DOCUMENT / GEGEVENS MINIMALE MAXIMALE INGANGSDATUM BEWAARTERMIJN BEWAARTERMIJN BEWAARTERMIJN VASTGELEGD IN
Algemene bedrijfsmatige documenten
DOCUMENT / GEGEVENS
MINIMALE
MAXIMALE
INGANGSDATUM
BEWAARTERMIJN BEWAARTERMIJN BEWAARTERMIJN
VASTGELEGD IN
Jaarrekening, accountantsverklaring e.d.
7 jaar vanaf datum opstellen BW art. 2: 394 BW
Winst- en verliesrekening 7 jaar vanaf datum opstellen art. 2: 10 en 3: 15a BW
Administratie na ontbinding rechtspersoon
7 jaar na ontbinding art. 2: 24 BW
Dividendnota's
5 jaar
na opstellen
art. 3 uitvoeringsbeschikking dividendbelasting
Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed
10 jaar Volgend op het jaar waarin men het goed is gaan bezigen.
art. 34a Wet op de omzetbelasting
Ledenadministratie van een coöperatie met aansprakelijkheid van de leden
10 jaar
na aanvraag van het lidmaatschap
art. 2: 61 BW
Subsidie administratie 10 jaar vanaf datum administreren art. 4: 69 Algemene Wet Bestuursrecht
Fiscale Documenten
DOCUMENT / GEGEVENS
MINIMALE
MAXIMALE
INGANGSDATUM
BEWAARTERMIJN BEWAARTERMIJN BEWAARTERMIJN
VASTGELEGD IN
Grootboek, debiteurenadministratie,
crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraadadministratie en loonadministratie
7 jaar vanaf 1 januari na het
opstellen
art. 52 Wet Rijksbelastingen art. 8 Douanewet
Facturen i.v.m. de omzetbelasting
7 jaar
na opstellen c.q. ontvangst
art. 31 Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting
Identificatiebewijs (op grond van Wet Identificatieplicht)
5 jaar na einde
dienstverband
art. 23 a Uitvoeringsregeling loonbelasting
Vervoer
DOCUMENT / GEGEVENS
MINIMALE
MAXIMALE
INGANGSDATUM
BEWAARTERMIJN BEWAARTERMIJN BEWAARTERMIJN
VASTGELEGD IN
Persoonlijk controleboekje 12 maanden na de laatste aantekening
art. 12 Europese Overeenkomst arbeidsvoorwaarden internationaal vervoer
Register van werkboekjes 12 maanden
na de laatste aantekening
art. 25 Beschikking werkmap
Registratiebladen 1 jaar na het gebruik art. 5 Beschikking gebruik Tachograaf
Personeelsgegevens
DOCUMENT / GEGEVENS
MINIMALE
MAXIMALE
BEWAARTERMIJN BEWAARTERMIJN
INGANGSDATUM BEWAARTERMIJN
VASTGELEGD IN
Sollicitatiebrieven, - formulieren, correspondentie omtrent de sollicitatie, getuigschriften en verklaring omtrent gedrag
4 weken zonder
toestemming, 1 jaar met toestemming van de sollicitant
na beëindiging sollicitatieprocedure
Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
Arbeidsovereenkomst en wijzigingen 2 jaar einde dienstverband art. 52 Wet Rijksbelastingen
xxxxxxx en ontslag
Wijzigingen arbeidsovereenkomst 2 jaar einde dienstverband art. 52 Wet Rijksbelastingen
Correspondentie over benoemingen, promotie, 2 jaar | einde dienstverband | art. 52 Wet Rijksbelastingen | |
Verslagen van functioneringsgesprekken 2 jaar | einde dienstverband | Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) | |
Verslaglegging in het kader Wet Verbetering Poortwachter | 2 jaar | einde dienstverband | Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) |
Loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen
5 jaar einde dienstverband art. 23 a Uitvoeringsregeling loonbelasting
Afspraken betreffende salaris en 7 jaar einde dienstverband arbeidsvoorwaarden
Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
Burgerlijke staat werknemer 7 jaar einde dienstverband
Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
VUT-regeling 2 jaar einde dienstverband art. 52 Wet Rijksbelastingen
Afspraken inzake werk OR 2 jaar einde lidmaatschap
Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
Loonbeslagen Tot opheffing
Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
Gegevens betreffende etniciteit en herkomst 5 jaar einde dienstverband
Wet stimulering Arbeidsdeelnamen Minderheden - Wet Samen
Identiteitspapieren van van derden ingeleende vreemdelingen waarvoor een 5 jaar tewerkstellingsvergunning is verleend
afloop kalenderjaar waarin arbeid door ingeleende vreemdeling is beëindigd
Wet Arbeid Vreemdelingen
Videobeelden van personeel
DOCUMENT / GEGEVENS
MINIMALE
MAXIMALE
BEWAARTERMIJN BEWAARTERMIJN
INGANGSDATUM BEWAARTERMIJN
VASTGELEGD IN
Beveiligingscamera's 24 uur Start opname Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
Opsporingscamera's tbv fraude, diefstal e.d.
zo lang als nodig is voor doel
Logfiles computersystemen / e-mail en internetmonitoring
DOCUMENT / GEGEVENS
MINIMALE
MAXIMALE
INGANGSDATUM
BEWAARTERMIJN BEWAARTERMIJN BEWAARTERMIJN
VASTGELEGD IN
Computersystemen 6 maanden Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
E-mail / Internet-monitoring
6 maanden
Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
Toegangscontrolesystemen / tijdregistratiesystemen
DOCUMENT / GEGEVENS
MINIMALE BEWAARTERMIJN
MAXIMALE BEWAARTERMIJN
INGANGSDATUM BEWAARTERMIJN
VASTGELEGD IN
Gegevens mbt tijdsregistratie
52 weken vanaf de dag van registratie
Arbeidstijdenbesluit
Gegevens mbt toegangscontrole
6 maanden nadat recht op toegang is vervallen
Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
Medische gegevens / Arbo gegevens*
DOCUMENT / GEGEVENS
MINIMALE BEWAARTERMIJN
MAXIMALE BEWAARTERMIJN
INGANGSDATUM BEWAARTERMIJN
VASTGELEGD IN
Algemeen
10 jaar, maar werknemer kan om vernietiging vragen
art. 7: 456 Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst
vanaf datum vervaardiging
(of zoveel langer als art. 7: 456 Wet op de
Patiëntendossier
15 jaar
redelijkerwijs uit de zorg van Geneeskundige
een goed hulpverlener Behandelingsovereenkomst voortvloeit)
Kankerverwekkende stoffen en processen, incl gegevens van arbeidsgeneeskundig onderzoek en lijst van werknemers
40 jaar na blootstelling Arbeidsomstandighedenbesluit
Vinylchloridemonomeer, metingsgegevens / concentratiegegevens van bewakingssysteem
3 jaar na blootstelling Arbeidsomstandighedenbesluit
Vinylchloridemonomeer, gegevens van arbeidsgeneeskundig onderzoek, lijst van werknemers
40 jaar na blootstelling Arbeidsomstandighedenbesluit
Benzeen en gechloreerde koolwaterstoffen
40 jaar
na blootstelling
Arbeidsomstandighedenbesluit
Asbest, register van blootstelling 41 jaar na blootstelling Arbeidsomstandighedenbesluit
Zandsteen 42 jaar na blootstelling Arbeidsomstandighedenbesluit
Lood en loodwit 43 jaar na blootstelling Arbeidsomstandighedenbesluit
Biologische agentia algemeen 10 jaar na blootstelling Arbeidsomstandighedenbesluit
Biologische agentia indien infectueus
10 jaar 40 jaar na blootstelling Arbeidsomstandighedenbesluit
Radioactieve straling
30 jaar na beïndiging werkzaamheden
mag bewaard worden tot 75e levensjaar
na blootstelling
Besluit Stralingsbescherming
* Medische gegevens dienen onder beheer te zijn van de Arbodienst. Bovenstaande bewaartermijnen gelden alleen als de Arbodienst de gegevens bewaard. Medische gegevens die in het personeelsdossier zijn opgenomen vallen onder de bewaartermijnen van personeelsdossiers.