CONCEPT PROJECTCONTRACT
CONCEPT PROJECTCONTRACT
MFA PATERSWOLDE
Vries, oktober 2008 gemeente Tynaarlo
Projectcontract MFA Paterswolde
Ondergetekenden:
het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Tynaarlo, vertegenwoordigd door gedelegeerd opdrachtgever de xxxx X. Xxxxxxxxx, wethouder;
en
de projectgroep MFA Paterswolde, vertegenwoordigd door de xxxx X. Xxxxxxxx, projectlei- der;
verklaren zich volledig bekend met de inhoud van dit projectcontract met bijlagen en verkla- ren al datgene te doen dat redelijkerwijs binnen hun vermogen ligt om het bepaalde in het contract uit te voeren, dan wel na te komen.
Aldus in tweevoud overeengekomen en voor akkoord getekend:
Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Tynaarlo:
Plaatsnaam: Vries Datum:
Naam: de xxxx X. Xxxxxxxxx Handtekening:
Namens de projectgroep MFA Paterswolde:
Plaatsnaam: Vries Datum:
Naam: de xxxx X. Xxxxxxxx Handtekening:
Inhoudsopgave projectcontract
1. Probleemstelling 1
2. Aanleiding 1
3. Doelstelling 1
4. Projectresultaat 1
5. Afbakening 2
6. Effecten 2
7. Randvoorwaarden 2
8. Risico’s 3
9. Raakvlakken met andere projecten 3
9.1 Project Integraal Accommodatie Beleid (IAB) 3
9.2 Notitie wijkschool 4
9.3 MFA Ter Borch 4
9.4 Uitvoering accommodatieplannen Yde – De Punt, Zeijen en Zuidlaren 4
9.5 Notitie eigendom, beheer en exploitatie 5
9.6 Notitie participatie kinderopvang in MFA 5
9.7 Meerjarenplan onderwijshuisvesting 5
10. Activiteiten 6
11. Tijd 7
12. Geld 7
12.1 Kostenraming 7
12.2 Voorbereidings- en ontwerpkrediet 7
12.3 Dekkingsmogelijkheden. 8
13. Kwaliteit 9
14. Informatie 9
14.1 Interne informatie en communicatie 9
14.2 Externe informatie en communicatie 9
15. Organisatie 10
15.1 Taken, verantwoordelijkheden van de betrokkenen bij het project 11
16. Accorderingstabel 13
Bijlagen 14
Bijlage 1: Planning 15
Bijlage 2: Informatiematrix MFA Paterswolde 16
Bijlage 3: Communicatieplan MFA Paterswolde (externe communicatie) 17
Bijlage 4: Project structuur. 19
1. Probleemstelling
Hoe kan Paterswolde worden voorzien van adequate onderwijs-, sport- en welzijnsvoorzie- ningen, afgestemd op de behoeften en mogelijkheden in Paterswolde én passend binnen de uitgangspunten zoals geformuleerd in het integraal accommodatiebeleidsplan Eelde- Paterswolde?
2. Aanleiding
In 2003 is de gemeente Tynaarlo gestart met het project Integraal Accommodatie Beleid (IAB). Dit project moest oorspronkelijk leiden tot accommodatieplannen voor alleen de drie grotere kernen in onze gemeente, te weten: Eelde-Paterswolde, Zuidlaren en Vries. Maart 2006 heeft de gemeenteraad, mede naar aanleiding van reeds gestarte initiatieven in
Yde - De Punt en Zeijen, besloten om ook accommodatieplannen te ontwikkelen voor een aantal kleinere kernen, zijnde: Zeijen, Zuidlaarderveen, De Groeve, Tynaarlo, Oudemolen en Yde - De Punt.
Op 10 mei 2005 heeft de gemeenteraad het integraal accommodatiebeleidsplan voor Eelde- Paterswolde definitief vastgesteld. Het scenario voor deze kern voorziet in clustering van onderwijs-, sport- en welzijnsvoorzieningen in een drietal nieuwe multifunctionele accommo- daties (MFA’s). De MFA Paterswolde is gepland medio 2012, de MFA Groote Veen medio 2013 en de MFA Spierveen medio 2015. De MFA Paterswolde moet in ieder geval ruimte bieden voor basisonderwijs (openbaar en bijzonder), opvang 0-12 jaar, wijkactiviteiten en sport (gymzaal).
3. Doelstelling
Het realiseren van adequate en passende onderwijs-, sport- en welzijnsvoorzieningen, afge- stemd op de behoeften en mogelijkheden in Paterswolde én de uitgangspunten zoals gefor- muleerd in het integraal accommodatiebeleidsplan Eelde-Paterswolde.
4. Projectresultaat
Het eindresultaat is een MFA waarin diverse onderwijs-, sport- en welzijnsactiviteiten aange- boden worden, afgestemd op de behoeften en mogelijkheden in Paterswolde én de uit- gangspunten zoals geformuleerd in het integraal accommodatiebeleidsplan Eelde- Paterswolde.
Om het eindresultaat te bereiken, zal er -tezamen met vertegenwoordigers van de toekom- stige hoofdgebruikers- een realisatietraject worden doorlopen. Een belangrijk tussenresultaat in dit traject is een formele intentieovereenkomst tussen de betrokken participanten en de gemeente waarin afspraken zijn vastgelegd over onder andere:
• de uitgangspunten en randvoorwaarden met betrekking tot eigendom, beheer en be- bouwings-/inrichtingsmogelijkheden van de MFA;
• de uitgangspunten en randvoorwaarden met betrekking tot inhoudelijke samenwerking (koppelsubsidie; zie ook punt 7 randvoorwaarden);
• de uitgangspunten en randvoorwaarden met betrekking tot visie op de MFA (visiedo- cument);
• financiële kaders;
• locatiekeuze.
5. Afbakening
De projectgroep MFA Paterswolde doet voorstellen voor het opstellen van een visiedocu- ment en een functioneel, ruimtelijk en technisch Programma van Eisen met bijbehorende investerings- en exploitatiekostenraming. Ook doet de projectgroep voorstellen voor het vormgeven van de inhoudelijke samenwerking en ten aanzien van eigendom, beheer, exploi- tatie en locatie van de MFA. De stuurgroep neemt hierover de uiteindelijke besluiten.
Vanaf de ontwerpfase neemt het bouwteam ‘het stokje over’. Het bouwteam is verantwoor- delijk voor de realisatie van een structuur-, voorlopig- en definitief ontwerp. Het bouwteam is ook verantwoordelijk voor het selecteren en contracteren van architect, aannemers en advi- seurs (installatie, constructie etc.). Tevens neemt zij alle voorbereidende werkzaamheden voor de uitvoering van de bouwwerkzaamheden voor rekening.
De rol van de projectgroep is vanaf deze fase vooral adviserend (over architectenkeuze, structuur-, voorlopig- en definitief ontwerp).
6. Effecten
De bewoners van Paterswolde kunnen gebruik maken van kwalitatief hoogwaardige voorzie- ningen op het gebied van onderwijs, sport en welzijn. Dit verhoogt de leefbaarheid en maakt het voor jonge- en oudere gezinnen aantrekkelijk om in Paterswolde te (gaan/blijven) wonen.
Verder schept het gezamenlijk huisvesten van de verschillende functies in een MFA moge- lijkheden voor een betere samenhang in deze functies. Bijvoorbeeld door dagarrangementen te ontwikkelen op het gebied van onderwijs, sport, cultuur, kinderdagopvang en buiten- schoolse opvang.
De nieuwe MFA biedt ook mogelijkheden om flexibel te bouwen en daardoor het gezamenlijk gebruik van ruimten zo optimaal mogelijk te realiseren.
7. Randvoorwaarden
Voor het project MFA Paterswolde gelden de volgende randvoorwaarden:
• er dient voldoende ambtelijke capaciteit beschikbaar te worden gesteld door de betrokken afdelingshoofden (zie ook 12.2 interne uren gemeente Tynaarlo);
• er dient voldoende draagvlak te zijn bij de betrokken instellingen als toekomstige hoofd- gebruikers; samen moeten zij overtuigd zijn van de meerwaarde van een MFA in Paters- wolde;
• het succesvol ontwikkelen van de MFA, inclusief inhoudelijke samenwerking, is een ge- zamenlijke verantwoordelijkheid en vereist van iedereen een constructieve en intensieve inzet; de gemeente is bereid dit proces middels 50/50 koppelsubsidie te faciliteren; welke partijen voor deze koppelsubsidie in aanmerking te komen en de inhoudelijke voorwaar- den voor deze subsidie dienen nader te worden uitgewerkt en opgenomen te worden als bijlage bij de af te sluiten intentieovereenkomst;
• er dient voldoende budget beschikbaar te worden gesteld voor realisatie (voorbereidings- en realisatiekrediet) en beheer en exploitatie van de MFA;
• de schoolbesturen zullen niet meer dan de te ontvangen huisvestingsvergoeding van het ministerie bijdragen (zowel qua stichtingskosten als exploitatiekosten wordt uitgegaan van de normbedragen);
• de MFA dient uiterlijk 2012 te zijn gerealiseerd;
• het project MFA Paterswolde heeft grote raakvlakken met overige MFA-projecten (Xxx Xxxxx, Eelde-Paterswolde, Zeijen, Yde – De Punt etc.); dit maakt goede onderlinge af- stemming tussen deze projecten noodzakelijk;
• de ontwikkeling van de MFA wordt afgestemd op de op lange termijn structureel verwach- te aantallen gebruikers; eventuele ‘piekbelasting’ wordt opgevangen met behulp van flexibele oplossingen zoals bijvoorbeeld semi-permanente ruimten;
8. Risico’s
Er dient een inschatting te worden gemaakt van factoren die het project zouden kunnen be- dreigen. Hieronder volgen, in volgorde van belangrijkheid, de meest relevante risico’s van het project en de eventueel te treffen tegenmaatregelen:
Risico | Tegenmaatregel |
Geen betrokkenheid c.q. draagvlak bij de toekomstig hoofdgebruikers. | In vroegtijdig stadium intentieovereenkomst aangaan. Alleen met die partijen ontwerp- traject ingaan. Goed communiceren. Ge- bruikers nauw bij het proces betrekken. |
Onvoldoende financiële middelen beschik- baar gesteld. | Bestuurders duidelijk maken dat afgespro- ken resultaat niet waargemaakt kan worden (helderheid creëren; tijdig kenbaar maken). In uiterste geval opdracht teruggeven. |
Geen betrokkenheid van leiding en/of be- stuur. | Actief informeren (verslagen toesturen, re- gelmatig bijpraten, enthousiasmeren etc.). Resultaten presenteren. |
Uitbreiding van de opdracht. | Projectcontract hierop aanpassen. |
Weerstand tegen de plannen (in- en extern). | Goed communiceren (vroegtijdig, helder, duidelijk, eerlijk, eenduidig). |
Projectgroepleden vallen uit. | Vervanger aanwijzen binnen eigen organi- satie. |
Projectleider valt uit. | Vervanger aanwijzen binnen ambtelijk ap- paraat. |
9. Raakvlakken met andere projecten
Het project MFA Paterswolde kent raakvlakken met diverse andere projecten binnen de ge- meentelijke organisatie. Hieronder volgt een korte beschrijving van deze projecten.
9.1 Project Integraal Accommodatie Beleid (IAB)
Sinds 2003 wordt er binnen de gemeente Tynaarlo gewerkt aan het project ‘Integraal Ac- commodatie Beleid’(IAB). Doel van dit project is te komen tot een goede integrale afstem- ming van de huisvestingsbehoefte op het huisvestingsaanbod en tot een efficiënt beheer van het huisvestingsaanbod. Enerzijds uit exploitatieoverwegingen, omdat met name gemeen- schappelijke voorzieningen en activiteitenruimtes efficiënter kunnen worden benut. Ander- zijds spelen ook inhoudelijke argumenten een rol: functies kunnen worden gecombineerd en versterken elkaar. Voor elk van de drie grote kernen (Zuidlaren, Vries en Eelde-Paterswolde) en voor een aantal kleinere kernen (Zeijen, Zuidlaarderveen, De Groeve, Tynaarlo, Oudemo- len en Yde - De Punt) wordt breed in beeld gebracht welke accommodatiebehoeften, - knelpunten en huisvestingsmogelijkheden er bestaan. Daarbij wordt onderzocht op welke manier er inhoudelijk en financieel zo efficiënt mogelijk kan worden voorzien in accommoda-
ties. Het uitgangspunt daarbij is een concentratie en integratie van welzijn-, onderwijs- en sportvoorzieningen.
9.2 Notitie wijkschool
In 2003 is de startnotitie “De school als middelpunt in de wijk?!? De brede gemeentelijke vi- sie op de wijkschool in Tynaarlo” verschenen. De wijkschool (synoniem voor brede school) wordt gedefinieerd als ‘een school met diverse voorzieningen die als middelpunt in de wijk een centrale functie vervult voor zowel de leerlingen, als ook de ouders en andere wijkbewo- ners op het gebied van onderwijs, welzijn en zorg’.
De gemeente Tynaarlo heeft gesteld dat het voorop moet staan dat de ontwikkeling van één of meerdere brede scholen in de gemeente Tynaarlo alléén gestimuleerd moet worden wan- neer de brede school een duidelijke meerwaarde kan bieden ten opzichte van de huidige situatie. Deze meerwaarde wordt dan vooral gezien vanuit de mogelijkheid om in een wijk- school de diverse gemeentelijke doelstellingen ten uitvoer te brengen, om per buurt of wijk in te spelen op de behoeften en wensen van alle betrokkenen, en om de bewoners betere ont- wikkelingskansen en -mogelijkheden te bieden.
9.3 MFA Ter Borch
Op de grens tussen Groningen en Drenthe ontwikkelt de gemeente Tynaarlo samen met de gemeente Groningen een nieuwe woonwijk voor 1250 woningen, genaamd Ter Borch. Ter Borch is een rechtstreeks uitvloeisel van de Regiovisie Groningen-Assen 2030 en in eerste instantie bedoeld om het woningentekort in Groningen voor een deel op te heffen. Streven is om in Ter Borch een suburbaan woonmilieu te realiseren, gericht op het hoogste marktseg- ment. Belangrijke kwalitatieve uitgangspunten daarbij zijn wonen aan of in nabijheid van het water, ruime kavels, luxe woningen en een goede differentiatie van woningtypen.
Een wijk van deze omvang en met een dergelijke kwalitatieve uitstraling dient eveneens te beschikken over een adequaat voorzieningenniveau. Vanaf het schooljaar 2009/2010 zal Ter Borch de beschikking hebben over een MFA met daarin openbaar- en bijzonder basisonder- wijs, kinderopvang en een dorpshuisfunctie. Ook zal er een sportzaal worden gerealiseerd.
9.4 Uitvoering accommodatieplannen Yde – De Punt, Zeijen en Zuidlaren
Ook de integrale accommodatieplannen voor Yde – De Punt, Zeijen en Zuidlaren zijn inmid- dels definitief door de gemeenteraad vastgesteld.
Het scenario voor Yde – De Punt voorziet in de realisatie van een MFA in 2011. De basis- functies in deze MFA zijn onderwijs, opvang 0-12 jarigen en sport. Ook de dorpshuisfunctie en de jeugdsoosfunctie zullen een plek krijgen in deze MFA.
Het scenario voor Zeijen gaat eveneens uit van de realisatie van een MFA medio 2011. Deze MFA bestaat in ieder geval uit een nieuwe school en gymzaal. Zo mogelijk worden ook de kleedaccommodatie van de voetbalvereniging, de peuterspeelzaalfunctie en de dorpshuis- functie er in ondergebracht.
Het scenario voor Zuidlaren tenslotte voorziet ook in de realisatie van MFA’s. MFA Centrum zal in 2014 worden gerealiseerd. De afweging voor realisatie van nieuwe MFA’s in de deel- gebieden Westlaren en Schuilingsoord zal omstreeks 2017 plaatsvinden. Ook in deze MFA’s zijn de basisfuncties onderwijs, opvang en sport.
9.5 Notitie eigendom, beheer en exploitatie
In Nederland verschijnen steeds meer brede scholen. Waren er in 2005 zo’n 600 operatio- neel; in 2007 telde Nederland al zo’n 1000 brede basisscholen. Meer dan de helft van die brede scholen wordt gehuisvest in MFA’s.
Voor het welslagen van een MFA is het van groot belang dat er in een vroeg stadium wordt nagedacht over de wijze van inhoudelijke en organisatorische samenwerking tussen de be- trokken organisaties. Want wanneer organisaties in één gebouw zitten, wil dat nog niet zeg- gen dat ze ook daadwerkelijk samenwerken. En juist die samenwerking is zo essentieel voor een brede school; zonder gezamenlijke visie en een goede afstemming heeft de brede school onvoldoende meerwaarde.
Naast inhoudelijke zaken moeten ook allerlei technische en praktische onderwerpen bespro- ken worden. Goede en efficiënte afspraken rondom het beheer en de exploitatie van brede scholen zijn onmisbaar voor het welslagen van brede scholen.
Omdat het brede schoolconcept ook binnen de gemeente Tynaarlo in opkomst is en hier de komende jaren meerdere MFA’s gerealiseerd (gaan) worden, is het hoog tijd om strategische kaders te formuleren waarbinnen de ontwikkeling van deze MFA’s kan plaatsvinden. Momen- teel wordt de laatste hand gelegd aan een gemeentelijke notitie over eigendom, beheer en exploitatie van alle toekomstige MFA’s in Tynaarlo.
9.6 Notitie participatie kinderopvang in MFA
In de gemeente Tynaarlo worden de komende jaren meerdere MFA’s gerealiseerd. Opvang van kinderen van 0 tot 12 jaar is, naast onderwijs en sport, één van de basisfuncties in deze MFA’s. De vraag die nu voorligt is hoe om te gaan met de participatie van kinderopvangor- ganisaties in MFA’s. Dit is best een lastige vraag. Immers:
- Schoolbesturen in het basisonderwijs zijn verantwoordelijk voor het (laten) organise- ren van de voor-, tussen- en naschoolse opvang (4-12 jaar) tussen 7.30 en 18.30 uur. Wat betekent dit voor een MFA?
- De dagopvang voor kinderen van 0 tot 4 jaar is commercieel geworden. Hoe gaan we hier mee om in een MFA?
- Er komen veelal meerdere scholen in een MFA. Deze scholen hebben bijna allemaal al een bestaande relatie met een bepaalde kinderopvangorganisatie. Hoe organise- ren we dit in een MFA?
- In het kader van het project Integraal Accommodatie Beleid (IAB) zullen de komende jaren een groot aantal (school-)gebouwen, van waaruit nu kinderopvang wordt aan- geboden, verdwijnen om plaats te maken voor MFA’s. Hebben wij een juridische verplichting richting deze aanbieders van kinderopvang? Zo nee, voelen wij een mo- rele herhuisvestingsplicht voor deze organisaties? En wat zijn de gevolgen voor een MFA?
Naast de eerder genoemde notitie over eigendom, beheer en exploitatie van MFA’s, wordt momenteel ook de laatste hand gelegd aan de notitie ‘participatie kinderopvang in MFA’s’. Deze notitie beoogt een kader vast te stellen waarbinnen kinderopvangorganisaties kunnen worden geselecteerd voor participatie in een MFA.
9.7 Meerjarenplan onderwijshuisvesting
In opdracht van de gemeente is recent een meerjarenplan voor de onderwijshuisvesting op- gesteld. Dit plan maakt duidelijk wat er de komende jaren in scholen geïnvesteerd moet wor- den. Met de schoolbesturen is afgesproken dat zij, in overleg met de gemeente, bepalen welke scholen onderwijskundig aangepast zullen worden.
Bovenstaande projecten hebben grote raakvlakken met elkaar en maken goede onderlinge afstemming noodzakelijk.
10. Activiteiten
Hieronder worden de activiteiten opgesomd die in het kader van dit project uitgevoerd moe- ten worden:
Voorbereidingen / Initiatieffase van het project
1) Aanstellen projectleider voor uitvoering plan Xxxxxxxxxxx
0) Projectleden werven (intern en extern)
3) 1e vergadering beleggen en daarin met beoogde projectleden alle belangrijke onder- delen van het project bespreken en verder uitwerken (projectstructuur + taken en ver- antwoordelijkheden, activiteiten benoemen, tijdpad, financiën, kwaliteit, informatie en communicatie, externe ondersteuning)
4) Projectcontract opstellen en voorbereidingskrediet (interne uren, evt. externe onder- steuning bij PvE etc.) aanvragen
5) Offertes externe ondersteuning opvragen
6) Bestuurlijke besluitvorming
In deze fase zal ook een kinderopvangorganisatie moeten worden geselecteerd voor deel- name in de MFA (zie 9.5). Gelijktijdig met, of direct na, punt 4 maar voor start visietraject.
Initiatieffase bouw/realisatie MFA
7) Ontwikkelen visie op de voorzieningen in de MFA (samen met betrokkenen partijen, eventueel onder externe begeleiding)
8) Inventariseren belangstelling geïnteresseerde (en mogelijk interessante) aanbieders / partijen
9) Bestuurlijke besluitvorming
10) Inhoudelijke samenwerking vormgeven
11) Per organisatie een ruimtelijk PvE maken
12) Nadenken over ambitieniveau na te streven kwaliteit (duurzaam bouwen, klimaatbe- heersing etc.)
13) Opstellen eerste investeringskostenraming en onderzoeken financieringsmogelijkhe- den
14) Locatieonderzoek
15) Afsluiten intentieovereenkomst hoofdgebruikers
Plandefinitie
16) Opstellen definitief functioneel, technisch en ruimtelijk PvE voor de MFA
17) Opstellen investerings- en exploitatiekostenraming
18) Eigendom-, beheer- en exploitatievraagstuk onderzoeken
19) Opstellen plan van aanpak en planning ontwerp- en realisatiefase
20) Bestuurlijke besluitvorming
Ontwerp- en realisatiefase
21) Europese aanbesteding architect
22) Selecteren en contracteren adviseurs
23) Komen tot voorlopig ontwerp MFA
24) Bestuurlijke besluitvorming
25) Komen tot definitief ontwerp
26) Opstarten vergunningenprocedures
27) Besteksgereed maken ontwerp
28) Europese aanbesteding aannemers
29) Bestuurlijke besluitvorming
30) Voorbereiden uitvoering bouw MFA
31) Uitvoering bouwwerkzaamheden
32) Inrichten / inhuizen MFA
33) In gebruik nemen MFA
11. Tijd
Startdatum: 1 juni 2008.
Initiatief- en plandefinitiefase 01-06-2008 t/m 31-08-2009
Ontwerpfase en bouwvoorbereiding 01-09-2009 t/m 31-05-2011
Realisatiefase 01-06-2011 t/m 01-06-2012 Einddatum: 1 juni 2012, of zoveel eerder als mogelijk.
Zie bijlage 1 voor de planning.
12. Geld
12.1 Kostenraming
Er is op basis van een aantal aannames een globale doorrekening van de structurele jaarlas- ten van de MFA Paterswolde gemaakt. Het betreft hier een eerste financiële verkenning.
Vanaf 2012 zijn de structurele jaarlasten van de MFA Paterswolde becijferd op € 309.143.
Structureel Stichtingskosten MFA | 3.725.254 (40 jaar, 5%) |
Grondkosten | 595.000 (5%) |
Structurele jaarlast: | |
MFA | 279.393 |
Grond | 29.750 |
309.143 |
Incidenteel
Boekwaarden per 1/1/08 (eenmalig af te schrijven):
obs Centrum: 75.464
cbs Xxxxx Xxxxxx: 175.612
12.2 Voorbereidings- en ontwerpkrediet
De geraamde interne uren voor de periode van de projectrealisatie zien er als volgt uit:
2008 | 2009 | 2010 | 2011 | 2012 | Totaal | |
Projectleider WOS | 600 | 750 | 300 | 150 | 150 | 1950 |
Wijkschoolcoord | 50 | 100 | 100 | 100 | 50 | 400 |
Lokaal Onderwijs | 25 | 50 | 50 | 50 | 25 | 200 |
Sport | 25 | 50 | 50 | 50 | 25 | 200 |
Welz.acc. | 25 | 50 | 50 | 50 | 25 | 200 |
Ondersteuning | 50 | 100 | 100 | 100 | 50 | 400 |
Projectleider BK | 150 | 300 | 600 | 600 | 300 | 1950 |
Financien | 30 | 60 | 60 | 60 | 30 | 240 |
Communicatie | 30 | 60 | 60 | 60 | 30 | 240 |
OBT | 15 | 30 | 30 | 30 | 15 | 120 |
BMV | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 50 |
1010 | 1860 | 1410 | 960 | 710 | 5950 |
Over de gehele periode zijn er in totaal 5.950 interne uren geraamd. Deze uren dienen volle- dig ten laste van het project te worden gebracht. Omgerekend naar het tarief per medewer- ker per productief uur à € 61,36 betekent dit een kostenpost van € 365.092.
De geraamde externe uren (ureninzet beoogde hoofdgebruikers) voor de periode van de pro- jectrealisatie zijn:
2008 | 2009 | 2010 | 2011 | 2012 | Totaal | |
Bevoegd gezag OO | 75 | 150 | 150 | 150 | 75 | 600 |
Conod | 75 | 150 | 150 | 150 | 75 | 600 |
Centrum | 75 | 150 | 150 | 150 | 75 | 600 |
Xxxxx Xxxxxx | 75 | 150 | 150 | 150 | 75 | 600 |
Trias | 75 | 150 | 150 | 150 | 75 | 600 |
Kinderopvang | 75 | 150 | 150 | 150 | 75 | 600 |
CAGT | 75 | 150 | 150 | 150 | 75 | 600 |
Sport (EPE) | 75 | 150 | 150 | 150 | 75 | 600 |
600 | 1200 | 1200 | 1200 | 600 | 4800 |
De geraamde uren bestaan o.a. uit bezoeken project- en stuurgroepvergaderingen, deelna- me in werkgroepen beheer en exploitatie en inhoudelijke samenwerking, voorbereiden van overleggen en terugkoppeling naar achterban.
Zoals reeds aangegeven bij de randvoorwaarden (pagina 2) lijkt het gerechtvaardigd om voor het succesvol ontwikkelen van de MFA Paterswolde, net als bij Ter Borch, koppelsubsi- die beschikbaar te stellen. Hiervoor wordt vooralsnog een bedrag geraamd van € 50.000.
De kosten van externe ondersteuning van de plandefinitiefase (opstellen PvE en investe- ringskostenraming) zijn geraamd op € 40.000. Verder dient een budget van € 10.000 te wor- den gereserveerd voor algemene- en onvoorziene kosten (zaalhuur, excursies, kopieerkos- ten, communicatie etc.).
De kosten van de ontwerpfase (oa. architectenkeuze) zijn vooralsnog geraamd op
€ 330.000.
Totaal benodigd voorbereidings- en ontwerpkrediet bedraagt derhalve € 795.092.
12.3 Dekkingsmogelijkheden
Er heeft inmiddels ook een eerste verkenning van eventuele dekkingsmogelijkheden plaats- gevonden. Vooralsnog kan gedacht kan worden aan:
IAB-reserve
In de gemeentelijke begrotingen van 2006 t/m 2010 is een structurele ruimte opgenomen van
€ 508.000 voor realisatie van MFA’s. Daarnaast zijn bij de Voorjaarsnota 2008 extra structu- rele en incidentele middelen aangevraagd.
ESF-regeling
Regeling dagarrangementen en combinatiefuncties. Specifieke uitkering (= subsidie; 45% van de projectkosten) voor activiteiten gericht op versterking van sociale infrastructuur door middel van combinatiefuncties en sluitende dagarrangementen voor kinderen t/m 16 jaar, teneinde de combinatie van arbeid en zorg te vergemakkelijken. Regeling loopt t/m 2008. Gaat hierbij hoofdzakelijk om uren. De maximale specifieke incidentele uitkering voor Pa- terswolde bedraagt € 135.000.
In de plandefinitiefase, na het opstellen van het PvE en bijbehorende investerings- en exploi- tatiekostenraming, worden de dekkingsmogelijkheden nader in beeld gebracht.
13. Kwaliteit
Het begrip ‘kwaliteit’ is een breed begrip en heeft zowel betrekking op het product MFA, als ook op het proces (projectverloop). De gewenste kwaliteit van de MFA zal verder uitgewerkt worden bij het opstellen van het Programma van Eisen.
Om het project te laten slagen is in ieder geval optimale inzet, betrokkenheid en creativiteit van alle deelnemers vereist.
14. Informatie
14.1 Interne informatie en communicatie
Interne informatieverstrekking verloopt in principe via de hiervoor bestemde overlegstructu- ren (o.a. stuurgroep, projectgroep, bouwteam, werkgroepen, overleggen met andere project- leiders). Communicatielijnen dienen kort en helder te zijn en ondersteund te worden door goede verslaglegging.
Daarnaast zal er afstemming zijn middels een viermaandelijkse managementrapportage, opgesteld door de projectleider. Enkele aspecten die in de managementrapportages zullen worden behandeld, zijn: stand van zaken, projectvoortgang/ontwikkelingen, planning, finan- ciën en actuele informatie.
Zie bijlage 2 voor een informatiematrix.
14.2 Externe informatie en communicatie
Ten aanzien van de externe informatieverstrekking en communicatie zijn de volgende doel- groepen te onderscheiden:
Onderwijs:
- Leerkrachten basisscholen
- Leerlingen basisscholen
- Ouders van leerlingen basisscholen
- Ouderraad / MR xxxxxxxxxxxx
Welzijn:
- Personeel Trias
- Culturele verenigingen Eelde-Paterswolde
- Ouders / kinderen kinderopvang
- Personeel kinderopvang
Sport:
- Sportverenigingen Eelde-Paterswolde
Overige:
- Omwonenden / inwoners Paterswolde / Eelde-Paterswolde
- Belangenorganisaties (sportfederatie EPE, AGT, CAGT)
- (Commerciële) instellingen die (mogelijk) willen participeren in MFA
De realisatie van de MFA is een samenwerkingsproject met meerdere deelnemers. Er zijn meerdere spelers met ieder een eigen organisatie en achterban achter zich. Ook bij deze doelgroepen zal behoefte zijn aan actuele en regelmatige informatie.
Zie bijlage 3 voor een extern communicatieplan.
Communicatie herstructurering scholen primair onderwijs in Eelde-Paterswolde
De situering van de scholen voor primair basisonderwijs in Eelde-Paterswolde verandert de komende jaren dusdanig dat schoolbesturen en gemeente besloten hebben om in gezamen- lijkheid een informatiefolder te ontwikkelen voor (potentiële) ouders van basisschoolleerlin- gen.
15. Organisatie
Opdrachtgever: College van burgemeester en wethouders Gedelegeerd opdrachtgever: Wethouder X. Xxxxxxxxx
Stuurgroep: Wethouder X. Xxxxxxxxx
Xxxxxxx Xxxxxxxx (projectleider B&P) en/of Xxx Xxxxxxx (teamcoördinator Bouwkunde)
Xxxxx Xxx Xxxxxx (algemeen directeur openbaar onderwijs) Xxx Xxxxx (algemeen directeur Conod)
Xxx Xxx (directeur Trias) Ondersteuner / notulist
Projectleider: Xxxxxxx Xxxxxxxx (B&P; initiatief- en definitiefase)
Xxxxx xxx Xxxxxx (Bouwkunde; ontwerp- en realisatiefase)
Projectgroep: Xxxxxxx Xxxxxxxx (projectleider B&P)
(intiatief- en plandefinitiefase) Xxxxx xxx Xxxxxx (projectleider Bouwkunde; adviserend lid)
Xxxxxxx Xxxxxxxx (wijkschool coördinator)
Xxxx Xxxxxxx (beleidsmedewerker openbaar onderwijs) Xxxxxx Xxxxxxx (directeur cbs Menso Altingschool) Xxxxxx Xxxxxx (directeur obs Centrum)
.. (Trias)
.. (Kinderopvangorganisatie)
.. (CAGT)
.. (sportfederatie EPE) Externe adviseur (voor PvE)
Xxxxx Xxx (ondersteuner / notulist)
Beleidsmedewerkers / specialisten (ad hoc; intern/extern)
Bouwteam: Xxxxx xxx Xxxxxx (projectleider Bouwkunde)
(ontwerp- en realisatiefase) Xxxxxxx Xxxxxxxx (projectleider B&P; adviserend lid)
Architect
Adviseurs (installatie, constructie etc.) Ondersteuner / notulist
Werkgroep Beheer : Xxxxxxx Xxxxxxxx (projectleider B&P)
Vertegenwoordigers partners Ondersteuner / notulist
Werkgroep Samenwerking: Xxxxxxx Xxxxxxxx (wijkschool coördinator (vz))
Vertegenwoordigers partners Ondersteuner / notulist
Zie bijlage 4 voor de projectstructuur.
15.1 Taken, verantwoordelijkheden van de betrokkenen bij het project
Opdrachtgever
- benoemen van de gedelegeerd opdrachtgever
- vaststellen projectcontract
- goedkeuren van wijzigingen in het projectcontract
- vaststellen visiedocument
- vaststellen Programma van Eisen
- vaststellen afspraken t.a.v. eigendom, beheer, exploitatie en locatie
- bepalen architectenkeuze
- vaststellen voorlopig ontwerp
- vaststellen definitief ontwerp
- bepalen aannemerskeuze
- bewaken van draagvlak in de organisatie
- bemiddelen in conflicten tussen project en lijnorganisatie
- nemen van go/no go-beslissingen
- verstrekken van de benodigde projectmiddelen aan de projectleider
Gedelegeerd opdrachtgever
- aanstellen van de projectleider
- beoordelen en goedkeuren concept-projectcontract
- tekenen projectcontract
- vrijmaken van projectteamleden
- beoordelen en goedkeuren concept-visiedocument
- beoordelen en goedkeuren concept-Programma van Xxxxx
- beoordelen en goedkeuren investeringskostenraming
- beoordelen en goedkeuren afspraken t.a.v. eigendom, beheer, exploitatie en locatie
- beoordelen en goedkeuren architectenkeuze
- beoordelen en goedkeuren voorlopig ontwerp
- beoordelen en goedkeuren definitief ontwerp
- beoordelen en goedkeuren aannemerskeuze
- bewaken van draagvlak in de organisatie
- bemiddelen in conflicten tussen project en lijnorganisatie
- nemen van go/no go-beslissingen
- periodiek overleg voeren met de projectleider
- toekennen van de benodigde middelen
- verzorgen van PR/lobbyen op hoog niveau
- installeren en ontbinden van het projectteam
- bij calamiteiten ingrijpen in het project
- inbedden van het project in de organisatie
- beoordelen van projectteamprestaties
Stuurgroep
- beoordelen en goedkeuren concept-projectcontract
- vrijmaken van projectteamleden
- beoordelen en goedkeuren concept-visiedocument
- beoordelen en goedkeuren concept-Programma van Xxxxx
- beoordelen en goedkeuren investeringskostenraming
- beoordelen en goedkeuren afspraken t.a.v. eigendom, beheer, exploitatie en locatie
- beoordelen en goedkeuren architectenkeuze
- beoordelen en goedkeuren voorlopig ontwerp
- beoordelen en goedkeuren definitief ontwerp
- bewaken van draagvlak in de organisatie
- inbedden van project in de organisatie
- bemiddelen in conflicten tussen project en lijnorganisatie
- periodiek overleg voeren met de projectleider
- toekennen van de benodigde middelen
- verzorgen van PR/lobbyen op hoog niveau
- nemen van go/no go-beslissingen
- bij calamiteiten ingrijpen in het project
- beoordelen van projectteamprestaties
Projectleider
- samenstellen en aansturen projectteam
- opstellen projectcontract
- aanvragen voorbereidingskrediet
- opvragen offertes externe ondersteuning
- bewaken van de projectvoortgang
- opstellen projectbegroting en bijhouden van de financiële projectadministratie
- periodiek verzorgen van voortgangsrapportages richting opdrachtgever en stuurgroep
- noteren en doorgeven van de urenverantwoording
- afstemmen met gerelateerde projecten
- bijdrage leveren aan de draagvlakvorming voor het project
- bij calamiteiten ingrijpen in het project
- zorgdragen voor interne en externe communicatie
Projectgroep
- opstellen visiedocument (visievorming op de voorzieningen in de MFA)
- opstellen Programma van Eisen en ruimteboek voor de MFA
- opstellen investerings- en exploitatiekostenraming
- onderzoeken inhoudelijke samenwerkingsmogelijkheden
- afspraken maken t.a.v. eigendom, beheer, exploitatie en locatie MFA
- adviseren over tot standkoming ontwerp (SO, VO en DO)
- inrichten/inhuizen MFA
- bijwonen van de projectgroepvergaderingen
- registreren van de urenverantwoording (i.k.v. ESF)
- zorgdragen voor interne communicatie eigen organisatie en eigen achterban
- contacten leggen en onderhouden met relevante partijen
- tijdige oplevering van afgesproken werkzaamheden
- kwaliteitsbewaking
Bouwteam
- selecteren en contracteren architect
- selecteren en contracteren adviseurs
- komen tot een voorlopig ontwerp MFA
- komen tot een definitief ontwerp MFA
- opstarten vergunningenprocedures
- besteksgereed maken ontwerp
- selecteren aannemers
- voorbereiden uitvoering bouw MFA
- bijwonen van de bouwteamvergaderingen
- registreren van de urenverantwoording (i.k.v. ESF)
- zorgdragen voor interne communicatie eigen organisatie
- contacten leggen en onderhouden met relevante partijen
- tijdige oplevering van afgesproken werkzaamheden
- kwaliteitsbewaking
Ondersteuning
- notuleren van vergaderingen van projectteam en stuurgroep
- zorgen voor verspreiding vergaderstukken
- aanleggen documentatie / dossiervorming
- overige secretariële werkzaamheden
16. Accorderingstabel
Mr. P. Post, directeur
Bijlagen
Bijlage 1: planning
Bijlage 2: informatiematrix
Bijlage 3: extern communicatieplan Bijlage 4: projectstructuur
Bijlage 1: Planning
Bijlage 2: Informatiematrix MFA Paterswolde
Wie & wat | Project- contract | Visie- document | PvE | Intentie- ovk | Keuze architect | Xxxxxxxxx ontwerp | Definitief ontwerp | Notulen pr.groep | Notulen stuurgroep |
Gemeenteraad | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | ||
B&W | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 6 | |
MT | 7 | ||||||||
Directie | 3 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | ||
Gedelegeerd opdrachtgever | 2/3 | 2/3 | 2/3 | 2/3 | 2/3 | 2/3 | 2/3 | 6 | 6 |
Stuurgroep | 2/3 | 2/3 | 2/3 | 2/3 | 2/3 | 2/3 | 2/3 | 6 | 3 |
Hoofd afd. B&P | 2/3 | 2/3 | 2/3 | 2/3 | 2/3 | 2/3 | 2/3 | 6 | 6 |
Projectleider | 1 | 1 | 7 | 7 | 7 | 6 | 6 | ||
Projectgroep | 2/3 | 1 | 1 | 2/3 | 7 | 7 | 7 | 3 | 6 |
Bouwteam | Nvt | Nvt | Nvt | Nvt | 1 | 1 | 1 | 6 | 6 |
Adm. Onder- steuning | 6/4 | 6/4 | 6/4 | 6/4 | 6 | 6 | 6 | 1/4 | 1/4 |
Afd. B&P | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 |
Communicatie | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 |
1 = opstellen
2 = bespreken
3 = goedkeuren
4 = archiveren
5 = verspreiden
6 = kennisnemen
7 = adviseren
Bijlage 3: Communicatieplan MFA Paterswolde (externe communicatie)
Communicatiedoelen:
- Bereiken dat alle doelgroepen weten dat er in Paterswolde kwalitatief hoogwaardige voorzieningen komen op het gebied van welzijn, onderwijs en sport.
- Bereiken dat alle doelgroepen eenduidig en met regelmaat geïnformeerd worden over het proces en de stand van zaken.
- Bereiken van enthousiasme, betrokkenheid en goede verstandhouding tussen alle deelnemende partijen.
Doelgroepen:
- Omwonenden / inwoners Nieuwe Akkers / Eelde-Paterswolde
- Ouders van leerlingen basisscholen Centrum en Xxxxx Xxxxxx
- Leerlingen basisscholen
- Ouders / kinderen ko
- Belangenorganisaties (sportfederatie EPE, gehandicapten adviesraad)
- Sportverenigingen Eelde-Paterswolde
- Culturele verenigingen Eelde-Paterswolde
- Leden / deelnemers project- en stuurgroep
- Leerkrachten basisscholen
- Personeel Trias
- Ouderraad / MR xxxxxxxxxxxx
- Personeel kinderopvang
- (Commerciële) instellingen die (mogelijk) willen participeren in MFA
Aandachtspunten:
De realisatie van de MFA is een samenwerkingsproject met meerdere deelnemers. Er zijn meerdere spelers met ieder een eigen organisatie en achterban achter zich. Ook bij deze doelgroepen zal behoefte zijn aan actuele en regelmatige informatie. Verder is de communi- catie met omwonenden cruciaal en is het erg belangrijk dat we ‘naar buiten toe’ hetzelfde verhaal houden.
Onderwerpen (waarover te communiceren):
- Projectcontract
- Visiedocument
- Programma van eisen
- intentie-overeenkomst
- Architectenkeuze
- Voorlopig ontwerp
- Definitief ontwerp
- Start bouw
- Opening / in gebruik name
Te gebruiken middelen:
- Mailing
- Tab op website
- Rubriek / advertentie op gemeentepagina
- Nieuwsbrief
- Persbericht
- Tv-Drenthe
- (Info)bijeenkomsten
Onderwerp | Middel | Doelgroep | Tijdpad |
Projectcontract | Persbericht Nieuwsbrief | Allen | wk 40 (2008) wk 48 (2008) |
Visiedocument | Persbericht Nieuwsbrief | Allen | wk 47 (2008) wk 48 (2008) |
PvE | Persbericht Nieuwsbrief Gemeentepagina | Allen | wk 26 (2009) wk 27 (2009) wk 27 (2009) |
Intentie-ovk | Persbericht Nieuwsbrief | Allen | wk 26 (2009) wk 27 (2009) |
Architectenkeuze | Persbericht Nieuwsbrief | Allen | wk 49 (2009) wk 50 (2009) |
Voorlopig ontwerp | Persbericht Kaart / flyer / artist impression Nieuwsbrief Gemeentepagina | Allen | wk 24 (2010) |
Definitief ontwerp | Persbericht Bijeenkomst Nieuwsbrief Gemeentepagina | Allen | wk 46 (2010) |
Opening | Persbericht Uitnodiging bijeen- komst Gemeentepagina | Allen | wk 26/33 (2012) |
Werkgroep Inhoudelijke Samenwerking
Wijkschoolcoördinator (voorzitter) Directeuren/bestuurders/locatieleiders partners
Werkgroep Beheer & Exploitatie
Projectleider afdeling B&P (voorzitter) Directeuren/bestuurders/locatieleiders partners
Bijlage 4: Project structuur
Gemeenteraad
College van B&W (opdrachtgever)
Projectgroep
(actief vanaf initiatieffase) Projectleider B&P (voorzitter) Projectleider bouwkunde (adviserend lid) Wijkschoolcoördinator Directeuren/locatieleiders partners Externe adviseur (bijv. voor PvE) Ondersteuner/notulist
Bouwteam (in latere fase: bouwdirectie)
(actief vanaf ontwerpfase) Projectleider bouwkunde (voorzitter) Projectleider B&P (adviserend lid) Architect
Adviseurs (installatie, constructies etc) Ondersteuner/notulist
Stuurgroep
Wethouder (voorzitter)
Bestuurders partners (Conod, Openbaar Onderwijs, Trias) Projectleider gemeente afdeling B&P (‘facility management’)
Projectleider gemeente afdeling bouwkunde (‘vastgoedmanagement’) Ondersteuner/notulist