De in ‘t Veen Group heeft moraal, fatsoen, eerlijkheid en vakkundigheid hoog in het vaandel staan.
De in ‘t Veen Group heeft moraal, fatsoen, eerlijkheid en vakkundigheid hoog in het vaandel staan.
Deze bedrijfsprincipes zijn tot nu toe een onlosmakelijk bestanddeel van onze in ‘t Veen organisatie- waarden en dus een voorbeeld voor al onze handelingen.
De visie op ondernemen zoals het MT (Management Team) van de in ’t Veen organisatie deze ziet, is gebaseerd op vertrouwen, gezamenlijke waarden, normen, gedragsregels en doelen, en onderschrijft deze zoals in deze gedragscode (Code of Conduct) zijn vastgelegd. Hiermee geven wij invulling aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO).
De normen en waarden binnen onze organisatie moeten herkenbaar zijn in de wijze waarop wij onze dienstverlening dagelijks uitvoeren, zowel extern naar onze klanten, partners, leverancier en andere stakeholders als ook intern naar onze collega’s.
Deze waarden vormen tevens de basis voor onze betrouwbaarheid. Hierop is dan ook ons motto gebaseerd, namelijk het leveren „Zichtbare en aantoonbare kwaliteit“ bij alles wat wij doen.
Wij zijn er stellig van overtuigd dat de in ‘t Veen organisatie-waarden ook in de toekomst de basis zullen zijn voor de voorzetting van ons succes.
Omdat wij ons verbonden hebben aan deze bedrijfsprincipes, hebben wij jaren geleden al regels en procedures in ons bedrijf ingevoerd die garanderen dat wij kunnen voldoen aan al deze hoge, aan onszelf gestelde eisen.
Deze regels en procedures worden steeds bijgewerkt en aangepast aan de op dat moment actuele en wettelijke eisen. Zij kunnen door alle medewerkers onder andere in het IMS bekeken worden.
De in ’t Veen Group groeit jaarlijks. Zij heeft nu een omvang bereikt die ons aanleiding gegeven heeft om samen met de bedrijfsleiding van de operationele bedrijven de bestaande organisatie-waarden opnieuw te controleren.
Het Compliance Committee heeft de taak zowel de lopende aanpassingen en de bewerking van deze regels als ook de volledige invoering ervan in de toekomst te garanderen.
Met het Compliance Committee bevestigt de directie en het MT de duidelijke uitspraak, dat het handelen volgens de in ‘t Veen organisatie-waarden altijd de opgave en verantwoording is van iedere medewerker. Wij verwachten dan ook van alle medewerkers dat zij de Code kennen, daar naar handelen en verantwoordelijk zijn dat de gedragsnormen worden opgevolgd.
Wij gaan er daarbij van uit, dat onze leidinggevenden deze waarden naleven en communiceren; zij zijn gelijktijdig bij vragen hieromtrent de eerste contactpersoon voor de medewerkers.
In dit verband wijzen wij er nog eens nadrukkelijk op dat onder andere delicten zoals corruptie en omkoping in gelijke mate in zowel het nationale als ook in het internationale handelsverkeer strafbaar zijn volgens zowel het Nederlandse recht als het strafrecht van de meeste andere landen.
Wij zijn ons bewust van onze verplichting te handelen naar de belangen van de landen waarin wij actief zijn.
Wij houden ons aan alle wet- en regelgeving en respecteren de wettelijke gewoonten van deze landen. Het is ons doel overal waar wij actief zijn ons te gedragen als een voorbeeld.
Iedere medewerker, die in strijd hiermee handelt, stelt zichzelf niet alleen bloot aan een enorm risico op strafrechtelijke vervolging, maar schaadt ook de belangen en de goede naam van de in ‘t Veen organisatie.
Als directie en MT tolereren wij daarom bij de in ‘t Veen organisatie geen enkele vorm van omkoping, corruptie, kartelafspraken, discriminatie of andere overtredingen tegen onze principiële waarden.
Rotterdam-Europoort, 10 Juni 2021
Inhoudsopgave
1. Inleiding en principeverklaring 4
2. Samenwerking met klanten, leveranciers en andere zakenpartners _ 5
2.1 Eerlijke concurrentie _ 5
2.1.1 Afspraken, kartels en afzien van concurrentie 5
2.1.2 Corruptie en omkoping 5
2.1.2.1 Aanbieden en verlenen van gunsten 5
2.1.2.2 Vragen en aannemen van gunsten 6
2.1.2.3 Donaties en sponsoring 6
2.1.3 Nieuwe kennis en bedrijfsgeheimen _ 7
2.2 Keuze van leveranciers en dienstverleners 7
3. Leidinggevenden bij de in ’t Veen organisatie 8
3.1 Leiderschap en vertrouwen _ 8
3.2 Tolerantie en gelijkheid van kansen 8
3.3 Redelijke arbeidsvoorwaarden 8
3.4 Voorkomen van belangenconflicten 9
3.4.1 Nevenactiviteit 9
3.4.2 Partijpolitieke activiteiten 9
3.5 Bescherming van de vermogenswaarden _ 9
3.6 Due diligence 9
3.7 Omgang met informatie 10
3.7.1 Geheimhouding _ 10
3.7.2 Gegevensbescherming en informatiebeveiliging 10
3.7.3 Correcte rapportage 10
3.8 Arbeidsveiligheid, gezondheid, milieubescherming en duurzaamheid 10
3.9 Kwaliteit 11
4. Toepassen van de Gedragscode 12
4.2 Advies 12
4.3 Klachten en aanwijzingen 12
4.4 Uitvoeringsbepalingen 12
1. Inleiding en principeverklaring
Het vertrouwen van onze klanten, eigenaren, medewerkers en de buitenwereld in onze onderneming hangt in belangrijke mate af van het gedrag van elke individuele medewerker.
De basis voor dit vertrouwen is de constante inachtneming van het recht en de wet evenals van alle interne regels binnen onze onderneming (Compliance).
De in ‘t Veen organisatie is zich bewust van haar verantwoordelijkheid en handelt daarnaar.
Wij erkennen de medeverantwoordelijkheid van de onderneming en onze medewerkers voor het algemeen belang.
Daarom vat de in ‘t Veen organisatie met deze Gedragscode de belangrijkste, voor alle medewerkers van de in ‘t Veen organisatie geldende, dwingende normen samen en zet zo de sinds lange tijd door de in ‘t Veen organisatie uitgeoefende cultuur van eerlijkheid en fatsoen voort.
Tegelijkertijd geeft de in ‘t Veen organisatie met deze Gedragscode iedere medewerker een leidraad die hem bij zijn eigen handelingen moet ondersteunen om in het belang van de onderneming te handelen.
Deze eigen verantwoordelijkheid is zowel een recht als een plicht. Iedere afzonderlijke medewerker is er binnen zijn werkgebied verantwoordelijk voor dat zijn gedrag altijd voldoet aan de in deze Gedragscode beschreven regels.
Van onze leidinggevenden eisen wij op basis van hun voorbeeldfunctie dat zij deze regels niet alleen bespreken, maar er zelf naar leven en van hun medewerkers correcte naleving eisen.
Onze leidinggevenden zijn de eerste contactpersonen voor hun medewerkers voor alle vragen die verband houden met deze Gedragscode.
Deze Gedragscode en de daarin staande normen zijn een onderdeel van ons Integraal Management Systeem (IMS) welke het doel heeft de in ‘t Veen organisatie, maar ook elke medewerker, te beschermen.
Deze richtlijn geeft een minimum standaard van waarden en gebruiken.
Voor zover de in ‘t Veen organisatie naast deze Gedragscode aparte bedrijfsrichtlijnen uitgevaardigd heeft, blijven deze als uitvoeringsbepalingen naast deze Gedragscode van toepassing.
De actuele bedrijfsrichtlijnen kunnen bekeken en geprint worden via M-Files „Handboek IMS“.
Jaarlijks wordt getoetst of de organisatie zich houdt aan de afspraken zoals vastgelegd in deze gedragscode. Deze toetsing wordt vastgelegd in de jaarlijkse directiebeoordeling oftewel management review.
Deze Gedragscode is geldig voor alle medewerkers van de in ‘t Veen Group ondernemingen. De in ‘t Veen organisatie verwacht echter ook de naleving van deze Gedragscode van alle andere mensen die in het bedrijf werkzaam zijn zoals bijvoorbeeld stagiaires, adviseurs, inleenkrachten, aannemers en dergelijke.
Wanneer deze Gedragscode niet wordt nageleefd kunnen er disciplinaire maatregelen volgen.
2. Samenwerking met klanten, leveranciers en andere zakenpartners
Onze klanten, leveranciers en andere zakenpartners verwachten kwaliteit van onze producten en dienstverleningen. Daarnaast verwachten onze klanten in de samenwerking een hoge professionaliteit en absolute integriteit. Daarom staan correctheid, eerlijkheid en transparantie hoog in het vaandel bij elke vorm van communicatie en bij alle contractuele relaties.
In de dagelijkse omgang met leveranciers, klanten en ook concurrenten zal de in ’t Veen organisatie haar relaties behandelen en hiermee communiceren op basis van integriteit.
Dit komt tot uiting door geen oneerlijke of misleidende activiteiten uit te voeren, geen uitspraken te doen over producten of diensten van een concurrent als zulke uitspraken niet gegrond of noodzakelijk zijn, aan alle leveranciers duidelijk maken wat wij van hen verwachten en dat zij de principes van onze Gedragscode onderschrijven.
2.1 Eerlijke concurrentie
De in ‘t Veen organisatie houdt zich aan de regels voor eerlijke concurrentie en ondersteunt alle pogingen voor het nationale en het internationale handhaven van een vrije markt en open concurrentie. De in ‘t Veen organisatie ziet daarom af van elke opdracht die alleen verkregen kan worden door het overtreden van de geldende wetten.
2.1.1 Afspraken, kartels en afzien van concurrentie
Elke medewerker is verplicht zich aan de Mededingingswetgeving te houden. Daarom is het verboden formele of informele afspraken met concurrenten te maken die een ongeoorloofde belemmering van de concurrentie tot doel hebben of bewerkstelligen.
Hetzelfde geldt voor stilzwijgende, bewust afgesproken handelswijzen. Ongeoorloofd zijn, gezien het bovenstaande, afspraken tussen concurrenten, in het bijzonder gebieds- of
klantenverdelingen evenals afspraken en het geven van informatie betreffende prijzen.
Voor zover de in ‘t Veen organisatie een sterke marktpositie heeft, mag deze niet
in strijd met het recht uitgebuit worden. Alle beoogde overeenkomsten met concurrenten moeten vooraf ter controle en goedkeuring voorgelegd worden aan het MT. Is het MT van mening dat de desbetreffende overeenkomst niet gesloten kan worden, dan mag er geen overeenkomst worden aangegaan.
2.1.2 Corruptie en omkoping
De in ‘t Veen organisatie tolereert geen enkele vorm van corruptie of omkoping.
Alle zakelijke activiteiten moeten gedragen worden door een eerlijk en verantwoordelijk denken en handelen.
2.1.2.1 Aanbieden en verlenen van gunsten
Met het oog op de concurrentie vertrouwen wij op de kwaliteit en het prestatievermogen van onze producten en dienstverleningen.
Daarom zijn alle overeenkomsten of bijkomende afspraken, die betrekking hebben op het direct of indirect verlenen van gunsten ten voordele van individuele personen of organisaties in verband met de bemiddeling, het verschaffen, toestaan, leveren, afhandelen of betalen van opdrachten verboden.
Dit betreft in het bijzonder alle overeenkomsten met zakenpartners, hun medewerkers of ambtenaren, maar ook met overige derden.
Hetzelfde geldt voor gunsten in verband met overheidsprocedures.
Dergelijke ontoelaatbare gunsten kunnen bestaan uit geldelijke of materiële schenkingen. Het verlenen van gunsten aan een persoon zal ook dan ontoelaatbaar zijn indien deze gunst slechts indirect aan een persoon wordt verleend; Een dergelijke indirecte gunst kan bijvoorbeeld zijn een prestatie aan een familielid of prestaties (bijv. donaties) aan overige derden, van wie deze persoon een gunst ontvangt.
Geschenken en uitnodigingen zijn slechts toegestaan indien zij zo berekend zijn dat zij op grond van hun waarde, financiële karakter of in ieder ander opzicht de handelingen of beslissingen van de ontvanger niet ontoelaatbaar beïnvloeden of de ontvanger ervan afhankelijk maken.
Bij uitnodigingen voor evenementen moet er bovendien op gelet worden dat het evenement hetzij in deze branche gebruikelijk is of een duidelijk zakelijk karakter heeft. Vooral voor ambtenaren moeten strenge maatstaven gelden. Geschenken in geld zijn in ieder geval verboden.
Vergoedingen in de vorm van provisies of dergelijke die aan derden, in het bijzonder vertegenwoordigers, makelaars, adviseurs of andere bemiddelaars, betaald worden, moeten in een redelijke en bewijsbare verhouding staan tot hun activiteit.
Deze vergoedingen moeten zo berekend worden dat niet aangenomen kan worden dat zij gebruikt worden ter omzeiling van de bovenstaande regelingen voor het verlenen van ontoelaatbare gunsten.
Overeenkomsten met vertegenwoordigers, makelaars, adviseurs en andere bemiddelaars, inclusief alle wijzigingen achteraf, moeten volledig op schrift gezet worden en moeten de contractspartner verplichten de bovengenoemde principes altijd in acht te nemen en geen omkopingen te doen. Deze overeenkomsten hebben voor het sluiten ervan de toestemming nodig van het MT van de in ‘t Veen organisatie.
2.1.2.2 Vragen en aannemen van gunsten
Geschenken van zakenpartners zijn in beperkte mate gebruikelijk, maar kunnen de goede naam van onze onderneming schaden of leiden tot belangenconflicten. Daarom is het onze
medewerkers niet toegestaan persoonlijke gunsten, bijv. reizen, dienstverleningen, ongepaste uitnodigingen voor zichzelf, of voor personen of instellingen in hun directe omgeving te vragen of aan te nemen. Uitzonderingen zijn bijvoorbeeld gelegenheidsgeschenken van geringe waarde.
Bij twijfel dienen medewerkers dit direct aan het MT van de in ’t Veen organisatie te melden. Het MT kan alsnog beslissen de schenking goed te keuren.
Geschenken in geld van welke aard dan ook zijn principieel niet toegestaan.
Een overtreffend aanbod van geschenken of gunsten dat niet overeenstemt met het bovengenoemde moet afgeslagen worden en aan het MT worden medegedeeld. Voor het overige gelden de bovenstaande onder 2.1.2.1 genoemde regels.
2.1.2.3 Donaties en sponsoring
De in ‘t Veen organisatie wordt door verschillende organisaties en instellingen benaderd voor een donatie. Donaties worden slechts gegeven, indien de ontvanger en de toepassing bekend zijn en alléén het in standhouden van een goed doel beogen.
Tevens dient de te doneren organisatie door de Belastingdienst te zijn aangewezen als Algemeen Nut Beogende Instelling. (ANBI)
Betalingen op particuliere rekeningen zijn niet toegestaan.
Aan organisaties die de reputatie kunnen schaden worden geen donaties gegeven.
Bij het geven van donaties moet verder worden vastgesteld of de bovengenoemde onder 2.1.2.1. en
2.1.2.2 genoemde regels in acht genomen zijn; dit geldt in het bijzonder voor donaties die worden gegeven gedurende de looptijd van een opdracht of voor donaties die verband houden met het onderwerp van de opdracht.
Donaties aan politieke partijen zijn niet toegestaan.
Bij sponsoring moet er op gelet worden dat er een redelijke verhouding bestaat tussen de ondersteuning en de overeengekomen tegenprestatie. Hiervan dient een schriftelijke onderbouwing door het MT te worden goedgekeurd.
2.1.3 Nieuwe kennis en bedrijfsgeheimen
Geen van de medewerkers mag nieuwe kennis of bedrijfsgeheimen in welke vorm dan ook aan derden doorgeven.
Iedere medewerker dient door derden gevestigde octrooien te respecteren. Geen van de medewerkers mag zich onbevoegd toegang verschaffen tot geheimen van derden of deze gebruiken.
2.2 Keuze van leveranciers en dienstverleners
De in ‘t Veen organisatie toetst alle aanbiedingen van haar leveranciers eerlijk en onbevooroordeeld.
De controle, de beslissing, het verstrekken en de afhandeling van een opdracht moeten gebaseerd worden op strikt zakelijke criteria en moeten op een transparante wijze uitgevoerd worden. Een ontoelaatbare begunstiging of belemmering van leveranciers is principieel verboden.
3. Leidinggevenden bij de in ’t Veen organisatie
Productiviteit en menselijkheid gaan hand in hand met het garanderen van een blijvend succes van de onderneming.
Het economische succes van de in ‘t Veen organisatie kan alleen gegarandeerd worden door en met medewerking van al onze medewerkers binnen alle afdelingen.
3.1 Leiderschap en vertrouwen
Iedere medewerker is verplicht deze Gedragscode na te leven, waarbij vooral onze leidinggevenden en voorbeeldfunctie heeft.
De in ‘t Veen organisatie draagt een sfeer van vertrouwen uit waarin haar
leidinggevenden verantwoordelijk zijn voor het geven van voldoende steun om te voorkomen dat deze Gedragscode overtreden wordt.
3.2 Tolerantie en gelijkheid van kansen
De in ‘t Veen organisatie respecteert de fundamentele rechten van de mens in de hele wereld.
Als bedrijf dat in Europa actief is, werken wij samen met medewerkers en zakenpartners van verschillende nationaliteiten, culturen en denkwijzen.
Wij dulden geen ongelijke behandeling (discriminatie), intimidatie of enige vorm van kleineren en conformeren ons aan Artikel 1 van de Nederlandse Grondwet die stelt dat allen die zich in Nederland bevinden, in gelijke gevallen worden gelijk behandeld. Discriminatie wegens godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht of op welke grond dan ook, is niet toegestaan. In het bijzonder tolereren wij geen benadeling op basis van etnische afkomst, geslacht, religie, politieke gezindheid, of seksuele geaardheid.
Bijdragen aan mens en maatschappij
De in ’t Veen organisatie vindt het belangrijk bij te dragen aan de samenleving en moedigt werknemers aan deel te nemen aan activiteiten die opbouwend zijn voor mens en maatschappij.
Respect voor diversiteit van medewerkers
Mensen verschillen in talenten, aanleg en karakter en juist deze verschillen zorgen voor een team waarin elke medewerker een constructieve bijdrage kan leveren aan de dienstverlening.
De in ’t Veen organisatie moedigt elke werknemer aan om zich te blijven ontwikkelen, als voorbeeld te dienen voor een ander en in de samenwerking altijd te streven naar een succesvolle werkrelatie. Daarnaast draagt de in ’t Veen organisatie zorg voor een goede leercultuur en een prettige sfeer van eerlijke en open communicatie en respect voor elkaar.
3.3 Redelijke arbeidsvoorwaarden
De in ‘t Veen organisatie biedt haar medewerkers een marktconform salaris en billijke arbeidsvoorwaarden die voldoen aan alle wettelijke vereisten.
De werknemers hebben het recht om zich te organiseren.
Medewerkers hebben altijd de verplichte minimum leeftijd en dit wordt bij aanwerving gecontroleerd, dit geldt ook voor tijdelijke werknemers.
3.4 Voorkomen van belangenconflicten
Voor de in ‘t Veen organisatie is het belangrijk dat haar medewerkers niet in belangen-
of loyaliteitsconflicten komen bij de uitvoering van hun werk. Zulke conflicten kunnen bijvoorbeeld ontstaan bij zakelijke transacties tussen de onderneming en medewerkers of leden van hun familie. Dergelijke zakelijke transacties moeten in ieder geval vooraf met het MT besproken worden.
De in ’t Veen organisatie heeft een eenvoudig beleid aangaande conflicterende belangen van medewerkers: concurreer niet met de werkzaamheden van de in ’t Veen organisatie en zorg ervoor dat alle acties namens onze bedrijven nooit worden beïnvloed, of lijken te worden beïnvloed door, eigen persoonlijke belangen.
3.4.1 Nevenactiviteit
Het aannemen van een nevenactiviteit tegen vergoeding moet vooraf schriftelijk goedgekeurd worden door het MT.
In het geval van directieleden geschiedt de schriftelijke goedkeuring door de houder van de prioriteitsaandelen.
3.4.2 Partijpolitieke activiteiten
De in ‘t Veen organisatie doet niet mee aan partijpolitieke activiteiten.
Medewerkers zullen echter in geen geval er van weerhouden worden in hun vrije tijd, op gepaste wijze, deel te nemen aan politieke activiteiten. Wij verwelkomen uitdrukkelijk het engagement van onze medewerkers in het maatschappelijk leven en de deelname aan charitatieve en sociale activiteiten. Medewerkers, die zich engageren op dit gebied, doen dit als privépersonen. Dit moet gebeuren op een zodanige manier dat belangenconflicten met betrekking tot hun werk in ieder geval uitgesloten zijn.
3.5 Bescherming van de vermogenswaarden
De in ‘t Veen organisatie eist van haar medewerkers dat zij de materiële en immateriële vermogenswaarden van het bedrijf beschermen. Tot deze vermogenswaarden behoren onder andere onroerende goederen, bedrijfsmiddelen en magazijnvoorraden, waardepapieren en contanten, kantoorinrichtingen en kantoorbenodigdheden, informatiesystemen, software en knowhow.
Van diefstal, fraude, geld witwassen en intimiderend wangedrag wordt aangifte gedaan.
Alle machines en apparatuur mogen alleen gebruikt worden voor werk gerelateerde doeleinden, voor zover het particuliere gebruik niet uitdrukkelijk toegestaan wordt.
Bij gebruik van het internet moet er op gelet worden dat er in geen geval informatie opgeroepen en doorgegeven wordt die oproept tot rassenhaat, de verheerlijking van geweld of andere feiten die een aanstootgevende inhoud hebben.
3.6 Due diligence
In geval van faillissement, overnames, zal de in ’t Veen organisatie steeds een due diligence onderzoek uitvoeren en/of toestaan. Een due diligence onderzoek richt zich op het vaststellen van de juistheid van informatie, het in beeld krijgen van risico’s en kansen van de over te nemen organisatie.
3.7 Omgang met informatie
Wij verwachten dat medewerkers vertrouwelijk omgaan met bedrijfsinformatie.
3.7.1 Geheimhouding
Voor interne aangelegenheden, die niet openbaar gemaakt worden, geldt een geheimhoudingsverplichting. Dit geldt ook voor uitvindingen en andere knowhow.
Deze elementen zijn mede de basis voor een duurzaam succes en de garantie voor de toekomst van de in ‘t Veen organisatie. Daarom mag geen van de medewerkers nieuw opgedane kennis of bedrijfsgeheimen in welke vorm dan ook aan derden doorgeven. Dit geldt ook na het beëindigen van de arbeidsovereenkomst.
3.7.2 Gegevensbescherming en informatiebeveiliging
De wereldwijde elektronische uitwisseling van informatie is een belangrijke voorwaarde voor de effectiviteit van de medewerkers en voor het bedrijfssucces in het algemeen.
De voordelen van elektronische communicatie gaan echter gepaard met risico’s voor de gegevensbescherming en de beveiliging van gegevens.
Officiële documenten en gegevensdragers moeten daarom altijd beschermd worden tegen toegang van derden.
De effectieve voorzorgsmaatregelen tegen deze risico’s zijn zowel de taak van het MT als van iedereen afzonderlijk en een belangrijk onderdeel van het IT-Management.
3.7.3 Correcte rapportage
Medewerkers zijn zowel bij de interne als de externe rapportage verplicht tot waarheidsgetrouwe uitspraken in woord en geschrift. Elke manipulatie van de inhoud is verboden.
Onze boekhouding dient alle componenten van transacties te vermelden en dient ook alle standaarden voor open en eerlijke presentatie van de feiten te weerspiegelen.
3.8 Arbeidsveiligheid, gezondheid, milieubescherming en duurzaamheid
De bescherming van lijf en leden, de gezondheid van alle medewerkers en een verantwoordelijke omgang met grondstoffen en schadelijke- en gevaarlijke stoffen zijn voor de in ‘t Veen organisatie een vanzelfsprekendheid.
Het is de taak van alle medewerkers te trachten om gevaarlijke situaties voor mensen op de werkplek te voorkomen, het milieu te ontzien en spaarzaam om te gaan met grondstoffen.
Bij de ontwikkeling en totstandkoming van onze producten en dienstverlening oriënteren wij ons op het principe van de duurzaamheid voor het milieu.
Om te leren van onze fouten of gevaarlijke situaties op het gebied van kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu en deze in de toekomst te voorkomen, maakt de organisatie gebruik van een afwijkingen-, incidenten- en ongevallenregistratiesysteem.
Op alle niveaus binnen onze organisatie worden afwijkingen-, incidenten- en ongevallen gemeld en vastgelegd. Hierbij wordt, samen met de QHSE manager, gekeken naar oorzaak en gevolg. Vervolgens
wordt in overleg met de belanghebbenden en het MT bepaald welke acties en- of maatregelen genomen dienen te worden om de gemelde situatie op te heffen dan wel te voorkomen.
De in ’t Veen organisatie streeft ernaar een veilige en gezonde werkomgeving te bieden aan alle medewerkers, klanten, bezoekers, partners en leveranciers. Het is de verantwoordelijkheid van elke werknemer om het beleid en de procedures van het bedrijf betreffende gezondheid en veiligheid na te leven. De in ’t Veen organisatie biedt haar medewerkers een collectieve zorgverzekering aan waarbij de werkgever de kosten van aanvullende verzekeringen voor haar rekening neemt.
De in ’t Veen organisatie wil verantwoordelijk met het milieu omspringen. Wij streven er continu naar de schadelijke effecten van onze werkzaamheden op het milieu te minimaliseren met methoden die sociaal verantwoord, indien mogelijk wetenschappelijk onderbouwd en economisch verstandig zijn.
3.9 Kwaliteit
Het marktsucces van onze producten en dienstverleningen is onlosmakelijk verbonden met de kwaliteit ervan.
Ons motto „het leveren van zichtbare en aantoonbare kwaliteit“ stelt hoge eisen aan alle medewerkers met betrekking tot creativiteit, talent en zorgvuldigheid en laat klanten en derden zien dat wij hoge standaards naleven.
Opzettelijk en bewust roekeloos gedrag, dat een vermindering van onze kwaliteit en persoonlijke veiligheid tot gevolg heeft, dulden wij niet.
4. Toepassen van de Gedragscode
De in ‘t Veen organisatie heeft een Compliance Committee opgericht. Haar taak is het om te waken over de realisatie en handhaving van de Gedragscode.
MT-leden en de QHSE manager zijn als Compliance afgevaardigden ook de contactpersonen op afdelingsniveau en belast met de toepassing van de Gedragscode.
4.2 Advies
De in ‘t Veen organisatie stelt de medewerkers adequate informatie ter beschikking die hen zal helpen bij het voorkomen van overtredingen van deze Gedragscode.
Dit impliceert met name ook trainingen over speciale onderwerpen en op geselecteerde risicogebieden. Indien er desondanks vragen resteren, kan iedere medewerker deze stellen aan diens leidinggevende of de QHSE manager.
4.3 Klachten en aanwijzingen
Iedere medewerker heeft de mogelijkheid en het recht om overtredingen van de Gedragscode of eventuele verdachte gevallen aan de directie van de in ‘t Veen organisatie te rapporteren.
Contact persoon hiervoor is, naar keuze van de medewerker, zijn direct leidinggevende , de binnen de organisatie aangewezen vertrouwenspersoon of de QHSE manager.
Een medewerker die op basis van concrete aanwijzingen in goed vertrouwen tot de conclusie is gekomen dat er sprake is of zou kunnen zijn van een overtreding van de Gedragscode en van het recht gebruik wil maken om een dergelijke overtreding of verdenking aan de in ‘t Veen organisatie te rapporteren zal hiervan in geen geval nadelen in welke vorm dan ook ondervinden.
De in ‘t Veen organisatie zal in elk afzonderlijk geval, voor zover noodzakelijk, maatregelen treffen om de rapporterende medewerker te beschermen tegen dergelijke nadelen.
Voor zover mogelijk en wettelijk toegestaan zal de in ‘t Veen organisatie de identiteit van medewerkers, die een overtreding van de Gedragscode of een desbetreffende verdenking met inachtneming van deze gegevens gerapporteerd hebben, vertrouwelijk behandelen. Hetzelfde geldt voor de identiteit van medewerkers die meewerken aan het onderzoek naar de overtredingen van de Gedragscode of een desbetreffende verdenking hiervan.
4.4 Uitvoeringsbepalingen
De in ‘t Veen organisatie zal aanvullende regels opstellen met betrekking tot de uitvoering van deze Gedragscode daar waar nodig.
Hierin zullen o.a. vragen over de uitleg en goedkeuringsprocedures behandeld en beschreven worden.