Algemene Verwerkersovereenkomst
Algemene Verwerkersovereenkomst
Middels deze Algemene Verwerkingsovereenkomst wil CertificeringsAdvies Nederland aan haar opdrachtgevers laten zien hoe zij omgaat met het verwerken van persoonsgegevens
t.a.v. de wet- en regelgeving op het gebied van de Algemene Verordering Gegevensbescherming.
Partijen:
• Opdrachtgever
(hierna: “Verwerkingsverantwoordelijke”);
• CertificeringsAdvies Nederland, gevestigd aan de Xxxxxxxxxxxxxx 000 te ’s- Hertogenbosch, ingeschreven bij de Kamer van koophandel onder nummer KVK 65111923 en rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx X. xxx xx Xxx (hierna te noemen: “Verwerker”);
Nemen in aanmerking dat:
- De Verwerkingsverantwoordelijke beschikt over persoonsgegevens van diverse betrokkenen;
- De Verwerkersverantwoordelijke bepaalde vormen van verwerking wil laten verrichten door de Verwerker, waarbij de Verwerkingsverantwoordelijke het doel en de middelen aanwijst;
- De Verwerker hiertoe bereid is en tevens bereid is verplichtingen omtrent beveiliging en andere aspecten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming na te komen, voor zover dit binnen zijn macht ligt;
- Partijen, mede gelet op het vereiste uit artikel 28 lid 3 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, hun rechten en plichten schriftelijk wensen vast te leggen middels deze Verwerkersovereenkomst;
De partijen zijn het volgende overeengekomen:
Artikel 1. Doeleinden van verwerking
- 1.1 Verwerker verbindt zicht onder de voorwaarden van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht en uitsluitend op basis van schriftelijkeinstructies van Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van de Verwerkersovereenkomst teneinde werkzaamheden van Verwerkingsverantwoordelijke uit te voeren, die met nadere instemming zijn vastgelegd in de opdracht/overeenkomst.
- 1.2. De persoonsgegevens die voor Verwerker in het kader van de werkzaamheden als bedoeld in het vorige lid worden verwerkt en de categorieën van de betrokkenen van wie deze afkomstig zijn, zijn opgenomen in bijlage 1. Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld. Verwerkingsverantwoordelijke zal verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersovereenkomst zijn genoemd.
- 1.3. De in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke te verwerken persoonsgegevens blijven eigendom van Verwerkingsverantwoordelijke en/of de betreffende betrokkenen.
Artikel 2. Verplichtingen Verwerker
- 2.1. Ten aanzien van de in artikel 1 genoemde verwerkingen zal Verwerker zorg dragen voor de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder in ieder geval de wet- en regelgeving op het gebied van Algemene Verordening Gegevensbescherming.
- 2.2. Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke, op diens eerste verzoek daartoe, informeren over de door haar genomen maatregelen aangaande haar verplichtingen onder deze Verwerkersovereenkomst.
- 2.3. De verplichtingen van de Verwerker die uit deze verwerkersovereenkomst voortvloeien. Gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Verwerker, waaronder begrepen maar niet beperkt tot werknemers, in de ruimste zin van het woord.
- 2.4. De verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis stellen indien naar zijn mening een instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke in strijd is met de in lid 1 bedoelde wetgeving.
- 2.5. Verwerker zal, voor zover dat binnen haar macht ligt, bijstand verlenen aan Verwerkingsverantwoordelijke ten behoeve van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (PIA).
Artikel 3 Doorgifte van persoonsgegevens
- 3.1. Verwerker mag de persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europese Uni. Doorgifte naar landen buiten de Europese Unie is niet toegestaan.
- 3.2. Verwerker zal verwerkingsverantwoordelijke melden om welk land of welke landen het gaat.
Artikel 4. Verdeling van verantwoordelijkheid
- 4.1. De toegestane verwerkingen zullen door medewerkers van verwerker worden uitgevoerd binnen een geautomatiseerde omgeving.
- 4.2. Verwerker is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens onder deze Verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de instructies van verwerkingsverantwoordelijke en onder de uitdrukkelijk (eind)verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens waaronder in ieder geval begrepen, maar niet beperkt tot, de verzameling van de persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker zijn vermeld, verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden, is Verwerker uitdrukkelijk niet verantwoordelijk.
- 4.3. Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze verwerkersovereenkomst niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van derden.
Artikel 5. Inschakelen van derden of onderaannemers
- 5.1. Verwerker mag in het kader van deze verwerkersovereenkomst gebruik maken van derden onder voorwaarde deze vooraf worden gemeld aan Verwerkingsverantwoordelijke. De verwerkingsverantwoordelijke mag bezwaar maken indien het gebruik van een specifieke gemelde derde onaanvaardbaar voor haar is.
- 5.2. Verwerker zorgt er in ieder geval voor dat deze derden schriftelijk ten minste dezelfde plichten op zich nemen als tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker zin overeengekomen.
- 5.3. Verwerker staat in voor een correcte naleving van plichten uit deze verwerkersovereenkomst door deze derden en is bij fouten van deze derden zelf aansprakelijk voor alle schade alsof zij zelf de fout(en) heeft begaan.
Artikel 6. Beveiliging
- 6.1. Verwerker zal zich inspannen om voldoende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van persoonsgegevens).
- 6.2. Verwerker staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. Indien een uitdrukkelijk omschreven beveiliging in de Verwerkersovereenkomst ontbreekt, zal de Verwerker zich inspannen de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.
- 6.3. Verwerkingsverantwoordelijke stelt enkel persoonsgegevens aan Verwerker ter beschikking voor verwerking, indien zij zich ervan heeft verzekerd dat de vereiste
beveiligingsmaatregelen zijn getroffen. Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van de door partijen afgesproken technische en organisatorische maatregelen.
Artikel 7. Meldplicht
- 7.1. Verwerkingsverantwoordelijke is te allen tijde verantwoordelijk voor het melden van een beveiligingsplek en/of datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens die leidt tot een kans op nadelige gevolgen, dan wel nadelige gevolgen heeft, voor de bescherming van persoonsgegevens) aan de toezichthouder en/of betrokkenen. Om verwerkingsverantwoordelijke in staat te stellen aan deze wettelijke plicht te voldoen, stelt Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke binnen 72 uur op de hoogte van het beveiligingslek en/of het datalek.
- 7.2. Een melding moet alleen bij gebeurtenissen met een grote impact worden gedaan, en alleen als de gebeurtenis zich daadwerkelijk heeft voorgedaan.
- 7.3. de meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest. Daarnaast behelst de meldplicht;
o De aard van de inbreuk in verband met persoonsgegevens, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van betrokkenen en het aantal betrokkenen;
o De naam en de contactgegevens van de functionaris gegevensbescherming of een ander contactpunt waar meer informatie verkregen kan worden;
o De waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk in verband met persoonsgegevens
o De maatregelen die de verwerker heeft voorgesteld of genomen om de inbreuk in verband met persoonsgegevens aan te pakken, waaronder in voorkomend geval, de maatregelen ter mitigatie van de eventuele gevolgen daarvan.
Artikel 8. Afhandeling verzoeken van betrokkenen
- 8.1. In het geval dat een betrokkene en verzoek tot uitoefening van zijn/haar wettelijke rechten uitoefent richting de Verwerker, zullen partijen het verzoek van de betrokkene in onderling overleg afhandelen. Verwerkingsverantwoordelijke blijft in dat geval eindverantwoordelijk voor de afhandeling.
Artikel 9. Geheimhouding en vertrouwelijkheid
- 9.1. op alle persoonsgegevens die de Verwerker van de Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze verwerkersovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. De verwerker zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor zij deze heeft verkregen, zelfs niet wanneer deze in een zodanige vorm is gebracht zodat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is.
- 9.2. deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover de Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie voor derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte opdracht en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan derden te verstrekken.
Artikel 10. Audit
- 10.1. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om audits uit te voeren ter controle van naleving van alle punten uit de verwerkersovereenkomst en alles dat daar direct verband mee houdt.
- 10.2. Deze audit mag plaatsvinden bij een concreet vermoeden van misbruik van gegevens.
- 10.3. Verwerker zal aan de audit meewerken en alle voor de audit relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs, medewerkers zo tijdig mogelijk ter beschikking stellen.
- 10.4. de bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audits zullen door partijen in onderling overleg worden beoordeeld en naar aanleiding daarvan al dan niet zaken worden doorgevoerd door één van de partijen of gezamenlijk.
- 10.5. de kosten van de audit worden door de Verwerkingsverantwoordelijke gedragen.
Artikel 11. Aansprakelijkheid
- 11.1. Partijen komen uitdrukkelijk overeen dat ten aanzien van aansprakelijkheid de normale wettelijke regeling geldt.
Artikel 12 Duur en beëindiging
- 12.1. deze Verwerkersovereenkomst komt tot stand door ondertekening van partijen en op de datum van de laatste ondertekening.
- 12.2. Deze Verwerkersovereenkomst is aangegaan voor de duur zoals bepaald in de hoofdovereenkomst tussen partijen en bij gebreke daarvan in ieder geval voor de duur van de samenwerking.
- 12.3. zodra de Verwerkersovereenkomst, om welke reden en op welke wijze dan ook is beëindigd, zal de verwerker (naar keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke) alle gegevens die bij haar aanwezig zijn in originele of kopievorm retourneren aan Verwerkingsverantwoordelijke en/ of deze originele persoonsgegevens en eventuele kopieën daarvan verwijderen en/of vernietigen.
- 12.4. partijen mogen deze overeenkomst alleen wijzigen met wederzijdse instemming.
Artikel 13. Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
- 13.1. de Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht.
- 13.2. alle geschillen welke tussen partijen ontstaan in verbad met de Verwerkersovereenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter voor het arrondissement waarin de verwerker gevestigd is.
Aldus overeengekomen en getekend;
Verwerkingsverantwoordelijke: Naam:
Functie: Datum: Handtekening
Verwerker: Naam: Functie: Datum: Handtekening
Bijlage 1 specificatie persoonsgegevens en betrokkenen
Persoonsgegevens
Verwerking persoonsgegevens is van toepassing op de volgende producten en diensten van Verwerker:
- Inschrijfformulier
- NAW-gegevens
- Geboortedatum
- Geboorteplaats
- Telefoonnummer
- Gegevens organisatie
- Telefoon organisatie
- E-mail organisatie
- Diploma/certificaat
- Documentatie bewijsvoering
- Microsoft 365
- AFAS
- …..
- …..
- …..