Kantoorklachtenregeling
Kantoorklachtenregeling
Dit is de kantoorklachtenregeling van Prime Law. Prime Law is de handelsnaam van Prime Law B.V. ("LP"). LP is een besloten vennootschap gevestigd in Amsterdam. In deze regeling is de werkwijze beschreven voor het onverhoopte geval dat cliënten van LP niet geheel tevreden zijn over de uitvoering van de aan LP toevertrouwde opdracht. Regelmatig wordt de regeling up to date gemaakt aan de laatste werkwijze en wet- en regelgeving.
Artikel 1: begripsbepalingen
Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening, of de hoogte van de declaratie, niet zijnde aan klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
Klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt; Klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht. Artikel 2: toepassingsbereik
1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van op- dracht tussen LP en de cliënt.
2. Iedere advocaat van LP draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoor- klachtenregeling.
Artikel 3: Doelstellingen
Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:
a. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een rede- lijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
b. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te leggen;
x. xxxxxx en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klach- tenbehandeling;
d. medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
e. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbe- handeling en klachtanalyse.
Artikel 4: informatie bij aanvang dienstverlening
1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverle- ning.
2. LP heeft in de overeenkomst van opdracht, via de algemene voorwaarden, opge- nomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd te verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dat bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
3. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behan- deling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan de Rechtbank Amsterdam.
Artikel 5: interne klachtprocedure
1. Als een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorge- leid naar mr. X. xx Xxxxx, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris.
2. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het in- dienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gele- genheid een toelichting te geven op de klacht.
3. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de cliënt tot een oplossing te ko- men al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
4. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwij- king van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oor- deel over de klacht wordt gegeven.
5. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schrifte- lijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld met aanbevelingen.
6. Als de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachten- functionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.
Artikel 6: geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling
1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbe- handeling geheimhouding in acht.
2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.
Artikel 7: verantwoordelijkheden
3. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
4. Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
5. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
6. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.
Artikel 8: klachtregistratie
1. De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
2. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
***