Uitvoeringsvoorwaarden van CKCert
Uitvoeringsvoorwaarden van CKCert
1. Inschrijvingen
Een bedrijf (producent/klant) meldt zich aan voor certificatie. Aan het nieuwe bedrijf wordt door CKCert een aanvraagformulier/overeenkomst gestuurd, tezamen met de informatie omtrent de inspectie, audit en certificatiewerkwijze.
Bij nieuwe producenten/klanten wordt de controle niet aangevat als de getekende aanvraag/overeenkomst (per lastenboek) niet in het bezit is van CKCert. Voor de anderen wordt de overeenkomst stilzwijgend verlengd.
Klanten die eventueel geen controle meer wensen, dienen uit te schrijven, één maand voor de gewenste datum. Dit dient steeds schriftelijk te gebeuren (zie 10. Opzegging).
2. Het bedrijf (de producent/klant) verklaart zich akkoord met de hierna vermelde voorwaarden
CKCert eist van het bedrijf (de producent/klant) dat het:
- de aanvraag/overeenkomst volledig en correct invult;
- steeds de van toepassing zijnde bepalingen van het certificatieprogramma naleeft;
- zich bereid verklaart om aan de door CKCert gespecificeerde criteria te voldoen en aan al de wijzigingen van deze criteria die hem later door CKCert zouden genotificeerd worden;
- alle noodzakelijke regelingen treft voor de uitvoering van de beoordeling, met inbegrip van de mogelijkheid om documentatie te onderzoeken en om toegang te verkrijgen tot alle sectoren, tot de dossiers en tot het personeel;
- de medewerking verleent aan het toezicht door de accrediterende (vb. Belac), resp. erkennende instantie(s) of lastenboekhouders, in het kader van de naleving van de voorwaarden en voorschriften, gesteld in de diverse referentiëlen.
- slechts beweringen doet betreffende certificatie voor het toepassingsgebied waarvoor de certificatie werd toegekend;
- zijn productcertificatie niet op een wijze gebruikt die de certificatie-instelling (CKCert) in diskrediet brengt en over zijn productcertificatie geen verklaringen aflegt die door CKCert als misleidend of niet geoorloofd zouden kunnen worden beschouwd;
- na de opschorting of intrekking van de certificatie, het gebruik stopzet van elke reclame die ernaar verwijst en alle door CKCert geëiste certificatiedocumenten terugbezorgt;
- slechts gebruik maakt van de certificatie om aan te geven dat zijn producten gecertificeerd zijn conform vastgelegde normen;
- er zich toe verbindt om aan CKCert elke significante wijziging m.b.t. zijn productie, zijn organisatie en/of juridische entiteit (vb. adres, overname, toepassingsgebied) mee te delen en aanvaardt hiermee elke evaluatie die daaraan zou verbonden zijn;
- tracht te bewerkstellingen dat geen enkel certificaat of verslag, geheel of gedeeltelijk wordt gebruikt op een misleidende wijze;
- bij het verwijzen naar zijn productcertificatie via communicatiemedia zoals reclame, brochures of andere documenten, de eisen van CKCert naleeft.
3. De inspectie-, audit- en certificatieprocedure
De procedure omvat verschillende stappen waarvan de voornaamste aspecten als volgt kunnen samengevat worden:
- Na ontvangst van de volledig ondertekende aanvraag/overeenkomst beoordeelt de technisch verantwoordelijke van CKCert of de op de aanvraag/overeenkomst genoemde lastenboek, bedrijfsactiviteiten, dierengroepen en gewassen voor een inspectie/audit in aanmerking komen. Na goedkeuring neemt CKCert contact op met het bedrijf voor het maken van een afspraak voor het verrichten van de eerste inspectie/audit.
- Het onderzoek van het dossier door CKCert, door uitvoering van een inspectie/audit (de bedrijfsvoeringsprocessen en de aanwezige registraties) door een inspecteur/auditor.
- De inspecteur/auditor gebruikt de voorziene formulieren tijdens de inspectie/audit en legt zijn bevindingen op deze formulieren vast.
- Het onderzoek van het inspectie-/auditverslag door CKCert (bevoegde persoon): indien deze laatste een positief advies uitbrengt zal het certificaat uitgereikt of verlengd worden.
- Bij een negatief resultaat kan de aanvrager een herinspectie/heraudit aanvragen. Het tarief is opvraagbaar bij CKCert.
- Het periodisch toezicht gedurende de geldigheidsduur van het certificaat.
Het bedrijf (de producent/klant) kan op ieder ogenblik van de procedure zijn opmerkingen en, indien nodig, een klacht neerleggen of een beroep indienen (zie 8. Klachten en beroep).
Monsternames
Monsternames worden uitgevoerd door CKCert. CKCert kan de resultaten van deze analyses doorgeven aan de betrokken afnemer van het product of andere belanghebbende (vb. i.k.v. de meldingsplicht).
4. Het certificaat
Het certificaat wordt toegekend voor een maximale duur zoals aangegeven op het certificaat en is enkel van toepassing op de activiteiten die gespecificeerd zijn bij de certificatiebeslissing.
Het bedrijf (de producent/klant) is toegestaan het door CKCert uitgebrachte definitieve inspectie-/audit rapport en/of certificaat, mits in hun geheel, openbaar te maken.
De gecertificeerde instelling (producent/klant) heeft het recht binnen de gestelde voorwaarden het logo van CKCert te gebruiken. De lijst van de gecertificeerde bedrijven zal regelmatig doorgegeven worden aan het desbetreffende beheersorganisme (vb.Vegaplan, Codiplan, Belplume).
Iedere uitbreiding van het toepassingsgebied van de certificatie moet het onderwerp zijn van een nieuwe aanvraag. Na de beëindiging van de geldigheidsduur van het certificaat is er een stilzwijgende goedkeuring tot verlenging.
5. Financiële aspecten (vergoedingen)
Het bedrijf is CKCert een vergoeding verschuldigd voor de werkzaamheden (tarief opvraagbaar bij CKCert).
Een schorsingsmaatregel door CKCert heeft geen invloed op de betalingsverplichting van het bedrijf. Een volledige betaling dient uitgevoerd te zijn voordat er een certificaat kan uitgereikt worden.
6. Annulatiekosten
Voor een laattijdige annulatie van een bevestigde controle wordt een annulatiekost aangerekend (per lastenboek):
<5 werkdagen voor audit = 50 EUR, < 48 u vóór audit = 50% van de controlekost(en) en op auditdag zelf = 100% van de controlekost(en).
7. Vermelding CKCert
De bedrijven (producenten/klanten) mogen de vermelding van CKCert gebruiken gedurende de geldigheidsperiode van het certificaat. Enkel voor de activiteiten (vb. groenten) die onder het toepassingsgebied vallen.
Elk gebruik van de vermelding van CKCert door een andere gebruiker is onderworpen aan een uitdrukkelijke toelating afgeleverd door CKCert.
De vermelding CKCert mag voorkomen op informatieve of publicitaire documenten, die door de houder van een certificaat gebruikt worden, voor zover dit gebruik in direct verband staat met de activiteitssectoren waarvoor het certificaat geldt. Het logo en/of de benaming van de houder van het certificaat (producent/klant) dient dan ook voor te komen op het document.
8. Geheimhouding
− CKCert is verplicht met alle haar ten dienste staande middelen te zorgen voor geheimhouding door haar bestuurders en leden van de adviesraden van alles wat hen in het kader van de uitvoering van de overeenkomst bekend wordt.
− CKCert zal een zelfde geheimhoudingsplicht opleggen of doen opleggen aan diegenen die zij in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst belast of doet belasten met werkzaamheden van een vertrouwelijk karakter.
− De hiervoor genoemde geheimhoudingsplicht is door middel van het direct dan wel indirect ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring geregeld.
9. Klachten en beroep
Indien een bedrijf (de producent/klant) een klacht heeft omtrent het handelen of nalaten van CKCert in het kader van het uitvoeren van een opdracht kan de klant een klacht indienen (schriftelijk) bij CKCert.
Wanneer de klant een bezwaar heeft tegen een certificatiebeslissing van CKCert kan hij beroep aantekenen bij de geschillencommissie conform de eisen in het reglement met betrekking tot de geschillencommissie.
De geschillencommissie kan optreden bij betwistingen tussen de klant (producent/klant) en CKCert over de uitvoering van de keuringen en/of certificaties. Het reglement geschillencommissie is opvraagbaar bij CKCert.
De aanvrager moet via aangetekend schrijven binnen de maand nadat hij kennis kreeg van het feit waartegen hij bezwaar indient, het secretariaat van CKCert op de hoogte brengen van zijn bezwaar.
10. Sancties
CKCert kan meerdere soorten sancties geven:
− waarschuwing: kleine tekortkomingen met betrekking tot de voorwaarden tot certificatie (en uitvoeringsvoorwaarden). De termijn waarin de verbetering(en) moet(en) zijn doorgevoerd moet worden vastgesteld en de aanvrager dient met deze termijn in te stemmen.
− opschorting van het certificaat (gedeeltelijk en/of geheel): grotere tekortkomingen. De klant mag het certificaat of enig ander document dat op enige wijze verband houdt met het betreffende lastenboek niet meer gebruiken. Tijdelijke sancties blijven van kracht totdat er schriftelijk bewijs is dat de reden voor het opleggen van de sanctie is aangepakt en dat de benodigde veranderingen zijn doorgevoerd.
− Intrekking van het certificaat, algehele/definitieve opschorting: dit houdt een algeheel verbod in van het gebruik van certificaat of andere documenten die op enige wijze verband houden het betreffende lastenboek.
11. Opzegging
- Opzegging van de overeenkomst kan alleen geschieden met een opzeggingstermijn van 1 maand.
- Tussentijds kan de overeenkomst worden opgezegd:
o indien de handelingen van één van de partijen in ernstige mate in strijd is met één of meer van haar verplichtingen ingevolge deze overeenkomst. De andere partij is door dit enkele feit gerechtigd de overeenkomst op staande voet op te zeggen;
o door het bedrijf op het tijdstip dat een besluit om een aanvullende controle te doen verrichten, is genomen, alsmede indien het bedrijf niet bereid is een wijziging van de beoordelingscriteria voor certificatie te aanvaarden;
- Opzegging, laat de voor het bedrijf (de producent/klant) reeds tegenover CKCert ontstane verplichtingen, onverlet. Xxxxxx blijft de geheimhoudingsplicht van CKCert ondanks opzegging gehandhaafd.
- Een opzegging dient schriftelijk aan de andere partij te worden gedaan, onder vermelding van de datum van beëindiging van de overeenkomst (en vermelding van het lastenboek).