Privacybeleid IGOM september 2020
Privacybeleid IGOM september 2020
Behorend bij het beschrijvend document (Aanbesteding IGOM, 1 januari 2020)
1. Inleiding
Per 1 januari 2020 is (in navolging van voorafgaande overeenkomsten, oprichtingsdatum IGOM is 1 januari 1995) de Raamovereenkomst IGOM-Solvus tussen IGOM, de aangesloten leden en de contractpartner afgesloten.
De raamovereenkomst IGOM-Solvus en de daarbij behorende verwerkersovereenkomst zijn ondertekend door alle deelnemende partners en is in werking getreden op 1 januari 2020.
2. Overwegingen
Het doel van het Privacybeleid is meervoudig:
2.1. Het Privacybeleid bevordert de zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens door de contractpartners in het samenwerkingsverband en is een nadere uitwerking van de Raamovereenkomst IGOM-Solvus .
2.2. Het Privacybeleid beschrijft de wijze waarop (op grond van de geldende privacyregelgeving) persoonsgegevens worden verwerkt door leveranciers & sub-leveranciers en de uitvoering vanuit het RMC IGOM.
• Leverancier Solvus B.V.
• Leverancier Start People, met sub-leverancier Gilde BT. (Gilde BT levert een digitale opleidingsportal voor de IGOM Academie – zie artikel 9.3.)
• Leverancier The Solution Factory (hosten van de website van IGOM incl. de daarbij behorende functionaliteiten zoals recruitment-backoffice, E-portfolio, DAS etc.- zie artikel 9.1)
• Leverancier Liram (leveren en onderhouden van mobiele website – zie artikel 9.5), met subleverancier Madmini (versturen van nieuwsbrieven & bulkmails – zie artikel 9.6)
• Leverancier Oburon & JW Communicatie (levering van software digitale managementplatform WIE – zie artikel 9.4)
2.3. Met het Privacybeleid wordt voldaan aan het beginsel van transparantie in de richting van betrokkene(n) waarvan persoonsgegevens worden verwerkt en naar de buitenwereld, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming en voor zover van toepassing sectorale wet- en regelgeving.
3. Partners Privacybeleid
De partners in dit Privacybeleid zijn dezelfde partners die aangesloten zijn bij het IGOM- samenwerkingsverband, te weten:
o Gemeente Beek
o Gemeente Brunssum
o Gemeente Echt-Susteren
o Gemeente Eijsden-Margraten
o Gemeente Gulpen-Wittem
o Gemeente Kerkrade
o Gemeente Landgraaf
o Gemeente Leudal
o Gemeente Maasgouw
o Gemeente Meerssen
o Gemeente Nuth
o Gemeente Onderbanken
o Gemeente Roerdalen
o Gemeente Roermond
o Gemeente Schinnen
o Gemeente Simpelveld
o Gemeente Stein
o Gemeente Vaals
o Gemeente Valkenburg a/d Geul
o Gemeente Voerendaal
o Veiligheidsregio ZL – Brandweer Zuid-Limburg
o Het Gegevenshuis
o GGD-ZL
o ISD-Bol
o ISD-Kompas
o Kredietbank Limburg
o Omnibuzz
o RD-4
o Stadsregio Parkstad Limburg
o Servicecentrum MER
x Xxxxxxx
o WSP Parkstad
o Sportstichting Sittard-Geleen
o Waterschap Limburg
o BSGW
4. Definities
4.1. IGOM: Delen van kennis, groei van mensen
Samen alles uit mensen en organisaties halen binnen de Zuid- en Midden Limburgse (semi-)- overheid. IGOM bundelt de kracht, kennis en capaciteit van ruim 300 managers en 6.000 medewerkers in Zuid- en Midden Limburg. Op het moment van ondertekening maken 35 aangesloten (semi-)overheidsorganisaties deel uit van het samenwerkingsverband IGOM.
Stuurgroep IGOM: De stuurgroep handelt op basis van een beslissingsmandaat van de opdrachtgevers, vaart daarbij een koers die breed wordt gedragen en legt daarover verantwoording af in de vergaderingen met de ambassadeurs en/of rechtstreeks aan opdrachtgevers via rapportages.
RMC IGOM: Het RMC IGOM valt hiërarchisch onder de stuurgroep IGOM. De medewerkers zijn via Solvus B.V. bij het RMC IGOM te werk gesteld.
4.2. Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
4.3. Partners: Aangesloten organisaties bij het IGOM-samenwerkingsverband, stuurgroep IGOM & RMC IGOM (hiërarchisch vallende onder de stuurgroep IGOM).
4.4. Verantwoordelijke: de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die, of het bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
5. Taken partners
De partners van het samenwerkingsverband IGOM werken samen aan dezelfde doelstellingen, zoals benoemd in artikel 6.
6. Doeleinden van het samenwerkingsverband
6.1. Focus op mensen
IGOM bevordert de mobiliteit van haar medewerkers door aandacht te besteden aan hun in-, door- en uitstroom. De IGOM-organisaties zorgen voor optimale employability van de medewerkers en regelen op efficiënte wijze, met behulp van contractpartners, de inhuur van flexkrachten, stagiaires en tijdelijke ondersteuning. Elke organisatie heeft één of twee contactpersonen Xxxxxxxxxx die als eerste aanspreekpunt fungeren.
Het samenwerkingsverband streeft bovendien naar een éénduidige invulling van werkgeverschap en profileert zich als één aantrekkelijke werkgever op de arbeidsmarkt.
6.2. Focus op afdelingen en organisaties
Naast het functioneren van individuele medewerkers ligt de focus op het versterken van het netwerk en de organisaties en afdelingen die daartoe behoren. Door kennis, ervaring en vaardigheden uit te wisselen kunnen de IGOM-organisaties onderling knelpunten oplossen en kansen benutten. Via samenwerking op bestuurlijk, management- en medewerkersniveau kunnen oplossingen en capaciteitsvraagstukken binnen het eigen netwerk worden gevonden. Daarnaast speelt IGOM als overkoepelend orgaan steeds actiever in op ontwikkelingen als kostenbesparing, vergrijzing, kennisborging en kwaliteitshandhaving.
7. Verwerkingsgrondslagen
IGOM verwerkt persoonsgegevens, uitgaande van de verwerkingsgrondslagen:
• met toestemming van betrokkene (artikel 6 lid 1 sub a AVG) (in de relatie tussen XXXX en de natuurlijke persoon die gebruik wenst te maken van de diensten van IGOM uit artikel 9. )
• ter uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) (in de relatie tussen XXXX en de individuele partner van het samenwerkingsverband)
8. Taken IGOM
8.1. Aangesloten leden
De aangesloten leden maken gebruik van de diensten van IGOM, deze worden uitgevoerd door het RMC IGOM of geleverd vanuit de Raamovereenkomst IGOM-Solvus. Het gaat hierbij om de levering van een MSP, de inhuur van flexkrachten, de inzet van payroll contracten en het gebruik van de systemen van IGOM.
8.2. Stuurgroep IGOM
• De stuurgroep initieert en ontwikkelt beleid; fungeert met betrekking tot de algemene uitvoering als opdrachtgevers voor Regionaal Mobiliteitscentrum IGOM; als controller voor de uitvoering van het contract en als collectieve belangenbehartiger.
• RMC IGOM legt verantwoording af aan de stuurgroep, als intermediair tussen de Start People onderdelen en opdrachtgevers.
8.3. RMC IGOM
Vanuit het RMC IGOM wordt er uitvoering gegeven aan alle beleidsvelden van IGOM. Tevens beheert het RMC IGOM alle backoffices van de systemen van IGOM.
9. Verwerkingen van persoonsgegevens door IGOM
Vanuit IGOM worden meerdere werkprocessen uitgevoerd:
9.1. XXXX.xx: Vacaturebank, kandidatenbank en sollicitatieprocessen worden vormgegeven op xxx.xxxx.xx en het bijbehorende recruitcenter. IGOM heeft de bevoegdheid om overkoepelend in het backoffice systeem verwerkingen toe te passen. Xxxxx individuele aangesloten partner heeft een eigen afgeschermde toegang tot het backoffice systeem / recruitcenter. Toegang tot het recruitcenter geschiedt op basis van bevoegdheden en het toekennen van rechten. Op xxx.xxxx.xx worden de bezoekers geïnformeerd over het Privacybeleid van IGOM.
9.2. In de kandidatenbank bevinden zich in- en externe kandidaten (interne kandidaten zijn medewerkers van de aangesloten organisaties). De kandidaat zelf bepaalt wat hij of zij in de kandidatenbank achter laat aan informatie en in hoeverre deze informatie zichtbaar is.
9.3. IGOM-academie: IGOM werkt met een digitale opleidingsportal. Hierin worden beschikbare opleidingen en cursisten (medewerkers in dienst van de aangesloten organisaties) aan elkaar gekoppeld. De kandidaat beslist zelf of hij of zij zichzelf als een cursist aanmeldt.
Te verwerken gegevens: naam, e-mailadres, functienaam, werkzaam bij organisatie (partner) en naam en emailadres leidinggevenden, worden in het systeem verwerkt. Tevens zijn de trainingen terug te vinden waar de cursist aan deelgenomen heeft. IGOM heeft toegang tot het overkoepelende backoffice systeem. De cursist heeft toegang tot zijn of haar eigen pagina in het systeem, waarin terug te vinden is welke trainingen hij of zij gevolgd heeft.
9.4. Digitale kennisplatform WIE: WIE staat voor Wisselwerk IGOM Expertise en is een online informatie- en community platform van, voor en door managers uit de IGOM-organisaties. Concreet komt het erop neer dat managers, leidinggevenden en HR-adviseurs van alle deelnemende organisaties de meest uiteenlopende vraagstukken aan elkaar kunnen voorleggen met het doel om deze samen op te lossen. Dat kan door expertise te delen, maar bijvoorbeeld ook door tijdelijk capaciteit uit te wisselen.
WIE is toegankelijk voor managers, leidinggevenden en HR-adviseurs van de IGOM- organisaties. Zij komen via het digitaal platform heel eenvoudig in contact met collega’s en vakgenoten van (semi-)overheidsorganisaties in Zuid- en Midden Limburg. Daarnaast zijn er diverse projectgroepen die in een eigen omgeving op het WIE-netwerk kennis en informatie uitwisselen. IGOM heeft toegang tot het overkoepelende backoffice. De deelnemende gebruikers bepalen zelf hoeveel informatie zij willen delen.
9.5. Mobiele website IGOM: Indien via een smartphone de site xxx.xxxx.xx opgezocht wordt, dan komt de bezoeker allereerst op de mobiele website van IGOM terecht. Op deze mobiele website worden geen persoonlijke gegevens van bezoekers vastgelegd.
9.6. IGOM gebruikt voor de versturing van de nieuwsflits de site Mad Mimi. De nieuwsflits wordt via bulkmail verstuurd. Interne of externe kandidaten moeten toestemming geven voor het ontvangen van de nieuwsflits van IGOM. Voor het versturen van nieuwsbrieven maakt IGOM gebruik van Mad Mimi. Er komen dus bepaalde gegevens (naam en e-mailadres) terecht bij Mad Xxxx, omdat anders de nieuwsbrieven niet verstuurd kunnen worden. Mad Xxxx gaat zorgvuldig met deze gegevens om en deelt deze niet met derden. De privacyverklaring van Mad Xxxx is hier te vinden: xxxxx://xx.xxxxxxx.xxx/Xxxxxxxxxx/Xxxxxxx.xxxx
De AVG is van toepassing op het hele IGOM-samenwerkingsverband en op het bijbehorende Privacybeleid en daarmee dus ook op eventueel ondersteunende informatiesystemen.
10. Categorieën van persoonsgegevens en aard van de persoonsgegevens
Van de volgende categorieën betrokkenen worden persoonsgegevens verwerkt:
10.1. Personen die zichzelf inschrijven of digitaal solliciteren op xxx.xxxx.xx (zie 9.1 en 9.2). Over deze personen worden geen andere persoonsgegevens verwerkt dan:
• NAW-gegevens
• Telecommunicatie- en internetgegevens en soortgelijke communicatie benodigde gegevens
• Opleidingsgegevens
• Werkervaringsgegevens
• Competenties
• Gegevens omtrent beschikbaarheid (reisbereidheid, beschikbaarheid in uren)
• Gegevens omtrent wensberoepen
• Bewaartermijn: De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen
10.2. Personen die zichzelf inschrijven in de portal van de IGOM-Academie (zie 9.3). Over deze personen worden geen andere persoonsgegevens verwerkt dan:
• Personalia
• Functienaam
• Werkzaam bij (naam organisatie)
• Afhankelijk van functieniveau wordt de naam van de leidinggevende & e-mailadres geregistreerd
• Telecommunicatie- en internetgegevens en soortgelijke communicatie benodigde gegevens
• Registratie van deelname aan IGOM-trainingen
• De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen
10.3. Personen die zichzelf inschrijven op het digitale kennisplatform WIE (zie 9.4). Over deze personen worden geen andere persoonsgegevens verwerkt dan:
• Personalia
• Functienaam
• Werkzaam bij (naam organisatie)
• Telecommunicatie- en internetgegevens en soortgelijke communicatie benodigde gegevens
• De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.
10.4. Personen waar IGOM een nieuwsflits naar toestuurt (zie 9.6). Over deze personen worden geen andere persoonsgegevens verwerkt dan:
• Personalia
• Functienaam
• Werkzaam bij (naar organisatie)
• Telecommunicatie- en internetgegevens en soortgelijke communicatie benodigde gegevens
• De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen
Voor het versturen van de bulkmails worden de naam en het mailadres aan Mad Xxxx doorgegeven.
11. Verantwoordelijken en regisseur
11.1. De verantwoordelijken
De aangesloten leden van IGOM zijn systeemverantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in de door IGOM gebruikte geautomatiseerde informatiesystemen. Bij de systeem verantwoordelijkheid gaat het onder meer om de wijze waarop gegevens in deze systemen kunnen worden geraadpleegd door de verschillende partners (4.3), alsmede de wijze van afscherming en uitwisseling van gegevens. De systeemverantwoordelijkheid ziet aldus op de inrichting van het systeem voor de verwerking van de persoonsgegevens in deze systemen. Naast de systeemverantwoordelijkheid hebben de gezamenlijke partners ieder een eigen deelverantwoordelijkheid voor de eigen gegevensverwerkingen in de afzonderlijke compartimenten van de informatiesystemen.
11.2. De regisseur
De stuurgroep IGOM, met als hoofd van de stuurgroep – de voorzitter IGOM, is aangewezen als regisseur. De regisseur heeft tot taak te waarborgen dat de gezamenlijke verantwoordelijke op een zorgvuldige wijze uitvoering geven aan de taken die voor hen uit de AVG voortvloeien. De gezamenlijke verantwoordelijken kunnen overeenkomen dat bepaalde taken die door hen uit de AVG vloeien, onder hun verantwoordelijkheid door de regisseur worden uitgevoerd.
12. Beveiliging
De verantwoordelijken beveiligen de persoonsgegevens van betrokkenen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Zij treffen daarvoor de nodige passende technische en organisatorische maatregelen. IGOM heeft de volgende fysieke maatregelen voor toegangs- beveiliging inclusief organisatorische controle getroffen:
a. Inbraakalarm
b. Afgesloten werkruimte bij afwezigheid personeel
c. Logische fysieke toegangscontrole
d. Logische toegangscontrole met behulp van pincodes, tokens en autorisaties
e. Alleen gebruik van automatische login van toegang tot gegevens
f. Controle van toegekende bevoegdheden/ autorisaties;
g. Clean-desk-policy en toegang van huishoudelijk personeel slechts tijdens kantoortijd / onder begeleiding;
i. Alleen de door de verantwoordelijken geautoriseerde personen en het RMC IGOM hebben rechtstreeks toegang tot de gegevensverwerkingen en de persoonsgegevens, terwijl de toegang voor IGOM noodzakelijk is ten behoeve van het beheer van IGOM en de toegang tot de persoonsgegevens in deze systemen is beperkt tot diegenen bij het IGOM die uit hoofde van hun functie zijn belast met het uitvoeren van technische werkzaamheden.
j. Daarnaast vindt mondelinge gegevensuitwisseling plaats in overlegstructuren tussen de aangesloten leden en IGOM, zoals het mobiliteitsoverleg. De notulen en uitgewisselde persoonlijke gegevens worden door IGOM vastgelegd in een beveiligde omgeving.
13. Geheimhouding
Voor zover de partners daartoe niet al verplicht zijn, leggen zij aan medewerkers die inzage hebben of -in overeenstemming met het bepaalde in dit Privacybeleid- op een andere wijze persoonsgegevens verkrijgen uit het samenwerkingsverband IGOM, een plicht tot geheimhouding op. Deze plicht strekt tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan de medewerkers kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
14. Informatieverstrekking
14.1. Algemene informatieplicht
In het belang van de algemene transparantie wordt de meest recente versie van het Privacybeleid van IGOM gepubliceerd op de website van IGOM.
14.2. Rechten van betrokkenen
De betrokkene richt zijn of haar verzoek om xxxxxx, correctie of vernietiging aan de stuurgroep IGOM, die door de verantwoordelijken is belast met de afhandeling van verzoeken die te maken hebben met de rechten van betrokkene en betrekking hebben op de diensten die IGOM (heeft) verricht voor de betrokkene. Dit verzoek kan per e-mail of schriftelijk worden gericht aan de stuurgroep IGOM. De contactgegevens van de stuurgroep IGOM staan op de site van IGOM (XXXX.xx) vermeld.
De identiteit van de verzoeker wordt vastgesteld (fysiek contact), daarna wordt het verzoek zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 1 maand na ontvangst, gehonoreerd. De betrokkene ontvangt een overzicht (in een begrijpelijke vorm) van de gegevens die worden verwerkt, de doelen of de doeleinden waarvoor deze gegevens worden verwerkt, de betrokken categorieën van persoonsgegevens, de (mogelijke) ontvangers van deze gegevens, de informatie over de herkomst van die gegevens en de bewaartermijn. De verzoeker heeft recht op een kopie of uitdraai van alle gegevens die over hem of haar zijn verwerkt.
Alle zaken die betrekking hebben op de rechten van betrokkene en de besluiten die hierover worden genomen door de convenantpartners vallen onder de reikwijdte van de Algemene wet bestuursrecht en staan dus in principe open voor bezwaar en beroep.
De betrokkene heeft ten alle tijden het recht om zijn of haar gegevens, in de vorm van een kandidaat-profiel, van de site van IGOM (XXXX.xx) te verwijderen. Aangezien betrokkene zelf zijn of haar gegevens beheert, kan hij of zij rechtstreeks bij deze gegevens en kan deze dus zelfstandig verwijderen..
14.3 Verstrekking van gegevens aan derden
IGOM houdt in een gegevensbestand bij aan welke partner(s) gegevens worden door-verstrekt.
15. Wijzigingen en aanvullingen Privacybeleid
Wijzigingen in de doeleinden van de verwerkingen als bedoeld in dit Privacybeleid en wijzigingen in het gebruik en de wijze van verkrijging van persoonsgegevens dienen te leiden tot wijziging dan wel tot aanvulling van dit Privacybeleid. Alle betrokken partners worden tijdig per brief geïnformeerd over cruciale wijzigingen van het Privacybeleid. Het Privacybeleid wordt in beginsel om de twee jaar geëvalueerd en waar nodig aangepast. Het geactualiseerde Privacybeleid wordt opnieuw gepubliceerd op de website van IGOM.
16. Looptijd Privacybeleid
Dit Privacybeleid heeft een looptijd die minimaal gelijk loopt aan de looptijd van de Raamovereenkomst IGOM-Solvus, maar tussentijds in overleg met de verantwoordelijken ook kan worden gewijzigd indien de ontwikkeling van de taken van IGOM daartoe aanleiding geeft.