VROM
VROM
Samenwerkingsovereenkomst Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten (BOT-mi) en Veiligheidsregio Zeeland
De inspecteur-generaal van de VROM-Inspectie van het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM), daartoe gemachtigd door de Xxxxxxxx xxx XXXX, xx xx xxxxxxxxx xxx xx Xxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxx;
Overwegende dat:
• het Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten (BOT-mi) een samenwerkingsverband op rijksniveau is, zonder rechtspersoonlijkheid met als doel ondersteuning te bieden aan rampenbestrijdings- en crisisbeheer- singsorganisaties bij het inschatten, voorkomen en beperken van schade- lijke gevolgen van (dreigende) ernstige milieu-ongevallen voor mens en milieu;
• de crisisbeheersing op regionaal niveau gestalte krijgt door de Veiligheidsregio: een samenwerkings- verband tussen de regionale brand- weer, de geneeskundige hulp bij onge- vallen en rampen, de politie in de vorm van een openbaar lichaam op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen;
• in 2005 het project ‘De Nieuwe BOT-mi Organisatie’ is afgerond dat invulling heeft gegeven aan de verde- re professionalisering en formalisering tussen de betrokken departementen, deskundigeninstituten en de klanten van het BOT-mi in de praktijk, namelijk het bevoegd gezag en de hulpverleningsinstanties in de regio;
• in dat kader behoefte bestaat aan een samenwerkingsprotocol tussen het BOT-mi en de veiligheidsregio betreffende de samenwerking ten tijde van (dreigende) incidenten met chemi- sche stoffen;
• dit samenwerkingsprotocol wordt aangegaan tussen enerzijds de Minister van VROM als systeemver- antwoordelijke voor de inrichting, werking en kwaliteitsborging van het BOT-mi, zoals vastgelegd in het Besluit Eenheid Planning en Advies Beleidsondersteunend Team milieu-
incidenten 7 december 2005, nr. VI/CM 2005199604, tot herziening van samenstelling, taken en bevoegd- heden van de Eenheid Planning en Advies Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten (Staatscourant 15
december 2005, nr. 244) en anderzijds de Veiligheidsregio.
Zijn overeengekomen dat:
het BOT-mi en de hierboven genoem- de veiligheidsregio de werkafspraken nader hebben vastgelegd in het bijge- voegde samenwerkingsprotocol.
Deze samenwerkingsafspraken treden in werking op de datum van onderte- kening door beide partijen en worden voor onbepaalde tijd aangegaan. Elke partij kan de overeenkomst, zonder opgaaf van redenen, met inachtne- ming van een opzegtermijn van één maand schriftelijk opzeggen.
Aanpassing van deze overeenkomst en van de bijbehorende bijlage kan plaatsvinden op ieder tijdstip, zodra partijen daaromtrent overeenstem- ming hebben bereikt. Namen, adres- sen en telefoonnummers van contact- personen worden te allen tijde geactualiseerd door de operationeel manager BOT-mi, na overleg met de veiligheidsregio. De zakelijke inhoud van deze overeenkomst wordt binnen zes weken na ondertekening gepubli- ceerd in de Staatscourant en geduren- de twee weken ter inzage gelegd bij het secretariaat van de afdeling crisis- management.
14 november 2007.
Namens de Minister van XXXX (het Beleidsondersteunend Team milieu- incidenten),
de inspecteur-generaal XXXX-Inspectie,
G.J.R. Wolters.
Namens de Veiligheidsregio Zeeland, de directeur,
F.J.G.M. Captijn MCDm.
Bijlage 1. Samenwerkingsprotocol tus- sen het BOT-mi en de Veiligheidsregio Zeeland (VRZ)
Opgesteld in samenwerking met:
X.X. xxx Xxxx RPE (VRZ- Brandweer)
X. Xxxxxxxx (VRZ-GHOR).
Doel van het samenwerkingsprotocol Het doel van dit protocol is het beschrijven, uitvoeren en bewaken van de wederzijdse afspraken tussen het BOT-mi en de regionale hulpver- leningsdiensten Zeeland betreffende de samenwerking ten tijde van (drei- gende) incidenten met chemische stof- fen met gevolgen voor het milieu en de volksgezondheid.
Het BOT-mi vindt zijn juridische grondslag in het Besluit Eenheid Planning en Advies Beleidsondersteunend Team milieu- incidenten van 7 december 2005
(Staatscourant 15 december 2005, nr.
244).
De missie van BOT-mi is beschreven in het Beleidsplan BOT-mi van 21 september 2005 en komt neer op het bevorderen van een optimale beoor- deling en behandeling van (dreigende) ongevallen en incidenten met gevol- gen voor het milieu en de volksge- zondheid. De werkwijze van het
BOT-mi is beschreven in het basis- plan incidentbestrijding. Dit maakt onderdeel uit van het Handboek BOT-mi. In het Handboek is voor iedere regio een samenwerkingsproto- col opgenomen.
Het is een dynamische en flexibele procedure die in wederzijds overleg, kan worden aangepast aan nieuwe inzichten, ontwikkelingen en ervarin- gen.
Meer informatie over het BOT-mi, zijn rollen, de organisatie en de werk- wijze kan worden verkregen uit het basisplan incidentbestrijding.
Melding door de veiligheidsregio
De veiligheidsregio meldt een incident aan het BOT-mi op het moment dat
de WVD stralingsdeskundige, of GAGS (bureau Gezondheid Milieu &
Methode Nummer of adres Back-up
Veiligheid) dat BOT-mi inzet gewenst | ||
is. De melding zal of direct via de | Telefoonnummer Alarmcentrale | 0118- 414444 0118-432400 |
hiervoor genoemde functionarissen | Fax Alarmcentrale | 0000-000000 |
lopen of via de alarmcentrale. De ver- | Fax Regionaal Operationeel | 0118-421119 |
antwoordelijke voor melding van een | Team (ROT) | |
incident aan BOT-mi is de WVD stra- lingsdeskundige of GAGS
Melding naar BOT-mi vanuit de regio zal primair plaatsvinden via:
• Het Meldpunt VROM (070 - 3832425).
Melding geschiedt in het algemeen als sprake is van GRIP 2 en gevaarlijke stoffen zijn betrokken.
Na de melding wordt de Dienstdoend Ambtenaar VROM (DDA) door het meldpunt gesemafoneerd. De DDA belt terug naar de melder voor verifi- catie van de melding, het verzamelen van relevante informatie en indien nodig, het vastleggen van vragen van de Regionale Hulpverleningsdiensten Zeeland aan BOT-mi.
Eerste contact door BOT-mi Wanneer BOT-mi zelf contact wil opnemen met de veiligheidsregio, bij- voorbeeld voor verificatie van een bericht, neemt de teamleider contact op met de WVD stralingsdeskundige (Brandweer) of GAGS(GHOR).
Specifieke vragen over de situatie ter plekke kunnen het beste aan de WVD deskundige worden gesteld omdat hij/zij vaak de beste contacten heeft met het veld.
Dit gebeurt via de Alarmcentrale (tel 0118 - 414444).
Contact met BOT-mi
Als het BOT-mi is geactiveerd, ver- loopt het contact met de regio exclu- sief tussen de BOT-mi teamleider en de:
• WVD stralingsdeskundige
• GAGS
De contactpersoon treedt op als con- tactpersoon voor alle betrokken (hulpverlenings)diensten binnen de veiligheidsregio.
De belangrijkste communicatiemidde- len en hun back-up zijn:
Alvorens informatie per fax of mail verzonden wordt dient dit vooraf tele- fonisch aan de contactpersoon aange- kondigd te worden.
E-mail ROT xxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Noodnet 11802 - FAX 11136
Contact met andere nationale instituten en organisaties
Voordat een incident aan BOT-mi is gemeld of BOT-mi geactiveerd is, werkt de veiligheidsregio vaak rechtstreeks samen met één of meerdere landelijke (BOT-mi) instituten. Deze samenwerking zal ook na de melding zoveel moge- lijk blijven bestaan.
Als BOT-mi volledig operationeel is verklaard, vindt advisering door het BOT-mi exclusief plaats door de teamleider. Echter wanneer gespecialiseerde responsteams van een van de instituten al in het incidentgebied actief zijn (bijv. de Milieu Ongevallen Dienst van het RIVM), houdt de regio rechtst- reeks contact met deze responsteams voor de uitwisseling van technische, ope- rationele informatie. Het betrokken responsteam stelt de informatie actief ook direct beschikbaar aan het BOT-mi.
Dit kan als volgt worden weergegeven:
Figuur: gegevensuitwisseling tussen BOT-mi en de veiligheidsregio
Informatie van de veiligheidsregio naar BOT-mi
BOT-mi kan de regio alleen ondersteunen als zij regelmatig actuele informatie ontvangt over de incidentsituatie.
Twee soorten informatie kunnen door de veiligheidsregio worden geleverd:
• Periodieke informatie (bijv sitraps)
• Aanvullende informatie (bijv, actuele ontwikkelingen, meetresultaten, stoffenlijsten, rampbestrijdingsplannen, etc).
Voor het verspreiden van deze informatie kan gebruik gemaakt worden van fax, telefoon en e-mail.
De telefoon, fax en e-mail gegevens staan in de kolom onder contact met BOT-MI.
Informatie van BOT-mi naar veilig- heidsregio
BOT-mi levert:
• (technische) informatie (meteogege- vens, meetresultaten en analyses);
• risico-analyses/-beoordelingen;
• verspreidings/model-berekeningen
• (medische) behandelingsadviezen
• (deel)adviezen
• Samengesteld advies.
Zodra sprake is van risico’s die een samengesteld advies vergen, is alleen de teamleider van het BOT-mi bevoegd om met de regio hierover te communiceren.
Een BOT-mi advies laat onverlet dat de verantwoordelijkheden en daarbij inbegrepen beslisbevoegdheden onver- anderd bij het bevoegd gezag blijven (conform de Wet rampen en zware ongevallen.
Een BOT-MI advies wordt eerst tele- fonisch en daarna schriftelijk aan de hulpverleningsdienst verstrekt.
Regio- of landsgrensoverstijgende inci- denten
Wanneer een regio wordt geconfron- teerd met een incident dat effecten heeft in een aangrenzende regio of land, wordt deze aangrenzende locatie van informatie, risicobeoordelingen en advies voorzien volgens de al bestaande structuur binnen de regio waaraan het BOT-mi adviseert.
Zodra het incident/effectgebied de regio overstijgt zal het BOT-mi, na overleg met de bronregio, ook de regio’s die door het effectgebied wor- den geraakt informeren en adviseren.
Afschalen en Nazorg
Wanneer het BOT-mi of de veilig- heidsregio besluit om de crisisma- nagementorganisatie af te schalen wordt eerst besloten, na overleg met de lokale contactpersoon, of verdere samenwerking noodzakelijk is in de nazorgfase en hoe deze vorm krijgt. De nazorgbehoefte en daarmee de rol van BOT-mi kan van incident tot incident sterk verschillen. De volgen- de opties zijn mogelijk:
a. Als er geen noodzaak is voor BOT-mi in de nazorgfase, deactiveert
het BOT-mi en werken de afzonderlij- ke BOT-mi instituten direct samen met hun aanspreekpunten in de vei- ligheidsregio
b. Als er wel een noodzaak is dan blijft BOT-mi tijdens de nazorgfase actief. De veiligheidsregio wijst een contactpersoon aan voor het BOT- mi. Dit kan een andere functionaris zijn dan in de repressiefase.
Evaluatie
Na afloop van het incident worden nadere afspraken gemaakt over de evaluatie van het incident tussen de contactpersoon vanuit de veiligheids- regio en de contactpersoon vanuit BOT-mi. BOT-mi voert bij iedere inzet een interne evaluatie uit.
Exemplaren van die evaluatie worden gestuurd naar de leidinggevende, ver- antwoordelijk voor de regionale xxx- luatie en in overleg met hem, naar het betrokken Bevoegd Xxxxx conform de Wrzo.
Daarnaast kan op basis van de resul- taten van de evaluatie door BOT-mi besloten worden dat een advies wordt gegeven richting één of meer van de in het risico- en veiligheidsbeleid betrokken actoren. Dit gebeurt na overleg met de betrokken regionaal contactpersoon in de veiligheidsregio.
ICT faciliteiten en gegevensuitwisseling Dit kan een onderdeel worden van de samenwerking en tussen het BOT-mi en een veiligheidsregio De eventuele afspraken tussen het BOT-mi en de regio zijn afhankelijk van het nog vast te stellen BOT-mi ICT- en infor- matie-uitwisselingsbeleid en binnen de regio aanwezige ICT.
Gebruik van informatie
Het BOT-mi heeft tot taak de deelne- mende departementen op verzoek of uit eigener beweging te voorzien van informatie met betrekking tot het BOT-mi advies met het oog op de bestrijding of beoordeling van inci- denten. Ook voor de deelnemende departementen geldt dat zij discreet met de informatie omgaan.
Indien de informatie in de respons- of nazorgfase buiten BOT-mi verband
moet worden aangewend, informeert het BOT-mi direct de veiligheidsregio hierover via de afgesproken kanalen. BOT-mi heeft geen rechtstreeks con- tact met de media. Risico- en crisis- communicatie blijft de verantwoorde- lijkheid van de regionale rampbestrijdingsorganisatie of de betrokken departementen.
Revisie
Jaarlijks of naar aanleiding van een incident worden deze afspraken geë- valueerd en eventueel bijgesteld. Het beheer van het samenwerkingsproto- col door BOT-mi valt onder de ver- antwoordelijkheid van de afdeling Crisismanagement van het Ministerie van VROM. Wijzigingen kunnen worden doorgegeven via xxxxxxxxxxxxXX@xxxxxxx.xx.
Begrippenlijst
AGS Adviseur Gevaarlijke
Stoffen
BOT-mi Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten
DDA Dienstdoend Ambtenaar VROM
GAGS Gezondheidskundig Adviseur Gevaarlijke stoffen
GRIP Gecoördineerde Regionale Incidentenbestrijdings Procedure
ICT Informatie Communicatie Technologie
MMK Medisch Milieukundige MOD Milieu Ongevallen Dienst MPL Meetplanleider
OT Operationeel Team RIVM Rijksinstituut voor
Volksgezondheid en Milieu ROGS Regionaal Officier
Gevaarlijke Stoffen SITRAP Situatierapport
VROM Ministerie van Volkshuis- vesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer
Wrzo Wet rampen en zware ongevallen
WVD Waarschuwings- en
Verkenningsdienst