VERSLAG VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING
Eigenaars en huurders Belangenvereniging “Zijlwijk”
Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxx, tel. 000-0000000, fax: 000-0000000
VERSLAG VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING
welke gehouden is op: maandag 24 juni 2002 in het kerkgebouw “De Regenboog” aan de Xxxxxxxxxx 0 xx Xxxxxx, aanvang 20:00 uur.
De vergadering wordt geleid door Xxxx Xxxxxxx
❑ Opening/inleiding
Op 28 april van dit jaar bestond de EHBZ drie jaar. De vereniging heeft dus inmiddels bewezen bestaansrecht te hebben. Dat vinden ook onze leden. Zij blijven in belangrijke mate de vereniging trouw. Er is wel enig verloop in het ledenbestand, onder meer door verhuizingen en een opzegging. Maar wij konden echter ook een tiental huurders en eigenaars als nieuwe leden begroeten. De EHBZ hoopt dat vooral de huurders die nog geen lid zijn het nut van onze vereniging in gaan zien en leden niet afhaken omdat nog geen grote aansprekende resultaten lijken te zijn behaald. Een vereniging als de onze werkt veel achter de schermen.
Vooral het ombuigen van het beleid van De Sleutels op het gebied van gezamenlijk onderhoud is geen eenvoudige zaak en kost veel tijd en energie. De EHBZ is er echter van overtuigd dat zij in dat opzicht uiteindelijk zal slagen.
De vereniging had op 31 december 2001 110 leden, waarvan 82 leden ook middels de betaling van de contributie invulling aan dit lidmaatschap hebben gegeven.
In vergelijking met 31 december 2000 (121 leden) is het ledenaantal afgenomen. De oorzaak hiervan is dat een aantal leden uit het bestand is afgevoerd omdat door deze leden nog nooit contributie was voldaan en op verschillende rappels niet werd gereageerd.
Het aantal (echte) leden per vandaag is 115, waarvan 60 huurders en 55 eigenaars.
De communicatie met de leden verloopt, door een te kort aan db-leden, niet zoals dat eigenlijk zou moeten. Alleen al het maken van een eenvoudige nieuwsbrief kost veel tijd. Denkt u maar aan het redactioneel vorm geven hiervan, zoals het verzamelen van kopij en het schrijven van redactionele stukjes. Ook het printen, in enveloppen steken, labelen en distribueren is een tijdrovende klus.
Aan deze op zich zeer belangrijke activiteit is de vereniging ook dit jaar helaas nog te weinig toegekomen door een gebrek aan vrijwilligers en doordat andere belangrijke zaken alle aandacht opeisten zoals o.a.:
▪ de Samenwerkingsovereenkomst HBS/Wbv De Sleutels, welke in mei 2001 na moeizame onderhandelingen tot stand kwam;
▪ de Samenwerkingsovereenkomst EHBZ/Wbv De Sleutels op het gebied van gezamenlijk onderhoud binnen onze eigen wijk;
▪ de onderhandelingen over het Sociaal Statuut;
▪ en de voorgenomen *fusie tussen de woningcorporaties De Sleutels, Ons Doel en Zijl & Vliet.
Het afgelopen jaar was een zeer druk overlegjaar doordat een samenwerkingsovereenkomst moest worden gemaakt met de HBS en De Sleutels en voorbereidende gesprekken zijn gestart om te komen tot een samenwerkingsovereenkomst op het gebied van onderhoud tussen de EHBZ en De Sleutels.
Het Sociaal Statuut en de verkennende besprekingen met betrekking tot de fusiewens van De Sleutels waren weer andere zaken die om aandacht vroegen en vergde veel tijd. Er is, zeer intensief vergaderd. Zowel de HBS als de EHBZ hechten veel waarden aan een goede samenwerkingsovereenkomsten, waarin de rechten van huurders goed zijn verankerd. Ook een fusie moet naar het oordeel van de huurders belangenorganisaties een belangrijke meetbare meerwaarde hebben.
De EHBZ heeft zich vooral zeer ingespannen om een vergaande samenwerking op het gebied van achterstallig noodzakelijk onderhoud voor onze eigen wijk af te dwingen en een gemeenschappelijk meerjaren onderhoudsplan te bewerkstelligen voor zowel eigenaars als huurders. Ook de lopende arbitragezaak, welke hieraan gerelateerd is, eiste zeer veel aandacht.
Het RRS-onstoppingsfonds voor eigenaars voldoet goed.
Aansprekend is uiteraard ook de vervanging van het aluminium ramen in woningen van een 30-tal eigenaars. De fraaie resultaten zijn inmiddels overal in de wijk zichtbaar.
Voor de nieuwe aanwezig leden geeft de voorzitter een toelichting om de plaats van de EHBZ binnen de huidige organisatiestructuur van Wbv De Sleutels duidelijk te maken:
de Overlegwet verplicht verhuurders om overleg te voeren met een onafhankelijke belangenorganisatie van huurders. De Sleutels is de verhuurder van de huurwoningen in onze wijk. Elke wijk van De Sleutels heeft een bewonerscommissie. Deze bewonerscommissies zijn weer vertegenwoordigd in het algemeen bestuur van de Huurders Belangenvereniging Sleutels, kortweg de HBS, het officiële overlegorgaan voor huurders van De Sleutels. De EHBZ is in het algemeen bestuur van de HBS op unieke wijze vertegenwoordigd met twee leden omdat zij zelf ook een zelfstandige vereniging is, in tegenstelling tot de bewonerscommissies.
- *Fusie.
Vanaf de tweede helft van 2001 is er sprake van een concrete fusiewens tussen Wbv De Sleutels, Wbv Zijl & Vliet en Woningstichting Ons Doel. De verkennende besprekingen tussen de corporaties en tussen de huurderorganisaties hebben al plaatsgevonden. In 2002 wordt gekeken hoe zo`n fusie vorm moet krijgen en wat voor onderzoeken en veranderingen hiervoor nodig zijn. Afgesproken is dat de huurderorganisaties HBS, HZEV en HOOD hier nauw bij betrokken zullen worden. In elk geval zal een fusie, naar het oordeel van de huurders belangenorganisaties een belangrijke meetbare meerwaarde moeten hebben.
❑ Verslag ALV-vergadering d.d.11 juni 2001 )
Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.
❑ Samenwerkingsovereenkomst gezamenlijk onderhoud EHBZ-De Sleutels
Vooruitlopend op een arbitraire beslissing, hebben De Sleutels en de EHBZ zich tegenover elkaar in positieve zin, onder nader te bepalen voorwaarden uitgesproken voor samenwerking op het gebied van onderhoud van zowel de huur- als koopwoningen in onze wijk.
In een gezamenlijke nieuwsbrief “Samen doen wij het beter!” is u daarvan inmiddels op de hoogte gebracht. De EHBZ heeft een concept voor de samenwerkingsovereenkomst gemaakt.
Op 6 maart j.l is voor het laatst hierover constructief overleg geweest. Het wachten is nu op een reactie van De Sleutels naar aanleiding van dit concept. De intentie van de door de EHBZ en De Sleutels voorgestelde samenwerking luidt als volgt:
“Onderhoudskosten vormen een belangrijk deel van de exploitatiekosten en woonlasten van respectievelijk huurwoningen en koopwoningen.
De samenwerking op dit gebied moet leiden tot een inzichtelijk en betaalbaar systeem waarbij de huurder en de huiseigenaar op basis van een meerjaren onderhoudsplan een laag vast bedrag gaat betalen voor onderhoud.
(voor de huurder verdisconteert in de huur, zonder dat dit uiteraard tot een extra huurverhoging leidt en voor de huiseigenaar d.m.v. betaling van een vast maandelijks bedrag aan bijvoorbeeld een Stichting Beheer Derden Gelden)
Op die manier is zowel de eigenaar als huurder verzekerd van gegarandeerd goed onderhoud aan de woning.
De samenwerking op het gebied van onderhoud moet verantwoord, efficiënt en betaalbaar onderhoud waarborgen aan zowel de huur- als koopwoningen.
Door aan de eigenaars een mogelijkheid te bieden om hierin te participeren moet het verkoopbeleid van De Sleutels worden gestimuleerd.
Vooral zittende huurders met lage inkomens moeten door de regeling een betere mogelijkheid krijgen om eigenaar van hun woning te worden.
De in het plan op te nemen werkzaamheden zouden kunnen bestaan uit o.a. periodiek onderhoud aan schilderwerk, riolering, bestrating, voeg- en metselwerk en daken, vervanging van de kozijnen, dakrenovaties en energiebesparende maatregelen. Ook een 24-uurs servicedienst moet deel uit maken van het plan”
❑ Verslag en voortgang vervanging aluminium kozijnen/ramen eigenaars.
❑ Verslag en voortgang vervanging aluminium kozijnen/ramen huurders middels arbitrage
Omdat deze twee agendapunten met elkaar samenhangen worden ze in een keer behandeld. Zoals u overal in onze wijk kunt zien, is de eerste (16) en tweede fase (10) van de vervanging van het aluminium ramen/kozijnen voltooid. De derde fase is in voorbereiding. Inmiddels hebben zich hiervoor 6 eigenaars aangemeld.
Het totale aantal komt hiermee voorlopig op 32. Iedereen is zeer tevreden over het fraaie resultaat. Bij voldoende belangstelling, zal in het voorjaar van 2002 worden begonnen met de uitvoering van fase 3.
Ook voor de huurders ontstaat wellicht een mogelijkheid om in aanmerking te komen voor dit zeer noodzakelijke onderhoud. De EHBZ heeft het afgelopen jaar hierover zeer uitvoerig constructief overleg gevoerd met de Directie en Bestuur van De Sleutels.
De EHBZ en De Sleutels bleven echter op wezenlijke punten van mening verschillen. Om die reden is zoals u weet uiteindelijk besloten om middels arbitrage tot een voor partijen bindende oplossing te geraken. De EHBZ heeft voorgesteld om het geschil voor te leggen aan het zeer gerenommeerde Nederlands Arbitrage Instituut (NAI).
Van belang hierbij is echter de arbitrageopdracht. De EHBZ en De Sleutels hebben inmiddels een voor partijen acceptabele opdracht geformuleerd.
Naar het oordeel van de EHBZ moest daarbij zowel de `redelijkheidsvraag` als het expliciete standpunt van De Sleutels m.b.t. het standpunt van de EHBZ ten aanzien van gemeenschappelijk onderhoud en in het bijzonder de vervanging van het aluminium ramen/kozijnen van alle huurwoningen in de opdracht zijn verwoord.
Inmiddels is er op 29 april j.l. ten kantore van De Sleutels een eerste behandeling van het geschil geweest. Partijen hebben bij die gelegenheid hun standpunten nogmaals toegelicht.
Gezien het specialistische bouwkundige karakter van het geschil, is daarbij op voorstel van de arbiter Xx.Xxxxxxxxxx besloten om, voor wat betreft de vervanging van het aluminium ramen/kozijn, aan TNO advies te vragen.
De volgende vragen zullen daarbij TNO als leidraad dienen:
1. vertonen de aluminium kozijnen met ramen in het complex 21, rekening houdend met de bouwkwaliteit van de onderhavige woningen, gebreken die het huurgenot aantasten en die voorzieningen behoeven?
2. zo ja, tot welke voorzieningen adviseert u?
3. geeft uw onderzoek u overigen nog aanleiding tot opmerkingen?
Los van de uitkomst van deze arbitrage, heeft De Sleutels toegezegd bereid te zijn om van gedachten te wisselen over het uitgangspunt van het geschil n.l. samenwerking met de EHBZ bij het onderhoudsbeleid, gebaseerd op voordelen voor beide partijen.
De EHBZ is over de uitslag de arbitrage zeer optimistisch en denkt, mede gezien de nu constructieve opstelling van De Sleutels, langs deze weg haar doel alsnog te kunnen verwezenlijken.
De heer Xxxxxxxx vraagt wanneer fase III in werking gaat treden. De voorzitter antwoordt dat dit medio september/oktober 2002 zal zijn. Op een vraag van de xxxx Xxxxxxxxxxxx hieromtrent, deelt de voorzitter mee dat de kosten van arbitrage en TNO-onderzoek volledig voor rekening van De Sleutels komen. De heer Xxxxxxxxxxx geeft een opsomming van de problemen. Ook de heer Xxxxxxxx doet dat en merkt op dat deze problemen al jaren bestaan en zonder veel succes door De Sleutels worden bestreden. Op een vraag hieromtrent deelt de voorzitter mee dat indien de EHBZ in het gelijk wordt gesteld dat afhankelijk van een economische afweging, te maken door De Sleutels een integrale onderhoudsbeurt zal worden uitgevoerd of tot vervanging van de gewraakte ramen zal worden overgegaan. Een integrale onderhoudsbeurt heeft geen huurverhoging tot gevolg. Vervanging van de ramen leidt tot een nader te bepalen geringe huurverhoging, omdat er dan naast noodzakelijk onderhoud ook sprake is van verbetering van de woning (isolerende beglazing, veilig hang- en sluitwerk etc.)
❑ Deelname ontstoppingsfonds (voor de nieuwe leden-eigenaars licht ik dit nog even toe)
De afvoer van het rioolwater van onze woningen geschiedt middels een zogenaamd `collector`- afvoer, waarvan het onderhoud en eventuele reparaties, naar evenredigheid, voor rekening komt van WbV De Sleutels èn particuliere huiseigenaren.
De EHBZ heeft sinds van 1 juni 2000 een voor haar leden (eigenaars van woningen) collectief
`all-in onderhoudscontract riool- en reinigingswerkzaamheden` afgesloten tegen een het zeer concurrerende tarief van Euro 1,27 per maand. (Euro 15,24 per jaar inclusief BTW).Het afgelopen jaar is enkele malen gebleken hoe zinvol deelname aan dit ontstoppingsfonds voor eigenaars is.
Deelnemende Eigenaars/leden van de EHBZ hebben inmiddels voor dit jaar (2002) een acceptgiro ontvangen om de jaarlijkse bijdrage voor dit onderhoudscontract te voldoen.
Voor wat betreft het afgelopen jaar (2001), hebben 49 leden hun bijdrage betaald. Er hebben dus 6 eigenaars de bijdrage voor 2001 niet voldaan. Deze eigenaars zullen worden aangeschreven met het verzoek de bijdrage 2001 alsnog te voldoen. De EHBZ moet de bijdrage per vooruitbetaling aan de RRS voldoen. De EHBZ verzoekt daarom dringend om voor prompte betaling zorg te dragen. Eind juli zal de EHBZ aan Riool Reinigings Service een opgave doen van het aantal deelnemende eigenaars.
Vlak voor deze vergadering bereikte de EHBZ overigens het bericht (via een huurder) dat De Sleutels m.i.v. 17 juni a.s. overstapt van RRS naar Barthen B.V. uit Leiden. De EHBZ heeft hierover van De Sleutels geen mededeling ontvangen. Het is de EHBZ daarom niet duidelijk waarom deze overstap is gemaakt en waarom zij hierover niet tijdig is geïnformeerd.
❑ Voorstel automatisch lidmaatschap HBS en verlagingcontributie voor leden-huurders EHBZ
Zoals u weet is de HBS het overkoepelend huurders overlegorgaan voor De Sleutels. Hoewel het ledenaantal door een statutenwijziging bij De Sleutels en de samenwerkingsovereenkomst HBS/De Sleutels dit jaar met *450 explosief lijkt te zijn toegenomen, is de representativiteit van de HBS nog altijd niet geweldig. *(ledenlijst De Sleutels is opgeschoond). Er zijn nu ongeveer 650 huurders lid van deze vereniging. (15,8% op een bestand van 4.110 W.E.)
De HBS heeft om die reden wederom aan ons gevraagd of wij het lidmaatschap van de EHBZ willen koppelen aan het lidmaatschap van de HBS. Het ledenbestand van de HBS zou dan met 60 leden toenemen. Ook is er een verzoek gekomen om het lidmaatschap voor huurders te verlagen.
Hoewel het DB van de EHBZ op zich niet onwelwillend tegen beide voorstellen staat, wil zij de algemene ledenvergadering uit budgettaire overwegingen voor dit jaar een negatief advies geven. Het inwilligen van beide voostellen is überhaupt niet mogelijk.
Als voor het volgend jaar een keuze moet worden gemaakt uit beide voorstellen dan kiest de EHBZ voor het verlagen van de contributie voor huurders en stelt de vergadering een verlaging voor van Euro 15,88 naar Euro 11,34 per jaar, ingaande 2003.
Dit voorstel wordt in stemming gebracht en met algemene stemmen aangenomen.
❑ Betaling lidmaatschap EHBZ 2001
De acceptgirokaarten voor 2002 zijn inmiddels verstuurd. Een groot deel van de leden heeft inmiddels betaald. Leden die nog niet hebben betaald worden verzocht om dit zo snel mogelijk te doen. Ook de begroting voor het boekjaar 2002 steunt grotendeels op de jaarlijkse bijdrage van de leden.
❑ Financieel verslag:
- financiële verantwoording 2001
- begroting 2002
- verslag kascontrolecommissie/vervanging lid kascommissie
Het bestuur van de EHBZ legt de financiële eindverantwoording 2001 ter vaststelling voor aan de leden, aanwezig op deze algemene ledenvergadering. De heer Xxx X.X.Xxxxxxxx legt een verklaring af. Hij vormde samen met de xxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxx de kascontrolecommissie. De xxxx Xxxxxxxxxxx kan helaas vanavond niet aanwezig zijn.
De Algemene Ledenvergadering stemt in met de financiële eindverantwoording 2001 en verleent de penningmeester decharge.
`De financiële eindverantwoording is hiermede vastgesteld.`
Volgens het rooster van aftreden zal de heer X.X.X.Xxxxxxxx geen deel meer uitmaken van de kascontrolecommissie. Zijn plaats zal worden in genomen door de heer X.X.Xxxxxxxxxxxx. Samen met Xxxxxx Xxxxxxxxxxx vormt hij de nieuwe kascontrolecommissie voor het boekjaar 2002.
❑ Uitbreiding bestuur EHBZ
-vertegenwoordiging huurders
-vertegenwoordiging eigenaars
-rooster van aftreden bestuursleden
Momenteel bestaat het dagelijks bestuur uit vier leden t.w. Xxxx Xxxxxx (eigenaar), penningmeester, Xxxxx Xxxxxxxxxx en Xxxx Xxxxxxxxxxxx (huurder). Xxxx Xxxxxxx bekleedt de functie van voorzitter en secretaris verenigt in een persoon. Dat is niet alleen ongewenst maar ook in strijd met de statuten van de vereniging.
Hij doet een dringend beroep op aanwezigen om zich kandidaat te stellen als bestuurslid en eventueel voor een bestuursfunctie. Het is van belang dat zowel huurders als eigenaars gelijkelijk vertegenwoordigd zijn binnen het bestuur.
Enige deskundigheid op bestuurlijk gebied wordt toegejuicht. Wellicht is er iemand die enkele malen per jaar een nieuwsbrief kan maken. U kunt echter ook toetreden zonder een dergelijke achtergrond. Indien u dat wenst, zullen u als bestuurslid geen tijdrovende taken worden toebedeeld. Wel is het noodzakelijk dat u als bestuurslid (eventueel bij toerbeurt) de vergaderingen bijwoont van de EHBZ en de HBS. Voor wat betreft het bijwonen van de HBS-vergaderingen staat daar een kleine onkostenvergoeding tegenover.
Het rooster van aftreden volgend zijn Xxxx Xxxxxxx (voorzitter/secretaris), Xxxx Xxxxxx (penningmeester) en Xxxxx Xxxxxxxxxx aftredende bestuursleden. Zij hebben zich voor een volgende periode van drie jaar herkiesbaar gesteld. De Algemene Ledenvergadering stemt bij acclamatie in met deze herverkiezing.
De xxxx Xxxxxxxxxxxx meldt zich aan om een EHBZ-homepage te gaan opzetten en de heer Xxxx du Pau wil meewerken aan de EHBZ-Nieuwsbrief.
❑ Rondvraag en sluiting
De heer Xxxxxxxxxxx biedt aan om leden welke de contributie nog niet hebben voldaan te gaan bezoeken. Verder wil hij een enquête gaan houden onder de huurders om over de afhandeling van klachten over onderhoud en storingen.
De voorzitter sluit de vergadering om 21:45 uur.