Nota voor Burgemeester en Wethouders

Nota voor Burgemeester en Wethouders

Team: Advies, Support en Kennis Onderwerp:

Betreft uitbreiding van de overeenkomst van de softwarebroker, in waarde, om de volledige contractperiode te kunnen uitnutten.

Notagegevens
Bestuursorgaan	:	B-en-W 1-10-2024
Notanummer	:	2024-696
Datum	:	1-10-2024
Programma	:	11 - Bedrijfsvoering
Portefeuillehouder	:	Burgemeester,
Bijlage(n)	:	bespreekvoorstel uitbreiding raamovereenkomst softwarebroker Protinus notanummer 2024-696.docx,Inkoopstrategie ITAM 2021.docx,Notitie verlenging bestelmogelijkheid ROK Protinus IT 20240823.docx

Parafering

<li>19-09-2024: Burgemeester</li><li>19-09-2024: Burgemeester</li>

Agendering

* 27-09-2024: Teammanager Concernstaf en Adjunct-secretaris

* 25-09-2024: Gemeentesecretaris/algemeen directeur

Definitieve akkoord

1-10-2024

B & W d.d.: 1-10-2024

Besluit

1. Akkoord te gaan met het publiceren van de (aanvullende) opdracht op TenderNed op basis van artikel 2.163d (lid 5) van de Aanbestedingswet

2. De teammanager DOWR-I te mandateren voor het nemen van besluiten in de vervolgstappen rondom de beoogde uitbreiding van de overeenkomst

De nota en het besluit openbaar te maken met uitzondering van de bijlage.

Inleiding

De overeenkomst inzake software met broker Protinus BV kent een maximale waarde van 6 miljoen euro. Door verschillende omstandigheden zoals indexering, prijsverhogingen en de onvoorziene toename van softwareproducten wordt dit plafondbedrag voor het einde van de looptijd (30 september 2025) van de overeenkomst overschreden. DOWR-I wenst tot het einde van de overeenkomst gebruik te blijven maken van de dienstverlening van Protinus BV. Dit in het

kader van continuïteit en de tijd die het in beslag neemt om een nieuwe aanbesteding voor te bereiden inclusief de benodigde evaluaties om toekomstbestendig in te kunnen blijven kopen.

Beoogd maatschappelijk resultaat

Verkrijgen van continuïteit gedurende de periode dat er een aanbesteding wordt voorbereid. Tot op heden is er tevredenheid over de geleverde dienstverlening en dienstverleningsvorm.

Kader

Aanbestedingswet 2012

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Deventer

Betrokken partijen en participatie

Protinus is akkoord met de (onvoorziene, benodigde) uitbreiding van de overeenkomst..

Toelichting op participatiebeleid Argumenten voor en tegen

Voor de uitbreiding van het contract is advies gevraagd aan adviesbureau Emtio.

Deze partij onderschrijft de keus om het bestaande contract uit te breiden in hun conclusie: "De voorgenomen wijziging kwalificeert niet als ‘wezenlijk’ en kan worden gebaseerd op artikel 2.163d van de Aanbestedingswet".

Het advies wat daarbij wordt gegeven is als volgt: "De wijziging dient beperkt te blijven tot 50% van de oorspronkelijk geraamde waarde".

Het volledige advies zit als bijlage bij deze nota. Zie hiervoor bijgevoegde notitie van Xxxxx.

Argumenten voor zijn: continuering en mogelijkheden om een aanbesteding goed voor te kunnen voorbereiden.

Argumenten tegen zijn: een eventueel bezwaar (kort geding) op de uitbreiding. De kans is klein dat dit gaat gebeuren, maar de impact is groot indien het zich voordoet. Als beheersmaatregel is opgenomen dat in de verplichte publicatie op Tenderned (conform artikel 2.163d lid 5 van de Aanbestedingswet) geen mogelijkheid tot bezwaar opgenomen is maar geïnteresseerden wel op de hoogte worden gebracht dat er een aanbesteding wordt voorbereid.

Financiële consequenties en dekking

Er zijn geen financiële consequenties te verwachten. De benodigde uitbreiding betreft minder dan 50% van de oorspronkelijke opdracht en daarmee wordt het mogelijk om rechtmatig te blijven bestellen via dit inkoopkanaal tot maximaal het bedrag van de uitbreiding zonder afnameverplichting. Elke individuele bestelling (verstrekking) via de Broker volgt pas na interne toetsing en akkoord op basis van structureel budget, dan wel investeringsbudget, zoals bij elk inkooptraject.

Openbaarmaking en communicatie

Na akkoord zal de uitbreiding openbaar worden gepubliceerd worden op TenderNed.

Aanpak en uitvoering

1. De opdracht tot uitbreiding zal openbaar worden aangekondigd op TenderNed (oktober 2024).

2. Protinus IT zal direct daarna over de geraamde wijziging zonder afnameverplichting worden geïnformeerd en waarbij wordt aangekondigd dat de raamovereenkomst haar werking verliest zodra:

* de geraamde waarde van de wijziging is bereikt, of

* de nieuwe aanbestedingsprocedure tot definitieve gunning van een nieuwe raamovereenkomst heeft geleid.

* Een en ander onverkort het gegeven dat de huidige Raamovereenkomst te allen tijde eindigt per 30 september 2025.