VOORWAARDEN VOOR DEELNAME AAN
VOORWAARDEN VOOR DEELNAME AAN
DOOR IRO GEORGANISEERDE COLLECTIEVE BEURSPRESENTATIES
(d.d. 13 februari 2020)
IRO, de Branchevereniging voor de Nederlandse Toeleveranciers in de Offshore Energie Industrie, verzorgt de coördinatie en organisatie van collectieve beurspresentaties (vaak binnen een zogenaamd landenpaviljoen) op verschillende nationale en internationale vakbeurzen en conferenties. Deelname aan deze collectieve inzendingen staat open voor IRO leden.
1. Opties deelnamepakketten
Op collectieve beurspresentaties die door IRO worden verzorgd, kunnen deelnemers een keuze maken uit de onderstaande deelnamepakketten:
1. Deelname met huur van vloeroppervlakte binnen het collectief (“Raw space”) (vanaf 21m2)
2. Deelname met huur van vloeroppervlakte en standaard standontwerp- en bouw binnen het collectief (“Standard Stand design”) (van 9 tot 21 m2)
3. Deelname in de IRO lounge
4. Deelname met brochures
5. Overige deelnames (nader te bepalen door IRO per evenement)
IRO beslist per beurs welke pakketten aangeboden worden en zal dit bij het openen van de inschrijving kenbaar maken.
Deze Voorwaarden zijn van toepassing op alle pakketten die aangeboden worden onder de noemer
“Deelname aan door XXX georganiseerde collectieve IRO beurspresentaties” zoals hierboven omschreven.
Indien de collectieve beurspresentatie door XXX in opdracht van of in samenwerking met derden wordt uitgevoerd, kunnen andere regels van toepassing zijn waarvan melding gemaakt wordt in de verstrekte informatie bij aanmelding.
2. Aanmelding
Gedurende de aanmeldingstermijn kan de deelnemer zich inschrijven voor deelname via de IRO website of, in uitzonderlijke gevallen, volgens een door IRO nader te specificeren procedure.
Met het insturen van de aanmelding gaat de deelnemer akkoord met de voorwaarden en geeft de aanmelder aan dat hij/zij bevoegd is om namens het bedrijf de aanmelding voor deelname te doen.
De deelnemer is na aanmelding gehouden te participeren. Bij annulering hierna blijft de gehele deelnemersbijdrage verschuldigd, tenzij een vervangende deelnemer de standruimte en de daarbij behorende verplichtingen overneemt.
De deelnemer is verplicht zich te houden aan de voorwaarden van deelneming zoals opgesteld door IRO in dit document en door de organisatoren van de beurs in kwestie (deze voorwaarden zijn op verzoek verkrijgbaar bij IRO).
IRO behoudt zich het recht voor deelneming te weigeren met opgaaf van redenen en desgewenst toegelicht in een persoonlijk gesprek.
3. Toewijzing van standruimte
Na aanmelding is de toewijzing van standruimte door IRO bindend.
XXX zal zich te allen tijde inspannen om de deelnemer een stand overeenkomstig de voorkeur toe te wijzen. Tijdens de aanmeldprocedure kan de deelnemer speciale wensen en voorkeuren met betrekking tot de locatie van de stand aangeven.
Na het sluiten van de aanmeldingstermijn worden de volgende criteria in acht genomen bij de toewijzing van de standruimte:
- Eerdere participatie van de deelnemer aan de betreffende beurs (anciënniteit)
- Het door de beursorganisatie opgelegde reglement m.b.t. ontwerp, uitvoering en inrichting
- Overwegingen met betrekking tot de collectieve presentatie en Holland branding (bijvoorbeeld een gebalanceerde verhouding tussen grote en kleinere stands binnen het paviljoen, een goede representatie en afspiegeling van het IRO ledenbestand en de industrie in het algemeen)
- Optimaal gebruik van de beschikbare vloeroppervlakte en bestaande standmaterialen
- Voorkeur van de deelnemer
- Aantal geïnteresseerde bedrijven op de wachtlijst
Indien dit de collectieve presentatie ten goede komt kan IRO genoodzaakt zijn tot het toekennen van maximaal 15% meer of minder vierkante meters dan de deelnemer heeft aangevraagd. Over de kosten die samenhangen met het toekennen van extra meters geldt dat deze 50/50% verdeeld worden tussen IRO en deelnemer.
Bij een gelijkblijvende oppervlakte en indeling van de collectieve presentatie, krijgt de deelnemer in principe dezelfde standruimte toegewezen als in het voorgaande jaar (indien van toepassing). Indien er ruimte vrijkomt die beter aansluit bij de wensen van de deelnemer, wordt met inachtneming van de toewijzingscriteria zoals hierboven beschreven, contact opgenomen met de eerste rechthebbende om een wijziging van locatie overeen te komen.
Indien er sprake is van een wachtlijst zal de beschikbare vrijgekomen ruimte zodanig ingedeeld worden dat zowel bestaande deelnemers als deelnemers op de wachtlijst zo goed als mogelijk geaccommodeerd worden.
Afspraken omtrent het toewijzen van de standruimte met individuele deelnemers worden te allen tijde schriftelijk vastgelegd. De deelnemers kunnen geen rechten ontlenen aan mondelinge toezeggingen en/of afwijkingen op deze voorwaarden tenzij expliciet schriftelijk vastgelegd.
Na het sluiten van de aanmeldingstermijn kunnen alternatieve toewijzingscriteria gelden voor niet afgenomen vrijgevallen of additioneel aangekochte vloeroppervlakte.
4. Wachtlijst
Indien de aanmelding voor standruimte niet gehonoreerd kan worden, zal de aanmelding vastgelegd worden op een wachtlijst voor de betreffende beurs. De plek op de wachtlijst wordt, gewogen in volgorde van onderstaande criteria, vastgesteld op basis van:
- Aantal deelnames aan de betreffende beurs in drie (3) voorafgaande jaren
- Aantal inschrijvingen voor de betreffende beurs in drie (3) voorafgaande jaren
- Aantal jaren IRO lidmaatschap
Om de plek op de wachtlijst te behouden dient altijd de aanmeldprocedure gevolgd te worden. Bij het vrijkomen van standruimte zal de wachtlijst in volgorde worden benaderd.
5. Ondersteuning vanuit IRO
XXX stelt de deelnemer tijdig op de hoogte van een planning met deadlines alsmede van relevante informatie omtrent de beursdeelname en aanverwante activiteiten die door IRO worden gefaciliteerd of ondersteund. De deelnemer (daarbij inbegrepen alle standbemanning en inhuurpersoneel ter plekke) wordt geacht op de hoogte te zijn van het beursreglement en de veiligheidsvoorschriften die door de beursorganisatie beschikbaar worden gesteld.
XXX aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor problemen en/of kosten die ontstaan door het niet correct en/of tijdig opvolgen van voorgeschreven deadlines en/of onbekendheid met de aan de deelnemer aangeleverde informatie.
Gedurende, tijdens en na afloop van de beurs draagt IRO zorg voor een adequate opvolging van vragen en aandachtspunten die vanuit de deelnemers aangedragen worden, zo nodig in rechtstreeks overleg met de beursorganisatie.
6. Kosten inbegrepen in deelnamepakketten
Voor iedere beurs worden kosten in rekening gebracht volgens de prijsstelling die bij opening van de inschrijving door IRO bekend wordt gemaakt. In de deelnamesom inbegrepen zijn de kosten van:
Algemene faciliteiten voor alle deelnemers:
• Voorbereiding en organisatie door IRO
• Begeleiding door een IRO medewerker ter plaatse
• Gebruik van algemene ruimte ten behoeve van de deelnemers lounge (IRO lounge) inclusief gelimiteerd (binnen redelijke grenzen) gebruik van cateringfaciliteiten in de lounge.
• Holland branding/algehele presentatie van het collectief
• Overige beursfaciliteiten die door de organisatie kosteloos aan het collectief beschikbaar worden gesteld, zoals bijvoorbeeld toegangspassen (zonodig pro-rata op basis van standafmetingen), marketingtools, gebruik vergaderruimte etc.
• Gebruik van en toegang tot eventuele promotionele en netwerkactiviteiten (zo nodig pro-rata op basis van standafmetingen) die door IRO worden gefaciliteerd of ondersteund.
• Optioneel (tegen meerprijs) gebruik van collectieve transportarrangementen, cateringvoorzieningen en overige diensten (indien van toepassing)
Voor de individuele pakketten (zoals omschreven in artikel 1) zijn de volgende extra faciliteiten inbegrepen:
Extra voor deelnemers met pakket “Raw space”(pakket 1)
Bovenstaande algemene faciliteiten, alsmede:
• huur expositieruimte (vloeroppervlakte)
Extra voor deelnemers met pakket “Standard Stand design”(pakket 2)
Bovenstaande algemene faciliteiten, alsmede:
• huur expositieruimte (vloeroppervlakte)
• standaard rompbouw (achter- en zijwanden in wit geplastificeerd materiaal, standafscheidingen, uniforme firmanaamvermelding op de fries)
• plafond- en/of standaard standverlichting (1 spotlight c.q. 1 stopcontact per 3 m² standruimte)
• vloerbedekking in een standaardkleur
• transport van het rompbouw standmateriaal
• NB op enkele beurzen is het “Standard Stand design pakket” inclusief een set van standaardmeubilair (desk, tafel, stoelen, brochurerek). Dit wordt expliciet gemeld tijdens de aanmeldtermijn. Waar mogelijk zullen alleen de meerkosten in rekening gebracht worden, indien door de deelnemer voor alternatief meubilair gekozen wordt.
Extra voor deelnemers met deelname in de IRO Lounge (pakket 3):
Bovenstaande algemene faciliteiten, alsmede:
• deelname in de IRO lounge met een (1) bedrijfsvertegenwoordiger, een (1) wandpaneel en brochures (max. 2 soorten).
• cateringfaciliteiten in de lounge voor de aanwezige bedrijfsvertegenwoordiger
• collectief transport van brochures en wandpaneel naar de beurslocatie (voor wandpaneel tevens retourtransport).
Extra voor deelnemers met Brochures (pakket 4):
Bovenstaande algemene faciliteiten, alsmede:
• tentoonstellen van (maximaal 2 soorten) brochures per bedrijf in de algemene ruimte/IRO lounge of IRO stand.
• collectief transport van brochures naar de beurslocatie.
Extra voor deelnemers met Overige deelnames
De faciliteiten die beschikbaar gesteld worden voor het pakket overige deelnames worden tijdens de aanmeldingstermijn nader gespecificeerd.
7. Kosten voor rekening deelnemer
Niet in de deelnemingssom begrepen zijn de overige kosten (die niet vermeld zijn in de voorgaande paragraaf), zoals:
• inrichting van de stand met wandbekleding (prints/panelen/posters/stickers of anderszins), meubilair, xxxxxxxx, keukeninrichting, tekst- en/of fotopanelen, extra verlichting, AV apparatuur, model/machineopstellingen en -aansluitingen, etc.
• transport, laden, lossen, douanebehandeling en plaatsen van de eigen expositiegoederen van de deelnemer
• aansluitingen voor internet, telefoon, telefax en gesprekskosten
• aansluitingen voor water aan- en afvoer, waterverbruik, elektra-aansluitingen en -verbruik en overige bijzondere voorzieningen
• catering en schoonmaakkosten (tenzij uitdrukkelijk anders vermeld bij aanmelding)
• inhuur tolken, stand personeel, overig inhuurpersoneel
• parkeer- en bezoekerskaarten (buiten het door de organisatie beschikbaar gestelde aantal kaarten t.b.v. het collectief)
• Bovengemiddeld gebruik van cateringfaciliteiten in de IRO lounge
• reis en verblijfkosten van de deelnemer
De kosten van deze en andere extra dienstverlening en/of materialen worden aan de deelnemer in rekening gebracht met inachtneming van het bepaalde in artikel 10.
8. Ontwerp, uitvoering, inrichting en gebruik van de standruimte
De beursorganisatie, IRO en/of de standbouwer kunnen, aan de hand van het beursreglement en binnen redelijke grenzen, bindende eisen stellen aan het ontwerp, de uitvoering, de inrichting en het gebruik van de stand.
Speciale wensen van de deelnemer hieromtrent (zoals bijvoorbeeld de bouwhoogte, gebruik van geluidsapparatuur, speciale evenementen/recepties gedurende de beurs) vinden plaats in goed overleg tussen deelnemer, IRO, en eventueel de standbouwer en overige deelnemers van aanpalende stands.
Indien geen overeenstemming wordt bereikt over het ontwerp, de uitvoering, de inrichting en/of het gebruik van de stand prevaleert het beursreglement, gevolgd door de voorwaarden die gesteld worden door XXX in verband met de algehele presentatie van het collectief, gevolgd door de aanbevelingen van de standbouwer in verband met de technische haalbaarheid.
De deelnemer is te allen tijde verantwoordelijk voor een adequate standbemanning overeenkomstig het beursreglement, ingaand op het moment dat de stand en expositiematerialen worden overgedragen tot het moment dat de laatste expositiematerialen van de stand verwijderd zijn of aan standbouwer/expediteur overgedragen zijn.
9. Keuze standbouwer
Voor de deelnemers die kiezen voor het “Standard stand design” (pakket 2), geldt dat de deelnemer is gehouden de standbouw te laten uitvoeren door een door IRO aangewezen standbouwer. De deelnemer zal de wensen hieromtrent bespreken met de gecontracteerde standbouwer, waarna vooraf offerte zal gemaakt ter goedkeuring.
De deelnemers met “Raw space” (pakket 1) zijn vrij in de keuze van de standbouwer. De deelnemer is te allen tijde verantwoordelijk voor ingehuurd (standbouw)personeel en dient zich ervan te vergewissen dat ingehuurde staf voldoet aan alle vanuit de beursorganisatie voorgeschreven criteria (op het gebied van veiligheid, verzekering, licenties, vergunningen en anderszins), alsmede voor het uitwisselen van alle gevraagde documentatie tussen IRO, de beursorganisatie en ingehuurde staf. XXX aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voorvloeiend uit overeenkomsten tussen deelnemers en ingehuurde (derde) partijen.
10. Betalingen
Na vaststelling van de (hetzij voorlopige, hetzij definitieve) plattegrond van de collectieve beurspresentatie ontvangt de deelnemer een factuur voor de kosten voor afname van het aangevraagde pakket.
De deelnemer aanvaardt de verplichting deze factuur, evenals doorberekeningen van ten behoeve van deelnemer gemaakte extra kosten, binnen 30 dagen na dagtekening te voldoen.
Bij niet-tijdige betaling wordt onmiddellijk tot invordering van de uitstaande facturen overgegaan. Er kunnen door de deelnemer slechts rechten van deelname worden uitgeoefend bij volledige betaling van alle facturen vóór aanvang van de beurs. IRO behoudt zich het recht voor deelname te weigeren bij niet-volledige betaling of bij het niet opvolgen van de bepalingen zoals uiteengezet in deze voorwaarden en/of bijgesloten addenda.
11. Valutarisico
Teneinde valutarisico’s te vermijden, behoudt IRO zich het recht voor (een deel van) de kosten van een internationale beurs in buitenlandse valuta te factureren. De deelnemer is gehouden deze factuur in de desbetreffende valuta te betalen. Indien hieraan niet wordt voldaan, kan IRO deelname aan de beurs weigeren.
12. Verzekeringen
Expositiegoederen en overige eigendommen van de deelnemer, schade als gevolg van transport, vertraging, diefstal, verlies, schade van enigerlei aard, alsmede persoonlijk letsel en gevolgschade zijn niet door de verzekering van IRO gedekt. XXX aanvaardt hiervoor geen enkele aansprakelijkheid. De eventueel hiervoor benodigde verzekeringen dienen door de deelnemer zelf te worden afgesloten.
13. Annulering door de deelnemer
Bij annulering door de deelnemer blijft de wettelijke verplichting tot betaling van het totaalbedrag van de deelnemersbijdrage onverminderd van kracht. Deze verplichting is ook van kracht voor kosten gemaakt door of namens de door IRO gecontracteerde firma's.
XXX zal zich te allen tijde inspannen om een vervangende deelnemer te vinden of restitutie ten behoeve van de deelnemer te verkrijgen, zo mogelijk door:
• De standruimte aan een andere partij aan te bieden – in dit geval zal aan de deelnemer een annuleringsvergoeding vermeerderd met eventuele extra kosten voor de overdracht in rekening worden gebracht.
De standruimte te retourneren aan de organisatie - in dit geval zal een annuleringsvergoeding vermeerderd met eventuele extra kosten volgens de geldende annuleringsvoorwaarden van de organisatie in rekening worden gebracht, eventueel vermeerderd met kosten samenhangend met ontwerp en inrichting van de collectieve beurspresentatie.
In overleg kunnen deelnemer en IRO gezamenlijk naar een vervangende deelnemer zoeken, waarbij IRO de toewijzingscriteria zoals vastgelegd in artikel 3 in acht neemt en in alle gevallen eerst schriftelijk bevestiging en goedkeuring dient te geven alvorens de stand aan een andere partij wordt overgedragen.
14. Annulering door IRO
IRO behoudt zich het recht voor de collectieve presentatie te annuleren. De deelnemer zal niet bevoegd zijn zich uit de overeenkomst terug te trekken, noch om schadevergoeding te eisen. Indien de beurs wordt afgelast, zal IRO niet aansprakelijk zijn voor eventuele verliezen of ander nadeel door de deelnemer dientengevolge geleden. Bij annulering zal de deelnemingssom worden gerestitueerd onder aftrek van de door IRO op dat ogenblik gemaakte kosten voor aangegane verplichtingen. Een specificatie van deze kosten kan op verzoek worden overgelegd.
15. Gedragsregels en goed buurmanschap
Van iedere deelnemer wordt respect voor en opvolging van de geldende veiligheids- en gedragsregels, het beursreglement en de principes van goed buurmanschap verwacht, met inachtneming van specifieke regels in
de betreffende regio. Te allen tijde dienen aanwijzingen van de beursorganisatie en IRO opgevolgd te worden.
Kosten voortvloeiend uit het niet opvolgen van het reglement of aanwijzingen van IRO of beursstaf worden in rekening gebracht. Dit kan ook leiden tot uitsluiting van een volgend evenement.
16. Algemene aansprakelijkheid
Partijen vrijwaren elkaar over en weer voor aansprakelijkheid als gevolg van persoons- en/of zaakschade, evenals voor eventuele mede daarmee samenhangende gevolgschade, voortvloeiend uit de aanmelding voor en deelname aan een collectieve beurspresentatie zoals hierboven omschreven.
17. Toepasselijk recht
Op deze voorwaarden is het Nederlands recht van toepassing. Bij geschillen hieruit voortkomend is de competente rechter in Den Haag bevoegd.
Bijlage:
Addendum 1 - Aanvullende regels voor deelname IRO lounge/ Brochures
ADDENDUM 1 - Aanvullende regels voor deelname IRO lounge/ Brochures
• Per bedrijf kan er maximaal één vertegenwoordiger gelijktijdig aanwezig zijn in de IRO lounge.
• Het wandpaneel dient aan een vast formaat van te voldoen, dat door IRO na aanmelding wordt vastgesteld (doorgaans 90 x 90 cm). Dit paneel kan als poster/ hardboardplaat of foam board worden aangeleverd en dient goed verpakt te zijn. Optioneel kan het wandpaneel vervangen worden door een videopaneel (tegen meerprijs).
• Wandpaneel en/of brochures dienen vóór de gestelde datum op het IRO kantoor aanwezig te zijn voor het collectief transport. Na deze datum komt het transport van de materialen voor rekening van de deelnemer of dienen de materialen door de deelnemer zelf direct op de beurs aangeleverd te worden in de IRO lounge, uiterlijk op de laatste openingsdag van de beurslocatie vóór aanvang van de beurs voor
12.00 uur ’s middags.
• Na afloop van de beurs worden de overgebleven goederen (doorgaans) teruggestuurd naar het IRO kantoor, alwaar de deelnemer het meegestuurde paneel en de overgebleven brochures zelf kan ophalen binnen de gestelde termijn (tenzij anders afgesproken en schriftelijk vastgelegd). Het retourneren van overgebleven brochures naar het IRO kantoor wordt alleen gefaciliteerd indien er een retourtransport plaatsvindt.
• Modellen, monsters, relatiegeschenken, enz. mogen alleen in de IRO stand worden opgesteld of meegebracht indien hier tevoren aparte schriftelijke afspraken over zijn gemaakt. IRO kan hiervoor een extra vergoeding in rekening brengen.
• IRO behoudt zich het recht voor deelname in de IRO stand te weigeren indien niet aan bovenstaande voorwaarden is voldaan. In dat geval blijft de volledige deelnemersbijdrage aan IRO verschuldigd.