Voor verzameling van activiteiten voor zover deze individueel < € 25.000
Voor verzameling van activiteiten voor zover deze individueel < € 25.000
I GEVRAAGD BESLUIT BETREFT
Algemene gegevens | |
Aanvraagnummer | 4000001424 |
Korte naam aanvraag | Beleidsondersteuning IGG-Hub in de DAM-regio |
Volledige naam aanvraag | Beleidsondersteunende kleine activiteiten voor uitvoer van de regionale IGG-hub in de DAM-regio |
Omschrijving aanvraag | De IGG-hub heeft een explorerende en aanjaagfunctie, waarbij uitwisseling van expertise middels korte missies of onderzoek van beperkte omvang geregeld gewenst is en vaak op korte termijn dient te worden gerealiseerd. Hiervoor is een verzamelfonds nodig met beperkte beheerslast en verantwoording achteraf, dat binnen de kaders van de ToR voor de regiohub en van dit bemo naar eigen inzicht kan worden ingezet om kleine activiteiten, die de beleidsdialoog in de regio op de nexus van energie, water en voedselzekerheid zullen versterken, uit te voeren. |
Budgethouder | IGG (‘trekkingsrechthouder’ Amman) |
Committering in euro | 100.000 |
Budgetplaats | 1702U03060002 (Duurzaam gebruik van natuurlijke hulpbronnen en Klimaat algemeen) |
Begindatum activiteit | 15 maart 2018 |
Einddatum activiteit | 30 juni 2020 |
Verantwoordelijk beleidsmedewerker | |
Correspondentietaal | Engels (en deels Nederlands) |
Alleen voor ODA activiteiten Voor toelichtingen op de OS beleidsgegevens wordt verwezen naar het OS gegevenswoordenboek. Alle vragen die in onderstaande tabel zijn gearceerd, geeft het OS- gegevenswoordenboek nadere toelichting. Voor overige toelichtingen wordt verwezen naar de alfabetische begrippenlijst en links naar het Rijksportaal. | |||
Hulpmodaliteit | Overige Hulp | ||
Donor rol | Single donor | ||
Technische assistentie | TA=0 0% van het activiteitbudget | ||
Land/regio begunstigde | WW | ||
Landen binnen de regio (indien van toepassing) | Jordanie, Libanon, Egypte, Palestijnse Gebieden, Irak | ||
Locatie binnen het land (zo specifiek mogelijk) | Choose an item. | Naam Locatie(s) | |
CRS Code | 41010 | ||
Beleidskenmerken gewicht ‘principal’ (geen minimum/ maximum aantal) | |||
Beleidskenmerken gewicht ‘significant’ (geen minimum/ maximum aantal) | MilBes; KlmAdp; KlmMit; GntWat; VdsZek | ||
II. BEOORDELING ACTIVITEIT
2.1 Bijdrage activiteiten aan beleidsdoelstellingen van BZ (beleidsrelevantie)
2,1,1 Algemeen
De budgethouder heeft een jaarplan opgesteld in het kader van de jaarplancyclus.
2.1.2 Beschrijving
De IGG Hub in de DAM-regio is een regionale functie, ingesteld naar aanleiding van de motie-Van Ojik (Kamerbrief Versterking Diplomatie, 10-11-2015; relevante passage: bijlage 1 ). De hub is gericht op aanpak van de negatieve gevolgen van klimaatverandering, als een van de root causes van instabiliteit en conflict in de regio. De focus van de hub ligt naast een regionale aanpak op de focuslanden Jordanië, Libanon en Irak en tevens Egypte en de Palestijnse Gebieden. De IGG Hub bouwt voort op bestaande NL interventies ten aanzien van klimaat, water, energie en voedsel; de hub zal nieuwe mogelijkheden voor samenwerking signaleren, op basis van een duidelijke vraag vanuit de regio. De IGG-hub heeft een explorerende en aanjaagfunctie, waardoor geregeld kleine activiteiten voor inzet van Nederlandse expertise of kennisuitwisseling met actoren uit de regio op korte termijn geboden is; een verzamelfonds kan in de financiering hiervan voorzien.
De activiteiten die worden voorzien voor financiering uit het verzamelfonds zijn:
o Organiseren van workshops en multistakerholders-gesprekken rondom de nexus in de DAM-regio;
o Korte inhuur van Nederlandse expertise en uitnodigen van internationale sprekers voor deelname aan seminars en workshops in de DAM-regio;
o Kennisuitwisseling van partners uit de regio door deelname aan seminars en workshops in of buiten de regio;
o Ontwikkelen van communicatiemiddelen.
2.1.3 Beoordeling
Geef de beoordeling van de beleidsrelevantie van de gezamenlijke activiteiten in onderstaande tabel.
Nr. | Beleidsrelevantie | JA |
2.1.1 | De gezamenlijke activiteiten sluiten aan bij een van de operationele doelstellingen van de MvT en daaraan gerelateerde beleidsnotitie. | JA |
Alleen voor budgethouders met een jaarplan | ||
2.1.2 | De gezamenlijke activiteiten sluiten aan bij het jaarplan | JA |
Alleen voor budgethouders met MJSP/ MIB | ||
2.1.3 | De gezamenlijke activiteiten sluiten aan bij de resultaatketen van het MIB/MJSP | JA |
TOELICHTING BIJ DE BEOORDELING Het verzamelfonds voor beleidsondersteuning IGG-Hub in de DAM-regio draagt bij aan Artikel 2: Duurzame ontwikkeling, voedselzekerheid en water. De IGG-Hub initieert samenwerking met partners in de regio op waterzekerheid en waterdiplomatie, duurzame voedselproductie en transitie naar hernieuwbare energie. | ||
2.2 Doelstellingen en resultaten
Rationale
Toewijzing van budget voor de IGG Hub in de DAM-regio om kleine activiteiten te financieren ter ondersteuning van uitvoering van de regionale functie. De IGG Hub heeft een explorerende en aanjaagfunctie, waarbij uitwisseling van expertise middels korte missies of onderzoek van beperkte omvang geregeld gewenst is en vaak op korte termijn dient te worden gerealiseerd. Een ondersteuningsfaciliteit kan hierin voorzien vanwege de beperkte beheerslast en snelle afhandeling. Geografische focus ligt op Jordanië, Libanon, de Palestijnse Gebieden, Egypte en Irak.
Het uitvoeren van activiteiten die leiden tot het versterken van het beleidsdialoog op de waterenergie-voedsel nexus, duurzaam beheer en gebruik van natuurlijke hulpbronnen en de energietransitie.
• Beoogde doelstellingen en resultaten (zoals benoemd in de ToR van de IGG-HUB):
o Nationale en cross-border samenwerking op de nexus water-energie-voedsel is versterkt: regionale uitwisseling van best practices, jaarlijkse Planetary Security/nexus bijeenkomst in de regio;
o De export van Nederlandse kennis naar de regio is gegroeid; Nederlandse kennis en kunde en eventueel fondsen worden ingezet voor duurzaam gebruik van natuurlijke hulpbronnen in de regio.
o De participatie van de lokale bevolking bij duurzaam beheer van water en energie en duurzame landbouw is versterkt;
o In 3-5 landen in het geografische werkgebied is (met het bestaande instrumentarium) een signature project opgezet op duurzaam beheer van energiebronnen en water, die als pilot kunnen dienen voor opschaling door anderen (EU, multilateraal, eventueel bilateraal).
• De activiteiten vinden plaats in de focuslanden Jordanië, Libanon en Irak en tevens Egypte en de Palestijnse Gebieden; daarnaast zet de IGG-Hub een aantal regionale activiteiten op.
2.3 Meerwaarde t.o.v. andere activiteiten
In het eerste jaar van de IGG-Hub (2016-2017) is de beheerslast van financiering van afzonderlijke activiteiten te omslachtig gebleken, waardoor de functie van de IGG-Hub minder effectief konden worden ingevuld. Dit zal worden ondervangen door een verzamelfonds voor bovengenoemde activiteiten waarvan de uitvoering en beheer is belegd bij de post/RSO.
III CONTEXTRISICO’S
Uit het verzamelfonds zullen voornamelijk werkelijk gemaakte kosten worden gedekt, op basis van facturen. Bij korte inhuur van experts worden de aanbestedingsregels van het Rijk gevolgd. Voor vergoeding van reis- en verblijfskosten worden de tarieven zoals vastgesteld door het Rijk gevolgd. De corruptierisico’s zijn daarom gering.
IV BEOORDELINGEN INDIVIDUELE ACTIVITEITEN
5,1 Beoordelingscriteria
De activiteiten dienen bij te dragen aan de hierboven genoemde doelstellingen van de IGG-Hub in de DAM-regio en de overige activiteiten van de IGG-Hub te ondersteunen (zie 2.2.). Het budget kan door de hub naar eigen inzichten worden ingezet (zie 1.2.1).
De activiteiten die worden voorzien voor financiering uit het verzamelfonds zijn:
o Organiseren van workshops en multistakerholdersgesprekken rondom de nexus in de DAM- regio;
o Korte inhuur van Nederlandse expertise en uitnodigen van internationale sprekers voor deelname aan seminars en workshops in de DAM-regio;
o Kennisuitwisseling van partners uit de regio door deelname aan seminars en workshops in of buiten de regio;
o Ontwikkelen van communicatiemiddelen
Uitgesloten van financiering uit dit fonds zijn:
- kosten gemaakt vóór de startdatum en na de einddatum van deze ToR.;
- kosten gemaakt voor aankoop, huur of leasen van bestaande gebouwen;
- kosten gemaakt voor aankoop, huur of leasen van land;
- kosten voor onderzoek en ontwikkeling (R&D);
- loonkosten van derden, met inbegrip van loonkosten van medewerkers in dienst bij lokale publieke partners;
- kosten gerelateerd aan de ‘reguliere’ operationele kosten (bijv. reis- en verblijfkosten BZ-ers komen ten laste van het bedrijfsvoeringsbudget van de post of directie).
Bij twijfel of kosten uit dit budget betaald kunnen worden zal de IGG Hub overleg plegen met IGG.
5.2 Minimum en/of maximumbedragen per activiteit
Niet van toepassing (het totaal van de deelactiviteiten moeten binnen de toegekende allocatie blijven).
5,3 Beoordelingsprocedure
Voor iedere deelactiviteit worden middelen uit de toegekende ODA-allocatie gereserveerd op basis van een uitvoeringsmemorandum (UMO, bijlage 3) dat door de post kan worden vastgesteld. Per deelactiviteit zal in het uitvoeringsmemo aangegeven moeten worden het instrumenttype, de wijze van vastlegging in SAP en betaalwijze (mijlpaalbetaling subsidie/bijdrage, declaratie kosten of factuur/betaalverzoek). Het kan zijn dat uit een deelactiviteit meerdere betalingsverplichtingen met verschillende leveranciers voortvloeien. Er hoeft geen UMO per leverancier worden opgesteld, het is wel zaak deze te specificeren in het UMO (en bankgegevens beschikbaar te stellen).
O.b.v. beslisboom juridische relatie (zie bijlage 2) wordt het instrumenttype en daarmee het contract’model’ bepaald: flitsmail/opdrachtbevestiging of ARVODI (opdracht), bijdrage- overeenkomst (BP buiten de EU), of subsidiebeschikking (BP binnen de EU);
De deelactiviteiten moeten passen binnen de doelstellingen zoals die zijn genoemd in het verzamelbemo, en moeten binnen de looptijd (lees voor 31 december 2019) zijn besteedt. Er is max. EUR 100.000 beschikbaar (verplichting- en kasbudget).
Monitoring, contractuele zaken en administratieve vastlegging
Het beheer van de allocatie is primair belegd bij de post (korte lijnen), waar nodig ondersteunt IGG/CU. Directeur FEZ heeft eind 2017 besloten dat voor contracten//bijdragen < EUR 25.000 (zonder contractuele rapportageverplichting)) verwerking op een ECC middelenbesteding is toegestaan. Deze procedure is (nog) niet beschikbaar in HBBZ.
In aanvulling op huidige regelgeving in het HBBZ en rekening houdend met de informatie die nodig is voor verwerking in het financiële systeem SAP, geldt als beheerregime voor de IGG-HUB:
- Alle contracten vanaf EUR 25.000 en de contracten < EUR 25.000 waarvoor een vooruitbetaling plaatsvindt + een contractuele rapportageverplichting is afgesproken, moeten als individuele toekenning worden vastgelegd in GM.
- Voor contracten < EUR 25.000 wordt in principe geen verantwoordingsinformatie gevraagd, tenzij risico-analyse in het uitvoeringsmemo daartoe aanleiding geeft. Als er substantiële risico’s zijn gesignaleerd, dient bij de uitvoerende organisatie verantwoordingsinformatie te worden opgevraagd ter onderbouwing dat de prestatie is geleverd (rapportage of andere bewijsstukken zoals fotoverslag, verslag in berichtenverkeer etc.). Betaling vindt in die gevallen in 2 tranches plaats: 80% na tekening van beschikking/contract en 20% na afloop o.b.v. de afrekening en de beoordeling van de rapportage.
- Voor kleinere bedragen kan de post ervoor kiezen een deel van uitgaven in ECC via een middelenbesteding te verwerken (in overleg met het FSO). De afweging is het karakter van de activiteiten en efficiëntie in het werk. Bijv. ingeval van tickets of organisatiekosten met nacalculatie is de kans groot dat de mijlpalen in SAP onder de individuele toekenning een paar keer moeten worden aangepast o.b.v. offerte en uiteindelijke factuur. De exacte toekenning is vooraf lastig te bepalen.
- Met het oog op de monitoring krijgen de deelactiviteiten een ID, bestaande uit het aanvraagnummer en een volgnummer (400001424-01). Bijv. het organiseren van een workshop bestaat uit meerdere uitgaven: door alle omschrijvingen in SAP en HPRM te beginnen met dit ‘40000001424-..’ ter facilitering van monitoring en interne controles.
- Jaarlijks wordt er een (kort) inhoudelijk en financieel verslag (tabel) opgesteld voor IGG en de interne monitoring (budgetbewaking), bestaande uit:
o Korte omschrijving activiteit
o Instrumenttype(s)
o Bereikte resultaten
o Budget voor deelactiviteit (vreemde valuta en EURO)
o Werkelijke uitgaven (vreemde valuta en EURO).
- Het boeken via een middelenbesteding levert wel een aantal spelregels op:
o Er wordt een middelenbesteding per instrumenttype (bv subsidie vs. opdracht) aangemaakt.
o Voor de betaalstop (begin december) moeten de uitgaven van dat jaar (per instrumenttype) zijn overgeboekt naar een toekenning (per instrumenttype) onder de aanvraag in GM. Dit is nodig voor een volledige verplichtingenstand en correcte begrotingsbelasting.
o De bewijsstukken (bemo, contracten, betalingen, rapporten) worden door de post in HPRM opgeslagen in een HGIS-activiteitendossier (cfm activiteitencyclus in map A-brondocumenten, F-betalingen, R-verantwoordingen en B-correspondentie/overig);
o Zodra alle uitgaven zijn verwerkt, maar voor de afsluiting van de administratie wordt het financieel verslag aan IGG-programma gestuurd, zodat IGG de verplichtingenstand e.d. kan nagaan en zo nodig correctieboekingen kan laten uitvoeren
- De bankgegevens moeten schriftelijk bevestigd zijn door de Business Partner om de transacties te kunnen verwerken in SAP (invoer toekenning, betalingen);