CONTENTS
Stichting Mars Pensioenfonds (Mars Pension Fund)
Date 16 June 2022
CONTENTS
1 WAT ZIJN PERSOONSGEGEVENS? 3
2 WAAROM VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS? 4
3 WAAROM MOGEN WIJ PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN? 5
4 VAN WIE VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS? 6
5 VAN WIE ONTVANGEN WIJ PERSOONSGEGEVENS? 7
6 WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ? 8
7 MET WIE KUNNEN WIJ PERSOONSGEGEVENS DELEN? 9
9 OPNEMEN VAN TELEFOONGESPREKKEN 11
10 HOE LANG BEWAREN WE JOUW GEGEVENS? 12
11 ZO ZORGEN WIJ VOOR JOUW PERSOONSGEGEVENS 13
12 JE RECHTEN MET BETREKKING TOT JOUW PERSOONSGEGEVENS 14
13 MOGEN WIJ DEZE PRIVACYVERKLARING WIJZIGEN? 15
1 WAT ZIJN PERSOONSGEGEVENS?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over jou zeggen of die wij in verband met je kunnen brengen.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan jouw naam, telefoonnummer of e-mailadres, maar mogelijk ook het IP-adres van jouw computer. Een gegeven is een persoonsgegeven als het gegeven direct, of zonder veel moeite, tot jou als persoon te herleiden is. Je deelt verschillende soorten persoonsgegevens met ons als je deelnemer bij ons bent of als je contact met ons hebt.
2 WAAROM VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?
Waarom Stichting Mars Pensioenfonds, ook aangeduid met MPF, jouw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt hangt af van welke hoedanigheid je ten opzichte van ons hebt. Ben je bijvoorbeeld deelnemer van MPF, dan verwerken wij jouw persoonsgegevens om jouw pensioen zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren en te administreren. Maar ook om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en aan contractuele afspraken. Om dit zo goed mogelijk te kunnen doen, kunnen jouw persoonsgegevens worden gebruikt voor de volgende doelen:
• Het voldoen aan pensioen- en uitkeringswet- en regelgeving;
• Het vaststellen van de hoogte en uitbetaling van pensioenaanspraken en –uitkeringen;
• Het berekenen, vastleggen en innen van premies bij werkgevers;
• Om contractuele afspraken, bijvoorbeeld op grond van de pensioenovereenkomst tussen Mars Inc. en jou, na te komen;
• Het behandelen van geschillen;
• Voorkoming van fraude;
• Om statistische analyses en ALM-studies uit te voeren;
• Om de gebruiksvriendelijkheid van het deelnemersportaal van de website te verbeteren;
• Voor interne (kwaliteits)analyses en productontwikkeling om de regelingen en dienstverlening te verbeteren;
• Adequate communicatie met jou als deelnemer;
• Archiefbeheer.
MPF verzamelt jouw persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hoe dat gebeurt, wordt hieronder uitgelegd.
3 WAAROM MOGEN WIJ PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN?
Dit hangt af van het soort persoonsgegeven dat wij van jou verwerken en met welk doel. De grondslag waarom wij persoonsgegevens van jou mogen verwerken kan zijn:
• de gegevensverwerking is noodzakelijk om uitvoering te geven aan een overeenkomst waarbij jij partij bent;
• de gegevensverwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een van onze wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld onze informatieplichten uit de Pensioenwet;
• De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van MPF of van een derde, zoals de belangen om geschillen te behandelen, fraude te voorkomen, analyses uit te voeren, onze dienstverlening te verbeteren, uitvoering te geven aan onze zakelijke overeenkomsten en in bepaalde gevallen voor de afhandeling van communicatie. Dit geldt alleen als jouw privacybelangen niet zwaarder wegen. Je kunt bezwaar maken tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang als jij meent dat deze belangenafweging niet goed is gedaan; of
• jij hebt er uitdrukkelijk toestemming voor gegeven.
4 VAN WIE VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?
Wij verwerken de persoonsgegevens van onder meer:
• alle (gewezen) deelnemers en andere uitkeringsgerechtigden van MPF en hun familieleden, waaronder partners, ex-partners en kinderen
• alle bezoekers van de website
• iedereen die contact met ons opneemt
• bezoekers van MPF
• (contactpersonen van) bij MPF aangesloten werkgevers (dit zijn alle Nederlandse gelieerde vennootschappen van Mars Inc.)
• (contactpersonen van) leveranciers of zakelijke contacten van MPF
• (aspirant-)leden voor de organen van MPF
5 VAN WIE ONTVANGEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?
Meestal ontvangen wij persoonsgegevens van jouw werkgever of direct van jou, maar we kunnen die ook op andere manieren ontvangen, zoals van een van de volgende partijen (indien een bron een openbare bron is, zullen wij dat steeds apart vermelden):
• Basisregistratie Personen (BRP)
• Voormalige werkgever(s)
• Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV)
• Kamer van Koophandel (dit is een openbare bron)
• Andere pensioenuitvoerders
• Register Niet-Ingezetenen (RNI)
• Wettelijk vertegenwoordiger
• Partner
• Deurwaarders
• Gerechtelijke instanties
6 WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?
Welke persoonsgegevens wij van jou verwerken, hangt af van welke hoedanigheid je ten opzichte van ons hebt. Ben je bijvoorbeeld deelnemer van MPF, dan verwerken wij jouw persoonsgegevens onder meer om jouw pensioen goed te kunnen administreren en uit te voeren en je zo goed mogelijk te kunnen informeren (dit laatste is een wettelijke verplichting van ons als pensioenuitvoerder). Wij kunnen dan gegevens verzamelen over wie je bent, jouw financiële situatie, jouw dienstverband en jouw gezinssituatie, maar ook gegevens met betrekking tot jouw voorkeuren of IT-gegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
• Naam- en (diverse) contact- en communicatiegegevens
• Geslacht
• Geboortedatum
• Burgerservicenummer (BSN)
• Polis- en personeelsnummer
• Bankrekeningnummer
• Gegevens en documenten met betrekking tot jouw burgerlijke staat (bij een huwelijk of een geregistreerd partnerschap de gegevens van de partner c.q. ex-partner, samenlevingsovereenkomst en echtscheidingsconvenant)
• Gegevens met betrekking tot jouw (voormalige) dienstverband(en)
• Gegevens omtrent inhouding en afdracht van de Nederlandse loonheffingen voor uitkeringsgerechtigden zoals uitkering en hoogte van de inhouding
• Jouw aanspraken / pensioenrechten
• Schoolverklaring
• Indicatie gemoedsbezwaarde
• Gegevens over eventuele beslagleggingen
• Risicoprofiel / beleggingsprofiel / beleggingskeuzes
• Attestatie de Vita (bewijs van leven)
• Gegevens bij de melding van overlijden
• Gegevens over arbeidsongeschiktheid, zoals arbeidsongeschiktheidspercentage
• Gegevens over jouw kinderen
• Overige (persoons)gegevens die je actief verstrekt in correspondentie en per telefoon
• Voorkeurstaal en communicatievoorkeur (schriftelijk of elektronisch)
• Gegevens over jouw activiteiten op het deelnemersportaal van onze website
7 MET WIE KUNNEN WIJ PERSOONSGEGEVENS DELEN?
Wij kunnen jouw persoonsgegevens met andere partijen delen indien, echter alleen als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de pensioenovereenkomst of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Om de beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens te waarborgen, sluiten wij, indien en voor zover de AVG dit voorschrijft, met deze partijen een verwerkersovereenkomst. Bovendien blijven wij naar jou toe verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
De partijen waarmee jouw (persoons)gegevens gedeeld kunnen worden, zijn onder te verdelen in de volgende categorieën:
• Pensioenuitvoeringsorganisatie
• Toezichthouders
• Overheidsinstanties, zoals de Basisregistratie Personen (BRP) en de Belastingdienst
• (Voormalige) werkgever(s) en hun gemachtigden
• Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV)
• Kamer van Koophandel (KvK)
• Andere pensioenuitvoerders
• Incasso-/debiteurenpartijen
• Deurwaarders
• Herverzekeraar
• Mailingverwerkers en/of drukkerijen
• Archiefopslagen
• Adviserende en certificerende actuarissen
• Controlepartijen o.a. voor het uitvoeren van looncontroles
• ICT database/website beheer- , security en onderhoudsbedrijven
• Onderzoekspartijen
• Partijen in het kader van controledoeleinden, verslaggeving en geschillen
• Advocaten en (financiële, juridische of strategische) adviseurs
• De bank voor betalingsdoeleinden
• Bestuursleden, leden van diverse organen van het pensioenfonds
• Stichting Pensioenregister
De uitvoering van de pensioenadministratie hebben wij uitbesteed aan Blue Sky Group B.V. (BSG). BSG beschikt daarom over jouw (persoons)gegevens. Wij hebben met BSG afspraken gemaakt over de wijze waarop BSG met jouw gegevens om gaat, met wie zij jouw gegevens mag delen en hoe BSG jouw gegevens moet beveiligen. Verder hebben wij met BSG een verwerkersovereenkomst gesloten, die wij periodiek reviewen, tezamen met deze privacy statement en andere AVG-gerelateerde documenten, om ze up to date te houden (zie vraag 13 verderop).
Wij delen jouw gegevens enkel met ontvangers buiten de EU, indien dit is toegestaan op basis van privacy wet- en regelgeving. Dit geldt bijvoorbeeld als er een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van toepassing is of als er passende waarborgen zijn getroffen, zoals een overeenkomst op basis van Europese standaardbepalingen (‘Standard Contractual Clauses’).
8 PROFILERING
Uit de Pensioenwet volgt de verplichting om de communicatie over persoonlijke informatie zoveel mogelijk aan te laten sluiten bij de informatiebehoefte en kenmerken van de (gewezen) deelnemer, gewezen partner en pensioengerechtigde. MPF kan in dat kader gebruik maken van profilering om onze communicatie en dienstverlening beter op jouw persoonlijke situatie af te stemmen. Daarbij wordt op basis van jouw gegevens bepaald in welke doelgroep wij je indelen. Deze doelgroepen bepalen vervolgens op welke wijze wij met je communiceren en waarvoor.
Er kunnen op de deelnemersportalen verschillende tools worden gebruikt. Daarmee kunnen de deelnemers een beter inzicht krijgen in de door hen opgebouwde pensioen(en)(kapitalen) en de gevolgen van de verschillende keuzemogelijkheden. Dergelijk tools worden niet gebruikt voor geautomatiseerde individuele besluitvorming, maar uitsluitend om een indicatie te geven. Een definitieve keuze van een deelnemer wordt altijd bevestigd door een menselijke handeling aan de zijde van het pensioenfonds. Verder heeft een deelnemer altijd de mogelijkheid om bezwaar te maken tegen een besluit op basis van de klachtenregeling.
9 OPNEMEN VAN TELEFOONGESPREKKEN
BSG kan telefoongesprekken opnemen indien je de Pensioendesk van BSG belt. BSG vertelt het je vooraf (aan het begin van het telefoongesprek) als zij het gesprek opnemen. Deze opnames worden gebruikt voor opleidingsdoeleinden van haar medewerkers. De opnamen van de telefoongesprekken worden beveiligd bewaard zodat deze niet toegankelijk zijn voor onbevoegden.
Indien een gesprek wordt opgenomen dan heb je binnen de bewaartermijn recht op een weergave van het telefoongesprek. Opgenomen telefoongesprekken worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor bovenstaande doeleinden.
10 HOE LANG BEWAREN WE JOUW GEGEVENS?
Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor ze zijn verzameld. Omdat wij te maken hebben met langlopende pensioenverplichtingen en wij als pensioenuitvoerder zeer langlopende verplichtingen hebben kan dat een hele lange periode zijn. Wij bewaren jouw persoonsgegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van de pensioenovereenkomst in ieder geval totdat de verjaringstermijn is verstreken na het einde van jouw recht op pensioen of na het eindigen van de pensioenovereenkomst. Als wij jouw gegevens niet meer nodig hebben, dan verwijderen wij de gegevens in beginsel.
11 ZO ZORGEN WIJ VOOR JOUW PERSOONSGEGEVENS
Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging ervan tegen te gaan. De getroffen maatregelen voldoen minimaal aan de algemene eisen die gesteld worden aan informatiebeveiliging. Wij maken hier met de verwerkers afspraken over en evalueren regelmatig de getroffen maatregelen en laten die zo nodig bijstellen.
Als je desondanks toch het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of als je anderszins vragen of klachten hebt, dan kun je hierover in eerste instantie contact opnemen met BSG, aangezien zij namens MPF de gehele administratie voeren:
BSG Pension Management B.V. Xxxx. X.X. Xxxxxxxxxxx 0
0000 XX Xxxxxxxxxx xxx.xxxxxxxxxxxx.xx xxxx@xxxxxxxxxxxx.xx
Voor vragen gericht aan ons adres kun je contact opnemen met MPF via:
Stichting Mars Pensioenfonds Xxxxxxxxx 0
0000 XX Xxxxxx
0800-0202156
xxx.xxxxxxxxxxxx.xx xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx
12 JE RECHTEN MET BETREKKING TOT JOUW PERSOONSGEGEVENS
a Jouw rechten
Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien en te laten aanpassen (corrigeren) indien ze incorrect zijn. In bepaalde gevallen kun je ons daarnaast vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken, jouw gegevens te wissen of om jouw gegevens over te dragen aan een andere zogenoemde verwerkingsverantwoordelijke.
b Hoe kun je jouw rechten uitoefenen?
Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, beperking, verwijdering of overdracht van jouw gegevens sturen naar xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx. Dit e-mailadres kun je ook gebruiken om bezwaar te maken tegen een verwerking van jouw persoonsgegevens of om jouw toestemming voor het gebruik van jouw persoonsgegevens in te trekken. Als er aantoonbare twijfel bestaat over of het verzoek door jouzelf is gedaan, , kunnen wij je vragen een kopie van jouw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Zorg er dan wel voor dat op deze kopie de pasfoto(‘s), MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), documentnummer(s) en Burgerservicenummer (BSN) onherkenbaar zijn gemaakt. Dit ter bescherming van jouw privacy. Wij zullen steeds uiterlijk binnen een maand op jouw verzoek reageren. Voor de genoemde rechten gelden op grond van de wet verschillende voorwaarden en uitzonderingen. MPF beoordeelt per specifiek geval of daar sprake van is.
c Klachtrecht
In aanvulling op de hiervoor genoemde rechten, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de verwerking van jouw persoonsgegevens door MPF. Dit kan via hun website: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxx-xxxx/xxxxxxx-xx- privacyrechten/klacht-melden-bij-de-ap
13 MOGEN WIJ DEZE PRIVACYVERKLARING WIJZIGEN?
Ja, dat mogen wij. Wij behouden ons het recht voor om binnen de grenzen van en in overeenstemming met de geldende privacywetgeving de privacyverklaring te wijzigen en up to date te houden. Indien nodig en mogelijk zullen wij jou hier actief over informeren. De laatste versie van deze privacy statement wordt op deze pagina gepubliceerd. Wij raden je daarom aan deze privacyverklaring met enige regelmaat te lezen. Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op 16 juni 2022.