Klokkenluidersregeling
Klokkenluidersregeling
SBZ Pensioen is een handelsnaam van Stichting Bedrijfstakpensioenfonds Zorgverzekeraars kvk 41178751
Inhoud
Artikel 2 Procedure extern melden Integriteitsincident waaronder Misstand 4
Artikel 4 Publicatie en rapportage 6
Inleiding
Deze klokkenluiderregeling (Regeling) bevat een procedure voor het melden van (een vermoeden van) misstanden binnen het pensioenfonds. Dit is een vorm van integriteitsincident die voldoet aan de criteria van een Misstand of een inbreuk op Unierecht. Er is sprake van een Klokkenluidersincident als de Melder besluit een Melding te doen buiten het Fonds en/of direct de publiciteit zoekt. Onder de Wet bescherming klokkenluiders is het volgen van een intern meldproces niet langer verplicht. De Regeling bevat waarborgen voor de bescherming van alle personen die bij of voor het pensioenfonds werken dan wel hebben gewerkt. Deze klokkenluidersregeling legt uit hoe op een veilige manier vermoedens van misstanden in- tern en extern kunnen worden gemeld.
Artikel 1 Definities
Adviseur: een adviseur is er om de Melder te begeleiden, te adviseren en te ondersteunen tijdens het proces van het mel- den. De Vertrouwenspersoon kan optreden als Adviseur of de Melder kan zelf voor eigen rekening een anders adviseur aanwijzen. Een Adviseur is verder geen partij bij een Melding en kan geen beroep doen op deze Regeling met uitzonde- ring van de bepalingen omtrent benadeling en slechts voor zover relevant en van toepassing op de Adviseur.
Benadeling: omvat in ieder geval elke vorm van, dreiging of poging tot ontslag of schorsing, een boete als bedoeld in arti- kel 650 van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek, demotie, het onthouden van bevordering, een negatieve beoordeling, een schriftelijke berisping, overplaatsing naar een andere vestiging, discriminatie, intimidatie, pesterijen of uitsluiting, smaad of laster, voortijdige beëindiging van een overeenkomst voor het leveren van goederen of diensten.
Betrokkene: iedere persoon die werkzaamheden gaat verrichten, verricht of heeft verricht voor, dan wel betrokken is of is geweest bij het fonds (dit met inbegrip van Verbonden personen).
Betrokken derde: een natuurlijk persoon verbonden met de Melder die kan worden benadeeld door de organisatie waar de Xxxxxx werkzaamheden voor verricht dan wel een persoon waarmee de Melder verbonden is binnen de context van diens werkzaamheden. Een rechtspersoon die eigendom is van de Melder, waarvoor de Xxxxxx werkt of deze binnen de context van diens werkzaamheden verbonden is.
Compliance officer: diegene die is aangewezen om als zodanig voor het fonds te fungeren. Dit is de xxxx Xxxxxx xx Xxxx, bereikbaar via x.xxxxxx@xxxxxxxxxx-xxxxxxxxx.xx, 000-00 00 000 of 06-83 17 29 15.
Huis voor Klokkenluiders: een externe organisatie waar advies in kan worden gewonnen met betrekking tot Misstanden. Het Huis voor Klokkenluiders doet tevens onderzoek naar Misstanden, de behandeling van klokkenluiders en het stimuleert overheden, semipublieke instellingen en bedrijven om hun integriteit te bewaken.
Inbreuk op Unierecht: Een inbreuk op het Unierecht omvat schendingen van Europese wetgeving die de financiële belan- gen van de EU aantasten of verband houden met de interne markt.
Melder: een natuurlijke persoon die in de context van zijn toekomstige, huidige of vroegere werk voor het fonds een (ver- moeden van) een integriteitsincident waaronder misstand extern meldt of openbaar maakt.
Misstand (vermoedens van): het op redelijke gronden gebaseerde vermoeden van een melder die voortvloeien uit de kennis die de Melder bij het fonds heeft opgedaan, dat binnen het fonds of een zakelijke relatie van het fonds, sprake is van een ernstige situatie die meerdere mensen1 treft. Het Huis voor Klokkenluiders noemt de volgende situaties:
a. een schending van een wettelijk voorschrift
b. een gevaar voor de volksgezondheid
c. een gevaar voor de veiligheid van personen
1 Een persoonlijk arbeidsconflict is dus geen Misstand. De melding moet betrekking hebben op een Misstand met een maatschappelijk belang.
d. een gevaar voor de aantasting van het milieu
e. een gevaar voor het goed functioneren van overheidsorganisatie of bedrijf als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten2.
Het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding indien de handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belan- gen raakt en er sprake is van oftewel een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is.
Toezichthouder: De Nederlandsche Bank (DNB), de Autoriteit Financiële Markten (AFM), de Autoriteit Persoonsgege- vens (AP), de Autoriteit Consument en Markt (ACM), de fiscus en overige publieke toezichtorganen met jurisdictie ten aan- zien van (de werkzaamheden van) SBZ Pensioen.
Unierecht: Onder Unierecht valt Europese regelgeving op het gebied van onder meer overheidsopdrachten, financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering, productveiligheid en pro- ductconformiteit, veiligheid van het vervoer, bescherming van het milieu, stralingsbescherming en nucleaire veiligheid, vei- ligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn, volksgezondheid, consumentenbescherming, bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Verbonden persoon (overeenkomstig artikel 1.1 van de gedragscode van SBZ Pensioen):
a. De leden van het Bestuur van SBZ Pensioen (verder: het fonds);
b. De leden van het Verantwoordingsorgaan van het fonds;
c. Externe leden van commissies;
d. Sleutelfunctiehouders;
e. het Bestuur kan andere (groepen van) personen als verbonden persoon aanwijzen.
Medewerkers van uitbestedingspartners zijn geen Verbonden personen, tenzij deze op basis van lid e van dit artikel wel als zodanig door het Bestuur zijn aangewezen. Het fonds heeft afspraken met uitbestedingspartijen over het verplicht melden van incidenten aan het fonds.
Vertrouwelijk: niet openbaar of publiek maken van verkregen informatie of van omstandigheden waarin een Incident zich heeft voorgedaan dan wel de gevolgen van dat Incident.
Vertrouwenspersoon: degene die is aangewezen om als zodanig voor de organisatie van SBZ Pensioen te fungeren en die een Melder kan raadplegen over een (potentiële) melding dan wel de toepassing van deze Regeling. Dit is xxxxxxx X. Xxxxxx, bereikbaar via x.xxxxxx@xxxxxxxxxx-xxxxxxxxx.xx, 000-00 00 000 of 06-83 59 98 47.
Artikel 2 Melden, beoordelingen en vastleggen Misstand
1. De melding wordt gedaan bij de Compliance Officer van het fonds.
2. Het heeft de voorkeur dat de Melder zijn melding intern doet. De Melder is echter niet verplicht om een melding van (een vermoeden van) een Misstand eerst intern te melden. De Melder kan direct een externe melding doen bij een bevoegde autoriteit. Verder kan de Melder ook kiezen voor een externe melding als:
• De Melder het niet eens is met het standpunt van SBZ Pensioen of van oordeel is dat de melding ten onrechte terzijde is gelegd of onvoldoende onderzocht is of;
• De Melder niet binnen 3 maanden na de verzending van de ontvangstbevestiging van zijn melding een stand- punt heeft ontvangen over de interne melding.
2 Het gaat hier om een direct aan het fonds toe te rekenen gedraging die tot een integriteitsincident waaronder Misstand leidt, dus niet bijvoorbeeld het fonds in haar rol van institutioneel belegger of aandeelhouder.
3. De melding kan zowel schriftelijke, elektronisch als mondeling worden gedaan. De Melder heeft de mogelijkheid om de melding te doen via een gesprek op locatie. Dat gesprek dient op redelijke termijn na ontvangst van het verzoek plaats te vinden.
4. Bij een mondelinge melding, al dan niet op locatie, registreert het pensioenfonds de melding door een opname of een schriftelijk verslag van het gesprek te maken. De Melder wordt in de gelegenheid gesteld het verslag te controleren, aan te vullen en voor akkoord te tekenen.
5. De Compliance Officer draagt er zorg voor dat de Melder binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging ontvangt en stelt het Bestuur, door middel van een afschrift van de vastlegging van de melding, op de hoogte van de melding. De naam van de Melder wordt alleen bekendgemaakt met toestemming van de Melder of wanneer daartoe een wette- lijke verplichting bestaat. Ingeval enig wettelijk voorschrift tot mededeling van de identiteit van een Melder verplicht, dan wordt de Melder daarvan in kennis gesteld.
6. De Compliance Officer beoordeelt of de melding kwalificeert als het vermoeden van een Misstand zoals bedoeld in deze regeling en in de Wet bescherming Klokkenluiders. Wanneer de melding kwalificeert als een Misstand infor- meert de Compliance Officer de voorzitter van het Bestuur over de melding en adviseert deze over het op te starten onderzoek. Indien de melding de voorzitter van het Bestuur betreft informeert de Compliance Officer de voorzitter van de Audit-, Risk- en Compliance commissie. Vervolgens adviseren zij het voltallige Bestuur.
7. Het Bestuur besluit over de vervolgstappen en de wijze van onderzoek. Het besluit tot verder onderzoek en de gron- den waarop het gebaseerd is wordt binnen twee weken na de melding genomen en schriftelijk aan de Melder meege- deeld.
8. Wanneer de melding niet kwalificeert als een Misstand, beoordeelt de Compliance Officer wie de melding namens het fonds verder afhandelt. De Compliance Officer informeert de Melder binnen twee weken na de melding gemoti- veerd over de beoordeling en over de verdere afhandeling.
9. Een Melder kan een Adviseur in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een misstand. Ook kan een melder de Vertrouwenspersoon of de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om informatie, advies en ondersteuning in verband met het vermoeden van een misstand. De afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders is telefonisch te bereiken via 000-0000 000.
10. Wanneer de Xxxxxx niet zelf wil melden, kan een vertrouwelijke melding worden gedaan via de Vertrouwenspersoon van het fonds.
11. Wanneer de Melder zijn melding geheel anoniem wil doen, dan kan de melder een tijdelijk e-mailadres aanmaken, waarmee met de Compliance Officer gecommuniceerd kan worden.
12. Een Melder heeft de mogelijkheid om een melding in het kader van deze Regeling te doen als de Melder redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de gemelde informatie over (het vermoeden van) een Misstand op het moment van openbaarmaking juist is.
13. Een melding op grond van deze Regeling en de beoordeling van de melding worden geregistreerd in een incidenten- register door de Compliance Officer. Gedurende het verdere proces worden in het dossier de relevante documenten opgenomen, zoals de communicatie tussen de verschillende betrokkenen, de rapportages en de resultaten van even- tueel onderzoek. De gegevens worden vernietigd op het moment dat deze niet meer noodzakelijk zijn dan wel indien enig wettelijk voorschrift dit voorschrijft.
14. De Compliance Officer zorgt ervoor dat informatie over de melding alleen toegankelijk is voor diegenen die bij de melding betrokken zijn.
Artikel 3 Afhandelen Misstanden
Misstanden worden verder afgehandeld als incidenten conform de Integriteitsincidentenregeling van het fonds.
Artikel 4 Rechtsbescherming
1. Het Bestuur draagt er zorg voor dat de Melder op geen enkele wijze in zijn positie bij het fonds benadeeld wordt, voor zover deze te goeder trouw gehandeld heeft. Het fonds gaat er van uit dat een melding te goeder trouw is gedaan, tot het moment dat het fonds overtuigd is geraakt van het tegendeel.
2. Als de Melder van mening is dat sprake is van Benadeling kan de Melder:
a. De Compliance Officer verzoeken om onderzoek te (laten) doen naar de wijze waarop er met de Melder is omge- gaan. De Compliance Officer stemt daarvoor vooraf diens mandaat af met het de voorzitter van het Bestuur, of als de melding deze betreft met de voorzitter van de Audit- Risk- en Compliance commissie; en/of;
b. Hierover advies inwinnen bij de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders; en/of;
c. Een bejegeningsonderzoek aanvragen bij de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders.
3. Represailles als gevolg van melden worden beschouwd als een ernstige schending van deze Regeling, in welk geval door het Bestuur passende actie zal worden ondernomen om de positie van de Melder te beschermen.
4. Het Bestuur draagt er zorg voor dat de Compliance Officer op geen enkele wijze in zijn positie bij het fonds benadeeld wordt vanwege het uitoefenen van zijn taken op grond van deze Regeling.
5. Een Melder die willens en wetens heeft deelgenomen aan of veroorzaker is van een Misstand, zal bij melding daarvan geen recht kunnen ontlenen aan de beschermingsregels zoals die gelden voor een te goeder trouw handelende Mel- der.
6. In geval van intrekking van de Misstand door de Melder vergewist de Compliance Officer zich ervan dat de intrekking niet onder invloed van dreigementen of door omkoping heeft plaatsgevonden.
7. De bepalingen in dit artikel gelden ook voor degene die de Melder bijstaat en voor Betrokken derden.
Artikel 5 Publicatie en rapportage
1. Het fonds zorgt ervoor dat deze Regeling intern wordt gepubliceerd en op zijn website wordt geplaatst.
2. De Compliance Officer betrekt de uitvoering van deze Regeling bij zijn jaarlijkse rapportage. Deze rapportage omvat in ieder geval informatie over het aantal en soort meldingen, de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van SBZ Pensioen. Het Bestuur bespreekt deze rapportage.
Artikel 6 Inwerkintreding
Deze Regeling is vastgesteld door het Bestuur op 7 juni 2024 en treedt in werking op 7 juni 2024.
Deze Regeling wordt ten minste een keer in de drie jaar geëvalueerd en geactualiseerd via de Audit-, Risk- en Compli- ancecommissie, tenzij tussentijds sprake is van belangrijke wijzigingen. Dan wordt deze Regeling onverwijld aangepast.
Zeist, 7 juni 2024.
Xxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx
Onafhankelijk voorzitter Uitvoerend bestuurslid