ALGEMENE VOORWAARDEN - Versie 25 mei 2022

- ALGEMENE VOORWAARDEN -

Versie 25 mei 2022

Artikel 1.Aanbieding en overeenkomst

1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen en de overeenkomsten waarbij DocDigi B.V. diensten en/of goederen van welke aard ook aan Afnemer levert, ook indien deze goederen of diensten niet (nader) in deze voorwaarden zijn omschreven. Afwijkingen op deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.

1.2 Alle aanbiedingen zijn vrijblijvend, tenzij in het aanbod schriftelijk uitdrukkelijk anders is aangegeven.

1.3 Toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van Afnemer wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

1.4 Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van kracht en treden DocDigi B.V. en Afnemer in overleg teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige c.q. vernietigde bepaling in acht worden genomen.

1.6 DocDigi is gerechtigd om deze Algemene Voorwaarden eenzijdig te wijzigen als het een kleine wijziging betreft die voortkomt uit een beleidswijziging in de bedrijfsuitvoering van DocDigi en de Afnemer niet onevenredig benadeelt.

1.7 Onverminderd artikel 1.6 en artikel 6.2 behoudt DocDigi het recht voor de propositie van zijn producten inclusief prijsstelling en deze algemene voorwaarden aan te passen op een tijdstip dat tenminste drie maanden na de datum van kennisgeving ligt. Deze kennisgeving kan via email en/of op een schriftelijke wijze geschieden.

1.8 Indien Afnemer niet akkoord wenst te gaan met een door XxxXxxx X.X. xxxxxxx gemaakte aanpassing van propositie, prijzen en/of tarieven als bedoeld in artikel 1.7, is Afnemer gerechtigd binnen zes maanden na de in artikel 1.7 genoemde kennisgeving de overeenkomst schriftelijk op te zeggen tegen de in de kennisgeving genoemde datum waarop de prijs- of tariefsaanpassing in werking zou treden. Maakt Afnemer geen gebruik van het in vorige zin bedoelde recht tot opzegging of annulering van de overeenkomst, dan wordt Afnemer geacht de gewijzigde prijzen en tarieven te hebben aanvaard.

Artikel 2.Totstandkoming van een overeenkomst

2.1 Een overeenkomst komt onder meer tot stand op basis van offertes. Alle offertes zijn steeds vrijblijvend, zowel wat prijs, inhoud, als de levertijd betreft, tenzij schriftelijk anders wordt vermeld. DocDigi B.V. kan een offerte naar eigen motiverende redenen intrekken, ook al heeft Xxxxxxx te kennen gegeven deze te aanvaarden, zonder daarvoor op enige wijze tegenover de Afnemer aansprakelijk te zijn.

2.2 Een overeenkomst (hierna gedefinieerd als ‘de Overeenkomst’) komt tot stand op het moment dat een offerte- of (web) contractformulier is ingevuld en door de Afnemer ondertekend of online aan DocDigi B.V. is bevestigd, en waarbij DocDigi B.V. de totstandkoming door een schriftelijke of elektronische mededeling aan de Afnemer heeft geconformeerd, dan wel op het moment dat DocDigi B.V.-uitvoering heeft gegeven aan de bewuste Overeenkomst.

2.3 Na de totstandkoming van de Overeenkomst gemaakte afspraken en/of eventuele toezeggingen door of namens XxxXxxx X.X. xxxxxx DocDigi B.V. slechts indien schriftelijk door XxxXxxx X.X. bevestigd.

2.4 Alle door DocDigi B.V. genoemde (leverings)termijnen zijn naar beste weten vastgesteld op grond van de gegevens die bij het aangaan van de Overeenkomst aan DocDigi B.V. bekend waren en worden zoveel mogelijk in acht genomen; de enkele overschrijding van een genoemde (leverings) termijn brengt DocDigi B.V. niet in verzuim. DocDigi B.V. is niet gebonden aan (leverings)termijnen die vanwege buiten zijn macht gelegen omstandigheden die zich na het aangaan van de Overeenkomst hebben voorgedaan, niet meer gehaald kunnen worden. Indien overschrijding van enige termijn dreigt, treden DocDigi B.V. en Afnemer zo spoedig mogelijk in overleg.

Artikel 3.Aanvang, looptijd en beëindiging van een overeenkomst

1. Een overeenkomst voor licenties en betaalde diensten wordt, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, aangegaan voor een periode van één jaar, met een proefperiode van 1 maand.

2. Na één jaar wordt de Overeenkomst automatisch voor een jaar verlengd, tenzij de Overeenkomst minimaal 2 (twee) maanden voor het einde van het eerste contractjaar schriftelijk is opgezegd. Na de jaarlijkse verlenging kan de Overeenkomst tussentijds per kalendermaand schriftelijk opgezegd worden, met een opzegtermijn van 2 (twee) maanden

3. Buiten hetgeen elders in de Overeenkomst is bepaald, is:

1. een Partij (met ‘Partij’ wordt hier bedoeld contractpartij, in casu ‘DocDigi B.V.’ of ‘Afnemer’) gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden door middel van een aangetekend schrijven met bericht van ontvangst indien de andere Partij in de nakoming van zijn verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst tekortschiet en daarin ook na ingebrekestelling, waarbij aan de andere Partij een redelijke termijn is gesteld om alsnog aan zijn verplichtingen te voldoen, xxxxxxxx;

2. een Partij gerechtigd, zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling zal zijn vereist, buiten rechte de Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven met bericht van ontvangst met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien de andere Partij:

- surséance van betaling aanvraagt of hem surséance van betaling is verleend;

- het faillissement van de andere Partij wordt aangevraagd of dat hij in staat van faillissement is verklaard;

- de onderneming van de andere Partij wordt geliquideerd of beëindigd anders dan ten behoeve van samenvoeging van ondernemingen;

- op een aanmerkelijk deel van het vermogen van de andere Partij dan wel op de bij de uitvoering van de Overeenkomst betrokken infrastructuur en/of computerprogrammatuur beslag wordt gelegd, dan wel de andere Partij niet langer in staat moet worden geacht de verplichtingen uit de Overeenkomst na te kunnen komen.

4. Tenzij anders bepaald, blijven verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van de Overeenkomst voort te duren, na beëindiging daarvan bestaan. De beëindiging van de Overeenkomst ontslaat Partijen uitdrukkelijk niet van het bepaalde met betrekking tot vertrouwelijkheid, aansprakelijkheid, intellectuele eigendom, jurisdictie en forumkeuze.

5. De werking van art. 7:408 BW is uitgesloten.

Artikel 4.Licentie, gebruiksrecht

4.1. Onverminderd het bepaalde in artikel 12 verleent DocDigi B.V. Afnemer het niet-exclusieve recht tot het gebruik van de programmatuur. Afnemer leeft de tussen partijen overeengekomen gebruiksbeperkingen steeds stipt na. Onverminderd het overige in deze algemene voorwaarden bepaalde, omvat het gebruiksrecht van Afnemer uitsluitend het recht de programmatuur als ‘Software As A Service’ aan te roepen.

4.2 De door Xxxxxxx opgegeven naam voor de licentie dient overeen te komen met de door Afnemer gehanteerde handelsnaam zoals deze bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel staat geregistreerd, dan wel – in het geval dat Xxxxxxx niet in het handelsregister is ingeschreven – de handelsnaam waaronder Afnemer in het rechtsverkeer deelneemt.

4.3. Het gebruiksrecht omvat mede Onderhoud op en Updates en Upgrades van de programmatuur en support die conform de SLA, zoals die in het Algemeen Service Level Agreement behorend bij deze Algemene Voorwaarden is gedefinieerd, aan Afnemer wordt geleverd. Het gebruiksrecht omvat tevens het recht de bij de programmatuur behorende documentatie te gebruiken.

4. Indien de licentie en de programmatuur een koppeling met een door derde partij te leveren module of applicatie omvat dan is DocDigi B.V. verantwoordelijk voor de bewuste koppeling conform de het gestelde in de Algemene Voorwaarden. DocDigi B.V. is echter niet verantwoordelijk en daarmee ook niet aansprakelijk voor de inhoud van de door deze derde partij geleverde module of applicatie. In dat geval is de bewuste derde partij verantwoordelijk en aansprakelijk voor deze module of applicatie conform de door deze derde partijen geformuleerde gebruiksrechten. Onder de door deze derde partijen geleverde modules en applicaties wordt in ieder geval begrepen de genoemde modules van MoneyView, Figlo, Pokket en DocDigi B.V. is gerechtigd het aanbod van deze door derde partijen geleverde modules eenzijdig te wijzigen waarbij DocDigi B.V. ernaar zal streven om een gelijkwaardig alternatief aan Afnemer aan te bieden.

4.5 De Afnemer draagt er zorg voor dat de door hem bij aanmelding of op enig later tijdstip aan DocDigi B.V. verstrekte gegevens juist en volledig zijn. Wijzigingen in deze gegevens dienen door de Afnemer zo spoedig mogelijk aan DocDigi B.V. te worden doorgegeven door deze aan te passen in het SAAS-account of door de Afnemer per e-mail te worden doorgegeven aan DocDigi B.V. De Afnemer vrijwaart DocDigi B.V. voor de gevolgen voortvloeiend uit het niet juist en/of onvolledig zijn van de gegevens.

4.6 Afnemer staat ervoor in dat alle wettelijke voorschriften betreffende de te verwerken gegevens, daaronder in het bijzonder begrepen de voorschriften bij of krachtens de Wet Bescherming Persoonsgegevens gesteld, stipt in acht zijn en worden genomen en dat alle voorgeschreven aanmeldingen zijn verricht. Afnemer verstrekt XxxXxxx X.X. alle ter zake gevraagde informatie onverwijld schriftelijk.

4.7. De programmatuur mag door Xxxxxxx uitsluitend in zijn eigen bedrijf of organisatie ten behoeve van dit bedrijf of organisatie gebruikt worden. Het gebruiksrecht verbonden aan een inlogcode op de programmatuur is persoonsgebonden. Afnemer zal per aangeschafte gebruiksrecht op een inlog binnen zijn bedrijf of organisatie een gebruiker aanwijzen die geautoriseerd is om met deze inlog de programmatuur te gebruiken. Afnemer zal deze gebruiker met naam en toenaam bekend maken aan DocDigi B.V. Het is niet toegestaan dat andere gebruikers dan de geautoriseerde gebruiker van deze gepersonaliseerde inlog gebruik maken. Wel is Afnemer gerechtigd om een inlogcode aan een andere persoon toe te wijzen, waarmee die bewuste persoon geautoriseerd wordt om de inlog te gebruiken en waar de autorisatie van de vorige eigenaar van de inlogcode komt te vervallen. Afnemer zal daartoe DocDigi B.V. informeren.

4.8. Voor zover uit hoofde van de gebruikersovereenkomst toegang tot systemen van derden is verleend is dat gebruik gelimiteerd aan dezelfde licentiehouders als genoemd in artikel 4.1 en 4.7.

Artikel 5.Risico van opslag van gegevens

1. DocDigi B.V. verplicht zich zorg te dragen voor een zorgvuldige opslag van de van Afnemer afkomstige gegevens c.q. informatie. Behoudens tegenbewijs wordt DocDigi B.V. geacht aan deze verplichting te hebben voldaan. Deze gegevens zullen altijd eigendom blijven van Afnemer en Afnemer zal verantwoordelijk blijven voor deze gegevens en de integriteit daarvan. DocDigi B.V. zal deze gegevens beschouwen als gegevens van Vertrouwelijke aard conform artikel 8 van deze Algemene Voorwaarden.

2. Afnemer draagt evenwel het risico ter zake beschadiging of teloorgaan van de bij DocDigi B.V. of derden opgeslagen gegevens c.q. informatie, tenzij de beschadiging of verlies te wijten is aan opzet en/ of bewuste roekeloosheid van DocDigi B.V., zijn directie en/of zijn leidinggevend personeel.

Artikel 6.Prijzen, tarieven, facturering en betaling

1. Alle prijzen zijn exclusief verzend-, vervoer-, montage-, installatie-, implementatie en andere bijkomende kosten, alsmede exclusief omzetbelasting (BTW) en andere heffingen welke van overheidswege worden opgelegd.

2. DocDigi B.V. is gerechtigd jaarlijks vanaf 1 januari 2021 de overeengekomen tarieven en vergoeding, zoals die in Bijlage I zijn vastgelegd, één keer per jaar in de maand januari aan te passen met een maximum van 3% boven de standaard CBS-inflatie index van de CBS cao-lonen zakelijke dienstverlening (SBI 2008 M-N), 2019 =100 indexatie van het voorafgaande jaar.

3. Substantiële uitbreidingen in de vorm van exclusief voor Afnemer ontwikkelde functionaliteit (hierna ‘Maatwerk’ genoemd) worden direct aan Afnemer gefactureerd en zijn terstond verschuldigd tenzij anders uitdrukkelijk en schriftelijk overeengekomen. Dit betreft dan uitbreidingen die op verzoek van en/of in overleg met Xxxxxxx schriftelijk zijn vastgelegd.

4. Substantiële uitbreidingen van de generieke functionaliteit bovenop de functionaliteit in het product dat Xxxxxxx in eerste instantie heeft afgenomen, en waarvan Afnemer expliciet aangegeven heeft het te willen ontvangen tegen van te voren bekende prijs, worden direct vanaf inwerkingtreding extra gefactureerd.

5. DocDigi B.V. zal op de facturen aan Afnemer datum, periode van de dienstverlening, de omvang hiervan (inclusief aantal Gebruikers) en het totaal verschuldigde bedrag in euro’s vermelden.

6. Facturatie vindt plaats op maandbasis met uitzondering van Maatwerk of consultancy, welke diensten en werkzaamheden direct vanaf verwezenlijking aan Afnemer worden gefactureerd en terstond verschuldigd zijn.

7. Afnemer zal de door hem op basis van de Overeenkomst verschuldigde bedragen binnen dertig (30) dagen na factuurdatum aan SAAS-dienstverlener betalen.

8. Indien Afnemer zich op inhoudelijke onjuistheid van de fact(u)ur(en) beroept, laat dit onverlet diens verplichting om tenminste het onbetwiste deel van de fact(u)ur(en) te betalen.

9. Indien Afnemer de verschuldigde factuurbedragen niet binnen de betalingstermijn heeft voldaan, behoudens indien hij zich binnen tien (10) dagen na factuurdatum heeft beroepen op inhoudelijke onjuistheid van de factuur, zal Afnemer zonder dat enige ingebrekestelling is vereist, de wettelijke handelsrente over het openstaande bedrag verschuldigd zijn. Voorts is SAAS-dienstverlener gerechtigd de vordering ter incasso uit handen te geven, in welke geval Xxxxxxx naast de verschuldigde wettelijke handelsrente tevens gehouden is tot vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten, waarvan de hoogte wordt bepaald op tenminste 15% van het totale factuurbedrag.

10. Indien Afnemer een betalingsachterstand heeft van meer dan twee (2) maanden, is DocDigi B.V. gerechtigd haar dienstverlening op te schorten, mits Afnemer van dat voornemen schriftelijk in kennis is gesteld en Afnemer tenminste vijf (5) werkdagen is gegund alsnog en volledig aan alle betalingsverplichtingen, dus inclusief wettelijk handelsrente, buitengerechtelijke en andere kosten, te voldoen.

Artikel 7.Juistheid van gegevens

7.1. Tenzij anders is overeengekomen, is DocDigi B.V. niet verantwoordelijk voor controle van de juistheid en volledigheid van de resultaten van haar programmatuur en dienstverlening alsmede voor die van de door DocDigi B.V. ter beschikking gestelde programmatuur en dienstverlening van derde partijen. Afnemer controleert deze resultaten na ontvangst.

7.2. Afnemer zal haar gebruikers, afnemers, consumenten die gebruik maken van de DocDigi B.V.-programmatuur en dienstverlening er uitdrukkelijk op wijzen dat resultaten en rapportages uit deze programmatuur of dienstverlening fouten kunnen bevatten en dat deze resultaten en rapportages gebaseerd kunnen zijn op algemeen geldende aannames die niet in alle individuele gevallen correct zijn.

Artikel 8.Vertrouwelijkheid

8.1. Partijen zullen strikte vertrouwelijkheid in acht nemen met betrekking tot de informatie over elkaars organisatie, de werking van de bestanden, de Functionaliteit, de SAAS-dienst en overige informatie waarvan redelijkerwijze aangenomen kan worden dat deze vertrouwelijk behandeld dient te worden. Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij, zal een Partij informatie-, gegevensdragers en gegevens welke haar ter beschikking staan, niet aan derden ter beschikking stellen en aan haar personeel slechts bekend maken voor zover dit nodig is voor het verrichten van de overeengekomen prestaties. Partijen zullen hun personeel en door hen in te schakelen derden die werkzaamheden in het kader van de Overeenkomst zullen verrichten, verplichten deze geheimhoudingsbepalingen na te leven.

8.2. Met betrekking tot gegevens afkomstig van de andere Partij, die in welke vorm of op welke informatiedrager dan ook bij een Partij berusten, aan hem zijn verstrekt of voor een Partij toegankelijk is, verbindt een Partij zich:

a. alle redelijke maatregelen in acht te nemen voor een veilige berging of opslag;

b. de gegevens niet te gebruiken voor enig ander dan het overeengekomen doel;

c. de gegevens niet langer in bewaring te houden dan voor het uitvoeren van de overeengekomen verplichtingen redelijkerwijs noodzakelijk is en deze gegevens, inclusief gemaakte kopieën onmiddellijk na volledige nakoming van genoemde verplichtingen weer ter beschikking te stellen van andere Partij, dan wel na verkregen toestemming van andere Partij te vernietigen;

d. de overeengekomen verplichtingen uitsluitend te doen uitvoeren door personen waarvan de Partij op wie de verplichting rust, in redelijkheid meent dat zij betrouwbaar zijn;

e. medewerking te verlenen aan het uitoefenen van toezicht door of namens de andere Partij op bewaring en gebruik van gegevens.

8.3. Het is DocDigi B.V. toegestaan te publiceren over haar diensten en werkzaamheden. Het is DocDigi B.V. toegestaan mee te werken aan marketing- en sales activiteiten door Quootz, waaronder de website en de nieuwsbrief van Quootz, alsmede het bieden van gelegenheid tot referentiebezoeken. Afnemer is incidenteel bereid hieraan mee te werken, waarbij Xxxxxxx instemt met gebruik van bedrijfsnaam en beeldmerk, slechts na afstemming van exacte aard en invulling hiervan.

Artikel 9.Persoonsgegevensbescherming

9.1. Bij de uitvoering van de Overeenkomst onderscheidt DocDigi B.V. twee categorieën persoonsgegevens. Het onderscheid ligt in het feit of DocDigi B.V. in de zin van de privacywetgeving (AVG) ‘Verwerkingsverantwoordelijke’ is, of dat DocDigi B.V. slechts ‘Verwerker’ is.

9.2. Tot de eerste categorie waarin DocDigi B.V. als ‘Verwerkingsverantwoordelijke’ optreedt, behoren de persoonsgegevens van Afnemers, werknemers, of andere representanten van Afnemers, die DocDigi B.V. in haar administratie verwerkt ten behoeve van de uitvoering van de Overeenkomst, bijvoorbeeld om het beheer van de applicatie goed te laten verlopen, om goede support te leveren of invulling te geven aan het contractmanagement.

9.3. Omdat de juridische status en behandeling voor de twee categorieën geheel anders is, kennen de twee categorieën persoonsgegevens ieder afzonderlijk een apart regiem van afspraken en verbintenissen. Met betrekking tot de eerste categorie persoonsgegevens zal DocDigi B.V. zijn verantwoordelijkheid nakomen conform zijn hoedanigheid van ‘Verwerkingsverantwoordelijke’ (Verantwoordelijke) binnen de in Nederland geldende privacywetgeving. De tweede categorie persoonsgegevens, waarin DocDigi B.V. als ‘Verwerker’ optreedt, zal in overeenstemming met artikel 10 van deze Algemene Voorwaarden verwerkt worden.

Artikel 10.Persoonsgegevensbescherming van consumenten onderwerp van advies

10.1. Indien we in dit artikel 10 over ‘persoonsgegevens’ spreken betreft het de persoonsgegevens van financieel consumenten die door de Afnemer binnen de DocDigi Software en op de door DocDigi B.V. beheerde systemen verwerkt (gehost) worden ten behoeve van zijn dienstverlening aan deze zelfde financieel consument.

Afnemer is in de zin van de privacywetgeving (AVG) ‘Verwerkingsverantwoordelijke (hierna ‘Verantwoordelijke’). Hij besteedt een verwerkingstaak (beheer van de verwerkende Software en dataopslag) aan DocDigi B.V. uit. Docdigi is in deze juridische context ‘Verwerker’. Om te garanderen dat Afnemer in de hoedanigheid van ‘Verantwoordelijke’ zijn wettelijk toebedeelde privacy verplichtingen kan nakomen eist de privacywet dat ‘Verantwoordelijke’ met de ‘Verwerker’ een zogenaamde ‘Verwerkingsovereenkomst’ sluit.

Dit artikel 10 geldt als Verwerkersovereenkomst tussen Afnemer als ‘Verantwoordelijke’ en DocDigi B.V. als ‘Verwerker’ waarin de wederzijdse rechten en verplichtingen voor de verwerking van persoonsgegevens worden vastgelegd overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna ‘AVG’). Indien DocDigi B.V, en Afnemer reeds apart een Verwerkersovereenkomst hebben gesloten zal deze apart afgesloten Verwerkingsovereenkomst gelden en de in dit artikel geformuleerde Verwerkingsovereenkomst komen te vervallen.

Het is mogelijk dat Xxxxxxx zelf ‘Verwerker’ is omdat hij de persoonsgegevens verwerkt namens een derde partij. Deze derde partij is dan de ‘Verantwoordelijke’ en DocDigi B.V. zal in deze context ‘Sub-Verwerker’ zijn. In dat geval zal in deze paragraaf met een ‘Verwerkingsovereenkomst’ een ‘Sub-Verwerkersovereenkomst’ bedoeld worden en zal ‘Verantwoordelijke’ en ‘Bewerker’ respectievelijk als ‘Verwerker’ en ‘Sub- verwerker’ gelezen dienen te worden.

In deze paragraaf gebruikte woorden of formuleringen hebben de volgende betekenis:

a. ‘Verwerking van gegevens of het verwerken van gegevens’: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bewerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, evenals het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;

b. ‘Verantwoordelijke’: de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt, voor DocDigi B.V. is dat de Afnemer, als in dit artikel gesproken wordt van Afnemer wordt daarmee bedoeld ‘Verantwoordelijke’;

c. ‘(Sub)Verwerker’: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. Als in dit artikel gesproken wordt van DocDigi B.V. wordt daarmee bedoeld ‘(Sub)Verwerker’ zoals in deze definitie weergegeven;

d. ‘Betrokkene’: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;

e. ‘Datalek’: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens;

f. ‘Persoonsgegeven’: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon dat Verwerker op grond van de onderliggende Overeenkomst Verwerkt of dient te Verwerken;

g. ‘Autoriteit Persoonsgegevens’: de Autoriteit Persoonsgegevens is het zelfstandig bestuursorgaan dat in Nederland bij wet als toezichthouder is aangesteld voor het toezicht op het verwerken van persoonsgegevens;

10.2. Doel persoonsgegevensverwerking. Verantwoordelijke gebruikt de software van Verwerker om daarmee financiële diensten aan haar klanten te kunnen leveren/ financiële rapportages voor haar klanten te kunnen samenstellen. Daartoe worden Persoonsgegevens van haar klanten in de applicatie op de systemen van de Verwerker opgeslagen.

10.3. Duur. De onderhavige Verwerkersovereenkomst gaat in op het moment dat Xxxxxxx op grond van een licentieovereenkomst de DocDigi B.V. software in gebruik neemt en duurt voort zolang er persoonsgegevens afkomstig van Afnemer in deze software opgeslagen dan wel verwerkt worden gebruikt voor het uitvoeren van het doel, zoals omschreven in het voorgaande artikel 10.2.

10.4. Op verzoek van Xxxxxxx zal XxxXxxx X.X. alle door Afnemer op de systemen van DocDigi B.V. opgeslagen Persoonsgegevens vernietigen en Afnemer een schriftelijke verklaring verstrekken dat zij dit heeft uitgevoerd. DocDigi B.V. zal Persoonsgegevens opgeslagen in de back-up’s van deze systemen niet specifiek vernietigen echter deze persoonsgegevens zullen automatisch na het volledig doorlopen van de Back-up cyclus vernietigd zijn. Mocht een back-up teruggezet worden zullen de betreffende Persoonsgegevens wel uit de Back-up verwijderd worden, waarvan Xxxxxxx (wederom) een schriftelijke verklaring zal verkrijgen. Een DocDigi B.V. back-up cyclus zal maximaal een jaar bedragen.

10.5. XxxXxxx X.X. verwerkt de Persoonsgegevens slechts in opdracht van Xxxxxxx overeenkomstig diens instructies binnen het kader van de Software licentieovereenkomst en onder diens verantwoordelijkheid en op de wijze vastgelegd in de onderliggende Verwerkersovereenkomst, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.

10.6. DocDigi B.V. heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van Persoonsgegevens, en neemt geen beslissingen over het gebruik van de Persoonsgegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van Persoonsgegevens.

10.7. Indien Afnemer persoonsgegevens uitwisselt via een koppeling in de Software met de software van een derde partij dan is Xxxxxxx volledig verantwoordelijk voor deze uitwisseling van persoonsgegevens via deze koppeling en is zelf verantwoordelijk dat deze persoonsgegevens zowel bij DocDigi B.V. als bij deze derde partij rechtmatig verwerkt worden.

10.8. DocDigi B.V. verschaft enkel toegang tot de Persoonsgegevens aan haar werknemers voor zover dit nodig is voor het verrichten van de diensten op grond van de onderliggende Verwerkingsovereenkomst.

10.19. DocDigi B.V. zal geen Persoonsgegevens buiten de Europese Ruimte verwerken en/of opslaan.

10.10. DocDigi B.V. heeft het recht om een deel van de verwerking uit te besteden (denk hierbij aan hosting). DocDigi B.V. staat ervoor in dat de verplichtingen, die uit hoofde van het bepaalde in deze Verwerkersovereenkomst en de AVG tevens door de door haar ingeschakelde Sub-Verwerker(s) worden nagekomen. Daartoe zal DocDigi B.V. een Sub-verwerkersovereenkomst afsluiten met deze verwerkende partij. DocDigi B.V. zal de beveiligingsmaatregelen van DocDigi B.V. en van haar Sub-Verwerkers aan Afnemer voorleggen en daarmee accepteert Afnemer dat DocDigi B.V. haar Sub-Verwerkers dezelfde verplichtingen oplegt waaraan DocDigi B.V. zelf zich richting Afnemer committeert en dat daarmee de passende maatregelen beschermingsmaatregelen zijn genomen zoals in artikel 10.17 zijn geformuleerd. Op verzoek van Xxxxxxx zal DocDigi B.V. de onderliggende Sub-Verwerkersovereenkomst ter inzage geven.

10.11. DocDigi B.V. zal geen Persoonsgegevens aan een derde verstrekken of ter beschikking stellen, tenzij op grond van een uitdrukkelijke schriftelijke opdracht van Afnemer of op bevel van een gerechtelijke of bestuurlijke instantie. DocDigi B.V. zal in dat geval Xxxxxxx zo snel als mogelijk is na ontvangst van een dergelijk bevel daarvan in kennis stellen om Xxxxxxx zodoende in staat te stellen daartegen een rechtsmiddel in te stellen.

10.12. Indien DocDigi B.V. van oordeel is dat zij op grond van een wettelijke verplichting Persoonsgegevens ter beschikking dient te stellen aan een daartoe bevoegde instantie zal zij daar niet toe overgaan, dan na overleg met en goedkeuring van Afnemer. Zij zal Xxxxxxx zo spoedig mogelijk schriftelijk in kennis stellen van de wettelijke verplichting en daarbij alle relevante informatie verstrekken die Afnemer redelijkerwijs nodig heeft om de benodigde maatregelen te treffen om te bepalen of verstrekking kan plaatsvinden en, zo ja, onder welke voorwaarden.

10.13. Meldingsplicht. DocDigi B.V. zal Afnemer onverwijld (binnen de grenzen van praktische haalbaarheid) telefonisch of per mail informeren over een Datalek waarbij Persoonsgegevens van Bewerker of haar Afnemer zijn betrokken, zodat DocDigi B.V. en Afnemer in overleg een verdere aanpak kunnen afspreken en Afnemer daar waar mogelijk zelf al tot maatregelen kan overgaan.

10.14. In geval van verlies of inbreuk of enige vorm van onrechtmatige verwerking als bedoeld in vorig lid van dit artikel (10.13) zal DocDigi B.V. alle redelijkerwijs benodigde maatregelen treffen om (verdere) schending van de AVG of andere regelgeving betreffende de verwerking van de Persoonsgegevens te voorkomen of te beperken en de negatieve gevolgen daarvan te beperken.

10.15. DocDigi B.V. doet zelf geen melding van een Datalek bij de Autoriteit Persoonsgegeven. Hiervoor is Xxxxxxx, of indien een ander partij Verantwoordelijke is deze andere partij, verantwoordelijk.

10.16. DocDigi B.V. zal zich inspannen om Afnemer het mogelijk te maken om binnen de wettelijke termijnen te voldoen aan de verplichtingen op grond van de AVG, meer in het bijzonder de rechten van Betrokkenen, zoals, maar niet beperkt tot, een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens en het uitvoeren van een gehonoreerd aangetekend verzet.

10.17. DocDigi B.V. neemt alle passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, inbreuk, alsmede tegen iedere vorm van onrechtmatige verwerking. DocDigi B.V. zal daarbij zorgdragen dat zijn beveiligingsbeleid en de uitvoering daarvan ten minste voldoen aan het criterium van een “passend beveiligingsniveau” als bepaald in artikel 32 van de AVG.

10.18. Auditrecht. XxxXxxx X.X. staat toe dat Xxxxxxx of door een Afnemer aan te wijzen derde de naleving van de beveiligingsmaatregelen van XxxXxxx X.X. inspecteert of dat op verzoek van Xxxxxxx de beveiligingsmaatregelen van de gegevensverwerkingsfaciliteiten van DocDigi B.V. worden onderzocht. DocDigi B.V. zal daartoe medewerking verlenen. De kosten van dergelijke audit zullen worden gedragen door Afnemer. DocDigi B.V. kan daarbij een redelijke vergoeding vragen voor de door haar direct gemaakte kosten en uren die verband houden met de bewuste audit. Daarnaast kan DocDigi B.V. aanvullende eisen stellen van procedurele en organisatorisch aard mits deze de ‘inspectie’ en ‘onderzoek’ niet structureel belemmeren.

10.19. DocDigi B.V. en, indien betrokken bij de verwerking van persoonsgegevens, haar medewerkers en andere voor DocDigi B.V. werkzame personen en dan wel de door XxxXxxx X.X. xxxxxxxxxxxxx SubVerwerker(s) zijn gehouden tot geheimhouding van Persoonsgegevens.

10.20. Aansprakelijkheid. DocDigi B.V. is verantwoordelijk voor de schade voortvloeiend uit of verband houdend met het niet nakomen van haar verplichtingen in dit artikel 10 (de verwerkingsovereenkomst) dan wel met het handelen in strijd met de geldende privacywetgeving. Afnemer is voor het overige zelf verantwoordelijk voor deze verwerking. Afnemer vrijwaart DocDigi B.V. voor alle aanspraken van derden die jegens DocDigi B.V. mochten worden ingesteld wegens schending van de AVG en/of wettelijke bewaartermijnen die niet op grond van dit artikel aan DocDigi B.V. toevallen. Op de hier genoemde aansprakelijkheid is de beperking van toepassing zoals die in artikel 11 is verwoord waarbij de aansprakelijkheid uit hoofde van de rol van Verwerker niet cumulatief is boven op de aansprakelijkheid uit hoofde van de rol van DocDigi B.V. in de licentieovereenkomst.

Artikel 11.Aansprakelijkheid

1. De Partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichting(en) jegens de andere Partij is, behoudens de beperkingen in dit artikel, tegenover de andere Partij aansprakelijk voor vergoeding van de door de andere Partij geleden dan wel te lijden schade.

2. De totale aansprakelijkheid op grond van het voorgaande artikel 11.1 is per voorval of combinatie van gelijksoortige en verbonden voorvallen beperkt tot maximaal twaalf (12) maal het bedrag van de dan geldende vaste maandelijkse vergoeding, vermeerderd met het bedrag van de in de desbetreffende periode van één jaar afgenomen adviesdossiers, en in ieder geval tot het maximale bedrag dat de verzekeraar daadwerkelijk uitkeert aan de betreffende Partij, waarbij een eventueel eigen risico buiten beschouwing blijft. In geen geval zal de totale aansprakelijkheid meer bedragen dan € 250.000, - (tweehonderdvijftigduizend euro) en is de totale aansprakelijkheid van Partijen wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst beperkt tot de directe schade. Onder de directe schade van Afnemer wordt uitsluitend verstaan:

a. de redelijke kosten die Afnemer zou moeten maken om de prestatie van SAAS-dienstverlener aan de Overeenkomst te laten beantwoorden; deze kosten worden nochtans niet vergoed indien de Overeenkomst door of op vordering van Afnemer is of wordt ontbonden;

b. de redelijke kosten die Afnemer heeft gemaakt voor het noodgedwongen langer operationeel houden van zijn oude systeem of systemen en daarmee samenhangende voorzieningen, doordat SAAS-dienstverlener op een voor hem bindende leverdatum niet heeft geleverd, verminderd met eventuele besparingen die het gevolg zijn van de vertraagde levering;

c. de redelijke kosten, gemaakt ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op directe schade in de zin van deze Overeenkomst;

d. de redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover Afnemer aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van directe schade in de zin van deze Overeenkomst.

3. De aansprakelijkheid van Partijen voor indirecte of gevolgschade is uitgesloten. Voorbeelden hiervan zijn omzet- en winstderving, gemiste besparingen of schade door bedrijfsstagnatie.

4. De in hiervoor genoemde beperkingen van aansprakelijkheid komen te vervallen:
   a. in geval van aanspraken op schadevergoeding ten gevolge van dood of lichamelijk letsel;
   b. indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van de schadeveroorzakende Partij, waaronder begrepen diens werknemers en ingeschakelde derden.

5. De aansprakelijkheid van een Partij wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst ontstaat pas, nadat de nalatige Partij door de andere Partij in gebreke is gesteld. De ingebrekestelling zal schriftelijk geschieden, waarbij aan de nalatige Partij een redelijke termijn wordt gegund om alsnog zijn verplichtingen na te komen. De verplichting tot ingebrekestelling vervalt, indien nakoming of herstel blijvend onmogelijk is. Elk recht op schadevergoeding vervalt in elk geval twaalf (12) maanden na de gebeurtenis waaruit de aansprakelijkheid voortvloeit.

6. SAAS-dienstverlener kan door Xxxxxxx niet verantwoordelijk worden gehouden en/of aansprakelijk worden gesteld voor de inhoud van door Xxxxxxx, dan wel een Gebruiker namens Xxxxxxx, aan zijn/haar klanten verstrekte Adviesrapporten en/ of adviezen en/of de juistheid en/of volledigheid van de in de Functionaliteit ingevoerde gegevens. De uitkomsten van de berekeningen in de Functionaliteit zijn immers afhankelijk van de door Afnemer ingevoerde gegevens, welke door Xxxxxxx, dan wel een Gebruiker namens Xxxxxxx, te allen tijde zorgvuldig moeten worden gecontroleerd. SAAS-dienstverlener aanvaardt dan ook geen enkele aansprakelijkheid voor de door Xxxxxxx, dan wel een Gebruiker namens Xxxxxxx, verstrekte Adviesrapporten en/of adviezen aan zijn/haar klanten. SAAS-dienstverlener kan eveneens niet verantwoordelijk worden gehouden en/of aansprakelijk worden gesteld door Xxxxxxx voor de teksten in het door de Functionaliteit samengestelde Adviesrapport. Afnemer zal zijn/haar Gebruikers en zijn/haar klanten, die gebruik maken van de Functionaliteit respectievelijk van verstrekte Adviesrapporten en/of adviezen, er uitdrukkelijk op wijzen dat resultaten en rapportages uit de Functionaliteit fouten kunnen bevatten en dat deze resultaten en rapportages alsmede Adviesrapporten gebaseerd zijn op algemeen geldende aannames die niet in alle individuele gevallen correct kunnen zijn.

7. De werking van art. 7:404 BW is uitgesloten.

Artikel 12.Intellectueel eigendom

1. Alle rechten van intellectueel eigendom op alle op grond van de Overeenkomst ontwikkelde of ter beschikking gestelde programmatuur, apparatuur of andere materialen zoals analyses, ontwerpen, documentatie, rapporten, berekeningen, offertes, alsmede voorbereidend materiaal daarvan, berusten uitsluitend bij DocDigi B.V. of diens licentiegevers. Deelnemer verkrijgt uitsluitend de gebruiksrechten en bevoegdheden die bij deze voorwaarden of anderszins uitdrukkelijk worden toegekend en voor het overige zal hij de programmatuur of andere materialen niet verveelvoudigen of openbaar maken.

2. Afnemer is ermee bekend dat de ter beschikking gestelde software vertrouwelijke informatie en bedrijfsgeheimen van DocDigi B.V. of diens licentiegevers bevatten.

3. Afnemer verbindt zich, onverminderd het bepaalde in artikel 6, deze software slechts te gebruiken voor het doel waarvoor deze hem ter beschikking zijn gesteld en niet aan derden bekend te maken indien deze derden geen gerechtvaardigde reden hebben om hiervan kennis te nemen.

Artikel 13.Overmacht

1. In geval van overmacht wordt de nakoming van de Overeenkomst en alle daarmee samenhangende verplichting(en) geheel of gedeeltelijk opgeschort voor de duur van de overmachtssituatie, zonder dat Partijen over en weer tot enige schadevergoeding ter zake gehouden zijn. Een Partij kan zich jegens de andere Partij alleen op overmacht beroepen, indien de zich op overmacht beroepende Partij zo spoedig mogelijk, onder overlegging van bewijsstukken, de andere Partij schriftelijk van zijn beroep op overmacht in kennis stelt.

2. Als een Partij door overmacht tekort schiet in de nakoming van enige verplichting voortvloeiend uit de Overeenkomst, kan de andere Partij, indien vaststaat dat nakoming blijvend onmogelijk zal zijn, dan wel indien een periode van meer dan negentig (90) kalenderdagen is verstreken, de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk, door middel van een aangetekend schrijven met bericht van ontvangst met onmiddellijke ingang buiten rechte ontbinden, zonder dat Partijen over en weer tot enige schadevergoeding te zijn gehouden. Hetgeen reeds is gepresteerd door SAAS-dienstverlener zal door Afnemer terstond worden betaald.

3. Onder overmacht aan de zijde van de SAAS-dienstverlener wordt in elk geval verstaan: gebrek aan personeel door een pandemie of epidemie, stakingen, al dan niet toerekenbare tekortkomingen van voor de uitvoering van Overeenkomst ingeschakelde derden of toeleveranciers, oorlog, terrorisme, cybercrime, verlies van data, stroomstoringen en/of uitval van telecom-, internet- en/of netwerkverbindingen aan de zijde van SAAS-dienstverlener, brand, het verloren gaan van gegevens en overheidsmaatregelen die uitvoering van de Overeenkomst bemoeilijken of duurder maken.

4. Substantiële uitbreidingen van de Functionaliteit in de vorm van Maatwerk worden direct aan Afnemer gefactureerd en zijn terstond verschuldigd tenzij anders uitdrukkelijk en schriftelijk overeengekomen. Dit betreft dan uitbreidingen die op verzoek en/of in overleg van respectievelijk met Xxxxxxx schriftelijk zijn vastgelegd.

Artikel 14.Jurisdictie en bevoegd rechter

1. De overeenkomsten tussen DocDigi B.V. en Afnemer worden beheerst door Nederlands recht.

2. De geschillen welke tussen DocDigi B.V. en Afnemer mochten ontstaan naar aanleiding van een door DocDigi B.V. met afnemer gesloten overeenkomst dan wel naar aanleiding van nadere overeenkomsten die daarvan het gevolg mochten zijn, worden in het geval de betwiste waarde van boven de € 20.000 (twintigduizend Euro) ligt, beslecht door middel van arbitrage overeenkomstig het Arbitragereglement van de Stichting Geschillenoplossing Automatisering te Den Haag , onverminderd het recht van partijen een voorziening in kort geding te vragen of conservatoire rechtsmaatregelen te treffen. Voor geschillen waarvan de betwiste waarde onder de € 20.000 (twintigduizend Euro) valt is de Nederlandse rechter bevoegd. In geval van twijfel is de Nederlandse rechter bevoegd.

pagina 6 van 6

Algemene Voorwaarden DocDigi B.V. versie 25 mei 2022