Convenant samenwerking uitvoering meldkamerfunctie veiligheidsregio’s Groningen, Fryslân en Drenthe in Meldkamer Noord-Nederland
Convenant samenwerking uitvoering meldkamerfunctie veiligheidsregio’s Groningen, Fryslân en Drenthe in Meldkamer Noord-Nederland
STATUS: Definitief Opdrachtnemer Xxxx Xxxxxxx Projectleider Xxxx Xxxxxxxxxx Secretaris Xxxxxxx xxx xx Xxxxxxx
Documentrouting | Versie | Status |
Opdrachtnemer | 17 januari 2023 | Definitief |
Stuurgroep | 17 januari 2023 | Definitief |
De ondergetekenden:
1. het algemeen bestuur van Veiligheidsregio Groningen, gevestigd Xxxxxxx 00 xx Xxxxxxxxx, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter, de heer K.F. Xxxxxxxxx, hierna ook te noemen ‘VRG’;
2. het algemeen bestuur van Veiligheidsregio Fryslân, gevestigd Xxxxxxxxxxxxxxxx 00 xx Xxxxxxxxxx, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter, de heer S. xxx Xxxxxxx Xxxx, hierna ook te noemen ‘VRF’;
3. het algemeen bestuur van Veiligheidsregio Drenthe, gevestigd Xxxx Xxxxxxx 0 xx Xxxxx, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter, de heer M.L.J. Out, hierna ook te noemen ‘VRD’,
hierna gezamenlijk te noemen: 'partijen',
overwegende dat:
- de politie als wettelijke taak het beheer van de tien meldkamers heeft, waaronder begrepen het aannemen van meldingen;
- het beheer van de tien meldkamers per 1 januari 2020 is overgedragen aan de Landelijke Meldkamer Samenwerking (LMS);
- veiligheidsregio’s ingevolge artikel 35, lid 1 Wet veiligheidsregio’s (hierna: ‘Wvr’) gehouden zijn de meldkamerfunctie, bedoeld in artikel 25b, eerste lid van de Politiewet 2012, ten behoeve van de brandweertaak en ten behoeve van de rampenbestrijding, de crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverlening uit te voeren;
- artikel 25b, eerste lid van de Politiewet 2012 bepaalt dat ‘de meldkamerfunctie bestaat uit het ontvangen, registreren en beoordelen van meldingen waarbij wordt gevraagd om acute inzet van politie, ambulancezorg, brandweer of Koninklijke marechaussee, het bieden van een adequaat hulpaanbod en het begeleiden en coördineren van de hulpdiensten’;
- Meldkamer Noord-Nederland (hierna ook te noemen: ‘MNN’) het werkgebied van partijen omvat, zodat partijen op grond van artikel 35, lid 3 Wvr een convenant dienen te sluiten, dat in ieder geval afspraken bevat over de uitvoering van de meldkamerfunctie;
- de Regeling hoofdlijnen beleid en beheer meldkamers zoals bepaald in artikel 23a, lid 1 Politiewet 2012 van toepassing is;
- het ‘Landelijk convenant gegevensverwerking meldkamers’ van de veiligheidsregio’s, ambulancezorg, politie en Koninklijke Marechaussee d.d. 1 oktober 2018 van toepassing is;
- partijen hun afspraken over de meldkamerfunctie in het hiernavolgende convenant schriftelijk vastleggen,
komen overeen als volgt:
Artikel 1 Doel, reikwijdte en verplichtingen
1. Dit convenant heeft als doel de afspraken vast te leggen over de samenwerking tussen partijen bij de uitvoering van de meldkamerfunctie.
2. Partijen verplichten zich alle maatregelen en voorzieningen te treffen die volgens partijen nodig zijn om de meldkamerfunctie op kwalitatief en kwantitatief goede wijze uit te voeren.
3. Partijen hebben een inspanningsverplichting om afspraken te maken over de werkprocessen binnen hun organisaties en met de meldkamer, zodat variatie in het werkproces op de meldkamer tot een minimum wordt beperkt.
4. Partijen voldoen aan alle verplichtingen voorvloeiende uit de Wet veiligheidsregio’s en andere voor partijen relevante wet- en regelgeving met betrekking tot de meldkamer en meldkamerfunctie.
Artikel 2 Organisatie en overleggen meldkamerfunctie veiligheidsregio’s
1. Elk der partijen wordt voor de uitvoering van de meldkamerfunctie vertegenwoordigd door haar directeur.
2. De directeuren bespreken indien en voor zover nodig in het zes-wekelijks Directeurenoverleg de uitvoering van de meldkamerfunctie.
3. Het hoofd meldkamer brandweer en veiligheidsregio’s neemt deel aan overleggen van de hoofden brandweer en hoofden crisisbeheersing.
4. Operationele zaken worden zo nodig in het platform brandweer en/of het platform crisisbeheersing besproken.
Artikel 3 Strategie en beleid
1. Partijen hebben gelijke zeggenschap over strategie, beleid en organisatiewijzigingen van de meldkamerfunctie. Besluitvorming vindt plaats op basis van consensus. Partijen zullen in het belang van een goede meldkamerfunctie tijdig afstemmen over alle relevante onderwerpen en ontwikkelingen die van belang zijn voor de meldkamerfunctie.
2. Partijen stellen vierjaarlijks een integraal beleidsplan voor de meldkamerfunctie op, mede gebaseerd op de strategische agenda’s brandweer en crisisbeheersing van de landelijke raden.
Artikel 4 Aansturing meldkamerfunctie
1. De directeur VRD is portefeuillehouder meldkamerfunctie.
2. Op voordracht van de portefeuillehouder stellen partijen een hoofd meldkamer brandweer en
veiligheidsregio’s aan.
3. Het hoofd meldkamer brandweer en veiligheidsregio’s wordt aangestuurd door de portefeuillehouder.
4. Het hoofd meldkamer brandweer en veiligheidsregio’s is verantwoordelijk voor de operationele prestaties van de meldkamerfunctie voor de veiligheidsregiotaken en legt hierover periodiek verantwoording af aan de portefeuillehouder.
5. De portefeuillehouder legt verantwoording af aan de directeuren van VRG en VRF over de operationele prestaties van de meldkamerfunctie.
Artikel 5 Werkgeverschap
1. VRD is werkgever voor de medewerkers die exclusief werkzaam zijn voor de meldkamerfunctie in MNN en de medewerkers vallen in die hoedanigheid onder de rechtspositieregeling van VRD.
2. De portefeuillehouder legt voorstellen over personeelsuitbreiding en -inkrimping en overige wijzigingen met financiële effecten voor de andere partijen ter goedkeuring voor aan de andere partijen.
3. De afspraken over het werkgeverschap zijn nader uitgewerkt en vastgelegd in een separate overeenkomst, de ‘Overeenkomst werkgeverschap veiligheidsregio’s Groningen, Fryslân en Drenthe ten behoeve van de meldkamerfunctie Meldkamer Noord-Nederland (hierna:
‘Overeenkomst werkgeverschap’).
Artikel 6 Kostenverdeling/verdeelsleutel
1. De kosten voor de uitvoering van de meldkamerfunctie (werkgeverschap, administratie en overige kosten) worden gezamenlijk gedragen op basis van een verdeelsleutel naar rato van inwoneraantallen, zoals nader uitgewerkt in de Overeenkomst werkgeverschap.
2. De in lid 1 genoemde kosten worden rechtstreeks onder gemene rekening gemaakt en worden voor het werkelijke bedrag (dus zonder winstopslag) verdeeld.
Artikel 7 Financiële procesgang
1. Uiterlijk 15 september voor het nieuwe kalenderjaar legt VRD een begroting voor dat jaar ter instemming voor aan de besturen van de andere partijen. In deze begroting wordt aangegeven welke diensten dat jaar worden verleend, zowel kwalitatief als kwantitatief gespecificeerd, alsmede wat de daarmee gemoeide kosten zijn. Na instemming van de besturen van de partijen is de begroting vastgesteld.
2. In de definitieve begroting wordt een bevoorschottingsschema voor dat jaar vastgesteld. Hierin wordt per veiligheidsregio aangeven welke bedragen op welk tijdstip moeten worden overgemaakt aan VRD.
3. Uiterlijk twee maanden na afloop van het jaar legt VRD een voorlopige rekening over van alle gemaakte kosten, van de verstrekte voorschotten en van de nog te betalen of terug te ontvangen bedragen. Uiterlijk vier maanden na afloop van het jaar legt VRD een definitieve afrekening voor, voorzien van een controleverklaring van een onafhankelijke accountant.
4. Uiterlijk 31 januari voor het nieuwe begrotingsjaar geeft de VRD aan met welke index voor lonen en prijzen gerekend gaat worden.
5. Dreigende budget-/begrotingsoverschrijdingen worden aan de andere partijen voorgelegd, middels een 4- en 8-maandsrapportage.
6. Over de doorberekening van de op basis van het onderhavige convenant en de Overeenkomst werkgeverschap voor gemene rekening gemaakte kosten, is geen BTW verschuldigd. Indien niet langer aan de gestelde voorwaarden wordt voldaan en er dient (alsnog) BTW in rekening te worden gebracht (eventueel nadat de belastingrechter dit in hoogste instantie heeft bepaald), zal deze BTW worden doorberekend aan de andere partijen.
Artikel 8 Aansprakelijkheid
1. Partijen sluiten aansprakelijkheid ten opzichte van elkaar op grond van dit convenant uit.
2. Partijen vrijwaren elkaar voor aanspraken van derden ter vergoeding van schade in verband met de uitvoering van de verplichtingen uit dit convenant.
3. De uitsluiting van aansprakelijkheid en vrijwaring in het eerste respectievelijk het tweede lid is niet van toepassing indien de schade het gevolg is van opzet, grove schuld of grove nalatigheid.
Artikel 9 Geschillen
1. Op dit convenant is Nederlands recht van toepassing.
2. Indien geschillen ontstaan met betrekking tot de uitleg of uitvoering van de bepalingen in dit convenant, treden partijen met elkaar in overleg om in gezamenlijkheid tot een voor iedere partij aanvaardbare oplossing te komen.
Artikel 10 Bijzondere omstandigheden
Wanneer een van de partijen ten gevolge van bijzondere omstandigheden niet in staat is om de in dit convenant gemaakte afspraken na te komen, dan stelt de betreffende partij de andere partijen hiervan onmiddellijk in kennis en neemt het initiatief om zo spoedig mogelijk weer te voldoen aan de afspraken.
Artikel 11 Duur van het convenant
1. Dit convenant treedt in werking vanaf de dag na ondertekening daarvan en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, in ieder geval zolang partijen gezamenlijk de meldkamerfunctie in MNN uitvoeren en artikel 35, lid 3 Wvr een convenant voorschrijft.
2. Elke twee jaar, voor het eerst in 2025, wordt (de werking van) dit convenant door partijen geëvalueerd en zo nodig bijgesteld naar aanleiding van recente ontwikkelingen.
3. Het convenant kan met instemming van partijen tussentijds worden gewijzigd en/of aangevuld.
Aldus overeengekomen en in drievoud getekend,
namens het algemeen bestuur Veiligheidsregio Groningen
K.F. Schuiling Groningen, ..-..-2023
namens het algemeen bestuur Veiligheidsregio Fryslân
S. xxx Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxx, ..-..-2023
namens het algemeen bestuur Veiligheidsregio Drenthe
M.L.J. Out Assen, ..-..-2023