Mini-bestek voor detaillering van de aanvraag van een Minicompetitie met het oog op de plaatsing van een opdracht na minicompetitie binnen de Raamovereenkomst Applicatiediensten


Applicatiediensten minicompetitie /// mini-bestek









Mini-bestek

voor detaillering van de aanvraag van een Minicompetitie

met het oog op de plaatsing van een opdracht na minicompetitie binnen de
Raamovereenkomst Applicatiediensten









Referenties:

Titel (projectnaam):

… (VUL AAN: de korte omschrijving zoals die ook op het werkaanvraag-formulier zelf wordt ingevuld)



Aanvrager/Opdrachtgever:

Beleidsdomein of lokaal bestuur:

Vermeld hier de naam van de rechtspersoon die de opdracht zal plaatsen (bijv. VLAAMSE GEMEENSCHAP / VLAAMS GEWEST / naam van XXX /naam van XXX met rechtspersoonlijkheid/naam van lokaal bestuur

Entiteit:


(vermeld hier de naam van de Klant, dit is de organisatorische eenheid (entiteit) die de Werkaanvraag voor het opmaken van een Projectvoorstel heeft ingediend en zal betalen)







1Situering

We verwijzen naar de Mededingingsprocedure met onderhandeling, opdracht nr. 2020/HFB/MPMO/63249, “Raamovereenkomsten voor ICT-exploitatie- en ontwikkelingsdiensten (Programma ICT 2022)”, Perceel 5 Applicatiediensten. Zie o.a. hier voor contractuele documenten van de raamovereenkomst.

Op 21 mei 2021 werd de Raamovereenkomst Applicatiediensten gesloten met de volgende drie ICT-dienstverleners: Eviden, Cronos, en DXC-Cegeka.

De opdrachten binnen de Raamovereenkomst worden geplaatst volgens de procedure bepaald in de Service Portfolio Applicatiediensten. In het bijzonder gelden de bepalingen van hoofdstuk 4 “Competitie in het kader van de Applicatiediensten”. (link)

Momenteel wordt een werkaanvraag ingediend om een minicompetitie te starten, waarbij de ICT-Dienstverleners in competitie worden gesteld voor een welbepaalde opdracht.

De opdracht die in minicompetitie wordt geplaatst, wordt in onderhavig document nader beschreven.

2Kenmerken en referenties

Voorafgaande werkaanvraag

Eventuele relevante voorafgaande werkaanvragen (projecten ed.)




[1] indien gekend, het nummer van de Werkaanvraag waarmee de minicompetitie wordt aangevraagd, en waarbij dit document hoort.



Aanvrager / Opdrachtgever

Organisatie (Klant)

[1]

naam



[2]

OVO-code


Vertegenwoordigd door

[3]

naam en voornaam




functie




tel.


Contact-e-mail

[4]

e-mail


[1] naam van de organisatorische eenheid die de Werkaanvraag indient

[2] officiële identificerende code van de organisatie of organisatorische entiteit (ondernemingsnummer voor lokale overheden; entiteitscode voor Vlaamse overheidsentiteiten)

[3] naam van de persoon die de organisatorische eenheid vertegenwoordigt en die bevoegd is om de beslissingen te nemen bv de gunningsbeslissing.

[4] e-mailadres dat gebruikt kan worden door de Dienstverleners, voor het stellen van vragen



Project

Projectcode /ref. Klant

[1]

code


Projectnaam (titel)

[2]

projectnaam


Projectbeschrijving

[3]

korte beschrijving




Programma

[4]

programma


Projectleider klant

[5]

Naam/email


Backup:

[1] code of referentie van de Klant ter identificatie van deze aanvraag (bijv. “MT-2022-bouw”)

[2] naam van het project (bijv. “Mijn toepassing: modernisering 2022”)

[3] zeer bondige beschrijving (telegramstijl) die aangeeft waarover het project gaat

[4] identificatie van het programma waartoe het Project behoort (optioneel)

[5] projecteider die aanspreekpunt zal zijn voor dit project (project toezicht en opvolging), die PV van oplevering kan ondertekenen e.d..



Toepassingen

Dit project betreft eventueel volgende bestaande of nieuwe toepassingen:

Toepassing

[1]

Nr, naam


[1] naam van de toepassing, eventueel incl. afkorting waaronder deze gekend is, en nr/code van de toepassing in CMDB (indien gekend).



Project categorisering

kruis aan wat substantieel is in het voorwerp van de opdracht (ter verduidelijking, informatief)

Studie-werk, analyse/conceptuele fase (in hoofdzaak)


Ontwikkeling van een nieuwe toepassing


In beheer name van een (nieuwe) toepassing: onboarden en activeren van Applicatiemanagement dienstverlening


DevOps team t.b.v. het beheer van toepassingen




Belangrijke aanpassing/vernieuwing of modernisering van een bestaande toepassing (al dan niet reeds in beheer)


Rehosting (bijv move-to-cloud)


Innovatieve technologie inpassen/toepassen




Thema: Analytics / data-science domein


Thema: CRM domein


Thema: ander domein, namelijk: ………



3Procedure

De aanvraag: een gelijktijdige aanvraag (1 per dienstverlener) wordt getriggerd op basis van een door de Klant geformuleerde aanvraag tot minicompetitie, ingediend als een Werkaanvraag voor het opmaken van een Projectvoorstel i.h.k.v. Minicompetitie. Daarbij wordt onderhavig mini-bestek gevoegd als bijlage.

Doorheen de verdere procedure zullen steeds de vertrouwelijke en gelijke behandeling van de ICT-Dienstverleners vooropgesteld worden. Mededelingen van bijkomsnede informatie of inzake de procedure, zullen steeds gelijktijdig aan alle deelnemers worden bezorgd.

De procedurestappen die in deze minicompetitie specifiek worden voorzien, worden hierna gelijst.

Na het doorlopen van dit gedeelte van de procedure, worden de offertes beoordeeld i.f.v de opstelling van een gemotiveerd gunningsvoorstel.

3.1Kalender en verloop van de minicompetitie.


Geen enkele stap is verplicht behalve de indiening van een offerte. Vermeld in de kalendertabel de afgesproken te doorlopen stappen, bijv. infosessie, pitching, andere, en maak dit al zo concreet mogelijk incl. datums, duur enz. Vermijd om onnodige of teveel stappen te nemen, maar zorg wel dat er voldoende tijd is om een goede offerte te bekomen. In het model is een voorbeeld aanpak ingevuld die kan afgeslankt of uitgebreid worden in functie van de behoefte van de specifieke opdracht.


Stap

Wanneer / datum (en uur)

Vragen aan de opdrachtgever, schriftelijk (via email)

Uiterlijk daags voor de infosessie

Infosessie door de opdrachtgever, met Q&A

../../…. om ….

Locatie of online: ….

Pitching sessie: per dienstverlener, voorstelling van het voorstel op hoofdlijnen, 30’; interactieve bespreking & feedback 30’

…/…/….

Initiële offerte aan het Bestuur, tegen (uiterste indieningsdatum)

…/…/….

Dialoog/onderhandeling – schriftelijk of korte sessie

Week van …/…/…

Finale offerte (BAFO). Uiterste indieningsdatum:

…/…/….



Vraagstelling en contact

Contactadres tijdens de procedure, en ook vragen kunnen schriftelijk worden gesteld via het emailadres opgegeven als contact-email adres van de Opdrachtgever (zie boven).

Indiening

De indiening van offertes (projectvoorstellen) dient te gebeuren tegen de uiterste indieningsdatum, in of via het geëigende ondersteunende systeem dat in opdracht van het Bestuur voor deze procedures minicompetitie is opgezet, in voege daarvoor.
Xxxxxxx van problemen, contacteer de opdrachtgever en meld tevens een incident aan bij de Servicedesk.

Niet-deelname

In uitzonderlijke gevallen kan het zijn dat een ICT- dienstverlener zich niet in staat acht om een voldoende goed antwoord (offerte) te bieden op de gestelde aanvraag. Een gemotiveerde kennisgeving van niet-deelname (niet-aanbieding), zal in dat geval worden bezorgd aan de aanvrager.



3.2De gunningscriteria

De regelmatig ingediende Projectvoorstellen worden beoordeeld op basis van de volgende gunningscriteria met hun respectievelijk gewicht, waarbij steeds de kwaliteit voor 60% en de prijs voor 40% in rekening zal worden gebracht:

  • CRITERIUM Kwaliteit (60%):

Het betreft hier de inhoudelijke kwaliteit van het Projectvoorstel

Volgende subcriteria worden inzake de kwaliteit vastgelegd met respectievelijk gewicht (%):

< VOEG TOE OF SCHRAP >

Subcriterium Nr.

Gewicht (%)

(totaal 100%)

Omschrijving van het criterium

-1

… %



-2

… %



-3

… %





  • CRITERIUM Prijs (40%):

Voor het berekenen van de score van het prijscriterium (P-score) van elke offerte, zal gebruik gemaakt worden van de formule: -P-score = 100 x ( P beste / P offerte ) , waarbij de beste offerte (i.e. met de laagste prijs) dus een score van 100 krijgt en de andere offertes-een verhoudingsgewijs lagere score.

Het betreft hier de totale kostprijs voor het Project, berekend op basis van voor het project relevante kosten:

    • de kosten verbonden aan de uitvoering van het Project zelf (eenmalige kosten), eventueel onderverdeeld in fasen of onderdelen. Dit omvat ook eventuele eenmalige kosten of prestaties die betrekking hebben op andere dienstverleners of onderaannemers die voor de realisatie of uitvoering van het project nodig zijn. Dit betreft prestaties en eventueel investeringen.

    • de recurrente kosten tijdens het project (bv ontwikkeling gerelateerd) ;

    • de recurrente kosten na realisatie, die aan het resultaat van het Project verbonden zijn (exploitatiekosten, abonnement gerelateerde kosten, onderhoudscontracten ed.)

      • recurrente kosten bij de dienstverlener zelf (Applicatiediensten)

      • recurrente kosten bij andere dienstverleners in het ecosysteem (DC/Cloud, netwerk, …)

Principes die zullen worden gehanteerd bij de berekening van een samengestelde totale kostprijs (TCO) die in de evaluatie zal worden:

    • eenmalige kosten:

      • gedeelten tegen forfaitaire totaalprijs (SOG)

      • gedeelten in MV, op basis van VHV x eenheidsprijs

      • In sommige gevallen kan voor bepaalde gedeelten eventueel een onderhandelde ‘target cost’ (TC) genegotieerd zijn.

      • investeringen

    • gedeelten van de opdracht die prestaties in regie betreffen, worden meegeteld voor de omvang en de duurtijd zoals bepaald in de opdracht (vermoedelijke hoeveelheid).

    • recurrente kosten tijdens het project worden opgenomen o.b.v. SOG (met een aanname i.v.m. de doorlooptijd/duurtijd) of o.b.v. VHV bijvoorbeeld een prijs/maand.

    • recurrente kosten na realisatie worden in aanmerking genomen voor een duur van 3 jaar (36 maanden), tenzij anders bepaald.



Andere bijzondere bepalingen die gelden voor deze opdracht, inzake de te onderscheiden prijscomponenten of de berekening van de in aanmerking te nemen totale kostprijs

NEEM HIER CONCREET ALLE ELEMENTEN EN PARAMETERS OP, WAARMEE DE TCO-KOSTPRIJSBEREKENING ZAL GEBEUREN VOOR DEZE SPECIFIEKE OPDRACHT – OF VOEG EEN PRIJSOPGAVE-TABEL (Excel) TOE DIE INGEVULD MOET WORDEN EN WAARIN ALLE VHV EN SOG KOSTENPOSTEN OPGENOMEN ZIJN

…



4Project doel en bereik

Situering en doel

Het project kadert in …

Huidige situatie: …

Met het project wordt beoogd om …







Bereik

Het volgende maakt deel uit van het project, waarvoor een voorstel wordt gevraagd:







Buiten scope

Volgende elementen zijn expliciet buiten het bereik van de opdracht: …



5Fasering en timing

Verwachte maximale doorlooptijd of uitvoeringstermijn/uiterste realisatie datum:

…

Eventuele verwachte projectfasering; en te behalen resultaten per mijlpaal:

Fase (nr)

Aard (MV/RV/TC)

Naam / omschrijving van de te onderscheiden fase in de opdracht

Eventuele randvoorwaarde qua timing


















Aard van de opdracht: (zie ook Serviceportfolio, par 3.3.5 Prijsmechanisme)

  • RV: aan te bieden als resultaatsverbintenis, tegen forfaitaire totaalprijs

  • MV: middelenverbintenis (op basis van vastgestelde eenheidsprijzen en vermoedelijke hoeveelheden)

  • TC: target cost

…



6Randvoorwaarden of specifieke vereisten

6.1Hosting dienstverlening

Zie ook par 3.2.3.2 “Beheer van de toepassingsondersteunende infrastructuur (pro memorie)” in de service portfolio.

In het project wordt verwacht om i.f.v een goede en gepaste end-to-end oplossing, op gepaste wijze de inrichting of aanpassing en activering van de nodige DC/cloud dienstverlening en netwerkdiensten op te nemen, maximaal gebruik makend van het Ecosysteem van dienstverleners i.h.k.v. de ICT-2022 raamovereenkomsten.



6.2wat de uitvoering van het project betreft

De dienstverleners hanteren een professionele methodiek, en zijn gebonden aan de randvoorwaarden beschreven in het ‘VOPO’ document (zie contract documenten in Situering) en in de Service portfolio. Indien er door de opdrachtgever eventueel bijkomende specifieke vereisten of randvoorwaarden worden gesteld waar de ICT-dienstverleners zich aan moeten houden bij het opstellen van het voorstel, dan kunnen deze hier opgenomen worden.
Geef enkel dwingende belangrijke randvoorwaarden mee, en laat zoveel als mogelijk de modaliteiten vrij voor de ICT-dienstverleners, om een gepaste oplossing of antwoord te beden.

…



6.3veiligheid



Classificatie

De verwerking betreft informatie met volgende classificatie (conform het ICR):

Beschikbaarheid


Integriteit


Vertrouwelijkheid




Bijzondere vereisten

Eventuele specifieke vereisten of overwegingen inzake de veiligheid van de oplossing en de informatieverwerking (aanvullend aan of in verbijzondering van de technische en organisatorische maatregelen die worden verwacht volgens het ICR):

  • …



6.4wat de AM dienstverlening betreft

In alle gevallen waar het project een toepassing in beheer wordt genomen, of het operationeel beheer in belangrijke mate aangepast wordt, is het zinvol om in de mate van het mogelijke al aan te geven wat de verwachtingen zijn, voor wat de dienstverlening “Applicatie management (AM) betreft.

Is de in beheer name (AM-dienst) in scope van dit project? JA / NEEN

Indien AM dienstverlening van toepassing is:

Dienst-component


Specificatie (bovenop of specifieke invulling van de contractuele omschrijving en verwachtingen voor deze dienst)

AM1.1 basisdienst

[1]

JA (is niet optioneel)

AM1.2 toepassingsmanager

[2]

JA

AM1.3 SLA beheer

[3]

JA, te voorzien (zie SLA-specificaties)

AM1.4 specifiek operationeel regiewerk

[4]

Niet van toepassing.

AM1.5 contractbeheer en licentiebeheer

[5]

JA, te voorzien (indien en ngl. nodig voor de aangeboden oplossing).

AM1.6

[6]

Nieuwe i.k.v. het project nodige contracten worden in het projectvoorstel opgenomen en in het AM-beheer opgenomen.

De volgende bestaande contracten worden verdergezet en zullen i.k.v. de AM-dienst worden beheerd:

  • …

De volgende contracten worden benut, maar zijn buiten bereik van de AM-dienstverlening (bijv. in eigen beheer door de Opdrachtgever):

  • …

AM1.7

[7]

Inbegrepen in de AM dienst, is het beheer van volgende klant/gebruikers gerichte dienstverlening via de toepassing (waarvoor een beheersvergoeding in AM1.7 zal worden aangerekend): ….


Het kostenmodel dat daarvoor gehanteerd zal worden, is het volgende (forfaitair en/of o.b.v. volumes, te beschrijven eventueel incl. VHV): …

AM1.8.1


JA, gebruik van de Vo-ALM Basisfaciliteit (default) is van toepassing.
of
NEEN, er wordt verwacht dat gebruik wordt gemaakt van de klant-eigen ALM-faciliteiten, namelijk (Atlassian stack of equivalent): …

AM1.8.2


Gebruik van dienstverlener CI/CD en andere ontwikkelingshulpmiddelen, volgens normale inrichting.



6.5SLA’s

6.5.1Beschikbaarheid

Zie “3.2.4.2 Beschikbaarheid van de bedrijfstoepassing” in de Service Portfolio Applicatiediensten.

eventueel “NVT” indien niet van toepassing

Vooropgestelde SLA : (kies telkens het gewenste niveau)

beschikbaarheidsvenster:

Uitgebreide kantooruren | 24x7

beschikbaarheidsniveau:

Normaal | Hoog



Ter informatie:

6.5.2Performantie

Zie par” 3.2.4.3 Performantie van de bedrijfstoepassing” in de Service Portfolio.

eventueel “NVT” indien niet van toepassing

Vooropgesteld wordt om volgend prestatieniveau te halen:

in 98 % van de gevallen (meting) moet een specifiek bepaalde ‘benchmark’ actie voltooid zijn binnen de voor die applicatie bepaalde grenswaarde. Minstens volgende elementen worden voor deze test in aanmerking genomen en gecontroleerd:

  • …

  • …

De detailuitwerking en implementatie hiervan wordt voorzien in de uitvoering van project. In het projectvoorstel kan eventueel reeds een aanzet of voorstel van oplossing, verbetering (uitbreiding/verdieping) of een concrete oplossingsmodaliteit worden voorgesteld.

6.5.3Herstelbaarheid (RPO/RTO) :

Zie par “3.2.4.4 Herstelbaarheid” in de Service Portfolio.

Deze SLA volgt het gewenste beschikbaarheidsniveau (zie boven), als volgt (ter informatie):



7Andere elementen belangrijk voor het aanbieden van een goede offerte voor deze opdracht







8Bijlagen of verwijzingen

Neem hier bijv. een link op naar documentatie in DDC-DMS over voorafgaande projecten, naar toepassings-documentatie, enz. of voeg documentatiebundels toe (bv als zip).

Volgende links naar documentatie zijn eveneens relevant voor deze opdracht:

  • …

Volgende documenten worden bij dit mini-bestek gevoegd en tegelijkertijd ter beschikking gesteld via de aanvraag:

  • …





////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

Model versie: 2.0

Mini-bestek tbv minicompetitie /// 1.11.23 /// Vo Informatieklasse 3: vertrouwelijk 1 /// 11

Document Metadata

Filed: August 22nd, 2014