Handleiding contract administratie
Handleiding contract administratie
<.. image(Afbeelding met tekst, schermopname, Lettertype, nummer Automatisch gegenereerde beschrijving) removed ..>
Versie: 27 juni 2024*
Opgesteld door: Xxxx Xxxxx
*Onder voorbehoud van eventuele wijzigingen
Introductie 3
Overeenkomsten 4
– Xxxxxx xxxxxxxxxxxx 0
– Xxxxxxx toevoegen 9
Certificaten 10
– Melding van Oplevering indienen 11
– Meer- en minderwerk of gelimiteerde 13
regeling indienen
– Kopie certificaat e-mailen 18
– Certificaat ontbinden 19
Gereedmelden van onverkochte objecten 22
Met de handleiding voor contract administratie krijg je de verschillende mogelijkheden te zien nadat de planaanmelding is voltooid bij SWK.
Toelichting op de gevraagde gegevens en documenten is te vinden via xxx.xx/xxxxxxxxxx onder de kop Planaanmelding.
3
Bij het tabblad Contractbeheer is het mogelijk om (koop/- aannemingsovereenkomsten in te dienen voor een plan.
Via de knop Nieuwe overeenkomst kun je deze uploaden.
4
<.. image(Afbeelding met tekst, schermopname, software, Computerpictogram Automatisch gegenereerde beschrijving) removed ..>
Vul bij de sectie Particuliere kopers de gegevens in van koper 1 zoals deze op de overeenkomst staat. De koper ontvangt het SWK certificaat op het opgegeven e-mailadres.
Aanvullende informatie kan ingevuld worden bij het veld Toelichting bij overeenkomst.
5
Scroll naar beneden en selecteer het bouwnummer bij Objecten. Xxxxxxxxxxx zijn enkel te selecteren waarvoor nog niet eerder een overeenkomst is geüpload.
Er kunnen meerdere objecten geselecteerd worden. Houdt er rekening mee dat dit zal leiden tot 1 certificaat met de geselecteerde objecten vermeld, en niet een individueel certificaat per object.
Indien er meerdere objecten op de overeenkomst staan, maar er wel individuele certificaten gewenst
zijn, dien deze dan in per individueel bouwnummer.
6
Is een overeenkomst eerder geüpload onder het verkeerde bouwnummer en is het bouwnummer niet meer te selecteren? Upload de overeenkomst
dan zonder bouwnummer te selecteren.
<.. image(Afbeelding met tekst, schermopname, software, computer Automatisch gegenereerde beschrijving) removed ..>
<.. image(Afbeelding met tekst, schermopname, software, computer Automatisch gegenereerde beschrijving) removed ..>
Druk op Bestand kiezen om de overeenkomst te uploaden en druk op Indienen om de overeenkomst daadwerkelijk in te dienen.
7
De ingediende overeenkomst is via het tabblad Contractbeheer terug te zien. Overeenkomsten blijven in dit overzicht staan totdat er een certificaat voor afgegeven is.
Druk op de oranje functieknop rechts van de overeenkomst en dan op Overeenkomst details om terug te zien wat ingediend is.
8
Voordat er gecertificeerd wordt kan er nog een allonge toegevoegd worden aan een overeenkomst. Klik daarvoor op de knop Voeg Allonge toe en upload het document.
Via Overeenkomst details zie je terug dat het document geüpload is.
In verband met de inwerkingtreding van de Omgevingswet in 2024 zijn voor plannen met de 2020 regelingen verplichte aanhangsels bij de overeenkomsten. Deze zijn terug te vinden via xxx.xx/xxxxxxxxxx onder de kop Modelovereenkomsten 2020.
Zodra objecten gecertificeerd zijn kun je deze terugzien onder de kop Gecertificeerde objecten. Per afgegeven certificaat zijn de volgende opties beschikbaar via de oranje functieknop:
• MVO Indienen
• Meer- en minderwerk indienen
• Gelimiteerde regeling indienen
• Certificaat e-mailen
• Ontbindingsverzoek
10
Melding van Oplevering indienen
Een MVO, Melding van Oplevering, kan ingediend worden via de knop MVO indienen bij het betreffende certificaat. Let op: bij het tabblad Contractbeheer is ook een knop Gereedmelding indienen. Die knop is enkel bedoeld voor onverkochte objecten.
Upload het bestand in het venster dat verschijnt via de knop Bestand kiezen en druk vervolgens op Opslaan om het in te dienen.
11
Melding van Oplevering indienen
De MVO is verwerkt op moment dat het Datum Gereed is ingevuld bij het overzicht van certificaten. Dit zal door een medewerker van SWK worden gedaan.
12
Meer- en minderwerk of Gelimiteerde regeling indienen
indienen
Meer- en minderwerk kan ingediend worden via de knop Meer- en minderwerk indienen. Een gelimiteerde regeling kan ingediend worden via de knop Gelimiteerde regeling indienen.
objecten.
In het scherm dat verschijnt moet het object geselecteerd worden waarop het meer- en minderwerk of de gelimiteerde regeling van toepassing is omdat een certificaat mogelijk is afgegeven voor meerdere objecten.
13
Meer- en minderwerk of Gelimiteerde regeling indienen
indienen
Upload het bestand via de knop Bestand kiezen en druk vervolgens op Indienen om in te dienen.
14
Meer- en minderwerk of Gelimiteerde regeling
regeling indienen
Verwerking van het ingediende meer- en minderwerk of gelimiteerde regeling is te vinden via het tabblad Objecten. Scroll vervolgens naar de sectie Objecten en druk op het bouwnummer of gebruik de functieknop rechts ervan om de object details te zien.
15
Meer- en minderwerk of Gelimiteerde regeling indienen
indienen
Onder het tabblad Algemeen staat de gelimiteerde regeling genoteerd. Scroll hiervoor naar beneden naar de sectie Bouw details.
16
minderwerk of Gelimiteerde regeling indienen indienen
Klik op het tabblad Financieel om de verwerking van het meer- en minderwerk te zien.
17
Standaard krijgt zowel de koper als de SWK Deelnemer al een kopie van het certificaat. Via de knop Certificaat emailen kun je een kopie van het certificaat e-mailen naar een opgegeven e- mailadres zoals van een notaris. Druk op Indienen om het certificaat te versturen.
18
Klik voor het ontbinden van een certificaat op de knop Ontbindings verzoek.
Vul de reden van het verzoek in, in het venster dat verschijnt.
19
Xxxx vervolgens op Xxxxxxx kiezen om een kopie te uploaden van de schriftelijke bevestiging van de ontbinding van de overeenkomst. Klik op Verzoek indienen om het verzoek in te dienen.
20
Zodra de ontbinding is verwerkt door SWK is dit terug te zien bij het tabblad Contractbeheer. Scroll hiervoor naar beneden naar de sectie Ontbonden certificaten.
21
Gereed melden van onverkochte objecten
Indien een object niet verkocht is kan deze gereed gemeld worden via de knop Gereedmelding indienen. Let op: verkochte, gecertificeerde objecten moeten via een MVO als opgeleverd gemeld worden. De optie Gereedmelding indienen geldt dus enkel voor onverkochte objecten.
22
Gereed melden van onverkochte objecten
Vul bij de beschrijving de gerelateerde bouwnummers in en upload de datumverklaring via Bestand kiezen.
Druk vervolgens op Gereedmelding indienen om deze in te dienen.
De gereedmelding is verwerkt door SWK zodra het veld Datum Gereed is ingevuld bij het betreffende object op het tabblad Objecten.
23