Samenwerkingsvoorwaarden Mensely

Samenwerkingsvoorwaarden Mensely

Mensely kent deze samenwerkingsvoorwaarden om een goede samenwerking te waarborgen. In deze samenwerkingsvoorwaarden zijn de minimale vereisten aan een overeenkomst opgenomen uit de Arbeidsomstandighedenwet. Deze samenwerkingsvoorwaarden maken onderdeel uit van de overeenkomst die uw organisatie met Mensely heeft afgesloten.

Individuele verzuimbegeleiding

Onze verzuimbegeleiding voeren wij uit op basis van het verzuimproces van werkgever en conform professionele normen en geldende richtlijnen. U heeft met uw werknemersvertegenwoordiging over- eenstemming over de volledige inhoud en uitvoe- ring van het arbeidsomstandighedenbeleid en het ziekteverzuimbeleid conform de wettelijke maatwer- kregeling. De BIG-geregistreerde en gecertificeerde bedrijfsarts neemt hier een onafhankelijke positie in en adviseert zowel werkgever als werknemer.

Van onze (telefonische) consulten in het kader van de Wet verbetering poortwachter ontvangen u en uw werknemer een schriftelijke terugkoppeling, inclusief het advies over herstel- re-integratiemo- gelijkheden. In geval van beroepsgebonden aan- doeningen en beroepsziekten betrekken we een bedrijfsarts bij het voorkomen, signaleren en - waar mogelijk - behandelen hiervan. Tevens heeft de bedrijfsarts de wettelijke plicht om beroepsziekten te onderzoeken en u en uw werknemer hierover te adviseren.

Daarnaast dient hij hier een anonieme melding van te maken bij het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten (NCvB). De bedrijfsarts adviseert over preventieve maatregelen met betrekking tot het algemeen arbeidsomstandighedenbeleid en

eventuele aanpassing daarvan, mede op grond van de samengevoegde gegevens. Indien nodig schakelt de bedrijfsarts waar nodig andere (kern-) deskundigen in.

Verzuim- en preventiebeleid

• U en uw werknemers zijn -wettelijk bepaald- gezamenlijk verantwoordelijk voor goede ar- beidsomstandigheden, gezondheid, veiligheid en welzijn. Wij ontvangen graag alle relevantie informatie over uw huidige verzuim- en preven- tiebeleid en re-integratiebeleid. De bedrijfsarts adviseert en ondersteunt uw organisatie om hier verder beleidsmatig en praktisch invulling aan

te geven. _ Wij vragen u om uw werknemers te informeren over onze samenwerking, uw ver- zuim- en preventiebeleid en de verplichtingen die dit voor uw werknemers met zich meebrengt. Stel hen ook op de hoogte van de mogelijkheid om onze professionals te benaderen met vragen

over gezondheid, veiligheid of welzijn. Voor zover er een verband is met werk- en/of werkomstan- digheden of arbeidsverhoudingen, is het aan- bieden van deze mogelijkheden een wettelijke verplichting.

Uw werknemers kunnen hiervoor het open spreekuur bezoeken. Wij hebben (naar wens) ondersteunende communicatiemiddelen ter be- schikking. Werknemers kunnen anoniem gebruik maken van het open spreekuur.

Om deze reden zal de factuur niet vermelden welke werknemers gebruik hebben gemaakt van het open spreekuur.

• Daarnaast verzoeken wij u om onze bedrijfsarts of een andere door hem aangewezen deskun- dige vrije toegang tot de werkplek te geven om goed inzicht te krijgen in de bedrijfsvoering en

in gesprek te kunnen gaan met werknemers. En als professionals bij u op locatie werken, om een passende werkruimte en materiaal ter

beschikking te stellen. Mocht er onverhoopt een bedrijfsongeval plaatsvinden, dan schakelt u onze bedrijfsarts of andere kerndeskundige in bij de analyse van het ongeval.

• Tijdens vakantie en ziekte van de bedrijfsarts zal Mensely in overleg met u, zorgen voor passende vervanging.

• Om te voldoen aan uw en onze verplichtingen borgt u in uw ziekteverzuimprotocol de ziekmeld- procedure van uw werknemers conform de gel- dende wet- en regelgeving en laat u hen tijdig – uiterlijk in week zes – oproepen voor het spreek- uur bij de bedrijfsarts. De bedrijfsarts wordt in voorkomende gevallen tijdig geïnformeerd. Zo kan de bedrijfsarts, vanaf dat hem bekend is dat een medewerker ziek gemeld is, zicht houden op hoe het verzuimdossier zich ontwikkelt.

• De bedrijfsarts stelt, bij dreigend langdurig verzuim, uiterlijk na zes weken verzuim een probleemanalyse op of zoveel eerder als de aard van de problematiek daartoe aanleiding geeft. Als op basis van de inhoud van de achterlig- gende problematiek pas na zes weken verzuim duidelijk wordt dat er sprake is van langdurig verzuim, maakt de bedrijfsarts direct een pro- bleemanalyse en motiveert de verlengde termijn. Ook stelt de bedrijfsarts het actueel oordeel op bij een WIA-aanvraag of voert een spreekuur ‘ziek uit dienst‘ uit inclusief medisch dossierverslag ‘ziek uit dienst’.

• Werkgever en werknemer wijzen per individuele ziekmelding een casemanager aan en stellen binnen twee weken na de (bijstelling van de) probleemanalyse een plan van aanpak op. In het plan van aanpak wordt de casemanager benoemd. De casemanager verwerkt geen medische (persoons)gegevens. De bedrijfsarts ontvangt een afschrift.

• Uiterlijk aan het einde van het eerste ziektejaar evalueren u en uw zieke werknemer het plan van aanpak en stellen dit zo nodig bij. De vervolgaf- spraken door de bedrijfsarts voor een tussentijdse evaluatie of bijstelling van de probleemanalyse vinden plaats op basis van de inhoud van de ach- terliggende problematiek. De frequentie van de vervolgplanning (of een afwijking daarvan) wordt gemotiveerd door de bedrijfsarts. De advisering van de bedrijfsarts wordt voortgezet zolang het dienstverband duurt, ook al is de periode van 104 weken verzuim overschreden.

• De afspraken met betrekking tot het uitvoeren van de wettelijke verplichtingen leggen we vast in de maatwerkovereenkomst.

• De bedrijfsarts signaleert tijdig of er sprake is van stagnatie in het herstel van de medische

toestand en/of de functionele mogelijkheden en de eventuele werkgebonden en niet-werk- gebonden oorzaken daarvan en adviseert over

(onderbouwde) interventies. Tevens adviseert de bedrijfsarts over herstel- en re-integratiemogelijk- heden en schakelt gericht, op basis van professi- onele en wettelijke normen, andere professionals in om daarbij te adviseren en te ondersteunen. De bedrijfsarts overlegt indien nodig met de huisarts of behandelend specialist van de zieke werknemer (slechts na toestemming daartoe van de zieke werknemer) inzake informatie-uitwisse- ling of een behandeling in de reguliere zorg.

• De door Mensely in te zetten bedrijfsarts verplicht zich om aan de werknemer de mogelijkheid

te bieden van een second opinion. De second opinion zal worden uitgevoerd door een BIG- geregistreerde en gecertificeerde bedrijfsarts welke werkzaam is voor de landelijke pool bedrijfsartsen second opinion (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx).

Deze bedrijfsarts is niet werkzaam namens of voor Mensely, het concern waartoe Mensely behoort of de werkgever van werknemer en is niet de bedrijfsarts die het eerste advies heeft gegeven. De kosten van de second opinion komen voor rekening van de werkgever tenzij de werknemer zelf kiest om een bedrijfsarts buiten de genoemde landelijke pool bedrijfsartsen second opinion te kiezen voor de second opini- on en werkgever hiermee niet instemt. Voor de second opinion zal de second opinion bedrijfsarts het eigen uurtarief hanteren. De second opini-

on bedrijfsarts stuurt zijn factuur aan de eigen bedrijfsarts van Mensely; Mensely berekent dit bedrag door aan de werkgever.

Omgangsvormen

Helaas komt het soms voor dat werknemers de normale omgangs- en fatsoensnormen niet in acht nemen. Indien nodig zullen betreffende werkne- mers worden uitgesloten van onze dienstverlening. Wij zullen u hierover informeren. Eventuele nade- lige (financiële) consequenties van het wangedrag zijn niet voor rekening van Mensely.

Kwaliteit van dienstverlening

Mensely streeft ernaar onze dienstverlening zo goed mogelijk uit te voeren. Daarbij spelen onder meer inhoud - onze professionals werken volgens actuele, professionele richtlijnen -, bereikbaarheid, snelheid van werken, bejegening en informatievoor- ziening een rol.

Bent u ontevreden over de dienstverlening, dan vragen wij u hierover contact op te nemen met uw vaste contactpersoon. Wilt u een officiële klacht in- dienen? Onze klachtenprocedure vindt u als bijlage bij het contract en op onze website.

Bent u tevreden over Mensely? Ook dan horen we dit graag. We vragen u één keer per jaar deel te nemen aan het klanttevredenheidsonderzoek van Mensely.

Multidisciplinaire samenwerking

Om uw verzuim te verlagen, arbeidsrisico’s te verminderen en gezondheid en motivatie te bevor- deren is multidisciplinaire samenwerking en goed inzicht in de risico’s randvoorwaarde

voor succes.

Om de arbeidsgebonden gezondheidsrisico’s in kaart te brengen en de gezondheid en veiligheid binnen uw organisatie te bevorderen, is het aan- bieden van Preventief medisch onderzoek (PMO), het uitvoeren van mogelijke aanstellingskeuringen en het uitvoeren en (laten) toetsen van een Risi- co- inventarisatie en -evaluatie (RI&E) bovendien wettelijk verplicht. Voor het toetsen van de RI&E bent u verplicht om een kerndeskundige in te scha- kelen (bedrijfsarts, arbeids- en organisatieadviseur, arbeidshygiënist of veiligheidskundige); voor het uitvoeren van de ziekteverzuimbegeleiding, het openspreekuur, het PMO en de aanstellingskeurin- gen een bedrijfsarts. Eén van de kerndeskundigen geeft uw organisatie adviezen op basis van de RI&E. U maakt afspraken met de bedrijfsarts/overi-

ge kerndeskundigen over prioriteiten in het plan van aanpak RI&E en over de bijdrage aan het arbeids- omstandighedenbeleid. Indien op basis van de RI&E risico’s worden vastgesteld, zullen afspraken worden gemaakt over de uitvoering van een PMO. Indien aanstellingskeuringen worden uitgevoerd zullen specifieke afspraken worden gemaakt over de werkbelasting.

Als er door u een kerndeskundige buiten Mensely is of wordt ingeschakeld, vragen wij u om samenwer- king tussen hen en onze bedrijfsarts te faciliteren, alsook om ons de rapportages van deze derden te verstrekken.

Wij vragen u om de samenwerking tussen de bij u aanwezige preventiemedewerker en de ingescha- kelde kerndeskundigen binnen en buiten Mensely te faciliteren. Indien noodzakelijk, adviseert de be- drijfsarts over preventieve maatregelen met betrek- king tot het arbeidsomstandighedenbeleid of over aanpassing daarvan. Waar nodig worden andere (kern)deskundigen ingeschakeld. De bedrijfsarts zal hierin nauw samenwerken met uw preventieme- dewerker en de veiligheids- en gezondheidsrisico’s binnen uw organisatie met uw preventiemede- werker bespreken. In het kader daarvan zal uw organisatie alle relevante informatie met betrekking tot de preventieve maatregelen die uw organisatie neemt ten aanzien van verzuim en de wijze waarop uw organisatie invulling geeft aan de verzuim- en reintegratiebegeleiding, beschikbaar stellen aan

de bedrijfsarts van Mensely. Uw organisatie en Mensely dragen er zorg voor dat de bedrijfsarts voldoende tijd beschikbaar heeft voor de advisering over preventieve maatregelen met betrekking tot het algemeen arbeidsomstandighedenbeleid.

Voor aanvang van de werkzaamheden maken wij graag samen met u afspraken over de in te nemen werkplek van de professional. De werkplek en arbeidsduur moeten in overeenstemming zijn met

de Arbeidsomstandighedenwet en aanverwante regelgeving.

Informeren / afstemming derden

De volgende informatie bent u verplicht om zelf aan UWV te verstrekken: een ziekmelding, die binnen de vangnetregeling Ziektewet valt, of een werkne- mer die ziek uit dienst gaat. Het spreekuurverslag bij ziek uit dienst stelt de bedrijfsarts op.

Bent u verzekerd voor loondoorbetaling bij ziekmel- ding? Dan moet u de ziekmelding zelf bij de ver- zekeraar doorgeven, tenzij hun polisvoorwaarden anders aangeven.

Met uw ondernemingsraad, personeelsvertegen- woordiging of de belanghebbende werknemers stemt u onze samenwerking af. U biedt de moge- lijkheid dat de bedrijfsarts, preventiemedewerker en uw ondernemingsraad, personeelsvertegenwoordi- ging of de belanghebbende werknemers onderling overleggen en samenwerken onder andere ten aanzien van het arbeidsomstandighedenbeleid.

Indien de bedrijfsarts aanleiding ziet voor een over- leg, zal de bedrijfsarts het overleg initiëren en daar- toe contact opnemen met de vaste contactpersoon die het medezeggenschapsorgaan aanwijst. Uw ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoor- diging of de belanghebbende werknemers ontvangt

/ ontvangen individu overstijgende rapportages. Op het moment dat u of wij de overeenkomst opzeggen, dan zult u naast werknemers die wij begeleiden, ook de ondernemingsraad, de perso- neelsvertegenwoordiging of de belanghebbende

werknemers van uw bedrijf hiervan schriftelijk op de hoogte stellen.

Geheimhouding, anonimiteit en privacy

Wij zullen, conform de wettelijke richtlijnen, alle me- dische informatie en informatie van vertrouwelijke of persoonlijke aard strikt vertrouwelijk behandelen en zorgvuldig bewaren. Wij werken onder andere conform de Europese algemene verordening gege- vensbescherming, Wet bescherming persoonsge- gevens, WGBO en de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens, de NVAB en KNMG. De priva- cy van uw werknemers is gewaarborgd. Als u of wij verplicht zijn informatie te verstrekken op grond van de wet, een bindende uitspraak van een rechter of een ander overheidsorgaan, dan stemmen wij voor zover mogelijk de vorm, inhoud en wijze van com- municatie eerst samen af.

Wij sluiten met u een bewerkersovereenkomst af ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens. Indien u gebruik maakt van een extern verzuimsy- steem met daarin een applicatie voor het medisch dossier waartoe alleen de bedrijfsarts toegang heeft, bent u verplicht een bewerkersovereenkomst af te sluiten tussen uw organisatie, de leverancier van

het externe verzuimsysteem en Mensely. Mensely zal daartoe een format aanleveren. Als u ervoor heeft gekozen om de medische en administratieve (persoons)gegevens in een systeem dat niet door Mensely wordt beheert op te slaan, kunnen wij geen verantwoordelijkheid nemen voor adequate registra-

tie in de dossiers. Medische gegevens worden op een technische en organisatorische veilige manier onder verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts opge- slagen en beheerd.

Conform de wettelijke richtlijnen zorgen wij voor de volledige anonimiteit van individuele werknemer(s). Wij zullen u daarom niet laten weten welke werk- nemers gebruik hebben gemaakt van een open spreekuur of hebben deelgenomen aan een PMO. In rapportages verstrekken wij geen informatie die herleidbaar kan zijn tot individuen. Medische infor- matie wordt nimmer verstrekt aan de werkgever en mag niet worden verwerkt door de werkgever. Wij bespreken constateringen alleen in algemene zin met u. Alleen als de werknemer die een aanstel- lingskeuring (voor zover van toepassing) ondergaat ons toestemming geeft om u over de uitslag te informeren, of een werknemer die een preventief spreekuur bezoekt ons toestemming geeft om u een terugkoppeling te geven, zullen wij dit - na vast- legging van zijn toestemming - doen. Ook als wij hiervoor geen toestemming krijgen, bent u vergoe- ding van de kosten voor de keuring of het preventief spreekuur verschuldigd.

Wij houden van de werknemers die we onder-

zoeken of begeleiden, een medisch)dossier bij op grond van de WGBO. Naast de bedrijfsarts heeft alleen de werknemer zelf recht op inzage in zijn medische dossier. U en andere derden kunnen alleen inzage in dit dossier krijgen, als u hiervoor een schriftelijke, specifiek voor de betreffende situatie verleende, machtiging van de werknemer kunt overleggen. Op het moment dat onze sa- menwerking eindigt, kunnen - naast de lopende verzuimdossiers - medische dossiers worden over- gedragen conform geldende wet- en regelgeving als uw werknemer hier schriftelijk toestemming voor geeft. De met deze overdracht gemoeide kosten brengen wij bij u in rekening. Na overdracht vervalt iedere aansprakelijkheid met betrekking tot de bewaarplicht van deze dossiers door de bedrijfsarts van Mensely.

De registratie van persoonsgegevens zijn aange- meld bij de Autoriteit Persoonsgegevens door u als werkgever en door Mensely.

Op de in het medische dossier opgenomen medische en persoonsgegevens is ons privacy- reglement van toepassing. U en uw werknemers kunnen dit regelement lezen op xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxx.

Financiële aspecten

Annulering van een dagdeel met Mensely moet uiterlijk vijf volledige werkdagen voorafgaand aan dit dagdeel, door werkgever worden gedaan. Als de afspraak later of niet wordt afgezegd, brengen wij de kosten hiervan bij u in rekening.

Voor effectieve verzuimbegeleiding kan of moet be- drijfsarts volgens richtlijnen overleg met de reguliere zorg voeren, een eerder medisch dossier opvragen of andere professionals inschakelen. De hiermee gemoeide kosten, voor zover dat kosten zijn die de curatieve sector in rekening brengt, worden aan u doorberekend.

Deze Samenwerkingsvoorwaarden maken als addendum integraal onderdeel uit van de overeenkomst van uw organisatie met Mensely. Hierdoor voldoet de overeenkomst van uw organisatie met Mensely aan de minimale eisen die de wetgever stelt aan de overeenkomst in het kader van de wettelijke maatwerkregeling zoals opgenomen in de Arbeidsomstandighedenwet. Utrecht, 1 februari 2018.

Voor akkoord namens

Naam organisatie                                                      Naam           Functie            Plaats   Datum