VERHUURREGLEMENT ZALEN EN LOKALEN VAN DE STAD AALST
VERHUURREGLEMENT
ZALEN EN LOKALEN VAN DE STAD AALST
Artikel 1: Algemene bepalingen
De stad Aalst verhuurt verschillende zalen en lokalen aan huurders zoals bepaald in artikel 2 voor sociale, culturele, educatieve of recreatieve activiteiten. Welke activiteiten toegelaten worden hangt af van de aard van de infrastructuur zoals omschreven in artikel 3. De De aard, inhoud en duur van de toegestane activiteit mogen niet afwijken van datgene waarvoor oorspronkelijke toelating werd verleend.
Individuele infofiches per zaal en locatie kan men terug vinden op xxx.xxxxx.xx/xxxxxxxxxxx
Artikel 2: Huurders
De zalen en lokalen kunnen gehuurd worden door non-profitorganisaties (jeugd-, sport- en socio- culturele verenigingen, vzw’s,…) enerzijds en door particulieren, en commerciële organisaties anderzijds volgens indeling in twee prijscategorieën:
Categorie A | Categorie B |
- Non-profit organisaties (verenigingen, vzw,…) | - Commerciële organisaties - Particulieren |
Lokaal Overheidsbedrijf Aalst (stad en OCMW), haar verzelfstandigde agentschappen en de Vriendenkring stad Aalst kunnen gratis gebruik maken van accommodaties opgenomen in dit reglement.
Oudercomités/vriendenkringen van stedelijke scholen kunnen gratis gebruik maken van de verhuurbare lokalen in de betrokken school voor activiteiten in functie ondersteuning schoolwerking. Zij genieten voorrang op andere huurders rekening houdend met mogelijkheid om 1 jaar op voorhand te reserveren.
Artikel 3: locaties, aard van de activiteit, huurperiode en tarieven
Afhankelijk van de aard van de activiteit en de locatie kunnen de zalen en lokalen gehuurd worden per uur, per dagdeel (6 aaneensluitende uren) of per dag en dit voor 1 reservatie per dag.
Aard van de activiteit per locatie:
Turnzalen | sportbeoefening en lichamelijke expressie |
Polyvalente zalen | sportbeoefening (geen balsporten), lichamelijke expressie, recepties, ontvangsten, persconferenties, seminaries, culturele manifestaties, socio- culturele activiteiten, tentoonstellingen, eetfestijnen: enkel in zalen die zich ertoe lenen |
Refter | vergaderingen, voordrachten, lessenreeksen, culturele manifestaties, socio- culturele activiteiten, tentoonstellingen, ontvangsten, recepties eetfestijnen: enkel in zalen die zich ertoe lenen |
Keuken | Industriële keuken - (voorbereiden) eetfestijnen en ontvangsten Ingerichte keuken: voorbereiden recepties of ontvangsten |
Onoverdekte plaatsen | Gebruik van barbecue in overleg met zaalverantwoordelijke |
De tarieven worden bepaald volgens het type zalen en de categorie A of B. Er zijn aparte tarieven vastgesteld voor de ruimtes in het administratief centrum.
Stedelijke Basisscholen worden niet verhuurd tijdens de schoolvakanties.
In Ontmoetingshuis De Brug kunnen tijdens weekdagen tot 17u enkel activiteiten georganiseerd worden die aansluiten bij de sociale functie van De Brug. Aanvragen voor verhuur dienen goedgekeurd te worden door de coördinator. Voor verhuur na 17 of tijdens het weekend is de inhoudelijke controle niet nodig.
De lokale actoren en verenigingen die een vaste stek hebben in ontmoetingshuis De Brug kunnen gratis gebruik maken van lokalen in De Brug die opgenomen zijn in dit verhuurreglement (Daenszaal en Martenszaal), al dienen zij deze eveneens te reserveren.
Uitgesloten activiteiten
o Activiteiten die tegenstrijdig zijn met de openbare orde en de goede zeden;
o Activiteiten die worden uitgesloten in de praktische afsprakennota per zaal/locatie;
o Politieke activiteiten van partijen en/of kandidaten tijdens de sperperiode, met uitzondering van geregelde en telkens weerkerende politieke activiteiten die steeds op dezelfde wijze en niet uitsluitend voor verkiezingsdoeleinden worden georganiseerd;
o Feesten van private aard (babyborrels, trouwfeesten,…) uitgezonderd in de polyvalente zaal te Nieuwerkerken en Baardegem.
o Erediensten
Verhuurbare zalen en locaties
**In alle turnzalen gaan enkel sportactiviteiten door
Stedelijke Basisscholen | Type 1 | Type 2 | Type 3 |
SBS De Duizendpootjes | Turnzaal (Max. 25 personen)** | Polyvalente Zaal (Max. 260 personen) | 3.1. refter (Max. 204 personen) + polyvalente Zaal (max 260 personen). 3.2. refter (max. 204 personen) + polyvalente zaal (max. 260 personen) + industriële keuken |
SBS Het Klaproosje | polyvalente Zaal (Max. 80 personen) | ||
SBS De Regenboog | 1.1 Turnzaal (Max. 25 personen)** 1.2 Refter (Max. 99 personen) | 3.1 Refter (Max. 99 personen) + industriële keuken | |
SBS ’t Meivisje | Turnzaal (Max. 25 personen)** | polyvalente Zaal (Max. 80 personen) | |
SBS De Tinnenhoek | polyvalente zaal (Max. 50 personen) | ||
SBS De Springplank | Turnzaal (Max. 25 personen)** | Refter + Keuken (Max. 48 personen) | |
SBS De Zonnebloem | 2.1 polyvalente Zaal (Max. 48 personen) 2.2 Refter + keuken (Max. 48 personen) | ||
SBS De Notelaar | Turnzaal (Max. 99 personen)** |
Groot Aalst | Type 1 | Type 2 | Type 3 |
Onthaalcomplex | Keuken * Enkel voor infosessies, kookworkshops en kleinschalige eetfestijnen | 2.1 Ontvangstruimte (gelijkvloers) (Max. 120 personen) 2.2 Meetingruimte (1e verdieping) (Max. 120 personen) | |
Oud Stadhuis | Feestzaal (Max. 152 personen) * Piano voor academische zitting of concert in feestzaal: + 25 EUR aan A-tarief; + 50 EUR aan B-tarief | ||
Polyvalente zaal Xxxxxx Xxxxxxxx Nieuwerkerken | Kleine polyvalente zaal / hobbyruimte (Max. 35 personen) | polyvalente zaal (Max. 94 personen) | |
Polyvalente zaal Baardegem | polyvalente zaal (Max. 80 personen) | polyvalente zaal (Max. 80 personen) | |
Kaalberg Moorsel | Vergaderzaal (Max. 20 personen) | polyvalente zaal (Max. 20 personen) | |
Natuurschuur Heuvelpark | Polyvalente zaal (Max. 60 personen) | ||
Villa Botanica | Polyvalente zaal (Max. 20 personen) * enkel voor categorie A voor activiteiten met milieu-educatieve inslag en gratis voor Aalsterse Scholen | ||
Ontmoetingscentrum De Brug | vergaderzaal/ Martenszaal (Max. 50 personen) | vergaderzaal/ Martenszaal (Max. 50 personen) | 3.1 Polyvalente Zaal/Daenszaal (Max. 290 personen) 3.2 Polyvalente Zaal/Daenszaal + industriële keuken (Max. 290 personen) |
Administratief Centrum - 1e verdieping* |
Vergaderzalen (enkel ’s avonds en per dagdeel vanaf 18 uur tot 22 uur) - 8 tot 10 personen - 12 tot 18 personen |
Foyer (enkel ’s avonds en per dagdeel vanaf 18 uur tot 22 uur) - 30 tot 50 personen |
Tarieven:
Types | Omschrijving | A-tarief | B-tarief | Waarborg |
Type 1: | Verhuur aparte ruimte | 10 EUR/uur 50 EUR/dagdeel 75 EUR/dag * Piano voor academische zitting of concert in feestzaal: + 25 EUR aan A-tarief; | 20 EUR/uur 100 EUR/dagdeel 150 EUR/dag * Piano voor academische zitting of concert in feestzaal: + 50 EUR B-tarief | - 250 EUR 250 EUR |
Type 2: | Polyvalente ruimtes | 50 EUR/dagdeel 75 EUR/dag | 100 EUR/dagdeel 150 EUR/dag * private feesten (babyborrel, verjaardagsfeest,… +100€/dag of dagdeel) | 250 EUR |
Type 3: | Combinaties zalen eetfestijnen toegestaan 1) combinatie zonder keuken 2) combinatie met industriële keuken | 1) 200 EUR/dag 2) 400 EUR/dag | 1) 400 EUR/dag 2) 600 EUR/dag | 1000 EUR |
Administratief Centrum - 1e verdieping* | Tarief A Dagdeel | Tarief B Dagdeel | Waarborg |
Vergaderzalen (enkel ’s avonds 18 – 22.30 uur) - 8 tot 10 personen - 12 tot 18 personen | 40 EUR 50 EUR | 60 EUR 75 EUR | - - |
Foyer | 100 EUR | 150 EUR | 250 EUR |
Inbegrepen in de huurprijs |
- gehuurde ingerichte ruimte(s) - energieverbruik - verzekeringen zoals omschreven in artikel 9 - gebruik sanitair - koffie en water (enkel in het administratief centrum) |
Artikel 4: Waarborg en staat van bevinding
Bovenop de huurprijs wordt afhankelijk van de locatie een waarborg gevraagd, die terugbetaald wordt indien de huurder zijn contractuele verplichtingen heeft nageleefd.
Voor de weekendactiviteiten gebeurt de controle van de zalen tijdens het weekend zelf. De staat van bevinding wordt voor en na de activiteit opgemaakt. De staat van bevinding die na de activiteit in tweevoud wordt opgemaakt, moet alleszins gebeuren ten laatste op zondagavond.
De huurder maakt een afspraak met de zaalverantwoordelijke. Beide partijen moeten de staat van bevinding tekenen voor akkoord.
- Bij akkoord, worden de sleutels ingeleverd en wordt de waarborg vrijgegeven
- Indien de huurder niet aanwezig is op de afspraak, wordt de staat van bevinding enkel opgemaakt door de zaalverantwoordelijke en is deze definitief
Herstellings-, opruimings-, reinigingskosten en kosten bij verlies, worden automatisch afgetrokken van de waarborgsom.
De waarborg wordt geheel of gedeeltelijk ingehouden volgens volgend principe:
Zaal niet proper: niet opgeruimd en/of opgekuist | 250 EUR forfaitair |
Materialen, dranken en andere benodigdheden, niet eigen aan de stad niet verwijderd | Oproep dienst uitvoering, die de zaken verwijdert: 250 EUR (forfaitair) |
Opmaak schadeverslag met duidelijke omschrijving van vastgestelde schade | kosten van de vastgestelde schade worden verhaald op de huurder |
Overschrijding huurperiode (volgens contract) | 25 EUR (forfaitair) per begonnen uur |
Leveren van drank en/of materialen, niet eigen aan de Stad en zonder voorafgaande toestemming van het lokale schoolbestuur, voor 18 uur of tijdens het opvangmoment in de Stedelijke basisscholen | 250 EUR (forfaitair) |
Verlies/ beschadiging één of meerdere sleutels | De kostprijs voor aanmaak van nieuwe sleutels wordt verhaald op de huurder |
Nutteloze alarmmeldingen en de daarmee gepaard gaande kosten (werkuren personeel, controle door bewakingsfirma en eventuele andere kosten) | 250 EUR forfaitair |
Laattijdig indienen sleutels | 25 EUR (forfaitair) per begonnen dag |
Indien de waarborgsom niet volstaat ter dekking van de kosten, dan wordt dit binnen de 7 dagen meegedeeld aan de huurder en zal een schuldvordering worden opgemaakt.
Artikel 5: Reservatie en betalingsmodaliteiten
Reserveren kan ten vroegste 365 dagen voor aanvang gebeuren online via de webshop of via e-mail naar xxxxxxxxxxx@xxxxx.xx en is pas definitief na betaling van de volledige huur- en waarborgsom. Indien uw aanvraag wordt goedgekeurd kan u de huur- en waarborgsom binnen de veertien werkdagen betalen via overschrijving (na ontvangst van de factuur) of aan de uitbalie van het administratief centrum.
Telefonische aanvragen en mondelinge afspraken hebben geen enkele contractuele waarde en zijn derhalve niet bindend.
Bij gelijktijdige nieuwe aanvragen voor eenzelfde locatie is de datum en tijdstip van ontvangst bepalend voor de volgorde van reservatie.
Er is geen repetitieve verhuur mogelijk tijdens het weekend. In Ontmoetingshuis De Brug wordt dit enkel toegelaten aan lokale actoren en verenigingen die in de Brug een vaste stek hebben mits toestemming coördinator.
De stad Aalst behoudt zich het recht voorrang te geven aan eigen activiteiten en daartoe zalen en lokalen ter beschikking te houden.
Het college van burgemeester en schepenen kan speciale voorwaarden toestaan voor uitzonderlijke activiteiten.
Artikel 6: Annulering huur
De huurder stelt de stad schriftelijk in kennis, indien de activiteit niet kan plaatsvinden. De volgende annuleringsvergoeding zal aangerekend worden:
- meer dan 30 dagen voor aanvang van de huur: geen kosten;
- minder dan 30 dagen en meer dan 15 dagen voor aanvang van de huur: 50% van de huursom;
- 15 dagen of minder voor aanvang van de huur: 100% van de huursom.
In geval van overmacht, beoordeelt het college van burgemeester en schepenen of de annuleringsvergoeding kan worden kwijtgescholden.
Indien de stad Aalst door overmacht de gehuurde zalen en/of lokalen niet ter beschikking kan stellen, zal hiervoor door de huurder geen schadevergoeding kunnen worden gevraagd. Enkel het betaalde huurgeld en de waarborg(en) zullen worden terugbetaald.
Artikel 7: Ontbinding van de huurovereenkomst
Door de betaling verklaart de huurder kennis genomen te hebben van de voorwaarden vervat in dit verhuurreglement en worden deze uitdrukkelijk aanvaard. Het is de huurder uitdrukkelijk verboden om onder te verhuren.
De stad Aalst kan de huurovereenkomst te allen tijde eenzijdig verbreken indien er ernstige inbreuken op dit reglement worden vastgesteld. Het college van burgemeester en schepenen kan hierdoor nieuwe en bestaande reservaties in de toekomst weigeren en dit voor 1 jaar. Enkel na gunstige evaluatie wordt de toegang opnieuw vrijgegeven.
In geval van ontbinding van de huurovereenkomst is de huurder niet meer gerechtigd de gehuurde infrastructuur te betreden, behalve voor ontruiming. Xxxxx betaalde huurgelden en waarborg worden door de stad definitief verworven als schadeloosstelling.
Artikel 8: Algemene verplichtingen, veiligheid en gebruiksvoorwaarden
De huurder wordt bij overhandiging van de sleutel(s) of op een ander moment verzocht om een staat van bevinding met de meest relevante bepalingen voor kennisname te ondertekenen. De huurder gebruikt ‘als een goede huisvader’ de toegewezen zaal en de aangeboden voorzieningen.
De huurder is verantwoordelijk voor de veiligheid en is aansprakelijk voor:
• alle schade die door hem of door de deelnemers aan de activiteit wordt toegebracht aan het gebouw, de toegangsweg en de installaties van de zaal of het lokaal.
Het vrij houden;
• van de nooduitgangen
• van de toegang tot de brandblusapparaten en brandslangen
Het waken over de niet-overschrijding;
• van het maximum toegelaten aantal deelnemers
• van de geldende geluidsnormen
Afwijking op de geluidsnormen (Xxxxxx XX – milieuvergunning) kan enkel mits toestemming door het college van burgemeester en schepenen. De aanvraag hiervoor moet gebeuren via het evenementenloket xxxxx://xxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxx
Zonder voorafgaande toestemming van de Stad Aalst is het niet toegestaan om:
• Warme maaltijden te bereiden in de zaal of het gebouw, tenzij anders vermeld in de praktische afspraken op de infofiche
• Dieren toe te laten in de zaal of het gebouw, met uitzondering van geattesteerde assistentiehonden.
• Te overnachten in het gebouw.
Het doen naleven;
• van het verbod gevaarlijke stoffen of vloeistoffen in het gebouw te brengen
• van het algemeen rookverbod in de zalen en lokalen
• van het verbod op het gebruik van licht ontvlambaar materiaal
• van de wet op de openbare dronkenschap en van de wet op de jeugdbescherming
Artikel 9: Verzekering
De stad Aalst beschikt over;
• een brandverzekeringspolis voor de diverse zalen en lokalen. Deze verzekering dekt enkel de schade aan het gebouw en de inboedel ervan, eigen aan de stad Aalst.
• een polis objectieve aansprakelijkheid bij brand en ontploffing.
• een polis burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid voor ingebruikname door huurders
De stad Aalst kan niet verantwoordelijk gesteld worden;
• voor ongevallen of andere schadelijke gevolgen die hieruit zouden voortvloeien
• voor achtergelaten voorwerpen
• voor diefstal, beschadiging of verlies van materiaal dat toebehoort aan de huurder of betrekking heeft op de activiteit die hij inricht.
Er wordt ten zeerste aangeraden om volgende verzekeringen zelf af te sluiten:
• Dekking burgerlijke aansprakelijkheid voor lichamelijke en materiële schade aan derden.
• Dekking lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid vrijwillige medewerkers (indien men met vrijwillige medewerkers werkt).
• Dekking alle risico’s (o.a. diefstal en vandalisme) voor het eigen materiaal, gehuurd of geleend
materiaal.
• Tijdelijke brandverzekering gebouw en inboedel voor de duur van het evenement of de gehuurde periode (ook al is er afstand van verhaal).
De huurder is zelf verantwoordelijk voor de activiteiten in de gehuurde infrastructuur, de stad Aalst neemt geen bewakingsplicht op zich.
Artikel 10: geschillen
De overeenkomsten die op grond van onderhavig reglement tot stand komen, zijn onderworpen aan het Belgisch recht.
Geschillen die ontstaan naar aanleiding van een huurovereenkomst worden onderworpen aan het Vredegerecht Aalst Tweede Kanton.
Artikel 11: slotbepalingen
Zalen en/of lokalen kunnen steeds toegevoegd of tijdelijk verwijderd worden in het zaaloverzicht op de website en in het verhuurreglement van de stad mits goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen. Tarieven worden vastgesteld volgens het type van zalen, zoals bepaald in artikel 3 (tarieven en huurperiode).
Het college van burgemeester en schepenen kan speciale voorwaarden toestaan voor uitzonderlijke activiteiten.
De infofiches die ook te raadplegen zijn op de website van de stad, maken integraal deel uit van dit reglement, dat in werking treedt vanaf 1 maart 2021.
De praktische afspraken uit de infofiches kunnen wel te allen tijde geactualiseerd worden. Dit reglement treedt in werking vanaf 1 maart 2021.
Overgangsmaatregel: reservaties die voor 1 maart 2021 werden vastgelegd blijven behouden volgens de tarifering en modaliteiten die toen van kracht waren, tenzij op vraag van de huurder het nieuwe reglement al wordt toegepast.
Dit reglement vervangt “het verhuurreglement zalen en lokalen aan de stad” (volgens Gemeenteraadsbesluit van 28 juni 2016) en verhuurreglement voor verhuring van zalen in ontmoetingshuis De Brug (volgens Gemeenteraadsbesluit van 25 maart 2014).