Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2017
Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2017
1. Definities
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
Contractant | De in de overeenkomst genoemde wederpartij van SWB Midden Twente |
SWB Midden Twente | De Gemeenschappelijke Regeling SWB Midden Twente en de aan haar gelieerde rechtspersonen. |
Diensten | Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012 |
Inkoop | (Rechts)handelingen van SWB Midden Twente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben |
Leveringen | Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012 |
Offerte | Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek |
Offerteaanvraag | Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van SWB Midden Twente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet 2012 en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU |
Ondernemer | Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’ |
Werken | Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012 |
2. Doelstelling
SWB Midden Twente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
a. Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.
b. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.
c. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteit verhouding.
d. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatie-niveau van SWB Midden Twente
e. SWB Midden Twente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop.
f. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van SWB Midden Twente.
Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.
3. Juridische uitgangspunten
3.1 Algemeen juridisch kader
SWB Midden Twente leeft de relevante wet- en regelgeving na.
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door SWB Midden Twente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
• Aanbestedingswet 2012: dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Recht beschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
• Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis.
De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.
• Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.
• Wet Gemeenschappelijke Regelingen: het wettelijke kader voor gemeenschappelijke regelingen.
3.2 Uniforme documenten
SWB Midden Twente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd.
SWB Midden Twente past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe:
• Aanbestedingsreglement werken 2016 (‘ARW 2016’);
• Uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie;
• VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten;
• GIBIT: Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT
• Gids Proportionaliteit.
3.3 Algemene beginselen bij Inkoop
Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
SWB Midden Twente neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
• Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.
• Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.
• Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.
• Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. SWB Midden Twente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
• Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van SWB Midden Twente.
Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
SWB Midden Twente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
3.4 Grensoverschrijdend belang
Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past SWB Midden Twente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.
Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.
Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal SWB Midden Twente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal SWB Midden Twente publiceren.
3.5 Mandaat en volmacht
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van SWB Midden Twente. SWB Midden Twente is slechts gebonden aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
3.6 Afwijkingsbevoegdheid
Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het directieteam van SWB Midden Twente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.
4. Ethische en ideële uitgangspunten
4.1 Integriteit
a SWB Midden Twente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren en andere medewerkers integer handelen. Zij houden zich aan de vastgestelde gedragscode, handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
b SWB Midden Twente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.
4.2 Duurzaam Inkopen
a Bij Inkopen neemt SWB Midden Twente milieuaspecten in acht. SWB Midden Twente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Duurzaam Inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit kan o.a. tot uitdrukking komen door het volgende:
• Bij de product- en marktanalyse kan SWB Midden Twente inventariseren welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.
• In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen.
• SWB Midden Twente kan kiezen om digitaal in te kopen (E-procurement, gebruik van e-mail etc.), een Europese aanbesteding zal te allen tijde digitaal verlopen.
• SWB Midden Twente zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van SWB Midden Twente en haar werkwijze.
b Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats. Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return. Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet- betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.
4.3 Innovatie
SWB Midden Twente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat SWB Midden Twente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.
5. Economische uitgangspunten
5.1 Product- en marktanalyse
Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
SWB Midden Twente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
a SWB Midden Twente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.
SWB Midden Twente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. SWB Midden Twente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
b SWB Midden Twente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van SWB Midden Twente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. SWB Midden Twente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
5.3 Lokale economie en MKB
Het gelijkwaardigheidbeginsel is een van de belangrijkste pijlers van (Europese) aanbestedingswet- en regelgeving. Een eventuele voorkeursbehandeling voor plaatselijke ondernemers is in strijd met het beginsel van non-discriminatie, dat volgens wettelijke kaders bij alle aanbestedingen nageleefd moet worden. Om het plaatselijke bedrijfsleven maximaal in staat te stellen mee te dingen naar opdrachten van SWB Midden Twente worden de volgende maatregelen genomen:
• bij openbare aanbestedingen (al dan niet met voorselectie) zullen objectieve en proportionele geschiktheid- en selectiecriteria gesteld worden (dat wil zeggen redelijk in relatie tot de aard en de omvang van de opdracht) waardoor voorkomen wordt dat het (plaatselijke) MKB bij voorbaat kansloos is;
• aan combinaties van inschrijvers zullen geen hogere eisen gesteld worden dan aan afzonderlijk inschrijvers;
• bij meervoudig onderhandse aanbestedingen kan er een royale invitatie van het plaatselijke bedrijfsleven plaatsvinden;
• bij enkelvoudige uitnodigingen kunnen opdrachten bij voorkeur bij plaatselijke bedrijven geplaatst worden.
5.4 Samenwerkingsverbanden
SWB Midden Twente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met gemeenten of andere aanbestedende diensten, zoals Cedris.
5.5 Bepalen van de inkoopprocedure
SWB Midden Twente zal – met inachtneming van de Gids Proportionaliteit – bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. In dat laatste geval kan SWB Midden Twente ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde Inkopen niet te
kwantificeren is in een vast bedrag. Deze afwijkende keuze wordt genomen op basis van een gemotiveerde markt benaderingsstrategie, altijd met de doelstelling om het product, de dienst of het werk tegen een optimale prijs/kwaliteitverhouding en met oog voor mens en maatschappij in te kopen en binnen de wet- en regelgeving t.a.v. het verstrekken van overheidsopdrachten.
Uiteraard kan er altijd voor een “zwaardere” procedure worden gekozen dan uit het schema volgt. Tevens kan gekozen worden voor een nationale aanbesteding, indien de raming van de opdracht onder het Europese drempelbedrag blijft.
Inkoopprocedures
Diensten | Leveringen | Werken | |
Enkelvoudig | Tot € 30.000,- | Tot € 30.000,- | Tot € 50.000,- |
Meervoudig | € 30.000,- tot Europees drempelbedrag | € 30.000,- tot Europees drempelbedrag | € 50.000,- tot € 1.500.000,- |
Europees | Vanaf Europees drempelbedrag | Vanaf Europees drempelbedrag | Vanaf Europees drempelbedrag |
(Bedragen zijn exclusief BTW)
• Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag
SWB Midden Twente vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.
• Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag
SWB Midden Twente vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.
• Nationaal aanbesteden
Onder de (Europese) drempelbedragen kan SWB Midden Twente nationaal aanbesteden. SWB Midden Twente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.
• Europees aanbesteden
Boven de (Europese) drempelbedragen zal SWB Midden Twente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
5.6 Raming en financiële budget
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. SWB Midden Twente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
5.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
SWB Midden Twente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non- discriminerend te handelen, bevordert SWB Midden Twente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). SWB Midden Twente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
6. Organisatorische uitgangspunten
6.1 Inkoopproces
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.
stap | fase inkoopproce | toelichting |
1 | Voortraject | • Bepalen van inkoopbehoefte • Bepalen van het aanbod ( bijv. product- en marktanalyse) • Raming en bepalen van het financiële budget • Keuze Offerteaanvraag |
2 | Specificeren | • Opstellen van eisen en wensen • Omschrijven van de opdracht • Opstellen Offerteaanvraag |
3 | Selecteren | • Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers • Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of Negometrix • Offertes evalueren • Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving) |
4 | Contracteren | • Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant • Registreren getekende overeenkomst • Informeren afgewezen Ondernemers |
5 | Bestellen | • Uitvoeren van de opdracht • Eventueel met het doen van bestellingen |
6 | Bewaken | • Bewaken termijnen • Controleren nakoming afgesproken prestaties • Tijdige betaling facturen |
7 | Nazorg | • Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd • Evalueren overeenkomst met Contractant |
6.2 Inkoop in de organisatie
Inkoop is door middel van een gecoördineerde inkoopfunctie georganiseerd.
6.3 Verantwoordelijken
Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De Inkopers zijn verantwoordelijk voor Inkoop. De Algemeen directeur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Slotbepaling
• Dit beleid wordt aangehaald als ‘Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2017‘
• Het beleid treedt in werking met ingang van 1 augustus 2017
Ingangsdatum | DT besluit | Paraaf | OR | Paraaf |
1 augustus 2017 | 24 juli 2017 | n.v.t. | n.v.t. |