Inkoopprocedure voorkeursaanbieder

Inkoopprocedure voorkeursaanbieder

Extramurale farmacie

Datum : 1 september 2020

Versie : 1.0

1. Wat willen we bereiken en wat betekent dit voor u? 2

2. Wie kunnen een addendum krijgen aanvullend op de basisovereenkomst? 2

3. Hoe bepalen wij onze tarieven? 3

4. Hoe bepalen we hoeveel zorg wij inkopen? 3

5. Hoe ziet het contracteringsproces eruit? 3

6. Hoe ziet de planning voor contractering eruit? 5

7. Waar vind ik aanvullingen en wijzigingen? 5

Bijlage 1 – Juridische aspecten

Bijlage 2 – format 1, format 2

1. Wat willen we bereiken en wat betekent dit voor u?

Zilveren Kruis heeft de afgelopen jaren ingezet op het stimuleren en concretiseren van online farmacie en het toepassen van digitale oplossingen om een optimale efficiëntie in de distributie te bereiken en meer focus op de toegevoegde waarde voor onze klanten. De uitbraak van het coronavirus heeft het nadrukkelijke belang van digitale zorg en flexibiliteit in de wijze van afleveren van geneesmiddelen duidelijk gemaakt. We willen de digitalisering verder stimuleren door het aanwijzen van een voorkeursaanbieder binnen de extramurale farmacie die het beste voldoet aan voor onze klanten belangrijke criteria, zoals zorgverlening via digitale applicaties en gratis thuisbezorging onder alle omstandigheden.

Wij willen onze klanten informeren over farmaceutische zorg die het beste aansluit bij onze visie op de extramurale farmacie

Belangrijke speerpunten daarbij zijn een optimale advisering en begeleiding van onze klanten via e-health. Daarnaast vinden wij het belangrijk dat onze klanten inspraak hebben in de wijze en het tijdstip van het afleveren van hun geneesmiddelen. Dit draagt bij aan een verdere efficiëntieverbetering in de terhandstelling van geneesmiddelen en leidt daarmee tot significant lagere tarieven dan die tot nog toe gebruikelijk zijn.

Xxx informeren onze verzekerden over de zorgaanbieder en diens propositie en verwijzen naar het aanbod

De zorgaanbieder die als beste beoordeeld is in deze inkoopprocedure, selecteren wij als voorkeursaanbieder. Wij positioneren de voorkeursaanbieder voor geneesmiddelen en brengen de voordelen die dat biedt onder de aandacht van onze klanten, zowel individueel als collectief verzekerd. Dit doen wij via de verschillende marketing- en communicatiekanalen zoals e-mail, post, onze website en de Zorgzoeker en wanneer we inbound met klanten bellen. In overleg met verschillende werkgevers/collectiviteiten onderzoeken we de mogelijkheden om ook via hen naar collectief verzekerden te communiceren. Verspreid over het jaar tonen we zo jaarlijks aan ca. 1,5 miljoen unieke klanten de propositie van de voorkeursaanbieder en verwijzen we naar diens aanbod. We noemen daarbij de voorkeursaanbieder bij naam en we sturen, in nauwe samenwerking, op bereik en conversie, o.a. door actieve communicatie en waar mogelijk m.b.v. incentives als stimulans. De voorkeursaanbieder mag Zilveren Kruis en de samenwerking in overleg ook noemen op zijn eigen marketing- en communicatiekanalen. Wij bieden de voorkeursaanbieder ook een belangrijke positie bij nieuwe initiatieven en/of pilots vanuit Zilveren Kruis.

Het blijft voor onze klanten mogelijk om zelf te kiezen van welke apotheek zij farmaceutische zorg ontvangen.

Wij verplichten onze klanten niet om farmaceutische zorg bij de voorkeursaanbieder af te nemen om voor vergoeding in aanmerking te komen.

2. Wie kunnen een addendum krijgen aanvullend op de basisovereenkomst?

De zorgaanbieder die als beste beoordeeld is in de inkoopprocedure krijgt aanvullend op de overeenkomst Farmaceutische zorg een addendum

Wij beoordelen op zowel (zorg)aanbod als prijs. De uitgebreide toelichting bij de gestelde vereisten kunt u vinden in bijlage 2, format 1 en format 2. In format 1 staat een tabel met de criteria en eisen aan de zorgaanbieder ten aanzien van de levering van de farmaceutische zorg. Daarnaast offreert de zorgaanbieder ook een tarief voor de terhandstelling zoals omschreven in format 2.

We wijzen één voorkeursaanbieder aan die in aanmerking komt voor een addendum

Deze wordt geselecteerd op basis van het voldoen aan de gestelde vereisten (format 1) en de door de aanbieder geoffreerde prijs (format 2).

We sluiten een 2-jarig addendum aanvullend op de overeenkomst met de zorgaanbieder

De looptijd van het addendum is 1 januari 2021 tot en met 31 december 2022 met een mogelijkheid tot verlenging voor maximaal twee jaar als partijen dat overeenkomen. Voor de juridische aspecten van de inkoopprocedure verwijzen we naar bijlage 1.

In dit addendum regelen we de volgende zaken:

- Concrete beschrijving van de samenwerking tussen de voorkeursaanbieder en Zilveren Kruis en welke voordelen dit partijen biedt;

- Vastlegging afspraken (zorg)aanbod waar onze klanten in 2021 en 2022 op kunnen vertrouwen;

- Tarief terhandstelling conform de geoffreerde prijs;

- Volledige farmaceutische zorg wordt aangeboden zoals overeengekomen in de basisovereenkomst farmaceutische zorg.

Minimumeisen voor een addendum

De inschrijver moet ten minste een basisovereenkomst farmaceutische zorg hebben of als vertegenwoordiger zijn aangewezen van (een) zorgaanbieder(s) met een dergelijke overeenkomst met Zilveren Kruis. Zie farmaceutische zorg op xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx voor meer informatie over een overeenkomst voor farmaceutische zorg. Aanvullend hierop kan een zorgaanbieder een addendum krijgen als voorkeursaanbieder farmaceutische zorg.

3. Hoe bepalen wij onze tarieven?

Tarieven volgen uit de inkoopprocedure

Het tarief voor de terhandstellingsprestatie komt tot stand op basis van de aangeboden prijs door de gegunde inschrijver. De overige tarieven voor de farmaceutische zorg worden geregeld via de basis- of IDEA-overeenkomst.

4. Hoe bepalen we hoeveel zorg wij inkopen?

Wij maken geen afspraken over het volume met de geselecteerde voorkeursaanbieder

Wij hanteren een vaste prijs voor de terhandstellingsprestatie naar aanleiding van de inschrijving.

5. Hoe ziet het contracteringsproces eruit?

Het contracteringsproces bestaat uit de voorbereiding, offerte en de formele afronding

1) Voorbereiding

U kunt uw aanbieding voorbereiden en vragen stellen over de procedure. U kunt eenmalig vragen stellen door middel van een e-mail aan: xxxxxxxxxxxxxxx0000-0000@xxxxxxxxxxxxx.xx, onder vermelding van ’Inkoopprocedure voorkeursaanbieder 2021 - 2022’. Het bericht moet uiterlijk voor 15 september 2020 12.00 uur door Zilveren Kruis op het hiervoor aangegeven e-mailadres zijn ontvangen. De nota van inlichtingen publiceren we op onze website onder Farmaceutische zorg op xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxx.

2) Offerte

De inschrijving dient voor de sluitingstermijn schriftelijk in tweevoud en in gesloten verpakking te worden verzonden naar (c.q. door een koerier te worden afgeleverd op) het volgende adres:

Loyens & Loeff NV

NIET OPENEN / INSCANNEN

mr. H.J. Portengen Xxxxx 00

0000 XX XXXXXXXXX

U gebruikt hiervoor de formats in bijlage 2. In format 1 staan de criteria waaraan de zorgaanbieder dient te voldoen. In format 2 staat de prestatiecode waarop u een korting kunt bieden. Vul deze formats volledig in en voorzie deze van een datum en een rechtsgeldige handtekening. De partij die de hoogste korting (laagste prijs) biedt op de terhandstellingprestatie, wijzen wij aan als voorkeursaanbieder.

Zilveren Kruis wijst u erop dat u bij verzending (via de post) er zelf geheel voor verantwoordelijk bent dat de documenten voor de uiterste termijn op het aangegeven postadres worden ontvangen.

Vanzelfsprekend maakt Zilveren Kruis het graag voor u mogelijk om de documenten in persoon en op locatie van de notaris te (doen) overhandigen; u kunt dan een ontvangstbevestiging ontvangen.

U kunt de inschrijvingsdocumenten vóór maandag 19 oktober 17.00 uur (tijdens kantoortijden) overhandigen op de locatie van de notaris.

Xxxxxx & Xxxxx N.V. mr. H.J. Portengen Xxxxx 00

0000 XX XXXXXXXXX

De notaris (of zijn waarnemer) zal de enveloppen met alle biedingen op 20 oktober 2020 om 11.00 uur één voor één openen tijdens een bijeenkomst die voor inschrijvers toegankelijk is. U bent dan ook van harte uitgenodigd om hierbij aanwezig te zijn. Op een op de verpakking aangehechte envelop dient de volgende tekst te worden vermeld:

“NIET INSCANNEN / OPENEN

’Inkoopprocedure voorkeursaanbieder 2021 - 2022’ mr. H.J. Portengen

Xxxxx 00

0000 XX XXXXXXXXX”

Inschrijvingen dienen uiterlijk op 19 oktober 2020 vóór 17.00 uur in het bezit te zijn van Zilveren Kruis op bovengenoemd adres van de notaris. Inschrijvingen die na 17.00 uur door of namens de inschrijver worden aangeleverd, worden zonder meer uitgesloten van de procedure. De bewijslast van rechtmatige en tijdige indiening van zijn inschrijving rust bij de inschrijver.

We maken de voorlopige gunning op 2 november 2020 bekend via onze website en aan de inschrijvers via e-mail. In de periode voorafgaand aan de voorlopige gunning, behoudt Zilveren Kruis zich het recht voor om te controleren of daadwerkelijk aan de gestelde eisen is voldaan, voor zover het eisen betreft waaraan direct moet worden voldaan. Daarna worden inschrijvers afzonderlijk via e-mail geïnformeerd over de voorgenomen beslissing. Wij geven aan op grond waarvan de inschrijving niet voor een overeenkomst in aanmerking komt. De datum van verzending geldt als datum van de mededeling.

Geschillen kunnen van 3 tot en met 16 november aanhangig worden gemaakt bij de Rechtbank Den Haag. Op 17 november 2020 wordt, indien er geen procedure aanhangig is gemaakt, de gunning definitief. Geschillen die niet binnen deze periode aanhangig worden gemaakt, zijn van rechtswege nietig.

3) Formele afronding

Het addendum ‘voorkeursaanbieder Extramurale Farmacie 2021 - 2022’ wordt buiten het zorgverlenersportaal om aangeboden als aanvulling op de basisovereenkomst.

6. Hoe ziet de planning voor contractering eruit?

datum	onderwerp
1 september 2020	Publicatie Inkoopprocedure
15 september 2020 om 12 uur	Sluiting vragenronde
2 oktober 2020	Publicatie nota van inlichtingen
19 oktober 2020 om 17 uur	Sluitingstijd indienen offertes
20 oktober 2020 om 11 uur	Openen enveloppen met biedingen door notaris
2 november 2020	Voorlopige gunning
17 november 2020	Definitieve gunning
1 januari 2021	Ingangsdatum addendum

7. Waar vind ik aanvullingen en wijzigingen?

Deze inkoopprocedure is gepubliceerd op 1 september 2020. Het is mogelijk dat hierop aanvullingen of wijzigingen komen. Houd u dit zelf goed in de gaten! U vindt deze aanvullingen en wijzigingen op xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxx.

Vragen over dit inkoopbeleid kunt u stellen tot 15 september 2020 12.00 uur

Xxxx u als deelnemer aan deze betreffende inkoopprocedure onduidelijkheden, tegenstrijdigheden of onvolkomenheden tegengekomen? Laat ons dit zo snel mogelijk en uiterlijk 15 september 12.00 uur weten door een e-mail te sturen naar: xxxxxxxxxxxxxxx0000-0000@xxxxxxxxxxxxx.xx.

Bijlage 1 Juridische aspecten

De inkoopprocedure kent een aantal beginselen

Zilveren Kruis sluit het addendum voor de duur van twee kalenderjaren. In de overeenkomst worden de verplichtingen van de zorgaanbieder en Zilveren Kruis vastgelegd. Dit inkoopbeleid gaat uit van de rechtsbeginselen van precontractuele goede trouw, redelijkheid en billijkheid. Die precontractuele goede trouw wordt ingevuld door de (procedure)regels die in dit inkoopdocument staan beschreven.

Zilveren Kruis is geen aanbestedende dienst in de zin van de Aanbestedingswet 2012 of de Europese aanbestedingsrichtlijnen. De onderhavige inkoopprocedure is dan ook geen aanbestedingsprocedure zoals bedoeld in de aanbestedingsregelgeving en de Aanbestedingswet 2012 is dan ook uitdrukkelijk niet van toepassing. De rechtsrelatie tussen gegadigden en Zilveren Kruis wordt derhalve uitsluitend beheerst door de precontractuele goede trouw, redelijkheid en billijkheid, waarbij er uitdrukkelijk op wordt gewezen dat die precontractuele goede trouw, redelijkheid en billijkheid in dit geval niet wordt ingevuld door de aanbestedingsregels en de aanbestedingsbeginselen.

Bewaartermijn inschrijving

Xxxxxxxx Xxxxx retourneert de inschrijvingen niet. Uiterlijk zes maanden nadat Zilveren Kruis de overeenkomst heeft gesloten worden de overige inzendingen vernietigd. Behalve als deze informatie in het kader van een (dreigend) juridisch geschil langer bewaard moet blijven.

Gestanddoening tot 1 januari 2021

Uw inschrijving dient u tot 1 januari 2021 gestand te doen. Zilveren Kruis kan u verzoeken de gestanddoeningstermijn te verlengen.

Aanpassingen aan de inkoopprocedure kunnen divers zijn

Zilveren Kruis behoudt zich het recht voor om zonder enige schadevergoedingsplicht:

- de inkoopprocedure tussentijds, tijdelijk of definitief, om redenen die voor ons overtuigend zijn, geheel of gedeeltelijk aan te passen of op te schorten. Hieronder verstaan we mede externe omstandigheden als overheidsbeslissingen, wijzigingen in Zvw-aanspraken of gerechtelijke uitspraken.

- de inkoopprocedure gedeeltelijk te stoppen en het overige deel voort te zetten.

- wijzigingen aan te brengen in de inkoopprocedure of in de aard en de omvang van de zorgprestaties die we inkopen.

- besluiten te nemen of maatregelen te treffen voor situaties die tijdens de publicatie van dit document bij ons niet bekend waren of die we niet konden voorzien.

- de tijdsplanning te wijzigen.

De zorgaanbieder dient akkoord te gaan met bovengenoemde voorbehouden. De zorgaanbieder wordt geacht, door zijn aanbieding op de inkoopprocedure, onvoorwaardelijk in te stemmen met alle voorwaarden die genoemd zijn in dit onderliggende inkoopdocument en de nota van inlichtingen.

Maak uw vragen over de inkoopprocedure tijdig kenbaar

Xxxx u als deelnemer aan deze betreffende inkoopprocedure onduidelijkheden, tegenstrijdigheden of onvolkomenheden tegengekomen? Laat ons dit dan uiterlijk 15 september 12.00 uur weten door een e-mail te sturen naar: xxxxxxxxxxxxxxx0000-0000@xxxxxxxxxxxxx.xx. Vermeld hierbij uw AGB-code en in het onderwerp 'vraag inkoopprocedure voorkeursaanbieder farmaceutische zorg 2021 - 2022’. En een opgave van de correctievoorstellen en eventuele onderbouwing van de tegenstrijdigheid of onvolkomenheid. Vragen en bezwaren tegen (delen van) dit document en de bijlagen (bijvoorbeeld met betrekking tot criteria, termijnen, werkwijze) maakt u op dezelfde wijze kenbaar.

U dient uw vragen of bezwaren zelf in en bent pro-actief

Wij verwachten van deelnemers aan de inkoopprocedure een proactieve houding. Dit betekent dat een ontvanger van de inkoopdocumenten geen rechtsgeldig beroep kan doen op onvolkomenheden, onduidelijkheden of tegenstrijdigheden die door hem niet uiterlijk 15 september 2020 12.00 uur aan de orde zijn gesteld. Ten aanzien van deze onvolkomenheden, onduidelijkheden of tegenstrijdigheden heeft een deelnemer aan deze inkoopprocedure zijn rechten verwerkt om hierna een rechtsgeldig beroep te doen op enige onduidelijkheid, tegenstrijdigheden of onvolkomenheid in het inkoopdocument, indien hij niet zelf, als individuele zorgaanbieder, aan deze ‘vragenstelverplichting’ heeft voldaan.

Een deelnemer aan deze inkoopprocedure kan dus geen beroep doen op eventuele bezwaren tegen deze inkoopprocedure die door andere zorgaanbieders zijn gesteld. Stel de vragen dus zelf.

Als u aanleiding ziet om een gerechtelijke procedure te starten

Deze start u binnen 14 kalenderdagen volgend op de dag van de voorlopige gunning, bij de rechtbank te Den Haag. Deze termijn is een vervaltermijn. Door deelname aan de inkoopprocedure accepteren inschrijvers dat zij hun eventuele bezwaar binnen de hiervoor gestelde termijn moeten indienen op straffe van verval van ieder recht om tegen de voorgenomen beslissing – in rechte – op te komen.

Kosten ten behoeve van deze inkoopprocedure

Zilveren Kruis aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de in het kader van dit inkoopbeleid gemaakte kosten van welke aard en in welke hoedanigheid dan ook.

Wachtkamer

Bij constatering door Zilveren Kruis dat de winnende inschrijver een ongeldige inschrijving heeft gedaan, behoudt Zilveren Kruis zich het recht voor om (voorlopig) te gunnen aan de eerstvolgende inschrijver in de oorspronkelijke rangorde.

Bijlage 2 Formats

Format 1 Eisen contractant

Elke vraag moet worden beantwoord met ja of nee. Bij het niet voldoen aan één of meer van de gestelde eisen wordt de inschrijving niet in behandeling genomen. Als een eis niet volledig is ingevuld dan wordt deze behandeld als niet voldaan. De inschrijver levert de tabel aan met de rechterkolom (Ja/Nee) volledig ingevuld en voorzien van een rechtsgeldige handtekening.

Nr.	Korte omschrijving	Voldoet op	Ja/Nee
1.	De inschrijver heeft een basisovereenkomst farmaceutische zorg of is als vertegenwoordiger aangewezen van een zorgaanbieder met een dergelijke overeenkomst met Zilveren Kruis.	Vanaf datum inschrijving
2.	De inschrijver is akkoord met deze inkoopprocedure.	Vanaf datum inschrijving
3.	De inschrijver is in staat om zowel de geneesmiddelen als de bijbehorende zorg in heel Nederland te leveren.	Vanaf datum inschrijving
4.	De inschrijver biedt onze klanten de keuze om geneesmiddelen op te halen bij een apotheek/afhaalpunt of deze (thuis) te laten bezorgen.	Vanaf datum inschrijving
5.	De inschrijver brengt naast het tarief voor de terhandstelling en de kosten voor het geneesmiddel geen kosten voor (thuis)bezorging bij onze klant en/of Zilveren Kruis in rekening.	Vanaf 1 januari 2021
6.	(Thuis)bezorging is in alle gevallen mogelijk als onze klant dit wenst, ook wanneer er geen medische redenen zijn.	Vanaf 1 januari 2021
7.	(Thuis)bezorging van geneesmiddelen met een eerste terhandstelling is in alle gevallen mogelijk met de nodige zorg (App, telefonisch, beeldbellen, Kijksluiter, eHealth e.d.).	Vanaf datum inschrijving
8.	(Thuis)bezorging van chronische herhaalmedicatie is in alle gevallen mogelijk onder dezelfde voorwaarden als genoemd onder 4, 5 en 6.	Vanaf 1 januari 2021
9.	(Thuis)bezorging van spoedleveringen is mogelijk onder dezelfde voorwaarde als genoemd onder 4, 5 en 6.	Vanaf 1 januari 2021
10.	(Thuis)bezorging van weekleveringen is mogelijk onder dezelfde voorwaarde als genoemd onder 4, 5 en 6.	Vanaf 1 januari 2021
11.	De inschrijver is in staat om 24/7 recepten te ontvangen en ontvangst direct te bevestigen richting onze klant. Verwerking vindt plaats binnen 1 werkdag, spoedmedicatie z.s.m.	Vanaf datum inschrijving
12	De inschrijver heeft via een App geregeld dat ook naasten en/of mantelzorgers gemachtigd kunnen worden om medicijnen te bestellen, contact met de apotheek te onderhouden en het actuele medicatieoverzicht in te zien.	Vanaf datum inschrijving
11.	Het begeleidingsgesprek wordt in de regel gevoerd via een App, telefonisch of beeldbellen.	Vanaf datum inschrijving

12.	Het is voor onze klant mogelijk om contact op te nemen met een apotheker via een App en/of chat. Belafspraken kunnen onze klanten inplannen op een eigen gekozen tijdstip.	Vanaf datum inschrijving
13.	Er is 24/7 een online helpdesk beschikbaar (App, chat, email, telefonisch, beeldbellen) waar onze klant terecht kan met vragen over (het gebruik van) geneesmiddelen. Onze klant ontvangt op werkdagen binnen 24 uur een inhoudelijke reactie van de apotheek.	Vanaf datum inschrijving
14.	Er is voor onze klanten een, voor iedereen, begrijpelijke uitleg beschikbaar over het gebruik van de App, het bestelproces, het afhalen/bezorgen van de geneesmiddelen en de bijbehorende zorg.	Vanaf datum inschrijving
15.	De Apps die worden gebruikt voor het bestellen en communicatie met onze klanten voldoen aan (wettelijke) richtlijnen waaronder de vigerende AVG-eisen.	Vanaf datum inschrijving
16.	Informatievoorziening over de status van recepten en bestellingen wordt bij voorkeur eenduidig via een App richting onze klant gecommuniceerd.	Vanaf datum inschrijving
17.	Onze klant beschikt in de App over een actueel medicatieoverzicht.	Vanaf datum inschrijving
18.	Onze klanten hebben de mogelijkheid om buiten kantooruren (voor 8:00 uur en/of na 18:00 uur) de geneesmiddelen af te halen bij apotheek / afhaalpunt / afhaalautomaat.	Vanaf datum inschrijving
19.	Beoordeling zorgkaart is beschikbaar en inschrijver is akkoord deze score te vermelden op onze website.	Vanaf 1 januari 2021

Overal waar in bovenstaande tabel staat genoemd ‘vanaf datum inschrijving’ wordt bedoeld dat de inschrijvende partij de betreffende prestatie op het moment van inschrijving aantoonbaar levert of kan leveren.

Format 2 Eisen offerte

In onderstaande tabel staat de prestatiecode waarop de inschrijver een tarief dient te offreren. De inschrijver levert onderstaande tabel aan met de rechterkolom (aanbieding tarief) volledig ingevuld en voorzien van een rechtsgeldige handtekening. Het geoffreerde tarief is uitsluitend geldig als dat lager uitvalt dan het tarief dat Xxxxxxxx Kruis daarvoor in 2020 in haar basistarieventabel hanteert (te weten € 5,35 euro). Indien u hetzelfde bedrag, dan wel een hoger bedrag offreert, dan vervalt uw deelname aan deze inkoopprocedure van rechtswege.

		Aanbieding tarief (in te vullen door de inschrijver)
prestatiecode	Omschrijving	Euro
1	Terhandstelling