Contract
|
|
LEIDRAAD VOOR HET OPSTELLEN VAN EEN SAMENWERKINGSOVEREENKOMST TUSSEN PROJECTVERANTWOORDELIJKE EN PROJECTPARTNER(S) |
|
Inhoud
Situering
Elk
project moet een ondertekende overeenkomst tussen
projectverantwoordelijke en projectpartner(s) aanleveren, ten laatste
28 kalenderdagen na de indieningsdeadline voor de projectaanvraag.
Dit document heeft tot doel om de betrekkingen tussen de
projectverantwoordelijke en de projectpartner(s) te regelen.
In het
geval van een ‘open projectpartnerschap’ moet tegen de hierboven
vermelde deadline een samenwerkingsovereenkomst tussen de
projectverantwoordelijke en de op dat moment in de ingediende
projectaanvraag vermelde projectpartners worden aangeleverd. Wanneer
tijdens de projectuitvoering bijkomende partners toetreden tot het
project sluit de projectverantwoordelijke met hen een bijkomende
samenwerkingsovereenkomst (of een addendum bij de bestaande
overeenkomst) af en bezorgt deze op het moment van de inkoppeling in
het e-loket aan de beheerautoriteit.
In het geval van een
‘Fonds voor kleinschalige projecten (SPF)’ moet bij de indiening
van de projectaanvraag voor dat fonds geen samenwerkingsovereenkomst
worden aangeleverd. De projectverantwoordelijke is de enige partner.
De kleinschalige projecten die tijdens de uitvoering van het
SPF-project worden geselecteerd en door een partnerschap worden
uitgevoerd, moeten wel een onderlinge samenwerkingsovereenkomst
aanleveren bij hun aanvraag bij het SPF-project. Deze kan ook op
basis van deze leidraad worden opgesteld.
Het is de opdracht van de projectverantwoordelijke om dit document op te stellen, te laten ondertekenen en aan te leveren. Het voorbeeld in bijlage kan als inspiratie dienen voor het op te stellen document. In ieder geval moeten minimaal de volgende aspecten worden meegenomen in de samenwerkingsovereenkomst.
Verplichte onderdelen
Projectgegevens
Naam van het project
Per partner (inclusief de projectverantwoordelijke):
Naam van de organisatie
Adres
Ondernemings-/KvK-nummer
Rechtsgeldig vertegenwoordiger
Financieel beheer
Bepalingen rond doorstorting van de EFRO-steun door de projectverantwoordelijke aan de overige projectpartners:
Maximale termijn van doorstorting
Vermelding of er door de projectverantwoordelijke al dan niet inhoudingen op die doorstorting zullen gebeuren (wat een (deel van de) methodiek zou kunnen zijn voor de ‘uitbetaling’ van cofinanciering van de projectpartners aan de projectverantwoordelijke)
letterlijk over te nemen paragraaf ivm onterecht uitbetaalde EFRO-middelen:
Indien uit enige controle zou blijken
dat de projectverantwoordelijke onverschuldigd betaalde middelen
heeft overgemaakt aan een projectpartner, dan dienen deze middelen
door de projectpartner onverwijld, op eerste aanvraag van de
projectverantwoordelijke, overgemaakt te worden aan de
projectverantwoordelijke. Dit geldt evenzeer en onverkort voor
onregelmatigheden die worden vastgesteld door de Auditautoriteit en
voor financiële correcties door de Commissie ingevolge vastgestelde
onregelmatigheden.
Wijze waarop goed en duidelijk financieel beheer wordt vormgegeven. Hierbij kan aan volgende aspecten gedacht worden:
Afspraken tussen projectverantwoordelijke en projectpartner(s) (die EFRO-middelen aanvragen) die het mogelijk maken om te voldoen aan de verwachting van het programma dat kosten binnen de zes maanden na betaaldatum worden gedeclareerd:
De projectverantwoordelijke en de projectpartners dienen hun onderbouwde projectkosten tijdig op te laden in het e-loket
De projectverantwoordelijke dient tijdig goedkeuring te hechten aan in het e-loket opgeladen projectkosten. Hierbij heeft de PV de plicht om kosten te weigeren waarvoor verplichte bewijslast ontbreekt, de link met het project onduidelijk is, of wanneer het project niet conform de projectaanvraag wordt uitgevoerd (cfr. artikel 26 van Verordening nr. 2021/1059).
Gezien de rechtsgrond in bovengenoemde verordening is de eventuele verwerking van persoonsgegevens door de projectverantwoordelijke bij de uitvoering van deze taken niet in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Indien van toepassing: afspraken m.b.t. opvraging van cofinanciering tussen partners door de projectverantwoordelijke bij de projectpartner(s).
Wijze waarop het project inhoudelijk wordt uitgevoerd. Hierbij kan aan volgende aspecten gedacht worden.
Afspraak dat PV en projectpartners het onderdeel onder hun verantwoordelijkheid zullen uitvoeren conform de projectaanvraag, ook indien vooraf aan het afronden van dat projectonderdeel de projectsubsidie aan de betrokken projectpartner(s) volledig is uitgekeerd. (Het staat het projectpartnerschap vrij om (financiële) sancties te voorzien indien een projectpartner het project tegen de wil van de overige projectpartners voortijdig zou verlaten.)
Aanlevering input voor inhoudelijke voortgang- en eindrapportage door projectpartner(s) aan PV
Doorvertaling verantwoordelijkheden projectverantwoordelijke. Niet naleving van de regelgeving kan leiden tot het niet subsidiabel zijn van bepaalde kosten. Het is aangewezen dat de projectverantwoordelijke zijn verantwoordelijkheid hieromtrent door vertaalt naar de betreffende projectpartner(s). Hierbij kan aan volgende aspecten gedacht worden.
Promotie en publiciteit
Aanbesteding en gunning / verzekeren marktconformiteit van prijs (bij private partners)
Nakomen verplichtingen rond projectadministratie m.b.t. afgescheiden projectboekhouding en minimale bewaartermijn
Medewerking verlenen bij controles: controles op plaats toestaan en informatie aanleveren die opgevraagd wordt in het kader van een controle.
Afspraken rond intellectuele eigendom (belangrijk dit goed door te spreken met de partners!)
Evt. bepaling rond confidentialiteit
Afspraken rond intellectuele eigendom die voor het project bestaat en in het kader van het project wordt gebruikt (achtergrondkennis)
Afspraken rond intellectuele eigendom die tijdens de projectuitvoering ontstaat (voorgrondkennis)
Machtiging voor e-loket (letterlijk over te nemen paragraaf)
De projectpartners verzekeren dat alle medewerkers van hun organisatie die toegang hebben tot het e-loket in het kader van het project, gemachtigd zijn om hun organisatie hierin rechtsgeldig te vertegenwoordigen.
Garantieverklaring (letterlijk over te nemen paragraaf)
De
projectverantwoordelijke en projectpartner(s) garanderen de nodige
cofinanciering aanvullend op de projectsubsidie vanuit EFRO (voor
zover deze wordt aangevraagd) en/of reeds toegezegde cofinanciering
uit andere bronnen.
De projectverantwoordelijke en projectpartner(s) garanderen dat de projectkosten slechts in één Europees project zijn opgenomen (Europese dubbelfinanciering is niet toegestaan) en niet voor meer dan 100% worden gefinancierd (geen overfinanciering).
[optioneel: Verduidelijkingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens]
Bevestiging overige bepalingen projectaanvraag (letterlijk over te nemen paragraaf)
Door het ondertekenen bevestigen de
projectverantwoordelijke en de projectpartners dat:
de informatie in de projectaanvraag juist en volledig is;
de projectverantwoordelijke en de projectpartners, opgesomd in de samenwerkings-overeenkomst, de projectaanvraag hebben gelezen en hiermee volledig akkoord zijn;
de informatie uit de projectaanvraag gebruikt mag worden voor publicatie;
ze de relevante Europese en nationale wetgeving zullen naleven, in het bijzonder met betrekking tot cohesiebeleid, milieubescherming, gelijke kansen/anti-discriminatie, staatssteun en overheidsopdrachten;
ten aanzien van geen van hen een bevel tot terugvordering uitstaat ingevolge een besluit van de Europese Commissie waarbij eerdere steun onrechtmatig en onverenigbaar met de interne markt is verklaard;
geen van hen een onderneming in moeilijkheden is, overeenkomstig de definitie in artikel 2 lid 18 van de Algemene groepsvrijstellingsverordening;
de projectaanvraag geen activiteiten omvat die gekwalificeerd kunnen worden als een overbrenging van dezelfde of een vergelijkbare activiteit (of een deel daarvan) van een vestiging in de Europese Economische Ruimte (EER: EU-lidstaten, IJsland, Liechtenstein en Noorwegen) (initiële vestiging) naar de vestiging in een andere lidstaat van de EER waar de gesteunde investering plaatsvindt (gesteunde vestiging). Van een overbrenging is sprake indien het product of de dienst in de initiële en in de gesteunde vestiging ten minste ten dele voor dezelfde doeleinden dient en aan de vragen of behoeften van hetzelfde type afnemers voldoet en voor dezelfde of een vergelijkbare activiteit in een van de initiële vestigingen van de begunstigde in de EER banen verloren gaan;
de projectaanvraag geen activiteiten omvat die zouden neerkomen op een overdracht van een via een ander Europees project gesteunde productieactiviteit naar een locatie buiten de NUTS 2-regio waar ze steun ontving.
ze het ‘Programmareglement voor de uitvoering van het Interreg-Programma Vlaanderen-Nederland 2021-2027’ hebben gelezen en zich akkoord verklaren met de bepalingen hierin vervat.
Algemeen
Duur van de overeenkomst. De overeenkomst moet minstens lopen tot het einde van het vijfde kalenderjaar volgend op het jaar waarin de beheerautoriteit de laatste betaling aan het project verricht.
Wijziging van de overeenkomst
Beëindiging van de overeenkomst
Toepasselijk recht/bevoegde rechtbank (bv. “Deze overeenkomst wordt beheerst door het (BE of NL) recht. Alle geschillen voortvloeiend uit deze overeenkomst vallen onder de bevoegdheid van de rechtbank in …”).
BIJLAGE: Voorbeeld uitgewerkte samenwerkingsovereenkomst
Samenwerkingsovereenkomst
In
het kader van het project [Projectnaam]
Tussen:
[naam organisatie], [ondernemings-/KvK-nummer], gevestigd te [adres], vertegenwoordigd door [raad van bestuur, directiecomité,…], voor wie optreedt [naam persoon], [functie persoon], hierna te noemen “de projectverantwoordelijke”;
En
[naam organisatie], [ondernemings-/KvK-nummer], gevestigd te [adres], vertegenwoordigd door [raad van bestuur, directiecomité,…], voor wie optreedt [naam persoon], [functie persoon],
[naam organisatie], [ondernemings-/KvK-nummer], gevestigd te [adres], vertegenwoordigd door [raad van bestuur, directiecomité,…], voor wie optreedt [naam persoon], [functie persoon],
…
Hierna te noemen “de projectpartners”.
Wordt het volgende overeengekomen voor de uitvoering van het project “[naam project]” in het kader van het Europees programma Interreg VI A Vlaanderen-Nederland (2021-2027):
Artikel 1: Financieel beheer
De projectverantwoordelijke en de projectpartners laden hun projectkosten binnen vijf maanden na de betaaldatum op in het e-loket van het Interreg Vlaanderen-Nederland-programma.
De projectverantwoordelijke controleert het e-loket minimaal één keer per maand op nieuw opgeladen projectkosten en declareert deze kosten binnen zes maanden na de betaaldatum bij het programma. Hierbij heeft de projectverantwoordelijke de plicht om kosten te weigeren waarvoor verplichte bewijslast ontbreekt, de link met het project onduidelijk is, of wanneer het project niet conform de projectaanvraag wordt uitgevoerd (cfr. artikel 26 van Verordening nr. 2021/1059). Gezien de rechtsgrond in bovengenoemde verordening is de eventuele verwerking van persoonsgegevens door de projectverantwoordelijke bij de uitvoering van deze taken niet in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De projectverantwoordelijke ontvangt de EFRO-steun van de beheerautoriteit en stort het deel bestemd voor de projectpartners – zoals bepaald door de beheerautoriteit – zo spoedig mogelijk, maar ten laatste binnen 2 maanden, door aan de projectpartners. De projectverantwoordelijke stort de EFRO-steun integraal door; er gebeuren geen inhoudingen op de EFRO-steun.
Indien uit enige controle zou blijken dat de projectverantwoordelijke onverschuldigd betaalde middelen heeft overgemaakt aan een projectpartner, dan dienen deze middelen door de projectpartner onverwijld, op eerste aanvraag van de projectverantwoordelijke, overgemaakt te worden aan de projectverantwoordelijke. Dit geldt evenzeer en onverkort voor onregelmatigheden die worden vastgesteld door de Auditautoriteit en voor financiële correcties door de Commissie ingevolge vastgestelde onregelmatigheden.
[Indien van toepassing: afspraken m.b.t. opvraging van cofinanciering tussen partners door de projectverantwoordelijke bij de projectpartner(s)]
Artikel 2: Inhoudelijke uitvoering
De projectverantwoordelijke en projectpartners voeren het onderdeel onder hun verantwoordelijkheid uit conform de projectaanvraag, ook indien vooraf aan het afronden van dat projectonderdeel de projectsubsidie aan de betrokken projectpartner(s) volledig is uitgekeerd.
De projectpartners leveren op vraag van de projectverantwoordelijke input voor inhoudelijke voortgangs- en eindrapportages.
Artikel 3: Gedelegeerde verplichtingen
Naast de projectverantwoordelijke houden ook de projectpartners bij de uitvoering van hun projectactiviteiten rekening met de verantwoordelijkheden die volgen uit het ‘Programmareglement voor de uitvoering van het Interreg-Programma Vlaanderen-Nederland 2021-2027’. Daarbij verdienen de navolgende verplichtingen expliciet de aandacht van de projectverantwoordelijke en de projectpartners:
Verplichtingen aangaande voorlichting en communicatie, zoals vastgelegd in bijlage IX van EU-verordening 2021/1060 en artikel 36 van EU-uitvoeringsverordening 2021/1059;
Verplichtingen aangaande aanbesteding en gunning, conform de aanbestedingsregels van de Belgische wet overheidsopdrachten of Nederlandse aanbestedingswet, en/of aangaande marktconformiteit;
Verplichtingen aangaande de projectadministratie, het voeren van een gescheiden projectboekhouding en de minimale bewaartermijn van de complete projectadministratie;
De verplichting om medewerking te verlenen aan evaluatieonderzoeken, audits en controles van het project door de programma-autoriteiten, de Europese Commissie en/of door hen aangewezen derden.
Artikel 4: Intellectuele eigendom
Intellectuele eigendom dat reeds voor het project bij één van de projectpartners bestaat (achtergrondkennis), is steeds beschermd.
Indien tijdens de projectuitvoering potentiële intellectuele eigendom ontstaat (voorgrondkennis), dan hoort dit toe aan alle projectpartners.
Artikel 5: Machtiging e-loket
De
projectpartners verzekeren dat alle medewerkers van hun organisatie
die toegang hebben tot het e-loket in het kader van het project,
gemachtigd zijn om hun organisatie hierin rechtsgeldig te
vertegenwoordigen.
Artikel 6: Garantieverklaring
De projectverantwoordelijke en projectpartners garanderen de nodige cofinanciering aanvullend op de projectsubsidie vanuit EFRO (voor zover deze wordt aangevraagd) en/of reeds toegezegde cofinanciering uit andere bronnen.
De projectverantwoordelijke en projectpartners garanderen dat de projectkosten slechts in één Europees project zijn opgenomen (Europese dubbelfinanciering is niet toegestaan) en niet voor meer dan 100% worden gefinancierd (geen overfinanciering).
Artikel 7: Verwerking Persoonsgegevens
Voor zover er persoonsgegevens verwerkt worden door de projectpartners, hebben de projectpartners de hoedanigheid van verwerker. Elke projectpartner gaat ermee akkoord en garandeert:
dat zij de persoonsgegevens van contactpersonen van de andere projectpartners en enige andere personen zal verwerken die zij ontvangt van één van de projectpartners, enkel voor het uitvoeren van het Project, voorwerp van deze Overeenkomst;
dat zij deze persoonsgegevens zal verwerken in overeenstemming met de instructies van de projectpartners;
dat alle documenten en overige materialen geleverd door een projectpartner aan een andere projectpartner waarin persoonsgegevens zijn vervat en alle gemaakte kopieën op elk moment de eigendom zullen zijn en als eigendom zullen worden beschouwd van eerste projectpartner;
dat zij alle vertrouwelijke persoonsgegevens zal bewaren en van haar werknemers en medewerkers, die op zelfstandige basis voor haar werken, evenals bestuurders, aangestelden en uitvoeringsagenten, zal eisen om te voldoen aan de verplichtingen onder deze Overeenkomst. Een projectpartner zal geen persoonsgegevens verspreiden aan enige derde partij zonder de voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de overige Partijen;
dat zij enkel toegang tot de persoonsgegevens zal verschaffen aan de personen die de toegang tot die gegevens nodig hebben voor de uitvoering van het Project;
dat zij redelijke gepaste technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen zal treffen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, vernietiging, onthulling, overdracht of ander onbehoorlijk gebruik, en dat ze de technische en organisatorische maatregelen, heeft geïmplementeerd en zal blijven implementeren om onbevoegde verwerking of onvrijwillig verlies of vernietiging van de persoonsgegevens te voorkomen;
dat de contactpersonen een recht van toegang en verbetering hebben m.b.t. hun gegevens; zij op verzoek van de projectpartner of enige derde, de persoonsgegevens wijzigen, corrigeren, verwijderen of aanvullen om deze gegevens nauwkeurig en volledig te houden;
dat zij projectpartners op de hoogte zal houden van klachten van derde partijen, of onderzoeken door de autoriteit voor de bescherming van de persoonsgegevens, die betrekking hebben op of mogelijk betrekking hebben op of verband houden met persoonsgegevens, verwerkt onder de Overeenkomst;
dat zij zal samenwerken met projectpartners om te reageren op vragen, klachten en claims van de autoriteit voor gegevensbescherming en in verband met de verwerking van persoonsgegevens.
Artikel 8: Bevestiging overige bepalingen projectaanvraag
Door het
ondertekenen bevestigen de projectverantwoordelijke en de
projectpartners dat:
de informatie in de projectaanvraag juist en volledig is;
de projectverantwoordelijke en de projectpartners, opgesomd in de samenwerkings-overeenkomst, de projectaanvraag hebben gelezen en hiermee volledig akkoord zijn;
de informatie uit de projectaanvraag gebruikt mag worden voor publicatie;
ze de relevante Europese en nationale wetgeving zullen naleven, in het bijzonder met betrekking tot cohesiebeleid, milieubescherming, gelijke kansen/anti-discriminatie, staatssteun en overheidsopdrachten;
ten aanzien van geen van hen een bevel tot terugvordering uitstaat ingevolge een besluit van de Europese Commissie waarbij eerdere steun onrechtmatig en onverenigbaar met de interne markt is verklaard;
geen van hen een onderneming in moeilijkheden is, overeenkomstig de definitie in artikel 2 lid 18 van de Algemene groepsvrijstellingsverordening;
de projectaanvraag geen activiteiten omvat die gekwalificeerd kunnen worden als een overbrenging van dezelfde of een vergelijkbare activiteit (of een deel daarvan) van een vestiging in de Europese Economische Ruimte (EER: EU-lidstaten, IJsland, Liechtenstein en Noorwegen) (initiële vestiging) naar de vestiging in een andere lidstaat van de EER waar de gesteunde investering plaatsvindt (gesteunde vestiging). Van een overbrenging is sprake indien het product of de dienst in de initiële en in de gesteunde vestiging ten minste ten dele voor dezelfde doeleinden dient en aan de vragen of behoeften van hetzelfde type afnemers voldoet en voor dezelfde of een vergelijkbare activiteit in een van de initiële vestigingen van de begunstigde in de EER banen verloren gaan;
de projectaanvraag geen activiteiten omvat die zouden neerkomen op een overdracht van een via een ander Europees project gesteunde productieactiviteit naar een locatie buiten de NUTS 2-regio waar ze steun ontving.
ze het ‘Programmareglement voor de uitvoering van het Interreg-Programma Vlaanderen-Nederland 2021-2027’ hebben gelezen en zich akkoord verklaren met de bepalingen hierin vervat.
Artikel 9: Slotbepalingen
Deze overeenkomst vangt aan op het moment van ondertekening en eindigt op het einde van het vijfde kalenderjaar volgend op het jaar waarin de beheerautoriteit de laatste betaling aan het project verricht.
Wijzigingen van deze overeenkomst kunnen slechts doorgevoerd worden indien alle partijen onderling en schriftelijk akkoord zijn.
Deze overeenkomst wordt beheerst door het [Belgisch/Nederlands] recht. Alle geschillen voortvloeiend uit deze overeenkomst vallen onder de bevoegdheid van de rechtbank in [plaats].
Deze overeenkomst werd opgemaakt in [aantal exemplaren] te [plaats]op [datum]
Voor
akkoord namens de partners:
[naam organisatie], [ondernemings-/KvK-nummer], gevestigd te [adres], vertegenwoordigd door [raad van bestuur, directiecomité,…], voor wie optreedt [naam persoon], [functie persoon],
[naam organisatie], [ondernemings-/KvK-nummer], gevestigd te [adres], vertegenwoordigd door [raad van bestuur, directiecomité,…], voor wie optreedt [naam persoon], [functie persoon],
• …
