ERKENNINGSVOORWAARDEN CERTIFICERENDE INSTANTIES IKB KIP

ERKENNINGSVOORWAARDEN CERTIFICERENDE INSTANTIES IKB KIP

DEFINITIES

Artikel 1

Dit document is een bijlage van de Algemene Voorwaarden IKB Kip (AV IKB Kip) en neemt de definities en terminologie van de AV IKB Kip over.

SCOPE

Artikel 2

1. Deze erkenningsvoorwaarden zijn van toepassing op (potentiële) Certificerende Instanties (CI’s)

die bedrijven op basis van het certificatieschema IKB Kip willen controleren en certificeren. Hiertoe kan aan de IKB Kip-deelnemer het IKB Kip certificaat worden toegekend voor de producten pluimvee, broedeieren en pluimveevlees.

INLEIDING

Artikel 3

1. Een (potentiële) CI dient door de schemabeheerder te worden erkend. Voordat de schemabeheerder tot erkenning over kan gaan, dient de (potentiële) CI voor zover van toepassing, aan het volgende te voldoen:

a. de AV IKB Kip en haar bijlagen;

b. eventuele nadere afspraken of aanwijzingen van de schemabeheerder.

2. De voorwaarden en afspraken, als genoemd in lid 1, worden vastgelegd in een overeenkomst tussen de CI en de schemabeheerder. In deze overeenkomst wordt tevens vastgelegd voor welke ‘Voorschriften IKB Kip’ (Bijlage 1 bij de AV IKB Kip) een certificaat IKB Kip mag worden afgegeven.

AANVRAAG TOT ERKENNING

Artikel 4

1. De potentiele CI meldt zich met een aanvraagformulier (bijlage 5a van deze erkenningsvoorwaarden) en benodigde documenten bij het secretariaat van IKB Kip.

2. De aanvraag wordt in behandeling genomen, zodra het volledig ingevulde aanvraagformulier en alle gevraagde documenten zijn ingediend. De aanvraag dient tenminste vergezeld te gaan van de volgende documenten:

a. kopie geldig accreditatiecertificaat ISO/IEC 17065 waaruit blijkt dat de CI geaccrediteerd is;

b. wanneer de CI ook monsternamewerkzaamheden dient te verrichten, dient zij te beschikken over accreditatiecertificaat ISO/IEC 17020 en deze te overleggen aan de schemabeheerder;

c. indien de potentiele CI geen accreditatie heeft behaald met de juiste scope voor ISO/IEC 17065 dient deze een bewijs van aanvraag uitbreiding scope mee te sturen. Uiterlijk een jaar na aanmelding heeft de CI een accreditatie behaald in het kader van ISO/IEC 17065 met de juiste scope in het kader van IKB Kip;

d. beschrijving van eventuele uitbesteding bepaalde certificatiewerkzaamheden;

e. documenten waaruit blijkt dat de CI over voldoende expertise beschikt (zie bijlage 5b t/m 5d van deze erkenningsvoorwaarden);

f. het handboek op basis waarvan de certificatie wordt uitgevoerd (o.a. procedures, werkinstructies, checklijsten);

g. voorbeelden van documenten die worden gebruikt bij de certificering.

3. Het secretariaat van IKB Kip bevestigt de ontvangst van de aanvraag schriftelijk.

4. In verband met de beoordeling van de aanvraag kunnen kosten in rekening worden gebracht bij de aanvrager. De schemabeheerder kan ervoor kiezen een voorschotbedrag in rekening brengen.

5. De erkenning door de schemabeheerder wordt vastgelegd zoals beschreven in artikel 3 lid 2.

6. Het secretariaat van IKB Kip plaatst de CI in een openbare lijst. In deze lijst wordt tevens vermeld voor welke onderdelen van ‘Voorschriften IKB Kip’ (Bijlage 1 bij de AV IKB Kip) de erkenning geldt.

ACCREDITATIE

Artikel 5

1. De CI dient ISO/IEC 17065 te zijn geaccrediteerd. De werkzaamheden worden aantoonbaar conform deze accreditatie uitgevoerd. Daarnaast voert de CI haar taken uit zoals omschreven in het certificatieschema IKB Kip.

2. Een CI kan de controle werkzaamheden onder haar verantwoordelijk uitbesteden aan een Controle Organisatie (hierna CO). Deze CO dient minimaal in het bezit te zijn van een ISO/IEC 17020 accreditatie. Deze accreditatie moet zijn verkregen voor controles in het kader van één of meerdere onderdelen van ‘Voorschriften IKB Kip’ (Bijlage 1 bij de AV IKB Kip).

3. Indien een CI de controles uitbesteedt aan een CO, dan draagt de CI er zorg voor dat de CO de controles en de daarbij behorende werkzaamheden correct en tijdig uitvoert.

EISEN AAN CONTROLEUR, BEOORDELAAR, BESLISSER EN COÖRDINATOR

Artikel 6

1. Controleur: Ten behoeve van de controles op pluimveebedrijven worden controleurs ingezet met minimaal MBO niveau. Ten behoeve van de controles op de schakels kuikenbroederijen, slachterijen

en uitsnijderijen en controles met betrekking tot de hoofdlocatie multi-sites, dienen controleurs te worden ingezet met minimaal een HBO niveau. Alle controleurs dienen minimaal te voldoen aan de kwalificaties zoals opgenomen in bijlage 5b van deze erkenningsvoorwaarden. De CI toetst dit in eerste instantie zelf en informeert de schemabeheerder over nieuw gekwalificeerde controleurs alvorens deze zelfstandig werkzaamheden in het kader van IKB Kip uitvoeren. Controleurs krijgen van de schemabeheerder na kwalificatie toegang tot KIPnet. De controleur mag voor dezelfde IKB Kip- deelnemer geen beoordelings- en/of besliswerkzaamheden in het kader van het certificatieschema IKB Kip uitvoeren.

2. Beoordelaar: De beoordelaar beoordeelt alle controlebevindingen en herstelmaatregelen. Op basis van de beoordeling identificeert de beoordelaar welke maatregelen al dan niet tegen het bedrijf worden genomen. De beoordelaar heeft minimaal HBO niveau en is aantoonbaar deskundig voor het certificatieproces. Hiertoe voldoet hij/zij minimaal aan de kwalificaties zoals opgenomen in bijlage 5c van deze erkenningsvoorwaarden. De CI toetst dit in eerste instantie zelf en informeert de schemabeheerder over nieuw gekwalificeerde beoordelaars alvorens deze zelfstandig werkzaamheden in het kader van IKB Kip uitvoeren. Beoordelaars krijgen van de schemabeheerder na kwalificatie toegang tot KIPnet. De beoordelaar mag voor dezelfde IKB Kip-deelnemer geen besliswerkzaamheden en/of controles in het kader van het certificatieschema IKB Kip uitvoeren.

3. Beslisser: De beslisser is verantwoordelijk voor het certificatiebesluit. De beslisser heeft minimaal HBO niveau en is aantoonbaar deskundig en verantwoordelijk voor het certificatiebesluit. Hiertoe voldoet hij/zij minimaal aan de kwalificaties zoals opgenomen in bijlage 5d van deze erkenningsvoorwaarden. De CI toetst dit in eerste instantie zelf en informeert de schemabeheerder over nieuw gekwalificeerde beslissers alvorens deze zelfstandig werkzaamheden in het kader van IKB Kip uitvoeren. De beslisser mag voor dezelfde IKB Kip-deelnemer geen controlewerkzaamheden en/of beoordelingswerkzaamheden voor het certificatieschema IKB Kip uitvoeren.

4. Naast de in het eerste, tweede en derde lid genoemde personen stelt de CI een coördinator aan die de contacten met de schemabeheerder onderhoud. De functie van coördinator kan door een beoordelaar of beslisser vervuld worden.

5. Indien gewenst wordt om van de gestelde eisen af te wijken dient tijdig een onderbouwing hiervoor aan de schemabeheerder te worden voorgelegd.

SCHOLINGSPROGRAMMA

Artikel 7

1. De CI verzorgt adequate (interne) scholing aan de controleurs, beoordelaars en beslissers. Het scholingsprogramma dient onder meer de elementen te omvatten zoals beschreven in bijlage 5b t/m 5d.

2. Daarnaast dient het (bij)scholingsprogramma de betreffende persoon op de hoogte te stellen van gewijzigde of nieuwe regelgeving die van belang is.

3. Op verzoek dient de CI aan te kunnen tonen dat het scholingsprogramma op adequate wijze is ingevuld.

UITVOERING CERTIFICATIE

Artikel 8

1. De certificatiewerkzaamheden kunnen bij alle IKB Kip-deelnemers worden uitgevoerd.

2. De CI is verantwoordelijk voor het proces van aanvraag tot en met (besluitvorming over) afgifte van het certificaat. De certificatiewerkzaamheden worden uitgevoerd zoals beschreven in de ‘Certificatiecriteria IKB Kip’ (Bijlage 2 bij de AV IKB Kip).

3. De CI beschrijft de wijze waarop zij de voor IKB Kip certificatie relevante onderdelen uitvoert (aanvraag t/m afgifte van het certificaat) in procedures en andere documenten. Deze documenten maken deel uit van het kwaliteitssysteem van de CI en worden onderhouden in het kader van de (te verwerven) accreditatie ISO/IEC 17065.

4. De schemabeheerder informeert de CI over wijzigingen in het certificatieschema IKB Kip. De CI dienen deze wijzigingen vanaf de ingangsdatum in hun certificatiewerkzaamheden op te nemen.

5. Een controleur mag maximaal gedurende drie aaneengesloten jaren de vereiste controles bij één IKB Kip-deelnemer uitvoeren.

BESCHIKBAARHEID CERTIFICATIEGEGEVENS EN GEHEIMHOUDINGSPLICHT

Artikel 9

1. De CI is verantwoordelijk voor de inhoud van het controlerapport en het tijdig uploaden van het controlerapport en certificatiegegevens naar de door de schemabeheerder aangewezen databank (KIPnet).

2. De CI is bij de uitoefening van haar taken als omschreven in het certificatieschema IKB Kip, verplicht tot geheimhouding met betrekking tot commerciële en bedrijfseigen technische informatie van de IKB Kip-deelnemers. Daarnaast heeft de CI een geheimhoudingsplicht ten aanzien van het verspreiden van de informatie, verkregen tijdens de controle.

3. Gegevens dienen minimaal 20 jaar te worden bewaard.

4. Alle bij de certificatiewerkzaamheden betrokken personen dienen een geheimhoudingverklaring te ondertekenen bij aanvang van de werkzaamheden.

5. Bij de overstap van een IKB Kip-deelnemer van de ene CI naar een andere bestaat de bij de oude CI verplichting om alle relevante bedrijfsgegevens aan de nieuwe CI ter beschikking te stellen.

TOEZICHT CI

Artikel 10

1. De schemabeheerder toetst het functioneren van elke CI onder andere aan de hand van een jaarlijks vastgesteld integriteitsprogramma. Om de kwaliteit van uitvoering en het functioneren van de CI te controleren kan er gebruik worden gemaakt van onder andere:

a. relevante resultaten van de onderzoeken bij de CI die door de Raad voor Accreditatie in het kader van het ISO/IEC 17065 accreditaat worden uitgevoerd. De relevante resultaten dient de CI (op verzoek) aan de schemabeheerder te overleggen;

b. periodieke (tenminste eenmaal per jaar) rapportages van de CI over de resultaten van de uitgevoerde controles en beoordelingen;

c. eigen onderzoek bij de CI (kantooraudit);

d. witness audits;

e. schaduwaudits;

f. harmonisatieoverleggen met de CI’s;

g. evaluatie van de door CI aangeleverde gegevens in KIPnet.

2. De CI levert jaarlijks een overzicht van de gehanteerde tarieven aan zoals deze zullen gelden voor de (potentiële) IKB Kip deelnemers in het nieuwe kalenderjaar.

3. Indien de schemabeheerder in het belang van het certificatieschema IKB Kip dit noodzakelijk acht, kan het toezicht op de CI worden geïntensiveerd.

SANCTIONERING

Artikel 11

Indien de schemabeheerder op basis van het toezicht (zoals genoemd in artikel 10) vaststelt dat een CI niet voldoet aan de gestelde voorwaarden in het certificatieschema IKB Kip, dient de CI de gesignaleerde afwijkingen zo spoedig mogelijk te herstellen. Indien herstel niet volledig en/of tijdig plaatsvindt, kan de schemabeheerder besluiten een sanctie op te leggen aan de CI. Sancties kunnen bestaan uit:

a. Oorzaak/omvangsanalyse laten uitvoeren door CI;

b. schorsing van (één of meer) controleurs;

c. schorsing van CI (voor alle dan wel een deel van de activiteiten waarvoor de CI erkend is);

d. extra trainingen laten uitvoeren (op kosten CI);

e. extra toezicht (bijv. witness audit of kantoor audits) op kosten CI;

f. intrekking van erkenning van de CI.

VERGOEDINGEN EN DEELNEMERSBIJDRAGE

Artikel 12

1. Op basis van het contract tussen de CI en de schemabeheerder is de CI een jaarlijkse vergoeding verschuldigd aan de schemabeheerder. De hoogte van deze bijdrage wordt jaarlijks door het CCvD en de schemabeheerder aan de CI meegedeeld.

2. De CI draagt de bij de IKB Kip-deelnemers geinde deelnemersbijdragen af aan de schemabeheerder. De schemabeheerder stuurt daartoe een factuur aan de CI gebaseerd op de door de CI aangeleverde gegevens over de uitgevoerde controles.

KLACHTEN

Artikel 13

1. De CI dient een klachtenregistratie bij te houden zoals voorgeschreven in de norm ISO/IEC 17065.

2. Indien de schemabeheerder een klacht ontvangt over een CI of het vermoeden heeft dat een CI de certificatiewerkzaamheden niet uitvoert volgens de ‘Certificatiecriteria IKB Kip’ (Bijlage 2 bij de AV IKB Kip) en/of deze ‘Erkenningsvoorwaarden Certificerende Instanties IKB Kip’, dan kan zij nader onderzoek (laten) instellen bij de betreffende instantie. Tevens kan de schemabeheerder de Raad voor Accreditatie van een dergelijke klacht of vermoeden op de hoogte stellen.

GESCHILLEN

Artikel 14

1. Geschillen tussen de schemabeheerder en de CI worden voorgelegd aan het Arbitrage Instituut voor Agrarisch Recht, te Wageningen.

2. De geschillen tussen de CI en IKB Kip-deelnemers die betrekking hebben op de certificering zoals uitgevoerd door de CI worden behandeld conform het geschillenreglement van de CI.

3. Geschillen tussen IKB-deelnemers en de schemabeheerder omtrent de inhoud van het

certificatieschema IKB Kip worden behandeld conform het ‘Geschillenreglement IKB Kip’ (Bijlage 3 bij de AV IKB Kip).

SLOTBEPALINGEN

Artikel 15

Deze voorwaarden worden aangehaald als ‘Erkenningsvoorwaarden Certificerende Instanties IKB Kip’.

BIJLAGE 5a: AANMELDINGSFORMULIER CI

Aanmeldingsformulier voor de aanvraag tot erkenning van de Certificerende Instantie (CI) voor uitvoering van het certificatieschema IKB Kip.

Algemene gegevens CI

Naam instelling

Naam ondergetekende

Naam coördinator

Bezoekadres

Postcode en plaats

Land

Postadres

Postcode en plaats

Land

Telefoonnummer

E-mailadres

Bovengenoemde CI verzoekt om erkenning voor het afgeven van certificaten behorende bij de volgende bijlagen van de ‘Voorschriften IKB Kip’:

	Voorschrift
❑	Bijlage   1.1:   Voorschriften   broederij   /   slachterij   /   uitsnijderij
❑	Bijlage 1.2: Voorschriften pluimveebedrijven en Bijlage     1.4:     Voorschriften     borging     antibioticaregistratie
❑	Bijlage     1.3:     Voorschriften     hoofdlocatie     Multisite

Ondergetekende is bekend met het certificatieschema IKB Kip en specifiek de “Erkenningsvoorwaarden voor Certificerende Instanties IKB Kip” en verbindt zich hierbij tot medewerking aan de erkenningsprocedure.

Datum: Handtekening:

………………………………….. ………………………………………………………..

NB: Ondergetekende moet een rechtsgeldige vertegenwoordiger van de CI zijn.

De volgende bijlagen dienen verplicht te zijn bijgevoegd:

1. Een volledig ingevuld aanvraagformulier

2. Kopie geldig accreditatiecertificaat ISO/IEC 17065

a. Indien de potentiele CI nog geen accreditatie heeft behaald met de juiste scope dient deze een bewijs van aanvraag uitbreiding scope mee te sturen. Uiterlijk een jaar na aanmelding heeft de CI een accreditatie behaald in het kader van ISO/IEC 17065 met de juiste scope in het kader van IKB Kip.

3. Documenten waaruit blijkt dat de CI over voldoende expertise beschikt (zie bijlage 5b t/m 5d van deze erkenningsvoorwaarden);

4. Beschrijving van eventuele uitbesteding bepaalde certificatiewerkzaamheden;

5. Handboek op basis waarvan certificatie wordt uitgevoerd (o.a. procedures, werkinstructies, rapportage format controle en beoordeling).

(NB zonder deze bijlagen wordt de aanvraag niet in behandeling genomen).

BIJLAGE 5b: EISEN AAN CONTROLEURS

Opleidings- en ervaringseisen voor controleurs die controles uitvoeren voor het certificatieschema IKB Kip.

Criterium	Minimale vereisten	Minimale documentatie CI
Persoonlijke kenmerken	Klantgericht, sociaal vaardig, integer en nauwkeurig, diplomatiek, goed waarnemingsvermogen, opmerkzaam, besluitvaardig, zelfstandig.	CV of ander bewijsmateriaal
Opleiding	Ten behoeve van de controles op pluimveebedrijven worden controleurs ingezet met minimaal een afgeronde (agrarische) opleiding op MBO niveau. Ten behoeve van de controles op de schakels kuikenbroederijen, slachterijen en uitsnijderijen en hoofdlocatie multi-sites dienen controleurs te worden ingezet met een HBO niveau of hoger.	CV, MBO / HBO diploma of ander bewijsmateriaal
Ervaring en kennis	Xxxxxx en vaardigheden met betrekking tot methoden en technieken gericht op kwaliteitszorgsystemen in de agrarische sector. Aantoonbare kennis met betrekking tot wettelijk toegestaan gebruik en toepassing van diergeneesmiddelen en biociden (o.a. kennis van CBG en CTGB). Kennis over hygiënecodes (HACCP), en wetgeving m.b.t. hygiëne, dierwelzijn en voedselveiligheid. Kennis van relevante databases zoals bijv. KIPnet.	CV, (intern) scholingsprogramma of ander bewijsmateriaal
Kwalificatie	Aantoonbaar vakinhoudelijke kennis en auditvaardigheden met betrekking tot methoden en technieken gericht op het controleren van het certificatieschema IKB Kip. Ten behoeve van de controles op pluimveebedrijven minimaal 20 controles bijgewoond bij representatieve bedrijven in de pluimveehouderij. In aanvulling hierop voor kuikenbroederijen, slachterijen en uitsnijderijen en minimaal 1 jaar werkervaring in een relevante functie en minimaal 10 controles bijgewoond bij representatieve bedrijven in de betreffende schakels. Ten behoeve van de controles op pluimveebedrijven én kuikenbroederijen, slachterijen en uitsnijderijen geldt dat er minimaal 1 controle voor betreffende schakel(s) onder bijwoning van een gekwalificeerde controleur of coördinator uitgevoerd om kwalificatie te behalen.	CV, (intern) scholingsprogramma of ander bewijsmateriaal
Vereiste bijscholing	Voortdurende professionele ontwikkeling door aanvullende werkervaring, training, studie, bijeenkomsten, seminars of andere activiteiten. Controleurs inzicht geven in het meest actuele certificatieschema IKB Kip en gebruik en interpretatie van de controlevragen. Verplichte aanwezigheid intern (harmonisatie)overleg minimaal 1x per jaar.	CV, (intern) scholingsprogramma, verslag intern (harmonisatie)overleg of ander bewijsmateriaal

BIJLAGE 5c: EISEN AAN BEOORDELAAR

Opleidings- en ervaringseisen voor de beoordelaar die verantwoordelijk is voor de beoordeling van de controlerapportage en eventuele maatregelen.

Criterium	Minimale vereisten	Minimale documentatie CI
Persoonlijke kenmerken	Klantgericht, sociaal vaardig, integer en nauwkeurig, diplomatiek, opmerkzaam, besluitvaardig, zelfstandig.	CV of ander bewijsmateriaal
Opleiding	Relevante (agrarische) opleiding afgerond op minimaal HBO niveau of aantoonbaar HBO denk- en werkniveau.	CV, HBO-diploma of ander bewijsmateriaal
Ervaring	Xxxxxx en vaardigheden met betrekking tot methoden en technieken gericht op het controleren van kwaliteitszorgsystemen. Aantoonbare kennis en vaardigheden met betrekking tot methoden en technieken gericht op het beoordelen van kwaliteitszorgsystemen. Aantoonbare kennis met betrekking tot wettelijk toegestaan gebruik en toepassing van diergeneesmiddelen en biociden (o.a. kennis van CBG en CTGB). Kennis over hygiënecodes (HACCP), en wetgeving m.b.t. hygiëne, dierwelzijn en voedselveiligheid. Kennis van relevante databases zoals bijv. KIPnet	CV, (intern) scholingsprogramma of ander bewijsmateriaal
Kwalificatie	Aantoonbaar vakinhoudelijke kennis en auditvaardigheden met betrekking tot methoden en technieken gericht op het beoordelen van de rapportages van het certificatieschema IKB Kip. Minimaal 10 controles bijgewoond bij representatieve bedrijven in de veehouderij (varkens of pluimvee) en/of pluimvee verwerkende industrie. Daarnaast minimaal 5 beoordelingen onder toezicht van een gekwalificeerde beoordelaar of coördinator uitgevoerd in het kader van IKB Kip.	CV, (intern) scholingsprogramma, of ander bewijsmateriaal
Vereiste (interne) opleiding	Voortdurende professionele ontwikkeling door aanvullende werkervaring, training, studie, bijeenkomsten, seminars of andere activiteiten. Beoordelaars inzicht geven in het meest actuele certificatieschema IKB Kip en gebruik en interpretatie van de controlevragen en haar beoordelingen. Verplichte aanwezigheid intern (harmonisatie)overleg minimaal 1x per jaar.	CV, (intern) scholingsprogramma, verslag intern (harmonisatie)overleg of ander bewijsmateriaal

BIJLAGE 5d: EISEN AAN BESLISSER

Opleidings- en ervaringseisen voor de beslisser die verantwoordelijk is voor het certificatiebesluit voor het certificatieschema IKB Kip en de op te leggen maatregelen.

Criterium	Minimale vereisten	Minimale documentatie CI
Persoonlijke kenmerken	Integer, nauwkeurig, diplomatiek, opmerkzaam, besluitvaardig, zelfstandig.	CV of ander bewijsmateriaal
Opleiding	Relevante (agrarische) opleiding afgerond op minimaal HBO niveau of aantoonbaar HBO denk- en werkniveau.	CV, HBO-diploma of ander bewijsmateriaal
Ervaring	Minimaal 1 jaar werkervaring in een relevante functie. Kennis en vaardigheden met betrekking tot methoden en technieken gericht op het controleren van kwaliteitszorgsystemen. Aantoonbare kennis en vaardigheden met betrekking tot methoden en technieken gericht op het beoordelen van kwaliteitszorgsystemen, certificatieschema IKB Kip, Aantoonbare kennis van en wettelijk toegestane toepassing van diergeneesmiddelen en biociden (o.a. kennis van CBG en CTGB), hygiënecodes, en wetgeving m.b.t. hygiëne, dierwelzijn en voedselveiligheid.	CV, (intern) scholingsprogramma of ander bewijsmateriaal
Kwalificatie	Minimaal 20 beoordelingen uitgevoerd voor representatieve bedrijven in het kader van IKB Kip. Diploma/certificaat behaald op relevant vakgebied zoals een Lead Auditor Training.	CV, (intern) scholingsprogramma en diploma’s en/of ander bewijsmateriaal.
Vereiste bijscholing	Voortdurende professionele ontwikkeling door aanvullende werkervaring, training, studie, bijeenkomsten, seminars of andere activiteiten. Inzicht geven in het meest actuele certificatieschema IKB Kip en gebruik en interpretatie van de controlevragen en haar beoordelingen. Verplichte aanwezigheid intern (harmonisatie)overleg minimaal 1x per jaar.	CV, (intern) scholingsprogramma of ander bewijsmateriaal