Afwijkende algemene voorwaarden Beurs van Berlage
Afwijkende algemene voorwaarden Beurs van Berlage
voor internationale meerdaagse congressen
Vroegboekkorting
Dit artikel overschrijft artikel 2.6 van de algemene voorwaarden
Een vroegboekkorting zal worden toegekend aan partijen die minimaal een jaar vooraf de zalen vastleggen bij de Beurs van Berlage. Deze korting houdt in dat de opdrachtgever de in dat jaar geldende tarieven zal betalen en dat er geen aanpassing van de tarieven zal plaatsvinden. Hierbij geldt dat de indexering maximaal 3 jaar kan worden stilgezet. Zoals in de hierna genoemde annuleringsstaffel duidelijk wordt, zijn evenementen kosteloos te annuleren tot 2 jaar voor aanvang.
Annulering
Dit artikel overschrijft artikel 4.2 van de algemene voorwaarden
De planning voor internationale congressen vindt doorgaans een ruime tijd plaats voordat het congres plaatsvindt. Om een efficiënte jaarplanning te maken, is het noodzakelijk om tijdig afspraken te maken of het congres naar waarschijnlijkheid plaats gaat vinden in de Beurs van Berlage. Om hier een bepaalde mate van zekerheid aan te geven, is het noodzakelijk dat contracten tijdig getekend zullen worden waarbij doorgaans minimaal de zaalhuur wordt vastgelegd.
U bent niet tot schadevergoeding gehouden bij gedeeltelijke annulering van arrangementen, zover deze een marge van 10% van het opgegeven aantal personen in het uiteindelijk contract niet te boven gaat en mits deze annulering plaats vindt uiterlijk 10 werkdagen vóór datum van levering. Voor overige annuleringen verwijzen wij u naar onze algemene voorwaarden. Beurs van Xxxxxxx houdt zich het recht voor uw evenement in een andere ruimte onder te brengen bij wijziging van het aantal gasten.
Bij volledige annulering van het gebruik van een overeengekomen zaal of zalen, middels huur per ruimte of middels een arrangement per persoon, is de opdrachtgever een schadevergoeding verschuldigd volgens de volgende staffel:
- 0% van de reserveringswaarde, als de annulering tussen tekening tot 24 maanden vóór datum van het evenement plaatsvindt
- 5% van de reserveringswaarde, als de annulering tot 15 maanden vóór datum van het evenement plaatsvindt
- 15% van de reserveringswaarde, als de annulering tussen 15 tot 12 maanden vóór datum van het evenement plaatsvindt
- 50% van de reserveringswaarde, als de annulering tussen 12 6 maanden vóór datum van het evenement plaatsvindt
- 85% van de reserveringswaarde, als de annulering tussen 6 tot 3 maanden vóór datum van het evenement plaatsvindt
- 100% van de reserveringswaarde, als de annulering binnen 3 maanden vóór datum van het evenement plaatsvindt
Aanbetaling
Dit artikel overschrijft artikel 9.8 van de algemene voorwaarden
De volgende aanbetalingsregeling is van toepassing
- 12 maanden op voorhand dient 30% van de contractwaarde te worden betaald
- 2 maanden op voorhand dient 40% van de contractwaarde te worden betaald
- 1 maand op voorhand dient 30% van de contractwaarde te worden betaald
- 3 weken op voorhand dient de resterende reserveringswaarde te worden betaald. 100% van alle kosten dienen betaald te zijn voor aanvang van het evenement.
- binnen 2 weken na afloop van het congres dient een eventuele eindfactuur te worden betaald.
CLC-VECTA Eventverzekering
Omdat de Beurs van Berlage is lid van de CLC-VECTA Brancheorganisatie heeft u de mogelijkheid om de CLC-VECTA Event verzekering af te sluiten. Deze verzekering biedt o.a. dekking aan;
- Dekking voor verplaatsing van een evenement wegens afgelasting
- 20 % aanvullende dekking
- Zeer eenvoudige aanmeldingsprocedure voor het afsluiten van de verzekering
- Snelle schaderegeling
- Insolventiedekking
- Ongevallen- en aansprakelijkheid risico meeverzekeren
Contactgegevens
Voor het aanvragen van certificaten en vragen over de dekking en premie, kunt u telefonisch contact opnemen via nummer 035 - 539 92 29 of per mail via
XXX-XXXXXxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx
Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF)
Het Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF) is bedoeld om organisatoren van internationale, meerdaagse congressen in Nederland meer financiële zekerheid te geven. Het fonds helpt congresorganisatoren om opstartkosten en andere financiële risico’s af te dekken en dient als stimulans om congresinitiatieven van de grond te krijgen.
Voorfinancieringsregeling
Deze regeling geeft de mogelijkheid om en renteloze lening aanvragen; een soort subsidieregeling voor congressen zodat aan alle kosten in het voortraject kan worden voldaan wanneer nog niet alle inschrijfgelden binnen zijn gekomen. Dit zijn kosten zoals kosten voor het oprichten van een stichting, een aanbetaling voor de
accommodatie en kosten voor het maken van marketingtools, zoals een brochure, first announcement of website.
Om een Youtube-video te zien hoe het Voorfinancierings- & Garantiefonds precies werkt, kunt u hier klikken: xxxxx://xxxxx.xx/XX0XXxxXxxX
Garantieregeling
Deze regeling biedt de mogelijkheid tot een garantstelling, een soort van congresverzekering of evenementenverzekering, waarmee een congresorganisatie kan waarborgen dat het congres, ondanks tegenvallende deelnemersaantallen, kan doorgaan.
Meer informatie over de voorwaarden en mogelijkheden kunt u vinden op xxx.xxxxxxxxxx.xx.
Contactgegevens:
E-mail: xxxx@xxxxxxxxxx.xx Telefoonnummer: 070 370 57 05