AANVRAAGFORMULIER VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN op de openbare weg (met of
AANVRAAGFORMULIER VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN op de openbare weg (met of
zonder lening van materiaal) of buiten de openbare weg met lening van materiaal
AANDACHTIG LEZEN
Dit formulier volledig invullen, ondertekenen en weer opsturen naar de gemeente Elsene – 1ste Directie – Cel Evenementen (CE) – Xxxxxxxxxxxxxxx 000 - 0000 Xxxxxxx - Fax 02/000.00.00 – e-mail: xxxxxx@xxxxxx.xxxxxxxx binnen de volgende termijnen:
Evenementen | Minimumtermijn (in werkdagen) |
Lening van materiaal zonder bezetting van de openbare weg | 30 dagen |
Bezetting van de openbare weg ZONDER lening van materiaal | 20 dagen |
Bezetting van openbare wegen voor outdoorfotografie (opname film) | 15 dagen |
Bezetting van de openbare weg MET lening van materiaal | 30 dagen |
Grote evenementen en/of op de "Esplanade Solidarnosc 1980" | 65 dagen |
• Uw activiteit vereist misschien niet om alle rubrieken in te vullen => Gelieve u dan te beperken tot de rubrieken die van toepassing zijn voor uw evenement.
• De volgende documenten moeten aan dit formulier worden bijgevoegd:
🞎 De statuten van de vennootschap /vereniging / organisator …;
🞎 Een plan op schaal van de locatie met beschrijving van de plaatsing van de installaties, de veiligheidsapparatuur, de toegangswegen, de verkeerswegen, de plaats van het afvalophaalpunt, de sanitaire ruimten, de inrichting van de tenten en podiums … ;
🞎 Plannen en reisweg van de stoeten, tochten, wedstrijden, rally's ...;
🞎 Plannen omtrent de veiligheid, mobiliteit, communicatie, netheid,…;
🞎 Foto's en/of schetsen van de technische en artistieke installaties;
🞎 Specifieke verzekeringsattesten;
• De aanvragen voor toelating betreffende de auteursrechten worden door de organisatoren ingediend, die de kosten met betrekking tot deze rechten ten laste nemen.
• De documenten voor DBDMH worden ten minste 6 weken vóór het evenement bij de Cel Evenementen van de gemeente Elsene ingediend. Ze zullen de documenten na behandeling opsturen aan de DBDMH;
• Afhankelijk van de beschikbaarheid en onder bepaalde voorwaarden, kan de gemeente tenten, tafels, stoelen, nadarafsluitingen aan een organisator uitlenen. Wij verwijzen u graag naar punt 5 van dit formulier. Xxxxxxx ook contact op nemen met de CE voor meer informatie (02/515 67 72 – 67 73).
• In geval dat het college een kosteloze tussenkomst van de gemeente zou aanvaarden, zouden deze interventies als subsidies in niet-specie worden beschouwd en zouden deze dan onderhevig zijn aan het reglement betreffende de subsidies.
• Het materiaal geleverd aan de verschillende organisaties moet in goede staat teruggebracht worden. Als we beschadigingen zouden vastellen of dat het materiaal niet als "goede vader" gebruikt is geweest, of verloren is, zijn wij verplicht om de herstellingen of vervangingen in rekening te brengen.
• De reglementen van kracht worden strikt toegepast.
• In geval van annulering van het evenement, moet de organisator de CE zo vlug mogelijk verwittigen.
• In geval van annulering van de aanvraag voor lening van materiaal, moet de organisator de CE zo vlug mogelijk verwittigen en in ieder geval ten minste 7 werkdagen voor de voorziene datum van het evenement. Zo niet, zal een vergoeding worden aangerekend.
Het indienen van dit formulier is geen garantie op de toestemming om het evenement te laten doorgaan.
Bij overmacht, en op basis van een gedetailleerd proces-verbaal, kan elk evenement op de openbare weg worden geannuleerd, zelfs op het laatste moment. Geen wijziging van het verzoek van een evenement kan 5 werkdagen voor de datum van het evenement worden gemaakt.
1/ Samengevat:
Datum(s) van het evenement | |
Plaats(en) van het evenement | |
Naam van het evenement |
2/ Gegevens van de organisator:
Naam van de organisator | |
Bedrijfsnaam BTW Nr | |
Adres – Facturatie adres | |
Telefoonnummer/faxnummer | |
Contactpersoon | |
Naam, voornaam en functie van de persoon (personen) die bevoegd is (zijn) om de documenten te ondertekenen, in overeenstemming met de statuten van het bedrijf |
3/ Beschrijving van het evenement:
Samenvatting van het evenement met volgende gegevens : -Adres van het evenement -Type van het evenement -Uren van het evenement -Aantal mensen verwacht -Publiciteit gegeven aan het evenement (Internet/sociale netwerken…) - Gepland muzieken animaties -Verkoop van dranken/eten -Andere nuttige details | |
Type van het evenement | Evenement/feest |
Commercieel/reclamestunt | |
Sensibilisering/informatie | |
Braderie/rommelmarkt Aantal plaatsen : | |
Wijkfeest/Burgerstraten | |
Andere: | |
Geplande animatie | Orkest/zangkoor/… |
Clowns | |
Miniconcert/muzikale podiums/… | |
Kermisreizigers | |
Marskramers | |
Eten/drinken | |
Andere: | |
Verkoop te vermelden | Eten/dranken Andere : |
Beschrijving |
Reden/Doelstellingen | |
Evalutie van het aantal deelnemers | |
Soort publiek | Gezinnen – Kinderen – Tieners – Volwassen – Senioren – Andere: ……………. |
Toegang | Vrij – Betalend |
Verwachte belangrijke persoonlijkheden | Aantal: Wie: |
4/ Bezetting van de plek:
Datum(s) en aanvangsuren | Datum(s) en einduren | |
Monteren | ||
Tests/repetities | ||
Evenementen : als meerderedagen, dag-tot-dag gegevens | ||
Afbreken | ||
Schoonmaak |
5/ Infrastructuur en nodige materiaal voor de organisatie van het evenement:
Installaties soorten/materiaal | Aantal | Afmetigen | Beschrijving (gewicht, capaciteit, vermogen, ….) | Private leverancier | Aan de gemeente Elsene gevraagd |
Podiumelementen (2m²) | |||||
Mobiele tribune (8x5, oftewel 55m²) | |||||
Niet-overdekt podium | |||||
Loge/kleedkamer | |||||
Rij banken | |||||
Regietoren | |||||
Kraampje | |||||
Kleine tenten (3x3) | |||||
middelgrote tenten (6x3) | |||||
Grote tent(en) | |||||
Kleine tafels (1,20m) | |||||
Grote tafels (2,20m) | |||||
Plooistoelen | |||||
Nadarafsluitingen andere dan die van de gemeente om de straat te sluiten | |||||
Crashhekken | |||||
Herashekken | |||||
Generator/stroomgenerator | |||||
Elektrisch bord | |||||
Verlengsnoeren | |||||
Geluidssysteem | |||||
Verlichtingsysteem | |||||
Zwanenhals | |||||
Schermen | |||||
Omgevingslichten | |||||
Vaantjes/spandoeken | |||||
Ander reclamemateriaal | |||||
Belichtingsstructuur |
Versieringen | |||||
Vlaggenstokken | |||||
Zonneschermen | |||||
Mobiele sanitaire installaties | |||||
Opblaasbare structuren | |||||
Barbecuestands | |||||
Vuurpot | |||||
Verkeersbord | |||||
Faciliteiten voor ontvangst van pers, VIP's, personen met een handicap ... | |||||
Ander materiaal Te verduidelijken |
!!! Elke aanvraag voor materiaal moet ten minste 30 werkdagen voor de voorziene datum van het evenement bij de gemeente gebeuren en mag in geen enkel geval veranderd worden na deze termijn.
6/ Veiligheid
Beschrijving van de veiligheidsvoorziening | Specifieke plekken | Tijdschema | Inlichtingen over de verantwoordelijken, contactsysteem, evacuatieplan |
Interne bewakingsdienst | |||
Eerstehulppost | |||
Bewaking* | |||
Andere voorzieningen |
*Xxxx bewakingsfirma moet erkend zijn door het Ministerie van de Binnenlandse Zaken.
7/ Transport – mobiliteit – verkeer
Exacte locaties | Duur | Motivatie | |
Parkeerverbod** | |||
Wegomlegging | |||
Afsluiting van straten | |||
Omlegging van het openbaar vervoer *-** | |||
Voorbehouden parkeerplaatsen** | |||
Stoet (geplande reisweg) |
Vervoermiddelen van de deelnemers | |||
Andere middelen |
*De aanvraag zal bij de MIVB en/of De Lijn door de organistor moeten gebeuren. De kosten zijn ten laste van de organisator.
** Behalve uitdrukkelijke afwijking hiervan, zijn de kosten ten laste van de organisator.
8/ Tussenkomst van de reinigingsdiensten
Omschrijving | Tijdschema | |
Wegmarkeringen | ||
Bewegwijzering | ||
Andere tussenkomsten |
9/ Water
Watervoorziening | Exacte locaties | Datums en uren | Motivatie |
De organisator zal zelf een officiële aanvraag indienen bij Vivaqua (Keizerinlaan 17-19– 0000 Xxxxxxx – Tél.: x00 0 000 00 00 – Fax.: + 00 0 000 00 00 - xxxx@xxxxxxx.xx).
10/ Elektriciteit
Levering van elektriciteit | Exacte locaties | Datums en uren voor de terbeschikkingstelling | Vermogen, stroomsterkte |
Afsluiting van openbare verlichting | Exacte locaties | Datums en uren | Motivatie |
Terbeschikkingstelling van een elektricien tijdens het evenement | Ja/Nee | Datums en uren van de terbeschikkingstelling | !!! de kosten zullen ten laste zijn van de aanvrager |
▪ Aangezien niet alle wegen voorzien zijn van gemeentelijke elektrische aansluitingen, zal de organisator, in sommige gevallen, zelf een aanvraag moeten doen voor de plaatsing en de opening van een tijdelijke elektriciteitsmeter bij Sibelga (Émile Jacqmainlaan 96– 0000 Xxxxxxx - 02 274 40 44).
▪ In geval van aansluiting van apparatuur met een klein vermogen zou de aansluiting bij een handelaar kunnen worden gevraagd.
11/ Netheid
Type voorziening | Aantal | Datums en uren | Exacte locaties |
Elke deelnemer of organisator is eraan verbonden de plaatsen en nabije omgeving proper te houden en er geen afval achter te laten.
Niettemin is een deel van de Elsense wegen regionaal, waar de Netheidsdienst van de gemeente niet mag tussenkomen.
Indien uw betoging op zulke locaties plaatsvindt, zal het schoonmaken ervan enkel gebeuren als u contract heeft opgenomen met de Gewestelijke Dienst voor Netheid (GDN) of met de partner van uw keuze. De kosten daarvoor zullen ten laste zijn van de organisator.
Net Brussel – Xxxxxxxxxxxxxxx, 00 - 0000 Xxxxxxx Tel: 0000- 000 00 Fax 02/ 000 00 00
Gewestelijke wegen: Brouwerijstraat – Brugmannlaan - Congolaan – Kroonlaan (tussen het Blyckaertsplein en de Generaal Jacqueslaan) – Zwanenstraat – Defacqzstraat – Sterreplein – Flageyplein – Arnaud Fraiteurlaan (tussen de Triomflaan en de Generaal Thysstraat, kruispunt ter hoogte van de Generaal Thysstraat inbegrepen) – Generaal Jacqueslaan – Mouterijstraat – Graystraat – Idaliestraat – Louizalaan – Louizaplein – Luxemburgplein – Luxemburgstraat – Maelbeecklaan – Marnixlaan – Pleinlaan – Guldenvlieslaan Trierstraat (tussen het Luxemburgplein en de Idaliestraat) – Triomflaan – Troonstraat – Vleurgatsesteenweg – Waterloosesteenweg – Waversesteenweg.
12/ Reclame – Communicatie (belastingreglement).
Soort reclame/communicatie | Exacte locaties | Datum en uur | Gedetailleerde Beschrijving |
Spandoek (visueel te laten geworden) | |||
Audiomededelingen | |||
Affiches/flyers(formaat/aantal voorzien) | |||
Uitdelen van ballonnen | |||
Uitdelen van promomateriaal | |||
Muziekuitzending | |||
Andere |
13/ Vuurwerk en activiteiten met vuur
Exacte locaties | Tijdschema (monteren en afbreken inbegrepen) | Technische beschrijving, contact vuurwerkmaker, … |
Naast het advies van de DBDMH, waarvoor de aanvraag minimum 6 weken vóór de datum van het evenement via de CE moet worden ingediend, moet de organisator ook een aanvraag doen bij de Directoraat-generaal Xxxxxxxxxx. De formulieren zijn beschikbaar op aanvraag bij de CE.
14/ Loslaten van ballonnen
Exacte locaties | Tijdschema | Aantal | Motivatie |
De organisator zal een aanvraag moeten doen bij de Directoraat-generaal Xxxxxxxxxx. Formulier beschikbaar op aanvraag bij de CE.
15/ Sanitair
Exacte locaties | Tijdschema | Beschrijving, aantal, leverancier |
16/ Versterkt geluid
Exacte locaties | Tijdschema | Geraamd geluidsniveau / verzoek derogatie ja-nee |
Besluit van de regering van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest van 21 februari 2018 tot vaststelling van de voorwaarden voor het uitzenden van versterkt geluid in voor het publiek toegankelijke instellingen - xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxxxxx- brussel/versterkt-geluid-0
Door ondertekening, verklaart de organisator dat de informatie en de ingediende documenten ter ondersteuning van deze aanvraag juist, volledig en up-to-date zijn.
Opmerkingen: