzw’s’ zou men de criteria die men nu stelt voor kleine vzw’s kunnen verlagen. Dit zal volgens ons de drempel van feitelijke vereniging naar vzw aanzienlijk verkleinen.

Ook kan het niet opstellen van het dagboek misschien liggen aan het feit dat er niet genoeg mensen met financiële achtergrond zich in de vzw bevinden en het uitbesteden van de boekhouding teveel extra kosten met zich meebrengt. Na analyse zien we in onderstaande grafiek dat het aantal vzw’s dat het nalaat om een dagboek op te stellen vooral vzw’s zijn, die hun boekhouding zelf voeren zonder boekhoudkundig programma.

Organisatie boekhouding bij verenigingen die geen dagboek opstelde in 2007

70%

63%

60%

50%

40%

30%

23%

20%

10%

Zelf, met Xxxx, zonder Uitbesteden Xxxx Xxxx idee Zelf, met boekhoukundibgoekhoudkundig boekhouding boekhoudkundig programma programma programma +

uitbesteden

Verenigingen die geen dagboek

Fig. 4.2: Organisatie boekhouding bij vzw’s die geen dagboek opstelde in 2007

De wetgever zou het beschikken van een attest van bedrijfsbeheer kunnen verplichten aan de vzw’s. Op die manier zal de boekhouding steeds accurater en overzichtelijker verlopen indien men niet wil uitbesteden aan een externe accountant.

4.1.2.3 Inventaris

Na de verwerking van de resultaten zien we dat bijna de helft van de respondenten niet bekend is met de wettelijke regeling betreffende de inventaris. Dit kan te wijten zijn aan het feit dat de wetgever geen opgelegd model heeft voorzien. Men adviseert enkele om de opstelling van de inventaris te baseren op de staat van vermogen, omdat deze hier rechtstreeks uit voortvloeit. We denken dat het duidelijker zou zijn voor de verenigingen indien de wetgever hiervoor ook een model zou opleggen. Dit zou de overgang van de ene categorie vzw naar de andere vergemakkelijken. In de inventaris vindt men immers veel meer informatie dan in een gewone kasboekhouding.

4.1.2.4 Jaarrekening

Uit de resultaatverwerking van de jaarrekening blijkt dat de meer dan 80 % van de respondenten op de hoogte is van de wettelijke regeling hieromtrent en de jaarrekening opstelt. Dit is volgens ons te wijten aan het feit dat deze regels duidelijk worden beschreven door de wetgever en dwingend zijn. Toch zien we dat er minder verenigingen de jaarrekening neerleggen. Dit kan misschien het gevolg zijn van de kosten die de neerlegging met zich meebrengt.

4.1.3 Soort vzw

Bij dit onderdeel hebben we getoetst naar wat voor soort vzw het precies is en hoe ze hun boekhouding voeren. 99% van de ondervraagden antwoordde op de vraag welk soort boekhouding hun vereniging voert. 82% van deze verenigingen voert een vereenvoudigde boekhouding. 14% voert een dubbele boekhouding en de overige 4% van de respondenten heeft geen idee welk soort boekhouding hun vereniging voert. Dit is naar verwachting aangezien kleine vzw’s niet verplicht zijn een dubbele boekhouding te voeren.

Soort boekhouding

14%

82%

Vereenvoudigde boekhouding Dubbele boekhouding

Geen idee

Fig. 4.3: Soort boekhouding

Ook op de vraag onder welk soort vereniging de respondenten hun vereniging boekhoudkundig zagen antwoordden 99%. Boekhoudkundig gezien zijn 86% van de ondervraagde verenigingen die op deze vraag antwoordde een kleine vzw. 4% is boekhoudkundig een grote vzw en 3% een zeer grote vzw. 7% van de ondervraagden die antwoordde op deze vraag wist niet onder welk soort hun vereniging valt.

86%

Kleine vzw Grote vzw Zeer grote vzw

Geen idee

Fig. 4.4: Soort vzw

89% van de verenigingen die boekhoudkundig een kleine vzw is, voert ook een vereenvoudigde boekhouding. Kleine vzw’s mogen een vereenvoudigde boekhouding voeren of zij mogen vrijwillig kiezen om een dubbele boekhouding te voeren. 9% van de kleine vzw’s voert een dubbele boekhouding en 2% van de respondenten heeft geen idee welk soort boekhouding hun kleine vzw voert.

Tabel 4.7: Xxxxx boekhouding bij kleine vzw’s

Vereenvoudigde

boekhouding

Xxxxxxx

boekhouding

Geen idee

Kleine vzw

89%

33% van de verenigingen die boekhoudkundig een grote vzw zijn voeren een vereenvoudigde boekhouding. Sinds de nieuwe VZW-wet is dit niet meer toegelaten. 67% van de grote vzw’s voert dan ook een dubbele boekhouding. Het is duidelijk dat deze verenigingen in overtreding zijn met de wet. Het lijkt ons dan ook aan te raden dat de overheid meer controle hierop uitvoert en vzw’s op de hoogte brengt van hun wettelijke verplichtingen inzake boekhouding.

Tabel 4.8: Xxxxx boekhouding bij grote vzw’s

Vereenvoudigde

boekhouding

Dubbele

boekhouding

Geen idee

Grote vzw

33%

67%

Alle zeer grote verenigingen voeren een dubbele boekhouding. Dit is conform met de wettelijke regelingen van de boekhouding van vzw’s.

56% van de respondenten die geen idee hebben over welk soort vzw hun vereniging is, denkt dat hun vereniging een vereenvoudigde boekhouding voert. 44% heeft geen idee over het soort vzw hun vereniging boekhoudkundig is noch welk soort boekhouding hun vereniging voert.

Vervolgens hebben we ter controle van de vorige vraag getoetst naar het balanstotaal. Uit de wettelijke opgelegde criteria of een vzw nu groot of klein is, is het balanstotaal een van de criteria. 98% van de respondenten heeft de vraag over het balanstotaal van hun vereniging ingevuld. Bij 83% van deze verenigingen is het balanstotaal minder dan

1.000.000 euro. 4% van de ondervraagden denkt een balanstotaal te hebben tussen de

1.000.000 euro en de 3.125.000 euro. 3% van de verenigingen heeft een balanstotaal van meer dan 3.125.000 euro. 10% van de ondervraagden heeft geen idee over het balanstotaal van hun vereniging.

Balanstotaal

90%

83%

80%

70%

60%

50%

40%

30%

20%

10%

< 1.000.000

1.000.000< <3.125.000

> 3.125.000

Geen idee

Balanstotaal

Fig. 4.5: Balanstotalen

Hierna hebben we gevraagd naar de ontvangsten exclusief BTW. Ook dit is een van de criteria of een vzw nu klein of groot is. 98% van de ondervraagden antwoordden op de vraag hoeveel ontvangsten exclusief BTW hun vzw heeft. Bij deze ontvangsten werden de uitzonderlijke ontvangsten niet meegerekend. Van deze personen dacht 82% dat hun vereniging minder dan 250.000 euro ontvangsten heeft. 7% van de vzw’s heeft tussen de 250.000 euro en 6.250.000 euro aan ontvangsten. 2% heeft meer dan 6.250.000 euro aan ontvangsten en 9% heeft geen idee hoeveel ontvangsten exclusief BTW hun vereniging heeft.

Ontvangsten

90%

82%

80%

70%

60%

50%

40%

30%

20%

10%

< 250.000

250.000< < 6.250.000

>6.250.000

Geen idee

Ontvangsten

Fig. 4.6: Ontvangsten

We zijn ook nagegaan of de respondenten die zich bij de kleine vzw’s rekenden, zich ook wel aan de criteria van de kleine vzw’s houden. (bijlage 1)

We kunnen bij geen enkele van de kleine vzw’s aantonen dat zij en meer ontvangsten hebben en een hoger balanstotaal hebben dan wettelijk is toegelaten bij kleine vzw’s. Vele vzw’s zullen dan ook proberen om beneden de drempels van het balanstotaal of ontvangsten te blijven zodat zij in aanmerking komen voor de afgezwakte boekhoudverplichting, die geldt voor kleine vzw’s. 33% van de respondenten die geen idee had tot welke categorie hun vereniging boekhoudkundig behoort, behoort dus blijkbaar tot de categorie van de kleine vzw’s. (bijlage 4)

Ook bij de grote en zeer grote vzw’s zijn we dit nagegaan. (Bijlage 2 en 3)

32% van de verenigingen die boekhoudkundig gezien tot de kleine vzw’s behoren rekent zichzelf bij de grote vzw’s.

4.1.4 Conclusies en aanbevelingen betreffende het soort vzw

55%

36%

Uit de resultaten kwam voort dat 9% van de kleine vzw’s kiest voor een dubbele boekhouding. Na analyse zien we dat 36% van deze kleine vzw’s hun boekhouding uitbesteed aan een externe accountant. Uit een interview met Xxx. Roland Reynders110 bleek dat kleine vzw’s die hun boekhouding uitbesteden aan een externe accountant meestal dubbele boekhouding voeren. De accountants voeren deze boekhouding met dezelfde boekhoudkundige computerprogramma’s als bij gewone ondernemingen.

Xxxx, met boekhoudkundig programma

Zelf, zonder boekhoudkundig programma

Uitbesteden

Kleine vzw's

55%

36%

Organisatie boekhouding van kleine vzw's die aan dubbel boekhouden doen

60%

50%

40%

30%

20%

10%

Kleine vzw's

Fig. 4.7: Organisatie boekhouding van kleine vzw’s die aan dubbel boekhouding doen

Na resultaatverwerking zagen we ook dat 33% van de grote vzw’s een vereenvoudigde boekhouding voert en dus niet in orde is met de wettelijke verplichtingen. We vinden dit een zeer groot aantal vzw’s, we denken dan ook dat het aangewezen is dat de betrokken instanties het aantal controles opvoeren en meer informatie verschaffen aan de vzw’s. Ook zou de wetgever als drukkingmiddel op deze vzw’s een specifieke strafrechtelijke

110 Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx- Accountantskantoor Reynders & Dipassio

sanctie kunnen opleggen. Nu is er alleen een strafrechtelijke sanctie voor het niet neerleggen van de sociale balans.111

4.1.5 Voeren van de boekhouding

99% van de respondenten gaf een antwoord op de vraag of er in hun vzw mensen met genoeg financiële achtergrond voor het voeren van de boekhouding zijn. Bij 70% van deze personen zijn er mensen in hun vzw met genoeg financiële achtergrond voor het voeren van de boekhouding. Bij 21% is dit niet het geval en 9% heeft hier geen idee over.

Zijn er in uw vzw mensen met genoeg financiële achtergrond voor het voeren van de boekhouding?

21%

70%

Ja Nee

Geen idee

Fig. 4.8: Xxxxxx met financiële achtergrond voor het voeren van de boekhouding

111 Art. 47, §1 Wet 22 december 1995 behoudende maatregelen tot uitvoering van het meerjarenplan voor werkgelegenheid.

98% van de geënquêteerden hebben de vraag beantwoord over hoe de boekhouding binnen hun vereniging wordt georganiseerd. Van deze personen antwoordde 35% dat binnen hun vereniging de boekhouding door de penningmeester werd georganiseerd met een boekhoudkundig programma. Bij 46% van de verenigingen wordt de boekhouding door de penningmeester zonder boekhoudkundig programma georganiseerd. Bij 11% van de verenigingen wordt de boekhouding uitbesteed. 3% van de verenigingen voert geen boekhouding. 1% van de ondervraagden weet niet hoe de boekhouding binnen hun vereniging georganiseerd wordt. 3% van de verenigingen doet hun boekhouding zelf, dus door de penningmeester met boekhoudkundig programma en besteed de boekhouding uit. Dit laatste gebeurt meestal voor de eindcontrole. 1% van de respondenten antwoordden dat de boekhouding binnen hun vereniging zelf, door de penningmeester, wordt gedaan zonder boekhoudkundig programma en wordt uitbesteed.

zelf, met boekhoudkundig programa

zelf, zonder boekhoudkundig programma

uitbesteden

geen boekhouding

geen idee

zelf, met boekhoudkundig programma +

zelf, zonder boekhoudkundig programma +

Reeks1

35%

46%

11%

46%

11%

1% 1%

35%

Organisatie boekhouding

50%

45%

40%

35%

30%

25%

20%

15%

10%

Fig. 4.9: Organisatie boekhouding

Indien de boekhouding door de penningmeester wordt gevoerd wordt er bij 9% van de verenigingen verder geen vragen over gesteld. De boekhouding wordt bij hun zonder meer goedgekeurd. Bij 31% van deze verenigingen worden er enkele oppervlakkige vragen gesteld, maar daarna wordt de boekhouding zonder meer goedgekeurd. 46% van

de respondenten antwoordde dat het werk van de penningmeester grondig wordt gecontroleerd. Er worden onder andere vele vragen gesteld en de documenten worden ingekeken. Bij 10% van deze vzw’s wordt de boekhouding gecontroleerd door een externe. Deze controle kan onder andere gebeuren door een bedrijfsrevisor of door een boekhouder. Het werk van de penningmeester wordt bij 3% van de verenigingen binnen de vereniging zelf grondig gecontroleerd, daarna wordt boekhouding nog eens gecontroleerd door een externe. De antwoordmogelijkheid “geen idee” stond niet tussen de antwoordmogelijkheden op deze vraag. 1% van de verenigingen waar de boekhouding door de penningmeester wordt gevoerd had deze vraag open gelaten, zij hebben waarschijnlijk geen idee hoe de controle binnen hun vzw gebeurt.

	A	B	C	D	E	F
Reeks1	9%	31%	46%	10%	3%	1%

10%

31%

46%

controle indien de boekhouding door de penningmeester wordt gevoerd

50%

45%

40%

35%

30%

25%

20%

15%

10%

Fig. 4.10: Controle indien die boekhouding door de penningmeester wordt gevoerd

A. Er worden verder geen vragen over gesteld. De boekhouding wordt zonder meer goedgekeurd.

B. Er worden enkele oppervlakkige vragen gesteld. Daarna wordt de boekhouding zonder meer goedgekeurd.

C. Het werk van de penningmeester wordt grondig gecontroleerd.

D. De boekhouding wordt gecontroleerd door een externe.

E. Het werk van de penningmeester wordt grondig gecontroleerd. + De boekhouding wordt gecontroleerd door een externe.

F. Geen idee hoe de boekhouding wordt gecontroleerd

Wij hebben ook een controlevraag gesteld over hoe de boekhouding in de verenigingen gecontroleerd wordt. 96% van de ondervraagden hebben deze vraag beantwoord. 4% van de ondervraagden hebben deze vraag dus niet ingevuld, dit kan te wijten zijn aan het feit dat de antwoordmogelijkheid “geen idee” er niet tussen stond. Deze personen weten waarschijnlijk niet hoe hun vereniging de boekhouding controleert. Uit deze vraag bleek dat bij 8% van de verenigingen geen verdere vragen over de boekhouding werden gesteld. Bij 59% van de vzw’s doet de penningmeester de boekhouding, maar wordt deze grondig door de overige bestuurders/leden van de algemene vergadering hierover ondervraagd. Bij 20% van de ondervraagden wordt de boekhouding van hun vereniging door de penningmeester gedaan, maar worden er verder geen vragen over gesteld. De boekhouding wordt bij 11% van de vzw’s gecontroleerd door een bedrijfsrevisor. De penningmeester doet bij 1% van de verenigingen de boekhouding maar wordt in de eerste plaats grondig gecontroleerd door de overige bestuurders/leden van de algemene vergadering. Vervolgens wordt de boekhouding ook nog eens gecontroleerd door een bedrijfsrevisor. Bij 1% van de verenigingen doet de penningmeester de boekhouding, hier worden verder geen vragen over gesteld maar de boekhouding wordt wel gecontroleerd door een bedrijfsrevisor.

	A	B	C	D	E	F	G
Reeks1	8%	57%	20%	10%	0,50%	0,50%	4%

0,50%

10%

20%

57%

controle boekhouding

60%

50%

40%

30%

20%

10%

Fig. 4.11: Controle boekhouding

A. Er worden verder geen vragen over gesteld.

B. De penningmeester doet de boekhouding, maar de penningmeester wordt grondig door de overige bestuurders/leden van de algemene vergadering hierover ondervraagd.

C. De penningmeester doet de boekhouding, er worden verder geen vragen over gesteld.

D. De boekhouding wordt gecontroleerd door een bedrijfsrevisor.

E. De penningmeester doet de boekhouding, maar de penningmeester wordt grondig door de overige bestuurders/leden van de algemene vergadering hierover ondervraagd. + De boekhouding wordt gecontroleerd door een bedrijfsrevisor.

F. De penningmeester doet de boekhouding, er worden verder geen vragen over gesteld. + De boekhouding wordt gecontroleerd door een bedrijfsrevisor.

G. Geen idee

96% van de respondenten antwoordden op de vraag of de nieuwe VZW-wetgeving extra kosten met zich mee heeft gebracht inzake boekhoudkundige verplichtingen. Volgende grafiek toont aan hoeveel procent van deze personen extra kosten heeft ondervonden, hoeveel niet en het aantal personen dat hier geen idee over had.

Extra kosten inzake boekhoudkundige verplichtingen sinds nieuwe vzw-wetgeving

24%

28%

48%

Ja Nee

Geen idee

Fig. 4.12: Extra kosten inzake boekhoudkundige verplichtingen sinds de nieuwe vzw-wetgeving

Deze extra kosten werden toegeschreven aan onder andere een externe boekhouder, advies en infosessies volgen. Volgende grafiek toont het percentage verenigingen per ondervonden extra kosten aan.

Externe boekhouder

Advies

Infosessies volgen

Andere

Advies en infosessies volgen

Externe boekhouder en advies

Advies en andere

Externe boekhouder en andere

Advies, infosessies en andere

Reeks1

21,50%

19%

10,50%

21,50%

10,50%

19%

21,50%

25,00%

20,00%

15,00%

10,00%

5,00%

0,00%

Fig. 4.13: Ondervonden extra kosten inzake boekhoudkundige verplichtingen

Wij hebben ook berekend hoe vaak welke extra kosten voorkwamen. Deze gegevens vind u in de volgende cirkeldiagram.

11; 23%

13; 27%

8; 17%

16; 33%

Externe boekhouder Advies

Infosessies volgen

Andere

Fig. 4.14: Extra boekhoudkundige kosten

De andere extra kosten bestaan uit:

• 9% kosten van neerlegging

• 18% kosten van aankopen boekhoudkundige en andere programma’s

• 18% kosten van een bedrijfsrevisor

• 9% tijd

• 9% aankopen lectuur

• 9% oprichtingskosten

• 28% van de andere kosten is niet opgegeven

57% van deze extra kosten bedragen jaarlijks tussen de 0 en de 500 euro. 13% van deze extra kosten bedragen jaarlijks tussen de 501 en de 1.000 euro.

17% van deze extra kosten bedragen jaarlijks tussen de 1.001 en de 5.000 euro.

13% van deze extra kosten bedragen jaarlijks tussen de 5.001 en de 10.000 euro.

88% van de respondenten hebben een antwoord gegeven op de vraag of zij de nieuwe boekhoudkundige verplichtingen ingewikkeld of moeilijk haalbaar vinden. 32,5% van deze personen vinden de nieuwe boekhoudkundige verplichtingen ingewikkeld of moeilijk haalbaar. Van deze 32,5% geeft 15% geen reden op.

De overige personen geven volgende redenen waarom de nieuwe boekhoudkundige verplichtingen ingewikkeld of moeilijk haalbaar zijn:

• 31% van de verenigingen vinden dat zij te weinig kennis bezitten om aan de nieuwe boekhoudkundige verplichtingen te voldoen. Deze zijn te complex en ingewikkeld. Het is bijvoorbeeld moeilijk voor hen om te weten welke posten onder welke rubrieken onder gebracht dienen te worden. Ook de te gebruiken termen zijn niet altijd even duidelijk. Veel vzw’s moeten hun boekhouding nu uitbesteden of hun boekhouding door een externe laten controleren.

• 6% van de verenigingen vinden de nieuwe boekhoudkundige verplichtingen in het algemeen te ingewikkeld en vergen te veel tijd. De ambtenarij is er enkel op uit zichzelf in te dekken. (Belgisch en dom)

• 6% van de verenigingen zegt dat de modellen niet elektronisch beschikbaar zijn en ook de uitleg is niet voldoende voor handen. Inlichtingen zijn dan ook vaak verschillend.

• 6% vindt dat zij een hele hoop extra werk met zich mee brengen. De administratie wordt echt te veel.

• 3% van de verenigingen vindt dat de nieuwe boekhoudkundige verplichtingen te veel tijd in beslag nemen.

• 6% Veel vzw’s beschikken niet over boekhouders of mensen met genoeg financiële achtergrond voor het voeren van de boekhouding.

• 3% Er is bijna geen verschil meer met een gewone vennootschap.

• 3% Oudere verenigingen vinden het moeilijk om over te schakelen van het oude naar het nieuwe systeem.

• 3% Door de wettelijke vergoeding voor vrijwilligerswerk in de zwemfederatie.

• 3% Dit is in het onderwijs een betrekkelijk nieuwe materie die nog verdere gewenning en onderlegdheid in dubbel boekhouden vergt.

• 3% Kleine vzw's zijn het slachtoffer van het geknoei van grote vzw's. Grote vzw’s willen vooral geld verdienen terwijl kleine vzw’s meestal een ander doel voor ogen hebben.

• 9% De nieuwe boekhoudkundige verplichtingen vergen te veel tijd en kennis van kleine vzw’s. In het algemeen zeer complex. Kleinere VZW's werken met mensen die een deel van hun vrije tijd hieraan willen besteden. Het is dan ook moeilijk dat zij zich nog eens gaan specialiseren in boekhouding.

• 3% Een jaarlijkse neerlegging voor kleine vzw’s is zeker overdreven.

• 6% De nieuwe boekhoudkundige verplichtingen houden veel te veel formaliteiten in en zijn te uitgebreid voor kleine vzw’s.

• 3% Te veel rompslomp en wettelijke verplichtingen, deze zijn misschien nodig voor bepaalde VZW’s maar zijn deze wel nodig voor alle vzw’s, bijvoorbeeld kleine vzw’s zoals provinciale voetbalclubs.

• 6% Voor een kleine VZW zijn deze verplichtingen te streng. Boekhouding voeren OK, maar ze eveneens moeten neerleggen is overdreven. Jaarlijkse inkomsten en lasten zijn niet hoger dan 5000 euro. Bovendien zijn we allemaal vrijwilligers, die enkel energie willen steken in de werking van de vereniging maar niet in wettelijke verplichtingen. Dit schrikt nieuwkomers af.

Aangezien “geen idee” niet tot de antwoordmogelijkheden behoorde hebben 12% van de respondenten deze vraag open gelaten.

4.1.6 Conclusies en aanbevelingen betreffende het voeren van de boekhouding

Voor het voeren van de boekhouding hebben vooral kleine vzw’s het moeilijk met het feit dat er niet voldoende personen met genoeg financiële achtergrond in hun vereniging aanwezig zijn. 22% van de kleine vzw’s antwoordde dan ook negatief op de vraag of zij voldoende bekwame personen binnen hun onderneming hebben voor de boekhouding. Dit in tegenstelling tot de grote en zeer grote verenigingen, waar geen respondenten negatief antwoordden. Zoals eerder al vermeld lijkt het ons beter indien de wetgever de vzw’s verplicht in het bezit te zijn van een attest van bedrijfskennis. Hierdoor zullen de moeilijkheden met het voeren van de boekhouding voor kleine vzw’s aanzienlijk verkleinen.

Na resultaatverwerking zagen we dat bij meer dan de helft van de verenigingen geen vragen of slechts oppervlakkige vragen aan de penningmeester worden gesteld betreffende de boekhouding. Hierdoor krijgt de penningmeester een grote autonomie in de vereniging. Het lijkt ons aangewezen dat vzw’s hier meer aandacht aan besteden zodat ze niet voor verrassingen komen te staan op het einde van het boekjaar.

Sinds de nieuwe wetgeving zijn er ook veel extra kosten opgedoken inzake boekhoudkundige verplichtingen. Deze extra kosten gaan vooral naar een externe boekhouder en advies. Maar ook de kosten van boekhoudkundige en andere programma’s wegen zwaar door. 57% van deze extra kosten liggen tussen de 0 en 500 euro. Deze kosten kunnen jaarlijks oplopen tot 10.000 euro. We denken dat het de kleine vzw’s zou helpen indien de overheid gratis infosessies en advies zou geven aan de verenigingen. Ook hier zou het beschikken over een attest van bedrijfskennis de kost van de externe boekhouder kunnen elimineren.

Het is opvallend dat vooral kleine vzw’s deze boekhoudkundige verplichtingen als storend, bedreigend en verontrustend ervaren. Het probleem is dat er te veel regels tegelijkertijd zijn. Deze regels neigen te vaak naar bureaucratie en administratieve overlast vooral voor kleine en niet zwaar geprofessionaliseerde verenigingen. De regels zijn vaak niet aangepast aan het praktische leven van kleine verenigingen. Ze vertrekken vanuit een overheidslogica en niet van de praktijk van het werkveld. De regels leiden bijna altijd tot meer kosten. Soms zijn ze daarop gericht door het vragen van vergoedingen, maar daarbij komt nog de tijd, energie en administratie die ook geld kosten.

De regels zijn soms echt onduidelijk, laten veel vragen, zijn niet eenduidig. Dit maakt betrokkenen onrustig en leidt naar misnoegdheid en soms ook paniekgedrag. Verenigingen hebben dan ook de indruk dat ze eigenlijk nooit helemaal in orde zijn. Het niet voldoende kennen en dus ook niet juist toepassen van sommige van deze regels kan verregaande gevolgen hebben (bijv. Verzekeringen, aansprakelijkheid). Dit stimuleert zeker geen actieve en geëngageerde burgers.

Het geheel van deze boekhoudkundige verplichtingen, de wijze waarop ze toegepast worden en de mogelijke consequenties ervan wegen zwaar op de verenigingen en vrijwilligers. Ze voelen zich geremd in hun enthousiasme.

Uit de enquêtes bleek dat de verenigingen vinden dat de nieuwe boekhoudkundige verplichtingen zeer veel tijd in beslag nemen. Hieronder lijden opnieuw vooral de kleine vzw’s. Dit kan voor de wetgever wederom een aanleiding zijn om een nieuwe categorie van vzw in te voeren namelijk ‘ de zeer kleine vzw’ . Men kan de boekhoudkundige verplichtingen voor dit soort vzw verlagen zodat ze de stap naar vzw sneller zullen nemen of behouden. Een voorstel van criteria voor deze nieuwe categorie ‘ de zeer kleine vzw’ zou men als volgt kunnen opvatten:

- Geen werknemers. Vrijwilligers, uitzendkrachten en het ter beschikking van de vereniging gesteld personeel komen niet in aanmerking voor de berekening

- Een jaarlijks omzetcijfer dat 558O euro niet overschrijdt. Dit bedrag is eveneens het maximum toegelaten omzetcijfer om aan de vrijstellingsregeling van de BTW te voldoen.

Het lijkt ons wel wenselijk dat ook deze categorie verplicht is een kasboekhouding te voeren, maar vrijgesteld wordt van de neerleggingsplicht van de jaarrekening. Dit zal echter de transparantie verlagen. Maar het zal ook voor veel feitelijke verenigingen de stap naar de vzw aanzienlijk verkleinen, aangezien de administratieve last een van de grootste struikelblok is voor de feitelijke verenigingen.

Een andere mogelijkheid is dat deze kleine vzw’s die de boekhoudkundige verplichtingen te zwaar vinden, terug overschakelen naar de verenigingsvorm ‘ feitelijke vereniging’. Dit lijkt ons een minder goede oplossing aangezien de vereniging op die manier elke vorm van rechtszekerheid verliest.

4.2 Feitelijke verenigingen

Deze analyse heeft betrekking op 167 verenigingen. 20 verenigingen uit Beringen, 14 verenigingen uit Hasselt, 15 verenigingen uit Maaseik, 12 verenigingen uit Sint-Truiden, 28 verenigingen uit Peer, 19 verenigingen uit Alken, 22 verenigingen uit Leopoldsburg en 37 verenigingen uit Bilzen.

98% van de respondenten hebben een antwoord gegeven op de vraag hoe hun vereniging de boekhouding voert. De inkomsten en uitgaven worden bij 80% van de feitelijke verenigingen eenvoudig bijgehouden in een boekje of in Excel. 15% voert een vereenvoudigde boekhouding zoals voor kleine vzw’s. Bij 2% van deze verenigingen wordt aan dubbel boekhouden gedaan. De overige 3% die op deze vraag geantwoord hebben had geen idee over het soort boekhouden in hun feitelijke vereniging.

Soort boekhouding

15%

80%

Inkomsten en uitgaven eenvoudig bijhouden Vereenvoudigde boekhouding

Xxxxxxx boekhouding Geen idee

Fig. 4.15: Xxxxx boekhouding bij feitelijke verenigingen

Opnieuw hebben 98% van de ondervraagden een antwoord gegeven op de vraag of er in hun feitelijke vereniging mensen met genoeg financiële achtergrond zijn voor het voeren van de boekhouding. 75% van deze feitelijke verenigingen beweert dat er mensen met genoeg financiële achtergrond zijn in hun vereniging. Bij 16% is dit niet het geval en 9% heeft hier geen idee over.

Zijn er in uw vereniging mensen met genoeg financiële achtergrond voor het voeren van de boekhouding?

16%

75%

Ja Nee

Geen idee

Fig. 4.16: Mensen met genoeg financiële achtergrond voor het voeren van de boekhouding bij feitelijke verenigingen

Volgende grafiek toont aan hoe de boekhouding bij 98 % van onze respondenten georganiseerd is.

zelf, zonder boekhoudkundig

programma

zelf, met boekhoudkundig

programma

uitbesteden

geen boekhouding

geen idee

Reeks1

18%

72%

18%

72%

Organisatie boekhouding

80%

70%

60%

50%

40%

30%

20%

10%

Fig. 4.17: Organisatie bij feitelijke verenigingen

Indien de boekhouding bij deze feitelijke verenigingen door de penningmeester wordt gevoerd, worden er bij 12% van de verenigingen verder geen vragen over gesteld. Bij 45% worden er enkele oppervlakkige vragen gesteld. 40% van de feitelijke verenigingen controleert het werk van de penningmeester grondig. Dit wordt onder andere gedaan door het stellen van vele vragen en het eventueel inkijken van de documenten. De boekhouding wordt bij 1% van de verenigingen gecontroleerd door een externe. Dit kan bijvoorbeeld een bedrijfsrevisor of een boekhouder zijn. Tot onze verbazing wordt zelfs bij 1% van de feitelijke verenigingen eerst de boekhouding intern grondig gecontroleerd en vervolgens nog eens door een externe. Omdat de antwoordmogelijkheid “geen idee” niet tussen de antwoordmogelijkheden stond, heeft 1% van de respondenten niet geantwoord op deze vraag. Dit heeft waarschijnlijk te maken met het feit dat zij niet weten hoe de boekhouding binnen hun feitelijke vereniging gecontroleerd wordt.

	A	B	C	D	E	F
Reeks1	12%	45%	40%	1%	1%	1%

12%

40%

45%

Controle van de boekhouding

45%

40%

35%

30%

25%

20%

15%

10%

Fig. 4.18: controle van de boekhouding bij feitelijke verenigingen

A: Er worden verder geen vragen over gesteld

B: Er worden enkele oppervlakkige vragen gesteld

C: Het werk van de penningmeester wordt grondig gecontroleerd (oa door het stellen van vele vragen, eventueel inkijken documenten,…)

D: De boekhouding wordt gecontroleerd door een externe (bedrijfsrevisor/boekhouder) E: Het werk van de penningmeester wordt grondig gecontroleerd + De boekhouding wordt gecontroleerd door een externe

F: geen idee

4.3 Vergelijking van de resultaten van de vzw met deze van de feitelijke verenigingen

4.3.1 Soort boekhouding

Soort boekhouding

0,9

80%

82%

0,8

0,7

0,6

0,5

0,4

0,3

0,2

15%

14%

0,1

Inkomsten en uitgaven

eenvoudig bijeenhouden

Vereenvoudigde boekhouding

Dubbele boekhouding

Geen idee

VZW FV

Fig. 4.19: Vergelijking boekhouding VZW met FV

Uit bovenstaande grafiek kunnen we duidelijk afleiden dat de boekhouding bij vzw’s meer georganiseerd is, dan bij feitelijke verenigingen. Toch voor ook 15% van de feitelijke verenigingen een vereenvoudigde boekhouding en 2% een dubbele boekhouding. Het lijkt ons aangewezen dat deze feitelijke verenigingen de stap naar de vzw zetten. Hierdoor krijgen ze rechtspersoonlijkheid en zullen gemakkelijker hun vereniging kunnen leiden. Derden zullen hierdoor meer geneigd zijn om zaken te doen met deze verenigingen, ze kunnen dan immers de boekhouding inkijken en een vereenvoudigde of dubbele boekhouding getuigt van meer professionaliteit binnen de vereniging.

4.3.2 Voeren van de boekhouding

Zijn er in uw vereniging mensen met genoeg financiële achtergrond voor het voeren van de

boekhouding?

80%

75%

70%

60%

50%

40%

30%

21%

16%

20%

10%

Nee

Geen idee

VZW FV

Fig. 4.20: Vergelijking voeren van de boekhouding VZW met FV

Uit bovenstaande grafiek zien we dat er binnen de feitelijke verenigingen procentueel gezien vaker mensen met genoeg financiële achtergrond zijn. Dit is merkwaardig aangezien dit meer vereist is bij een vzw dan bij een feitelijke vereniging. Een mogelijke verklaring hiervoor is dat de financiële kennis bij de feitelijke verenigingen niet zo groot moet zijn dan bij een vzw.

Organisatie boekhouding

80%

72%

70%

60%

50%

46%

40%

35%

30%

20%

18%

11%

10%

1% 1%

Zelf, met Zelf, zonder Uitbesteden

geen

boekhouding

Xxxx, met Xxxx, zonder Geen idee

boekhoudkundig boekhoudkundig

programma programma

boekhoudkundig boekhoudkundig

programma + programma +

uitbesteden uitbesteden

VZW FV

Fig. 4.21: Vergelijking organisatie boekhouding VZW met FV

Indien de boekhouding door de penningmeester gebeurd toont volgende grafiek hoe de controle op de boekhouding gebeurt bij vzw’s en feitelijke verenigingen. Hier zijn we dat feitelijke verenigingen minder geneigd zijn gebruik te maken van computerprogramma’s voor het voeren van de boekhouding. Deze programma’s brengen een grote extra kost met zich mee. Feitelijke verenigingen die weinig financiële transacties hebben zullen de stap naar een computerprogramma of een externe accountant daarom minder snel maken.

Controle boekhouding

50%

45%

46%

45%

40%

35%

31%

30%

25%

20%

15%

12%

10%

1% 1% 1% 1%

Er worden geen Oppervlakkige Grondig Gecontroleerd door Xxxx idee Grondig

verdere vragen over vragen gecontroleerd externe gecontroleerd + gesteld gecontroleerd door

externe

VZW FV

Fig. 4.22: Vergelijking controle boekhouding VZW met FV

Betreffende de controle van de boekhouding zien we dat zowel bij feitelijke verenigingen als bij vzw’s, toch een groot aantal geen vragen of slechts oppervlakkige vragen stelt aan de penningmeester. We raden dit af aangezien zo de autonomie van de penningmeester groot wordt en men geen zicht krijgt over de accuraatheid van de financiële toestand in de vereniging.

Hoofdstuk 5: Verwerking en analyse van de gegevens van verenigingen waarvan de hoofdzetel is gelegen in Sint-Truiden.

Wij hebben voor de stad Sint-Truiden in totaal vijfentwintig enquêtes terug gekregen, waaronder twaalf feitelijke verenigingen en dertien verenigingen zonder winstoogmerk.

5.1 Verenigingen zonder winstoogmerk

5.1.1 De identiteitskaart van de vereniging

De reden waarom deze verenigingen voor de vorm van vereniging zonder winstoogmerk hebben gekozen zijn zeer uiteenlopend.

33,5% van deze verenigingen koos voor deze vorm omdat een vzw een rechtspersoon is, dit wil zeggen dat de vzw een juridisch statuut bezit. Het gevolg hiervan is dat de vzw kan deelnemen aan het rechtsverkeer. Dit in tegenstelling tot een feitelijke vereniging die geen juridisch statuut bezit en dus geen rechtspersoonlijkheid heeft. Een vzw kan dus contracten afsluiten, mensen tewerkstellen, lokaal huren, enz. Bovendien heeft een vzw hierdoor een eigen vermogen. Het vermogen van de vzw staat volledig los van het vermogen van de leden van de vzw. Ten slotte kan een vzw ook zelf aansprakelijk gesteld worden.

33,5% van de ondervraagde verenigingen koos dan ook voor de vorm van vereniging zonder winstoogmerk omdat zij de aansprakelijkheid en zeker de financiële aansprakelijkheid voor bestuurders en leden als een voordeel zien. De algemene regel voor vzw’s is dat de vzw aansprakelijk is voor de tekortkomingen van haar leden en bestuurders. Er zijn natuurlijk uitzonderingen voor leden en bestuurders. Een lid kan persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor handelingen vóór de oprichting van de vzw. Bijvoorbeeld voor het openen van een bankrekening, het huren van een gebouw, het aanwerven van personeel, enz. Ook bij het niet vermelden van bepaalde gegevens op stukken uitgaande van de vzw kunnen leden aansprakelijk gesteld worden. Als laatste is er nog de uitzondering bij de vereffening van de vzw. Bestuurders lopen in twee richtingen een persoonlijk aansprakelijkheidsrisico. Er kan sprake zijn van interne aansprakelijkheid, wanneer de bestuurder persoonlijk kan worden aangesproken door de vzw zelf. Vervolgens kan een bestuurder ook persoonlijk aangesproken worden door

derden, externe aansprakelijkheid. Bestuurders kunnen intern aansprakelijk gehouden worden voor bestuursfouten en schendingen van de wet of van de statuten. Zij kunnen ook extern aansprakelijk gehouden worden voor onrechtmatige daad en het niet vermelden vzw-gegevens op vzw-documenten. De bestuurder kan ook het risico lopen om strafrechtelijk aansprakelijk te worden gesteld. 112

Denkt u dat leden en /of bestuurders voor bepaalde tekortkomingen persoonlijk aansprakelijk kunnen worden gesteld?

50%

46%

45%

40%

35%

30%

23%

25%

20%

15%

10%

enkel leden

enkel bestuurders

leden en bestuurders

nee

geen idee

vzw's

Fig.5.1: Aansprakelijkheid vzw’s

23% van de respondenten denkt dat enkel bestuurders voor bepaalde tekortkomingen persoonlijk aansprakelijk kunnen worden gesteld. Slechts 23% denkt dat zowel leden als bestuurders aansprakelijk gesteld kunnen worden, dit gebeurt weliswaar enkel in uitzonderingen. 46% denkt dan weer dat noch leden, noch bestuurders voor bepaalde tekortkomingen persoonlijk aansprakelijk gesteld kunnen worden. Leden en bestuurders zijn ook niet aansprakelijk voor verbintenissen van de vzw, maar er zijn voor beiden uitzonderingen zoals hierboven besproken is.

112 MATHEÏ.S. , De vzw stap voor stap, Brussel, Lexalis 2005, p.363-409

Bij 92% van onze respondenten uit Sint-Truiden zijn de uitzonderingen bij aansprakelijkheid voor bestuurders niet duidelijk, zij veronderstellen dat schuldeisers van de vzw nooit aan het persoonlijk vermogen van een bestuurder kunnen. Een bestuurder kan wel worden aangesproken door een derde. Deze derde zal dat wel moeten doen op basis van de buitencontractuele aansprakelijkheid, aangezien niet de bestuurder maar de vzw een contractuele band heeft met deze derde. Deze derde moet natuurlijk een persoonlijke fout van de bestuurder, de schade en het oorzakelijke verband tussen de fout en de schade bewijzen.

11% koos voor een vereniging zonder winstoogmerk omdat bij deze vorm alles wettelijk geregeld wordt in tegenstelling tot de feitelijke verenigingen. De basisbeginselen van de vzw worden uiteengezet in de Wet van 27 juni 1921, betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen. Deze wet werd uitvoerig gewijzigd door de wet van 2 mei 2002. Deze hele wetgeving rond vzw’s wordt ook nog eens aangevuld met een hele reeks andere wetten en Koninklijke Besluiten. 22% volgt gewoon de gekozen vorm van een vorig bestuur.

5.1.1.1 Sector van de vereniging

Wij hebben onze vzw’s ingedeeld in vier sectoren, namelijk cultuur, sport, jeugd en divers. Uit ons onderzoek blijkt dat vele van deze verenigingen in meerdere sectoren actief blijkt te zijn. 15% van onze ondervraagde verenigingen beweert actief te zijn in de culturele sector, 54% in de sportsector en 15% in de jeugdsector. 70% van deze verenigingen zijn ook nog eens in diverse andere sectoren actief. Deze sectoren houden algemene recreatie, onderwijs en onderzoek, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening, verdediging van rechten en belangen andere activiteiten van de verenigingen en beheren van onroerende goederen in.

5.1.1.2 Situatieschets

8% van de ondervraagde verenigingen heeft geen leden binnen hun vereniging. 38% van deze vzw’s hebben loontrekkenden met een arbeidsovereenkomst binnen hun vereniging. Eveneens 38% van deze verenigingen hebben geen vrijwilligers.

5.1.2 Structuur en doel van de vereniging

De stichters of oprichters hebben deze vzw’s dus opgericht met een bepaald gemeenschappelijk, belangeloos doel. Dit deel moet duidelijk in de statuten worden opgenomen. Alle latere activiteiten die uitgaan van de vzw staan in functie van dit statutair doel.

Een vzw mag activiteiten organiseren die winst opleveren, zelfs indien die commercieel zijn. Deze activiteiten mogen niet de hoofdactiviteit uitmaken, maar moeten bijkomstig zijn. De winsten moeten besteed worden aan het verwezenlijken van het gemeenschappelijk belangeloos doel van de vereniging. Ze mogen niet uitgekeerd worden aan de leden. Het organiseren van deze activiteiten moet noodzakelijk zijn om het gemeenschappelijk belangeloos doel van de vereniging te verwezenlijken. Het is dus perfect mogelijk voor de vzw om fuiven, eetfeesten, concerten, enz. te organiseren.113 92% van de ondervraagde vzw’s te Sint-Truiden organiseren zulke bijkomende economische activiteiten. Volgende grafiek toont aan welke activiteiten er zoal georganiseerd worden door deze vzw’s.

113 MATHEÏ.S. , De vzw stap voor stap, Brussel, Lexalis 2005, p. 10-13

deur aan deurverkoop

eetdag/avond

kienavond/tombo la

verkoop van producten

fuiven

uitbating cafetaria/feestza al

andere

vzw's

42%

25%

17%

33%

17%

Bijkomende economische activiteiten

45%

40%

35%

30%

25%

20%

15%

10%

Fig. 5.2: Bijkomende economische activiteiten vzw’s

We zien dus dat men vooral eetdagen organiseert en een cafetaria of feestzaal uitbaat.

Volgende grafiek geeft weer hoe vaak vzw’s deze bijkomende activiteiten organiseren.

0%	meerdere keren per week	wekelijks	meerdere keren per jaar	jaarlijks	niet van toepassing
vzw's	8%	25%	8%	50%	8%

Organisatie activiteiten

50%

45%

40%

35%

30%

25%

20%

15%

10%

Fig. 5.3: Organisatie bijkomende economische activiteiten vzw’s

25% van de verenigingen zonder winstoogmerk, gelegen te Sint-Truiden organiseren wekelijks bijkomstige activiteiten en 50% jaarlijks. Deze activiteiten kunnen georganiseerd worden om verschillende redenen. (grafiek 5.4)

Reden voor het organiseren van bijkomstige activiteiten

67%

70%

60%

50%

40%

30%

17%

20%

10%

vzw's

Fig. 5.4: Reden voor het organiseren van bijkomende economische activiteiten vzw’s

A: Om de dagdagelijkse werking te financieren

B: Om activiteiten te organiseren die afwijken van de normale jaarwerking C: Om een financiële reserve aan te leggen

D: Om de opbrengst uit te keren aan de leden E: Om andere redenen

Van de verenigingen die bijkomende economische activiteiten organiseert doet 87% dit om de dagdagelijkse werking te financieren. 17% doet dit om activiteiten te organiseren die afwijken van de normale werking. Eveneens 17% doet dit om een financiële reserve aan te leggen. Als reden om deze activiteiten te organiseren antwoordde 17% van de vzw’s dat zij opbrengsten wilden uitkeren aan de leden. Dit mag niet volgens de VZW- wetgeving, als de leden persoonlijke winst nastreven moet de vereniging zijn activiteiten onderbrengen in een vennootschap of een eenmanszaak. 8% organiseerde activiteiten om nog andere redenen.

Document Metadata

Table of Contents

Auteursrechterlijke overeenkomst

Document Metadata