GEBRUIK VAN DE PASTORIE BOLLEBEEK
GEBRUIK VAN DE PASTORIE BOLLEBEEK
Deze tekst reglementeert het gebruik van de zaal onder strikte voorwaarden.
Zowel huurder als verhuurder worden dan ook verondersteld dit reglement te kennen en na te leven. Afwijkingen op dit reglement kunnen enkel en alleen op schriftelijke vraag van de huurder en na een volledige goedkeuring van de Kerkfabriek Bollebeek.
Het feit dat de Kerkfabriek Bollebeek clausules die in haar voordeel bepaald worden in dit reglement en algemene voorwaarden niet toepast, betekent niet dat hij verzaakt aan de mogelijkheid zich op deze bepalingen te beroepen.
1. RESERVATIES
1.1 BESCHIKBAARHEID
Je kan op de website xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx nagaan of de zaal vrij is op de gewenste datum. Let wel, deze website wordt voortdurend bijgewerkt op de inkomende reservaties, en uw gewenste datum is dan ook maar gegarandeerd nadat u de bevestigingsmail van ons hebt ontvangen na uw vraag tot reservatie (zie verder).
1.2 HUURPRIJS
De huurprijs is terug te vinden op de website xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx
1.3 ELEKTRONISCH RESERVATIEFORMULIER
De reservatie van de zaal gebeurt bij voorkeur via de website door het elektronisch reservatieformulier in te vullen en te versturen.
Rechtstreekse link: xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Enkel indien u niet over internet beschikt, kan u telefonisch contact nemen met de reservatieverantwoordelijke op nummer 0479 59 78 55.
De reservatie gebeurt als volgt:
2. Het reservatieformulier dient volledig te worden ingevuld of de e-mail dient volgende gegevens te bevatten: Naam van de aanvrager, in voorkomend geval de naam van de organiserende vereniging, adres en telefoon van de aanvrager, de datum en een omschrijving van de geplande activiteit.
3. Na goedkeuring van de geplande activiteit ontvangt u het verzoek om de waarborg en de huurprijs te betalen.
De reservatie is pas definitief na ontvangst van de waarborg op de bankrekening van de verhuurder.
De huur wordt ten laatste 30 dagen voorafgaand aan de datum van de geplande activiteit op rekening van de verhuurder gestort.
Het niet naleven van deze afspraken is aanleiding tot annulatie van de activiteit.
1.4 ANNULATIE
Indien u een reservatie wenst te annuleren meldt u dit onmiddellijk aan de verantwoordelijke via het mailadres xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Voor iedere annulatie wordt een administratiekost aangerekend van 10 euro. Bij ontstentenis van berichtgeving of bij annulatie binnen de 3 weken voor de geplande activiteit, blijft het bedrag van de huurprijs verschuldigd als schadevergoeding.
1.5 VERBREKING VAN HET CONTRACT
Indien mocht blijken dat de aanvrager verkeerde informatie doorgeeft bij de reservatie, of zich niet conform de reglementering gedraagt, behoudt de Kerkfabriek Bollebeek zich het recht voor om het contract eenzijdig te verbreken. De Kerkfabriek Bollebeek kan in dat geval op geen enkele manier verantwoordelijk worden gesteld voor eventuele kosten ten gevolge van deze verbreking.
2. VOOR DE ACTIVITEIT
2.1 PARTIJEN
Kerkfabriek Bollebeek is verhuurder en eigenaar.
Indien een rechtspersoon is vermeld op het reservatieformulier, dan wordt deze als de huurder beschouwd voor zover de natuurlijke persoon-aanvrager deze rechtspersoon geldig kan vertegenwoordigen. In alle andere gevallen is de natuurlijke persoon-aanvrager de huurder.
De natuurlijke persoon-aanvrager treedt voor, tijdens en na het gebruik van de zaal op als aanspreekpunt.
2.2 KENNIS VAN HET REGLEMENT
Iedere aanvrager, organiserende vereniging en gebruiker van de ruimte wordt verondersteld op de hoogte te zijn van dit huishoudelijk reglement, het te aanvaarden en na te leven.
2.3 NALEVING WETTEN, DECRETEN, REGLEMENTEN
De huurder verbindt zich ertoe te zullen voldoen aan de geldende wetten, decreten en politiereglementen (geluidsoverlast, openbare orde, rookverbod, e.d.) en SABAM.
Sabam/Billijke vergoeding.
Alle formaliteiten en kosten voor SABAM / Billijke vergoeding zijn ten laste van de huurder.
2.4 SCHADE
De huurder draagt de volledige verantwoordelijkheid voor de activiteiten.
Bij beschadiging en/of diefstal aan of van de infrastructuur is de huurder verantwoordelijk en moet hij de schade melden en vergoeden. De burgerlijke aansprakelijkheid t.o.v. derden wordt niet gedekt door de Kerkfabriek Bollebeek.
Als huurder kan u zich dan ook best tegen deze risico’s verzekeren met een polis “burgerlijke aansprakelijkheid” en/of “contractuele aansprakelijkheid”. (Veel verenigingen beschikken hierover binnen hun vereniging).
2.5 INVENTARIS
Vóór de aanvang van de activiteit wordt de inventaris van de inboedel opgemaakt.
2.6 TOEGANG LEDEN VAN DE KERKFABRIEK BOLLEBEEK
De huurder verbindt zich ertoe te allen tijde toegang te verlenen aan de zaalverantwoordelijke.
2.7 VOORBEREIDING
Het in gereedheid brengen van de zaal mag nooit een voorgaande, gelijktijdige of volgende activiteit storen.
2.8 INSTALLATIES
Aan de bestaande installaties (doeken, toestellen, lokalen, e.d.) mag niets gewijzigd worden.
2.9 GELUID EN LICHT
De parochiezaal beschikt niet over een geluids- en lichtinstallatie.
Technische apparatuur wordt niet uitgeleend of getransporteerd. Het verplaatsen van onderdelen is ten strengste verboden.
2.10 AANPLAKKING
Het is verboden om ramen, deuren, muren, panelen, vloeren, enz. te benagelen, te beplakken en/of te beschrijven. Er mag geen enkel hechtingsmiddel aangebracht worden. De nodige voorzorgsmaatregelen tegen beschadiging van wanden en vloeren moeten vooraf genomen worden.
2.11 MACHINES
Elektrische zagen, schaven, schuurmachines ed. zijn omwille van de grote stofontwikkeling verboden in alle lokalen.
2.12 ELEKTRISCHE LEIDINGEN EN TOESTELLEN
Bijkomende elektrische leidingen en toestellen moeten genormaliseerd zijn.
2.13 BARBECUE
Barbecueën mag onder geen enkele omstandigheid in het gebouw. Buiten kan er gebarbecued worden in zoverre dit geen overlast met zich meebrengt voor de buren.
Alle voorzichtigheidsmaatregelen dienen genomen te worden teneinde ongelukken te vermijden.
3. TIJDENS DE ACTIVITEIT
3.1 VERANTWOORDELIJKE - AANSPREEKPUNT
De persoon die in het aanvraagformulier is vermeld, zorgt er ook voor dat iedere gebruiker het reglement naleeft.
Deze persoon is tijdens de activiteit via GSM steeds bereikbaar.
3.2 NOODVERLICHTING
De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden.
3.3 NOODUITGANGEN
De doorgang naar de nooduitgangen mag op geen enkele manier belemmerd worden.
3.4 VEILIGHEID
Alle handelingen die de wettelijke voorzieningen betreffende brandbeveiliging en arbeidsveiligheid in het gedrang brengen, zijn verboden.
3.5 MILIEU- EN VEILIGHEIDSNORMEN
De gebruiker is gebonden aan milieu- en veiligheidsnormen en zal dan ook het volgende in acht nemen:
• Bij gebruik van geluidsdragers is de norm vastgelegd op 85 dBA.
• Er zal geen gebruik gemaakt worden van ontvlambare stoffen, vuurwerk, e.d.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden heeft de verantwoordelijke van de Kerkfabriek Bollebeek het recht ogenblikkelijk op te treden, wat kan leiden tot onmiddellijke stopzetting van het evenement.
3.6 GOED BEHEER
De huurder zal de ruimte en de buurt beheren als een goede huisvader d.w.z. dat hij erop toeziet dat:
• het publiek enkel de publieke ruimte kan betreden;
• de beplanting en de kiezels gerespecteerd worden;
• geen activiteiten worden georganiseerd die een inbreuk zijn op de goede zeden;
• de openbare weg vrij blijft voor doorgaand verkeer en hulpdiensten;
• de verkeersreglementering gevolgd wordt;
• het maximum toegelaten publieksaantal niet overschreden wordt;
• kinderen de ruimtes niet gebruiken als speelterrein (keuken, toiletten, voortuin, e.d.).
• het dak is verboden terrein voor iedereen;
3.7 DE BUURT
De buurt mag niet gestoord worden.
Het is voor de Kerkfabriek Bollebeek van primordiaal belang dat de buurtbewoners géén hinder ondervinden van de activiteiten in de pastorie.
• Er worden geen luidruchtige activiteiten georganiseerd in de voortuin of de tuin;
• Er wordt tijdens de activiteit door de organisatoren erop toegezien dat de bezoekers zich niet bezondigen aan luidruchtige malversaties, vandalisme, zwerfvuil, wildplassen, ... in de buurt.
Iedere klacht van een buurtbewoner wordt door de Kerkfabriek Bollebeek zeer ernstig genomen en er wordt volledige medewerking aan verleend. Dit betekent onder meer dat de naam van de huurder en diens verantwoordelijke aan de buurtbewoner wordt meegedeeld voor verder gevolg.
4. DRANKVERBRUIK
4.1 BIER, WATER EN FRISDRANK
Bier, water en frisdrank worden verplicht afgenomen van de handelaar aangesteld door de Kerkfabriek Bollebeek. Hiervoor worden de normaal gangbare tarieven tussen de handelaar en zijn klanten gehanteerd, de Kerkfabriek Bollebeek neemt hierop geen winst.
Er wordt een forfaitair bedrag van €50 aangerekend bij niet naleving van deze afspraak.
4.2 WIJN EN SCHUIMWIJN
Wijn en schuimwijn worden niet voorzien door de verhuurder. De huurder mag deze zelf voorzien .
4.2 STERKE DRANKEN
Voor sterke dranken is geen vergunning.
5. | NA | DE ACTIVITEITEN |
5.1 | POETSEN | |
Bij elke activiteit wordt van de huurder verwacht de zaal in onberispelijke staat achter te laten. Dit houdt in dat alle ruimten (zaal, keuken, toilet) grondig met water en aangepaste schoonmaakmiddelen worden gepoetst en gedweild. Ook de frigo’s worden gereinigd.
Indien gewenst kan beroep gedaan worden op de poetsdienst aangesteld door de Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxx. De gehanteerde tarieven vindt u op de website xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx
Indien de lokalen niet zuiver of opgeruimd zijn bij aanvang van de activiteit dient de huurder de zaalverantwoordelijke van de Kerkfabriek Bollebeek hiervan onmiddellijk en vóór eigen gebruik op de hoogte te stellen.
Zelf aangebrachte versieringen of aanwijzingen, zowel binnen als buiten, worden na het einde van de activiteit door de huurder correct verwijderd. Deze regel blijft ook gelden indien gekozen werd om het poetsen over te laten aan de aangestelde poetsfirma.
Het niet naleven van deze afspraak kan leiden tot het aanrekenen van een extra kost van €10.
5.2 ZWERFVUIL
Er wordt op toegezien dat alle zwerfvuil uit de voor- en achtertuin (inclusief asbak legen) en de buurt verwijderd is.
5.3 AFWAS
De huurder wast zelf al het uitgeleend materiaal af en bergt het op in de daartoe voorziene ruimten.
Alle afwasbare oppervlakten - andere dan de vloer - zoals tafels, stoelen, togen, werkbladen enz. dienen door de huurder in onberispelijke staat afgeleverd te worden.
5.4 STOELEN EN TAFELS
De huurder plaatst de stoelen en tafels terug op de voorziene plaats.
5.5 AFVAL
De huurder dient het afval volledig mee te nemen. Bij niet-naleving zal 50,00€ afgehouden worden van de waarborg.
5.6 CONTROLE
De verantwoordelijke van de Kerkfabriek Bollebeek zal na afspraak met de huurder de dag na de activiteit de controle van de ruimte uitvoeren. De huurder brengt de zaalverantwoordelijke op de hoogte van eventuele defecten of schade. Hiervan wordt schriftelijk nota genomen.
5.7 MEERKOSTEN
Bij niet naleving worden meerkosten (zoals herstellingen, opkuis, ed...) onherroepelijk aangerekend aan de huurder en zal in eerste instantie de waarborg ingehouden worden.
Een onnauwkeurige opkuis of een opkuis zonder poetsen en dweilen met water brengt een minimum meerkost met zich mee van €100,00.
5.8 VERLATEN VAN DE ZAAL
Bij het verlaten van de zaal, dient de huurder alle lichten te doven, de verwarming af te leggen, en alle deuren en ramen van de zaal nauwkeurig af te sluiten.
5.9 AFGIFTE SLEUTELS
Voor aanvang van de activiteit overhandigd de zaalverantwoordelijke de sleutels aan de huurder. Na het einde van de activiteit deponeert de huurder de sleutels in de brievenbus van de zaalverantwoordelijke.
6. AFREKENING
6.1 DEFINITIEVE AFREKENING
Binnen de maand na de activiteit stort de verhuurder de waarborg terug, verschuldigde bedragen worden in mindering gebracht.
Eventueel aangerekende kosten:
• de eventuele aanrekening van beschadigingen/schadevergoedingen;
• de meerkosten van opkuis en afval.
6.2 BETALINGSVOORWAARDEN
De definitieve afrekening is betaalbaar in euro in België, ten laatste 30 dagen voor de geplande activiteit (deze datum wordt beschouwd als vervaldag) en op de rekening van Kerkfabriek Bollebeek BE87-7340 -3223- 1994.
Vanaf de vervaldag zal op alle onbetaalde definitieve afrekeningen van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een rente worden toegepast gelijk aan de rentevoet die door de Europese Centrale Bank
wordt toegepast voor basisherfinancieringstransacties verhoogd met 7%, met een minimum van 12%. Bovendien zal bij niet-betaling op de vervaldag een schadevergoeding verschuldigd zijn van 15% op het factuurbedrag indien nodig te verhogen met de kost van gerechtelijke vervolging.
6.3 VRAGEN EN BETWISTINGEN
Betwistingen van de definitieve afrekening moeten schriftelijk gebeuren ten laatste 3
dagen na ontvangst van de eindafrekening, per mail aan xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of per gewone of aangetekende post naar de zaalverantwoordelijke, Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx.
6.4 BEVOEGDE RECHTBANK
Het Belgisch recht is van toepassing op alle punten die niet uitdrukkelijk worden geregeld in de overeenkomst of deze algemene voorwaarden en alle geschillen hieromtrent. In geval van betwisting, als eiser of als verweerder, zijn enkel de rechtbanken van het arrondissement Asse bevoegd.