ALGEMENE BEPALINGEN PROCEDURE FINANCIELE BIJDRAGE VOOR EVENEMENTEN IN HENGELO
ALGEMENE BEPALINGEN PROCEDURE FINANCIELE BIJDRAGE VOOR EVENEMENTEN IN HENGELO
Artikel 1:1 Begripsomschrijvingen
In deze algemene bepalingen wordt verstaan onder:
1. De aanvrager: een bij de Kamer van Koophandel ingeschreven rechtspersoon
2. Evenement: voor elk publiek toegankelijke vertoning of gebeurtenis (kunst, muziek, sport) in Hengelo, doelbewust georganiseerd en geprogrammeerd.
3. Adviescommissie: een groep deskundigen vanuit de Hengelose samenleving, geselecteerd en goedgekeurd door de Raad van Toezicht van Hengelo Promotie en het bestuur van Stichting Centrummanagement Hengelo ter beoordeling van de aanvragen voor een financiële bijdrage.
Artikel 1:2 Doel financiële bijdrage
Artikel 1:3 Criteria voor het verkrijgen van een financiële bijdrage
1. Een financiële bijdrage kan slechts worden verleend indien het evenement voldoet aan de criteria zoals vastgesteld in het toetsingskader voor evenementen in Hengelo.
2. Een aanvrager komt slechts in aanmerking voor een financiële bijdrage indien voor de activiteiten die in het kader van het evenement worden uitgevoerd niet al op grond van een andere subsidieregeling door de gemeente Hengelo subsidie is verleend.
Artikel 1:4 Procedure financiële bijdrage
1. Een financiële bijdrage wordt verleend als bijdrage in de organisatie- en promotiekosten van het evenement.
2. De financiële bijdrage heeft een maximum van 40% van de totale begroting, mits het evenement plaatsvindt in het BIZ gebied. Daarbuiten geldt een maximum van 35%.
3. Afwijking van lid 3 is mogelijk met toestemming van de Raad van Toezicht van Hengelo Promotie en het bestuur van Stichting Centrummanagement Hengelo.
Artikel 1:5 Plafond financiële bijdrage
1. Het college van B&W, de Raad van Toezicht van Hengelo Promotie en het bestuur van Stichting Centrummanagement Hengelo stelt jaarlijks het bedrag vast dat ten hoogste beschikbaar is voor de financiële bijdragen ter ondersteuning van evenementen in Hengelo.
2. De adviescommissie van Hengelo maakt jaarlijks een evenwichtige verdeling op basis van het beschikbare budget over de verschillende categorieën evenementen. Deze wordt goedgekeurd door de Raad van Toezicht van Hengelo Promotie en het bestuur van Stichting Centrummanagement Hengelo.
Artikel 1:6 Aanvraag voor een financiële bijdrage
1. Aanvragen voor evenementen die in 2023 plaatsvinden moeten voor 1 december 2022 worden ingediend.
2. Spontante, kleinere, initiatieven die gedurende het jaar 2023 ontstaan dienen minimaal 8 weken voorafgaande het evenement een aanvraag in te dienen. Aanvragen hiervoor kunnen vanaf 1 januari worden ingediend.
3. Alle evenementen dienen de standaard aanvraagformulieren in te vullen en deze samen met de gevraagde documenten te sturen naar xxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx.
4. De aanvraag dient betrekking te hebben op een evenement dat plaatsvindt in het jaar 2023.
5. Per evenement wordt slechts één aanvraag in behandeling genomen.
6. Aanvragen die niet voldoen aan de indieningseisen worden niet in behandeling genomen.
Artikel 1:7 Verplichtingen behorende bij de financiële bijdrage
1. Bij iedere toegekende bijdrage hoort een onderliggend contract. De aanvrager dient alle voorwaarden en verplichtingen die zijn opgesteld in het contract behorende bij de financiële bijdrage na te leven en op te volgen. Het niet naleven hiervan kan gevolgen hebben voor de hoogte van de financiële bijdrage.
2. De aanvrager dient ten tijde van het plaatsvinden van het evenement in het bezit te zijn van alle benodigde vergunningen en ontheffingen.
3. Hengelo Promotie behoudt zich het recht voor om in het kader van de promotie van Hengelo aanvullende verplichtingen te stellen.
Artikel 1:8 Verlening van de financiële bijdrage
1. Een adviescommissie beoordeelt de aanvragen en adviseert de Raad van Toezicht van Hengelo Promotie en het bestuur van Stichting Centrummanagement Hengelo omtrent toewijzing van de financiële bijdragen.
2. De adviescommissie beoordeelt of een aanvraag voor een evenement voldoet aan de criteria zoals gesteld in het toetsingskader voor evenementen in Hengelo.
3. De adviescommissie wijst het bedrag toe behorende bij de aanvraag of wijst deze af indien het evenement niet voldoet aan de opgestelde criteria.
4. De adviescommissie draagt zorg voor een goede onderbouwing ten aanzien van de verleende financiële bijdrage of afwijzing indien van toepassing.
5. Aanvragen die voor 1 december 2022 zijn ingediend ontvangen uiterlijk 1 februari 2023 bericht. De terugkoppeling voor de aanvragen gedurende het jaar geschiedt uiterlijk binnen 6 weken.
Artikel 1.9. Betaling van de financiële bijdrage
1. Evenementen met een bedrag van minimaal €2.500 sturen maximaal één maand voorafgaande aan het evenement een factuur in van 75% van de toegezegde financiële bijdrage naar Hengelo Promotie via xxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx.
2. Het restantbedrag wordt uitgekeerd na ontvangst van de financieel- en inhoudelijke verantwoordingen ten behoeve van het evenement. Deze verantwoordingen moeten binnen 3 maanden na afloop van het evenement ingediend worden.
3. Evenementen met een financiële bijdrage tot €2.500 kunnen een factuur sturen voor het gehele bedrag maximaal één maand voorafgaande aan het evenement.
4. Hengelo Promotie en Stichting Centrummanagement Hengelo kunnen besluiten de financiële bijdrage niet of gedeeltelijk uit te keren indien niet aan de voorwaarden zijn voldaan zoals opgesteld in het onderliggende contract behorende bij de financiële bijdrage.
Artikel 2. Investeringsfonds
1. Voor eenmalige initiatieven of investeringen bij evenementen geldt dat er aanspraak gemaakt kan worden op een bijdrage uit het investeringsfonds.
2. Om in aanmerking te komen voor een bijdrage uit het investeringsfonds dient de aanvraag te voldoen aan de bepalingen zoals opgesteld in het toetsingskader voor evenementen Hengelo.
3. De hoogte van het beschikbare bedrag wordt jaarlijks vastgesteld en kan per jaar verschillen
4. Alle evenementen dienen de standaard aanvraagformulieren in te vullen en deze samen met de gevraagde documenten te sturen naar xxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx.
5. Aanvragen voor 2023 kunnen vanaf 1 oktober tot 1 december 2022 worden ingediend.
6. De aanvragen worden beoordeeld door de adviescommissie. Deze streeft ernaar om binnen 4 weken een uitspraak te doen.
Artikel 3. Bezwaar en beroepsprocedure:
1. Xxxx je het niet eens met de beslissing m.b.t. de al dan niet verleende financiële bijdrage dan kan je binnen 6 weken na ontvangst van de beslissing een bezwaar indienen bij Hengelo Promotie, via xxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx.
2. Na ontvangst van het bezwaar zal de adviescommissie van Hengelo nogmaals het eerder genomen besluit heroverwegen. Daarna neemt zij opnieuw een besluit. Deze kan afwijken op het eerder genomen besluit maar hoeft niet. Dit besluit zal in samenspraak met de Raad van Toezicht van Hengelo Promotie en het bestuur van Stichting Centrummanagement Hengelo worden genomen.
3. De adviescommissie van Hengelo moet binnen 6 weken een beslissing nemen op het bezwaarschrift.
4. Beroep: ben je het ook niet eens met het nieuwe besluit dan kan je in beroep gaan bij de Raad van Toezicht van Hengelo Promotie en het bestuur van Stichting Centrummanagement Hengelo. Dit dient binnen 6 weken na ontvangst van het nieuwe besluit te gebeuren.
5. De Raad van Toezicht van Hengelo Promotie en het bestuur van Stichting Centrummanagement Hengelo zal het nieuwe besluit van de adviescommissie heroverwegen en een definitief besluit nemen. Deze beslissing zal binnen 6 weken gecommuniceerd worden aan de aanvrager.