Gebruikersreglement gemeenschapscentra De Bunder, d’Oude Schole en ‘t Torreke
Gebruikersreglement gemeenschapscentra De Bunder, d’Oude Schole en ‘t Torreke
Titel I : Algemene bepalingen
Artikel 1:
Elke persoon of vereniging die in het Gemeenschapscentrum een activiteit wenst te organiseren, ondertekent het reservatieformulier.
Het secretariaat Vrije Tijd houdt de reservatie bij van alle activiteiten die in het Gemeenschapscentrum De Bunder en d’Oude Schole plaats vinden in het programma recreatix, De toeristische dienst doet dit voor het gemeenschapscentrum ’t Torreke. Privé-activiteiten zijn toegelaten maar zijn opzegbaar, door de cultuurdienst, tot 2 maanden voor de activiteit. Dit geldt evenwel niet voor optredens, waarbij de organisator een contract met de artiest moet afsluiten.
Sportactiviteiten die normaal gezien in een specifieke zaal plaatsvinden, kunnen enkel plaats vinden in het gemeenschapscentrum als die specifieke zaal niet ter beschikking is (geen balsporten) of als ze specifieke theatertechnische ondersteuning nodig hebben. Sportwedstrijden kunnen in het gemeenschapscentrum niet plaatsvinden.
Artikel 1 bis:
De zalen worden geboekt en gefactureerd per dagdeel. Die dagdelen zijn de volgende: 9 uur tot 14 uur, 12 uur tot 19 uur, 18 uur tot 1 uur, 1 uur tot 5 uur. Dit houdt in dat de huurder de zaal ten vroegste kan betreden om 9 uur en ten laatste weer buiten moet zijn om 5 uur. Hier kan enkel van worden afgeweken na uitdrukkelijke toestemming. Dit wil ook zeggen dat er voor de nachtactiviteiten een bedrag wordt aangerekend.
Artikel 2:
Door het ondertekenen van de reservatiebevestiging heeft de aanvrager recht op: a : het gebruik van de aangewezen zaal.
b : het gebruik van de aangeduide accommodatie
c : verlichting en verwarming van de gebruikte lokalen
Door dit ondertekenen verklaart de gebruiker zich akkoord met het gebruikersreglement .
De zaal is pas definitief vastgelegd als de gemeente in het bezit is van een ondertekend reservatieformulier.
Artikel 3:
Door het afsluiten van de overeenkomst verbindt de aanvrager zich ten opzichte van het schepencollege:
a : de huurprijs te betalen ten laatste twee weken na ontvangst van de factuur. .
b : in te staan voor het gaaf houden van voornoemde lokalen en uitrusting en de schade aangericht door hemzelf, zijn aangestelden, de deelnemers aan de ingerichte activiteiten te vergoeden. De huurder moet zelf oordelen of hij een verzekering afsluit tegen dat risico, maar in bepaalde gevallen kan het schepencollege naast een waarborgsom een dergelijke verzekering eisen (zie art. 1382-1386 BW).
c : de lokalen en de accommodatie enkel te gebruiken voor het overeengekomen doel.
d : zich in orde te stellen inzake betaling van auteursrechten, billijke vergoeding, gemeentelijke en provinciale belastingen.
e : zich te voegen naar de geldende politiereglementen en veiligheidsvoorschriften (rookverbod, leeftijdsgrens, sluitingsuur, geluidsnormering)
f : onmiddellijk na de activiteit, alle door hemzelf meegebrachte voorwerpen, die niet tot het patrimonium van de gemeente behoren, te verwijderen, behoudens overeengekomen uitzonderingen.
g : Onmiddellijk na de activiteit alles opnieuw op zijn plaats zetten, de gebruikte tafels en stoelen op te bergen volgens de richtlijnen van de cultuurcoördinator en/of de zaalwachters/technici
h. geen olie te gieten in de riolering en de afvoeren. Indien dit wel het geval is zullen de kosten verhaald worden op de gebruiker
i. het glas naar de glascontainer te doen
x. zelf in te staan voor vuilzakken en deze zelf meenemen. Indien de gebruiker geen zakken heeft, zijn er te verkrijgen in het GC aan de kostprijs.
k. Als er wordt gekookt, mag dit enkel in de Roede of in de bergruimte achter podium in het GC De Bunder; in d’Oude Schole en ’t Torreke mag dit enkel in de keuken. Zowel buiten als binnen moet de grond beschermd zijn tegen vetten.
x. xx xxxxx terug aanvullen en de drankberging op orde zetten
m. Als de gebruiker zijn vuilnis(zakken) niet zelf meeneemt, of als hij de tafels en stoelen niet op hun plaats terug zet, of als de glazen en flessen niet op hun juiste plaats staan, of andere overtredingen van het reglement, kan de gemeente € 100 hiervoor aanrekenen per overtreding. Bij herhaalde malen in gebreke blijven, kan de gemeente de gebruiker de toegang ontzeggen tot het GC.
n. De gemeente kan ook de toegang tot het gebouw ontzeggen, als er wordt vastgesteld dat er overtredingen gebeuren op het reglement (bv eigen drank meebrengen, de zaal onderverhuren,…)
Artikel 4:
Bij niet betaling tegen de vervaldatum worden de nog aangevraagde activiteiten geschrapt. Wie het verschuldigde bedrag voor een bepaalde activiteit niet betaald heeft, wordt elk verder initiatief ontzegd.
Artikel 5:
Het schepencollege of de verantwoordelijke van het gebouw moet 14 dagen voor de activiteit schriftelijk in kennis gesteld worden van het niet gebruiken van een lokaal.
De annulatiekosten bedragen:
-.
- 50% van de huurprijs bij niet-tijdig verwittigen,
In geval van overmacht d.i. onvoorziene omstandigheden onafhankelijk van de wil van de huurder vallen de annulatiekosten weg.
De annulatiekosten bedragen minimum 3 Euro.
Elk geval van overmacht wordt behandeld door het schepencollege.
Indien de lokalen, in geval van overmacht, niet beschikbaar zijn tijdens de gebruiksperiode, zal de gebruiker de reeds gestorte huurprijzen terugbetaald krijgen.
De gebruiker heeft geen recht op schadevergoeding. Wanneer de betreffende dienst niet in kennis wordt gesteld van het niet-gebruik van een lokaal is de huurprijs toch verschuldigd.
Voor annulaties van repetities en vergaderingen die periodiek op een zelfde dag en uur georganiseerd worden en waarvoor de infrastructuur gereserveerd wordt van 1 januari tot en met 31 december, geldt een afwijkende regeling; hier zijn geen kosten aan verbonden.
Artikel 6:
Het gemeentebestuur is bevoegd om een lokaal onbeschikbaar te verklaren ingeval één of meerdere lokalen nodig zijn om een andere activiteit te laten doorgaan die onverenigbaar is met de activiteit in het gehuurd lokaal. De huurder wordt tijdig verwittigd van de onbeschikbaarheid van het lokaal.
Artikel 7: Veiligheid
Als organisator bent u verantwoordelijk voor de veiligheid op uw evenement. Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor ongevallen. De burgerlijke aansprakelijkheid van verenigingen ten aanzien van derden wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van het gemeentebestuur.
Het is dan ook belangrijk dat onder andere volgende voorzorgsmaatregelen in acht genomen worden:
- Bezetting:
Het toegestane maximum aantal aanwezigen in een zaal is in principe gelijk aan het aantal vierkante meter, tenzij anders aangeduid. De organisator zorgt ervoor dat dit aantal wordt nageleefd.
In de zaal het Gemet van het GC De Bunder worden maximaal 650 personen toegelaten. Dit is inclusief de mensen op het podium.
- Uitgangen – evacuatie:
Het is verboden om het even welke voorwerpen, die de doorgang kunnen belemmeren of de vrije breedte kunnen hinderen, te plaatsen in de doorgangen voor het publiek of voor de brandweer voorbehouden uitgangen, uitgangswegen, nooduitgangen en wegen die naar de uitgang leiden en dit zowel aan de binnenkant als aan de buitenkant
Indien in de inrichting een “Blackbox” of een “Box in a box” voorzien wordt (een afgezonderde ruimte binnen de bestaande inrichting), dienen er voldoende uitgangen te zijn en moeten universele reddingstekens en de noodverlichting in de box eveneens op een goed zichtbare plaats en hoogte (2 – 3m) herhaald te worden. De breedte van de uitgangen in cm
≥ het aantal in de box toegelaten personen ≥ oppervlakte van box in m2
- In alle gebouwen geldt een algemeen rookverbod
- Bakken, braden, barbecue:
Bak- en braadinrichtingen (frituur, hamburger, oliebollen, …) met open vlam en barbecues zijn niet toegelaten in de publiek toegankelijke delen van de inrichting. Bak- en braadinrichtingen met open vlam met vaste brandstof mogen enkel in de keuken of buiten gebruikt worden. Barbecues mogen enkel buiten gebruikt worden.
Indien bak- en braadinrichtingen met open vlam en barbecues buiten opgesteld staan of in een tent, moeten deze op 4m van een blinde muur of op 6m van een muur met ramen en deuren geplaatst worden.
Bij het aanmaken van een barbecue met vaste brandstof, is het gebruik van vloeibare brandstoffen verboden.
Elk elektrisch kook- of verwarmingstoestel (warmwaterbad, bain-marie, bordenwarmers,…) moet op voldoende afstand – ten minste 120cm – van brandbare materialen geplaatst worden.
Elke frituurpan en elk bak- en braadtoestel moet voorzien zijn van een metalen deksel of er moet voor elk toestel een voldoende groot branddeken ter beschikking zijn.
Alle inrichtingen en toestellen moeten brandveilig opgesteld worden in een voldoende verluchte ruimte. Ze moeten op onbrandbare en slecht warmtegeleidende ondergrond geplaatst worden over de hele oppervlakte van de werkzone,.
Enkel de dagvoorraad gasflessen mogen in de omgeving van de installatie geplaatst worden.
Bewaring reserveflessen en lege flessen gas:
a) De flessen mogen NOOIT bij een warmtebron of in de zon staan.
b) De lege flessen moeten fysisch gescheiden zijn van de volle flessen.
c) De recipiënten mogen niet hardhandig gehanteerd te worden en moeten steeds rechtop staan.
d) De recipiënten dienen op minstens 3m afstand te staan van kelderopeningen, rioolmonden en ander lager gelegen delen.
e) De gasflessen, inclusief de lege, staan buiten veilig opgesteld op minstens 6 meter afstand van de inrichting (gebouw, tent, …)
Alle gasflessen (dagvoorraad en reserve) moeten voorzien worden van een inrichting die het omkantelen ervan niet mogelijk maakt. Deze flessen zijn tevens onbereikbaar voor het publiek.
De gebruikte slangen en aansluitingen mogen maximum 2 meter lang zijn, moeten visueel zichtbaar zijn over de volledige lengte en mogen maximaal 5 jaar oud zijn. De slangen mogen geen zichtbare scheurtjes, barsten of enige andere vorm van abnormale vervormingen vertonen. Alle slangen zijn bevestigd met metalen knelfitting en ze mogen geen lekken vertonen.
De richtlijnen voor het gebruik van gasinstallaties moeten voldoende gekend zijn: opstelling, manipulatie, attesten, gasleidingen, gasontspanners, gasafsluiters.
- Brand:
Per inrichting waar gas gebruikt wordt en per inrichting voor bakken en braden, wordt 1 extra bluseenheid voorzien, die voldoet aan de eisen van de Belgische norm NBN S. 21.014. Per inrichting voor bakken en braden wordt er tevens 1 blusdeken voorzien.
Voor elk bijkomend of verzwarend risico dient eveneens een extra en aangepaste bluseenheid voorzien te zijn (bv. extra brandlast, …)
Het is verboden de toegang tot de brandblusmiddelen te verhinderen door het stapelen van goederen of het aanbrengen van andere versperringen.
- Alcoholgebruik:
Een recente wetswijziging (K.B. 10/12/2009 - B.S. 31/12/2009 houdende diverse bepalingen inzake gezondheid) legt duidelijke leeftijdsgrenzen vast voor verkoop en schenken van alcohol aan jongeren:
Alcoholhoudende dranken (bier, wijn,…) mogen niet verkocht, geschonken of aangeboden worden aan jongeren onder de 16 jaar. Voor sterke drank (alcopops, vodka,…) ligt de leeftijdsgrens op 18 jaar. Wanneer iemand alcohol wil kopen, mag men een bewijs vragen dat deze persoon ouder is dan 16 of 18 jaar. (xxx.xxxxxxxx.xx , xxx.xxx.xx )
- Geluid:
o Categorie 1 maximaal geluidsniveau <85 dB(A) L Aeq15min (integratie KB ’77 in VLAREM)
▪ Geen toelating college van burgemeester en schepenen noodzakelijk.
▪ Geen verplichte metingen of gebruik van geluidsbegrenzer.
▪ Handhaven elektronisch versterkte muziek: er mag getoetst worden aan 92 dB(A)LAmax,slow
o Categorie 2 maximaal geluidsniveau >85dB(A) LAeq15min en ≤95dB(A) LAeq15min
▪ Toelating college van burgemeester en schepenen noodzakelijk voor
occasionele activiteiten
▪ Melding klasse 3 noodzakelijk voor permanente activiteiten.
▪ Het maximaal geluidsniveau is groter dan 85dB(A) L Aeq15min en kleiner of gelijk aan 95 dB(A) LAeq15min en er wordt gemeten ter hoogte van de mengtafel, voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien niet het geval bevindt de meetplaats zich tussen publiek en belangrijkste luidsprekers. De meetplaats bevindt zich op een hoogte tussen 1,5 en 3m boven de vloer en op tenminste 0,5m van het plafond en de wanden;
▪ Het geluidsniveau wordt verplicht gemeten gedurende de volledige activiteit (elektronisch versterkte muziek + achtergrondgeluid in de inrichting);
▪ Het gebruik van een begrenzer (limiter) die zo afgesteld is dat de norm gerespecteerd wordt, is toegelaten; waardoor de meetverplichting wegvalt;
▪ Handhaven en meten: er mag getoetst worden aan 102 dB(A)LAmax,slow
o Categorie 3 maximaal geluidsniveau >95 dB(A) L Aeq15min en <100 dB(A) LAeq60min
▪ Toelating college van burgemeester en schepenen noodzakelijk voor
occasionele activiteiten.
▪ Milieuvergunning klasse 2 noodzakelijk voor permanente activiteiten.
▪ Het maximaal geluidsniveau is hoger dan in de andere categorieën en kleiner of gelijk aan 100 dB(A) LAeq60min en wordt gemeten ter hoogte van de mengtafel, voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien niet het geval bevindt de meetplaats zich tussen publiek en belangrijkste luidsprekers. De meetplaats bevindt zich op een hoogte tussen 1,5 en 3m boven de vloer en op tenminste 0,5m van het plafond en de wanden
▪ Het geluidsniveau wordt verplicht gemeten en geregistreerd gedurende de volledige activiteit (elektronisch versterkte muziek + achtergrondgeluid in de inrichting);
▪ Het gebruik van een begrenzer (limiter) die zo afgesteld is dat de norm gerespecteerd wordt is toegelaten waardoor de meetverplichting wegvalt;
▪ Duidelijke visuele indicatie van het geluidsniveau minstens zichtbaar voor de verantwoordelijke voor het geluidsniveau;
▪ Handhaven en meten: er mag getoetst worden aan 102 dB(A) LAeq15min;
▪ Verplicht gratis ter beschikking stellen van oordopjes voor het publiek;
▪ Aanvulling huidig VLAREM-voorschriften met betrekking tot een akoestisch onderzoek en opmaak van een geluidsplan voor inrichtingen met een permanente geluidsinstallatie.
Er dient volgens het politiereglement en Xxxxxx XX steeds een toelating gevraagd te worden aan het college van burgemeester en schepenen voor het gebruik van een geluidsinstallatie in een openbare inrichting bij een geluidsniveau van >85dB(A) LAeq15min. Deze toelating dient 30 kalenderdagen voorafgaand aan de muziekactiviteit aangevraagd te worden bij de milieudienst van de stad of gemeente.
Meer informatie: xxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxx/xxxxxx-xx- risicos/geluidshinder/beleid/muziek/BrochureGeluidsnormen.pdf
- EHBO:
Voorziening in de inrichting: ….
Een aanwezigheid van een erkende medische hulpdienst is zeker aangewezen vanaf 1000 bezoekers. Een contract of overeenkomst met deze hulpdienst is aanwezig tijdens de veiligheidsrondgang.
Wanneer de organisator zelf voorziet in hulpverleners (verpleegkundigen of EHBO’ers), dan draagt de organisatie de volle verantwoordelijkheid over de handelingen van deze personen. Er kan geen verzekering afgesloten worden voor deze occasionele hulpverleners.
- Richtlijnen voor organisatoren en medewerkers in geval er iets ernstig zou gebeuren op het evenement of de manifestatie
a) Schrijf taken en verantwoordelijkheden van de medewerkers binnen uw organisatie vooraf goed uit. Zorg voor een duidelijke organisatiestructuur en een organigram.
b) Er wordt vooraf best een veiligheidsverantwoordelijke aangeduid, die o.a. belast wordt met onderstaande opdrachten en die de eventuele evacuatie in goede banen leidt. Dit kan een lid zijn van de organisatie.
Het GSM nummer van deze persoon is vooraf beschikbaar en deze persoon is tevens aanwezig tijdens de veiligheidsrondgang.
c) Alle medewerkers (organisatie, stewards, hulpdiensten, …) moeten een duidelijke briefing ontvangen, met de onderstaande punten die van toepassing zijn op het evenement (+ zie sjabloon in bijlage)
⮚ Het gebruik en de locatie van de brandbestrijdingsmiddelen.
⮚ De locatie van de verschillende uitgangen en nooduitgangen.
⮚ De afspraken in verband met het vrijhouden van de nooduitgangen en de vrije doorgang hulpdiensten.
⮚ De afspraken in verband met een eventuele evacuatie.
⮚ De verdeling van de medewerkers voor het openen van de nooduitgangen bij een evacuatie. (evacuatieplan, verzamelpunt en gewondennest)
⮚ De richtlijnen en afspraken in geval van een incident (gewonde, vechtpartij) of brand.
⮚ De procedure voor het verwittigen van de externe hulpdiensten (112 / 101). Deze oproepnummers zullen op belangrijke locaties of in de nabijheid van telefoontoestellen duidelijk zichtbaar opgehangen worden.
⮚ De GSM-nummers van de verantwoordelijken
d) Xx XX krijgt een voorgeschreven tekst met de maatregelen die moeten genomen worden bij een eventuele evacuatie of noodsituatie:
⮚ Xxxxx zelf rustig en zaai geen paniek!
⮚ Stop onmiddellijk de muziek
⮚ Steek alle lichten aan
⮚ Vraag de bezoekers de inrichting rustig te verlaten via de dichtstbijzijnde nooduitgang.
⮚ Herhaal indien nodig.
Artikel 8:
Een optie nemen is mogelijk indien deze binnen de week omgezet wordt in een definitieve aanvraag. Het nemen van opties is voorbehouden aan gemeentelijke initiatieven, aan verenigingen of voor optredens.
Artikel 9:
Doorverhuring aan derden, zelfs kosteloos, is steeds verboden.
Artikel 10:
De aanvragen worden chronologisch (volgens datum van ontvangst) toegekend. De verantwoordelijke van het gebouw houdt het register stipt bij en zorgt voor het goede verloop van alle boekingen in het Gemeenschapscentrum.
Artikel 11:
Het is ten strengste verboden ramen, deuren, muren, panelen en vloeren te benagelen, te beplakken, te beschilderen en te beschrijven. Herstel in de vorige toestand gebeurt door de gemeente. De herstelkosten + 15% administratiekosten zullen door het schepencollege worden doorgerekend aan de huurder.
Artikel 12:
Het in gereedheid brengen van de lokalen gebeurt in principe onmiddellijk voor de activiteit, tenzij andersluidende overeenkomst, maar mag nooit voorafgaande activiteiten storen. Het inrichten van de ruimten op de dagen die aan de activiteit voorafgaan, kan slechts na overleg met en mits uitdrukkelijke toestemming van de verantwoordelijke van de zaal toegestaan worden. Wordt er toch klaargezet zonder die toestemming zal er € 100 boete aangerekend worden. Bovendien zullen de werkuren gepresteerd om het materiaal dat hindert weg te zetten, door gerekend worden aan het tarief zoals vermeldt in artikel 38.
Artikel 13:
Een verantwoordelijke persoon van de inrichtende vereniging dient gedurende de activiteit steeds in het ‘lokaal’ aanwezig te zijn; alle bescheiden in verband met art. 3 dienen bij hem gedurende de ganse duur aanwezig te zijn.
Artikel 14:
De aangestelden van het gemeentebestuur hebben recht tot gratis toegang tot alle lokalen alsook tot de manifestatie. Zij hebben het recht de naleving van het reglement te controleren en desgevallend bijkomende richtlijnen te geven.
Artikel 15:
Wanneer de huurder opmerkingen heeft in verband met de lokalen, materialen en dergelijke, licht hij de cultuurcoördinator in. Voor risicovolle activiteiten wordt een staat van bevinding opgemaakt in aanwezigheid van beide partijen.
Artikel 16:
De huurder is verantwoordelijk voor het uitschakelen van de verwarming (het op vriesstand plaatsen van de radiatoren) en verlichting. De deuren en vensters worden dichtgemaakt en zo nodig gesloten
Artikel 17:
De verantwoordelijke van de vereniging haalt de sleutel op in de cultuurdienst (of toeristische dienst voor het Torreke) en bezorgt, na het beëindigen van de activiteit, de sleutels aan de verantwoordelijke van de zaal of steekt ze in de brievenbus.
Titel II: Bijzondere bepalingen.
A. Toneel, concert, Ballet, Film en dergelijke.
Artikel 18:
In het GC De Bunder is de toegang tot de technische lokalen en de kleedkamers van de artiesten ten strengste verboden aan alle personen die er niet voor dienstredenen geroepen zijn.
Artikel 19:
De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden. De nooduitgangen moeten ontsloten zijn en vlot toegankelijk.
Artikel 20:
De organisatoren moeten zelf voor het onthaal, de verkoop van kaarten en de controle bij de ingang instaan. De polyvalente zaal het Gemet van het GC De Bunder wordt ten laatste één uur na de voorstelling afgesloten. Het ontruimen van het podium gebeurt in principe onmiddellijk na het beëindigen van de activiteit, behoudens andersluidende overeenkomsten. Het spelen of klimmen op de tribune is te allen tijde strikt verboden. Er mag niets gehangen worden aan of geplaatst op de tribune in gesloten toestand.
Artikel 21:
Het gebruik van de zaal zal steeds gebeuren op aanwijzingen van de verantwoordelijke van het Gemeenschapscentrum. De technische installaties worden enkel bediend door eigen personeel.
Artikel 22:
Wanneer het gaat om creaties van een stuk door een plaatselijk toneelgezelschap, wordt de podiumruimte vanaf het gordijn maximum 2 weken voorbehouden vanaf de première. Het voorpodium (de plaats voor het gordijn) blijft ter beschikking van de gebruiker van de polyvalente zaal. Het decor kan slechts voor de première opgebouwd worden, na goedkeuring van en in samenspraak met de cultuurbeleidscoördinator en dit in functie van de beschikbaarheid van de zaal.
B. Tentoonstellingen.
Artikel 23:
Voor al de tentoonstellingen georganiseerd in het Gemeenschapscentrum De Bunder, in de daartoe voorziene ruimten kunnen de aanwezige of eigen materialen gebruikt worden.
De organisator staat zelf in voor toezicht, kosten van publiciteit en dergelijke naar aanleiding van deze tentoonstelling.
Artikel 24:
De organisator staat in voor het risico en voor de verzekering van de tentoongestelde voorwerpen. Een verzekeringspolis “van nagel tot nagel” d.w.z. alle risico’s van brand, diefstal en beschadiging is aan te raden.
Artikel 25:
Commerciële tentoonstellingen, vakbeurzen en dergelijke kunnen plaatsvinden in het Gemeenschapscentrum, op voorwaarde dat de activiteit volledig conform is aan de handelspraktijken.
C. Leskeuken GC De Bunder
Artikel 26:
Elke huurder is eraan gehouden:
- voorafgaandelijk navraag te doen naar de werking van de beschikbare apparaten.
- na te gaan of alle apparaten in goede staat zijn op het ogenblik van de ingebruikname.
-.
-.
- op het einde van de activiteit dienen alle apparaten volledig gereinigd te worden.
D. Foyer of barruimte
Artikel 27:
Na gebruik wordt de cafetaria in ordentelijke toestand achtergelaten. De glazen afwassen en afdrogen en terug in de rekken plaatsen. De tafels en de toog worden eveneens gekuist.
Artikel 28:
De huurders kunnen gebruik maken van de foyer of barruimte. Ze nemen alle dranken (met uitzondering van warme dranken en met uitzondering van de wijnen en aperitieven die onder de schenkrechtregel vallen, zie art. 39) af van het gemeenschapscentrum. De cultuur- of toeristische dienst bestelt de drank. Voor en na de activiteit gebeurt de stockopname.
Artikel 29:
De huurders staan in voor het schenken van dranken en consumpties en de uitbating van de drankgelegenheid. De goederen worden afgenomen aan de gemeente aan een vastgestelde tarief . De prijslijst is te verkrijgen op de cultuur- of toeristische dienst.
Douches/Kleedkamers
artikel 30:
De douches en kleedkamers moeten na gebruik schoongemaakt en leeggemaakt worden.
E. Onthaal Toerisme
artikel 31:
Het onthaal kan enkel gehuurd worden door verenigingen van de gemeente Moorslede, door de adviesraden van de gemeente of door de gemeente zelf. Privé-initiatieven kunnen nooit gebruik maken van deze locatie.
artikel 32:
Het onthaal kan enkel gebruikt worden samen met de benedenzaal van het ’t Torreke en kan dus niet apart gehuurd worden. Bovendien kan deze ruimte enkel gehuurd worden buiten de openingstijden van de toeristische dienst.
artikel 33:
Het onthaal mag enkel gebruikt worden als receptie/barruimte voor een voorstelling, voordracht of iets gelijkaardigs of als tentoonstellingsruimte. Hobby/workshop/vergaderingen/maaltijden/… kunnen dus niet plaatsvinden in deze ruimte.
artikel 34:
Het gebruik van Het onthaal is gratis, maar moet wel apart en expliciet aangevraagd worden. Aangezien de bureau van de toeristische dienst moet opgeruimd worden voor verhuur, en dit werk met zich meebrengt, zal de prijs van de benedenzaal extra worden aangerekend, wanneer het onthaal werd aangevraagd, maar niet gebruikt.
Titel III: Tarieven
Artikel 35:
a :
GC De Bunder
Duur | Voor- of namiddag | Avond (na 18u) | Voor- en namiddag | Namiddag en avond | Ganse dag |
Gemet | |||||
- zonder podium | 55 euro | 75 euro | 99 euro | 117 euro | 156.5 euro |
- met podium | 75 euro | 95 euro | 135 euro | 153 euro | 207 euro |
2/3 Gemet | |||||
- zonder podium | 41 euro | 62 euro | 72,5 euro | 93 euro | 121 euro |
- met podium | 62 euro | 82,5 euro | 111.5 euro | 144.5 euro | 174.5 euro |
1/3 Gemet | 27 | 35 | 48.5 euro | 56 euro | 68 euro |
Foyer | 27.5 euro | 33 euro | 49.5 euro | 54.5 euro | 74.5 euro |
Linie | 13 euro | 20 euro | 23.5 euro | 30 euro | 48 euro |
Roede | 11 euro | 16.5 euro | 20 euro | 25 euro | 33 euro |
GC ’t Torreke
Duur | Voor- of namiddag | Avond (na 18u) | Voor- en namiddag | Namiddag en avond | Ganse dag |
Xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx/0 | 00 euro | 16.5 euro | 20 euro | 25 euro | 33 euro |
GC d’Oude Schole
Duur | Voor- of namiddag | Avond (na 18u) | Voor- en namiddag | Nammidag en avond | Ganse dag |
Volledige zaal | 27.5 euro | 42 euro | 55 euro | 62.5 euro | 88 euro |
Deel zaal enkel voor vergaderingen | 11 euro | 16.5 euro | 20 euro | 25 euro | 33 euro |
Douches | 5.5 euro | 5.5 euro | 5.5 euro | 5.5 euro | 5.5 euro |
1 Onthaal: enkel indien aangevraagd en niet gebruikt of apart gehuurd.
b : Deze tarieven gelden voor de verenigingen van Moorslede en Dadizele d.w.z.
- ofwel lid van één of andere erkende gemeentelijke adviesraad
- ofwel genieten van een subsidiëring
- ofwel waarvan meer dan de helft van de bestuursleden in Moorslede of Dadizele wonen.
- Dit tarief geldt ook voor scholen en andere non-profit instellingen uit de gemeente Moorslede
- Voor verenigingen, scholen en andere non-profit organisaties van buiten de gemeente geldt dit tarief aan 200%
- Voor privéfeesten van inwoners van de gemeente, of voor bedrijven van de gemeente Moorslede geldt dit tarief aan 300%
- Voor bedrijven en commerciële activiteiten vreemd aan de gemeente, geldt dit tarief aan 400%
- Voor privéfeesten van inwoners vreemd aan de gemeente, geldt dit tarief aan 500%
- Gemeentelijke adviesraden en verenigingen die werken met langdurig zieken en/of andersvaliden, zijn vrijgesteld van deze huurgelden.
- De jeugdbeweging Flapuit is voor de reguliere ledenactiviteiten vrijgesteld van huurgeld voor d’Oude Schole. Dit geldt niet voor haar andere activiteiten.
c : De foyer en de barruimte in het GC De Bunder worden gratis ter beschikking gesteld bij het huren van het Gemet.
d : Fuiven waarbij geen gebruik wordt gemaakt van tafels en stoelen en/of de gebruikte dranken worden bediend in plastic bekers of blikken zijn niet toegestaan, tenzij anders beslist door het college van burgemeester en schepenen. In dit geval zullen zij het tarief bepalen.
e: Tentoonstellingen
In de galerijruimte tussen bibliotheek en Gemeenschapscentrum, in de foyer en inkomhal: (één dag vooraf en achteraf voor opbouw/afbraak inbegrepen) in het GC De Bunder, of in de
benedenzaal van GC ‘t Torreke
Tentoonstellingen van huurders gedomicilieerd in Moorslede-Dadizele: gratis Tentoonstellingen van huurders buiten Moorslede-Dadizele
per dag : 27.5 euro.
per week : 82.5. – week : de periode tussen vrijdag 8u. en de donderdag daaropvolgend 22u. per weekend: 55 euro. – weekend : de periode tussen vrijdag 8u. en de maandag daaropvolgend 22u.
f : Het tarief voor het gebruik van de foyer van het GC De Bunder voor privé- aangelegenheden wordt vastgesteld op 137.5 EUR per dagdeel wanneer de zaal geveegd en gedweild wordt en op 192.5 EUR wanneer de zaal enkel geveegd wordt.
g: Trouwfeesten worden niet toegestaan. Begrafenissen worden enkel toegestaan in het GC De Bunder indien ze zijn georganiseerd door een erkend begrafenisondernemer en indien er geen andere verhuring is op dat moment. De verhuringen die reeds vaststaan hebben altijd voorrang.
h: Voor het gebruik van het technisch materiaal en theatertechnicus, voor in om het even welke zaal (indien dit voor een zaal is anders dan het gemet, kan dit enkel volgens het reglement samenwerking met de cultuurdienst, of voor initiatieven opgenomen in de cultuurbrochure), gelden volgende tarieven:
• Voor een kleine activiteit (maximum 6 kanalen audio en een basisbelichting bestaande uit enkel wit licht): € 25. Voor een tegenlicht met de led-pars komt er € 10 bij. Voor evenementen in het GC De Bunder, waarbij een externe firma in staat voor het geluid en het grootste deel van de belichting en waar onze theatertechnicus enkel ondersteunend is: € 50
• Voor een voorstelling waarbij een technische fiche is voorzien of minstens een
duidelijk lichtplan, en met maximum 6 audiokanalen: € 60. Er kan voor de bediening van de cd-speler of andere muziekdrager assistentie gevraagd worden van de organisator.
• Voor een voorstellingen zonder technische fiche, en met maximum 6 audiokanalen: €
75. Er kan voor de bediening van de cd-speler of andere muziekdrager assistentie gevraagd worden van de organisator
• Voor voorstellingen waarbij er meer zijn dan 6 audiokanalen en/of waar de technische fiche vereist dat er twee theatertechnici aanwezig zijn: € 50 extra
• Voor een zelfde activiteit, waarbij de techniek kan blijven staan: 1/3 van de normale prijs per bijkomende voorstelling.
• Voor repetities of voorbereidende vergaderingen: € 10 per repetitie per theatertechnicus.
• In de prijs is het gebruik van alle technisch materiaal inbegrepen (ook de risers indien nodig en indien voorradig, inclusief de beamer. Extra materiaal dat ingehuurd moet worden is ten laste van de organisator.
• In het GC De Bunder kan indien gewenst een extra brug in de zaal worden gehangen. De éénmalige prijs hiervoor bedraagt: € 25.
• De rekening van de technische ondersteuning wordt na de activiteit opgemaakt op basis van de gegevens meegedeeld door de theatertechnici.
• Techniek moet steeds apart bijgeboekt worden en dit minstens één maand op voorhand. Het aanvragen van techniek is nog geen zekerheid. Techniek kan enkel indien de theatertechnici beschikbaar zijn.
• Voor technische ondersteuning buiten het GC De Bunder, zijn er geen extra kosten aan verbonden, maar de ondersteuning voor het GC De Bunder heeft tot één jaar op voorhand voorrang op de andere ondersteuningen.
• In het GC de Bunder kunnen de technische installaties en/of de regiekamer en/of de bruggen niet gebruikt worden zonder theatertechnici. Naar analogie hiervan zijn de theater technische apparatuur niet uitleenbaar of verhuurbaar. Ze worden enkel bediend door of onder toezicht van minstens één theatertechnicus van de cultuurdienst.
• Onze technische ondersteuning is voor podiumactiviteiten, optredens,
voorstellingen,… Wij doen geen ondersteuning voor fuiven of dansfeesten. Na de laatste voorstelling wordt alles afgebroken en/of opgeruimd. Als er dan nog licht ophangt van een firma of organisator die dat dan nog gebruikt voor een dansgelegenheid, blijven de technici niet ter plaatse. Er wordt dan afgesproken wanneer ze terugkomen om de lichtbruggen te zakken en het andere materiaal eruit te halen. De technici hebben het recht om 11 uur te rusten. Een afspraak vroeger dan 11 uur na het vertrek van de technici kan enkel indien dit uitdrukkelijk zo met hen is overeengekomen.
• De huurder staat in voor de consumpties en voor een maaltijd voor de technici. Indien de opbouw begint voor 18 uur is dit minstens een broodjesmaaltijd, indien de opbouw begint voor de middag, dan is dit minstens een warme en een broodjesmaaltijd. In dit laatste geval volstaat een broodjesmaaltijd als de afbraak kan gebeuren voor 18 uur.
i. De huurprijs voor de beamer bedraagt € 12,5 in het Gemet of de Linie
j. Het deels of volledig gebruiken van de buitenterreinen moeten telkens expliciet aangevraagd worden aan het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 36:
Op deze tarieven in Art 35 wordt een vermindering van 40% toegestaan voor regelmatige gebruikers. Wordt beschouwd als regelmatige gebruikers: minimum 3 maal per jaar, en in één keer te boeken, een activiteit organiseren in een gelijkaardige soort zaal (vergaderzaal in Torreke, d’Oude Schole en/of de Bunder of wel de polyvalente zaal van de Bunder of d’Oude Schole. De korting wordt toegestaan voor de soort zaal. Met andere woorden: driemaal het gebruik van een vergaderzaal geeft recht op een korting voor die vergaderzaal, maar geeft geen recht op een korting in een polyvalente zaal en visa versa
Repetities zijn slechts mogelijk indien de zaal anders niet verhuurd is, maar zijn wel gratis.
Artikel 37:
Voor grote evenementen en feesten kan er door het college een borgsom gevraagd worden. Voor privé-initiatieven kan een borgsom geëist worden voor het gebruik van de polyvalente zaal van 100 euro. De borgsom dient dan uiterlijk 14 dagen voor de activiteiten contant of met een gekruiste cheque betaald te worden aan de cultuurcoördinator. Indien de borgsom niet betaald wordt, wordt het Gemeenschapscentrum niet ter beschikking gesteld.
Artikel 38:
Buitengewone schoonmaak en/of herstel van beschadigingen zullen van de waarborgsom afgehouden worden of zullen doorgefactureerd worden en dit aan € 25/uur/man. Ook opruimen of leegmaken van de zaal wordt doorgerekend. Indien dit op zondag of voor 8 uur ’s morgens moet gebeuren wordt dit € 50/uur/man. Bij het niet vrij zijn van een zaal wordt bovendien de boeteclausule van artikel 3 l toegepast. Er wordt minimum één uur aangerekend.
Titel IV: Dranken
Artikel 39:
De huurders gebruiken de aanwezige dranken. Eigen drank kan enkel meegebracht worden wanneer deze niet beschikbaar is het gemeenschapscentrum. Wijnen en schuimwijnen kunnen wel meegebracht worden. Voor het meebrengen van deze eigen drank wordt een forfait aangerekend van 50 EUR. Als er toch drank meegebracht wordt die wel voorradig is, zal er 100 EUR/soort extra gefactureerd worden. Voor wijnen, aperitieven en speciale bieren of dranken kan er een uitzondering aangevraagd worden op het schenkrecht van 50 EUR indien de aanvrager een vereniging is en indien aan één van de volgende voorwaarden is voldaan:
- de wijnen of aperitieven worden gratis weggegeven, bv voor een receptie. Aperitief bij een maaltijd komt niet in aanmerking, aangezien deze reeds is verrekend in de prijs van de maaltijd.
- Als de dranken worden geschonken in het kader van een proeverij of kookles
- Als er een drankomzet is van € 1000 of meer.
- Als er expliciet in het contract, rider of technische fiche van de optredend artiest staat dat een welbepaalde soort drank moet geschonken worden.
Fruitsap wordt steeds van het gemeenschapscentrum afgenomen, ook als het dient om de aperitief aan te lengen.
Voor activiteiten met kinderen is het toegestaan dat er kleine drinkkartonnetjes of gelijkaardige dranken meegebracht worden. Deze drankjes mogen uitsluitend gegeven worden aan de kinderen. Hiervoor is geen schenkrecht verschuldigd voor zover deze niet verkocht worden.
Indien de huurders gegiste dranken, na goedkeuring van het schepencollege, verkopen, dienen ze met alle wettelijk bepalingen en reglementen in orde te zijn.
Warme dranken (thee, koffie, soep) kunnen zonder het betalen van een forfait worden meegebracht.
Artikel 40:
Voor de cafetaria zijn de dranken gestapeld in de desbetreffende bergruimte en zijn de frigo’s aangevuld. Vooraf moet men mededelen welke vaten, welke dranken en hoeveel er moeten voorzien worden. De gebruiker vult na zijn activiteit de koelkast terug aan zoals vermeld op de koelkast.
Artikel 41:
De begin- en eindstock van de voorhanden zijnde dranken wordt door de verantwoordelijke van de gemeente opgenomen. Wanneer een gebruiker een verschil denkt vast te stellen, meldt die dit zo snel mogelijk aan de verantwoordelijke van het betreffende gebouw.. Er zal dan nagegaan worden waar er eventueel een fout is gebeurd. Als er geen onregelmatigheden worden vastgesteld, geldt de telling van het gemeenschapscentrum als de juiste telling. Op aanvraag is de beginstock te verkrijgen bij de verantwoordelijke van het gebouw.
Artikel 42:
Alle gebroken en /of verdwenen glazen, tassen en dergelijke dienen vergoed te worden aan het gemeentebestuur.
Titel V: Betwistingen.
Artikel 43:
Voor bijzondere gevallen, waar het reglement geen onmiddellijke oplossing biedt, wordt het College van Burgemeester en Schepenen gemachtigd een beslissing te nemen.
Artikel 44:
Dit reglement wordt in de gemeenteraad goedgekeurd en kan ten allen tijde gewijzigd worden waarna het terug in de gemeenteraad goedgekeurd wordt.