Contract

V E R W E R K E R S O V E R E E N K O M S T

A. Algemeen

In deze verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:

1. Algemene voorwaarden: de Algemene voorwaarden van Verwerker, die onverkort van toepassing zijn op iedere afspraak tussen Verwerker en Verantwoordelijke en van welke Algemene voorwaarden deze verwerkersovereenkomst onlosmakelijk deel uitmaken.

2. Verwerker: Annonu, kantoorhoudende aan Xxxxxxxxxx 000 xx Xxxxxxx xxx xxx XXxxxx, eveneens Opdrachtnemer.

3. Gegevens: de persoonsgegevens zoals omschreven in Annex 1.

4. Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan verwerker opdracht heeft gegeven tot het verrichten van

Werkzaamheden, eveneens Verantwoordelijke.

5. Overeenkomst: elke afspraak tussen Opdrachtgever en Verwerker tot het verrichten van Werkzaamheden door Verwerker ten behoeve van de Opdrachtgever, conform het bepaalde in de opdrachtbevestiging.

6. Verantwoordelijke: de Opdrachtgever die als natuurlijk persoon of rechtspersoon aan de Verwerker opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden.

7. Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven, of die door Verwerker uit anderen hoofde worden verricht. Het voorgaande geldt in de ruimste zin van het woord en omvat in ieder geval de werkzaamheden zoals vermeld in de opdrachtbevestiging.

B. Toepasselijkheid verwerkersovereenkomst

1. Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op alle gegevens die in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst met Opdrachtgever door Verwerker worden verzameld voor Opdrachtgever, alsmede op alle uit de Overeenkomst voor Verwerker voortvloeiende Werkzaamheden en de in dat kader te verzamelen gegevens.

2. Verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de verwerking van de Gegevens betreffende bepaalde categorieën van betrokkenen, zoals omschreven in Annex 1.

3. Bij de uitvoering van de Overeenkomst verwerkt Verwerker bepaalde persoonsgegevens voor Verantwoordelijke.

4. Dit is verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 lid 3 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarin de rechten en verplichtingen ten aanzien van de verwerking van de persoonsgegevens schriftelijk is geregeld, waaronder ten aanzien van de beveiliging. Deze verwerkersovereenkomst is ten opzichte van Verantwoordelijke bindend voor Verwerker.

5. Deze verwerkersovereenkomst maakt, net als de Algemene voorwaarden van Verwerker, onderdeel uit van de Overeenkomst en alle toekomstige overeenkomsten tussen partijen.

3. De zeggenschap over de Gegevens komt nooit bij Verwerker te rusten.

4. De Verantwoordelijke kan additionele, schriftelijke instructies aan Verwerker geven vanwege aanpassingen of wijzigingen in de van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.

5. Verwerker verwerkt de Gegevens enkel in de Europese Economische Ruimte.

D. Geheimhouding

1. Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, verwerken de Gegevens slechts in opdracht van Verantwoordelijke, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.

2. Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit een taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

E. Geen verdere verstrekking

Verwerker zal de gegevens niet delen met of verstrekken aan derden, tenzij Verwerker daartoe voorafgaande, schriftelijke toestemming of opdracht heeft verkregen van Verantwoordelijke of op grond van dwingendrechtelijke regelgeving daartoe verplicht is. Indien Verwerker op grond van dwingendrechtelijke regelgeving verplicht is om de Gegevens te delen met of te verstrekken aan derden, dan zal Bewerker de Verantwoordelijke hierover schriftelijk informeren, tenzij dit niet is toegestaan onder de genoemde regelgeving.

F. Beveiligingsmaatregelen

1. Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van personen, treft Verwerker passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. De beveiligingsmaatregelen die thans zijn genomen, zijn in Annex 2 bepaald.

2. Verwerker zorgt voor maatregelen die er mede op gericht zijn onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

3. De Gegevens worden uitsluitend opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte.

C. Reikwijdte verwerkersovereenkomst

1. Met het geven van de opdracht tot het verrichten van

Werkzaamheden heeft Verantwoordelijke aan Verwerker de opdracht gegeven om de Gegevens te verwerken namens de Verantwoordelijke op de wijze zoals omschreven in Annex 1 in overeenstemming met de bepalingen van deze verwerkersovereenkomst.

2. Verwerker verwerkt de Xxxxxxxx uitsluitend in overeenstemming met deze verwerkersovereenkomst, met name met hetgeen is

opgenomen in Annex 1. Verwerker bevestigt de Gegevens niet voor andere doeleinden te verwerken.

Versie per 25 mei 2018

G. Toezicht op naleving

1. Verwerker zal Verantwoordelijke op diens verzoek en voor diens rekening inlichtingen verschaffen over de verwerking van de Gegevens door Verwerker of Sub-verwerkers. Verwerker zal de gevraagde inlichtingen zo snel mogelijk verstrekken, doch uiterlijk binnen vijf werkdagen.

2. Verantwoordelijke heeft eenmaal per jaar en voor eigen rekening het recht om een door Verantwoordelijke en Verwerker gezamenlijk aan te wijzen onafhankelijke derde een inspectie te laten uitvoeren om te verifiëren of Verwerker de verplichtingen onder de AVG en deze verwerkersovereenkomst nakomt. Verwerker zal daaraan alle redelijkerwijs noodzakelijke medewerking verlenen. Verwerker heeft het recht om haar kosten die gepaard gaan met de inspectie in rekening te brengen bij Verantwoordelijke.

3. Verwerker zal in het kader van haar verplichting onder lid 1 van dit artikel aan Verantwoordelijke dan wel een daartoe door Verantwoordelijke ingeschakelde derde in ieder geval:

-alle relevante inlichtingen en documenten verstrekken;

- toegang verlenen tot alle relevante gebouwen, informatiesystemen en Gegevens.

4. Verantwoordelijke en Verwerker zullen zo spoedig mogelijk na het gereedkomen van het rapport met elkaar in overleg treden om de eventuele risico’s en tekortkomingen te adresseren. Verwerker zal op kosten van Verantwoordelijke maatregelen nemen om de geconstateerde risico’s en tekortkomingen op een voor Verantwoordelijke acceptabel niveau te brengen respectievelijk op te heffen, tenzij partijen schriftelijk anders overeen zijn gekomen.

H. Datalek

1. Zo spoedig mogelijk nadat Xxxxxxxxx kennis neemt van een incident of datalek dat (mede) betrekking heeft of kan hebben op de Gegevens, stelt Verwerker Verantwoordelijke hiervan op de hoogte via de bij Verwerker bekende contactgegevens van Verantwoordelijke en zal Verwerker informatie verstrekken over: de aard van het incident of de datalek, de getroffen Gegevens, de vastgestelde en verwachte gevolgen van het incident of datalek op de Gegevens en de maatregelen die Verwerker heeft getroffen en zal treffen.

2. Verwerker zal Verantwoordelijke ondersteunen bij meldingen aan betrokkenen en/of autoriteiten.

I. Sub-verwerkers

1. Indien Verwerker voorafgaande (algemene) toestemming heeft om zijn verplichtingen uit te besteden aan derden, dan informeert Verwerker Verantwoordelijke over het voornemen de sub-verwerker in te schakelen. Verwerker geeft Verantwoordelijke een termijn van 7 werkdagen om bezwaar te maken tegen het inschakelen van de subverwerker. Verwerker zal de sub-verwerker pas inschakelen indien de termijn van 7 dagen is verstreken zonder dat Verantwoordelijke bezwaar heeft gemaakt, of indien Verantwoordelijke heeft aangegeven geen bezwaar te maken tegen het inschakelen van de sub-verwerker.

2. Indien Verwerker geen voorafgaande toestemming heeft om zijn verplichtingen uit te besteden aan derden, dan vraagt Xxxxxxxxx voorafgaande toestemming voor het inschakelen van de sub- verwerker.

3. Verwerker draagt er zorg voor dat de sub-verwerker is onderworpen aan deze verwerkersovereenkomst dan wel aan een sub-verwerkersovereenkomst die dezelfde plichten bevat als deze verwerkersovereenkomst.

J. Aansprakelijkheid

1. Verwerkingsverantwoordelijke staat er voor in dat de Verwerking van Gegevens op basis van deze Overeenkomst niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op de rechten van Betrokkene(n).

2. Verwerker is, overeenkomstig het bepaalde in artikel 79 AVG, aansprakelijk voor schade of nadeel voortvloeiende uit aan Verwerker toerekenbare schendingen van de wet- en regelgeving betreffende verwerking van Xxxxxxxx in het kader van zijn werkzaamheden onder deze Verwerkersovereenkomst en/of niet- nakoming door Verwerker van verplichtingen uit deze Verwerkersovereenkomst.

3. Verwerker is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het niet naleven van de AVG of andere wet-regelgeving door Verwerkingsverantwoordelijke.

4. Verwerkingsverantwoordelijke vrijwaart Verwerker ook voor aanspraken van op grond van zulke schade. De vrijwaring geldt niet alleen voor de schade die Derden hebben geleden (materieel maar ook immaterieel), maar ook voor de kosten die Verwerker in verband daarmee moeten maken, bijvoorbeeld in een eventuele juridische procedure, en de kosten van eventuele boetes die aan Verwerker worden opgelegd ten gevolge van het handelen van Verwerkingsverantwoordelijke

K. Medewerkingsplicht en rechten van betrokkenen

1. Verwerker zal Verantwoordelijke op verzoek medewerking verlenen in geval van een klacht, vraag of verzoek van een betrokkene, dan wel onderzoeken of inspecties door de Autoriteit Persoonsgegevens.

2. Verwerker zal Verantwoordelijke op diens verzoek en voor diens rekening bijstaan bij het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffect beoordeling.

3. Als Xxxxxxxxx rechtstreeks van een betrokkene een verzoek om inzage, correctie of verwijdering van zijn of haar Gegevens ontvangt, informeert Verwerker Verantwoordelijke binnen twee werkdagen over de ontvangst van het verzoek. Verwerker voert zo snel mogelijk alle instructies uit die Verantwoordelijke schriftelijk aan Verwerker geeft als gevolg van zodanig verzoek van betrokkene. Verwerker treft de noodzakelijke passende technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om te voldoen aan dergelijke instructies van Verantwoordelijke.

4. Indien instructies van Verantwoordelijke aan Verwerker strijd opleveren met enige wettelijke bepalingen omtrent gegevensbescherming, meldt Verwerker dit bij Verantwoordelijke.

L. Duur en beëindiging

1. Deze verwerkersovereenkomst is geldig zolang Verwerker de opdracht heeft van Verantwoordelijke om Xxxxxxxx te verwerken op grond van de Overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Verwerker. Zolang door Verwerker Werkzaamheden worden verricht ten behoeve van Verantwoordelijke is deze verwerkersovereenkomst op deze relatie van toepassing.

Versie per 25 mei 2018

2. Indien Verwerker na beëindiging van de Overeenkomst op grond van een wettelijke bewaarplicht bepaalde gegevens en/of documenten, computerdisks of andere gegevensdragers waarop of waarin zich Gegevens bevinden gedurende een wettelijke termijn moet bewaren, dan zal Bewerker zorgdragen voor de vernietiging van deze gegevens of documenten, computerdisks of andere gegevensdragers binnen 4 weken na beëindiging van de wettelijke bewaarplicht. Verwerker zal de Gegevens minimaal 7 jaar bewaren.

3. Bij beëindiging van de Overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Verwerker kan Verantwoordelijke aan Verwerker verzoeken om alle documenten, computerdisks en andere gegevensdragers, waarop of waarin zich gegevens bevinden, te retourneren aan Verantwoordelijke, voor rekening van Verantwoordelijke. In geval van retournering zal Verwerker de gegevens verstrekken in de vorm zoals bij Verwerker aanwezig. Voor zover de Gegevens zich in een computersysteem bevinden of in een andere vorm waardoor de Gegevens redelijkerwijs niet kunnen worden verstrekt aan Verantwoordelijke, zal Verwerker aan Verantwoordelijke een toegankelijke, leesbare kopie van de Gegevens verstrekken. Na het verstrijken van deze termijn zal Verwerker tot definitieve vernietiging van de Gegevens overgaan, tenzij Verwerker op grond van een wettelijke plicht gehouden is Gegevens op te slaan.

4. Onverlet hetgeen voor het overige in dit artikel L is bepaald, zal Bewerker na beëindiging van de Overeenkomst geen Gegevens houden noch gebruiken.

5. De wijze van vernietiging wordt vastgesteld in overleg met Verantwoordelijke. Na vernietiging verstrekt de Verwerker hiervan een schriftelijke bevestiging aan de Verantwoordelijke.

6. Onverlet hetgeen voor het overige in dit artikel L is bepaald, zal Verwerker na beëindiging van de Overeenkomst geen Gegevens houden noch gebruiken.

M. Nietigheid

Indien één of meerdere bepalingen uit deze verwerkersovereenkomst nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige voorwaarden volledig van toepassing. Indien enige bepaling van deze verwerkersovereenkomst niet rechtsgeldig is, zullen partijen over de inhoud van een nieuwe bepaling onderhandelen, welke bepaling de inhoud van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.

N. Toepasselijk recht en forumkeuze

1. Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.

2. Alle geschillen in verband met de verwerkersovereenkomst of de uitvoering daarvan worden voorgelegd aan de bevoegde rechter bij de rechtbank Rotterdam.

Annex 1 Gegevens, doeleinden en categorieën van betrokkenen

De Verantwoordelijke laat de Bewerker de volgende Gegevens door Bewerker verwerken in het kader van de opdracht, waaronder maar niet uitsluitend, kunnen vallen personeelsadministratie, loonadministratie, financiële verslaglegging:

(1) Naam (initialen, achternaam)

(2) Telefoonnummer

(3) E-mailadres

(4) Geboortedatum

(5) Woonplaats

(6) Gegevens ID-bewijs (in verband met de Wwft)

(7) Financiële gegevens, zowel zakelijk als privé

(8) NAW-gegevens en BSN van personeelsleden van Verantwoordelijke.

Doeleinden

De werkzaamheden waarvoor bovengenoemde Gegevens mogen worden verwerkt, uitsluitend indien noodzakelijk, zijn in ieder geval:

(1) De werkzaamheden, te beschouwen als de primaire dienstverlening, in het kader waarvan Xxxxxxxxxxxxxxxxx een opdracht heeft verstrekt aan Verwerker;

(2) het onderhoud, waaronder updates en releases van het door Xxxxxxxxx dan wel sub-verwerker aan Verantwoordelijke ter beschikking gestelde systeem;

(3) het gegevens- en technische beheer, ook door een sub- verwerker;

(4) de hosting, ook door een sub-verwerker.

Categorieën van betrokkenen

De gegevens die verwerkt worden betreffende volgende categorieën van betrokkenen:

(1) Klanten;

(2) Personeel van klanten;

(3) Prospects.

Annex 2 Beveiligingsmaatregelen Beveiligingsmaatregelen

De Verwerker heeft in ieder geval de volgende beveiligingsmaatregelen getroffen:

(1) Fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging, inclusief organisatorische controle;

(2) Inbraakalarm;

(3) Logische toegangscontrole met behulp van iets wat iemand weet (wachtwoord of pincode) met multifactor authenticatie;;

(4) Alle gebruikers, die toegang hebben tot de informatiesystemen waarmee de Persoonsgegevens worden verwerkt, zijn door middel van hun arbeidscontract gebonden aan een geheimhoudingsplicht;

(5) Intern protocol voor informatiebeveiliging en voorkomen datalekken;

(6) Additionele bescherming wordt toegepast bij de opslag van Persoonsgegevens op draagbare apparatuur en op verwijderbare media zoals usb-sticks;

(7) Backup- en herstelprocedures geïmplementeerd;

(8) Monitoring op de activiteiten op de systemen waarin Persoonsgegevens worden vastgelegd;

(9) Alle software, browsers, virusscanners en operating systems up- to-date worden gehouden en dat alle oplossingen voor beveiligingsmaatregelen die de leverancier van deze software, browsers, virusscanners en operating systems uitbrengt, tijdig installeert;

(10) Beveiliging van externe netwerkverbindingen via Secure Socket Layer (SSL) technologie.

(11) Sub-bewerkersovereenkomsten met derden

Versie per 25 mei 2018