Reglement van de Geschillencommissie
Reglement van de Geschillencommissie
1 DEFINITIES
Tenzij anders bepaald in dit reglement, hebben alle begrippen met een hoofdletter in dit reglement de betekenis zoals uiteengezet in de Tweede Aangepaste Schikkingsovereenkomst van 13 april 2018 tussen ageas SA/NV, Vereniging van Effectenbezitters, DRS Belgium CVBA, Stichting Investor Claims Against Fortis, Stichting FortisEffect en Stichting FORsettlement (de "Stichting") (de "Schikkingsovereenkomst"), die verbindend werd verklaard door het Gerechtshof Amsterdam op 13 juli 2018 en kan worden geraadpleegd op xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx.
2 TOEPASSINGSGEBIED EN BEVOEGDHEID
2.1 Op grond van artikel 4.3.3 (g) en (h) van de Schikkingsovereenkomst en het Claim Form stemt een Eligible Shareholder die een Claim Form indient in met de exclusieve toepasselijkheid van Nederlands recht en met de exclusieve bevoegdheid van de Claims Administrator en de Geschillencommissie voor wat betreft de in de artikelen 4.3.4 tot en met 4.3.8 van de Schikkingsovereenkomst genoemde aangelegenheden, met inbegrip van geschillen tussen een Betwistende Claimant (zoals hieronder gedefinieerd) en de Claims Administrator met betrekking tot zijn gerechtigdheid tot vergoeding, inclusief, voor zover relevant, als Active Claimant, de geldigheid en/of het bedrag van de vordering tot vergoeding opgegeven in het Claim Form.
2.2 Dit reglement zal van toepassing zijn op elk geschil dat wordt voorgelegd aan de Geschillencommissie overeenkomstig artikel 4.3.5 van de Schikkingsovereenkomst, paragraaf 1 (b) van Bijlage 1 (Definities en interpretatie) en paragraaf 1.6 van Bijlage 2 (Settlement Distribution Plan). Het in dit reglement beschreven geschillenbeslechtingsmechanisme is van overeenkomstige toepassing op de vaststelling van de Definitieve Vergoeding.
2.3 De Geschillencommissie zal alle geschillen die bij haar aanhangig worden gemaakt beslechten bij wijze van bindend advies op grond van artikel 7:900 en volgende van het Nederlands Burgerlijk Wetboek ("Bindend Advies").
3 SAMENSTELLING VAN DE GESCHILLENCOMMISSIE
3.1 De Geschillencommissie zal bestaan uit drie of meer onafhankelijke leden, benoemd door de Stichting. Elk geschil dat aan de Geschillencommissie wordt voorgelegd zal worden beslecht door een combinatie van drie leden. Indien de Geschillencommissie uit meer dan drie leden bestaat, zullen zij bepalen welke drie leden uit hun midden een bepaald geschil zullen behandelen. De Geschillencommissie kan de Stichting verzoeken ondersteunend personeel voor de Geschillencommissie aan te stellen. De kosten van de Geschillencommissie en eventueel ondersteunend personeel zullen worden betaald door de Stichting.
3.2 De leden van de Geschillencommissie zullen hun opdracht onafhankelijk, onpartijdig en naar beste weten en kunnen uitvoeren. De leden van de Geschillencommissie mogen niet in dienst zijn van en moeten onafhankelijk zijn van alle partijen bij de Schikkingsovereenkomst en de bij het geschil betrokken partijen.
3.3 Indien een lid van de Geschillencommissie reden heeft te vermoeden dat er gerechtvaardigde twijfel zou kunnen bestaan over zijn of haar onpartijdigheid of onafhankelijkheid met betrekking tot een aan de Geschillencommissie voorgelegd geschil, zal dat lid (i) zich terugtrekken uit dat geschil of (ii) de andere leden van de Geschillencommissie en de partijen bij het geschil van de relevante omstandigheden op de hoogte brengen, die zullen beslissen of zij al dan niet bezwaar zullen maken met betrekking tot dat lid. Indien een partij niet binnen 5 Werkdagen na de bekendmaking uitdrukkelijk bezwaar aantekent, wordt zij geacht afstand te hebben gedaan van enig potentieel belangenconflict ten aanzien van het betreffende lid van de Geschillencommissie op basis van de bekendgemaakte omstandigheden. Indien een partij tijdig uitdrukkelijk bezwaar maakt, zal het desbetreffende lid van de Geschillencommissie zich terugtrekken uit het geschil en worden vervangen door een ander, onafhankelijk lid, benoemd door de Stichting.
4 PROCEDUREREGELS
Vaststelling door de Claims Administrator and Kennisgeving van Bezwaren
4.1 Indien de Claims Administrator een tekortkoming in een claim constateert, zal hij de persoon die het betreffende Claim Form heeft ingediend in de gelegenheid stellen die tekortkoming binnen een door de Claims Administrator gestelde termijn te verhelpen.
4.2 Na het verstrijken van de in artikel 4.1 genoemde hersteltermijn (indien van toepassing) zal de Claims Administrator de persoon die het Claim Form heeft ingediend schriftelijk in kennis stellen of hij diens claim accepteert dan wel afwijst en (indien van toepassing) of deze persoon als Active Claimant kwalificeert en wat de Voorlopige Vergoeding i s (de "Vaststelling").
4.3 Indien de persoon in kwestie het oneens is met de Vaststelling, kan die persoon (“Betwistende Claimant”) binnen twintig (20) kalenderdagen na de datum van verzending van de Vaststelling, een bezwaarschrift ("Bezwaarschrift") indienen bij de Claims Administrator. Het Bezwaarschrift moet schriftelijk worden ingediend en moet de redenen van bezwaar van de Betwistende Claimant bevatten. Zie de tijdelijke bepaling aan het einde van dit document.
4.4 Indien de Betwistende Claimant geen Bezwaarschrift indient binnen deze termijn van 20 dagen zoals bepaald in artikel 4.3, is de Vaststelling door de Claims Administrator bindend en staat geen verder rechtsmiddel open.
Kennisgeving van Afwijzing en voorlegging van het geschil aan de Geschillencommissie
4.5 Indien de Betwistende Claimant en de Claims Administrator niet in staat zijn het geschil op te lossen binnen twintig (20) Werkdagen na de datum van indiening van het Bezwaarschrift bij de Claims Adminsitrator, kan de Betwistende Claimant het geschil aanhangig maken bij de Geschillencommissie voor een definitieve en bindende beslechting bij wijze van bindend advies (bindend advies) naar Nederlands recht.
4.6 Het geschil moet aanhangig worden gemaakt binnen dertig (30) Werkdagen nadat de Claims Administrator de bezwaren die de Betwistende Claimant tegen het afwijzen van zijn claim in het Bezwaarschrift heeft geuit, geheel of gedeeltelijk, schriftelijk heeft afgewezen (“Kennisgeving van Afwijzing”).
4.7 De aanhangigmaking bij de Geschillencommissie dient schriftelijk te gebeuren per e-mail of per post op het adres van de Geschillencommissie vermeld op xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx. De aanhangigmaking kan plaatsvinden in het Nederlands, Engels of Frans naar keuze van de Betwistende Claimant en moet alle voor de Geschillencommissie ter beslechting van het geschil relevante informatie en documentatie bevatten, waaronder in ieder geval:
i. het ingediende Claim Form;
xx. xx Xxxxxxxxxxxx door de Claims Administrator;
iii. het Bezwaarschrift;
iv. de Kennisgeving van Afwijzing;
v. een beschrijving van de redenen waarom de Betwistende Claimant het niet eens is met de Kennisgeving van Afwijzing.
4.8 De Geschillencommissie zal een kopie van de aanhangigmaking van de Betwistende Claimant aan de Claims Administrator toezenden.
4.9 Indien de Betwistende Claimant het geschil niet aanhangig maakt bij de Geschillencommissie binnen dertig (30) Werkdagen na de Kennisgeving van Afwijzing, is de afwijzing door de Claims Administrator bindend en staat geen verder rechtsmiddel open.
Vaststellingen van en geschillen betreffende de Definitieve Vergoedingen
4.9/1 De Claims Administrator bepaalt voor elke person voor wie een Voorlopige Vergoeding werd bepaald de Definitieve Vergoeding die aan die persoon toekomt en brengt hem deze Definitieve Vergoeding, alsook het bedrag van de eventuele laatste schijf die nog betaalbaar is aan deze persoon, ter kennis (“Definitieve Vaststelling”).
4.9/2 Indien de persoon in kwestie het oneens is met de Definitieve Vaststelling, kan die persoon (“Betwistende Claimant”) binnen dertig (30) kalenderdagen na de datum van verzending van de Definitieve Vaststelling, een bezwaarschrift ("Bezwaarschrift") indienen bij de Claims Administrator. Het Bezwaarschrift moet schriftelijk worden ingediend en moet de redenen van bezwaar van de Betwistende Claimant bevatten. Het geschil mag uitsluitend betrekking hebben op de vaststelling van de Definitieve Vergoeding overeenkomstig Paragraaf 5 van Bijlage 2 bij de Schikkingsovereenkomst; het geschil mag de eerdere vaststelling van de Voorlopige Vergoeding niet heropenen in zoverre dat die vaststelling reeds bindend is geworden overeenkomstig artikel 4.4 of 4.9 of op grond van een eerder Bindend Advies van de Geschillencommissie.
4.9/3 Indien de Betwistende Claimant geen Bezwaarschrift indient binnen deze termijn van 30 dagen zoals bepaald in artikel 4.9/2, is de Definitieve Vaststelling door de Claims Administrator bindend en staat geen verder rechtsmiddel open.
4.9/4 Indien de Betwistende Claimant en de Claims Administrator niet in staat zijn het geschil op te lossen binnen twintig (20) Werkdagen na de datum van indiening van het Bezwaarschrift bij de Claims Administrator, kan de Betwistende Claimant het geschil aanhangig maken bij de Geschillencommissie voor een definitieve en bindende beslechting bij wijze van bindend advies (bindend advies) naar Nederlands recht. Het Bindend Advies mag uitsluitend betrekking hebben op de vaststelling van de Definitieve Vergoeding overeenkomstig Paragraaf 5 van Bijlage 2 bij de Schikkingsovereenkomst; het Bindend Advies mag de eerdere vaststelling van de Voorlopige Vergoeding niet heropenen in zoverre dat die vaststelling reeds bindend is geworden overeenkomstig artikel 4.4 of 4.9 of op grond van een eerder Bindend Advies van de Geschillencommissie.
4.9/5 Het geschil moet aanhangig worden gemaakt binnen dertig (30) Werkdagen nadat de Claims Administrator de bezwaren die de Betwistende Claimant tegen de Definitieve Vaststelling heeft geuit, geheel of gedeeltelijk, schriftelijk heeft afgewezen (“Kennisgeving van Afwijzing”).
4.9/6 De aanhangigmaking bij de Geschillencommissie dient schriftelijk te gebeuren per e-mail of per post op het adres van de Geschillencommissie vermeld op xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx. De aanhangigmaking kan plaatsvinden in het Nederlands, Engels of Frans naar keuze van de Betwistende Claimant en moet alle voor de Geschillencommissie ter beslechting van het geschil relevante informatie en documentatie bevatten, waaronder in ieder geval:
i. de eerdere vaststelling van de Voorlopige Vergoeding;
ii. de Definitieve Vaststelling;
iii. het Bezwaarschrift;
iv. de Kennisgeving van Afwijzing;
v. een beschrijving van de redenen waarom de Betwistende Claimant het niet eens is met de Kennisgeving van Afwijzing.
4.9/7 De Geschillencommissie zal een kopie van de aanhangigmaking van de Betwistende Claimant aan de Claims Administrator toezenden.
4.9/8 Indien de Betwistende Claimant het geschil niet aanhangig maakt bij de Geschillencommissie binnen dertig (30) Werkdagen na de Kennisgeving van Afwijzing, is de afwijzing door de Claims Administrator bindend en staat geen verder rechtsmiddel open.
4.9/9 Indien de Claims Administrator een door enige Betwistende Claimant tegen een Definitieve Vaststelling geuit bezwaar aanvaardt, of indien de Geschillencommissie een uitspraak doet ten gunste van enige Betwistende Claimant betreffende een Definitieve Vaststelling, dan zal de Claims Administrator de Definitieve Vaststellingen die aan alle andere claimanten ter kennis werden gebracht aanpassen voor zover dit nodig is voor een correcte toepassing van Paragraaf 5 (Beperkingen en opeenvolgende toekenningen) van Bijlage 2 bij de Schikkingsovereenkomst (“Vaststelling van Aanpassing”). Dergelijke Vaststelling van Aanpassing zal aan alle claimanten ter kennis worden gebracht via een publicatie op xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx. Met betrekking tot een Vaststelling van Aanpassing staat er geen rechtsmiddel open bij de Claims Administrator of de Geschillencommissie.
Procedure voor de Geschillencommissie
4.10 Tenzij anders bepaald in dit reglement, zal de Geschillencommissie de wijze waarop en de termijnen waarbinnen de procedure zal worden gevoerd bepalen. In beginsel zal alle communicatie met partijen per e-mail geschieden.
4.11 De Geschillencommissie zal de partijen op voet van gelijkheid behandelen. De Geschillencommissie zal de Betwistende Claimant en de Claims Administrator over en weer in de gelegenheid stellen om hun standpunten uiteen te zetten en toe te lichten en zich uit te laten over elkaars standpunten en over alle stukken en informatie die in de procedure ter kennis van de Geschillencommissie zijn gebracht.
4.12 De Geschillencommissie kan de Claims Administrator of de Betwistende Claimant verzoeken om informatie te verschaffen in aanvulling op de informatie die reeds werd verstrekt door de Betwistende Claimant.
4.13 Er zullen geen hoorzittingen worden gehouden, tenzij de Geschillencommissie, uit eigen beweging of op uitdrukkelijk verzoek van de Betwistende Claimant of de Claims Administrator, anders beslist. Dergelijke hoorzittingen zullen plaatsvinden op een door de Geschillencommissie te bepalen locatie in Nederland of België. In overleg met de partijen kan de Geschillencommissie bepalen dat hoorzittingen worden gehouden op elektronische wijze, zoals door middel van telefoon- of videoconferentie.
Bindend Advies
4.14 De Geschillencommissie zal binnen twintig (20) Werkdagen nadat een geschil aanhangig is gemaakt overeenkomstig dit reglement, een bindend advies uitbrengen. De Geschillencommmissie kan deze termijn verlengen indien redelijkheid en billijkheid dit vereisen, hetgeen in het bijzonder het geval kan zijn:
i. wanneer de Betwistende Claimant in gebreke blijft de Geschillencommissie de voor de beslechting van het geschil benodigde informatie te verschaffen (zoals voorgeschreven in artikel 4.7 of op verzoek van de Geschillencommissie op grond van artikel 4.12), in welk geval de termijn voor het uitbrengen van een bindend advies niet ingaat totdat de Geschillencommissie heeft vastgesteld dat zij alle voor de beslechting van het geschil benodigde informatie heeft ontvangen, hetgeen ter vrije beoordeling staat van de Geschillencommissie;
ii. wanneer een hoorzitting wordt gehouden, in welk geval de Geschillencommissie uitspraak zal doen binnen twintig (20) Werkdagen na die hoorzitting;
iii. onder specifieke omstandigheden, door de Geschillencommissie mee te delen aan de partijen vóór het verstrijken van de termijn voor het uitbrengen van een bindend advies, in welk geval de Geschillencommissie zo spoedig mogelijk en binnen een nader aan partijen mee te delen termijn uitspraak zal doen.
4.15 Een beslissing die te laat wordt genomen zal niettemin een geldig Bindend Advies zijn. De opdracht aan de Geschillencommissie duurt voort totdat het definitieve bindend advies aan partijen wordt toegezonden.
4.16 De Geschillencommissie zal beslissen bij meerderheid van stemmen.
4.17 De Geschillencommissie zal beslissen in overeenstemming met Nederlands recht, de bepalingen van de Schikkingsovereenkomst en dit reglement en, indien relevant, in overeenstemming met andere rechtsregels of toepasselijke handelsgebruiken die de Geschillencommissie, gelet op de aard van het geschil, in aanmerking acht te komen.
4.18 Het Bindend Advies zal, naast de beslissing, in ieder geval de volgende elementen bevatten:
i. de namen van de leden van de Geschillencommissie die het Bindend Advies hebben uitgebracht;
ii. de namen en adressen van de Betwistende Claimant en de Claims Administrator;
iii. een beknopte samenvatting van de procedure bij de Geschillencommissie;
iv. de gronden voor het uitgebrachte Bindend Advies;
v. in voorkomend geval, een beslissing ten aanzien van de kosten;
vi. de datum waarop het Bindend Advies is uitgebracht;
vii. de handtekeningen van de leden van de Geschillencommissie die het Bindend Advies hebben uitgebracht.
4.19 De Geschillencommissie zal een origineel of een gewaarmerkt afschrift van het Bindend Advies aan de Betwistende Claimant en de Claims Administrator toezenden. Het Bindend Advies zal definitief en bindend zijn voor de partijen vanaf de dag waarop het is uitgebracht.
4.20 De Geschillencommissie zal ook een origineel afschrift van het Bindend Advies toezenden aan de Stichting en een dergelijk afschrift zal bewaard worden voor een periode van vijf (5) jaar vanaf de datum waarop het is uitgebracht.
Vertrouwelijkheid
4.21 De Procedure voor de Geschillencommissie is vertrouwelijk en alle direct of indirect betrokken personen zijn gehouden tot geheimhouding, behoudens en voor zover openbaarmaking voortvloeit uit de wet of een overeenkomst tussen die partijen. De Geschillencommissie en/of de Stichting mogen een geanonimiseerde versie van het Bindend Advies publiceren op xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx.
Kosten
4.22 De Betwistende Claimant draagt zijn eigen kosten in verband met de procedure bij de Geschillencommissie, waaronder begrepen, zonder beperking, eventuele kosten van juridische vertegenwoordiging of bijstand. De vorige zin laat onverlet dat de Geschillencommissie een discretionaire bevoegdheid heeft om, als zij van oordeel is dat de claim van de Betwistende Claimant gegrond is, te beslissen dat de Stichting aan de Betwistende Claimant de redelijke kosten moet vergoeden die de Betwistende Claimant in het kader van de procedure voor de Geschillencommissie heeft gemaakt, waaronder
bijvoorbeeld begrepen de kosten van een tolk, kosten voor de vertaling van documenten of bewijsmateriaal of reiskosten, maar waarvan zijn uitgesloten eventuele kosten van juridische vertegenwoordiging of bijstand.
5 SLOTBEPALINGEN
Beperking van aansprakelijkheid
5.1 De leden van de Geschillencommissie, een eventuele secretaris, ondersteunend personeel of eventuele andere bij de Geschillencommissie betrokken personen (zoals deskundigen) zijn noch contractueel noch buitencontractueel aansprakelijk voor eventuele schade door eigen of andermans handelen of nalaten in of in verband met de bindendadviesprocedure, tenzij en voor zover dwingend Nederlands recht aan exoneratie in de weg zou staan.
Wijziging van het reglement
5.2 Dit reglement kan door de Stichting in overleg met de Geschillencommissie gewijzigd worden. De meest recente versie en (indien van toepassing) eerdere versies van het reglement kunnen geraadpleegd worden op xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx. Het reglement is van toepassing in de vorm die het heeft op het tijdstip waarop het geschil bij de Geschillencommissie aanhangig wordt gemaakt, dat wil zeggen ten tijde van de aanhangigmaking zoals bedoeld in artikel 4.7. Enige wijziging van het reglement zal niet van toepassing zijn op geschillen die reeds aanhangig zijn bij de Geschillencommissie.
TIJDELIJKE BEPALING
Addendum:
Alle termijnen die overeenkomstig artikel 4.3 verstrijken tussen 13 maart 2020 en 31 mei 2020 (met inbegrip van beide data) worden met drie weken verlengd.