Hierbij nodigt RvO , hierna ook wel
Hierbij nodigt RvO , hierna ook wel
genoemd “opdrachtgever”, u uit een nadere offerte in te dienen voor de hierna beschreven minicompetitie.
De minicompetitie wordt gehouden onder de Raamovereenkomst Financiële adviesdiensten, perceel 5: Onderzoek d.d. 1 december 2020.
Wilt u een nadere offerte indienen, dan verzoek ik u om onderstaande voorschriften te volgen.
1 Opdrachtomschrijving
Op basis van de concept engineering fase levert Tata Steel Nederland (TSN), conform initiële toezegging, op 31 oktober 2022 een gedetailleerde update van de business case aan.
Zowel financiële, juridische, technische als commerciële analyses zijn benodigd die RVO, met behulp van externe expertise en capaciteit, dient te realiseren. Toetsingsresultaten uit Q4 2022 dienen gevalideerd te kunnen worden met nieuwe data die in Q1 2023 mogelijk beschikbaar zal komen. Onderstaande tabel geeft de gevraagde capaciteit weer.
Toelichting | Wanneer | |
1. Financieel DD | Financiële due diligence (inclusief gevoeligheidsanalyses) op de door TSN aangeleverde business case, alsmede de forecast voor TSN. | Q4 2022 |
2. Second Opinion | Second opinion op en haalbaarheid van de door TSN aan te leveren financieringsvraag aan de marktpartijen en de benodigde financiële inzet van de overheid. | Q1 en Q2 2023 |
3. Technisch DD | Technische due diligence en risicoanalyse op de plannen van XXX, alsmede het uitvoeren van scenario analyses en validatie van de klimaat- en milieubaten | Q1 en Q2 2023 |
4. Commercieel DD | Sector, concurrentie en competitiviteit analyse: - Sector- en concurrentie analyse binnen Europa; - Beantwoording van de vraag in hoeverre een groene staalproductie binnen Europa competitief is en kan blijven in een globale staalmarkt. | Q4 2022 |
5. Prijs set | Selectie en aankoop van een generieke prijs set voor commodity’s ten behoeve van de maatwerkprojecten (o.a. waterstof, gas, macro economische uitgangspunten) | Q4 2022 |
Concrete capaciteitsvraag:
1. Stappen
Onderstaand treft u een overzicht aan van de stappen die genomen dienen te worden na ontvangst van de informatie. Dit overzicht beweert niet allesomvattend te zijn en is aan wijzigingen onderhevig.
In kaart brengen en creëren van de juiste randvoorwaarden
Als onderdeel van de gekozen route heeft EZK toegezegd zich in te spannen om de juiste randvoorwaarden voor de verduurzamingsplannen te creëren. Dit betreft onder andere ondersteuning bij de aanleg van infrastructuur, versnellen van vergunningverlening, zorgen voor voldoende beschikbaarheid van (groene) waterstof, gas en elektriciteit en een eventuele bijdrage in de investering/financiering. Hierbij is het van belang dat TSN allereerst een definitieve keuze maakt voor het scenario dat zij gaat volgen. Hierbij is de aspired route (sluiting van Hoogoven 7) het uitgangspunt om de klimaatdoelstellingen voor 2030 en 2045/50 te realiseren en zullen enkele onderliggende scenario’s zijn opgesteld. Vervolgens is het van belang dat TSN goed inzichtelijk maakt wanneer wat precies benodigd is en welke inspanningen TSN daarvoor pleegt.
Op basis van de aangeleverde informatie van TSN wordt door het EZK dealteam, en betrokken experts, een doelmatigheids-
/verantwoordingsanalyse gemaakt. Deze analyse heeft tot doel om de gevraagde overheidsbijdrage in relatie tot de beoogde (beleids)resultaten van de betreffende business case op het gebied van klimaat, milieu en toekomstbestendige staalproductie in Nederland te beoordelen en te inventariseren. Zo ja, hoe en in welke mate TSN ondersteund kan worden in hun transitie naar groene staalproductie.
Op te leveren dienst
Om de doelmatigheids-/verantwoordinganalyse te realiseren zijn vier analyses van belang, namelijk een (1) financiële, (2) second opinion
(3) technische, en (4) commerciële analyse.
1. Financiële analyse
Alhoewel TSN een eerste inzicht heeft gegeven in de ordegrootte van de te maken investeringen, heeft TSN de onderliggende vraag naar financiële ondersteuning nog niet expliciet gemaakt. Als financiële steun nodig is om de verduurzaming te realiseren, dan heeft de inzet van het generieke instrumentarium de voorkeur. Dit kan eventueel aangevuld worden met financiële maatwerkafspraken. Om dit te beoordelen is een diepgaande evaluatie van de business case per scenario nodig. Naar alle waarschijnlijkheid betreft dit 2-3 onderliggende scenario’s.
Externe ondersteuning is tevens benodigd om de bedrijfsvertrouwelijkheid van de business case / aangeleverde gegevens te kunnen waarborgen en een externe validatie te waarborgen op de ondersteuningsvraag.
Achtergrond
o TSN levert per 31 oktober 2022 een update van de business case aan inclusief de gevraagde financiële inzet van de overheid;
o TSN laat een onderzoek uitvoeren door een onafhankelijke financieringsconsultant (debt advisor) inzake de marktconforme financierbaarheid van het project en de benodigde financiële inzet van de overheid. Deze resultaten zullen in Q1 2023 beschikbaar worden gesteld;
o In Q1 2023 zal TSN een verdere analyses van de bedrijfsomgeving aanleveren.
Financiële due diligence
o Business case analyse (second opinion) bestaande uit:
▪ verificatie en controle van de ‘economics’ die door TSN worden aangeleverd (kosten, investeringen, cashflow analyse en discounted cash flows);
▪ uitvoering risico analyse op de ‘economics’ en door TSN aangeleverde financiële modellen (gevoeligheidsanalyses op nader te definiëren uitgangspunten) en stress testen;
▪ Intercompany uitsplitsing opstellen en valideren van investeringen en kosten tussen TSN en TSL en onderlinge activiteiten/zekerheden;
▪ Uitvoering risico analyse van het door TSN voorgestelde concept financiering c.q. investeringsplan op basis waarvan de gevraagde bijdrage van de overheid wordt gevraagd;
▪ Aanbevelingen omtrent risico mitigerende factoren.
Second opinion op financieringsstructuur
o Second opinion en advisering rondom marktconforme financieringsmogelijkheden:
▪ Verificatie en controle van de uitgangspunten en bevindingen die door TSN worden aangeleverd (debt advisory);
▪ Uitvoering risico analyse van de door TSN voorgestelde invulling van de lange termijnfinanciering van het project / TSN;
▪ Aanbevelingen omtrent risico mitigerende factoren.
Doorlooptijd: november 2022 t/m april 2023, beschikbaarheid t/m juni 2023. Een conceptversie van het rapport met bevindingen dient ultimo december 2022 te worden opgeleverd, het definitieve rapport ultimo
januari 2023. De second opinion op de financieringsstructuur dient ultimo april 2023 aangeleverd te worden.
2. Prijs set (commodity’s, macro-economische en sector specifieke uitgangspunten)
o In het kader van de maatwerktrajecten met de grote industriële uitstoters dienen algemene uitgangspunten te worden geformuleerd voor macroeconomische en sectorspecifieke aannames en prijzen voor commodity’s. In overleg wordt de lijst met betreffende commodity’s opgesteld.
o Deze prijsset geeft onderbouwde aannames voor te hanteren variabelen voor alle afzonderlijke maatwerktrajecten. Deze kunnen voor de TSN casus gehanteerd worden als basisscenario voor interne doeleinden (gevoeligheidsanalyses).
3. Technische analyse
Ten behoeve van de technische haalbaarheid van het gekozen scenario dient er zowel een feasibility studie als scenario analyse plaats te vinden. Hierin dienen ook aanwezige risico’s geadresseerd te worden en aanbevelingen gedaan te worden voor risico mitigatie. Daarnaast dienen scenario’s doorberekend te worden in de trant van hoeveelheid on site waterstof productie, import etc.
Algemeen
o TSN levert laatste versie van hun plan met technische details en risicoanalyse.
Bedrijfsvertrouwelijk
o TSN heeft
.
o Informatie verschaft door TSN inclusief de Xxxxxx Xxxxxx studie en Bedrijfsvertrouwelijk .
o Mogelijk ook gebruik maken van studies van Programma Infrastructuur Duurzame Industrie (PIDI) en Wind op Zee (VAWOZ)
o Publieke toegankelijke rapporten over de verduurzaming van de staalindustrie, onder meer van IEA GHG Program, Eurofer en Worldsteel Association.
Activiteiten
o Uitvoeren van een validatie, technische risicoanalyse op de plannen van TSN, alsmede het uitvoeren van scenario analyses waarbij rekening wordt gehouden met de leefomgeving van TSN en broeikasgasemissies. In de rapportage over de uitkomsten dient inzicht te worden gegeven in de technische haalbaarheid, de impact op de leefomgeving en de vraag in welke mate er sprake is van beproefde technieken.
o De onderliggende onderzoek data moeten op aanvraag ook beschikbaar zijn voor een second opinion door de Commissie voor de MER en het RIVM. Deze zal separaat in opdracht van IenW worden uitgevoerd.
o De onderliggende onderzoek data moeten op aanvraag ook beschikbaar zijn voor de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied.
o Ad-hoc beschikbaarheid voor beantwoorden vragen van dealteam en maken van technische analyses.
Doorlooptijd: maart t/m mei 2023. Beschikbaarheid t/m juni 2023, waarbij de bevindingen in een rapport ultimo april 2023 worden opgeleverd.
4. Commerciële analyse
o Sector, concurrentie en competitiviteit analyse:
▪ Sector- en concurrentie analyse binnen Europa en wereldwijd;
▪ Beantwoording van de vraag in hoeverre een groene staalproductie binnen Europa en wereldwijd competitief is en kan blijven in een globale staalmarkt.
Resultaten
1) Integrale eindrapportage voor de financiële en commerciële due diligence en prijsset in twee versies:
a. Een openbare versie in concept, om te delen met de Staten Generaal (gereed ultimo december 2022). De definitieve versie dient ultimo januari 2023 gereed te zijn.
b. Een besloten versie in concept, voor intern gebruik binnen de overheid (gereed ultimo december 2022). De definitieve versie dient ultimo januari 2023 gereed te zijn.
2) Integrale eindrapportage voor de second opinion en de technische diligence in twee versies:
a. Een openbare versie, om te delen met de Staten Generaal (gereed ultimo april 2023)
b. Een besloten versie, voor intern gebruik binnen de overheid (gereed medio april 2023)
De eindrapportage geeft antwoord op de belangrijkste due diligence vragen en biedt suggesties / handvatten voor risico mitigatie gedurende een eventueel vervolgtraject. De eindrapportage dient geschikt zijn voor publicatie, conform de WCAG 2.1 AA richtlijn.
3) Deelrapportages
a. Financieel (gereed ultimo januari 2023)
b. Second opinion financieringsstructuur (gereed ultimo april 2023)
c. Technisch (gereed ultimo maart 2023)
d. Commercieel (gereed ultimo januari 2023)
e. Prijs set (gereed 31 december 2022)
De uitvraag is niet onderverdeeld in percelen, omdat de inhoud met elkaar samenhangt en daardoor splitsing niet gewenst is.
Opdrachtgever is voornemens aan één partij de nadere opdracht te verstrekken.
2 Voorschriften
2.1 Planning
Met betrekking tot dit offertetraject geldt het navolgende tijdschema:
Nadere offertes die later worden ontvangen dan op bovengenoemde datum en tijdstip worden geweigerd. Het risico van vertraging tijdens de verzending of door onjuiste/onvolledige adressering is geheel voor uw risico.
2.6 Kosten van de nadere offerte
Opdrachtgever vergoedt geen kosten voor het opstellen en uitbrengen van een nadere offerte, met inbegrip van eventueel te verstrekken nadere inlichtingen.
Eventuele kosten en/of schade welke (kunnen) ontstaan door het niet gunnen van deze aanbesteding (aan inschrijver) zijn voor risico van inschrijver.
2.7 Algemene voorwaarden
Van toepassing zijn de overeengekomen voorwaarden en condities uit de Raamovereenkomst Financiele adviesdiensten.
Gids over Informatiebeveiliging en Privacy voor leveranciers
Het beveiligen van informatie en beschermen van persoonsgegevens heeft voor het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) de hoogste prioriteit. Dat vraagt om een grote inspanning van onze eigen medewerkers, maar zeker ook van onze leveranciers. In deze beknopte gids leest u er meer over.
Brochure informatiebeveiliging en privacy EZK
Facturering
In de van toepassing zijnde raamovereenkomst is een bepaling opgenomen dat de facturen elektronisch moeten worden verzonden. Dit kan op drie verschillende manieren:
• Factuurportaal van de Rijksoverheid;
• E-factureren vanuit uw (boekhoud)softwarepakket via Peppol;
• E-factureren via een dienstverlener.
Voor meer informatie: xxxxx://xxx.xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx.xx/x- facturen-versturen
Voor vragen met betrekking tot e-facturatie via de portal kan men terecht bij xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx@xxx.xx, tel 000-0000000, optie 2. Voor vragen met betrekking tot e-facturatie via een boekhoudprogramma (Peppol) kan men terecht bij xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx, tel 000-0000000.
2.8 Inschrijven in samenwerking met andere partijen
Indien u de opdracht niet zelfstandig kunt uitvoeren kunt u samenwerken met andere ondernemingen.
Inschrijven in samenwerking met andere ondernemingen kan op twee manieren:
• ofwel als combinatie waarbij elke deelnemer aan de combinatie ieder voor zich en gezamenlijk hoofdelijk aansprakelijk is voor de gestanddoening van de verplichtingen die voortvloeien uit de Inschrijving alsmede de uitvoering van de Overeenkomst; in de offerte moet aangegeven worden wie het hoofd is van de combinatie, wie de partners zijn en wie als geautoriseerd vertegenwoordiger optreedt richting de opdrachtgever;
• ofwel als hoofdaannemer-onderaannemer constructie waarbij de
hoofdaannemer optreedt als contractpartij en aansprakelijk is voor het nakomen van alle verplichtingen, dus inclusief de verplichtingen die in onder aanneming worden gegeven. In de offerte moet worden aangegeven wie de onderaannemer(s) zijn.
2.9 Belangenverstrengeling
Om belangenconflict(en) met betrekking tot de uitvoering van onderhavige Overeenkomst te voorkomen mag Inschrijver niet betrokken zijn of worden bij eerdere analyses betrefffende documenten die aangeleverd zijn door TSN die gerelateerd zijn aan onderhavige Overeenkomst.
Bovenstaande houdt niet in dat Inschrijver niet in een andere hoedanigheid werkzaamheden ten behoeve van TSN mag verrichten of hebben verricht, tenzij ook deze hoedanigheid tot een belangenconflict leidt met betrekking tot onderhavige Overeenkomst.
2.10 Gestanddoeningstermijn nadere offerte
De door raamcontractant ingediende nadere offerte dient minimaal drie maanden vanaf de sluitingstermijn van de nadere offerte geldig te zijn.
2.11 Voorbehoud
Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om tot het moment van de ondertekening van de nadere overeenkomst, het nadere offertetraject geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. U heeft in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, gemaakt in het kader van deze minicompetitie, tenzij Opdrachtgever van oordeel is dat de omstandigheden van dien aard zijn dat een (geringe) tegemoetkoming van de offertekosten op zijn plaats is.
Dergelijke omstandigheden zullen zich niet snel voordoen. Door het indienen van een nadere offerte verklaart u zich akkoord met deze voorwaarden en alle overige in deze minicompetitie genoemde voorwaarden/voorschriften.
2.12 Bekendmaking gunningsbeslissing
Gelijktijdig met het bekend maken van de gunningsbeslissing aan gegunde raamcontractant met wie opdrachtgever voornemens is de nadere overeenkomst te sluiten, zullen de afgewezen raamcontractanten van die beslissing schriftelijk in kennis worden gesteld. Zij ontvangen daarover een bericht met een motivering voor de reden van afwijzing en de naam van de gegunde raamcontractant. Door iedere belanghebbende kan nadere informatie worden ingewonnen bij de genoemde contactpersoon van opdrachtgever.
3 Beoordelingsprocedure
De nadere offertes worden beoordeeld aan de hand van onderstaande beoordelingsprocedure:
• Voor het beoordelen van de nadere offertes zal een beoordelingsteam worden samengesteld. Dit beoordelingsteam zal bestaan uit materiedeskundigen.
• De nadere offertebeoordeling begint met het controleren of de raamcontractanten de voorschriften genoemd in hoofdstuk 2 van deze minicompetitie in acht hebben genomen.
• De nadere offertes die aan de voorschriften voldoen, moeten voldoen aan alle voor deze opdracht gestelde eisen, zie programma van eisen (hoofdstuk 4). Indien uit de nadere offerte van raamcontractant blijkt dat raamcontractant niet volledig aan deze eisen voldoet of kan voldoen, of niet volledig akkoord gaat met alle eisen, zal deze worden uitgesloten van verdere deelname aan deze minicompetitie.
• Met de raamcontractant waarvan de nadere offerte aan de hand van hoofdstuk 5 is aangemerkt als de ‘economisch meest voordelige inschrijving’ op basis van beste prijs-kwaliteitverhouding, zal in beginsel de nadere overeenkomst worden gesloten.
• Indien inschrijvers een gelijk aantal punten behalen (afgerond tot twee cijfers achter de komma) zal de doorslag worden gegeven aan de hand van de behaalde score op het gunningscriterium Plan van aanpak. Indien inschrijvers op dit onderdeel ook gelijk scoren, zal door loting worden bepaald met welke raamcontractant de nadere overeenkomst wordt gesloten.
• De beschrijving van het plan van aanpak van de winnende partij,
moet op ieder onderdeel minimaal een voldoende scoren (knock-out criterium) om voor gunning in aanmerking te komen.
4 Programma van eisen
4.1 Resultaat
Uw onderzoek leidt tot een eindrapportage waarin antwoord wordt gegeven op de de onderzoeksvragen. Het eindrapport dient een zelfstandig leesbaar rapport te zijn, dat geschikt is voor externe publicatie. Eventuele onderliggende gegevens dienen eveneens ter beschikking van opdrachtgever gesteld te worden. Het eindrapport dient in het Nederlands digitaal (pdf-bestand) aangeleverd te worden.
4.2 Eisen aan het rapport
• Het rapport dient geschikt zijn voor publicatie., conform de WCAG 2.1 AA richtlijn.
• Het rapport dient in goed en begrijpelijk Nederlands geschreven te zijn. Het rapport moet leesbaar zijn voor een niet-deskundig publiek en moet jargon en afkortingen vermijden of anderszins duidelijk definiëren
• Het rapport dient voorzien te zijn van een managementsamenvatting, waarin de conclusies van het advies worden vermeld.
• Het rapport dient in MS Word en als pdf ter beschikking te worden gesteld.
• Het rapport dient digitaal te kunnen worden verwerkt en te worden opgeslagen. Teksten uit het rapport dienen gekopieerd te kunnen worden.
4.3 Commerciële eisen:
• De maximale prijs bedraagt: Bedrijfsvertrouwelijk , exclusief btw.
• De prijs dient u in te vullen in euro’s inclusief en exclusief btw met
twee cijfers achter de komma.
• Er is geen sprake van een arbeidsovereenkomst tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever. Opdrachtnemer is zelf aansprakelijk voor het afdragen van de vereiste belastingen en sociale premies, voor zover van toepassing.
• U levert de prestaties tegen een vast uurtarief, dan wel tegen vaste uurtarieven, met een naar de verschillende werkzaamheden gespecificeerde uurbegroting (indien van toepassing: per opgegeven uurtarief). De uurtarieven van uw offerte zijn inclusief alle kosten, zoals: uitvoering, nazorg, overhead, reis- en andere kosten. Uw uurbegroting wordt gecompleteerd met een totaalbegroting. Contractueel zal worden vastgelegd dat betaling volgens nacalculatie, met een maximum totaalbedrag zal plaatsvinden.
- De mate waarin raamcontractant realistische risico’s identificeert en passende maatregelen treft ter voorkoming danwel mitigatie van de risico’s.
5.2 Planning
U voegt bij uw nadere offerte een planning toe, waarbij u onderstaande punten uitwerkt:
- Een stapsgewijze beschrijving van hoe u tot de uiteindelijke productoplevering op 30 november komt;
- Beschrijving van de risico’s die u ziet ten aanzien van de
planning en hoe u deze gaat beheersen;
- Op welke wijze en met welke frequentie u opdrachtgever betrekt bij het onderzoek.
Beoordelingsgrond:
- De mate waaruit blijkt dat de planning volledig en realistisch is.
5.3 Wensen ten aanzien van de opbouw en structuur van het Adviesrapport
U voegt aan de offerte een dummy Adviesrapport toe, waaruit op hoofdlijnen blijkt hoe u de structuur van het rapport wil gaan opzetten.
Het dummy Adviesrapport met inhoudsopgave is niet groter dan 5 pagina’s A4, meer pagina’s worden niet meegenomen in de beoordeling.
Beoordelingsgrond:
- Compleetheid en logische opbouw van de structuur van het dummy Adviesrapport.
5.4 Kwaliteit van het in te zetten team
U voegt aan uw offerte een verantwoording van de medewerker(s) toe. Derhalve wordt u verzocht in de offerte het volgende op te nemen:
- De namen en functies van de medewerker(s) die de werkzaamheden gaan uitvoeren met vermelding van de subonderdelen:
- Een C.V. van de in te zetten medewerker(s), met vermelding van ten minste:
• Relevante recente werkervaring met vermelding van doel, activiteiten en resultaten.
- De beoogde rol-/taakverdeling van de betreffende medewerker(s) inclusief inzet qua uren van de betreffende deskundige op deze opdracht wordt, en waarom u denkt dat dit de juiste persoon is voor de uitvoering van de opdracht.
Beoordelingsgrond:
- De mate waarin het kennis- en ervaringsniveau van het projectteam toereikend is voor succesvolle invulling van de opdracht.
- De mate waarin de teamsamenstelling toereikend is voor succesvolle uitvoering van de opdracht.
5.5 Prijs
U voegt bij uw offerte een raming toe van het aantal in te zetten uren per analyse met bijbehorende uurtarieven, per activiteit / fase / medewerker. Tevens geeft u de maximum totaalprijs (exclusief en inclusief btw) voor uitvoering van de opdracht. U zult vergoed worden voor de werkelijk gemaakte uren, tot ten hoogste deze maximum totaalprijs.
U dient rekening te houden met de eisen die hieromtrent in de Raamovereenkomst zijn gesteld.
De score voor prijs wordt als volgt berekend: Minimumprijs : Fin. belangen staat Maximumprijs: Fin. belangen staat
Aanbiedingen onder de minimumprijs worden als niet reëel beschouwd en terzijde gelegd.
Aanbiedingen boven de maximumprijs worden terzijde gelegd. Offertes met een prijs van Fin. belangen staat krijgen het maximum aantal punten (20) en offertes met een prijs van €
Fin. belangen staat krijgen 0 punten. Offertes met een prijs tussen het minimum en maximum lineair daar tussen in:
Prijs = P
Pmin = minimumprijs;
Pmax = maximumprijs
Score = (* [(Maxprijs-P)/(Pmax-Pmin]).
De totaalprijs moet een raming bevatten waarin alle aangegeven onderdelen zijn gespecificeerd, anders worden er 0 punten toegekend.
Bijlage 1 Klachtenprocedure
Klacht
Een klacht is een schriftelijke melding aan een aanbestedende dienst afkomstig van een onderneming die een belanghebbende is bij de aanbesteding1, waarin de ondernemer gemotiveerd aangeeft op welke punten hij het niet eens is met de aanbesteding of een onderdeel daarvan.
De inhoud van de klacht moet minimaal bevatten:
• De dagtekening.
• De naam en het adres van de ondernemer.
• De naam en adresgegevens (waaronder e-mail) van contactpersoon bij klager.
• De naam en adresgegevens (waaronder e-mail) van contactpersoon bij aanbestedende dienst voor de aanbesteding waarop de klacht betrekking heeft.
• De aanduiding van de aanbesteding.
• De inhoud van de klacht waarbij de klacht duidelijk als zodanig wordt benoemd.
• Hoe volgens de ondernemer de klacht verholpen zou kunnen worden.
Niet elke vraag van een ondernemer in een aanbestedingsprocedure hoeft een klacht op te leveren en niet elke klacht hoeft tot het doorlopen van de klachtenprocedure te leiden. Xxxxxx en verzoeken die gericht zijn op verduidelijking van aspecten van de aanbestedingsprocedure moet de ondernemer tijdig bij de aanbestedende dienst inbrengen, conform het gestelde in het aanbestedingsdocument. Dit geldt ook voor een verzoek tot het doorvoeren van een niet-wezenlijke wijziging in de aanbestedingsdocumenten. Slechts wanneer de ondernemer het oneens blijft met de reactie (in de nota van inlichtingen) van de aanbestedende dienst, of een reactie uitblijft, kan hij bij de aanbestedende dienst een klacht indienen. Ook kan een ondernemer gelijk een klacht indienen.
Klachten hebben betrekking op één of meer aspecten van een aanbesteding die binnen de werking van de Aanbestedingswet 2012 vallen. Klachten kunnen niet gaan over het aanbestedingsbeleid in het algemeen van de aanbestedende dienst.
Wie kan een klacht indienen?
1 Onder aanbesteding wordt ook offertetraject verstaan.
Een klacht kan worden ingediend door partijen die belang hebben bij de verwerving van een specifieke aanbesteding. Daaronder vallen:
- geïnteresseerde ondernemers;
- (potentiële) inschrijvers en gegadigden;
- onderaannemers2 van (potentiële) inschrijvers en gegadigden;
- brancheorganisaties en branchegerelateerde adviescentra van ondernemers.
Er mag niet anoniem worden geklaagd. Wel kan een brancheorganisatie op eigen titel bezwaren met betrekking tot een specifieke aanbesteding, die bij een of meer ondernemers van de branche leven, als klacht indienen.
Tot wanneer kan een klacht worden ingediend?
De ondernemer doet er verstandig aan zijn klacht in een zo vroeg mogelijk stadium in te dienen. Als de klacht erg laat of te laat wordt ingediend, kan dit ertoe leiden dat de aanbestedende dienst de klacht sowieso niet meer in de lopende procedure kan verhelpen.
Het indienen van een klacht zet een aanbestedingsprocedure niet stil. De aanbestedende dienst is vrij om al dan niet te besluiten tot opschorting van de procedure.
Waar moet een klacht worden ingediend?
Een klacht dient schriftelijk te worden gericht aan het: XxxxxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx.
De behandeling van de klacht geschiedt door één of meer personen die niet direct betrokken zijn geweest bij de aanbesteding waar de klacht betrekking op heeft.
De klachtenafhandeling
a. Na ontvangst van de klacht conform de hierboven beschreven wijze, bevestigt het klachtenmeldpunt per omgaande de ontvangst van de klacht.
b. Vervolgens onderzoekt het klachtenmeldpunt, eventueel aan de hand van de door de ondernemer en de aanbestedende dienst aanvullend verstrekte gegevens, of de klacht gegrond is. Het klachtenmeldpunt begint zo spoedig mogelijk met dit onderzoek, zet dit voortvarend voort en houdt daarbij rekening met de planning van de aanbestedingsprocedure. In het geval dat de klager voordat het klachtenmeldpunt de gelegenheid heeft gehad over de ingediende klacht te beslissen, de klacht voorlegt aan de daartoe aangewezen rechter verklaart het klachtenmeldpunt de klager (alsnog) niet- ontvankelijk.
2 Onderaannemers kunnen een klacht indienen voor zover ze niet klagen over de relatie hoofdaannemer – onderaannemer.
c. Het klachtenmeldpunt brengt advies uit aan de aanbestedende dienst. In het advies wordt gemotiveerd aangegeven of het klachtenmeldpunt de klacht gegrond, gedeeltelijk gegrond of ongegrond acht. Het is vervolgens aan de aanbestedende dienst om - met inachtneming van het advies van het klachtenmeldpunt - over de klacht te beslissen.
d. Wanneer de aanbestedende dienst na het onderzoek door het klachtenmeldpunt tot de conclusie komt dat de klacht (deels) terecht is en de aanbestedende dienst corrigerende en/of preventieve maatregelen treft, deelt de aanbestedende dienst dit zo spoedig mogelijk schriftelijk mee aan de ondernemer. Ook de andere (potentiële) inschrijvers/gegadigden worden op de hoogte gesteld. Afhankelijk van de fase in de aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat de maatregelen door de contactpersoon van de aanbesteding bij de aanbestedende dienst aan de betrokkenen in de aanbesteding worden gecommuniceerd op hetzelfde moment als de indiener van de klacht het bericht krijgt. Dit om bevoordeling van partijen te voorkomen.
e. Wanneer de aanbestedende dienst na het onderzoek tot de conclusie komt dat de klacht niet terecht is, dan wijst hij de klacht gemotiveerd af en bericht hij de ondernemer.
f. Als de aanbestedende dienst aan de ondernemer heeft laten weten hoe hij de klacht adresseert, of als de aanbestedende dienst nalaat om binnen een redelijke termijn op de klacht te reageren, kan de klager de klacht aan de Commissie van Aanbestedingsexperts of de daartoe bevoegde voorzieningenrechter voorleggen.