Samenwerkingsconvenant applicatieharmonisatie
Samenwerkingsconvenant applicatieharmonisatie
Bestuurlijke afspraken n.a.v. gesprek DB-RID en GS’n/Dir RSD 1 april 2021
Onderwerp Applicatieharmonisatie
Datum 1 oktober 2021
Aan AB
Van GDO
Bijlage: Voorstel tot applicatieharmonisatie inclusief de bijlagen.
Xxxxxxxx besluit:
Aan het AB wordt gevraagd om
1. de overeenstemming te bevestigen die in het bestuurlijk overleg op 1 april jl. is bereikt om te komen tot verdergaande harmonisatie en in te stemmen met de beschreven procesafspraken en rolneming bij inkoop/aanbesteding van nieuwe applicaties
2. in te stemmen met het Convenant samenwerking informatievoorziening opdrachtgevende organisaties Regionale ICT Dienst Utrecht
Toelichting op besluit:
Op 1 april jl. heeft een gesprek tussen DB- en directeur RID en de GS’n/ RSD plaatsgevonden over de doorontwikkeling van de I-samenwerking. Bijgevoegd voorstel geeft gevolg aan de uitkomsten van dat overleg. Er zijn veel structuurvormen voor de afspraken te bedenken. Om voortgang te bereiken wordt voorgesteld om het eerdere concept-samenwerkingsconvenant uit 2019 nu (geactualiseerd) door te zetten.
Inleiding en aanleiding
De deelnemers in de RID en het bestuur van de RID willen bestuurlijke afspraken vastleggen/(her)bevestigen. De aanleiding hiervoor komt uit meerdere invalshoeken.
• Er is een nadrukkelijke bestuurlijke wens om tot verdere, minder vrijblijvende I(CT)-samenwerking te komen. De samenwerking gaat over meer en gaat verder dan de activiteiten die al in de GR RID zijn ondergebracht. Het gaat over de doorontwikkeling van de samenwerking op gebied van Informatievoorziening en Informatieveiligheid.
• Op 1 april jl. is in een breed overleg door de deelnemers over een aantal specifieke onderwerpen hierin overeenstemming bereikt. De borging van deze overeenstemming vraagt gelijkluidende bestuurlijke bevestiging in de colleges van B&W en het Dagelijks Bestuur van de RSD.
• Dit wordt in bestuurlijke intenties ondersteund door een in de gemeenteraden van Baarn en Utrechtse Heuvelrug aangenomen motie.
Daarnaast is afgesproken om nader uit te werken op welke governance en ambtelijke werkafspraken het bestuurlijk commitment kan rusten.
Voorgestelde besluiten
Aan het AB wordt gevraagd om
1. de overeenstemming te bevestigen die in het bestuurlijk overleg op 1 april jl. is bereikt om te komen tot verdergaande harmonisatie en in te stemmen met de beschreven procesafspraken en rolneming bij inkoop/aanbesteding van nieuwe applicaties
2. in te stemmen met het Convenant samenwerking informatievoorziening opdrachtgevende organisaties Regionale ICT Dienst Utrecht
Bijlagen
• Bijlage 1 Gezamenlijk opdrachtgeverschap door harmonisatie: procesafspraken en rolneming
• Bijlage 2 Stroomschema proces gezamenlijke inkoop/aanbesteding
Bijlage 1 Gezamenlijk opdrachtgeverschap door harmonisatie: procesafspraken en rolneming
In 2019 is een eerder voorstel over harmonisatie niet afgerond. Op 1 april jl. is in een breed overleg door de deelnemers uitgesproken deze voorstellen, waar zij als eerste stappen leiden tot harmonisatie, alsnog naar elkaar te willen bevestigen. Onderstaande voorstellen zijn derhalve geactualiseerde uitwerkingen.
Verdergaande intenties zijn in deze bijeenkomst uitgesproken, maar verbonden aan het (eerst) met elkaar ontwikkelen van een gezamelijke I-strategie.
Als eerste stap wordt voorgesteld onderstaand samenwerkingsconvenant te sluiten.
Convenant samenwerking informatievoorziening opdrachtgevende organisaties Regionale ICT Dienst Utrecht
Concept juli 2021
De gemeente Baarn, rechtsgeldig vertegenwoordigd door.., De gemeente Bunnik, rechtsgeldig vertegenwoordigd door.., De gemeente De Bilt, rechtsgeldig vertegenwoordigd door.., De gemeente Soest, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de..,
De gemeente Utrechtse Heuvelrug, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de.., De gemeente Wijk bij Duurstede, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de..,
De gemeenschappelijke regeling Regionale Sociale Dienst Kromme Xxxx Xxxxxxxxx, rechtsgeldig vertegenwoordigd door, ..
Overwegende dat
• De gemeenten Baarn, Bunnik, De Bilt, Soest, Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx xx Xxxx xxx Xxxxxxxxx en de gemeenschappelijke regeling Regionale Sociale Dienst Kromme Rijn Heuvelrug sinds 2012 samenwerken binnen de Regionale ICT Dienst Utrecht;
• Wij voor onze taakuitoefening steeds meer gebruikmaken van, en zijn aangewezen op een groeiende en complexere digitalisering, informatiesystemen en informatievoorziening;
• De eisen die aan de continuïteit op het gebied van toegankelijkheid, betrouwbaarheid en informatieveiligheid en bescherming van publieke waarden steeds zwaarder worden;
• De kosten voor de inzet van deze informatietechnologie de komende jaren zullen blijven stijgen;
• Samenwerking kansen biedt om met minder meerkosten de continuïteit en de beschikbaarheid van informatiesystemen te verbeteren en om de kwetsbaarheid op het gebied van (functioneel) beheer te verminderen;
• Wij daarbij uitspreken dat deze intensivering van onze samenwerking de autonomie van de organisaties onverlet laat.
Spreken de intentie uit spreken af dat,
om in aanvulling op de ICT samenwerking in het verband van de RID Utrecht, intensief te gaan samenwerken op het terrein van de informatievoorziening. Aan deze samenwerking wordt invulling gegeven door:
• Het applicatielandschap stapsgewijs te harmoniseren door bij vervanging van bestaande applicaties of aanschaf nieuwe applicaties gezamenlijk aan te besteden en in te richten;
• Functioneel beheer van geharmoniseerde applicaties gezamenlijk in te vullen;
• Om met de harmonisatie van applicaties als doel minimaal uit te komen op dezelfde applicatie middels inkoop / aanbesteding. Het streven hierbij is daarbij uit te gaan van een gedeelde omgeving en gedeeld functioneel beheer. Waar mogelijk zal gestreefd worden naar een identieke procesinrichting;
• Deze harmonisatie programmatisch aan te sturen, waarbij wij ons committeren aan de deelresultaten;
• Daartoe het applicatielandschap en de functionaliteiten in kaart te brengen, dit actueel te houden en geen applicaties aan te schaffen zonder hierover met de andere deelnemers vooraf af te stemmen;
• Bij de harmonisatie van applicaties een projectmatige werkwijze te hanteren en daarvoor gezamenlijk middelen en personele capaciteit vrij te maken;
• Op de uitvoering van dit samenwerkingsconvenant te sturen en dit bij te sturen;
• Deze samenwerking minimaal ééns per 2 jaar te evalueren en waar gewenst uit te breiden, in te perken of anderszins aan te passen.
Aanpak
Hiervoor wordt de volgende aanpak gevolgd.
• Bij vervanging van bestaande applicaties of aanschaf van nieuwe applicaties is het uitgangspunt dat wij dezelfde applicaties zullen gebruiken, met gezamenlijk functioneel beheer en (waar mogelijk) een multi- tenant inrichting van de software.
• Slechts met instemming vooraf van het Algemeen Bestuur zal hiervan afgeweken kunnen worden. Daarbij wordt door het Algemeen Bestuur op voorstel van de directie van vastgesteld welke oplossing wordt getroffen voor de deelnemers die om afwijking verzoeken.
• Om hierin voorspelbaar te werken zal een programma worden ontwikkeld met overzicht over de gebruikte applicaties, bijbehorende contracten, looptijden en beëindigingsvoorwaarden van alle deelnemers. Op basis hiervan wordt een overzicht gemaakt waarin kansrijke applicaties worden opgenomen in de projectenportfolio en uitgezet worden in tijd.
• De projectenportfolio zal, aan de hand van nieuwe ontwikkelingen, kort cyclisch worden bijgesteld. We kijken steeds terug naar wat we hebben bereikt en blikken vooruit naar wat we de komende (6-12) maanden kunnen oppakken.
Organisatie
• De inmiddels gerealiseerde intergemeentelijke samenwerking in de Regionale InformatieVoorzienings Ontwikkeling (RIVO) kan invulling geven aan de opstelling van het programma en projectportfolio.
• Hieruit worden aan het gezamenlijk strategisch opdrachtgeversoverleg (SOO) de projecten voorgesteld die in uitvoering worden genomen. Bij de gezamenlijke inkoop/aanbesteding en implementatie zal gewerkt worden met een door het SOO ingestelde stuurgroep en projectleiding.
• In de stuurgroep zitten vertegenwoordigers van de deelnemers en de RID.
[Ondertekening door vertegenwoordigde opdrachtgevers] De gemeente Baarn, rechtsgeldig vertegenwoordigd door.., De gemeente Bunnik, rechtsgeldig vertegenwoordigd door.., De gemeente De Bilt, rechtsgeldig vertegenwoordigd door..,
De gemeente Soest, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de..,
De gemeente Utrechtse Heuvelrug, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de.., De gemeente Wijk bij Duurstede, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de..,
De gemeenschappelijke regeling Regionale Sociale Dienst Kromme Xxxx Xxxxxxxxx, rechtsgeldig vertegenwoordigd door, ..
Bijlage 2 Stroomschema proces gezamenlijke inkoop/aanbesteding
Proces gezamenlijk inkoop / aanbesteding
Informeren
Behoefte aan nieuwe applicatie of nieuw contract
Infomeren andere deelnemers & RID
PvE
Contract
Keuze wie mee doet in opstellen PvE
Doet mee
Gezamenlijk Plan van eisen opstellen
Keuze wie mee doet met aanbesteding
Doet mee
Doet niet mee
Volgend in PvE
Doet niet mee
Niet mee doen
Vraagt expliciete besluitvorming in AB
Publiceren aanbesteding
Afsluiten contract
Uitdienen contract
Contract duur
Optionele verlengingen
Optionele verleningen
Extra af te sluiten verlengingen
Doel: GEZAMENLIJK
CONTRACT (gelijke einddatum)
Nieuw af te sluiten contract / applicatie