INFOFICHE AMBIS 2: HOE EEN PROJECTBUDGET OPSTELLEN?

INFOFICHE AMBIS 2: HOE EEN PROJECTBUDGET OPSTELLEN?

Er zijn 2 opties om een projectbudget op te stellen in AMBIS:

1) Loonkosten + forfait;

2) Loonkosten + andere directe kosten + indirecte kosten.

Ofwel bepaalt de beheersautoriteit in de projectoproep welke van beide opties van toepassing is, ofwel wordt de keuze bij de projectindiener gelegd. Deze kan dan vrij kiezen welke optie zij wenst te hanteren voor het projectvoorstel.

A. Berekening loonkost projectpersoneel

Er wordt gewerkt met een standaarduurtarief voor intern personeel (van de eindbegunstigde of een projectpartner) tewerkgesteld via een arbeidsovereenkomst. In de praktijk gebeurt dit als volgt:

1) In AMBIS moet het brutomaandloon van de projectmedewerker worden ingegeven!

Het standaarduurtarief wordt berekend op basis van het bruto maandloon van de maand januari van het kalenderjaar waarin prestaties geleverd worden voor het project. Voor werknemers nog niet in dienst in januari wordt het bruto maandloon van de eerste volledige maand van tewerkstelling gebruikt.

De volgende formule wordt toegepast: standaarduurtarief = bruto maandloon * 1,08/100

Door toepassing van deze coëfficiënt zitten alle overige kosten gelinkt aan het loon (patronale bijdrage, vakantiegeld en eindejaarspremie, woon/werkverkeer, verzekeringen, (competentie)premies,...) vervat in de berekening van het standaarduurtarief.

Personen met een deeltijds contract dienen hun voltijds equivalent bruto maandloon te gebruiken voor de berekening van hun uurtarief.

2) In AMBIS moet het % van de tewerkstelling op het project worden ingegeven!

Voor personen die voltijds op het project werken zal het standaarduurtarief vermenigvuldigd worden met 1720 (maximaal aantal in te brengen uren voor een voltijdse tewerkstelling) om de loonkost op jaarbasis te berekenen.

Voor personen die niet voltijds op een project werken, zal het maximaal aantal uren verrekend worden op basis van het % van de tewerkstelling (1720 * % van tewerkstelling op het project).

B. Optie 1: loonkost projectpersoneel + forfait

Onder optie 1 mogen enkel loonkosten van het projectpersoneel (berekening volgens standaarduurtarief, zie punt A. hierboven) worden ingebracht.

Bovenop deze loonkosten wordt een forfait (max. 40%, maar het exacte percentage zal worden vastgesteld per projectoproep) toegekend voor andere directe en indirecte kosten.

Voorbeeld 1:

Het project heeft een looptijd van 1 jaar, en het toegestane forfait voor andere kosten bedraagt 40%. Er zijn 3 projectmedewerkers:

o persoon A heeft een brutoloon van 2.000 EUR, en zal 100% op het project werken;

o persoon B heeft een brutoloon van 2.800 EUR en zal 80% op het project werken;

o persoon C heeft een brutoloon van 1.100 EUR (halftijds contract) en zal 30% op het project werken (dit percentage wordt berekend op basis van een voltijdse tewerkstelling).

1) Berekening uurtarief:

o Persoon A = 2.000 * (1,08/100) = 21,60 EUR

o Persoon B = 2.800 * (1,08/100) = 30,24 EUR

o Persoon C = (1.100*2) * (1,08/100) = 23,76 EUR

2) Berekening totale loonkost op jaarbasis op basis van 1720 uur:

o Persoon A: 21,60 * 1.720 = 37.152 EUR

o Persoon B: 30,24 * (1.720 * 80%) = 41.610,24 EUR

o Persoon C: 23,76 * (1720 * 30%) = 12.260,16 EUR

TOTALE LOONKOST = 91.022,40 EUR

3) Berekening forfait van 40 %:

91.022,40 EUR * 40% = 36.408,96 EUR

4) Berekening totale projectbudget:

= Totale loonkost + forfait voor andere kosten: 91.022,40 EUR + 36.408,96 EUR = 127.431,36 EUR

C. Optie 2: Loonkost projectpersoneel + andere directe kosten + indirecte kosten

Er mogen 3 soorten kosten worden ingebracht:

1) Loonkosten van het projectpersoneel: berekening volgens standaarduurtarief (zie punt A. hierboven);

2) Andere directe kosten:

o minimumbedrag per individuele kost zal per oproep bepaald worden;

o duidelijke beschrijving noodzakelijk: link met het project moet worden aangetoond!

3) Indirecte kosten:

o Ofwel max. 15 % van de loonkosten;

o Ofwel max. 7 % van de totale kosten (loonkosten + andere directe kosten).

Het is niet verplicht om alle soorten kosten in te brengen! Het is perfect mogelijk om maar 1 of 2 soorten kosten in te brengen (bijvoorbeeld enkel ‘andere directe kosten’ + ‘indirecte kosten’).

Voorbeeld 2:

Het project heeft een looptijd van 3 jaar, en budgetoptie 2 is van toepassing. Minimumbedrag voor andere kosten is 1.000 EUR per individuele kost.

De bedoeling van het project is de ontwikkeling van een IT toepassing. Er zijn geen loonkosten voorzien in het project.

1) Andere directe kosten:

De kost van de ontwikkeling wordt geraamd op 300.000 EUR, er zal jaarlijks een factuur van 100.000 EUR worden gefactureerd door de onderaannemer.

Totaal andere directe kosten = 3 * 100.000 EUR = 300.000 EUR

2) Indirecte kosten:

7% op de andere directe kosten = 300.000 EUR * 7% = 21.000 EUR

3) Totale projectbudget:

= 300.000 + 21.000 = 321.000 EUR

Voorbeeld 3:

Het project heeft een looptijd van 1 jaar, en budgetoptie 2 is van toepassing. Minimumbedrag voor andere kosten is 1.000 EUR per individuele kost.

1) Loonkosten:

Er zijn 3 projectmedewerkers. De totale loonkost bedraagt 91.022,40 EUR (zie berekening in voorbeeld 1).

2) Andere directe kosten:

Er wordt voorzien in de aankoop van 3 beveiligde laptops met een eenheidsprijs van 3.000 EUR. Deze zullen exclusief voor het project gebruikt worden.

Totaal andere directe kosten = 3 * 3.000 EUR = 9.000 EUR

3) Indirecte kosten:

Ofwel 15 % op de loonkosten: 91.022,40 EUR * 15 % = 13.653,36 EUR

Ofwel 7% op alle kosten (loonkosten + andere directe kosten) = (91.022,40 EUR + 9.000 EUR) * 7% = 7.001,57 EUR

4) Totale projectbudget:

Indien gekozen wordt voor indirecte kosten berekend op de loonkosten:

= 91.022,40 EUR + 9.000 EUR + 13.653,36 EUR = 113.675,80 EUR

Indien gekozen wordt voor indirecte kosten berekend op alle kosten:

= 91.022,40 EUR + 9.000 EUR + 7.001,57 EUR = 107.023,97 EUR