Werkafsprakenboek voor jeugdhulpaanbieders 2018
Werkafsprakenboek voor jeugdhulpaanbieders 2018
Lekstroom regio
Lopik, Vianen, IJsselstein, Nieuwegein en Houten
Versie december 2017
Inhoudsopgave
1 Inleiding 3
1.1 Jeugdhulp en Wmo in de Lekstroom regio 3
1.2 Wijzigingen 3
2 Communicatie 3
2.1 Bereikbaarheid van de Regionale Backoffice en de sociaal teams 3
2.2 Contactgegevens van de jeugdhulpaanbieder 5
3 Berichtenstandaard 2018 7
4 Het processchema 9
4.1 Stap 1: verzoek om toewijzing (JW315) gevolgd door jeugdhulptoewijzing (JW301) 10
4.2 Stap 2: melding start zorg (JW305) 12
4.3 Stap 3: de facturatie (JW303) 13
4.4 Stap 4: het ‘stop bericht’ (JW307) 14
5 Gegevens uitwisselen in de stappen 1 t/m 4 15
5.1 Verzoek om Toewijzing JW315 15
5.2 Jeugdhulptoewijzing JW301 16
5.3 Melding start zorg JW305 16
5.4 Facturatie JW303 16
5.5 Melding stop zorg JW307 16
6 Productcodes 17
7 Foutmeldingen en bijbehorende herstelacties 17
8 Proces van jaarverantwoording 18
1 Inleiding
De Lekstroomgemeenten Lopik, Vianen, IJsselstein, Nieuwegein en Houten werken samen bij de vormgeving van jeugdhulp in de regio. De individuele colleges van B. en W. hebben in de Lekstroom regio besloten tot de vorming van een Regionale Backoffice Jeugd Lekstroom (hierna: de Regionale Backoffice Lekstroom) met daarin de administratieve processen van inkoop, contractbeheer, facturatie/declaratie en monitoring. De gemeente Houten heeft bij deze processen de rol van ‘gastgemeente’.
Dit werkafsprakenboek is een nadere uitwerking van het proces waarbij de jeugdhulpaanbieder met de Regionale Backoffice Lekstroom in de gastgemeente Houten samenwerkt in de administratieve processen.
Heeft u vragen over het werkafsprakenboek of het contract? Laat het ons weten via xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx
1.1 Jeugdhulp en Wmo in de Lekstroom regio
De gemeenten in de Lekstroom regio hebben zowel de Jeugdhulp als de Wmo gezamenlijk ingekocht. U bent wellicht op beide, dan wel één van beide gecontracteerd. Voor de administratieve processen rond de Jeugdhulp kunt u terecht bij de Regionale Backoffice Lekstroom. Al het overige is lokaal geregeld en daarvoor kunt u terecht bij de vijf afzonderlijke gemeenten.
1.2 Wijzigingen
De Regionale Backoffice Lekstroom zal regelmatig inventariseren of er aanpassingen nodig zijn. Via e-mail en via een eigen website zullen we met elkaar communiceren zodat we onze wederzijdse processen en de administraties goed op elkaar kunnen laten aansluiten. U kunt ons vinden op: xxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
2 Communicatie
2.1 Bereikbaarheid van de Regionale Backoffice en de sociaal teams
Bereikbaarheid Regionale Backoffice Lekstroom
Telefoon 030-6392611
E-mail xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx Postadres Regionale Backoffice Lekstroom
Xxxxxxx 00
Xxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxx
Bereikbaarheid sociaal team Houten
Telefoon 030-6392611 (vragen naar sociaal team Houten) E-mail xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Postadres Sociaal team Houten
Xxxxxxx 00
Xxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxx
Bereikbaarheid sociaal team Nieuwegein
Telefoon 030-4100666
Postadres Geynwijs Xxxxxxx 0000
0000 XX Xxxxxxxxxx
Bereikbaarheid sociaal team Vianen
Telefoon 0347-369911
E-mail xxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx Administratie xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx Postadres Sociaal Team Vianen
Xxxxxxx 00
Xxxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxx
Bereikbaarheid sociaal team Lopik
Telefoon 0348-559975
E-mail xxx@xxxxx.xx Postadres Breed Sociaal Loket
Xxxxxxx 00
0000 XX Xxxxx
Bereikbaarheid sociaal team IJsselstein
Telefoon 030-6869901 b.g.g. 06-47217826
E-mail xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx Postadres Jeugdteam IJsselstein
Xxxxxxxxxxxxxx 0
0000 XX XXxxxxxxxxx
2.2 Contactgegevens van de jeugdhulpaanbieder
Heeft u de juiste contactgegevens al aan de Regionale Backoffice Lekstroom doorgegeven? Of wijzigt er iets in uw situatie? Geef het ons zo snel mogelijk door zodat we elkaar altijd goed kunnen bereiken. Kopieer en plak onderstaand formulier, en e-mail het naar xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx
Invuldocument aanbieder
Gegevens organisatie Toelichting
Juridische naam van uw organisatie
volgens het handelsregister en KvK nummer in overeenstemming met uw ingevulde eigen verklaring
Indien dochtermaatschappij, KvK nummer moedermaatschappij Handelsnaam volgens KvK
AGB code N.B: verplicht, zonder
deze code wordt zorg niet vergoed
WZA code Inschrijvingsnummer KvK
Vestigingsnummer volgens KvK Algemeen emailadres Organisatie website
BIG registratienummer wij verzoeken u het
Kwaliteitsregister Xxxxx registratienummer Kwaliteitsinstituut Dyslexie (KD) registratienummer
Nationaal Referentiecentrum Dyslexie (NRD) registratienummer Startdatum contract met aanbieder
Einddatum contract met aanbieder
Vestigingsadres
Heeft u het formulier Eigen Verklaring meegestuurd? Levert de aanbieder in de hele gemeente?
registratienummer en de naam in te voeren van het kwaliteitsregister dat op u van toepassing is
Land Postcode Huisnummer
Toevoeging huisnummer Straatnaam
Woonplaats
Correspondentieadres
Is het correspondentieadres gelijk aan het vestigingsadres? Land
Postcode Huisnummer
Toevoeging huisnummer Straatnaam
Woonplaats
Facturatieadres
Is het facturatieadres gelijk aan het correspondentieadres? Land
Postcode Huisnummer
Toevoeging huisnummer Straatnaam
Woonplaats
Zorglocatie
Locatienaam Postcode Huisnummer
Toevoeging huisnummer Straatnaam
Contactgegevens contractant
Woonplaats Openingsdatum Sluitingsdatum
Aanhef Voorletter(s) Tussenvoegsel(s) Achternaam Telefoonnummer 1
Contactgegevens facturatie en berichtenverkeer JW berichten
Telefoonnummer 2 E-mailadres
Zijn contactgegevens facturatie gelijk aan contractant? Aanhef
Voorletter(s) Tussenvoegsel(s) Achternaam Telefoonnummer 1
Telefoonnummer 2 E-mailadres
BTW nummer
Bankrekeningnummer kopie bankafschrift toevoegen
Privacy
In de administratieve processen worden gegevens van onder andere jeugdigen verwerkt. Deze gegevens moeten op een zorgvuldige manier worden behandeld. Onder andere de Wet Bescherming Persoonsgegevens, de Jeugdwet en de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten zijn hierbij van belang. Er moeten afdoende procesafspraken en maatregelen zijn getroffen om ervoor te zorgen dat privacy van de jeugdige wordt beschermd.
In de Lekstroom regio zijn bewerkersovereenkomsten afgesloten tussen Lekstroom gemeenten, de Regionale Backoffice Lekstroom die bij de gastgemeente Houten is ondergebracht en bedrijven die het beheer voeren over de systemen die de back office gebruikt. Op het moment dat er gegevens worden verwerkt, handelt de Regionale Backoffice Lekstroom volgens een proces waarbij de volgende vragen in ieder geval aan bod komen
• Wat is de taak waarvoor ik gegevens nodig heb?
• Welke gegevens heb ik dan nodig? Deze worden in voorliggend werkafsprakenboek genoemd;
• Kan ik op een andere, wettelijk toegestane manier aan deze informatie komen om de administratieve last te beperken?
De Regionale Backoffice Lekstroom vraagt van zorgaanbieders hiermee niet meer informatie dan nodig voor de administratieve verwerking van de ingekochte zorg, en houdt zich hierbij aan de wettelijke kaders. Om welke informatie het gaat is in dit werkafsprakenboek neergezet.
Ook de manier waarop de privacygevoelige informatie bij de gemeente terecht komt is van belang. Dit dient op een veilige manier te gebeuren.
RBL heeft hiervoor de mogelijkheid van VeiligHouten (MSafe). Vanaf 2017 neemt de Regionale Backoffice enkel nog bestanden in behandeling die via een veilige route binnenkomen.
3 Berichtenstandaard 2018
Met ingang van 12 juni 2017 werkt de Regionale Backoffice Lekstroom volgens de nieuwe berichtenstandaard 2.1.
We streven er naar om via het berichtenverkeer alle informatie van zorgaanbieders te ontvangen, op basis waarvan wij de zorg kunnen monitoren en, waar nodig, (bij)sturen.
We kennen binnen het berichtenverkeer iJw de volgende berichten:
Bericht Titel | |
Jw301 | Toewijzing |
Jw302 | Toewijzing retour |
Jw303 | Declaratie/factuur |
Jw304 | Declaratie/factuur retour |
Jw305 | Start hulp/ondersteuning |
Jw306 | Start hulp/ondersteuning retour |
Jw307 | Stop hulp/ondersteuning |
Jw308 | Stop hulp/ondersteuning retour |
Jw315 | Verzoek om toewijzing |
Jw316 | Verzoek om toewijzing retour |
Jw321* | Declaratie/factuur Jeugd GGZ (vervalt per 01-01-2018) |
Jw322* | Declaratie/factuur Jeugd GGZ retour (vervalt per 01-01-2018) |
Dit betekent dat de Regionale Backoffice Lekstroom alleen informatieberichten rondom zorg accepteert via deze berichtenstandaard en dat zorgaanbieders alleen via Vecozo met de backoffice kunnen communiceren wanneer er gegevens over zorg worden uitgewisseld.
Wijziging structuur jeugd-GGZ met ingang van 1 januari 2018
Een belangrijke wijziging is het verdwijnen van de diagnose behandel combinaties (DBC) voor de jeugd-GGZ met ingang van 1-1-2018. Met ingang van 1-1-2018 komen daarmee de JW321/322* berichten te vervallen en wordt ook voor de jeugd-GGZ overgegaan naar de JW 303/304 berichten, waarbij in minuten wordt gedeclareerd. Facturatie dient maandelijks plaats te vinden.
Meer informatie?
Voor meer informatie over berichtenstandaard 2.1 verwijzen we u graag naar de website van iStandaarden. Kijk op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxx Hier vindt u ook alle informatie over de invulling van de berichten.
4 Het processchema
Medische of
juridische verwijzing
Doelenplan/
beschikking bespreken
Verzoek om
toewijzing JW315
Ontvangen
zorgtoewijzing JW301
Optioneel:
Versturen melding start zorg JW305
Versturen
declaratie JW303
Optioneel:
Versturen melding stop zorg
JW307
5/316
ozo
JW301/302
Vecozo
JW305/306
Vecozo
JW303/304
Vecozo
JW307/308
Vecozo
Verzoek om
Toewijzing JW315 van aanbieder of
JW311 adviesbericht van sociaal team
Versturen
zorgtoewijzing JW301
Ontvangen JW305
Ontvangen
declaratie JW303
Ontvangen JW307
Digikoppeling of
xxxxxx.xxxxxx.xx
Regievoering JW311 Sociaal team adviesbericht
JW31
Vec
Jeugdzorg aanbieder
Huisarts JB/JR
In de onderstaande procesplaat worden informatiestromen weergegeven van en naar de jeugdhulpaanbieder (aangegeven met de lichtgele kolom).
Sociaal team Wijkteam
Regionale backoffice
Figuur 1 De overall procesplaat met informatiestromen van en naar de jeugdhulpaanbieder
Deze procesplaat bevat vier stappen:
1. Het eerste contact, het verzoek om toewijzing, gevolgd door de jeugdhulptoewijzing
2. De melding start zorg (optioneel maar wel gewenst)
3. Het proces van de facturatie
4. De melding stop zorg (optioneel maar wel gewenst)
Het uitgangspunt is dat we digitaal werken met de landelijke standaarden en met zo weinig mogelijk administratieve ballast voor alle partijen. De stappen worden hierna beschreven.
4.1 Stap 1: verzoek om toewijzing (JW315) gevolgd door jeugdhulptoewijzing (JW301)
Jeugdhulpaanbieders sturen het JW 315 bericht wanneer het Jeugdzorgclienten betreft uit de gemeenten IJsselstein of Vianen. De gemeenten Nieuwegein, Houten en Lopik dienen zelf een verzoek om toewijzing in bij Regionale Backoffice Lekstroom behalve wanneer er sprake is van verwijzing door een arts of gecertificeerde instelling.
Jeugdhulpaanbieders die (nog) geen software hebben om een JW315 te maken, kunnen gebruik maken van de berichtenapp van de VNG1.
Medische of
juridische verwijzing
beschikking
bespreken
Verzoek om
toewijzing JW315
Ontvangen
zorgtoewijzing JW301
JW315/316
Vecozo
JW301/302
Vecozo
Verzoek om
Toewijzing JW315 van aanbieder of
JW311 adviesbericht van sociaal team
Versturen
zorgtoewijzing JW301
Digikoppeling of
xxxxxx.xxxxxx.xx
Regievoering JW311 Sociaal team adviesbericht
Doelenplan/
Jeugdzorg
aanbieder
Huisarts
JB/JR
De jeugdhulpaanbieder mag er van uitgaan dat binnen vijf werkdagen na correcte aanlevering van een JW315 bericht een JW301 gestuurd zal worden.
Sociaal team
Wijkteam
Regionale
backoffice
Figuur 2 verzoek om toewijzing, gevolgd door de jeugdhulptoewijzing
1 xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xxx.xx/
Het proces start als een cliënt met een verwijsbrief bij de jeugdhulpaanbieder komt. Deze verwijsbrief kan van een arts zijn, maar ook een verwijzing van sociaal team, GI/JB/JR of anderzijds is mogelijk. Op basis van lokale afspraken met sociaal teams kan er al dan niet meteen met de jeugdhulp worden gestart.
Gemeente Nieuwegein heeft afspraken met (huis)artsen dat zij altijd eerst doorverwijzen naar het sociaal team.
In de gemeenten IJsselstein, Vianen, Lopik en Houten bestaan dergelijke afspraken (nog) niet voor jGGZ hulp en kan de verwijzende instantie dus ook bijvoorbeeld huisarts zijn. U doet in dat geval zelf de JW 315 melding.
Bij alle andere vormen van jeugdhulp dient sprake te zijn van verwijzing door sociaal team, GI/JB/JR.
Voor dyslexie-aanbieders geldt dat er een screening door Zien in de Klas moet worden uitgevoerd gevolgd door een Verklaring Ontvankelijkheid Aanmelding, alvorens een JW315 mag worden ingediend.
Het proces kan ook starten als het sociaal team contact heeft met de jeugdhulpaanbieder (bijvoorbeeld op basis van een doelenplan) en er wordt gesproken over de gewenste ondersteuning van de jeugdige. In dat geval kan het sociaal team bepalen wie het Verzoek om Toewijzing zal doen richting de Regionale Backoffice Lekstroom, de aanbieder of het sociaal team. De gemeenten IJsselstein en Vianen hebben er voor gekozen de aanbieder via een JW315 een toewijzing rechtstreeks bij RBL aan te laten vragen.
A. Het Verzoek om Toewijzing is de vervolgstap. Het sociaal team is samen met de aanbieder verantwoordelijk om de juiste productcodes, volume, eenheid en frequentie door te geven aan de Regionale Backoffice Lekstroom, via het JW 315 bericht.
Het Verzoek om Toewijzing (JW315) wordt door de jeugdhulpaanbieder naar de Regionale Backoffice Lekstroom gestuurd via Vecozo óf door het sociaal team middels een JW311 (adviesbericht) via WIZ. De Regionale Backoffice Lekstroom heeft een aantal gegevens nodig om de jeugdhulptoewijzing JW301 te kunnen verstrekken. Het JW301 bericht bevat onder andere een beschikkingsnummer cq. toewijzingsnummer.
De minimale gegevens voor JW315 en JW301 zijn beschreven in de paragrafen 5.1 en 5.2.
B. De Regionale Backoffice Lekstroom ontvangt het Verzoek om Toewijzing via Vecozo en controleert of alle gegevens voorhanden zijn om een jeugdhulptoewijzing JW301 binnen vijf werkdagen retour te kunnen sturen via Vecozo. Zijn de gegevens niet compleet en of niet correct, dan is er wederzijds contact. Communicatie vindt in dat geval plaats door middels een JW304 en zo nodig via Xxxxxxxxxxxx.xx. Zie 2.2. onderdeel Privacy.
De jeugdhulpaanbieder dient bij voorkeur bij ontvangst van de toewijzing JW301 een retourbericht JW302 te sturen. Niet alle jeugdhulpaanbieders zullen dit type bericht ondersteunen vanuit hun software, maar de Regionale Backoffice Lekstroom kan het bericht wel ontvangen. Wij dringen echter wel aan op het implementeren van retourberichten, zowel bij de zorgaanbieder als vanuit onze eigen administratie.
C. Voor de uitvoering van de wettelijke taak om jeugdhulp toe te kennen en de voortgang ervan te kunnen monitoren notificeert de regionale back office het betreffende lokale sociaal team.
JGGZ
Er is een landelijke afspraak om DBC-systematiek nog tot en met 31-12-2017 te ondersteunen. Daarna zal regio Lekstroom deze vorm van financiering niet meer toestaan.
4.2 Stap 2: melding start zorg (JW305)
Al tijdens het proces van de intake en het Verzoek om Toewijzing en jeugdhulptoewijzing JW301 zal de jeugdhulpaanbieder afspraken maken met de cliënt (en eventueel met het sociaal team) over de te leveren jeugdhulp.
Op enig moment zal bekend zijn wanneer het jeugdhulptraject daadwerkelijk gaat starten. Deze gegevens heeft de Regionale Backoffice nodig om een financiële verplichting te kunnen vastleggen in de financiële administratie. Hiervoor wordt een melding start zorg JW305 gebruikt.
Vandaar dat wij, hoewel dit bericht nog steeds als optioneel geldt, het wenselijk vinden om een JW305 te ontvangen zeker als een zorgaanbieder met wachtlijsten heeft te maken.
Indien de jeugdhulpaanbieder niet over een applicatie beschikt om een JW305 te maken, dan kan de Berichtenapp2 van de VNG worden gebruikt. De hierna volgende procesplaat visualiseert deze stap.
Optioneel:
Versturen melding start zorg JW305
JW305/306
Vecozo
Ontvangen JW305
Jeugdzorg
aanbieder
A. De melding start zorg JW305 wordt via Vecozo naar de Regionale Backoffice Lekstroom gestuurd. Deze melding bevat een aantal minimale gegevens die in paragraaf 5.3 zijn beschreven.
B. De Regionale Backoffice zal de melding aannemen, en retourneren met een JW306 retourbericht
Regionale
backoffice
Figuur 3 aanvang zorg JW305
4.3 Stap 3: de facturatie (JW303)
Het proces van de jeugdhulpfacturatie JW303 verloopt via Vecozo.
Met ingang van 1 januari 2016 is de Regionale Backoffice overgestapt naar het JW303-Factuur bericht voor alle producten tussen de Lekstroom gemeenten en jeugdhulpaanbieders (uitgezonderd jGGZ producten, deze kunnen via JW321 worden gedeclareerd tot en met 28 februari 2018).
Indien de jeugdhulpaanbieder niet over een applicatie beschikt om een JW303 te maken, dan kan de Berichtenapp3 van de VNG worden gebruikt.
Versturen
declaratie JW303
JW303/304
Vecozo
Ontvangen
declaratie JW303
De hierna volgende procesplaat visualiseert het proces.
Jeugdzorg
aanbieder
A. De jeugdhulpaanbieder zal een factuurbericht JW303 sturen volgens de afspraken in de raamovereenkomst. Deze factuur moet een aantal minimale gegevens bevatten welke zijn beschreven in paragraaf 5.4. Het versturen van de factuur verloopt via Vecozo.
B. De facturatie JW303 wordt ontvangen door de Regionale Backoffice Lekstroom en zal worden gecontroleerd op juistheid (matchen met de verplichting en controle of de hulp is geleverd conform de afspraak).
Regionale
backoffice
Figuur 4 De facturatie
Bij deze processtap vindt o.a. controle plaats of de zorgtarieven juist zijn gehanteerd. Tijdens het verwerken van het JW303 bericht door RBL, wordt automatisch een JW304 bericht gestuurd met informatie over de status van de declaratie en eventuele foutmeldingen en/of redenen van afkeur van de declaratie.
4.4 Stap 4: het ‘stop bericht’ (JW307)
Vanaf 2016 geldt dat het JW307 alleen zal worden ingezet als ‘Stop bericht’. Het bericht kan via Vecozo worden gestuurd en wordt vanuit de Regionale Backoffice Lekstroom opgevolgd door een JW308 retourbericht.
Het JW307 bericht wordt gestuurd wanneer de zorg is beëindigd of wanneer de aanbieder de toewijzing voor de toegewezen einddatum wil beëindigen vanwege een mutatie over de resterende of gehele looptijd.
Indien de jeugdhulpaanbieder niet over een applicatie beschikt om een JW307 te maken, dan kan de Berichtenapp4 van de VNG worden gebruikt.
De hierna volgende procesplaat visualiseert het proces.
Optioneel:
Versturen melding stop zorg
JW307
JW307/308
Vecozo
Ontvangen JW307
Jeugdzorg
aanbieder
A. Het ‘Stop bericht’ wordt door de jeugdhulpaanbieder via JW307 aan de Regionale Backoffice Lekstroom doorgegeven. De minimale gegevens in dit bericht zijn beschreven in paragraaf 5.5.
B. Bij ontvangst van het bericht zal de Regionale Backoffice Lekstroom een bevestiging geven. Dat gaat via een retourbericht JW308.
Regionale
backoffice
Figuur 5 Melding stop zorg
5 Gegevens uitwisselen in de stappen 1 t/m 4
5.1 Verzoek om Toewijzing JW315
Bij het VOT (Verzoek om toewijzing) is het van belang dat u de juiste gemeente adresseert zodat de Regionale Backoffice weet van waar de jeugdhulptoewijzing moet plaatsvinden. De gemeentecodes in de Lekstroom regio zijn als volgt:
Houten 0321 Lopik 0000 XXxxxxxxxxx 0000 Xxxxxxxxxx 0356 Vianen 0620
In het Verzoek om Toewijzing (JW315) verwachten we van u de volgende gegevens:
IDENTIFICATIEGEGEVENS
- De gemeentecode (zie hierboven)
- Uw AGB-code (dus: de AGB code welke u bij de Regionale Backoffice bekend heeft gemaakt)
CLIENTGEGEVENS
- Burgerservicenummer van de jeugdige
- Geboortedatum (ter controle van het Burgerservicenummer)
- Formele gezagsdrager bekend (Ja of Nee)
RELATIEGEGEVENS
- Burgerservicenummer van de gezagsdrager(s). Let op: alleen invullen als de gezagsdrager ánders is dan vader/moeder.
- De gegevens van de instelling die voogdij heeft over de jeugdige. Let op: alleen invullen wanneer gezag/voogdij bij een niet-natuurlijk persoon ligt.
PRODUCTGEGEVENS
- De productcategorie die u verwacht te gaan inzetten en waarvoor u gecontracteerd bent
- De productcode die u verwacht te gaan inzetten en waarvoor u gecontracteerd bent
- Het volume, de eenheid en de frequentie (voorbeeld: x dagen per week) dat u verwacht te gaan inzetten;
- De verwachte startdatum en de verwachte einddatum
- Het type verwijzer (huisarts, jeugdarts, medisch specialist, gecertificeerde instelling)
- De naam van de verwijzer (Wanneer het een organisatie betreft dan naast de naam van de organisatie ook de naam van de betrokken medewerker vermelden)
Het verzoek om toewijzing JW315 verloopt via Vecozo. Indien u nog niet de beschikking heeft over de software die een dergelijk bericht kan maken dan kunt u de berichtenapp van de VNG5 gebruiken.
Op de website xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xx/xxxxx.xxx/Xxxxxxxxx kunt u alle specificaties van het JW315 bericht nalezen. Een voorbeeldbericht is tevens op deze website beschikbaar. In paragraaf 5.1 is beschreven op welke wijze u het Verzoek om Toewijzing kunt doen. De Regionale Backoffice zal in alle gevallen toetsen of de cliënt waarvoor het verzoek om toewijzing wordt gedaan op basis van het woonplaatsbeginsel ook daadwerkelijk een cliënt is van één van de Lekstroomgemeenten. Wanneer het woonplaatsbeginsel van de jeugdige niet binnen de Lekstroomgemeenten ligt vindt er altijd een terugkoppeling (via Veilig.Houten of anderszins) plaats om de aanbieder te informeren.
5 xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xxx.xx/
5.2 Jeugdhulptoewijzing JW301
De jeugdhulptoewijzing JW301 die u van ons ontvangt zal via Vecozo gedownload kunnen worden. Op de website van xxx.xxxxxxxxxxxx.xx kunt u alle specificaties van het JW301 bericht nalezen. Kijk op xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xx/xxxxx.xxx/Xxxxxxxxx voor de details in berichten.
5.3 Melding start zorg JW305
Uw melding start zorg JW305 is voor de Regionale Backoffice een optionele melding. Omdat u al een tijdje in gesprek met de cliënt (en/of diens ouders of voogd) geeft het de Regionale Backoffice Lekstroom wel inzage in de verwachte startdatum van uw geleverde zorg, de productcode(s) die u inzet en het volume (eenheid/frequentie) daarvan.
De melding start zorg dient binnen vijf werkdagen na start van de zorg met de Regionale Backoffice Lekstroom te worden gecommuniceerd. Dat betekent dat er dus pas ná aanvang van de ondersteuning een melding start zorg hoeft te worden gecommuniceerd.
Op de website xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xx/xxxxx.xxx/Xxxxxxxxx kunt u alle specificaties van het JW305 bericht nalezen. Paragraaf 4.2 beschrijft hoe u de melding start zorg JW305 kunt doen.
5.4 Facturatie JW303
Het facturatiebericht JW303 zal door de Regionale Backoffice worden vergeleken met de jeugdhulptoewijzing JW301 en/of de melding start zorg JW305. Immers; de opdrachtgever wil kunnen vaststellen of datgene wordt gefactureerd wat is toegewezen (met een JW301) dan wel met de melding start zorg JW305 en/of de melding einde zorg JW307 door u is aangekondigd.
Over het facturatiebericht zijn landelijke afspraken waarbij een aantal minimale gegevens door u moeten worden aangeleverd.
Op de website xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xx/xxxxx.xxx/Xxxxxxxxx kunt u alle specificaties van het JW303 bericht nalezen. De manier waarop u deze gegevens kunt aanleveren is beschreven in paragraaf 4.3.
5.5 Melding stop zorg JW307
De melding stop zorg JW307 is voor de Regionale Backoffice een optionele melding. Wij stimuleren jeugdhulpaanbieders om er desondanks mee te gaan werken.
Het JW307 bericht wordt gestuurd wanneer de zorg is beëindigd of wanneer de aanbieder de toewijzing voor de toegewezen einddatum wil beëindigen vanwege een mutatie over de resterende of gehele looptijd.
Op de website xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xx/xxxxx.xxx/Xxxxxxxxx kunt u alle specificaties van het JW307 bericht nalezen. Paragraaf 4.3 beschrijft hoe u de melding stop zorg JW307 kunt doen.
6 Productcodes
De gemeenten in de Lekstroom regio hebben ervoor gekozen om aan te sluiten bij de landelijke afspraken over de jeugdproductcodes.
Raadpleegt u de website van de Regionale Backoffice voor de meest recente versie van de productcodetabel met de tarieven.
xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxx/
7 Foutmeldingen en bijbehorende herstelacties
Via de onderstaande xxxx vindt u een overzicht van de foutmeldingen die u krijgt teruggekoppeld via het berichtenverkeer indien een declaratie niet wordt goedgekeurd. In de meeste gevallen gaat het om ontbrekende of onjuiste informatie in de JW303 (declaratie) die daardoor niet overeenkomt met de JW301 (toewijzingsbericht), zoals:
• Gemeentecode;
• Gegevens cliënt;
• Juiste geboortedatum;
• Toewijzing/Beschikkingsnummer;
• Ingangs- en einddatum beschikking;
• Productcategorie en –code;
• Volume en eenheid
xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxx_xxxxxx/Xxxxxxxxxxx/Xxxxxxxxx_Xxxxxxxxxx_Xxxxxxxxx/Xxxxxxx ht_foutcodes_retourberichten.pdf
Veel fouten kunt u zelf herstellen, voor sommige fouten kunt u beter contact opnemen met de leverancier van uw softwarepakket. Als een declaratie door VECOZO technisch is afgekeurd kunt u na aanpassing hetzelfde bestand opnieuw indienen. Is een declaratie door de Regionale Backoffice Lekstroom afgekeurd, dan zult u te allen tijde een nieuwe declaratie aan moeten maken.
8 Proces van jaarverantwoording
Uiteraard zijn alle bepalingen uit de overeenkomst die de Regionale Backoffice Lekstroom met u heeft afgesloten relevant maar we willen u hierbij expliciet wijzen op de bepalingen in artikel 19 van de deelovereenkomst omtrent de verantwoording. Hier staat het volgende beschreven:
Elke aanbieder verstrekt aan de Regionale Backoffice Lekstroom uiterlijk 1 maart van het jaar dat volgt op het jaar waarover verantwoording moet worden afgelegd een productieverantwoording over de uitgevoerde werkzaamheden, gewaardeerd tegen het afgesproken tarief.
Voor de verklaring bij de verantwoording wordt onderscheid gemaakt naar 2 categorieën van aanbieders:
• aanbieders met een omzet gelijk aan of hoger dan 50.000,- (gerekend in het verantwoordingsjaar voor het totaal van de lekstroomgemeenten):
xxxxxx uiterlijk 1 april van het jaar dat volgt op het jaar waarover verantwoording moet worden afgelegd een accountantsverklaring toe over de juistheid van de geleverde prestaties. Hierbij hanteert de accountant het protocol zoals staat vermeld in het contract. Uitgangspunt hierbij is dat het voor het betreffende verantwoordingsjaar geldende landelijke accountantsprotocol van I-SociaalDomein wordt gehanteerd welke is goedgekeurd door de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA).
• aanbieders met een omzet lager dan 50.000,- (gerekend in het verantwoordingsjaar voor het totaal van de lekstroomgemeenten):
laten de genoemde productieverantwoording vergezeld gaan van een bestuurdersverklaring. In deze verklaring verklaart de bestuurder dat de aan de Lekstroom gemeenten diensten in het verantwoordingsjaar daadwerkelijk geleverd zijn. De bestuurdersverklaring wordt te samen met de productieverantwoording ingediend uiterlijk per 1 maart van het jaar dat volgt op het jaar waarover verantwoording moet worden afgelegd.
Indien een aanbieder ten behoeve van andere opdrachtgevers beschikt over een accountantsverklaring over het totaal van hun (landelijke) productie over het verantwoordingsjaar dan wordt deze aanbieder verzocht deze verklaring eveneens in te dienen. Deze dient u uiterlijk 1 april van het jaar dat volgt op het jaar waarover verantwoording moet worden afgelegd naar de Regionale Backoffice Lekstroom te sturen.