Vlaamse Gemeenschapscommissie Collegebesluit nr. 20172018-0602
Vlaamse Gemeenschapscommissie Collegebesluit nr. 20172018-0602
12-07-2018
BIJLAGE
Bijlage nr. 2
Opdrachtdocument VGC2018/DFBA/Aankoop/NH/20
Raamovereenkomst bij mededingingsprocedure met onderhandeling voor het maken van film- en videoproducties voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie
1
Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën, Begroting en Aankoop Dienst Aankoop
Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000
0000 Xxxxxxx
Opdrachtdocument VGC2018/DFBA/Aankoop/NH/20
Raamovereenkomst bij mededingingsprocedure met onderhandeling voor het maken van film- en videoproducties voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie
De opdracht is een opdracht voor diensten zoals bepaald in de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016.
De opdracht wordt gegund overeenkomstig de hiernavolgende contractuele voorwaarden, geldend als opdrachtdocument.
Uiterste indieningsdatum van de offerte: donderdag 25 oktober 2018 om 10u45.
Inhoud
3
B. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT 3
D. DUUR EN/OF START VAN DE OVEREENKOMST 4
E. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT 4
H. COMBINATIE VAN ONDERNEMERS 6
J. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE 7
K. LEIDENDE DIENST – LEIDEND AMBTENAAR 9
L. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE 9
O. INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID 12
R. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES 13
W. UITVOERING VAN DE OPDRACHT 16
Z. AANBESTEDINGSBERICHTEN EN XXXXXXXXXXXXXX 00
DEEL 2 – TECHNISCHE & FUNCTIONELE SPECIFICATIES
18
A. SITUERING VAN DE OPDRACHT 18
B. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT 18
C. AAN TE LEVEREN IN DE OFFERTE 20
22
A. ADMINISTRATIEVE GEGEVENS 22
C. TECHNISCHE EN FUNCTIONELE GEGEVENS 26
D. DEELNEMERS COMBINATIE ZONDER RECHTSPERSOONLIJKHEID 27
DEEL 1 – ALGEMENE BEPALINGEN
A. AANBESTEDENDE OVERHEID
Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt de xxxx Xxxx Xxxxxxx, leidend ambtenaar van de administratie.
Voor bijkomende inlichtingen over deze opdracht zendt u een e-mail naar xxxxxxx@xxx.xx.
De VGC is als overheidsbestuur bevoegd voor cultuur, jeugd, sport, onderwijs, vorming, welzijn, gezondheid en gezin. Ze is de basis en de draaischijf voor de Vlaamse gemeenschap in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en ze staat open voor iedereen die aansluiting zoekt bij die Vlaamse gemeenschap.
De Vlaamse Gemeenschapscommissie wil de levenskwaliteit in de stad op verschillende vlakken verhogen. Daarom ontwikkelt en ondersteunt ze een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden.
Zo wil de Vlaamse Gemeenschapscommissie ook bepaalde doelgroepen nieuwe kansen bieden.
De Vlaamse Gemeenschapscommissie is assertief, open en zelfverzekerd. Ze is duidelijk aanwezig in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en bouwt de stad mee uit.
Als overheid stelt ze zich fundamenteel communicatief, grootstedelijk geëngageerd, coöperatief, toekomstgericht, direct, ondersteunend, dienstverlenend en innoverend op.
B. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT
Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van diensten.
De opdracht betreft de productie van video’s en films voor reportages, instructiefilms, animatiefilms, films met infographics of animatie in verwerkt, films met voice-over, films met toelichting bij beleid, cases, promofilms, interviews, verslagen van evenementen, verslagen van presentaties, verslagen van persconferenties, enz.
De opdracht is uitgebreid omschreven in deel 2 “Technische en functionele specificaties” van dit opdrachtdocument.
Het betreft een raamovereenkomst zoals bedoeld in art. 2, 35° van de Wet Overheidsopdrachten, waarbij opdrachten zullen geplaatst worden naargelang de behoeften.
De raamovereenkomst zal gesloten worden met drie contractanten, voor zover het aantal geschikte offertes voldoende groot is.
De overeenkomst betreft geen exclusiviteitscontract.
De toekenning van een op de raamovereenkomst gebaseerde opdracht (= deelopdracht) zal verlopen via het principe van mini-competitie.
De opdracht omvat één enkel perceel.
C. GUNNINGSWIJZE
De gunning van de raamovereenkomst gebeurt via een mededingingsprocedure met onderhandeling.
De opdracht wordt gegund aan de inschrijvers die de economisch meest voordelige offerte indienen, rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
Welke offertes de economisch meest voordelige zijn, wordt bepaald door de vooropgestelde gunningscriteria.
De gunning van de deelopdrachten gebeurt op basis van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
D. DUUR EN/OF START VAN DE OVEREENKOMST
De opdracht begint op de dag na ontvangst van de kennisgeving van het sluiten van de opdracht, tenzij anders vermeld in de brief en wordt afgesloten voor de duur van vier jaar.
De opdracht is door beide partijen opzegbaar per aangetekend schrijven, mits naleving van een opzegtermijn van 6 maanden.
De opdracht wordt onmiddellijk en van rechtswege stopgezet ingeval dwingende bepalingen van overheidswege dit noodzakelijk maken.
E. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT
Voor zover er in dit opdrachtdocument niet van wordt afgeweken, zijn enkel de hierna vermelde reglementeringen en documenten van toepassing op de opdracht.
1. de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;
2. de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;
3. het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;
4. het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten;
5. alle wijzigingen aan de voormelde wetten en besluiten die van toepassing zijn op de dag van de aankondiging van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen;
6. alle specifieke wettelijke bepalingen, die betrekking hebben op de aangeboden opdracht;
7. de selectieleidr aad VGC2018/DFBA/Aankoop/NH/SL-20
8. het onderhavig opdrachtdocument VGC2018/DFBA/Aankoop/NH/20;
9. de goedgekeurde offerte.
Op de aangegane verbintenis is het Belgisch recht van toepassing. Elk geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheidssfeer van het Belgisch gerecht.
De onder 1. tot 4. vermelde teksten van de reglementering op de overheidsopdrachten kunnen geraadpleegd worden via de website xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning.
F. PROCEDURE
Fase 1: Selectiefase
In de eerste fase werden de kandidaten die een aanvraag tot deelneming hebben ingediend, geselecteerd op basis van de in de selectieleidraad VGC2018/DFBA/Aankoop/NH/SL-20 vastgestelde uitsluitings- en selectiecriteria.
Enkel de kandidaten die geselecteerd werden ontvangen het opdrachtdocument en worden uitgenodigd om een offerte in te dienen.
De niet-geselecteerde kandidaten werden in kennis gesteld van de gemotiveerde selectiebeslissing.
Fase 2: Gunningsfase
De geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd om een offerte in te dienen, volgens de vereisten van het opdrachtdocument VGC2018/DFBA/Aankoop/NH/20.
De offertes worden onderzocht op hun regelmatigheid. Nadien worden ze beoordeeld en vergeleken op basis van de gunningscriteria.
Indien nodig zal de aanbestedende overheid een mondelinge toelichting vragen van de offerte. Op basis van de beoordeling en vergelijking stelt de aanbestedende overheid een rangschikking vast.
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om niet te onderhandelen.
De inschrijvers die weerhouden worden in het kader van de eerste offerteronde, kunnen worden uitgenodigd voor de onderhandelingen waarbij de mogelijkheid is voorzien om de offerte te optimaliseren na bespreking en een finale offerte in te dienen.
Het initiatief tot onderhandelen ligt bij de aanbestedende dienst. De inschrijvers kunnen suggesties doen voor de onderwerpen die het voorwerp kunnen uitmaken van onderhandelingen.
Tijdens de onderhandelingen kan de aanbestedende overheid de inschrijvers vragen bepaalde onderdelen van de ingediende offerte verder uit te werken. Het doel hiervan is te komen tot het optimaliseren van de oorspronkelijke offerte, die weliswaar het uitgangspunt vormt voor verdere onderhandelingen.
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, met het oog op een globale verbetering van de offertes, het opdrachtdocument op een aantal punten waar nuttig en noodzakelijk aan te passen. Ze zal daarbij handelen in overeenstemming met het gelijkheidsbeginsel.
Op basis van de evaluatie van de finale offertes (volgens xxxxxxxxxxxxxxxx opdrachtdocument) worden de ondernemers die de meest voordelige offerte hebben ingediend, na verificatie van hun impliciete verklaring op erewoord, aangewezen als contractant van de raamovereenkomst.
Binnen de raamovereenkomst worden aan de hand van een mini-competitie verschillende deelopdrachten besteld gedurende de looptijd van de overeenkomst. Het principe van de mini- competitie houdt in dat de deelnemers aan de raamovereenkomst worden uitgenodigd om een offerte in te dienen voor aparte deelopdrachten.
G. ONDERAANNEMERS
De opdrachtnemer kan voor een gedeelte van de opdracht een onderaannemer inschakelen. De inschrijver moet in zijn offerte vermelden welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en welke onderaannemer hij voorstelt.
Het beroep op onderaannemers ontslaat de opdrachtnemer niet van zijn verantwoordelijkheden inzake het leveren van de prestaties die verwacht worden in het kader van deze opdracht. De opdrachtnemer zal de volledige verantwoordelijkheid op zich nemen inzake diensten uitgevoerd door de onderaannemer in het kader van deze opdracht.
Bij onderaanneming in het kader van overheidsopdrachten ontstaan eigenlijk twee verschillende soorten contracten: een eerste soort contract dat de aanbestedende overheid verbindt met de opdrachtnemer (de overheidsopdracht), en een tweede soort contract dat de opdrachtnemer verbindt met (één van) zijn onderaannemer(s).
Indien beroep gedaan wordt op onderaannemers, dienen de gegevens van de onderaannemer vermeld te worden op het offerteformulier.
H. COMBINATIE VAN ONDERNEMERS
Een offerte kan ingediend worden door een combinatie van ondernemers. In dit geval werken ondernemers op gelijk niveau met elkaar samen.
Zij kunnen:
- samen een (tijdelijke) rechtspersoonlijkheid oprichten;
- of een offerte indienen als een combinatie van aannemers zonder rechtspersoonlijkheid.
Alle deelnemers aan de combinatie zijn contractpartij van de aanbestedende overheid. De deelnemers aan de combinatie zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen die uit het contract voortvloeien.
Van elke deelnemer aan de combinatie is een schriftelijke aanvaarding vereist van de hoofdelijke aansprakelijkheid.
De deelnemers aan een combinatie van ondernemers dienen hun administratieve gegevens te vermelden in het offerteformulier.
De deelnemers aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid moeten aanduiden wie de combinatie ten overstaan van de aanbestedende overheid zal vertegenwoordigen.
I. FORUM
Er wordt een forum opengesteld bij deze opdracht op de website xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx van de Federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning (dossiernummer VGC2018/DFBA/Aankoop/NH/20).
Elke vraag met betrekking tot deze opdracht kan uitsluitend gesteld worden door middel van het forum.
De vragen kunnen ten laatste gesteld worden op maandag 15 oktober 2018. Nadien wordt het forum afgesloten.
De aanbestedende overheid zal de vragen beantwoorden op het forum en ten laatste 6 kalenderdagen voor de uiterste indieningsdatum van de offertes, de antwoorden via een erratum publiceren.
J. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE
Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen.
Iedere deelnemer aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een inschrijver. De deelnemers aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid moeten aanduiden wie de combinatie ten overstaan van de aanbestedende overheid zal vertegenwoordigen.
De aanbestedende overheid verplicht het toepassen van elektronische middelen op straffe van nietigheid van de offerte. De offertes moeten elektronisch worden overgelegd via een elektronisch platform in de zin van de Wet Overheidsopdrachten (art. 14, § 6 en §7). Voor België is dit de e- Tendering internetsite xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/.
Meer informatie omtrent het gebruik van e-Tendering kan worden bekomen op de website xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of via de e-Procurement helpdesk op het nummer 02 740 80 00.
Het uiterste tijdstip van ontvangst van de offertes is donderdag 25 oktober 2018 om 10u45.
Dit uiterste tijdstip is bepalend voor de tijdige indiening door de inschrijvers. Elke offerte moet vóór dit tijdstip aankomen. Laattijdige offertes worden niet aanvaard.
De opening van de offertes door de aanbestedende overheid vindt plaats op donderdag 25 oktober 2018 om 10u45.
Door in te schrijven op deze opdracht verbindt de inschrijver zich op zijn roerende en onroerende goederen tot de uitvoering van de in het opdrachtdocument beschreven opdracht, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden ervan. In geval van indiening van een offerte door een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid verbindt elke deelnemer aan de combinatie zich hoofdelijk.
Ondertekening van de offerte
De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-Tendering, elektronisch ondertekend moet worden met een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening. Een gescande handtekening is onvoldoende!
De elektronische handtekening dient te worden geplaatst op het indieningsrapport in e-Tendering.
Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd of gemachtigd persoon of bevoegde of gemachtigde personen.
Kunnen het indieningsrapport geldig ondertekenen:
1. Een natuurlijk persoon die bevoegd is om de inschrijver te verbinden
- De inschrijver is een natuurlijk persoon: hij is bevoegd om zelf het indieningsrapport te ondertekenen
- De inschrijver is een naamloze vennootschap (nv): in principe zou het indieningsrapport door de hele raad van bestuur moeten ondertekend worden. Om dit te vermijden wordt meestal in de oprichtingsakte of de statuten de bevoegdheid verleend aan één of meerdere bestuurders om de vennootschap ten aanzien van derden te vertegenwoordigen, alleen of gezamenlijk optredend.
- De inschrijver is een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (bvba): iedere zaakvoerder is bevoegd om de vennootschap ten aanzien van derden te vertegenwoordigen, tenzij in de statuten is bepaald dat de vennootschap wordt vertegenwoordigd door één of meer speciaal aangewezen zaakvoerders, alleen of gezamenlijk optredend.
De inschrijver voegt de nodige documenten toe (oprichtingsakte, uittreksels van de statuten) waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te verbinden.
2. Een gemachtigde die bevoegd is om de inschrijver te verbinden
Bijlage 2 bij selectieleidraad VGC2018DFBA/Aankoop/NH/SL-20 diende ingevuld en ondertekend toegevoegd te worden bij de aanvraag tot deelneming.
Ingeval van indiening van een offerte door een combinatie van ondernemingen, moet voor elke deelnemer aan de combinatie een elektronische handtekening geplaatst worden door een bevoegd of gemachtigd persoon of bevoegde of gemachtigde personen.
Een gekwalificeerde elektronische handtekening kan geplaatst worden door middel van een Belgische eID, of een gekwalificeerd certificaat dat kan aangekocht worden bij private actoren.
Enkele praktische instructies:
- toegelaten bestandsformaten zijn:
∙ .doc of .docx
∙ .xls
∙ .zip
- alle onderdelen van de offerte moeten in een afzonderlijk bestand worden ingediend;
- de maximale grootte per document is 80MB. Een te groot document kan opgesplitst worden in meerdere deeldocumenten. Het geheel van alle documenten mag evenwel niet groter zijn dan 350MB.
K. LEIDENDE DIENST – LEIDEND AMBTENAAR
De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht.
De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) wordt aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht.
L. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE
De offerte bestaat uit onderstaande onderdelen en wordt opgesteld in het Nederlands. Per onderdeel van de offerte voorziet de inschrijver een afzonderlijk hoofdstuk en gebruikt hij een afzonderlijk bestand.
A. Administratieve gegevens
B. Financiële gegevens
C. Technische en functionele gegevens
De inschrijver wordt verzocht het bij dit opdrachtdocument gevoegde offerteformulier te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.
De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid.
Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De bepalingen van dit opdrachtdocument zijn van toepassing voor de opdracht en zijn bindend.
Onderdelen van de offerte: (zie deel 3 – Offerteformulier)
A. Administratieve gegevens
Iedere deelnemer aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een inschrijver en vult haar administratieve gegevens in (deel 3 D). De deelnemers aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid moeten aanduiden wie de combinatie ten overstaan van de aanbestedende overheid zal vertegenwoordigen.
Indien beroep gedaan wordt op onderaannemers, worden de gegevens van de onderaannemers vermeld op het offerteformulier (deel 3 E).
B. Financiële gegevens
De bijgevoegde inventaris met gedetailleerde prijzen wordt volledig en nauwgezet ingevuld. De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma.
C. Technische en functionele gegevens
Om de gunningscriteria te kunnen beoordelen levert de geselecteerde inschrijver een concept en script voor een film (case) aan.
- Onderwerp: 30 jaar VGC
- Doelstelling: In 2019 bestaat de Vlaamse Gemeenschapscommissie 30 jaar. Dat jubileum is een unieke gelegenheid om het rijke aanbod en de gevarieerde dienstverlening van de VGC en het Nederlandstalig netwerk in de kijker te plaatsen. De VGC is een open overheid en wil dat ook in de campagne weerspiegeld zien. De VGC wil het N-logo een prominente plaats geven in de communicatie rond haar 30-jarig bestaan. Met de viering en de communicatie errond wil de
VGC een gevoel van fierheid, kwaliteit, verbondenheid en openheid oproepen t.a.v. de VGC, het Nederlandstalig aanbod in Brussel en het leven in Brussel.
Bij het uitwerken van de case moeten de inschrijvers rekening houden met de volgende principes:
• vernieuwend: opvallend, een originele aanpak; op maat van Brussel, niet zomaar een grootstad;
• toegankelijk: een wervende video die grote groepen mensen aanspreekt op een ongekunstelde, authentieke manier, en die ook rekening houdt met de diversiteit van het doelpubliek (o.a. meertaligheid);
• vindingrijk: de aanpak is fris en verrassend, creatief en spitsvondig.
De richtlijnen in de huisstijlgids van categorie 1 (pagina 23 tot en met 26) zijn zowel voor foto’s als voor video van toepassing
- Taal: Het Nederlands is de belangrijkste taal in de overheidscommunicatie van de VGC. Er mag geen twijfel bestaan over de basistaal van de werking, producten, dienstverlening en netwerk van de VGC. Op voorwaarde dat het Nederlands op de eerste plaats komt, zijn andere talen mogelijk om bijv. de doelgroep(en) beter te bereiken, respect en beleefdheid te tonen voor anderstaligen, het open imago van de VGC te benadrukken.
- Doelgroep: de doelgroep is zeer ruim – gebruikers van de VGC, potentiële nieuwe gebruikers, Brusselaars en bezoekers van het Brussels Gewest.
- Duur van de film: 30 seconden
De inschrijver voegt bij zijn offerte:
- een plan van aanpak met timing, waarin uitgelegd wordt hoe het gewenste resultaat behaald wordt en wat daarvoor nodig is;
- een concept en script;
- de kostprijs (van pre-productie tot oplevering) voor het uitvoeren van de opdracht.
M. PRIJSBEPALING
Dit is een opdracht tegen prijslijst, wat betekent dat enkel de eenheidsprijzen forfaitair zijn.
In de prijzen zijn alle kosten begrepen die inherent zijn aan de prestaties. Zij omvatten ook de kosten van verplaatsing, vergadering of communicatie die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst.
Tevens moeten alle verschuldigde taksen, rechten en kosten in de prijs begrepen zijn, met uitzondering van de btw. Het bedrag van de btw wordt afzonderlijk vermeld.
Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in euro.
N. PRIJSHERZIENING
Een eventuele prijsherziening is mogelijk als er zich sterke schommelingen voordoen in de bijzonderste componenten van de kostprijs, zoals lonen, sociale lasten, …
De opdrachtnemer dient zijn aanvraag tot prijsherziening voldoende te motiveren. De prijsherziening kan maximum één maal per kalenderjaar toegepast worden.
Voor de berekening van de prijsherziening hanteert de aanbestedende overheid de gezondheidsindex. De prijsherziening wordt toegepast indien de opdrachtnemer hierom verzoekt, op basis van volgende formule:
Nieuwe prijs = inschrijvingsprijs X nieuw cijfer van de gezondheidsindex
basiscijfer van de gezondheidsindex
Als basiscijfer wordt de gezondheidsindex genomen van de maand voorafgaand aan de maand van de opening van de offertes. Het nieuwe cijfer van de gezondheidsindex is de waarde van de gezondheidsindex van de maand die 12 maanden ligt na de maand voorafgaand aan de maand van de opening.
O. INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID
INTELLECTUELE RECHTEN
De indiening van de offerte geldt als een belofte van overdracht aan de opdrachtgever van de hierna opgesomde auteursrechten op alle grafische, audiovisuele of andersoortige producten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht, met inbegrip van de slagzin en de signatuur. Dit geldt zowel ten aanzien van alle personen waarop de indiener een beroep doet of zal doen voor de uitvoering van de opdracht. De opdrachtgever verkrijgt door de toewijzing van de opdracht de hierna opgesomde auteursrechten op alle producten die vanaf dat ogenblik worden aangemaakt:
- het exclusieve en onvoorwaardelijke reproductierecht;
- het exclusieve en onvoorwaardelijke recht tot bewerking en vertaling;
- het exclusieve en onvoorwaardelijke huur- en leenrecht;
- het exclusieve en onvoorwaardelijke recht op mededeling aan het publiek.
Deze rechten gelden zonder enige andere beperking in de tijd dan de beperkingen die voorzien zijn in de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten.
De vergoeding voor overdracht van deze rechten is begrepen in het totaalbedrag van de offerte, ongeacht uitdrukkelijke vermelding. De opdrachtnemer moet er dus voor zorgen dat alle eventuele onderaannemers onder duidelijke voorwaarden afstand doen van hun rechten, en dat de opdrachtgever daarvan op de hoogte is.
Voor portretrechten wordt de schriftelijke toestemming gevraagd aan de mensen die in beeld komen.
Alle producten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht worden eigendom van de opdrachtgever.
De opdrachtnemers zullen aan het einde van de opdracht en na overleg met de opdrachtgever, nog eens alle relevante aangemaakte producten leveren op een zo klein mogelijk aantal digitale dragers. De opdrachtnemer levert daarbij altijd de bronbestanden aan waarop de opdrachtgever zelf aanpassingen kan doen. Het leveren van alle relevante dragers is in de prijs inbegrepen.
VERTROUWELIJKHEID
De informatie die de aanbestedende overheid in het raam van de gunning van deze opdrachten ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld.
De opdrachtnemer dient in zijn contracten met de onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen.
P. AANSPRAKELIJKHEID
De opdrachtnemer draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de uitgevoerde opdracht voorkomen.
De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.
Q. VERZEKERING
De opdrachtnemer sluit de verzekeringen af die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht.
Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht, legt de opdrachtnemer op verzoek van de aanbestedende overheid een attest voor waaruit de vereiste gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt.
R. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES
De offertes van de inschrijvers worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes worden geweerd. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om getoetst te worden aan de gunningscriteria.
S. TAALGEBRUIK
De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn schriftelijke en mondelinge communicatie met de aanbestedende overheid.
T. GUNNINGSCRITERIA
Raamovereenkomst
De aanbestedende overheid zal van de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers de economisch meest voordelige offerte vaststellen rekening houdende met de beste prijs- kwaliteitsverhouding.
De gunningscriteria zijn de volgende:
Gunningscriterium 1: Prijs weging 40 pnt
Dit gunningscriterium wordt beoordeeld op basis van de som van alle uurprijzen, opgenomen in de inventaris, inclusief btw, aan de hand van volgende formule:
P=40 * Pl/Po waarbij:
P= het aantal behaalde punten
40 = het aantal toe te kennen punten
Pl= de prijs van de laagst geprijsde offerte Po = de prijs van de onderzochte offerte
Gunningscriterium 2: Kwaliteit en creativiteit weging 60 pnt
Bij de beoordeling wordt rekening gehouden met het plan van aanpak en het script van de case. Dit gunningscriterium wordt beoordeeld aan de hand van:
- De kwaliteit van het plan van aanpak:
∙ de maatregelen die de inschrijver treft om de kwaliteit van de uitvoering te waarborgen;
∙ de organisatie van het projectmanagement in de specifieke case en in toekomstige opdrachten, inclusief de samenstelling van het team, timing, samenwerking, communicatie en workflow met de opdrachtgever, controle- of feedbackrondes.
- De kwaliteit en creativiteit van het concept en het script:
∙ de effectiviteit van het voorgestelde concept en het script om de vooropgestelde doelstelling en doelgroep te bereiken;
∙ de originaliteit en creativiteit,
∙ het vernieuwend karakter;
∙ de wervende capaciteit en het toegankelijk karakter;
∙ de mate waarin de Vlaamse Gemeenschapscommissie en haar verschillende beleidsdomeinen, het Nederlandstalige leven in Brussel en Brussel positief in de verf gezet worden;
∙ de verwerking van het N-Brussel-logo en het gebruik van de huisstijl van de VGC.
Om een minimale garantie te hebben op een kwalitatieve uitvoering van de opdracht, moeten de inschrijvers op dit criterium minstens een score van 40 op 60 behalen.
Een inschrijver die een score lager dan 40 op 60 behaalt, kan om deze reden uitgesloten worden.
De regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers worden aan bovenstaande gunningscriteria getoetst. De quotaties voor de gunningscriteria worden opgeteld.
De raamovereenkomst zal worden afgesloten met de inschrijvers met de hoogste eindquotatie, nadat de aanbestedende overheid de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord heeft nagegaan..
Deelopdrachten
De toekenning van een op de raamovereenkomst gebaseerde opdracht (= deelopdracht) zal verlopen via het principe van de mini-competitie. Dit houdt in dat de deelnemers aan de raamovereenkomst worden uitgenodigd om een offerte in te dienen voor aparte deelopdrachten
De inschrijver geeft in zijn offerte een gedetailleerde prijs, op basis van de eenheidsprijzen die hij heeft opgegeven in zijn offerte voor de raamovereenkomst.
De aanbestedende overheid zal van de ingediende offertes van de raamcontractanten de meest voordelige offerte vaststellen op basis van “kwaliteit en creativiteit”.
Dit gunningscriterium wordt beoordeeld op basis van:
- visie en concept
- originaliteit en creativiteit
aan de hand van een beschrijving van de verhaallijn met een schets van de gebeurtenissen, personages en plotwendingen.
De deelopdracht zal worden gegund aan de raamcontractant die de meest voordelige offerte heeft ingediend. De voorwaarden en bepalingen van de raamovereenkomst blijven wel van toepassing op de uitvoering van de deelopdrachten.
U. VARIANTEN EN OPTIES
Varianten en opties zijn niet toegestaan.
V. VERBINTENISTERMIJN
De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen. Deze termijn gaat in de dag na de opening van de offertes.
W. UITVOERING VAN DE OPDRACHT
Termijnen
Voor de deelopdrachten wordt de gewenste uitvoeringstermijn opgenomen in de offerteaanvraag
Organisatie
De VGC-Raad, de kabinetten van de collegeleden en alle diensten & instellingen van de Vlaamse Gemeenschapscommissie kunnen een beroep doen op deze opdracht.
De organisatie ervan gebeurt decentraal. Dit wil zeggen dat de besteller zelf een productie aanvraagt bij de opdrachtnemer naargelang haar behoeften.
Nazicht en oplevering
Indien tijdens de uitvoering van de opdracht abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer worden gemeld.
De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen.
Wanneer de diensten van elke deelopdracht beëindigd worden, stelt de dienstverlener de aanbestedende overheid hiervan in kennis via e-mail aan xxxxxxx@xxx.xx en vraagt hem tot de oplevering over te gaan. De dienstverlener geeft hierbij een gedetailleerde beschrijving van de uitgevoerde diensten.
De verificatietermijn van dertig dagen begint te lopen vanaf de datum van ontvangst van het verzoek van de dienstverlener.
De hier bedoelde oplevering is definitief.
X. BORGTOCHT
Voor de raamovereenkomst is geen borgtocht vereist.
De borgtocht is van toepassing op deelopdrachten waarvan de waarde 50.000 euro of meer bedraagt, excl. btw.
Y. BETALINGSMODALITEITEN
De betaling van het aan de opdrachtnemer verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen, vanaf het verstrijken van de verificatietermijn.
De betaling gebeurt op basis van regelmatige en juist opgestelde facturen, te onderwerpen aan de btw. De facturen moeten geadresseerd en opgestuurd worden zoals opgegeven bij de plaatsing van de deelopdrachten en dienen minstens volgende gegevens te bevatten:
• de referenties van de besteller;
• verwijzing naar de overheidsopdracht ‘Raamovereenkomst film- en videoproductie – VGC2018/Aankoop/NH/20’;
• begrotingsartikel;
• titel van de film- of videoproducties;
• aantal producties en prijs exclusief btw per productie;
• totale prijs, inclusief en exclusief btw.
De betalingen worden uitgevoerd door de besteller. Enkel behoorlijk uitgevoerde opdrachten mogen gefactureerd worden. De factuur wordt opgesteld in euro.
Z. AANBESTEDINGSBERICHTEN EN RECHTZETTINGEN
De in het Bulletin der Aanbestedingen aangekondigde en gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen evenals de berichten en rechtzettingen over deze aanneming maken integraal deel uit van het opdrachtdocument. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te houden.
AA. GESCHILLEN
Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands.
DEEL 2 – TECHNISCHE & FUNCTIONELE SPECIFICATIES
A. SITUERING VAN DE OPDRACHT
De VGC communiceert op maat van alle burgers met interesse voor het Nederlandstalig aanbod in Brussel. Ze informeert op open en laagdrempelige wijze over het beleid, de beslissingen en dienstverlening. De VGC wil dat mensen snel en gemakkelijk hun weg vinden naar haar rijke aanbod.
Het N-logo moet het Nederlandstalige netwerk van diensten en voorzieningen in het Brussels
Hoofdstedelijk Gewest beter zichtbaar en herkenbaar maken. De ‘N’ moet een keurmerk zijn voor de volledige waaier aan Nederlandstalige diensten en initiatieven in Brussel. De vloeiende N is een duidelijk en herkenbaar beeld voor iedereen die in Brussel aansluiting zoekt bij het Nederlandstalige netwerk van gemeenschapsvoorzieningen (onderwijs, sport, kinderopvang, zorg, jeugd, …). Het Nederlands, gesymboliseerd door deze N, is het bindmiddel om de Brusselaar te overtuigen om gebruik te maken van het Nederlandstalige aanbod. De Vlaamse Gemeenschapscommissie wil op deze manier de positieve associaties met het Nederlands en de Nederlandstalige dienstverlening versterken en aangrijpen om de kwaliteit van het Nederlandstalige aanbod in Brussel te benadrukken.
Videocontent krijgt een steeds groter belang in de communicatie van de VGC. Momenteel schakelen de diensten en instellingen van de Vlaamse Gemeenschapscommissie elk afzonderlijk externe videoproducenten in voor opdrachten. De Vlaamse Gemeenschapscommissie wenst hiervoor een raamovereenkomst op te stellen waar alle VGC-diensten en –instellingen een beroep op kunnen doen.
De video’s brengen personen, producten, plaatsen, initiatieven, enz. in beeld om de identiteit en de uitstraling van de VGC, die als Brusselse overheid het Nederlandstalig aanbod in Brussel ondersteunt en uitbouwt, kracht bij te zetten.
B. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT
De raamovereenkomst betreft film- en videoproducties, van preproductie tot oplevering.
Los van de technische kwaliteit moet de inschrijver ook kundig zijn in het creatief vertalen van een eenvoudige briefing naar een passende film- of videoproductie.
De opdrachtnemer zal ingeschakeld worden voor het maken van uiteenlopende soorten video’s die ingezet worden in de communicatie van de VGC zoals:
• reportages
• instructiefilms
• animatiefilms
• films met infographics of animatie in verwerkt
• films met voice-over
• films met toelichting bij beleid
• cases
• promofilms
• interviews
• verslagen van evenementen
• verslagen van presentaties
• verslagen van persconferenties
• enz..
De video’s volgen de richtlijnen van de huisstijl van de VGC.
De inschrijver moet in staat zijn om producties te maken voor meerdere toepassingen en met een verschillend communicatiedoel, bijvoorbeeld registrerend, instructief, informerend, wervend,
profilerend….
Onderwerpen
De onderwerpen van de opdrachten kunnen sterk variëren gezien de verscheidenheid
van de verschillende beleidsthema’s van de VGC (cultuur, jeugd, sport, erfgoed, welzijn, gezondheid, gezin, onderwijs, vorming, gemeenschapscentra, studenten, … ).
Wie kan gebruikmaken van de raamovereenkomst?
De volgende diensten en instellingen van de VGC zullen van de raamovereenkomst gebruik kunnen maken:
- de VGC-administratie
- de 22 gemeenschapscentra
- de eigen onderwijsinstellingen
- Logo Brussel
- revalidatiecentrum De Poolster
- jeugdcentrum Aximax
Ook de Raad van de VGC kan van de raamovereenkomst gebruik maken.
Decentrale organisatie
De organisatie van de opdracht verloopt decentraal. Diensten en instellingen nemen zelf contact op met de opdrachtnemer voor het initiëren, goedkeuren, inhoudelijk en financieel opvolgen van individuele opdrachten en voorzien hiervoor de nodige kredieten. Op basis van de opdrachtomschrijving van een deelopdracht dienen de raamcontractanten een offerte in.
Huisstijl
De opdrachtnemer houdt bij de uitvoering van de opdracht en deelopdrachten rekening met de huisstijl van de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC).
Richtlijnen over de toepassing van het N-logo en de huisstijl: xxx.xxx.xx/xxxxxxxxx.
De richtlijnen in de huisstijlgids van categorie 1 (pagina 23 tot en met 26) zijn zowel voor foto’s als voor video van toepassing.
Dragers
De films en video’s worden op verschillende dragers gebruikt zoals websites en sociale media, beeldschermen, tv, beursstanden, enz… Alle producten moeten dus aangeleverd worden in verschillende resoluties.
Taal
Nederlands is de standaardtaal in de films en video’s.
Voor sommige deelopdrachten kan ook een andere taal, via dubbing of ondertiteling, gevraagd worden.
Films en video’s moeten ook achteraf kunnen bewerkt worden om in een andere taal gebruikt te worden. De opdrachtnemer moet de voice-over, de ondertiteling en dubbing voor zijn rekening kunnen nemen.
C. AAN TE LEVEREN IN DE OFFERTE
Om de gunningscriteria te kunnen beoordelen levert de geselecteerde inschrijver een case aan.
- Onderwerp: 30 jaar VGC
- Doelstelling: In 2019 bestaat de Vlaamse Gemeenschapscommissie 30 jaar. Dat jubileum is een unieke gelegenheid om het rijke aanbod en de gevarieerde dienstverlening van de VGC en het Nederlandstalig netwerk in de kijker te plaatsen. De VGC is een open overheid en wil dat ook in de campagne weerspiegeld zien. De VGC wil het N-logo een prominente plaats geven in de communicatie rond haar 30-jarig bestaan. Met de viering en de communicatie errond wil de VGC een gevoel van fierheid, kwaliteit, verbondenheid en openheid oproepen t.a.v. de VGC, het Nederlandstalig aanbod in Brussel en het leven in Brussel.
Bij het uitwerken van de case moeten de inschrijvers rekening houden met de volgende principes:
• vernieuwend: opvallend, een originele aanpak; op maat van Brussel, niet zomaar een grootstad;
• toegankelijk: een wervende video die grote groepen mensen aanspreekt op een ongekunstelde, authentieke manier, en die ook rekening houdt met de diversiteit van het doelpubliek (o.a. meertaligheid);
• vindingrijk: de aanpak is fris en verrassend, creatief en spitsvondig.
De richtlijnen in de huisstijlgids van categorie 1 (pagina 23 tot en met 26) zijn zowel voor foto’s als voor video van toepassing.
- Taal: Het Nederlands is de belangrijkste taal in de overheidscommunicatie van de VGC. Er mag geen twijfel bestaan over de basistaal van de werking, producten, dienstverlening en netwerk van de VGC. Op voorwaarde dat het Nederlands op de eerste plaats komt, zijn andere talen mogelijk om bijv. de doelgroep(en) beter te bereiken, respect en beleefdheid te tonen voor anderstaligen, het open imago van de VGC te benadrukken.
- Doelgroep: de doelgroep is zeer ruim – gebruikers van de VGC, potentiële nieuwe gebruikers, Brusselaars en bezoekers van het Brussels Gewest.
- Duur van de film: 30 seconden
De inschrijver voegt bij zijn offerte:
- een plan van aanpak met timing, waarin uitgelegd wordt hoe het gewenste resultaat behaald wordt en wat daarvoor nodig is;
- een concept en script;
- de kostprijs (van pre-productie tot oplevering) voor het uitvoeren van de opdracht.
DEEL 3 – OFFERTEFORMULIER
VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE – Aankoop
Betreft: Raamovereenkomst bij mededingingsprocedure met onderhandeling voor het maken van film- en videoproducties voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie
NA(A)M(EN)/FIRMA……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
A. ADMINISTRATIEVE GEGEVENS
Indien de offerte wordt ingediend door een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid, vult de firma die de combinatie vertegenwoordigt dit formulier in. De overige ondernemers van de combinatie vullen deel D. DEELNEMERS COMBINATIE ZONDER RECHTSPERSOONLIJKHEID in.
Indien wordt samengewerkt met een of meer onderaannemers vullen deze deel E. ONDERAANNEMERS in.
contactpersoon
Naam: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Telefoon: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Gsm: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
E-mail: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Overeenkomst
De vennootschap: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………….
(firmanaam of benaming)
Juridische vorm: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Nationaliteit: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…….
Maatschappelijke zetel: ………………………………………………………………………………………………………………………………………..……………………
(volledig adres)
Rekeningnummer: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Op naam van: …………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………..
Vertegenwoordigd door: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Hoedanigheid: ……………………………………………………………………………..………………………………………………………………………………………………
Telefoonnummer: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
E-mail adres: ………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………
Ondernemingsnummer: ……………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………..
Registratienummer bij de RSZ: ……………………………………………………………………………………………………………………….……………………
Ofwel (indien natuurlijk persoon)
Naam en voornaam : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Hoedanigheid of beroep: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Nationaliteit: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….….
Woonplaats: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
(volledig adres)
Rekeningnummer: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Op naam van: …………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………..
Telefoonnummer: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
E-mail adres: ………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………
- verbindt/verbinden zich bij gunning tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van dit opdrachtdocument, van de beschreven opdracht met betrekking tot het maken van film- en videoproducties voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie;
- stelt/stellen zich bij gunning volledig en onvoorwaardelijk garant (hoofdelijk aansprakelijk) voor het nakomen van de verplichtingen die uit of in verband met de opdracht kunnen voorkomen;
- vertegenwoordigt/vertegenwoordigen de combinatie ten overstaan van de aanbestedende overheid. (*)
(*) doorhalen indien niet van toepassing
Betreft: Raamovereenkomst bij mededingingsprocedure met onderhandeling voor het maken van film- en videoproducties voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie
NAAM/FIRMA ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………
B. FINANCIËLE GEGEVENS
De prijsinventaris met gedetailleerde prijzen wordt, op straffe van nietigheid, volledig en nauwgezet ingevuld.
De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma.
Inventaris
prijs per uur. excl. btw | bedrag btw | prijs per uur, incl. btw | |
Pre-productie (all-in) - Concept en ontwikkeling - Casting - Locatie en/of studio zoeken - Script uitschrijven - Draaiboek opstellen - …. | |||
Productie (all-in) - In studio versus op locatie - Regisseur - Producer - Cameraman (camera) - Xxxxxxxx (licht) - Visagie - …. | |||
Post-productie (all-in) - Beeldmontage - Muziek/audiomix/voice-over (compositie van muziek of auteursrechten muziek, indien geen rechtenvrije muziek voorhanden) - Animatie • 2D computer animatie • 2D hand drawn animatie • 3D computer animatie - Ondertiteling Dubbing/Voice-over | |||
Oplevering (all-in) - Feedback/aanpassingen op versies - Aanleveren van verschillende formaten van de finale versie |
Betreft: Raamovereenkomst bij mededingingsprocedure met onderhandeling voor het maken van film- en videoproducties voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie
NAAM/FIRMA ………………………………………………………………………………………………………………………………………………
C. TECHNISCHE EN FUNCTIONELE GEGEVENS
Om de gunningscriteria te kunnen beoordelen levert de geselecteerde inschrijver een film (case) aan.
- Onderwerp: 30 jaar VGC
- Doelstelling: In 2019 bestaat de Vlaamse Gemeenschapscommissie 30 jaar. Dat jubileum is een unieke gelegenheid om het rijke aanbod en de gevarieerde dienstverlening van de VGC en het Nederlandstalig netwerk in de kijker te plaatsen. De VGC is een open overheid en wil dat ook in de campagne weerspiegeld zien. De VGC wil het N-logo een prominente plaats geven in de communicatie rond haar 30-jarig bestaan. Met de viering en de communicatie errond wil de VGC een gevoel van fierheid, kwaliteit, verbondenheid en openheid oproepen t.a.v. de VGC, het Nederlandstalig aanbod in Brussel en het leven in Brussel.
Bij het uitwerken van de case moeten de inschrijvers rekening houden met de volgende principes:
• vernieuwend: opvallend, een originele aanpak; op maat van Brussel, niet zomaar een grootstad;
• toegankelijk: een wervende video die grote groepen mensen aanspreekt op een ongekunstelde, authentieke manier, en die ook rekening houdt met de diversiteit van het doelpubliek (o.a. meertaligheid);
• vindingrijk: de aanpak is fris en verrassend, creatief en spitsvondig.
De richtlijnen in de huisstijlgids van categorie 1 (pagina 23 tot en met 26) zijn zowel voor foto’s als voor video van toepassing.
- Taal: Het Nederlands is de belangrijkste taal in de overheidscommunicatie van de VGC. Er mag geen twijfel bestaan over de basistaal van de werking, producten, dienstverlening en netwerk van de VGC. Op voorwaarde dat het Nederlands op de eerste plaats komt, zijn andere talen mogelijk om bijv. de doelgroep(en) beter te bereiken, respect en beleefdheid te tonen voor anderstaligen, het open imago van de VGC te benadrukken.
- Doelgroep: de doelgroep is zeer ruim – gebruikers van de VGC, potentiële nieuwe gebruikers, Brusselaars en bezoekers van het Brussels Gewest.
- Duur van de film: 30 seconden
De inschrijver voegt bij zijn offerte:
- een plan van aanpak met timing, waarin uitgelegd wordt hoe het gewenste resultaat behaald wordt en wat daarvoor nodig is;
- een concept en script;
- de kostprijs (van pre-productie tot oplevering) voor het uitvoeren van de opdracht.
Betreft: Raamovereenkomst bij mededingingsprocedure met onderhandeling voor het maken van film- en videoproducties voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie
NAAM/FIRMA ………………………………………………………………………………………………………………………………………………
D. DEELNEMERS COMBINATIE ZONDER RECHTSPERSOONLIJKHEID
ONDERNEMER 1 – DEELNEMER VAN DE COMBINATIE ZONDER RECHTSPERSOONLIJKHEID DIE DE COMBINATIE NIET VERTEGENWOORDIGT
De vennootschap: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………….
(firmanaam of benaming)
Juridische vorm: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Nationaliteit: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…….
Maatschappelijke zetel: ………………………………………………………………………………………………………………………………………..……………………
(volledig adres)
Vertegenwoordigd door: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Hoedanigheid: ……………………………………………………………………………..………………………………………………………………………………………………
Telefoonnummer: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
E-mail adres: ………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………
Ondernemingsnummer: ……………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………..
Registratienummer bij de RSZ: ……………………………………………………………………………………………………………………….……………………
Ofwel (indien natuurlijk persoon)
Naam en voornaam: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Hoedanigheid of beroep: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Nationaliteit: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….….
Woonplaats: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
(volledig adres)
Telefoonnummer: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
E-mail adres: ………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………
- verbindt/verbinden zich bij gunning tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van dit opdrachtdocument, van de beschreven opdracht met betrekking tot het maken van film- en videoproducties voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie;
- stelt/stellen zich bij gunning volledig en onvoorwaardelijk garant (hoofdelijk aansprakelijk) voor het nakomen van de verplichtingen die uit of in verband met de opdracht kunnen voorkomen;
- en duidt/duiden de firma aan om de combinatie ten overstaan
van de aanbestedende overheid te vertegenwoordigen.
ONDERNEMER 2 – DEELNEMER VAN DE COMBINATIE ZONDER RECHTSPERSOONLIJKHEID DIE DE COMBINATIE NIET VERTEGENWOORDIGT
De vennootschap: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………….
(firmanaam of benaming)
Juridische vorm: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Nationaliteit: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…….
Maatschappelijke zetel: ………………………………………………………………………………………………………………………………………..……………………
(volledig adres)
Vertegenwoordigd door: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Hoedanigheid: ……………………………………………………………………………..………………………………………………………………………………………………
Telefoonnummer: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
E-mail adres: ………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………
Ondernemingsnummer: ……………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………..
Registratienummer bij de RSZ: ……………………………………………………………………………………………………………………….……………………
Ofwel (indien natuurlijk persoon)
Naam en voornaam: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Hoedanigheid of beroep: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Nationaliteit: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….….
Woonplaats: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
(volledig adres)
Telefoonnummer: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
E-mail adres: ………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………
- verbindt/verbinden zich bij gunning tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van dit opdrachtdocument, van de beschreven opdracht met betrekking tot het maken van film- en videoproducties voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie;
- stelt/stellen zich bij gunning volledig en onvoorwaardelijk garant (hoofdelijk aansprakelijk) voor het nakomen van de verplichtingen die uit of in verband met de opdracht kunnen voorkomen;
- en duidt/duiden de firma aan om de combinatie ten overstaan
van de aanbestedende overheid te vertegenwoordigen.
Betreft: Raamovereenkomst bij mededingingsprocedure met onderhandeling voor het maken van film- en videoproducties voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie
NAAM/FIRMA ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………
E. ONDERAANNEMERS
ONDERAANNEMER 1
De vennootschap: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………….….
(firmanaam of benaming)
Juridische vorm: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Nationaliteit: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…….
Maatschappelijke zetel: ………………………………………………………………………………………………………………………………………..……………………
(volledig adres)
Ondernemingsnummer: ……………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………….
Ofwel (indien natuurlijk persoon)
De ondergetekende : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
(naam en voornaam)
Hoedanigheid of beroep: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Nationaliteit: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….….
Woonplaats: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……
(volledig adres)
zal volgend gedeelte van de opdracht in onderaanneming uitvoeren:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
ONDERAANNEMER 2
De vennootschap:…………………………………………………………………………………………………………………………………………….………….….
(firmanaam of benaming)
Juridische vorm: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Nationaliteit: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…….
Maatschappelijke zetel: …………………………………………………………………………………………………………………………..……………………
(volledig adres)
Ondernemingsnummer: ………………………………………………………………………………………..…………………………..………………………..
Ofwel (indien natuurlijk persoon)
De ondergetekende : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
(naam en voornaam)
Hoedanigheid of beroep: …………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Nationaliteit: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….….
Woonplaats: ………….…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
(volledig adres)
zal volgend gedeelte van de opdracht in onderaanneming uitvoeren:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………