RAADSVOORSTEL

RAADSVOORSTEL

*D1.004813*

D17.004813

DATUM 3 april 2017

AGENDAPUNT 3.05.

ONDERWERP Aanbesteding accountant

PORTEFEUILLEHOUDER X. xxx xx Xxx

PROGRAMMA / BELEIDSVELD

Dienstverlening en bestuur

ZAAKNUMMER ZK17000950

INLEIDING Het contract met onze huidige accountant (ingegaan in 2012) loopt af. Dit betekent dat we voor de jaarrekening 2017 en volgende, ons moeten buigen over de accountantsdiensten. De raad stelt de accountant aan. Het college bereidt de aanbesteding voor.

De accountant voert jaarlijks 2 controles uit, te weten:

1. de interimcontrole in oktober, gericht op de processen en interne controle en

2. de eindejaarscontrole in april na afsluiting van het dienstjaar.

Om tijdig een accountant te kunnen contracteren starten we nu de voorbereiding in de vorm van dit voorstel.

KADER Gemeentewet/Burgerlijk wetboek deel 2/Inkoop- en aanbestedingsbeleid Koggenland

VOORSTEL 1. De samenwerking met onze huidige accountant voort te zetten voor de jaren 2017 en 2018.

2. In te stemmen met de afwijking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van onze gemeente door in te stemmen met het volgen van een verkorte aanbestedingsprocedure.

3. De extra jaarlijkse kosten ad afgerond € 10.000 op te vangen binnen de post accountantscontrole.

ONDERBOUWING We zijn verplicht onze boeken te laten controleren door een onafhankelijke accountant. Ons huidige contract uit 2012 loopt af in 2017. De accountant is in dienst van de raad en wordt ook aangesteld door de raad. Het college bereidt de procedure voor. Om de reguliere controles niet te vertragen is het gewenst om vóór de zomervakantie een accountant gecontracteerd te hebben.

Na de tweede gunning aan Xxx Acon in 2012 heeft uw raad de wens uitgesproken om na afloop van deze tweede contractperiode uit zien naar een andere accountant. Dit is besproken in het presidium van 11 januari 2016. Naar onze mening zijn er echter redenen om nu nog niet van accountant te wisselen, vanwege de onderstaande argumenten;

- Er is momenteel een krapte op de markt van accountants voor met name de kleinere gemeenten, waardoor het lastig wordt een goede partij te contracteren;

- We zijn tevreden over deze accountant;

- de keuze voor een andere accountant kan in 2018 worden voorgelegd aan de nieuwe raad, waarbij tevens de samenwerking met de KOM-gemeenten op dit punt kan worden overwogen (de contracten van Opmeer en Medemblik lopen in 2018 af).

Bereid om contract te verlengen

Uit vooroverleg met de accountant is gebleken dat er bereidheid is om de controlewerkzaamheden in Koggenland voort te zetten. We krijgen wel te maken met hogere kosten voor de accountantscontrole maar de aanbieding is nog steeds concurrerend. Bij de vaststelling van de begroting van dit jaar is al gewezen op een mogelijke kostenstijging voor de accountantscontrole voor 2017 en volgende jaren. In de begroting 2017 e.v. is hier rekening mee gehouden waardoor de verhoging van de kosten geen effect heeft op de budgettaire ruimte.

De verhoging verklaart de accountant als volgt:

- in 2012 is er zeer scherp aangeboden door de accountant,

- de accountant heeft te maken heeft met een toename van de kosten als gevolg van een toename van de reviews en toezicht vanuit de AFM (autoriteit financiële markten) en SRA (samenwerkende registeraccountants), deze uren drukken op de uren van de wettelijke controleopdrachten,

- de krapte op de accountantsmarkt,

- toename van de werkzaamheden in verband met het sociale domein

Toelichting argumenten Tevreden over de accountant

De samenwerking met de huidige accountant (Ipa Acon) is goed. We zijn tevreden over de wijze waarop het kantoor de werkzaamheden uitvoert en ons adviseert. De lijnen zijn kort waardoor het mogelijk is om snel te schakelen en het overleg (o.a. sociaal domein) is goed. De accountant heeft een kritische houding en adviseert goed. De accountant kent onze administratie en vindt dus snel zijn weg tijdens de controles. De controles kunnen daardoor snel en toch degelijk worden uitgevoerd.

Ontwikkelingen sociaal domein

Bij de verlenging van het contract in 2012 heeft uw raad uitgesproken dat het na de tweede gunning aan Xxx Acon goed is om te wisselen van accountant. Sinds de decentralisatie van het sociale domein zijn er nog steeds zorgaanbieders die niet tijdig hun goedkeurende verklaringen kunnen overleggen waardoor er relatief veel tijd gaat zitten in de controle en afstemming, zowel door ons als de accountant. We verwachten dat de zorgaanbieders over twee jaar beter en tijdig kunnen voldoen aan hun administratieve verplichting. Een wisseling van accountant op dit moment zou kunnen leiden tot een extra inspanning van accountant én onze eigen organisatie. Daarom stellen wij u voor de samenwerking met de huidige accountant te continueren.

Krapte op de markt van accountants

De drie grootste accountantskantoren van het land, PWC, Deloitte en EY, schrappen op grote schaal gemeenten. Met name de gemeenten tot 100.000 inwoners worden hierdoor getroffen. Er zijn gemeenten die moeite hebben met het contracteren van een accountant. Hoewel middelgrote spelers in dit gat duiken blijkt dat deze kantoren aan het maximum van hun capaciteit zitten en daardoor niet in staat zijn alle gemeenten over te nemen.

Brief Minister Xxxxxxxx

In een brief aan de tweede kamer pleit minister Xxxxxxxx om bovengenoemd reden ervoor dat gemeenten de eisen aan de accountant moeten verlagen. Gemeenten zouden bij een aanbesteding voor de jaarrekeningcontrole niet meer moeten eisen dat accountantsorganisaties ervaring hebben met het controleren van gemeenten.

In de brief deelt de minister mede dat hij het voor kantoren makkelijker wil maken om toe te treden tot de gemeentelijke controlemarkt. De minister hoopt hiermee te voorkomen dat gemeenten op korte termijn geen accountant meer kunnen vinden. Gemeenten kunnen volgens de minister ook zelf een eigen accountantsdienst oprichten.

Alternatief

Een alternatief is het hanteren van de formele inkoop- en aanbestedingsprocedure met meerdere partijen waarbij er o.a. een programma van eisen wordt opgesteld, een selectiecommissie wordt ingesteld, selectiecriteria worden vastgesteld, meerdere offertes worden opgevraagd en beoordeeld, wegingscriteria worden vastgesteld.

Wij stellen u voor:

Om gelet op de genoemde argumenten in te stemmen met de verkorte aanbestedingsprocedure en de huidige accountant te contracteren voor 2 jaren (jaarrekening 2017 en 2018). De termijn van twee jaren is bewust gekozen om de nieuwe gemeenteraad (vanaf voorjaar 2018) in de gelegenheid te stellen een nieuwe afweging en keuze te laten maken.

FINANCIEN Op basis van de aanbieding nemen de kosten toe met € 10.000,- zodat de totaalkosten op

€ 29.500,- uitkomen. Deze kosten worden opgevangen binnen de post accountantscontrole, dit voorstel heeft geen gevolgen voor de budgettaire ruimte.

RISICO Een langdurige relatie met de accountant zou een risico van verwevenheid met de organisatie met zich kunnen brengen waardoor het oordeel van de accountant minder objectief zou kunnen worden. Echter dit blijkt niet uit de oordelen en rapporten van de accountant van de afgelopen jaren. Bovendien staat de accountant net als alle andere bureaus onder toezicht van de Autoriteit Financiële Markten (AFM).

COMMUNICATIE Geen.

VERVOLG Na besluitvorming zal overgegaan kunnen worden tot de uitvoering van dit besluit.

COMMUNICATIE Geen.

VERVOLG Na besluitvorming zal overgegaan kunnen worden tot de uitvoering van dit besluit.

Datum college: 14 maart 2017

Burgemeester en wethouders van Koggenland.