Het Agentschap Overheidspersoneel zoekt een
functiebeschrijving en selectiereglement
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Het Agentschap Overheidspersoneel zoekt een
Ondersteuner Informatiebeheer en ICT
Contractueel (bepaalde duur) Niveau: B
Rang: B1 Graad: deskundige
Met standplaats: Brussel – Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx: 342
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
1 DE VACATURE IN HET KORT
Werk jij graag binnen een ICT omgeving? Xxx je graag een aanspreekpunt voor jouw collega’s? Hou je ervan om informatie te verzamelen en deze behapbaar te maken binnen de organisatie? Xxx is deze vacature iets voor jou!
Als ondersteuner Informatiebeheer en ICT begeleid jij medewerkers en de hele organisatie naar een nieuwe manier van werken met Office 365. Je bent aanspreekpunt voor ICT-vragen en -problemen en je gaat aan de slag met de informatiehuishouding van de verschillende afdelingen in een organisatie brede context. Je werkt ook mee aan de uitbouw van de informatiearchitectuur. Dit doe je door procesgericht te werk te gaan. Daarnaast werk je mee aan het beleid rond informatiebeheer:
• Je werkt mee aan, onderhoudt en bewaakt het Informatiebeheersplan;
• Je archiveert zowel fysiek als digitaal (vernietigen versus bewaren);
• Je bewaakt mee de GDPR-wetgeving;
• Je staat in voor informatieveiligheid (dataclassificatie).
Daarbovenop denk je mee na over mogelijke opleidingen rond ICT en Informatiebeheer en communiceer je hierover naar de medewerkers.
2 FUNCTIECONTEXT
Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) ondersteunt de entiteiten van de Vlaamse overheid op het vlak van personeel en organisatieontwikkeling. Ze bouwt een HR-beleid uit voor de ganse Vlaamse overheid, volgt dit op en evalueert. Ze zorgt voor de verdere ontwikkeling van HR-professionals en sterk leiderschap binnen de Vlaamse overheid.
AgO biedt een gemeenschappelijke HR-dienstverlening aan met betrekking tot:
• personeelsadministratie,
• rekrutering en selectie,
• sociale dienst,
• personeelsregelgeving
• opleidingen.
Daarnaast verzorgt zij een digitale ondersteuning van HR (HR-data en HR-applicaties o.a. Vlimpers). Zij ondersteunt de HR-functie in de entiteit door:
• een klankbord te bieden - ook bij andere HR-professionals uit de Vlaamse overheid,
• samen te werken in projecten,
• gedeelde HR-instrumenten te ontsluiten.
Ze versterkt de Vlaamse overheid als diverse organisatie door middel van streefcijfers en verruiming van instroom.
Als medewerker informatiebeheer kom je terecht in het team ICT en informatiebeheer dat deel uitmaakt van de Overkoepelende en Ondersteunende Diensten. Deze diensten ondersteunen het Agentschap Overheidspersoneel in:
• het coördineren en het opvolgen van doelstellingen-, proces- en risicomanagement en monitoring in het kader van organisatiebeheersing
• het coördineren en uitvoeren van ondersteunende dienstverlening voor AgO op vlak van HR, financiën, informatiebeheer en ICT, communicatie, facility en overheidsopdrachten.
• het coördineren en uitvoeren van projecten rond beleid en dienstverlening
• het coördineren van klantenrelatiemanagement en verandermanagement
3 TAKENPAKKET
3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE
Diverse vakinhoudelijke activiteiten inherent aan de eigen specialisatie voorbereiden en uitvoeren volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten en procedures met als doel aan de bevoegde instanties of personen gespecialiseerde informatie, diensten en/of producten af te leveren.
De ondersteuner Informatiebeheer en ICT ondersteunt de Informatiebeheerder en ICT-functiehouder van AgO in zijn taken. Hij helpt het informatie- en ICT-beleid vorm te geven, en zorgt er mee voor dat het beleid toegepast en bewaakt wordt op organisatieniveau.
3.2 RESULTAATSGEBIEDEN
Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:
Resultaat | Voorbeelden van activiteiten |
Voorbereiding De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren met als doel er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. | - Inventariseren van de huidige informatiearchitectuur - Luisteren naar de informatiebehoeften van de gebruikers, teams en organisatie, en die inpassen in het beleid - Medewerkers, teams en de hele organisatie begeleiden naar een nieuwe manier van werken met Office 365 - Begeleiden van procesgericht denken en werken - Taakopvolging - Planning van projecten - … |
Uitvoering Diverse activiteiten inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren met als doel bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Context: Volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en veiligheidsvoorschriften. | - Opzetten van Sharepointsites - Uitwerken van toepassingen binnen Office 365 om de productiviteit te optimaliseren - Logistiek ICT-materiaal - ICT-problemen en -vragen oplossen - … |
Rapporteren Rapporteren over de eigen werkzaamheden en resultaten met als doel de leidinggevende/het team/zichzelf in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. | - Projectrapportering - Systeemrapportering - Rechtenrapportering - Taakrapportering - … |
Beheer van materiaal en/of gegevens Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal (grondstoffen en werktuigen) en/of analyseren van gegevens met als doel altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens. | - ICT-inventarisatie en -opvolging - Betere informatiedoorstroming en inzicht in de dienstverlening van het team door een goede taak- en projectrapportering - … |
Informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures met als doel er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Context: Vanuit de vakinhoudelijke specialisatie Binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden. | - Goed inzicht in informatiearchitectuur - Heldere, aan de gebruikers aangepaste communicatie over ICT en Informatiebeheer - … |
Kennis m.b.t. het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein met als doel via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. | - Sharepoint - Office 365 - Flow / Power Apps - Informatiebeheer - archivistiek - … |
4 PROFIEL
4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden:
1) Je hebt een bachelordiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxx00.
Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/
Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald of je hebt geen diploma behaald dat overeenstemt met het niveau van de functie (bijvoorbeeld omdat je in aanmerking komt op basis van een toegangsbewijs of ervaringsbewijs), moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen “artikel 7” bij Selor (xxx.xxxxx.xx).
2) Je hebt minimaal 1 jaar functierelevante ervaring in informatiebeheer en/of ICT.
Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde:
Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie.
Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over de hoger vermelde vereiste relevante werkervaring.
Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx, xxxxxx.xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx en 0475 64 03 18).
4.2 COMPETENTIES
Technische competenties
• Je hebt professionele kennis van en ervaring met Office 365 en SharePoint;
• Je hebt ervaring in projectmanagement.
Pluspunten
• Je hebt ervaring met werken in een ICT omgeving.
Persoonsgebonden competenties
• Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
• Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)
• Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1)
• Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)
• Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1)
• Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1)
• Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2)
Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx.
4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN
Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:
1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;
3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure.
Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Xxxx je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.
5 AANBOD
• Je krijgt een contract van bepaalde duur (1 jaar).
• Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
• Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.
• Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar , bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
• Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets wordt vergoed door de werkgever.
• Je kan je gratis aansluiten bij de hospitalisatieverzekering die door de werkgever voorzien wordt. Ook de leden van je gezin kunnen aan een voordelig tarief aansluiten.
• Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.
• Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2.372,59 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxx kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
• Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode.
• Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen
• Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later
toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit.
Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
6 SELECTIEPROCEDURE
6.1. MODULE 1: eerste screening
6.1.1. CV-screening op basis van formele deelnemingsvoorwaarden
Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.
Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.
De cv-screening vindt plaats in de week van 9 december (datum onder voorbehoud).
6.1.2. Voorselectie op basis van standaardvragenlijst
Door middel van een standaardvragenlijst beoordeelt een selectieverantwoordelijke en een afgevaardigde van de wervende entiteit je kandidatuur op volgende criteria:
• Eerste toetsing van je motivatie en verwachtingen
• Eerste toetsing van je inzicht in de functie
De beoordeling gebeurt in de week van 9 december (datum onder voorbehoud).
De voorselectie op basis van de standaardvragenlijst is eliminerend. Alleen wie minstens 50% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 6 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende module.
Bij gelijkheid van scores kunnen dat er meer zijn. Als een van de 6 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze voorselectie, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.).
6.2. MODULE 2: screening persoonsgebonden competenties
Door middel van een interview voorafgaand door een persoonlijkheidsvragenlijst worden volgende competenties bevraagd:
• Verantwoordelijkheid nemen (niveau 1)
• Samenwerken (niveau 1)
• Analyseren (niveau 1)
• Klantgerichtheid (niveau 1)
• Zorgvuldigheid (niveau 1)
• Plannen en organiseren (niveau 1)
Een selectieverantwoordelijke en een afgevaardigde van de wervende entiteit nemen deze screening af.
De persoonlijkheidsvragenlijst wordt vooraf (ongeveer een week voor het jurygesprek) via e-mail toegestuurd aan de kandidaten. Deze wordt online afgenomen.
Deze module vindt plaats in Brussel op 17 of 19 december (datum onder voorbehoud).
6.3. MODULE 3: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING
Op basis van een jurygesprek voorafgegaan door een case en een computergestuurde proef, beoordelen afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke volgende criteria:
• Je motivatie
• Je visie op en inzicht in de functie
• Je technische competenties
• Je bijkomende persoonsgebonden competentie:
o Communiceren (niveau 2)
• Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie
Deze module is eliminerend en vindt samen met module 2 plaats in Brussel op 17 of 19 december (datum onder voorbehoud).
De computergestuurde proef wordt op voorhand (ongeveer een week voor het jurygesprek) via e-mail toegestuurd aan de kandidaten. Deze wordt online afgenomen.
Op basis van het verkregen totaalbeeld (bij de resultaten van module 2 en 3) word je ‘geschikt’ of ‘niet geschikt’ bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature.
Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.
In het kader van redelijke aanpassingen kan afgeweken worden van de voorziene testen in het selectiereglement.
6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN
Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.
7 HOE KUN JE SOLLICITEREN?
Solliciteer ten laatste op 11 december 2019 via het online formulier op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Je sollicitatie moet in het Nederlands gebeuren om geldig te zijn en beoordeeld te kunnen worden.
Behaalde je je diploma na 2002 in een Vlaamse onderwijsinstelling, dan kijkt de selectieverantwoordelijke je diploma in de LED-databank na.
Behaalde je voor 2002 je diploma of solliciteer je op basis van een toegangsbewijs, voeg dan bij je sollicitatie een kopie.
Kan je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of telefonisch op T 02 553 01 08. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier dan via mail naar xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Xxxxxxxxx 00 xxx 00, 0000 Xxxxxxx.
Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als je het online sollicitatieformulier ten laatste op de uiterste sollicitatiedatum hebt ingevuld (zo nodig met een kopie van je diploma/toegangsbewijs/attest). Voor papieren sollicitaties geldt de datum van de poststempel als bewijs.
8 VRAGEN
Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Xxxxxxx Xxxxxxxxx
Informatiebeheerder en ICT-functiehouder xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
0493 31 75 30
Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met:
Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx selectieverantwoordelijke xxxxxx.xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx 0475 64 03 18
Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
9 FEEDBACK
Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind december 2019.
Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar xxxxxx.xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx met vermelding van het vacaturenummer 342.
10 RESERVE EN GELDIGHEID
Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve zonder rangschikking aangelegd voor de functie van Ondersteuner Informatiebeheer en ICT bij Agentschap Overheidspersoneel, die bestaat uit de lijst van geschikten.
Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Ondersteuner Informatiebeheer en ICT. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen.
De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.
Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve.
Het is evident dat eenmaal je in dienst treedt, je niet langer tot de reserve behoort.