Contract
selectiereglement
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Departement Mobiliteit en Openbare Werken zoekt | • Bevordering binnen het niveau • Graad: hoofdmedewerker • Rang: C2 • De Vlaamse overheid zet maximaal in op hybride werken. Afhankelijk van je agenda en in overleg met je collega’s werk je op kantoor in Brussel, Antwerpen, Zeebrugge of Oostende, thuis of op een andere locatie. • Vacaturenummer: 16201 • Je kunt solliciteren tot en met: 19 september 2024 |
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
JE TAKENPAKKET ALS DOSSIERBEHEERDER OVERHEIDSOPDRACHTEN
Samen met je collega-dossierbeheerders en juristen ondersteun je de leidend ambtenaren binnen het Departement Mobiliteit en Openbare Werken (DMOW) van begin tot einde bij het plaatsen en uitvoeren van hun overheidsopdrachten. Je begeleidt de leidend ambtenaren bij het opstellen van de administratieve voorschriften, het publiceren in het e-Procurement platform en ook de administratieve en financiële goedkeuringsstromen die rond overheidsopdrachten bestaan. Zo verwerk je schuldvorderingen en vorderingsstaten en zorg je voor een correcte en tijdige betaling van facturen.
Ook help je bij het opstellen van verrekeningen en bij-aktes.
Hierbij zorg je voor de juiste en correcte registraties in eDelta, Orafin en EPM, Vlaamse informatiesystemen voor de boekhoudkundige en administratieve opvolging van overheidsopdrachten. Je zorgt ervoor dat de interne processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet- en regelgeving worden gerespecteerd. Je werkt actief mee aan een permanente optimalisatie van de processen. Een basisvereiste om de job te kunnen uitvoeren is een goede kennis van de wetgeving op overheidsopdrachten.
De functie van dossierbeheerder overheidsopdrachten situeert zich binnen het departementale team “experten overheidsopdrachten (EXPOO)”. Dit team heeft als doel om alle leidend ambtenaren binnen het departement MOW te ondersteunen bij juridische en administratieve aspecten rond de plaatsing en uitvoering van overheidsopdrachten.
Kortom, als dossierbeheerder overheidsopdrachten heb je een uitgebreid takenpakket. We zoeken dan ook iemand met sterke communicatieve vaardigheden die de materie grondig beheerst.
Xxxx hieronder meer over het gezochte profiel en de selectieprocedure.
WIE BEN JIJ?
De Vlaamse overheid wil de diverse samenleving weerspiegelen en selecteert op basis van kwaliteiten en vaardigheden los van geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap.
Je voldoet op 19 september 2024 aan volgende voorwaarden:
1) Je werkt binnen de eigen entiteit in de graad van medewerker of technicus.
2) Je hebt op datum van 19 september 2024 4 jaar relevante beroepservaring1 met betrekking tot inhoudelijke kennis van dossierbeheer overheidsopdrachten.
3) Je laatste functioneringsevaluatie mag geen onvoldoende zijn.
Na een succesvolle selectieprocedure neem je de functie contractueel op, tenzij je als ambtenaar (vastbenoemd of in proeftijd) bij de diensten van de Vlaamse overheid bent tewerkgesteld via een selectieprocedure die werd gepubliceerd vóór 1 juni 2024. In dat geval word je toegelaten tot een nieuwe statutaire proeftijd in het kader van de bevorderingsfunctie. Je behoudt dus je statutaire aanstelling2.
Neem voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden contact op met de selectieverantwoordelijke (Xxxxx Xxxxx, xxxxx.xxxxx@xxxxxxxxxx.xx, 0499 55 67 30).
JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES
Voor de functie van dossierbeheerder overheidsopdrachten heb je onderstaande persoonsgebonden competenties nodig. Die testen we tijdens de selectieprocedure. Xxxx hieronder meer over de testen en het profiel dat we zoeken.
1 Enkel werkervaringen onderhevig aan het RSZ stelsel worden meegenomen bij het bepalen van de beroepservaring. Onbetaalde stages beantwoorden hier niet aan.
2 Ben je als statutair personeelslid tewerkgesteld en werd je vanaf 1 juni 2024 toegelaten tot de statutaire proeftijd in het kader van de uitoefening van een gezagsfunctie? Dan verlies je jouw statutaire aanstelling, aangezien de vacature niet in de lijst met gezagsfuncties (bijlage 4 bij het VPS) is opgenomen. Ook als je als statutair personeelslid tewerkgesteld bent binnen de nautische keten van het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust en werd toegelaten tot de statutaire proeftijd via een selectieprocedure met publicatiedatum na 1 juni 2024, verlies je jouw statutaire aanstelling. In beide gevallen krijg je een contract van onbepaalde duur.
• Verantwoordelijkheid nemen: je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
• Samenwerken: je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)
• Analyseren: je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1)
• Oordeelsvorming: je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1)
• Klantgerichtheid: je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kunt er adequaat op reageren (niveau 1)
• Zorgvuldigheid: je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2)
• Plannen & organiseren: je kunt op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1)
Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties vind je in het competentiewoordenboek van de Vlaamse overheid.
KENNIS EN VAARDIGHEDEN VAN EEN DOSSIERBEHEERDER OVERHEIDSOPDRACHTEN
Ook deze kennis en vaardigheden heb je nodig om te starten in deze functie:
• Je kan vlot werken met pc en met de hedendaagse software.
• Je hebt financieel inzicht en redactionele vaardigheden (brieven en verslagen schrijven).
• Je hebt een uitgebreide kennis rond overheidsopdrachten.
• Je hebt kennis van boekhoudkundige principes en financiële wet- en regelgeving.
PLUSPUNTEN
Het is een pluspunt als je de volgende vaardigheden en kennis hebt bij je start. Heb je deze nog niet? Dan leer je deze vaardigheden op de werkvloer.
• Je bent assertief en kan zelfstandig werken.
BIJKOMENDE VERWACHTINGEN
• Je bent bereid om sporadisch naar andere standplaatsen te gaan.
WAT BIEDEN WE JOU?
• Je wordt bevorderd en krijgt een contract van onbepaalde duur, tenzij je als ambtenaar (vastbenoemd of in proeftijd) bij de diensten van de Vlaamse overheid bent tewerkgesteld via een selectieprocedure die werd gepubliceerd vóór 1 juni 2024. In dat geval behoud je je statutaire aanstelling.
• Je standplaats is afhankelijk van jouw voorkeur:
o Brussel: Xxxxxx Xxxxxx XX Xxxx 00, 0000 Xxxxxxx
o Antwerpen (Waterbouwkundig Laboratorium): Xxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxxxx
o Antwerpen (Maritieme Toegang): Xxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxxxx
o Oostende (Maritieme Toegang): Xxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx
o Zeebrugge (Maritieme Toegang): Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx
• Je krijgt een salaris op basis van vastgelegde salarisschalen. Er zijn verschillende factoren die het salaris bepalen. Neem een kijkje op de salarissimulator en gebruik de onderstaande info:
o niveau van de functie: C
o rang: C2
o graad: hoofdmedewerker
o Bij bevordering word je verloond in het salarissysteem op basis van evaluatie N C2113.
o Je behoudt ten minste de reeds gevaloriseerde ervaring. De selectieverantwoordelijke neemt contact met je op als jij de jobaanbieding krijgt. Beoordeelt de lijnmanager nog niet gevaloriseerde werkervaring als relevant voor de functie, dan kan deze meetellen bij de berekening van je nieuw loon. Meen je over nog niet gevaloriseerde relevante ervaring te beschikken, geef dan na de jobaanbieding alle nodige informatie hierover aan de selectieverantwoordelijke.
• Je kunt verschillende bijscholingen, vormingen of opleidingen volgen binnen de Vlaamse overheid.
Daarnaast ga je zelf aan de slag om je loopbaan in eigen handen te nemen. Hiervoor reiken we met veel plezier verschillende tools aan.
• De balans tussen werk en privé is voor ons belangrijk. Je hebt 35 dagen vakantie per jaar en bent ook vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Afhankelijk van je agenda en in overleg met je collega's werk je op kantoor, thuis of op een andere locatie.
3 Gebeurt de selectiebeslissing voor 1 oktober 2024? Dan stap je als intern personeelslid automatisch over naar het salarissysteem op basis van evaluatie. Als de selectiebeslissing tussen 1 oktober en 24 december 2024 gebeurt, dan kan je ofwel meteen bevorderen en overstappen naar het salarissysteem op basis van evaluatie, ofwel de bevordering uitstellen tot 2 januari 2025 en voorlopig betaald blijven volgens het salarissysteem op basis van anciënniteit. Bij selectiebeslissingen na 1 januari 2025 stap je automatisch over naar het salarissysteem op basis van evaluatie.
• Je proefperiode duurt 4 maanden4. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art. III 46).
• De bevorderingsbetrekking neem je ten laatste 3 maanden op na de datum van de selectiebeslissing.
Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid?
xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xxxx-xxxxxxxxxx
SELECTIEPROCEDURE
Door onvoorziene omstandigheden kan het gebeuren dat we de timing en/of aard van de selectie onverwacht moeten aanpassen. Als dat het geval is, brengen we je tijdig op de hoogte.
SELECTIERONDE 1: EERSTE SCREENING
Cv-screening
Op basis van je sollicitatie gaan we na of je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarde(n). Voldoe je? Dan kun je meedoen aan het vervolg van de selectieprocedure.
De cv-screening gebeurt in de week van 23 september 2023.
Voorselectie op basis van verkennende gesprekken
Deze voorselectie vindt enkel plaats als er meer dan 5 kandidaten voldoen aan de deelnemingsvoorwaarden.
In deze tweede selectiefase beoordelen een selectieverantwoordelijke en collega(’s) van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken je kandidatuur op:
• eerste screening van je motivatie en verwachtingen
• eerste screening van je technische kennis en vaardigheden
• relevantie van je ervaring
Deze voorselectie is eliminerend. Om door te gaan naar de volgende ronde moet je minstens 50% behalen op het geheel van de criteria én behoren tot de 5 hoogst scorende kandidaten.
Deze selectieronde zal digitaal doorgaan via MS Teams op 2 oktober 2024 (datum onder voorbehoud).
4 De proefperiode is enkel van toepassing voor personeelsleden die als ambtenaar tewerkgesteld zijn via een selectieprocedure die werd gepubliceerd vóór 1 juni 2024. Tijdens de proeftijd heb je bovendien recht op verlof in jouw oorspronkelijke functie. Voor personeelsleden die contractueel in dienst zijn is er geen proefperiode bij bevordering in een niet gezagsfunctie.
SELECTIERONDE 2: SCREENING COMPETENTIES
Eén of meerdere selectieverantwoordelijke(n) en collega(’s) van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken nemen deze screening af.
Aan de hand van een interview en een persoonlijkheidsvragenlijst worden jouw persoonsgebonden competenties bevraagd. De resultaten uit de voorselectie worden hier ook in rekening genomen.
Deze selectieronde is eliminerend.
Deze selectieronde vindt plaats in Brussel (Belpaire) op 16 oktober 2024 (datum onder voorbehoud).
SELECTIERONDE 3: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING
Tijdens een jurygesprek met case beoordelen de selectieverantwoordelijke en collega(’s) van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken volgende onderdelen:
• Je motivatie
• Je visie op en inzicht in de functie
• De bijkomende persoonsgebonden competentie(s): plannen en organiseren (niveau 1)
• Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie
De case kun je vooraf thuis beantwoorden. We bezorgen je de opdracht via e-mail op 11/10/2024 stipt om 14 uur. Na 1,5 uur mail je ons je antwoord (ten laatste om 15u30). Als je niet in de mogelijkheid bent om de case op dit tijdstip af te leggen, kan je een alternatief tijdstip aanvragen bij de selectieverantwoordelijke.
Deze selectieronde is eliminerend en vindt samen met selectieronde 2 plaats in Brussel (Belpaire) op 16 oktober 2024 (datum onder voorbehoud).
Je krijgt een eindresultaat op basis van je sollicitatieprocedure: geslaagd of niet geslaagd. De betrokken manager besluit uiteindelijk welke geslaagde kandidaat de functie mag opnemen.
TOELATINGSVOORWAARDEN
Op de datum van bevordering moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:
• Je bent geslaagd voor de selectieprocedure.
• Je bent personeelslid buiten proeftijd.
• Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de functie.
• Je geniet de burgerlijke en politieke rechten. Dat bewijs je met een uittreksel uit het strafregister. Als je uittreksel uit het strafregister vermeldt dat je uit je burgerlijke en politieke rechten bent ontzet, kan de Vlaamse overheid je niet aanstellen.
NIET NODELOOS HERTESTEN
Als je de voorbije 7 jaar al testen aflegde binnen een selectieprocedure van de Vlaamse overheid, dan hoef je wellicht niet alle testen opnieuw te maken. Je kan er zelf voor kiezen of je de testen wilt hergebruiken of dat je ze liever opnieuw maakt. Let wel, het zijn nog altijd de selectieverantwoordelijke en de lijnmanager die beslissen of dit toegepast kan worden in de selectieprocedure. Bij deze beslissing wordt er rekening gehouden met de gelijkwaardigheid van de testen, het verschil in de competenties, de vergelijkbaarheid tussen kandidaten, … Xxxx via onze website hoe je je testen opnieuw kan inzetten: niet nodeloos hertesten.
HOE SOLLICITEER JE?
Solliciteer ten laatste op 19 september 2024 via het online sollicitatieformulier op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
• Je sollicitatie is enkel geldig als je jouw online sollicitatieformulier ten laatste op 19 september 2024 én in het Nederlands hebt ingediend.
• Kun je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of 02 553 01 08.
REDELIJKE AANPASSINGEN
Heb je bepaalde aanpassingen nodig? Weet dat de Vlaamse overheid redelijke aanpassingen voorziet in het selectieproces.
We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan voorzien wij ondersteunende maatregelen zodat jij je job optimaal kunt uitvoeren.
Vermeld het in het sollicitatieformulier als je omwille van een handicap ondersteuning nodig hebt tijdens de selectieprocedure en gebruik wilt maken van die aanpassingen. De selectieverantwoordelijke zal jou dan contacteren om verdere afspraken te maken. Via onze tool redelijke aanpassingen vind je alvast een informatief overzicht van een aantal aanpassingen die we kunnen voorzien per selectiestap.
NOG VRAGEN?
Xxxxxxx Xxxxx 0477 97 55 71 Celcoördinator Dossierbeheer Overheidsopdrachten E-mail: xxxxxxx.xxxxx@xxx.xxxxxxxxxx.xx Xxxxx Xxxxxxx Coördinerend dossierbeheerder overheidsopdrachten 0479 64 31 61 | Heb je vragen over de selectieprocedure? Neem dan contact op met: Xxxxx Xxxxx selectieverantwoordelijke xxxxx.xxxxx@xxxxxxxxxx.xx 0499 55 67 30 |
Meer weten over Departement Mobiliteit en Openbare Werken en waar we voor staan? Neem dan zeker een kijkje op onze website: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxx-xxxxxx
WERVINGSRESERVE
Naar aanleiding van deze selectie leggen we een wervingsreserve (zonder rangschikking) aan voor de functie van dossierbeheerder overheidsopdrachten bij Departement Mobiliteit en Openbare Werken.
Als er een nieuwe vacature is voor de functie, organiseert de entiteit geen volledig nieuwe sollicitatieprocedure. De kandidaten uit de wervingsreserve worden dan gecontacteerd. Je kunt dus in de toekomst gecontacteerd worden als je geslaagd bent voor deze selectieprocedure, maar de functie nu niet opneemt of aangeboden krijgt. We bespreken dan of je nog interesse hebt om aan de slag te gaan in de functie van dossierbeheerder overheidsopdrachten.
Departement Mobiliteit en Openbare Werken kan beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.
Accepteerde je een aanbod, maar verander je nadien van mening en kom je toch niet in dienst? Dan verlies je je plaats in de wervingsreserve.