SGIV
Convenant
Samenwerkingsverband Gemeenschappelijke Informatievoorziening VTH
SGIV
Versie: 1.0
Datum: 12 december 2017 Status: Definitief
Dit Convenant ziet op de inrichting van het ‘Samenwerkingsverband Gemeenschappelijke Informatievoorziening VTH’, afgekort SGIV. Bevoegde Gezagen (zie artikel 1.1) en publiekrechtelijke rechtspersonen aan wie een Bevoegd Xxxxx bepaalde VTH-gerelateerde bevoegdheden heeft opgedragen in de provincie Limburg, kunnen deelnemen aan het SGIV door toe te treden tot het samenwerkingsverband.
Dit Convenant vervangt de eerder door de deelnemers getekende ‘Samenwerkingsovereenkomst Aanbesteding Gemeenschappelijke VTH Applicatie “Allen voor één…” versie 1.2 d.d. 26 – 4 – 2016’.
Toetreding geschiedt door het collegebesluit c.q. directiebesluit c.q. bestuursbesluit van een potentiële Deelnemer (zulks afhankelijk van het type Deelnemer) over toetreding.
Ter bevestiging hiervan, ook in de richting van de overige Deelnemers, plaatst een vertegenwoordigingsbevoegde functionaris een handtekening ter bevestiging hiervan door op de daartoe geëigende Bijlage 1 bij dit Convenant. De partijen die de Bijlage 1a ondertekenen zijn de Deelnemers die zich bij de aanvang van de gunningsfase (publicatie Definitief Beschrijvend Document) van de Europese aanbesteding ‘Selectie, implementatie en beheer van een oplossing voor Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving’, met TenderNed kenmerk 135352, aan de uitkomst daarvan hebben gecommitteerd.
De partijen die de Bijlage 1b ondertekenen zijn de Deelnemers die in een latere fase zijn toegetreden.
Door toe te treden tot het SGIV voldoet een Deelnemer aan zijn eventuele plicht tot Europees aanbesteden ter zake van een VTH-Oplossing.
Considerans
• De Deelnemers streven, mede gelet op de Omgevingswet en het aansluiten op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO 2018-2024), naar één gemeenschappelijke informatievoorziening voor de ondersteuning van hun VTH-taken en -processen (waaronder taken en processen die betrekking hebben op de bodemkwaliteit) inclusief hieruit voortvloeiende taken vanuit de lokale verordeningen, waarbij alle informatie over de fysieke leefomgeving in één ‘boekhouding’ terecht komt.
• Genoemd streven stelt hoge eisen aan de uniformiteit waarmee de verschillende Deelnemers hun processen inrichten en uitvoeren.
• Het gebruik maken van één gemeenschappelijke informatievoorziening zal kwalitatieve en efficiëntievoordelen opleveren doordat:
o informatie door alle Deelnemers kan worden gedeeld;
o processen worden gestandaardiseerd en geharmoniseerd;
o medewerkers flexibeler kunnen worden ingezet (uniforme interface en werkwijze);
o bedrijven en burgers beter kunnen worden bediend;
o op beheer (functioneel/technisch) kennis kan worden gebundeld en kosten kunnen worden bespaard.
• Iedere Deelnemer maakt ter bepaling van zijn functionele behoefte ter zake van de VTH- processen gebruik van dezelfde, gezamenlijk opgestelde, ‘Zaaktype-catalogus’ (zie: xxxxx://xxxxxxx.xxx.xxxx, in relatie tot xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xxxx/xxx/xxxx/000.
• De Deelnemers hebben gezamenlijk in het kader van (een) aanbestedingsprocedure(s)
behoefte gesteld ter zake van de selectie, implementatie en het beheer van een VTH- Oplossing, leidend tot de keuze van (een) Opdrachtnemer(s).
• Ter zake van de implementatie geldt dat iedere Deelnemer een aparte VTH-administratie
kunnen inrichten met een beperkte vrijheid om deze ten opzichte van de gemeenschappelijke informatievoorziening anders in te richten (bijvoorbeeld voor management-informatie en legesverordeningen).
• Deelnemers streven er naar de lokale implementatie zoals in de vorige bullet bedoeld binnen
drie jaar na ingang van de op basis van de Europese aanbesteding (TenderdNed referentie 135352) gegunde Samenwerkingsovereenkomst te hebben afgerond.
• De Deelnemers achten het wenselijk om gezamenlijk afspraken te maken, door middel van dit
Convenant, met betrekking tot samenwerking op het terrein van inkoop, financiering, privacy beheer, contract- en leveranciersmanagement (regie) en functioneel/technisch beheer, een en ander specifiek c.q. uitsluitend met betrekking tot het aandachtsgebied VTH.
• Deze afspraken vormen ook het bindende karakter voor eventuele toetreding van toekomstige
Deelnemers aan dit samenwerkingsverband.
• Toekomstige Deelnemers kunnen uitsluitend zijn publiekrechtelijke instellingen in de provincie Limburg die inzake uitvoering van diverse taken in de VTH-keten bevoegd zijn, en gebruik kunnen maken van de VTH-Oplossing.
• De Deelnemers wensen door middel en uitsluitend op basis van dit Convenant een
samenwerkingsstructuur in te richten c.q. in stand te houden genaamd ‘Samenwerkingsverband Gemeenschappelijke Informatievoorziening VTH’, hierna te noemen het SGIV.
• Het SGIV beoogt de continuïteit van de VTH-dienstverlening in de richting van de klanten en
de continuïteit van de VTH-informatievoorziening bij al de Deelnemers te bevorderen en als
zodanig randvoorwaarden te scheppen voor een effectieve en efficiënte inzet van de (te verwerven) VTH-Oplossing c.q. dienstverlening door Opdrachtnemer(s).
• Het SGIV legt de voorwaarden die voor de (te verwerven) VTH-Oplossing voor Opdrachtnemer(s) gelden, vast in (een) Samenwerkingsovereenkomst(en) met bijbehorend(e) Generiek(e) Service Level Agreement(s).
• De Deelnemers beogen uitdrukkelijk niet het kerngebied (Limburg) op basis van dit Convenant
uit te breiden.
• De Deelnemers achten het wenselijk om gezamenlijk afspraken met betrekking tot de inrichting c.q. coördinatie van de gemeenschappelijke informatievoorziening, de regiefunctie en het functioneel beheer te maken, in beginsel zonder elkaars taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, dan wel de wettelijke basis daarvoor te willen beïnvloeden of over te nemen, echter waarbij in gezamenlijkheid een Regiedeelnemer is aangewezen.
De Deelnemers komen het navolgende overeen:
1. Begrippen
1.1. Beschrijvend Document: het document c.q. de documenten die Regiedeelnemer op basis van een aanbestedingsprocedure bij potentiële Opdrachtnemer(s) heeft voor(ge)legt(d), bevattende de functionele behoeftestelling van de Deelnemers ter zake van de VTH-Oplossing, op basis waarvan potentiële Opdrachtnemer(s) een bindende inschrijving k(an)(unnen) indienen c.q. he(eft)(bben) ingediend.
1.2. Bevoegd(e) Gezag(en): bestuursorga(an)(nen) dat c.q. die bevoegd zijn een besluit te nemen of beslissingen af te geven omtrent zaken die verband houden met het afgeven van vergunningen, toezicht en/of handhaving (VTH) in relatie tot de fysieke leefomgeving als bedoeld in relevante wetten, algemene maatregelen van bestuur en ministeriële regelingen c.q. (het wetsvoorstel tot) de Omgevingswet en de door de Bevoegde Xxxxxxx opgestelde Verordeningen.
1.3. Bijlage: een aanhangsel bij dit Convenant waarin een nadere uitwerking van relevante bepalingen uit dit Convenant is gegeven. Bij wijziging van een Bijlage wordt een vervangende Bijlage met een oplopend versienummer toegevoegd.
1.4. Convenant: dit document waarin de Deelnemers ondermeer de doelstellingen, de organisatie, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van en binnen het SGIV hebben vastgelegd.
1.5. Deelnemer(s): publiekrechtelijke instelling(en) in de province Limburg die inzake uitvoering van diverse taken in de VTH-keten bevoegd zijn en die deelne(emt)(men) aan het SGIV.
1.6. Generiek(e) Service Level Agreement(s): aanhangsel bij de Samenwerkingsovereenkomst(en) waarin de tussen Regiedeelnemer (namens alle Deelnemers in het SGIV) en Opdrachtnemer(s) overeengekomen en generiek voor alle Deelnemers geldende dienstenniveaus zijn vastgelegd terzake van de door Opdrachtnemer(s) aan de Deelnemers te leveren diensten m.b.t. het onderhoud en beheer van de VTH-Oplossing.
1.7. Opdrachtnemer(s): de externe leverancier(s) die de VTH-Oplossing op basis van gebruiks- c.q. toegangsrechten ter beschikking stel(t)(len), implemente(ert)(ren) en op basis van een Generiek Service Level Agreement behe(ert)(ren).
1.8. Project Allen voor Een: het project dat tot doel heeft dat de opdracht tot levering (op basis van gebruiksrechten), implementatie en het beheer van een gemeenschappelijke informatievoorziening doelmatig en rechtmatig wordt aanbesteed en gegund aan (een) Opdrachtnemer(s).
1.9. Project Een voor Xxxxx: het project dat, gebruik makend van de resultaten van het Project Allen voor Een, tot doel heeft het centrale generieke deel van de VTH-Oplossing te implementeren en ondersteuning te leveren bij de lokale uitrol/implementaties.
1.10. Regiedeelnemer: de Deelnemer die de overige Deelnemers vertegenwoordigt als aanbestedende dienst en die als zodanig als partij optreedt bij de te sluiten Samenwerkingsovereenkomst(en).
1.11. Samenwerkingsovereenkomst(en): de overeenkomst(en) die op basis van (een) aanbestedingsprocedure(s) word(t)(en) c.q. is/zijn aangegaan met de Opdrachtnemer(s) ter zake van de licentiëring, implementatie en het beheer van de (betreffende onderdelen van de) VTH-Oplossing.
1.12. SGIV: Samenwerkingsverband Gemeenschappelijke Informatievoorziening VTH.
1.13. Stuurgroep SGIV: besluitvormende overlegstructuur binnen het SGIV.
1.14. Uitvoeringsovereenkomst: een nadere overeenkomst die tussen de Regiedeelnemer namens alle Deelnemers (in geval van implementatie van het centrale generieke deel van de VTH- Oplossing) c.q. een Deelnemer, waarbij de Regiedeelnemer ook Deelnemer is, (in geval van lokale uitrol/implementatie) en Opdrachtnemer wordt aangegaan op basis van de toepasselijkheid van de bepalingen van de Samenwerkingsovereenkomst.
1.15. Verordening: een op provinciaal of gemeentelijk niveau vastgesteld algemeen verbindend voorschrift.
1.16. VTH: vergunningverlening, toezicht en handhaving in relatie tot de fysieke leefomgeving als bedoeld in (het wetsvoorstel tot) de Omgevingswet c.q. lokale Verordeningen.
1.17. VTH-Oplossing: het geheel van diensten en functionaliteiten dat door de Deelnemers aan het SGIV van Opdrachtnemer(s) wordt afgenomen voor de ondersteuning van VTH-taken. De VTH- Oplossing omvat, geïntegreerd of via een gekoppelde ‘best of breed’ oplossing, tevens functionaliteit voor de ondersteuning van taken en processen die betrekking hebben op de bodemkwaliteit.
2. Belang van samenwerking tussen Deelnemers; doelstelling
2.1. De bepalingen in de considerans bij dit Convenant maken onderdeel uit van de afspraken op basis van dit Convenant.
2.2. Doelstelling van de samenwerking tussen de Deelnemers is het inrichten en beheren van een gemeenschappelijke informatievoorziening op het aandachtsgebied VTH en te bepalen of en zo ja welke delen c.q. functionaliteiten van de VTH-processen binnen de organisatie van de Deelnemers en de ketens tussen de Deelnemers kunnen worden geharmoniseerd waardoor de doelmatigheid ten aanzien van kwaliteit, beschikbaarheid, toegankelijkheid en continuïteit van de dienstverlening van de Deelnemers kan worden bevorderd. Deze doelstelling kan worden geëffectueerd door:
o gezamenlijk te voorzien in harmonisatie en/of standaardisatie van VTH-processen en systemen door de inrichting van een gezamenlijke taak op het terrein van (functioneel) beheer;
o gezamenlijk projecten te doorlopen;
o gezamenlijk de benodigde VTH-Oplossing en bijbehorende diensten aan te besteden bij (een) marktpartij(en);
o gezamenlijk de aan de VTH-Oplossing ten grondslag liggende ICT-componenten (o.m. applicaties, databases, (virtuele) servers, back up en storage) door de Opdrachtnemer(s) als dienst te laten leveren en beheren.
2.3. De samenwerking tussen de Deelnemers vereist (uitgangspunten):
o de erkenning van het structurele karakter van de samenwerking;
o samenwerking gebaseerd op gelijkwaardigheid, gedeelde verantwoordelijkheid en betrokkenheid;
o een eenduidig afgebakende (herkenbare) organisatiestructuur;
o (een zekere) autonomie in de uitvoering gebaseerd op functionele werkprocessen;
o gedrag op basis van de dominante waarden kostenbewustzijn, kwaliteit en klantgerichtheid;
o bekostiging op basis van verleende diensten.
2.4. Het SGIV kent het perspectief van uitbreiding naar meer Deelnemers.
2.5. Het SGIV sluit verdere institutionalisering van de samenwerking tussen de Deelnemers niet uit.
2.6. Tot het SGIV kunnen Deelnemers toetreden en uittreden conform hetgeen daarover is bepaald in de artikelen 12 en 13.
3. Organisatiestructuur SGIV en bevoegdheden
3.1. Als juridische grondslag voor de samenwerking tussen de Deelnemers binnen het SGIV gelden uitsluitend dit Convenant en de daaruit voortvloeiende nadere en schriftelijk vastgelegde afspraken, zoals onder meer ter zake van de inrichting van de gemeenschappelijke generieke regiefunctie, en beheerfunctie.
Besturen deelnemers
Stuurgroep
3.3. Middels de ondertekening van Bijlage 1a machtigen de Deelnemers de Stuurgroep SGIV ter zake van:
• het uitoefenen van het dagelijkse bestuur van het SGIV;
• het nemen van besluiten over de opdrachtverlening (gunning) aan de Opdrachtnemer(s), binnen de gestelde kaders als verwoord in het Beschrijvend Document;
• de realisatie van de gemeenschappelijke informatievoorziening;
• het bewaken van de voortgang gedurende de projecten Een voor Xxxxx en Xxxxx voor Een;
• het inrichten van de structurele regiefunctie in relatie tot het bewaken van nakoming van rechten en verplichtingen voortvloeiend uit de Samenwerkingsovereenkomst(en) gedurende de exploitatiefase (na afronding van de Projecten Ave en EvA).
• het inrichten van de beheerfunctie voor de coördinatie c.q. het uitvoering van het
gezamenlijk functioneel beheer.
3.4. De Stuurgroep SGIV bestaat uit 7 (zeven) leden, namelijk uit een leidinggevende functionaris/vertegenwoordiger op DT-niveau van de Provincie Limburg, van de RUD Limburg Noord en van de RUD Zuid-Limburg, en uit twee vertegenwoordigers namens de deelnemende gemeenten in Noord/Midden-Limburg en twee vertegenwoordigers namens de deelnemende gemeenten in Zuid-Limburg.
3.5. De Stuurgroep kan een besluit nemen indien zeven leden een stem hebben uitgebracht. De Stuurgroep SGIV besluit bij meerderheid plus één.
3.6. Ieder lid van de Stuurgroep SGIV heeft één stem.
De leden van de Stuurgroep zijn bij het aangaan van dit Convenant aangewezen en in Bijlage 2 vermeld.
Regiedeelnemer
3.7. De Regiedeelnemer vertegenwoordigt alle Deelnemers als aanbestedende dienst, voert in opdracht van de Stuurgroep de regie over het aanbestedingsproces en treedt zodanig als partij op bij het afsluiten van overeenkomsten.
3.8. Initieel is de Regiedeelnemer de Provincie Limburg. De Regiedeelnemer treedt tevens op als voorzitter van de Stuurgroep SGIV.
3.9. De Regiedeelnemer voert namens de deelnemers het budgetbeheer.
Algemeen
3.10. De Deelnemers stellen budget beschikbaar voor de inkoopactiviteiten in SGIV-verband en het leveranciers- en contractmanagement.Binnen de definitie van de VTH-Oplossing is tevens de functionaliteit ‘bodem’ begrepen. In bovengenoemde plafondbedragen is deze functionaliteit niet inbegrepen.
3.11. Ter zake van de bijdrage van iedere Deelnemer wordt een kostenverdeelmodel overeengekomen en opgenomen in Bijlage 3 van dit Convenant. Indien er in latere instantie verdere projecten worden voorzien zullen, voor zover relevant, specifieke kostenverrekenmodellen worden vastgesteld. Iedere Deelnemer draagt zijn eigen interne kosten, tenzij anders wordt overeengekomen tussen de gezamenlijke Deelnemers. Regiedeelnemer is budgethouder.
3.12. SGIV heeft onder meer de taak en verantwoordelijkheid om, middels de Regiedeelnemer, ten behoeve van de Deelnemers en voor de te verwerven VTH-Oplossing een Samenwerkingsovereenkomst met (een) externe Opdrachtnemer(s) aan te gaan.
4. Samenwerkingsovereenkomst(en) en Generiek(e) Service Level Agreement(s)
4.1. De Regiedeelnemer sluit namens en ten behoeve van de Deelnemers met de Opdrachtnemer(s) een Samenwerkingsovereenkomst en Generiek Service Level Agreement (hierna: “SLA”). In de Samenwerkingsovereenkomst(en) worden de diensten en/of producten beschreven die door de Opdrachtnemer(s) op basis van de overeengekomen voorwaarden (zowel juridisch als commercieel) aan de Deelnemers kunnen worden geleverd.
4.2. In de SLA(‘s) word(t)(en) (het) kwaliteitsniveau(s) van de te leveren onderhouds- en beheerdiensten vastgelegd, waarbij in ieder geval de volgende indicatoren worden gehanteerd:
o Beschikbaarheid
o Servicetijden
o Responstijden
o Functiehersteltijden (indien mogelijk)
o Technische performance
o Calamiteiten
o Beveiliging
4.3. Ter zake van de bodemfunctionaliteit geldt dat deze in de Europese aanbesteding met TenderNed referentie 135352 optioneel is meegenomen. Gelet op de gevolgde
aanbestedingsstrategie kan de bodemfunctionaliteit door de leveranciers als ‘kans’ worden aangeboden. Ter zake van ‘kansen’ is in het aanbestedingsdocument gesteld dat, indien afname van ‘kansen’ tot een additionele prijsstelling leidt, de toepasselijke prijsstelling niet in de plafondprijs is begrepen en als meerwerk kwalificeert. Indien de Regiedeelnemer de aangeboden kans van de winnnende inschrijver (Opdrachtnemer) aannemelijk acht dan wordt
de als kans aangeboden bodemfunctionaliteit met bijbehorende voorwaarden als bijlage bij de
Samenwerkingsovereenkomst gevoegd, waarna geïnteresseerde Deelnemers deze functionaliteit zelf als meerwerk kunnen afnemen bij Opdrachtnemer. Indien de winnende inschrijver (Opdrachtnemer) naar het oordeel van de projectgroep geen aannemelijke kans heeft aangeboden ter zake van de bodemfunctionaliteit dan wordt deze niet als bijlage opgenomen en dient de behoefte voor bodemfunctionaliteit alsnog (Europees) te worden aanbesteed.
4.4. Gedurende het Project EvA zal jaarlijks in de maand november tussen de Regiedeelnemer en de Opdrachtnemer(s) een evaluatie van de SLA plaatsvinden met het oog op eventuele gewenste wijzigingen. Uiterlijk twee maanden voor de geplande evaluatie met de Opdrachtnemer(s) kunnen de betrokken Deelnemers verzoeken tot wijziging van bepalingen uit de vastgestelde SLA. In de vorengenoemde jaarlijkse evaluatie zullen de toekomstige wijzigingen worden besproken. Gedurende het Project EvA zal de structurele beheerfunctie worden ingericht.
4.5. Onderwerpen die onder meer aan bod kunnen komen tijdens de jaarlijkse evaluatie van de SLA zijn:
o Evaluatie van de prestaties van de geleverde diensten;
o Voorziene veranderingen in het gebruik;
o Wijzigingen van de geleverde diensten;
o Wijzigingen in de leveringscondities;
o Wijzigingen van de aangeboden diensten;
o Aanpassingen van de dienstenniveaus en indicatoren.
5. Uitvoeringsovereenkomsten
5.1. Iedere Deelnemer verplicht zich binnen twee jaar na ingang van de op basis van de Europese aanbesteding (TenderNed referentie 135352) gegunde Samenwerkingsovereenkomst(en) (een) Uitvoeringsovereenkomst(en) met de Opdrachtnemer(s) te sluiten. Uitvoeringsovereenkomsten kunnen alleen worden aangegaan binnen de scope van de opdracht zoals die is vastgelegd in de Samenwerkingsovereenkomst(en). De Deelnemers zijn verplicht concepten van Uitvoeringsovereenkomsten c.q. het voornemen tot het aangaan daarvan ter goedkeuring voor te leggen aan de Stuurgroep SGIV.
5.2. De Stuurgroep SGIV draagt zorg voor uitvoering van het centraal contractbeheer (d.w.z. vastleggen van operationele afspraken in een daartoe geëigend systeem) en ondersteuning van de Deelnemers bij het aangaan van de Uitvoeringsovereenkomsten.
5.3. Iedere Xxxxxxxxx is zelf verantwoordelijk om toe te zien op nakoming door de Opdrachtnemer van de betreffende Uitvoeringsovereenkomst die de betreffende Deelnemer op basis van de bepalingen van de Samenwerkingsovereenkomst met de Opdrachtnemer aangaat.
6. Gegevensbeheer en informatiebeveiliging
6.2. Uitsluitend met het oog op het bepaalde in artikel 6.1, worden door het SGIV afspraken opgesteld omtrent een uniform informatiebeveiligingsbeleid en de bijbehorende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Dat informatiebeleid geldt tevens als onderdeel van de Samenwerkingsovereenkomst(en) en is om die reden van toepassing op de Uitvoeringsovereenkomsten.
6.3. Ten behoeve van het verwerken van persoonsgegevens treft de Stuurgroep SGIV de nodige uitvoeringsmaatregelen omtrent de beveiliging van, de toegang tot en het gebruik van gegevens, alsmede over het handelen naar aanleiding van datalekken. Deze set van maatregelen is gebaseerd op de bepalingen van de Samenwerkingsovereenkomst en is om die reden van toepassing op Uitvoeringsovereenkomsten.
7. Kostenverrekening, risico en aansprakelijkheid
7.1. Een belangrijk onderwerp van de verplichtingen die voor Opdrachtnemer uit de Samenwerkingsovereenkomst voortvloeien betreft het gezamenlijk met de Deelnemers aan het SGIV uitvoeren van het project voor de implementatie van de gezamenlijke informatievoorziening, het verstrekken van gebruiksrechten op de VTH-Oplossing en het verrichten van onderhoud- en beheerdiensten op basis van het SLA. Als tegenprestatie betaalt Regiedeelnemer de daarvoor overeengekomen vergoeding aan Opdrachtnemer(s). De Regiedeelnemer belast deze vergoeding, vermeerderd met de omslag van het wettelijk verschuldigde BTW-bedrag over de Deelnemers, door conform een kostenverdeelmodel. De Regiedeelnemer belast alleen de kosten voor het werkelijke bedrag door en zal daarbij geen (winst)opslag hanteren. Het kostenverdeelmodel is als Bijlage 3 bij dit Convenant gevoegd en zal, zodra alle Deelnemers zijn aangesloten, worden geëvalueerd.
7.2. Als hoofdregel voor conversiewerkzaamheden, het aansluiten van interne systemen van de Deelnemer op de VTH-Oplossing en aanvullende projecten geldt daarnaast dat een Deelnemer voor eigen rekening en risico Uitvoeringsovereenkomsten op basis van de Samenwerkingsovereenkomst aangaat. De Regiedeelnemer bedingt daartoe in de Samenwerkingsovereenkomst dat facturen door (de betreffende) Opdrachtnemer rechtstreeks naar de betreffende Deelnemers worden gezonden.
7.3. De Stuurgroep SGIV voert het overkoepelende contractmanagement namens de Deelnemers uit ten behoeve van het Project Eén voor Xxxxx en het Project Allen voor Eén (onverkort de verplichting van de Deelnemers om zelf toe te zien op nakoning van rechten en verplichtingen die uit individuele Uitvoeringsovereenkomsten voortvloeien in relatie tot de Opdrachtnemer) en is namens de Deelnemers partij bij de te sluiten Samenwerkingsovereenkomst. De Deelnemer die partij bij een Uitvoeringsovereenkomst is vordert als zodanig in voorkomend geval nakoming en/of ontbinding en/of vergoeding van schade bij Opdrachtnemer.
7.4. Externe audits als bedoeld in artikel 9.4 komen voor eigen rekening van de Deelnemers.
7.5. Een eventueel uit een Uitvoeringsovereenkomst voortvloeiende schade voor één of meerdere Deelnemers komt ter hoogte van de door de betreffende Deelnemer(s) geleden schade volledig voor rekening van de betreffende Deelnemer(s). Voor zover de geleden schade toerekenbaar is aan Opdrachtnemer vordert Xxxxxxxxx zelf deze schade bij Opdrachtnemer op basis van de Uitvoeringsovereenkomst. Hetzelfde geldt voor een vordering tot nakoming of ontbindiging die de Deelnemer op grond van de Uitvoeringsovereenkomst jegens Opdrachtnemer heeft.
7.6. De Regiedeelnemer is nimmer aansprakelijk jegens de overige Deelnemers ter zake van het niet afdoende professioneel uitvoeren van de regiefunctie.
8. Gebruiksrechten VTH-Oplossing
8.1. Gebruiksrechten op de VTH-Oplossing worden op naam van de Regiedeelnemer namens en ten behoeve van de Deelnemers verkregen. Het economisch eigendom op de betreffende aan de VTH-Oplossing onderliggende gebruiksrechten berust om die reden bij de Deelnemer aan wie de gebruiksrechten worden toegewezen. Economisch eigendom onderscheidt zich van juridisch eigendom doordat de economische eigendom niet exclusief is en niet kan worden overgedragen aan een derde, terwijl de betreffende gebruiksrechten wel kunnen worden geactiveerd als vermogensbestanddeel bij de betreffende Deelnemer.
9. Verantwoording en beoordeling
9.1. Het Stuurgroep SGIV stelt uiterlijk in het derde kwartaal van ieder kalenderjaar een planning en begroting op ten behoeve van het daaropvolgende kalenderjaar en biedt deze bij de besturen van de Deelnemers aan.
9.2. Uiterlijk binnen een maand na afloop van het laatste kwartaal wordt er een jaarrapportage opgesteld.
9.3. De in lid 2 van dit artikel bedoelde rapportage omvat mede:
o project-evaluaties;
o (optionele) externe audits in opdracht van Deelnemers;
o periodieke klanttevredenheidsonderzoeken.
9.4. De in lid 2 van dit artikel genoemde rapportage is voor alle Deelnemers vrij toegankelijk.
9.5. De in lid 3 van dit artikel genoemde externe audits komen uitsluitend voor rekening van de daartoe verzoekende Deelnemers.
10. Overige informatievoorziening door Stuurgroep SGIV
10.1. De Stuurgroep SGIV geeft schriftelijk en/of mondeling alle inlichtingen aan de Deelnemers die deze noodzakelijk en/of wenselijk achten.
10.2. Daartoe aangewezen functionarissen van de Deelnemers zijn bevoegd alle documenten die ter behartiging van het in artikel 2 gestelde belang berusten bij het SGIV, te onderzoeken voor zover zij dat ter vervulling van hun taak nodig achten. De Stuurgroep SGIV verstrekt desgevraagd alle inlichtingen die de controllers van de Deelnemers ter vervulling van hun taak nodig achten.
11. Wijziging van dit Convenant
11.1. Wijzigingen van dit Convenant worden door de Stuurgroep SGIV voorgelegd aan de besturen van de Deelnemers, al of niet op initiatief van de Stuurgroep SGIV zelf of op initiatief van een of meerdere Deelnemers. De Stuurgroep SGIV adviseert in laatstgenoemd geval de betreffende Deelnemer(s) over het voorstel tot wijziging, waarbij het SGIV de besluitvorming voor de Deelnemers voorbereidt.
11.2. De in het vorige lid van dit artikel genoemde wijzigingen komen tot stand door een eensluidend wijzigingsbesluit, in meerderheid genomen, van de Deelnemers.
11.3. Het wijzigingsbesluit regelt tenminste de datum van inwerkingtreding van de wijziging. Een dergelijke wijziging wordt schriftelijk vastgelegd en als addendum aan dit Convenant toegevoegd.
12. Toetreding nieuwe Deelnemers
12.1. Toetreding tot het SGIV is mogelijk, mits de betreffende partijen kwalificeren als publiekrechtelijke instellingen die inzake uitvoering van diverse taken in de VTH-keten bevoegd zijn in de provincie Limburg en gebruik kunnen maken van het SGIV c.q. de VTH-Oplossing. Dit Convenant wordt ingeval van toetreding van nieuwe Deelnemers tot het SGIV overeenkomstig aangepast, door het toevoegen of aanvullen van Bijlage 1b en het aanpassen van het kostenverdeelmodel in Bijlage 3.
12.2. De toetreder zendt een bericht omtrent tot toetreding aan de Stuurgroep SGIV. De Stuurgroep SGIV informeert de betreffende Deelnemer binnen 30 dagen over het kostenverdeelmodel. Na rechtsgeldige ondertekening van Bijlage 1b is de betreffende Deelnemer toegetreden tot het SGIV en gelden alle rechten en verplichtingen van dit Convenant.
12.3. De toetreder betaalt de door de Stuurgroep SGIV vast te stellen kosten.
12.5. Artikel 12.4 is van overeenkomstige toepassing op de situatie waarbij de huur- en ICT- overeenkomst tussen RUD Zuid-Limburg en de Provincie Limburg afloopt.
13. Uittreding Deelnemers
13.1. Uittreding uit het SGIV is met in achtname van het bepaalde in dit artikel mogelijk en geschiedt door aangetekend schrijven aan de Stuurgroep SGIV. De Stuurgroep SGIV besluit binnen een in overleg met de betreffende Deelnemer vastgestelde termijn over uittreding na verzoek daartoe en informeert de betreffende Deelnemer over de financiele gevolgen van zijn uittreding. Na rechtsgeldige ondertekening van Bijlage 1c is de betreffende Deelnemer uitgetreden tot het SGIV.
13.3. In geval van fusie en/of herindeling van bepaalde Deelnemers neemt de als gevolg hiervan ontstane rechtspersoon alle rechten en plichten over van de betrokken Deelnemers, waarbij de betrokken Deelnemers worden geacht te zijn uitgetreden op het moment dat de nieuwe rechtspersoon formeel tot stand is gekomen.
13.4. Artikel 13.2 is van overeenkomstige toepassing voor nieuwe Deelnemers, die na aanvang van de gunningsfase (publicatie van het Definitief Beschrijvend Document) van de Europese aanbesteding ‘Selectie, implementatie en beheer van een oplossing voor Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving’, met XxxxxxXxx kenmerk 135352 toetreden, met dien verstande dat de periode van vier jaar ingaat op het moment van toetreding tot het SGIV (datum rechtsgeldige ondertekening van Bijlage 1b).
13.5. De opzegtermijntermijn voor uittreding bedraagt twaalf maanden tenzij de Stuurgroep SGIV met een kortere termijn instemt.
13.6. De Stuurgroep SGIV geeft, indien zij dit nodig acht, een onafhankelijke registeraccountant opdracht om een uittredingsplan op te stellen. Het uittredingsplan wordt vastgesteld door een eensluidend besluit van de Stuurgroep SGIV.
13.7. De financiële gevolgen van uittreding en de kosten in verband met de in het vorige lid aangegeven opdracht, komen voor rekening van de uittredende Deelnemer. Na uittreding kan het kostenverdeelmodel zoals opgenomen in Bijlage 3 van dit Convenant aangepast worden.
14. Opheffing van het SGIV
14.1. Het SGIV kan worden opgeheven bij besluit, bij 2/3 meerderheid genomen, door de besturen van de Deelnemers als bedoeld in artikel 3.2. Een dergelijk besluit wordt door de Stuurgroep SGIV voorbereid en kan pas worden genomen nadat van de Samenwerkingsovereenkomst met de Opdrachtnemer een looptijd van vier jaar is verstreken én vervolgens eindigt. De Stuurgroep SGIV ziet erop toe dat de datum van opheffing gelijk is aan de datum van beëindiging van de Samenwerkingsovereenkomst met de Opdrachtnemer.
14.2. De in het vorige lid aangeduide voorbereiding door de Stuurgroep SGIV bestaat uit het opstellen van een opheffingsplan waartoe de Stuurgroep SGIV een onafhankelijke registeraccountant opdracht geeft.
14.3. Het opheffingsplan voorziet in de verplichting van de Deelnemers tot deelneming in de financiële gevolgen van de beëindiging van het SGIV. Het opheffingsplan voorziet in de gevolgen die de opheffing heeft voor het beëindigen van de Samenwerkingsovereenkomst met de Opdrachtnemer, het personeel en regelt ook de gevolgen voor de door de Regiedeelnemer in het kader van door het SGIV gevormde archieven.
15. Archief
15.1. De Stuurgroep SGIV treft adequate maatregelen in relatie tot de zorg voor en het toezicht op de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden van het SGIV, e.e.a. conform de Archiefwet, en raadpleegt daartoe, indien wenselijk, archivarissen van Deelnemers.
16. Geschillenregeling
16.1. In geval van geschillen zal gepoogd worden in onderling overleg tot een oplossing te komen.
16.2. Op dit Convenant is het Nederlands recht van toepassing. Bevoegd is de Rechtbank Limburg.
17. Inwerkingtreding en duur van het Convenant
17.1. Het Convenant treedt in werking nadat de Deelnemers Bijlage 1a hebben ondertekend en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.
Bijlage 1a Deelnemers
Ondergetekende Deelnemers verklaren in te stemmen met het Convenant SGIV zoals neergelegd in 17 artikelen en 3 bijlagen:
1. Provincie Limburg, handelend ingevolge het besluit van Gedeputeerde Staten d.d. .., december 2017, te dezen vertegenwoordigd door gedeputeerde J.M.T. Teunissen;
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
2. Gemeenschappelijke Regeling MER, handelend ingevolge het besluit van het Dagelijks Bestuur van de GR MER d.d. januari 2018, te dezen vertegenwoordigd
door de voorzitter van het Dagelijks Bestuur dhr. S.H.M. Strous; Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
3. Gemeente Beek , handelend ingevolge het besluit van Xxxxxxxxxxxx xx Xxxxxxxxxx xxx xx Xxxxxxxx Xxxx d.d. januari 2018, te dezen vertegenwoordigd
door burgemeester X.X. xxx Xxxxxx-Xxxxxx.
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
4. Gemeente Beesel, handelend ingevolge het besluit van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Beesel d.d januari 2018, te dezen vertegenwoordigd
door burgemeester Xx. X. Xxxxxx-Xxxxxx;
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
5. Gemeente Bergen, handelend ingevolge het besluit van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Bergen d.d. .. januari 2018, te dezen vertegenwoordigd
door burgemeester M.H.E. Pelzer;
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
6. Gemeente Brunssum , handelend ingevolge het besluit van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Brunssum d.d. januari 2018, te dezen vertegenwoordigd
door Burgemeester X. Xxxxx.
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
7. Gemeente Gennep, handelend ingevolge het besluit van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Gennep d.d. januari 2018, te dezen vertegenwoordigd
door burgemeester P.J.H.M. Xx Xxxxxx;
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
8. Gemeente Heerlen, handelend ingevolge het besluit van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Heerlen d.d , te dezen vertegenwoordigd
door burgemeester R.K.H. Krewinkel
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
9. Gemeente Horst aan de Maas, handelend ingevolge het besluit van Burgemeester en Xxxxxxxxxx xxx xx Xxxxxxxx Xxxxx xxx xx Xxxx d.d. .. januari 2018, te dezen vertegenwoordigd door burgemeester C.C. Leppink-Schuitema
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
10. Gemeente Kerkrade , handelend ingevolge het besluit van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Kerkrade d.d. januari 2018, te dezen vertegenwoordigd
door Burgemeester J.J.M. Som.
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
11. Gemeente Landgraaf, handelend ingevolge het besluit van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Landgraaf d.d. januari 2018, te dezen vertegenwoordigd
door Burgemeester mr. R.J.H. Vlecken;
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
12. Gemeente Leudal, handelend ingevolge het besluit van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Leudal d.d. januari 2018, te dezen vertegenwoordigd
door burgemeester A.H.M. Verhoeven MP;.
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
13. Gemeente Mook en Middelaar, handelend ingevolge het besluit van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Mook en Middelaar d.d. .. januari 2018, te dezen vertegenwoordigd door burgemeester X. Xxxxxxxx;
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
14. Gemeente Nederweert, handelend ingevolge het besluit van Xxxxxxxxxxxx xx Xxxxxxxxxx xxx xx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx d.d januari 2018, te dezen vertegenwoordigd
door burgemeester H.F.M. Evers;
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
15. Gemeente Nuth , handelend ingevolge het besluit van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Nuth d.d. januari 2018, te dezen vertegenwoordigd
door
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
16. Gemeente Onderbanken , handelend ingevolge het besluit van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Onderbanken d.d. januari 2018, te dezen vertegenwoordigd
door ..
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
17. Gemeente Xxxx en Maas, handelend ingevolge het besluit van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Peel en Maas d.d. .. januari 2018, te dezen vertegenwoordigd
door burgemeester W.J.G. Xxxxxxxx-xxx Xxxxxxxx;
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
18. Gemeente Roermond, handelend ingevolge het besluit van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Roermond d.d. januari 2018, te dezen vertegenwoordigd
door burgemeester M.J.D. Donders-de Leest;
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
19. Gemeente Schinnen , handelend ingevolge het besluit van Xxxxxxxxxxxx xx Xxxxxxxxxx xxx xx Xxxxxxxx Xxxxxxxx d.d. januari 2018, te dezen vertegenwoordigd
door ……………………….
20.
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
21. Gemeente Simpelveld , handelend ingevolge het besluit van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Simpelveld d.d. .. januari 2018, te dezen vertegenwoordigd
door burgemeester xx. X. xx Xxxx
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
22. Gemeente Sittard-Geleen, handelend ingevolge het besluit van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Sittard-Geleen d.d. januari 2018, te dezen vertegenwoordigd
door burgemeester G.J.M. Xxx ;
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
23. Gemeente Stein , handelend ingevolge het besluit van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Stein d.d. .. januari 2018, te dezen vertegenwoordigd
door burgemeester M.F.H. Leurs-Mordang;
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
24. Gemeente Venlo, handelend ingevolge het besluit van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Venlo d.d. d.d. januari 2018, te dezen vertegenwoordigd door
burgemeester X.X. Xxxxxxxx;
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
25. Gemeente Venray, handelend ingevolge het besluit van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Venray d.d. d.d. januari 2018, te dezen vertegenwoordigd
door burgemeester J.J.P.M. Gilissen;
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
26. Gemeente Weert, handelend ingevolge het besluit van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Weert d.d. januari 2018, te dezen vertegenwoordigd
door burgemeester A.A.M.M. Heijmans;
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
27. RUD Limburg_Noord, handelend involgend het besluit van het Dagelijks Bestuur van de RUD Limburg Noord d.d januari 2018, te dezen vertegenwoordigd
door de heer drs. G.W.T. van Balkom, Algemeen directeur RUD Limburg-Noord
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
Bijlage 1b Deelnemers anders dan genoemd in Bijlage 1a
Ondergetekende Deelnemers verklaren in te stemmen met het Convenant SGIV zoals neergelegd in 17 artikelen en 3 bijlagen:
<naam toetredende Deelnemer>, handelend…etc., te dezen vertegenwoordigd door
<vertegenwoordigingsbevoegde functionaris, plus naam>
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
Bijlage 1c Uitgetreden deelnemers
Ondergetekende Deelnemers verklaren uitgetreden te zijn uit het Convenant SGIV
<naam toetredende Deelnemer>, handelend…etc., te dezen vertegenwoordigd door
<vertegenwoordigingsbevoegde functionaris, plus naam>
Handtekening d.d. ………………………….
……………………………
Bijlage 2 Leden Stuurgroep
1 | drs. X.X.X. (Xxxxx) Xxxxxxxx RA, Provincie Limburg (voorzitter), Directeur, tevens Regiedeelnemer |
2 | drs. G.W.T. (Guus) van Balkom, gemeente Echt-Susteren, gemeentesecretaris/Algemeen directeur |
3 | mr. drs. J.J.Th.L.(Han) Geraedts, gemeente Roermond, gemeentesecretaris/Algemeen directeur |
4 | mr. L.M. (Ludmilla) Kobes, RUD Zuid-Limburg, Directeur |
5 | ir. J.L.H. (Jo) Nelissen, gemeente Sittard-Geleen, Directeur |
6 | Nog te benoemen lid namens gemeenten Midden- en Xxxxx Xxxxxxx |
0 | Nog te benoemen lid namens gemeenten Zuid-Limburg |
Bijlage 3 Kostenverdeelmodel
Organisatie | Inwoners | Percentage |
Beesel | 13405 | 1,31% |
Bergen | 13095 | 1,28% |
Gennep | 17129 | 1,68% |
HorstaandeMaas* | 42139 | 4,13% |
Leudal | 35878 | 3,52% |
MER Gemeenten | 76289 | 7,48% |
Mook en Middelaar | 7775 | 0,76% |
Nederweert | 16864 | 1,65% |
Xxxx xx Xxxx | 00000 | 4,25% |
Roermond | 57390 | 5,63% |
Venlo | 101059 | 9,91% |
Venray | 43565 | 4,27% |
Weert | 49574 | 4,86% |
Xxxx | 00000 | 1,56% |
Xxxxxxxx | 00000 | 2,78% |
Heerlen | 87189 | 8,55% |
Kerkrade | 45937 | 4,50% |
Xxxxxxxxx | 00000 | 3,67% |
Nuth | 15305 | 1,50% |
Onderbanken | 7865 | 0,77% |
Xxxxxxxx | 00000 | 1,27% |
Xxxxxxxxxx | 00000 | 1,04% |
Sittard Geleen | 93319 | 9,15% |
Stein* | 25059 | 2,46% |
Provincie(incl. RUD ZL) | 9,00% | |
RUD LN | 3,00% | |
Totaal | 897475 | 100% |