ZXL aanvullingen op AIVG 2022
ZXL aanvullingen op AIVG 2022
*) Contracten staan op naam van de BV Zorgservice XL BV Xxxxxxxxxxxxxx 00 0000 XX Xxxxxxxx KvK nummer: 57362238 BTW nummer: NL852547845B01 | Afleveradres: (Tenzij anders is overeengekomen) Zorgservice XL Xxxxxxxxxxxxxx 00 0000 XX Xxxxxxxx | *) Factureren / adresseren aan de CV (Tenzij anders is overeengekomen) Factuuradres: Zorgservice XL CV Xxxxxxx 000 0000 XX Xxxxxxxxx KvK nummer: 57382905 BTW nummer: NL852556238B01 Facturen o.v.v. inkoopordernummer ZXL |
*) Contracten worden gemaakt vanuit de BV. Facturen dienen geadresseerd te zijn aan de CV.
Zorgservice XL bestaat sinds 2009 en verzorgt de inkoop en goederenlogistiek voor Instellingen in de regio Rotterdam / Den Haag. Op dit moment zijn het HagaZiekenhuis, het Reinier de Graaf, het LangeLand Ziekenhuis, het Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx & Vlietland en het IJsselland Ziekenhuis aangesloten bij Zorgservice XL.
Waar “Instelling” staat kan zowel Zorgservice XL gelezen worden, alsook één van de samenwerkende Instellingen.
Offertes en Orders
(aanvulling op artikel 3)
• Indien Leverancier volledig akkoord gaat met de verstrekte Order, dan behoeft de Order niet separaat te worden bevestigd, tenzij nadrukkelijk om een bevestiging is verzocht. In het geval er wel sprake is van afwijkingen ten opzichte de verstrekte order (levertijd, beschikbaarheid, artikelinformatie, prijzen etc.) dan zal Xxxxxxxxxxx uiterlijk binnen 12 uur na ontvangst van de Order een bevestiging, met hierin de voorgestelde wijzigingen duidelijk gemarkeerd, sturen naar xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx. Zorgservice XL zal binnen 12 uur reageren op de bevestiging met wijzigingen, maar behoudt zich het recht voor de order in een dergelijke situatie te annuleren.
Wijzigingen
(aanvulling op artikel 4)
• Product specifieke en/of inhoudelijke wijzigingen van artikelen moeten minimaal 3 maanden voor de ingangsdatum bij de verantwoordelijk inkoper van Zorgservice XL worden gemeld. Zorgservice XL moet schriftelijk akkoord gaan met voorgestelde wijziging
Prijzen
(aanpassing en aanvulling op artikel 5)
• De overeengekomen prijzen zijn vast voor de termijn zoals vastgelegd in de offerte of overeenkomst en kunnen mitsdien niet aan herziening onderhevig zijn.
• Prijswijzigingen dienen twee (2) maanden voor de gewenste ingangsdatum voorgelegd te worden aan Zorgservice XL. Indexering van prijzen kan niet automatisch plaatsvinden en vindt uitsluitend plaats na voorafgaande schriftelijke toestemming van Zorgservice XL
• Leverancier biedt Zorgservice XL een laagste prijsgarantie in de Nederlandse markt voor het gelijke product. Indien Zorgservice XL het artikel tegen aantoonbaar lagere prijs en gelijk leveringscondities kan inkopen dan is leverancier verplicht deze lagere prijs te hanteren binnen een termijn van 2 weken na ontvangst van de Order door leverancier. Zorgservice XL heeft het recht uiterlijk 14 dagen na levering van het artikel een creditering te verlangen tussen het verschil tussen de bij leverancier betaalde prijs en lager geconstateerde prijs in de markt.
• Leverancier dient in de offerte per artikel aan te geven of het artikel onderhavig is aan door de overheid opgelegde heffingen / accijnzen.
• ZXL accepteert geen transportkosten, of andere additionele (order)kosten.
Levering
(aanvulling en wijziging op artikel 7)
• Alle leveringen aan Zorgservice XL en / of aangesloten ziekenhuizen dienen plaats te vinden conform de voorschriften zoals deze zijn opgenomen in de meest recente versie van de Verpakkings- en Leveringsvoorschriften van Zorgservice XL. Dit document kan worden opgevraagd via xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx en kan worden teruggevonden op xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx.
• Indien Leverancier voornemens is de productie en/of verhandeling van Producten die op regelmatige basis besteld worden door Instelling op termijn te staken, zal zij dit zo spoedig mogelijk maar tenminste 3 maanden vooraf melden aan Instelling, waarbij Instelling in de gelegenheid gesteld wordt om een laatste Order te plaatsen. Reeds door Instelling bestelde Producten zullen te allen tijde worden geleverd. Ook zal de Leverancier de Instelling alternatieven Producten (eventueel van andere leveranciers) voor dezelfde prijs en condities aanbieden.
Facturering en betaling
(wijziging op artikel 11.4)
• Betaling van de factuur vindt plaats zestig (60) dagen na ontvangst van de factuur, mits de levering is goedgekeurd. Indien ter zake van een levering ook de goedkeuring van een andere instantie (lees aangesloten instellingen) of autoriteit nodig is, is Zorgservice XL bevoegd de betaling geheel of gedeeltelijk op te schorten tot het moment dat deze goedkeuring is ontvangen.
• Leverancier zal Zorgservice XL door middel van het gebruik van een EDI koppeling of een factuur in PDF format met een unieke bestandsomschrijving. PDF facturen moeten worden verzonden aan xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx.
• Leverancier stuurt Zorgservice XL maandelijks een overzicht van openstaande posten. Dit overzicht kan verstuurd worden naar xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx.
Kwaliteit en Garantie
(aanvulling op artikel 12.2)
• In geval van een Safety Notification en/of Recall, dient Leverancier altijd onmiddellijk na bekendwording van de noodzaak of aanleiding daartoe, doch uiterlijk binnen 24 uur, de afdeling Bedrijfsbureau schriftelijk te informeren. Leverancier dient hiertoe een email te sturen naar: xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx.
• Vanuit Zorgservice XL worden de Safety Notifications en de eventuele de Recalls gecoördineerd en uitgezet bij de bij Zorgservice XL aangesloten Instellingen. In zeer urgente situaties zal Leverancier naast de afdeling Bedrijfsbureau van Zorgservice XL ook de direct betrokken contactpersonen binnen de Instellingen informeren.
• In de email staan minimaal de volgende gegevens:
- Duidelijke naamgeving onderwerp (bv. Recall, Safety Notification);
- Omschrijving van de product(en);
- Artikelcode van de product(en);
- Gecompromitteerd(e) lotnummer(s);
- Duidelijke beschrijving van de aanleiding voor de Recall/Safety Notification;
- Verduidelijking van het (mogelijk) risico dat gelopen wordt bij verder gebruik van de Producten;
- Welke maatregelen er genomen dienen te worden om verdere schade te voorkomen met duidelijke instructies voor de uit te voeren acties;
- Indien van toepassing een toelichting op de rol van de Leverancier bij het terughalen van de Producten van de afdeling(en) of de uitvoering van de Safety Notification;
- Overzicht van de te recallen Producten met daarbij: leverdatum, ordernummer Zorgservice XL, ordernummer leverancier, aantal producten, lotnummers (bij voorkeur in Excel);
- Indien de te recallen Producten (tijdelijk) niet leverbaar zijn, aangeven hoe lang dit duurt en een alternatief aangeven (omschrijving product, artikelcode en de verschillen ten opzichte van het originele product);
- Naam en telefoonnummer van de contactpersoon bij de Leverancier en Producent van de Producten.
- Antwoordformulier. Op dit formulier staat alle instructies voor de gebruikers vermeld.
• De Leverancier ziet erop toe dat alle wettelijke voorschriften m.b.t. een Safety Notification en Recall in acht worden genomen en informeert ZXL daarover.
• De Leverancier vrijwaart ZXL en de Instellingen van alle interne en externe kosten en risico’s die voortvloeien uit een Safety Notification en Recall. Zorgservice XL zal deze vergoedingen binnen 60 dagen na ontvangst van de Safety Notification en/of Recall aan de Leverancier factureren.
• Uitgangspunt is voorts dat de met een Recall teruggenomen of door de Recall onbruikbare Producten altijd door de Leverancier gecrediteerd worden en dat voor levering van vervangende producten of alternatieven door ZXL een nieuwe order geplaatst dient te worden. ZXL behoudt zich het recht voor om vervangende Producten of alternatieven niet te accepteren en deze bij derden te verwerven.
Onderdelen
(aanvulling en wijziging op artikel 14.1 en 14.2 Onderdelen)
• Indien het te leveren Product een apparaat betreft :
o garandeert de Leverancier onderdelen en verbruiksmaterialen te leveren voor een periode van minimaal tien (10) jaar na aanschaf van de Prestatie door Zorgservice XL of één van de samenwerkende Instellingen.
o Garandeert Leverancier minimaal tien (10) jaar na aanschaf van de Prestatie door Zorgservice XL of één van de samenwerkende Instellingen, de Prestatie te kunnen onderhouden, mits daartoe een Opdracht wordt verstrekt.
• De prijzen van de in lid 1 van dit artikel genoemde onderdelen worden vastgesteld op basis van de prijs tijdens offerte of Overeenkomst. Een prijslijst van de betreffende onderdelen wordt toegevoegd aan de Overeenkomst. Deze prijzen kunnen slechts worden verhoogd aan de hand van de eventueel tussen de Instelling en Leverancier overeengekomen indexering. De onderdelen worden kosteloos door Leverancier geleverd bij aantoonbare tekortkoming van de productkwaliteit van het Product.
Producten
(aanvulling op art 15.3)
• Voorafgaand aan de ingebruikname van nieuwe Producten dient de Leverancier er zorg voor te dragen dat mondeling een deugdelijke gebruikersinstructie heeft plaats gevonden. Deze gebruikersinstructie moet ook schriftelijk beschikbaar worden gesteld en dient zich ook te richten op ondersteunende diensten als technische dienst en sterilisatie afdeling.
Keuring, Controle en beproeving
(aanvulling op art 16.6)
• Indien naar het oordeel van Instelling de houdbaarheidsdatum van de te leveren producten zich te dichtbij de houdbaarheidsdatum bevindt, is Instelling bevoegd deze producten te weigeren. Weigering van het Product op grond van dit lid geeft Leverancier geen recht op verlenging van de levertijd en vergoeding van enigerlei schade.
Geheimhouding
(aanvulling op art 18.1)
• Partijen zullen alle informatie die op enigerlei wijze ter kennis is gekomen of gebracht, strikt geheimhouden tegenover derden, met uitzondering van derden die ter uitvoering van de Overeenkomst worden ingeschakeld. Partijen zullen geen informatie over geleverde Producten verstrekken aan derden, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij. De Instelling echter heeft te allen tijden het recht om marktconformiteitstoets c.q. benchmark uit te (laten) voeren op de kwaliteit en prijs van het Product en de dienstverlening van de Leverancier.
Aansprakelijkheid
(afwijking en aanvulling op artikel 20.1 en 20.4)
• Leverancier is aansprakelijk voor directe en indirecte schade:
a. in geval van aanspraken van derden in geval van materiële schade op schadevergoeding ten gevolge van dood of letsel;
b. indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van Leverancier of diens Personeel;
c. in geval van schending van intellectuele eigendomsrechten als bedoeld in artikel 17 van de Algemene inkoopvoorwaarden;
d. Beroepsfouten.
• Voor de in dit artikel omschreven schade bedraagt de schadevergoedingsverplichting van Leverancier maximaal €1.250.000,- euro per gebeurtenis met een maximum van €2.500.000,- per jaar per zorginstelling. De maximering doet geen afbreuk aan de rechten zoals opgenomen in artikel 12 of de schade aan de Prestatie zelf.
Ontbinding
(aanvulling op artikel 21.1)
Leverancier is tevens in de volgende gevallen zonder nadere in gebrekestelling of rechterlijke tussenkomst in verzuim
• bij fraude en corruptie
• bij stilleggen productie en supply chain van de Leverancier door overheid of andere bevoegde instanties hetgeen de continuïteit van de levering van de Producten in gevaar brengt.
Zicht- of proefzendingen
(aanvulling op artikel 25.1 )
• Zicht- of proefapparatuur kan alleen worden aangekocht door het plaatsen van een (zicht)order met een prijs door Zorgservice XL na afloop van de zicht- of proefperiode. Zonder ontvangst van die order door de leverancier is er geen sprake van een geldige en bevoegd aangegane (potentiële) koop (en dus koopovereenkomst) zijdens Zorgservice XL, of één van de samenwerkende Instellingen.
Consignatie en Bruikleen
(aanvulling op artikel 27.1)
• De Leverancier is verantwoordelijk voor de houdbaarheid van de goederen die in consignatie geleverd zijn aan het ziekenhuis. De Leverancier zal tijdig een melding sturen aan Zorgservice XL wanneer bijvoorbeeld houdbaarheid van producten die in Consignatie gegeven zijn verloopt.
• Na beëindiging van het gebruik zal de bruikleenset worden geretourneerd: leverancier stuurt 1 factuur waarin het verbruik en huurkosten (transportkosten) zijn opgenomen en een duidelijke verwijzing is opgenomen naar (code 43)Inkooporder waarop de bruikleenset is aangevraagd.
Terrein en gebouwen van Instelling
(algemene aanvulling op artikel 29)
• Voor aanvang van brandgevaarlijke werkzaamheden en/of werkzaamheden waarbij het in- of uitschakelen van (delen van) de brandmeldinstallatie van Instelling noodzakelijk is, is Leverancier verplicht in overleg met de Instelling projectleider voorafgaand aan uitvoering de nodige vergunning aan te vragen bij de verantwoordelijke afdeling van de betreffende Instelling.
• Indien voor werkzaamheden brandscheidingen of vermoedelijke brandscheidingen worden doorbroken, dient dit binnen 24 uur te worden gemeld bij de betrokken projectleider. De aangebrachte sparing dient voor beëindiging van de werkzaamheden op die dag door middel van een tijdelijke voorziening dicht gezet te worden zodat de brandwerendheid weer in tact is.
• Ten aanzien van eventueel geldende voorschriften en reglementen dient de Leverancier voorafgaand aan uitvoering contact te leggen met de verantwoordelijke afdeling van de betreffende Instelling.
• Op verzoek van Leverancier stelt Instelling kosteloos een exemplaar van voornoemde voorschriften en reglementen ter beschikking.
• Eventueel installatieve aansluitingen (water, elektra etc.) dienen altijd te worden aangebracht in overleg met de verantwoordelijke afdeling van de betreffende Instelling. en zijn voor rekening van Instelling, tenzij in de Order anders is bepaald en/of in de Overeenkomst anders is overeengekomen.
Module Informatie- en Communicatietechnologie (ICT)
(aanvulling op artikel 7 ICT)
• Leverancier is gehouden om werkzaamheden met betrekking tot de ICT-omgeving (zowel software als hardware) technisch inhoudelijk af te stemmen met de afdeling ICT of I&A van de betreffende Instelling.
• Leverancier is in staat en/of bereid om via EDI data te ontvangen en te versturen.