Algemene (betalings)voorwaarden 2023

Algemene (betalings)voorwaarden 2023

1. In onderstaand schema hanteren wij de volgende begrippen:

▪ Opdrachtovereenkomst: na mondeling en/of per mail bereikt akkoord tussen opdrachtgever en Olmenhorst sturen wij een bevestiging met een voorschotnota.

▪ Totale reserveringswaarde (‘rw’): het totaalbedrag exclusief verschuldigde BTW van de voorziene bestedingen aan gebruik locaties (‘locaties’) enerzijds en anderzijds de hapjes en maaltijden, dranken en overige bestedingen (‘ob’) gedurende het evenement.

▪ De genoemde tijdstippen worden ook gehanteerd om een reeds verzonden voorschotnota te laten opvolgen door de bij dat tijdstip behorende voorschotnota, met verrekening van reeds eerder in rekening gebrachte bedragen.

2. Wij hanteren het onderstaande schema om onze kosten middels voorschotnota’s aan je in rekening te brengen:

▪ Indien de opdrachtovereenkomst meer dan 3 maanden voor de gereserveerde datum wordt opgesteld: 15% van de totale reserveringswaarde. Vervolgens hanteren wij de onderstaande aanbetalingstermijnen.

▪ Indien de opdrachtovereenkomst tussen 3 maanden en 1 maand voor de gereserveerde datum wordt opgesteld: 50% van de totale reserveringswaarde. Vervolgens hanteren wij de onderstaande aanbetalingstermijn.

▪ Indien de opdrachtovereenkomst minder dan 1 maand voor de gereserveerde datum wordt opgesteld: 100% van de reserveringswaarde locaties en 90% van de reserveringswaarde overige bestedingen.

▪ De resterende 10% van de reserveringswaarde overige bestedingen verrekenen we met de definitieve factuur die middels nacalculatie binnen een week na afloop wordt opgemaakt.

Schematisch

Nota	3 maanden of meer	1 maand of meer	1 maand of minder
1e	15% rw	X	X
2de	50% rw	50% rw	X
3de	100 % loc./90% ob	100 % loc./90% ob	100 % loc./90% ob
Slotnota	10% ob	10% ob	10% ob

3. De aanbetalingen dienen binnen 2 weken na toezending van de nota’s op de rekening van Olmenhorst Fruit B.V. te zijn bijgeschreven. Indien dit niet het geval is, behouden wij het recht de optie en/of reservering eenzijdig te annuleren.

4. In geval van annulering hanteren wij de onderstaande annuleringsvoorwaarden:

Periode tot aanvangsdatum bijeenkomst	Kosten op basis van reserveringswaarde locatiehuur	Kosten op basis van reserveringswaarde hapjes en maaltijden, dranken en overige bestedingen
Meer dan 6 maanden	15%	15%
Tussen 3 maanden en 6 maanden	30%	25%
Tussen 3 maanden en 1 maand	80%	50%
1 maand of minder	100%	75%

5. Annulering kan enkel schriftelijk geschieden. Natuurlijk worden wij wel graag zo snel mogelijk tevens telefonisch in kennis gesteld.

6. Tot uiterlijk vijf werkdagen voorafgaande aan de reserveringsdatum kunt je het definitieve aantal personen en eventuele dieetwensen schriftelijk aan ons doorgeven. Grote wijzigingen horen wij uiteraard graag eerder.

7. Vanwege inkoop en personeelsplanning zijn wij genoodzaakt de bevestigde maar niet geconsumeerde culinaire producten en/of apparatuur volledig door te berekenen.

8. Het is niet toegestaan zelf eten en drinken mee te nemen. Bij het aantreffen hiervan worden de consumpties conform onze horecaprijzen in rekening gebracht.

9. Schade, welke is aangericht bij de op- of afbouw of door je gasten, wordt in rekening gebracht bij de opdrachtgever. De schade zal met de opdrachtgever worden opgenomen en genoteerd.

10. Olmenhorst Fruit B.V. is niet aansprakelijk voor verlies of diefstal van eigendommen van gasten uit welke ruimte dan ook.

11. Olmenhorst Fruit B.V. houdt zich het recht tussentijdse prijswijzigingen door te voeren. Uiteraard stellen wij je hiervan vooraf in kennis en indien mogelijk bieden wij een alternatief.

12. Voor ieder gebruik van onze locaties brengen wij minimaal 2,5 uur personeelskosten in rekening voor het in gereedheid brengen van de betreffende locatie.

13. In overleg is het toegestaan de gehuurde locaties op Xxxxxxxx xx Xxxxxxxxxx ( Xxxxxxxxxx Fruit B.V.) te decoreren. Het is echter niet de bedoeling dat er met de decoratie schade aan de locatie of de boomgaard wordt toegebracht. Wij vragen tevens de decoratie direct na afloop weg te halen. Indien wij de decoratie zelf moeten verwijderen of er schade is toegebracht, dan brengen wij de kosten in rekening. Bij het verwijderen van decoratie, zelf verzorgen van de bloemen, verzoeken wij je vriendelijk het afval te scheiden (GFT, restafval, glas en plastic) in de daarvoor bestemde bakken.

14. Indien de opstelling op de dag van de bijeenkomst gewijzigd dient te worden, is Olmenhorst Fruit

B.V. gerechtigd personeelskosten en/of extra locatiehuur aan de opdrachtgever door te belasten.

15. Er is een verbod op het uitstrooien van rijst, confetti, serpentine en soortgelijke producten op het terrein van en in de locaties van Landgoed de Olmenhorst ( Olmenhorst Fruit B.V.). Tevens is het gebruik van vuurwerk en aanverwanten verboden. Bij overtreding brengen wij schoonmaakkosten in rekening. Bloemblaadjes mogen worden gestrooid mits deze organisch zijn.

16. Uit duurzaamheidsoogpunt willen wij je vragen geen (wens)ballonnen op te laten en geen ballonnen als decoratie te gebruiken.

17. Indien Olmenhorst Fruit B.V. goederen in ontvangst neemt of indien goederen op welke wijze dan ook, waar dan ook, of door wie dan ook worden gedeponeerd, bewaard en/of achtergelaten zonder dat Olmenhorst Fruit B.V. daarvoor enige vergoeding bedingt, dan is Olmenhorst Fruit B.V. nimmer aansprakelijk voor schade aan of in verband met die goederen, op welke wijze dan ook ontstaan.

18. Olmenhorst Fruit B.V. is nimmer aansprakelijk voor schade direct of indirect aan wie of wat ook ontstaan als direct of indirect gevolg van enig gebrek of enige hoedanigheid of omstandigheid aan, in of op enig roerend of onroerend goed waarvan Olmenhorst Fruit B.V. houder, (erf)pachter, huurder dan wel eigenaar is of dat anderszins ter beschikking van Olmenhorst Fruit B.V. staat, behoudens indien en voor zover de schade het rechtstreeks gevolg is van opzet of grove schuld van Olmenhorst Fruit B.V.

19. Olmenhorst Fruit B.V. is nimmer aansprakelijk voor materialen die zijn ingehuurd door derden. Nog verantwoordelijk voor het zorgdragen dat de materialen retour worden gezonden of worden opgehaald.

20. Olmenhorst Fruit B.V. heeft een vergunning om tot 01.00 uur in de ruimte versterkte muziek af te spelen.

21. Na het verlaten van de locatie na 22.00 uur is het niet toegestaan onderweg of elders op het landgoed versterkte muziek af te spelen. Ook niet op de kampeerlocatie.

22. Het is niet toegestaan om open vuur te maken op een plek anders dan hiervoor afgesproken met de locatie. Het is niet toegestaan vuur te maken op de kampeerlocatie.

23. Aanbetalingen worden verrekend met de eindfactuur. Betaling dient binnen 14 dagen te geschieden.

24. Xxxxx horen wij zowel positieve als negatieve punten binnen 14 dagen na je bijeenkomst, zodat wij het verloop van de dag nog kunnen achterhalen.

25. Je reactie op de factuur horen wij graag binnen 14 dagen na het ontvangen van de factuur zo kunnen wij je reactie zo goed mogelijk afhandelen.

26. Xxx je zo vriendelijk zijn de correcte adresgegevens aan ons door te geven per mail.

Aanvullende voorwaarden vanwege Covid-19:

1. Indien vanuit de overheid bijeenkomsten geen doorgang mogen vinden ivm het Covid 19 virus of als er opgelegde beperkingen van de overheid ivm het virus gelden zoals: het aanhouden van de 1,5 meter afstand of beperkingen in groepsgrootte, dan kan er binnen één jaar vanaf de oorspronkelijke datum kosteloos in overleg een nieuwe datum bepaald worden. Denk aan redenen als:

▪ De bijeenkomst niet volgens het oorspronkelijke plan kan plaatsvinden.

▪ Xxxxxx familie uit het buitenland, vanwege dan geldende regels, niet naar Nederland mogen reizen om bij de bruiloft aanwezig te kunnen zijn.

2. Mochten jullie er voor kiezen, bij beperkingen in groepsgrootte, om het aantal gasten te verminderen dan worden jullie niet gehouden aan de laatst uitgebrachte offerte.

3. Bij de opgelegde beperking van de overheid van de 1,5 meter is het niet mogelijk om een

borrel, feest of nazit te verzorgen. Dan kan er ook niet gedanst worden. Het programma verzorgen we graag voor jullie van ceremonie t/m een uitgebreid diner. De laatst uitgebrachte offerte wordt hierop aangepast.