Contract
4. APPLICATIEVOORWAARDEN XPERTHR Definities
1.1. Afnemer: de rechtspersoon of natuurlijke persoon met wie Leverancier een
Applicatieovereenkomst heeft gesloten.
Applicatie(s): databanken, (online) kennisbanken, (modules van) informatieproducten en/of andere uitgaven, inclusief online tools en computerprogrammatuur (met bijbehorende online updates) die door Leverancier onder de naam XpertHR en extensies aan Afnemer ter beschikking worden gesteld.
Applicatieovereenkomst: de overeenkomst en/of rechtsbetrekking met betrekking tot het online ter beschikking stellen van een Applicatie door Leverancier, waarvan onderhavige voorwaarden een onlosmakelijk deel uitmaken.
Bevoegde Gebruikers: Afnemer en/of de medewerkers werkzaam binnen de juridische entiteit van Afnemer die met toestemming van Xxxxxxx gebruik mogen maken van de Applicatie(s).
Kantooruren: het tijdvak van 08.30 tot 17.30 uur op maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van in Nederland erkende feestdagen.
Klanten: de klanten van Afnemer voor wie Afnemer diensten verricht met behulp van de Applicatie(s).
Mijn XpertHR: een besloten online omgeving in de Applicatie die onder andere bestemd is voor documenten en externe data die Afnemer hier kan opslaan, voor zichzelf, maar ook van en voor de Klanten van Afnemer.
Leverancier: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid LNRS Data Services B.V., tevens handelende onder de naam XpertHR, alsmede dochtervennootschappen daarvan en andere gelieerde vennootschappen die naar deze algemene voorwaarden verwijzen.
Toepasselijkheid
1.2. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen en offertes van Leverancier met betrekking tot Applicaties en op alle Applicatieovereenkomsten.
1.3. Door met Leverancier een Applicatieovereenkomst aan te gaan doet Xxxxxxx afstand van eventueel door hem gehanteerde voorwaarden hoe ook genaamd, zodat op de Applicatieovereenkomsten uitsluitend de door Leverancier gehanteerde voorwaarden toepasselijk zijn.
Offertes, totstandkoming en wijziging Applicatieovereenkomst
1.4. Alle door Leverancier gedane aanbiedingen en offertes zijn vrijblijvend. Eerst door de schriftelijke (order)bevestiging van Leverancier of door feitelijke uitvoering door Leverancier komt de Applicatieovereenkomst tot stand. Wijzigingen van opdrachten binden Leverancier slechts voor zover deze wijzigingen schriftelijk door Leverancier zijn bevestigd c.q. feitelijk door Leverancier zijn uitgevoerd.
1.5. Bezwaren tegen de (order)bevestiging dienen schriftelijk vóór de uitvoering van de Applicatieovereenkomst door Leverancier doch in ieder geval binnen acht dagen na de datum van de verzending van de (order)bevestiging ter kennis van Leverancier te worden gebracht, waarna alle rechten van Afnemer jegens Leverancier ter zake vervallen.
Gebruik van de Applicatie en omvang van de licentie
1.6. De Applicatie wordt aan Afnemer online ter beschikking gesteld door het verstrekken van de inloggegevens waarmee Xxxxxxx toegang krijgt tot de Applicatie. De inloggegevens mogen niet aan onbevoegde derden worden verstrekt. De inloggegevens van Bevoegde Gebruikers kunnen ook worden gesynchroniseerd via een OpenID Connect-koppeling ten behoeve van SSO.
1.7. Afnemer dient voor het gebruik van de Applicatie gebruik te maken van een webbrowser. Leverancier vermeldt op de bij de Applicatie behorende website met welke browsers en browserversies gebruik gemaakt kan worden van de Applicatie, en welke hardware en software is vereist voor dit gebruik. Leverancier zal deze informatie actueel houden, en raadt Afnemer aan om regelmatig de website van Leverancier te raadplegen.
1.8. Afnemer mag de Applicatie gedurende de looptijd van de Applicatieovereenkomst door Bevoegde Gebruikers binnen zijn organisatie laten gebruiken in overeenstemming met de bepalingen van de Applicatieovereenkomst en de eventueel op het gebruik van producten en diensten van derden toepasselijke aanvullende voorwaarden. Afnemer is gehouden om alle gebruiksaanwijzingen en/of instructies van Leverancier met betrekking tot de Applicatie en/of het gebruik daarvan op te volgen en de toepasselijkheid van deze voorwaarden ook op te leggen aan de Bevoegde Gebruikers. De Bevoegde Gebruikers die toegang hebben tot de Applicatie, kunnen worden beheerd door a) een superuser van Afnemer, of b) door middel van een SSO-koppeling met de active directory van Afnemer.
1.9. Binnen de Applicatie worden rechten en rollen toegewezen aan de Bevoegde Gebruikers die namens Afnemer gebruik maken van de Applicatie. Afnemer is verantwoordelijk voor het beheer, zoals het toekennen en intrekken van de user accounts voor haar Bevoegde Gebruikers.
1.10. Gebruik van de Applicatie is gelimiteerd tot het in het aanbod dan wel de Applicatieovereenkomst vermelde aantal Bevoegde Gebruikers of een anderszins overeengekomen maximum.
1.11. Met het aangaan van een Applicatieovereenkomst, verleent Leverancier aan Afnemer een beperkt, niet-exclusief, niet-sublicentieerbaar en niet overdraagbaar recht op de toegang tot en het gebruik van de Applicatie, en de informatie die in of in verband met de Applicatie aan Afnemer beschikbaar wordt gesteld, voor de duur en in overeenstemming met de voorwaarden zoals uiteengezet in de Applicatieovereenkomst, welke licentie uitsluitend de bevoegdheden omvat die in de Applicatieovereenkomst uitdrukkelijk zijn toegekend.
Afnemer mag de Applicatie en informatie uit de Applicatie uitsluitend gebruiken (a) ten behoeve van de eigen bedrijfsactiviteiten van Afnemer, (b) voor zover dit niet leidt tot exploitatie van de Applicatie, en (c) voor zover hierdoor geen schade aan de rechtmatige belangen van Leverancier dreigt of ontstaat en de normale exploitatie
van de Applicatie niet in gevaar wordt gebracht.
Bevoegde Gebruikers mogen: (a) de informatie uit de Applicatie zoeken, bewerken en weergeven binnen het bereik van de functionaliteit van de Applicatie; (b) een beperkt aantal kopieën van de informatie uit de Applicatie maken voor persoonlijk gebruik; (c) de informatie uit de Applicatie delen met andere Bevoegde
Gebruikers van de Applicatie; en (d) op incidentele basis de informatie uit de Applicatie verwerken, opslaan of anderszins gebruiken in zulke interne applicaties en applicaties van derden, die noodzakelijk zijn voor de Bevoegde Gebruiker om de informatie uit de Applicatie te kunnen gebruiken overeenkomstig het Orderformulier.
Het is de Bevoegde Gebruikers niet toegestaan om informatie verkregen uit de Applicatie zowel binnen de organisatie als daarbuiten, openbaar te maken, te verveelvoudigen of te verkopen in welke vorm dan ook, daaronder begrepen het al dan niet na bewerking integreren in netwerken of op meerdere beeldschermen (doen) verschijnen of anderszins openbaar maken.
Het is Afnemer voorts niet toegestaan om:
a) derden toegang tot de Applicatie te verschaffen of de Applicatie te laten gebruiken;
b) de Applicatie te gebruiken op een wijze die verboden is op grond van wetten, regels of overheidsvoorschriften- of besluiten;
c) in het kader van het gebruik van de Applicatie de rechten van derden te schenden;
d) op welke wijze dan ook onbevoegd toegang trachten te verkrijgen tot de Applicatie, data, accounts, of netwerken, om deze te verstoren;
e) op welke wijze dan ook de Applicatie te schaden of het gebruik ervan door Bevoegde Gebruikers te belemmeren;
f) gebruik te maken van screenscrapers of andere software met de bedoeling om de in de Applicatie opgeslagen data te capturen of aan te tasten;
g) de Applicatie te hacken, of deze dermate te belasten zodat een risico ontstaat op een denial of service of andere storing aan de Applicatie;
h) reverse-engineering toe te passen op de Applicatie of deze op enige wijze te decompileren, te wijzigen of te gebruiken om afgeleide werken van te maken; of
i) aanduidingen van Leverancier en/of haar licentiegevers, betreffende auteursrechten, merken, handelsnamen of andere rechten van intellectuele eigendom te verwijderen of wijzigen.
1.12. Voor zover technologie of software van derde partijen benodigd is voor het gebruik van de Applicatie, is Xxxxxxx zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen van een gebruiks- recht daarop onder de voorwaarden die de betreffende derde partij daaraan stelt.
Beschikbaarheid en onderhoud
1.13. Leverancier zal zich inspannen om de Applicatie zoveel mogelijk beschikbaar te hebben en te houden voor Afnemer.
1.14. Leverancier zal het geplande onderhoud aan de Applicatie zoveel mogelijk buiten Kantooruren uitvoeren zodat Xxxxxxx hiervan zo weinig mogelijk hinder ondervindt. Indien het naar het oordeel van Leverancier redelijkerwijs noodzakelijk is om het geplande onderhoud uit te voeren tijdens Kantooruren, dan zal Leverancier Afnemer hiervan tijdig op de hoogte stellen. Het onderhoud aan de producten en diensten van derden die in de Applicatie worden aangeboden, zal worden uitgevoerd in overeenstemming met de toepasselijke voorwaarden van die derden.
1.15. Leverancier behoudt zich het recht voor om de toegang tot de Applicatie op te schorten indien:
a) Leverancier van mening is dat het gebruik van de Applicatie door Afnemer een directe of indirecte bedreiging vormt voor het functioneren of de integriteit van de Applicatie, het netwerk van Leverancier of het gebruik van de Applicatie door anderen;
b) als dit redelijkerwijs noodzakelijk is om ongeautoriseerde toegang tot in de Applicatie opgeslagen gegevens te voorkomen;
c) voor zover dit noodzakelijk is om aan wettelijke vereisten te voldoen;
d) als Afnemer zich niet houdt aan de voorwaarden van de Applicatieovereenkomst.
1.16. Leverancier is niet verantwoordelijk voor de communicatiemiddelen, netwerken en andere middelen die nodig zijn om Afnemer in staat te stellen de Applicatie te gebruiken. Enige storing in de communicatie tussen Afnemer en de Applicatie buiten de infrastructuur van Leverancier kan niet aan Leverancier worden tegengeworpen. Voor wat betreft het vaststellen van de oorzaak van de storing en of de storing zich binnen of buiten de infrastructuur van Leverancier heeft voorgedaan, accepteert Xxxxxxx dat Leveranciers technische rapportage daaromtrent doorslaggevend is.
Helpdesk
1.17. Onder de Applicatieovereenkomst heeft Xxxxxxx het recht om gedurende de in de Applicatieovereenkomst opgenomen termijn gebruik te maken van de helpdesk van Leverancier.
Aanvullende diensten
1.18. Op verzoek van Xxxxxxx kan Leverancier aanvullende diensten leveren aan Afnemer. In de Applicatie is zichtbaar welke aanvullende diensten Leverancier kan leveren en welke kosten daaraan zijn verbonden. Tenzij partijen anders overeenkomen zijn op de aanvullende diensten de bepalingen uit de Applicatieovereenkomst van toepassing.
Producten en diensten van derden
1.19 In en in verband met een Applicatie kunnen producten en diensten van derde partijen worden aangeboden. Leverancier is niet verantwoordelijk voor producten en diensten van derde partijen, noch voor de (correcte) werking en beschikbaarheid daarvan, en aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor schade ontstaan door of in verband met het gebruik van producten en diensten van derde partijen die in of in verband met de Applicatie worden aangeboden. Op het gebruik van dergelijke producten en diensten zijn uitsluitend de voorwaarden van die derde partij van toepassing. Afnemer is zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van een overeenkomst met die derde partij. Indien en voor zover de voorwaarden van derde partijen om welke reden dan ook geacht worden niet van toepassing te zijn of buiten toepassing worden verklaard en in het kader van die producten en diensten toch een rechtsverhouding tussen Leverancier en Afnemer wordt aangenomen, geldt het bepaalde in de Applicatieovereenkomst onverkort.
1.20 Aan het gebruik van producten en diensten van derde partijen kunnen aanvullende kosten verbonden zijn. Deze aanvullende kosten zullen in dat geval aan Afnemer worden gepresenteerd voorafgaand aan het afnemen van de producten en diensten, zodat Xxxxxxx hier kennis van kan nemen alvorens de producten en diensten af te nemen.
Tarieven en prijzen
1.21 De door Xxxxxxx ingevolge het gebruik van de Applicatie verschuldigde bedragen zijn vermeld in de Applicatieovereenkomst en dienen jaarlijks bij vooruitbetaling door Xxxxxxx aan Leverancier te worden voldaan, tenzij partijen anders overeenkomen. Indien partijen in afwijking op het voorgaande, betaling in termijnen overeenkomen, laat dat de verschuldigdheid van het volledige factuurbedrag door Xxxxxxx aan Leverancier onverlet. Bij uitblijven van de betaling van een deelbetaling, is het gehele bedrag zonder voorafgaande ingebrekestelling opeisbaar.
1.22. Alle prijzen zijn exclusief B.T.W. tenzij uitdrukkelijk anders wordt vermeld. Leverancier is gerechtigd elke wijziging van het B.T.W.-tarief aan Xxxxxxx door te berekenen.
1.23. Leverancier is te allen tijde gerechtigd de overeengekomen tarieven en/of prijzen te wijzigen, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.
Betaling
1.24. Tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen, dienen de facturen van Leverancier binnen dertig dagen na de factuurdatum te zijn voldaan. Ieder recht op verrekening is uitgesloten.
1.25. Indien niet tijdig wordt betaald is Xxxxxxx in verzuim zonder dat een ingebrekestelling noodzakelijk is. Afnemer is - onverminderd haar overige verplichtingen - vanaf de vervaldag van de factuur tot aan de dag der algehele voldoening over de nog openstaande bedragen een rente verschuldigd op jaarbasis van het telkens geldende toepasselijke wettelijke rentepercentage, verhoogd met 3%.
1.26. Bij niet of niet-tijdige betaling komen alle gerechtelijke proces- en executiekosten alsmede de administratiekosten en buitengerechtelijke incassokosten voor rekening van Xxxxxxx. De buitengerechtelijke incassokosten bedragen ten minste 10% van het factuurbedrag met een minimum van € 150.
Duur en beëindiging van de Applicatieovereenkomst
1.27. Tenzij anders overeengekomen, wordt een Applicatieovereenkomst aangegaan voor de duur van één jaar. Na afloop van de initiële looptijd wordt de Applicatieovereenkomst stilzwijgend verlengd met opvolgende termijnen van telkens één jaar tenzij een der partijen de Applicatieovereenkomst schriftelijk opzegt met inachtneming van een opzegtermijn van één maand voor het einde van de dan geldende looptijd. Tussentijdse opzegging of beëindiging van de Applicatieovereenkomst anders dan bepaald in deze voorwaarden is niet mogelijk.
1.28. Afnemer is verantwoordelijk is voor het verwijderen c.q. door Leverancier doen verwijderen van de in de Applicatie opgeslagen eigen data c.q. informatie in
Mijn XpertHR. Hieraan dient uitvoering te worden gegeven voor het einde van de Applicatieovereenkomst. Na het einde van de Applicatieovereenkomst is toegang tot de eigen data c.q. informatie in Mijn XpertHR niet meer mogelijk.
1.29. Niettegenstaande het bepaalde in artikel 1.27 hiervoor is Leverancier gerechtigd de Applicatieovereenkomst met onmiddellijke ingang, zonder nadere ingebrekestelling en zonder voorafgaande rechtelijke tussenkomst, door middel van een aangetekende brief schriftelijk geheel of gedeeltelijk te ontbinden, indien:
a. Afnemer tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen uit de Applicatieovereenkomst, waaronder begrepen de tijdige betaling van verschuldigde vergoedingen, of indien Afnemer de Applicatie buiten het kader van de bepalingen van de Applicatieovereenkomst gebruikt dan wel anderszins inbreuk maakt op de intellectuele eigendomsrechten van Leverancier;
b. Afnemer surseance van betaling of haar faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard dan wel een akkoord buiten faillissement aanbiedt, of op enig onderdeel van haar vermogen beslag wordt gelegd;
c. Afnemer haar activiteiten staakt, ophoudt haar statutaire doel na te streven, tot liquidatie besluit, anderszins haar rechtspersoonlijkheid verliest, of haar bedrijf overdraagt of fuseert;
Indien Leverancier de Applicatieovereenkomst ontbindt volgens dit artikel 1.29 blijft Afnemer gehouden de verschuldigde vergoedingen te voldoen, onverminderd het recht van Leverancier op verdergaande schadevergoeding, nakoming of andere aan haar toekomende rechten en rechtsmiddelen, en is Leverancier niet gehouden reeds betaalde vergoedingen (al dan niet gedeeltelijk) te restitueren.
Overmacht
1.30. Indien naar het redelijk oordeel van Leverancier als gevolg van overmacht, waaronder wordt verstaan een buiten haar macht liggende omstandigheid, nakoming door Leverancier zonder tekortkoming niet mogelijk is of zal zijn, heeft zij het recht de Applicatieovereenkomst geheel of gedeeltelijk te beëindigen, dan wel de uitvoering van de Applicatieovereenkomst tijdelijk op te schorten, zonder tot enige schadeloosstelling gehouden te zijn.
1.31. Onder overmacht wordt onder meer, maar niet uitsluitend, verstaan oorlogsgevaar, oorlog, opstand, molest, stakingen, boycot, bedrijfsstoring, storingen in het verkeer of transport, storingen in (data)netwerken, maatregelen van overheidswege, schaarste aan grondstoffen, natuurrampen, brand, atoomkernreacties, pandemie, machinebreuk en overigens alle omstandigheden, waaronder gehele of gedeeltelijke nakoming van de Applicatieovereenkomst door Leverancier naar redelijkheid en billijkheid niet gevergd kan worden.
1.32. Indien Leverancier bij het intreden van de overmacht al gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan, of slechts gedeeltelijk aan haar verplichtingen kan voldoen, is zij gerechtigd het reeds geleverde c.q. het leverbare deel afzonderlijk te factureren en is Afnemer gehouden deze factuur te voldoen als betrof het een afzonderlijke overeenkomst.
Aansprakelijkheid
1.33. De aansprakelijkheid van Leverancier, met inbegrip van de personeelsleden van Leverancier en van de personen voor wie Leverancier verantwoordelijk en/of aansprakelijk is, is uitgesloten. Mocht deze uitsluiting van aansprakelijkheid om wat voor reden dan ook geen stand houden, dan zal de totale aansprakelijkheid van Leverancier beperkt zijn tot vergoeding van fysieke schade aan goederen (waaronder begrepen vernietiging of onbruikbaarmaking van de desbetreffende goederen) en letselschade, welke aan haar toerekenbaar is, en tot ten hoogste het bedrag van de gefactureerde en/of nog te factureren bedragen onder de Applicatieovereenkomst waaruit de aansprakelijkheid voortvloeit in het betreffende kalenderjaar waarin de schade zich voordoet. Leverancier zal nimmer aansprakelijk zijn voor indirecte
schade (waaronder begrepen wordt alle schade die geen directe schade is, welke derhalve mede omvat vertragingsschade en winstderving). De in dit artikel en de Applicatieovereenkomst opgenomen uitsluitingen en beperkingen van de aansprakelijkheid van Leverancier gelden niet voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van het hoogste leidinggevende personeel van Leverancier.
1.34. Alle door Xxxxxxxxxxx samengestelde (redactionele) informatie, waaronder begrepen adviezen, ideeën, meningen en/of instructies en informatie in de Applicatie en informatie die wordt verstrekt in het kader van aanvullende diensten, is op zorgvuldige wijze en naar beste weten samengesteld, evenwel kunnen Leverancier en auteurs op geen enkele wijze instaan voor de juistheid of volledigheid van de informatie. Leverancier en auteurs aanvaarden dan ook geen enkele aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die het gevolg is van handelingen en/of beslissingen die gebaseerd zijn op bedoelde informatie. Afnemer wordt met nadruk aangeraden deze informatie niet geïsoleerd te gebruiken maar af te gaan op haar professionele kennis en ervaring en de te gebruiken informatie te controleren. De inhoud van advertenties is samengesteld door of namens adverteerders en wordt door Leverancier niet beoordeeld op de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid daarvan. Leverancier aanvaardt dan ook geen aansprakelijkheid voor de inhoud en vormgeving van advertenties. Bij Applicaties waarbij Xxxxxxx zelf informatie kan toevoegen aan de Applicatie, is Afnemer volledig verantwoordelijk en aansprakelijk voor de inhoud en het gebruik van die toegevoegde informatie.
1.35. Afnemer vrijwaart Leverancier voor elke aansprakelijkheid jegens derden voortvloeiend uit zijn opdracht, alsmede voor elke aansprakelijkheid jegens derden in verband met het gebruik of het niet kunnen gebruiken door Afnemer van de Applicatie en/of door Leverancier uitgegeven publicaties en andere informatieve producten. Afnemer vrijwaart Leverancier voor elke aansprakelijkheid jegens en aanspraken van Klanten c.q. andere derden, in verband met het gebruik van de door Xxxxxxx zelf toegevoegde informatie aan de Applicatie.
1.36. Gebreken in de uitvoering van de Applicatieovereenkomst door Leverancier dienen zo spoedig mogelijk schriftelijk doch in ieder geval binnen acht dagen na het tijdstip van ontdekking van een gebrek in de prestatie, dan wel binnen acht dagen na het tijdstip waarop het gebrek in de prestatie had behoren te worden ontdekt, ter kennis van Leverancier te worden gebracht, waarna alle rechten van Afnemer jegens Leverancier ter zake vervallen.
1.37. Leverancier garandeert niet dat de Applicatie foutloos is en zonder onderbrekingen functioneert. Leverancier zal zich inspannen om de beschikbaarheid van de Applicatie te laten overeenstemmen met de bepalingen van de Applicatieovereenkomst, alsmede om eventuele storingen of fouten in berekeningen zo snel mogelijk te (doen) verhelpen nadat deze aan Leverancier zijn gemeld. Storingen met betrekking tot een Applicatie en fouten in berekeningen binnen de Applicatie kunnen evenwel niet leiden tot aansprakelijkheid van Leverancier jegens Afnemer. Leverancier is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor storingen in netwerken van derden door middel waarvan de toegang tot de Applicatie wordt verkregen.
1.38. Leverancier staat er niet voor in dat de Applicatie voldoet aan de specifieke eisen en doelstelling van Afnemer.
1.39. Leverancier is niet aansprakelijk voor verminkte of verloren gegane data c.q. informatie als gevolg van het gebruik van de Applicatie. Leverancier maakt wel periodiek een back-up van alle in de Applicatie opgeslagen data c.q. informatie, welke kan worden ingezet in geval van verminkte of verloren gegane data c.q. informatie. Het maken van deze back-up doet niet af aan de verantwoordelijkheid van Afnemer voor het zelfstandig bewaren van de voor de Applicatie aangeleverde data
c.q. informatie en de verkregen output.
Intellectuele Eigendomsrechten
1.40. De intellectuele eigendomsrechten en soortgelijke rechten, waaronder auteursrechten, merkenrechten, octrooirechten, naburige rechten, rechten tot bescherming van prestaties inclusief databankrechten zowel ten aanzien van de Applicatie in zijn geheel (met inbegrip van de daarbij behorende software) als ten aanzien van ieder individueel gegeven dat daar onderdeel van uitmaakt, alsmede alle door Leverancier uitgegeven publicaties en andere informatieve producten, waaronder begrepen adviezen, rapportages, overzichten en andere resultaten die gegenereerd zijn met gebruikmaking van de Applicatie, berusten bij Leverancier en/of haar licentiegevers. Afnemer erkent deze rechten en zal zich van iedere inbreuk daarop onthouden. Anders dan de in deze voorwaarden genoemde bevoegdheden mag de Applicatie of enig onderdeel daarvan, alsmede de informatie uit de Applicatie of resultaten die met gebruikmaking van de Applicatie zijn gegenereerd, niet zonder uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van Leverancier worden verveelvoudigd, opgeslagen in een automatisch gegevensbestand, gekopieerd en/of openbaar gemaakt op welke wijze dan ook.
1.41 De toegang tot en het gebruik van de Applicatie door Xxxxxxx houdt geen overdracht van auteursrecht of enig ander intellectueel eigendomsrecht in.
1.42 De eigendomsrechten in de eigen data die Afnemer in de Applicatie verwerkt en opslaat blijven bij Afnemer berusten.
Geheimhouding
1.43 Alle door partijen over en weer verstrekte informatie, waaronder de Applicatie, software, verstrekte documentatie, alle informatie omtrent de producten en diensten van Leverancier en informatie van derden, en de gegevens die Afnemer in de Applicatie verwerkt en opslaat wordt beschouwd als vertrouwelijke informatie. Partijen zullen de informatie van de ander te allen tijde:
a. strikt vertrouwelijk behandelen en deze niet openbaar maken of verstrekken aan derden tenzij de partij die de informatie onder zich heeft hiertoe is verplicht op grond van een gerechtelijk bevel, op bevel van een toezichthouder of op grond van een wettelijk voorschrift;
b. slechts gebruiken voor het doel waarvoor de vertrouwelijke informatie is verstrekt of de doeleinden zoals omschreven in de artikelen 1.44,1.45 en, indien van toepassing, 1.49 met in achtneming van het bepaalde daarin.
Leverancier draagt er zorg voor dat personen die bevoegd zijn om persoonsgegevens te verwerken verplicht zijn tot geheimhouding.
Verwerking persoonsgegevens van Afnemers en geaggregeerde gegevens
1.45 Afnemer erkent en gaat ermee akkoord dat de diensten die Leverancier levert onder de Applicatieovereenkomst ook het volgende kunnen omvatten (i) het verzamelen van statistische en andere informatie met betrekking tot de prestaties, de werking en het gebruik van de Applicatie, en (ii) het gebruik van persoonsgegevens ten behoeve van de veiligheid en de bedrijfsvoering of voor onderzoeks- en ontwikkelingsdoeleinden of andere zakelijke doeleinden, op voorwaarde dat dergelijke informatie alleen persoonsgegevens van de Afnemer betreft maar niet van de Klant.
Verwerking persoonsgegevens van Klanten
1.46 In de artikelen 1.46 t/m 1.59 hebben de termen “verwerkingsverantwoordeljjke”, “betrokkene”, “persoonsgegeven(s)”, “inbreuk in verband met persoonsgegevens”, “verwerking” en “verwerker” de betekenissen als daaraan toegekend in Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming)
(“AVG”). De term “Wetgeving inzake Gegevensbescherming” betekent alle wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming waaronder die van de Europese Unie (“Unie”), de Europese Economische Ruimte (“EER”), het Verenigd Koninkrijk (“VK”) en Zwitserland die van toepassing is op de verwerking van persoonsgegevens in en in verband met een Applicatie.
1.47 Indien in het kader van het gebruik van een Applicatie Afnemer gebruik gaat maken van Mijn XpertHR in combinatie met een document generator en daarmee persoonsgegevens van Klanten verstrekt aan Leverancier, zullen Afnemer en Leverancier in dat geval met inachtneming van het in artikel 1.46 t/m 1.59 bepaalde respectievelijk optreden als verwerkingsverantwoordelijke en verwerker voor de verwerking van persoonsgegevens van Klanten. Het verstrekken van persoonsgegeven van Klanten door Afnemer aan Leverancier gebeurt, al dan niet door binnen de Applicatie gebruik te maken van de mogelijkheid om een koppeling aan te brengen met producten c.q. diensten van derden. Afnemer is verantwoordelijk voor de afspraken met de betreffende derde. Eventuele problemen die ontstaan bij de koppeling met de Applicatie en de ontsluiting van gegevens, vallen niet onder de verantwoordelijkheid van Leverancier en ontslaan Afnemer niet van haar verplichtingen jegens Leverancier.
1.48 Afnemer verklaart en garandeert dat hij aan alle toepasselijke verplichtingen uit hoofde van de Wetgeving inzake Gegevensbescherming heeft voldaan bij het verstrekken van persoonsgegevens aan Leverancier, met inbegrip van het verstrekken van vereiste kennisgevingen aan Klanten en het verkrijgen van de vereiste toestemmingen van Klanten danwel een andere grondslag heeft voor de verwerking van deze persoonsgegevens door Leverancier, en dat hij verantwoordelijk is voor zijn beslissingen en handelingen met betrekking tot de verwerking en verdere verwerking van de persoonsgegevens van Klanten.
1.49 Het onderwerp van de verwerking is het leveren van de Applicatie onder de Applicatieovereenkomst door Afnemer aan Leverancier. De categorieën van betrokkenen zijn de Klanten. Leverancier zal de persoonsgegevens alleen verwerken ter nakoming van de verplichtingen die voortvloeien uit de Applicatieovereenkomst, voor zover de verwerking noodzakelijk is voor de volgende doeleinden: om de Applicatie aan te bieden voor gebruik door Afnemer; om op verzoek en ten behoeve van Xxxxxxx rapportages te draaien met de door Afnemer verstrekte data en informatie; om op verzoek van Xxxxxxx aanvullende diensten te leveren, ondersteuning te verlenen dan wel problemen met de dienstverlening op te lossen. De duur van de verwerking is de duur van de Applicatieovereenkomst. De soorten verwerkte persoonsgegevens zijn zoals uiteengezet in de Applicatieovereenkomst, inclusief documenten die behoren tot de Applicatieovereenkomst, zoals arbeidsovereenkomsten en daaraan gerelateerde juridische (voorbeeld)documenten, of andere documenten en andere soorten persoonsgegevens die aan de Applicatie verbonden zijn.
1.50 De Applicatieovereenkomst vormt de volledige en definitieve schriftelijke instructie van Xxxxxxx aan Leverancier voor de verwerking van persoonsgegevens van Klanten. Aanvullende of alternatieve instructies dienen afzonderlijk door partijen schriftelijk te worden overeengekomen. Leverancier zal ervoor zorgen dat haar personeel dat zich bezighoudt met de verwerking van persoonsgegevens van Klanten deze alleen zal verwerken volgens de schriftelijke instructies van Afnemer. Leverancier zal Afnemer informeren indien toepasselijke wetgeving Leverancier verplicht persoonsgegevens van Klanten te verwerken in afwijking van de schriftelijke instructies van Afnemer, tenzij informeren verboden is door toepasselijke wetgeving.
1.51 Voor zover binnen de Applicatie een koppeling bestaat naar producten en diensten van derde partijen en de betreffende derde partij in het kader van het gebruik van dergelijke producten en diensten persoonsgegevens van Afnemer verkrijgt, zullen de betreffende derde partij en Afnemer, voor zover vereist, met in achtneming van de toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming afspraken maken omtrent de bescherming van persoonsgegevens.
1.52 Leverancier draagt er zorg voor dat voor zover persoonsgegevens van Klanten door Leverancier worden doorgegeven aan een land buiten de EER, een dergelijke doorgifte onderworpen is aan een passend doorgiftemechanisme met in achtneming van de AVG.
1.53 Afnemer en Leverancier treffen, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te
waarborgen, waaronder, onder meer, als passend wordt beschouwd:
a. De pseudonimisering en versleuteling van persoonsgegevens;
b. Het vermogen om de voortdurende vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en herstellingsvermogen van verwerkingssystemen en –diensten te waarborgen;
c. Het vermogen om de beschikbaarheid van en toegang tot de persoonsgegevens tijdig te herstellen ingeval van een fysiek of technisch voorval; en
d. Een procedure voor het regelmatig testen, beoordelen en evalueren van de doeltreffendheid van technische en organisatorische maatregelen om de beveiliging van de verwerking te waarborgen.
Bij de beoordeling van het passende beveiligingsniveau wordt met name rekening gehouden met de risico’s die naar voren komen door verwerking, in het bijzonder als gevolg van de vernietiging, het verlies, de wijziging, de ongeoorloofde verstrekking van of toegang tot de doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig.
Partijen nemen maatregelen om ervoor te zorgen dat een natuurlijke persoon die handelt onder het gezag van een van beide partijen en toegang heeft tot persoonsgegevens, deze niet verwerkt anders dan op instructie van Afnemer, tenzij toepasselijke wetgeving hem of haar daartoe verplicht.
1.54 Leverancier zal Afnemer onverwijld na kennis te hebben genomen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens van Klanten informeren en zal op redelijke wijze reageren op een verzoek van Xxxxxxx om nadere informatie, teneinde Afnemer bijstand te verlenen bij het voldoen aan de verplichtingen van Afnemer uit hoofde van de Wetgeving inzake Gegevensbescherming.
1.55 Leverancier zal Afnemer bijstand verlenen bij het vervullen van de verplichting van Afnemer om te reageren op verzoeken tot het uitoefenen van de rechten van betrokkenen op grond van de Wetgeving inzake Gegevensbescherming. Leverancier zal, voor zover wettelijk is toegestaan, Afnemer onverwijld op de hoogte stellen van verzoeken van betrokkenen die Leverancier ontvangt en in redelijkheid met de Afnemer samenwerken bij het afhandelen van verzoeken. Afnemer is verantwoordelijk voor de redelijke kosten die voortvloeien uit de door Leverancier verleende bijstand bij het afhandelen van verzoeken van betrokkenen.
1.56 Leverancier zal Afnemer bijstaan bij het waarborgen van de naleving door Afnemer van verplichtingen op grond van de toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming, zoals de verplichtingen uit hoofde van artikelen 32 tot en met 36 van de AVG, met inachtneming van de aard van de verwerking en de informatie die Leverancier beschikbaar heeft.
1.57 Leverancier zal Xxxxxxx op diens verzoek alle informatie ter beschikking stellen die noodzakelijk is om aan te tonen dat Leverancier voldoet aan de in artikel 28 van de AVG neergelegde verplichtingen. Leverancier zal audits, waaronder inspecties, mogelijk maken en daaraan bijdragen, met dien verstande dat deze:
a. uitsluitend beperkt zijn tot verwerking van persoonsgegevens door Leverancier onder de Applicatieovereenkomst;
b. worden uitgevoerd door Xxxxxxx of door een gerenommeerde derde-auditor gekozen door Xxxxxxx;
c. zijn onderworpen aan de uitvoering van passende geheimhoudingsverbintenissen;
d. niet meer dan eenmaal per jaar worden uitgevoerd, tenzij er een redelijk vermoeden bestaat dat de Applicatieovereenkomst ter zake de verwerking van persoonsgegevens van Klanten niet wordt nageleefd, mits van een dergelijk vermoeden binnen dertig (30) dagen na het ontstaan daarvan door Afnemer aan
Leverancier schriftelijk kennisgeving is gedaan en daarbij een plan voor het toetsen hiervan is ingediend; en
e. worden uitgevoerd op een onderling overeengekomen tijdstip en een overeengekomen wijze.
Leverancier zal Xxxxxxx onmiddellijk informeren indien Leverancier van oordeel is dat een instructie of verzoek onder dit artikel 1.57 een inbreuk oplevert op Wetgeving inzake Gegevensbescherming
1.58 Wanneer Leverancier een andere verwerker inschakelt in het kader van de Applicatieovereenkomst specifieke verwerkingsactiviteiten te verrichten, legt Leverancier, voor zover van toepassing, aan deze andere verwerker dezelfde verplichtingen op als bepaald in artikel 1.46 t/m 1.59. In het geval de betreffende verwerker niet voldoet aan deze verplichtingen inzake gegevensbescherming blijft Leverancier (met inachtneming van het overige bepaalde in de Applicatieovereenkomst) volledig aansprakelijk jegens Afnemer voor de nakoming van de verplichtingen van de betreffende verwerker. Afnemer geeft Leverancier specifieke schriftelijke toestemming voor het inschakelen van verwerkers die zijn genoemd op de lijst die beschikbaar is op xxxxx://xxxxxxx.xx/xxx-xxxxxxxxxx/. Afnemer geeft Xxxxxxxxxxx algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van andere verwerkers die bij totstandkoming van de Applicatieovereenkomst niet zijn genoemd op de lijst. Ten minste veertien dagen voordat een nieuwe verwerker wordt ingeschakeld, zal Leverancier de lijst op de website van Leverancier actualiseren en Afnemer een mechanisme ter beschikking stellen om kennisgeving van die update te krijgen. Afnemer kan zonder boete bezwaar maken tegen de inschakeling van een nieuwe verwerker, door Leverancier hiervan binnen veertien dagen na ontvangst van de kennisgeving van Leverancier in kennis te stellen. Leverancier zal zich redelijkerwijs inspannen om de Applicatie te wijzigen, te veranderen, of te verwijderen om verwerking van persoonsgegevens van Klanten door de betreffende verwerker waartegen de klant redelijkerwijs bezwaar maakt, te vermijden. Leverancier zal Xxxxxxx berichten in geval Leverancier niet in staat is om de Applicatie aan Xxxxxxx te leveren zonder gebruik te maken van de diensten van de betreffende verwerker. Onverminderd de bepalingen ten aanzien van beëindiging of terugbetaling in de Applicatieovereenkomst kan elke partij, gedurende een periode van negentig dagen na deze kennisgeving, de Applicatieovereenkomst beëindigen door kennisgeving aan de andere partij ter zake, en zal Leverancier Afnemer dan een pro rata restitutie van vooruitbetaalde vergoedingen voldoen voor wat betreft de resterende looptijd van de Applicatieovereenkomst met betrekking tot de Applicatie.
1.59 Leverancier zal alle persoonsgegevens van Klanten naar de keuze van Xxxxxxx bij het aflopen en/of beëindigen van de Applicatieovereenkomst verwijderen of aan Afnemer teruggeven na het einde van het gebruik van de Applicatie, tenzij de opslag van persoonsgegevens Unierechtelijk of lidstaatrechtelijk is verplicht. Indien Afnemer zelf kan zorgdragen voor verwijderen, dan wel downloaden naar zijn eigen omgeving, zal Xxxxxxx dit zelf doen.
Diversen
1.60 Leverancier is gerechtigd de uit de Applicatieovereenkomst voortvloeiende rechten en verplichtingen zonder nadere toestemming van Xxxxxxx over te dragen aan een onderneming waarmee zij in een groep is verbonden, of over te dragen aan een derde in het kader van een overdracht van (een deel van) de onderneming van Leverancier.
1.61 Leverancier is gerechtigd de onderhavige voorwaarden en/of haar producten en diensten, waaronder de Applicatie, te wijzigen, waaronder tevens is begrepen het staken van (een deel van) de Applicatie. Leverancier zal dergelijke wijzigingen tijdig en op passende wijze bekend maken. Wijzigingen zullen na bekendmaking ook gelden ten aanzien van reeds afgesloten Applicatieovereenkomsten. In geval van staken van (een deel van) de Applicatie zal Leverancier ofwel (a) de Afnemer de vooruitbetaalde bedragen voor het gebruik van de Applicatie restitueren, ofwel (b) een alternatief product ter beschikking stellen.
1.62 Bij wijziging van de naam- en/of adresgegevens dient Xxxxxxx zowel de oude als de nieuwe gegevens schriftelijk tenminste veertien dagen voor de ingangsdatum van de wijziging aan Leverancier door te geven.
1.63 Indien en voor zover een bepaling van de Applicatieovereenkomst wordt vernietigd, dan treedt in de plaats van het vernietigde beding een beding dat wel is toegestaan maar de belangen van Leverancier zo goed mogelijk beschermt.
Geschillen en toepasselijk recht
1.64 Alle geschillen met betrekking tot de door Leverancier gesloten Applicatieovereenkomsten worden gebracht voor de bevoegde rechter te Amsterdam.
1.65 Op alle met Leverancier gesloten Applicatieovereenkomsten is Nederlands recht van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag.